Strasbourg, 20. oktobra 2004

Spoštovani gospod B.,

Dne 27. januarja 2004 ste pri Evropskem varuhu človekovih pravic vložili pritožbo proti Evropski komisiji v zvezi z raziskovalnim predlogom (FP6-502870), ki ga je predložilo vaše podjetje Arno Nordic AB.

Dne 16. februarja 2004 sem pritožbo posredoval predsedniku Evropske komisije. Komisija je 6. maja 2004 poslala svoje mnenje, ki sem vam ga posredoval skupaj s pozivom, da predložite pripombe, če tako želite. Zdi se, da od vas ni prejela nobenih pripomb.

Pišem vam, da vas seznanim z rezultati preiskav, ki so bile opravljene.

PRITOŽBA

Februarja 2004 je bila pri varuhu človekovih pravic vložena pritožba zoper Evropsko komisijo v zvezi z raziskovalnim predlogom (FP6-502870), ki ga je predložilo švedsko podjetje Arno Nordic AB.

Po mnenju pritožnika so upoštevna dejstva, če povzamemo, naslednja:

Dne 18. marca 2003 je pritožnikovo podjetje Arno Nordic AB (v nadaljnjem besedilu "Arno Nordic") GD Komisije za raziskave predložilo predlog raziskave. Kmalu po predložitvi predloga je kontaktna oseba, navedena v predlogu, g. B, zapustila svoj položaj v podjetju. Pritožnik je zato 8. aprila 2003 s priporočenim pismom obvestil Komisijo, da je gospod B zapustil svoj položaj in da je naloge gospoda B prevzel pritožnik sam. Te informacije so bile Komisiji poslane tudi po elektronski pošti.

Kljub temu so pristojne službe Komisije maja 2003 stopile v stik z gospodom B glede raziskovalnega predloga in, kot se zdi, razpravljale o njegovih spremembah ali morebitnem umiku. Pritožnik je stopil v stik s Komisijo, poudaril, da je Komisija storila napako, in zahteval pisno pojasnilo. Če pritožnik ni prejel pisnega pojasnila, je Komisiji poslal elektronsko sporočilo, v katerem je ponovil svojo zahtevo. Prosil je tudi za informacije o tem, kdaj je Komisija dejansko spremenila ime kontaktne osebe na predlog g. B. v njegovo. Pritožnik je od Komisije prejel odgovor po elektronski pošti, v katerem je bilo navedeno, da odhod g. B. iz družbe ne vpliva na oceno predloga.

Junija 2003 je pritožnik Komisiji poslal elektronsko sporočilo z več vprašanji v zvezi s spremembo kontaktne osebe. Med drugim je vprašal, ali so informacije, ki jih je predložil v dopisu z dne 8. aprila 2003 o spremembi kontaktne osebe, dovolj jasne in zakaj Komisija na ta dopis ni odgovorila. Uradnik Komisije je po elektronski pošti odgovoril, da so informacije dovolj jasne, da pa ni nikoli prejel dopisa pritožnika z dne 8. aprila 2003 in da zato ni vedel za spremembo kontaktne osebe, ko je maja stopil v stik z B. Uradnik je nadalje navedel, da predloga ni mogoče spremeniti, vendar je zdaj vedel, da je pritožnik kontaktna oseba, kar je dovolj.

Komisija je 3. julija 2003 pritožniku poslala dopis v zvezi s predlogom. Dopis je bil naslovljen na pritožnika (tj. z njegovim imenom), vendar je bil poslan na naslov g. B. Pritožnik je Komisijo o svoji napaki obvestil v elektronskem sporočilu.

Komisija je 8. decembra 2003 gospodu B poslala dopis v zvezi z oceno predloga. Pritožnik je Komisiji ponovno poslal elektronsko sporočilo, v katerem jo je obvestil o svojih ponavljajočih se napakah.

Poleg tega pritožnik navaja, da je bilo potrdilo o prejemu predloga izdano 18. novembra 2003. Dopis pa je prejel šele 19. januarja 2004. Datum poštnega žiga je bil 18. januar 2004. Pritožnik meni, da je ta zamuda pri pošiljanju dopisa nerazumna.

