Ozadje pritožbe

1. Avgusta 2021 je Evropski azilni podporni urad (EASO), predhodnik Agencije Evropske unije za azil (EUAA) (v nadaljnjem besedilu: EEUA), objavil razpis za prijavo interesa za pripravo seznama zunanjih strokovnjakov za napotitev v podporne skupine EUAA za azil (EASO/2021/885)[1]. Razpis, ki bo odprt do maja 2024, zajema 76 različnih profilov delovnih mest [2]. Kandidati se lahko prijavijo za največ osem profilov.

2. Pritožnik je zaprosil za več profilov, vključno s profilom št. 16 za „višje strokovnjake za obravnavo zadev“ (v nadaljnjem besedilu: profil 16). V skladu z zahtevami tega profila morajo imeti prosilci „pet let dokazanih izkušenj na področju migracij in azila, od tega vsaj tri leta dokazanih izkušenj z vodenjem razgovorov za azil in pripravo mnenj“.

3. Agencija EUAA je 7. marca 2022 pritožnika obvestila, da ga ni vključila na seznam strokovnjakov za profil 16, ker ne izpolnjuje navedene zahteve glede minimalnih delovnih izkušenj. Agencija EUAA je pritožnika pozvala, naj ponovno vloži vlogo, ko bo dosegel minimalno dolžino ustreznih delovnih izkušenj.

4. Istega dne je pritožnik pisal agenciji EUAA. Trdila je, da njene izkušnje izpolnjujejo ustrezno merilo, kot je razvidno iz njenega življenjepisa. Trdila je, da bi lahko prišlo do nesporazuma, in prosila agencijo EUAA, naj zadevo preuči. Pritožnik je agencijo EUAA zaprosil tudi za informacije o tem, kako posodobiti svojo vlogo.

5. Istega dne se je pritožnik obrnil tudi na varuhinjo človekovih pravic, da bi se pritožil nad odločitvijo agencije EUAA, da je ne vključi na seznam strokovnjakov za profil 16. Pritožnik je trdil tudi, da z ustreznim spletnim orodjem agencije EUAA ni mogel posodobiti svoje vloge, čeprav je bil razpis še vedno odprt.

Preiskava

6.  Ko se je pritožnik obrnil na varuha človekovih pravic, agenciji EUAA še ni dala dovolj časa, da bi odgovorila na njeno zahtevo za pregled [3]. Vendar je preiskovalna skupina varuha človekovih pravic ugotovila, da agencija EUAA še ni potrdila prejema pritožnikove zahteve za pregled, čeprav je zadevni časovni okvir potekel [4].

7.  Preiskovalna skupina varuhinje človekovih pravic je v izbirnem postopku ugotovila tudi nekatere težave, ki so se zdele problematične ali jih je bilo treba pojasniti. Zlasti ni bilo jasno, ali je agencija EUAA vzpostavila pritožbeni mehanizem, in če ga je, kako je bil ta mehanizem sporočen prosilcem in kako je deloval v praksi. Preiskovalna skupina varuhinje človekovih pravic je bila tudi zaskrbljena, da informacije, ki so bile na voljo prosilcem o sistemu zaposlovanja, povezanem z razpisom, niso bile zadostne.

8. Varuhinja človekovih pravic je začela preiskavo in agencijo EUAA pozvala, naj potrdi prejem pritožnikove zahteve za pregled in ji predloži okvirni časovni okvir za njen vsebinski odgovor. Varuhinja človekovih pravic je prosila tudi, naj se sestane z agencijo EUAA, da bi pojasnila zgoraj navedene vidike izbirnega postopka.

9. Agencija EUAA je aprila 2022 potrdila prejem pritožnikovega zahtevka za pregled in pritožniku dala okvirni časovni okvir za njegov vsebinski odgovor (maj 2022). Preiskovalna skupina varuhinje človekovih pravic se je junija 2022 sestala s predstavniki agencije EUAA [5].

Kako je agencija EUAA ocenila pritožnikovo vlogo

Odgovor agencije EUAA pritožniku

10. Agencija EUAA je v začetku maja 2022 pritožnico obvestila, da je pri preučitvi njene zahteve za pregled ugotovila neskladje med informacijami, ki jih je pritožnica vključila v spletno orodje agencije EUAA za prijavo, in informacijami iz njenega življenjepisa v zvezi s poklicnimi izkušnjami. Zlasti