Pritožnik trdi, da je Komisija:

pri ravnanju z informacijami, da je prišlo do spremembe kontaktne osebe v zvezi s predlogom raziskave, ravnal malomarno; in

ii) nerazumno zamudo pri pošiljanju potrdila o prejemu raziskovalnega predloga.

Pritožnik trdi, da bi morala Komisija pojasniti in popraviti svoje ravnanje.

Poizvedba

Mnenje Komisije

Komisija je v svojem mnenju navedla naslednje pripombe:

Podjetje Arno Nordic je 18. marca 2003 predložilo raziskovalni predlog za integrirani projekt v okviru prvega razpisa za zbiranje predlogov v okviru tematske prednostne naloge 1 FP6-2002-LifeSciHealth. Zunanji izvajalec storitev FP6 je predlog prejel 20. marca 2003 in je bil evidentiran pod številko predloga FP6-502870. V predlogu je bil kot kontaktna oseba za podjetje Arno Nordic naveden g. B.

Komisija je 28. marca 2003 ali okoli tega dne g. B poslala potrdilo o prejemu predloga, v katerem je navedla registrsko številko, dodeljeno predlogu družbe Arno Nordic.

Pritožnik je 15. maja 2003 Komisiji poslal elektronsko sporočilo, v katerem je navedel, da je poslal priporočeno pismo, v katerem je Komisijo obvestil, da je v imenu podjetja Arno Nordic prevzel vlogo kontaktne osebe za predlog. Spraševal se je, zakaj to pismo ni bilo priznano in obravnavano. Vendar Komisija do 15. maja 2003 ni vedela za obstoj priporočenega pisma. Nedavne poizvedbe pri zunanjem ponudniku storitev so pokazale, da je pritožnikovo pismo prispelo 14. aprila 2003, tj. po roku za predložitev predlogov, in da je bilo vloženo. Ni jasno, ali in kdaj je bil dopis posredovan Komisiji.

V nadaljnjih telefonskih klicih in elektronski pošti je Komisija pritožniku zagotovila, da je bila vsebina njegove elektronske pošte z dne 15. maja 2003 ustrezno zabeležena. Pritožnik je bil obveščen, da pravila za ocenjevanje predlogov sicer izključujejo kakršno koli spremembo predloga, vendar je bila zabeležena sprememba kontaktne osebe za podjetje Arno Nordic. Poudarjeno je bilo, da sprememba kontaktne osebe nikakor ne bo negativno vplivala na oceno predloga.

Postopek ocenjevanja je bil zaključen 6. junija 2003. Do konca junija 2003 je Komisija razumela, da je bilo vsako vprašanje v zvezi s predlogom rešeno v zadovoljstvo pritožnika.

Vendar sta se pozneje pojavili dve napaki v zvezi z oblikovanjem lokalnih poštnih seznamov na podlagi informacij iz prvotnega predloga. Komisija je 3. julija 2003 ali približno takrat poslala pismo, namenjeno pritožniku, v zvezi z rezultati ocene predloga. Pismo je bilo poslano na naslov g. B. Poleg tega je Komisija decembra 2003 v okviru raziskave pomotoma stopila v stik z g. B. Pritožnik je o teh napakah obvestil Komisijo. Komisija obžaluje vse nevšečnosti, ki so jih povzročile napake. Vendar je treba opozoriti, da napake niso vplivale na oceno predloga družbe Arno Nordic. V času napak je bil postopek ocenjevanja že zaključen.

Glede domnevne zamude pri pošiljanju dopisa z dne 18. novembra 2003 Komisiji ni jasno, na kateri dopis se sklicuje pritožnik. Mogoče je, da se zadevni dopis nanaša na drug predlog (FP6-005226), ki ga je pritožnik predložil v okviru poznejšega razpisa za zbiranje predlogov. Omenjeno pismo bi lahko bilo potrdilo o prejemu z dne 19. novembra 2003 za ta novi predlog. Vendar se vsa korespondenca, ki jo je pritožnik priložil svoji pritožbi varuhu človekovih pravic, nanaša na prvi predlog (FP6-502870). Glede na negotovost v zvezi z zadevnim dopisom Komisija ne more ustrezno odgovoriti na pritožnikovo trditev v zvezi s tem.

Varuh človekovih pravic je pritožnika pozval, naj predloži pripombe k mnenju. Zdi se, da pritožnik ni predložil nobenih pripomb.

ODLOČBA

1 Domnevno malomarno ravnanje z informacijami

1.1 Pritožba, ki je uperjena proti Evropski komisiji, se nanaša na predlog raziskave (FP6-502870), ki ga je 18. marca 2003 predložilo švedsko podjetje Arno Nordic AB (v nadaljevanju "Arno Nordic"), pri čemer je bil g. B naveden kot kontaktna oseba. Po navedbah pritožnika je B kmalu po predložitvi predloga zapustil svoj položaj v podjetju Arno Nordic, zato je pritožnik s priporočenim pismom z dne 8. aprila 2003 obvestil Komisijo, da je prevzel položaj kontaktne osebe. Kljub temu in kljub temu, da se je Komisija končno seznanila s spremembo kontaktne osebe, je maja, julija in decembra 2003 stopila v stik z g. B glede raziskovalnega predloga. Pritožnik je Komisijo vsakič obvestil o svojih napakah. Pritožnik trdi, da je Komisija malomarno obravnavala informacije, da je prišlo do spremembe kontaktne osebe v zvezi s predlogom raziskave.

1.2 Komisija trdi, da do 15. maja 2003, ko je pritožnik v zvezi s tem poslal elektronsko sporočilo, ni vedel za obstoj priporočenega pisma, v katerem je pritožnik pojasnil, da je prevzel vlogo kontaktne osebe za raziskovalni predlog. Nedavne poizvedbe pri zunanjem ponudniku storitev so pokazale, da je pritožnikovo pismo prispelo 14. aprila 2003 in da je bilo vloženo. Ni jasno, ali in kdaj je bil dopis posredovan Komisiji. Vendar je Komisija v poznejših telefonskih klicih in elektronski pošti pritožniku zagotovila, da je bila sprememba kontaktne osebe ustrezno zabeležena in da taka sprememba nikakor ne bo negativno vplivala na oceno predloga. Kljub temu je bil julija 2003 namesto pritožnika pomotoma vzpostavljen stik z gospodom B v zvezi z rezultati predloga projekta, decembra 2003 pa v okviru raziskave. Komisija obžaluje vse nevšečnosti, ki so jih povzročile te napake, vendar potrjuje, da te napake niso vplivale na oceno predloga, ki je bila zaključena že 6. junija 2003.

1.3 Varuh poudarja, da načela dobrega upravljanja od institucij Skupnosti zahtevajo, da ravnajo skrbno in so storitveno naravnane (1). Poleg tega varuhinja človekovih pravic meni, da je Komisija še naprej v celoti odgovorna za kakovost upravljanja, ki ga v njenem imenu izvaja zunanji ponudnik storitev (2). V tem primeru varuh človekovih pravic ugotavlja, da je pritožnik sprejel ukrepe za obveščanje Komisije o spremembi kontaktne osebe, da pa je zunanji ponudnik storitev Komisije vložil dopis in da ni jasno, ali in kdaj je bil posredovan Komisiji. Varuh nadalje ugotavlja, da je Komisija, potem ko je pritožniku zagotovila, da se je ustrezno seznanila s spremembo kontaktne osebe, dvakrat stopila v stik z napačno osebo v zvezi z zadevami, povezanimi s predlogom projekta.

1.4 Na podlagi navedenega varuh človekovih pravic meni, da Komisija s tem, ko ni zagotovila ustreznega ravnanja z informacijami o zamenjavi kontaktne osebe, ni ravnala skrbno in ni bila storitveno naravnana. To je primer nepravilnosti in v zvezi s tem bo podana kritična pripomba.

2 Domnevno nerazumna zamuda

2.1 Pritožnik navaja, da je 19. januarja 2004 prejel potrdilo o prejemu predloga. Potrdilo o prejemu je bilo izdano 18. novembra 2003, datum poštnega žiga pa je bil 18. januar 2004. Pritožnik trdi, da je Komisija nerazumno odlašala s pošiljanjem potrdila o prejemu raziskovalnega predloga.

2.2 Komisija trdi, da ni jasno, na kateri dopis se sklicuje pritožnik. Zadevni dopis bi se lahko nanašal na drug predlog (FP6-005226), ki ga je pritožnik predložil v okviru poznejšega razpisa za zbiranje predlogov. Glede na negotovost v zvezi z zadevnim dopisom Komisija ne more ustrezno odgovoriti na pritožnikovo trditev v zvezi s tem.

2.3 Varuh je seznanjen s pojasnilom Komisije v njenem mnenju, da ne more ustrezno odgovoriti na pritožnikovo trditev, ker ni jasno, na kateri dopis se pritožnik sklicuje. Mnenje Komisije je bilo skupaj z obrazložitvijo, zakaj ne more odgovoriti na zadevno trditev, posredovano pritožniku s pozivom k predložitvi pripomb. Pritožnik ni predložil nobenih pripomb z morebitnimi pojasnili v zvezi z zadevo. Ker pritožnik ni podal pojasnil, varuh meni, da nadaljnje preiskave v zvezi s tem vidikom pritožbe niso upravičene.

2.4 Varuh opozarja, da ima pritožnik možnost vložiti novo pritožbo zaradi domnevne zamude, če meni, da je to koristno, in če lahko zagotovi podrobnejše informacije.

3 Trditev pritožnika

3.1 Pritožnik trdi, da bi morala Komisija pojasniti in popraviti svoje ravnanje.

3.2 Varuh človekovih pravic ugotavlja, da je Komisija priznala in pojasnila svoje napake v zvezi s kontaktno osebo in da se je opravičila za nevšečnosti, ki so jih povzročile te napake. Ker se zadevne napake nanašajo na posebne dogodke v preteklosti, za katere se zdi, da niso vplivali na rezultat ocene raziskovalnega predloga, varuh človekovih pravic meni, da korektivni ukrepi niso mogoči. Varuh zato ugotavlja, da je Komisija ugodila pritožnikovi trditvi.

4 Sklepna ugotovitev

Na podlagi preiskav, ki jih je varuh človekovih pravic opravil v zvezi s to pritožbo, je treba v zvezi s pritožnikovo trditvijo o malomarnem ravnanju z informacijami podati naslednjo kritično pripombo:

Načela dobrega upravljanja zahtevajo, da institucije Skupnosti ravnajo skrbno in so storitveno naravnane (3). V obravnavani zadevi varuhinja človekovih pravic meni, da Komisija s tem, da ni zagotovila ustrezne obravnave informacij o spremembi kontaktne osebe, ni ravnala skrbno in ni bila storitveno naravnana. To je primer nepravilnosti.

Glede na to, da se ta vidik zadeve nanaša na postopke v zvezi s posebnimi dogodki v preteklosti, ni primerno doseči sporazumne rešitve zadeve.

V zvezi s pritožnikovo trditvijo o nerazumni zamudi varuh človekovih pravic iz razlogov, navedenih v točki 2.3 zgoraj, meni, da nadaljnje preiskave niso upravičene.

Na podlagi navedenega varuh človekovih pravic primer zaključi.

O tej odločitvi bo obveščen tudi predsednik Komisije.

S spoštovanjem,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Člen 12 Evropskega kodeksa dobrega ravnanja javnih uslužbencev, ki je na voljo na spletni strani varuha človekovih pravic: http://www.ombudsman.europa.eu

(2) Glej zadevo 630/96, objavljeno na strani 226 letnega poročila Evropskega varuha človekovih pravic za leto 1997, ki je na voljo na naslednji spletni strani: http://www.ombudsman.europa.eu/report/en/default.htm

(3) Člen 12 Evropskega kodeksa dobrega ravnanja javnih uslužbencev, ki je na voljo na spletni strani varuha človekovih pravic: http://www.ombudsman.europa.eu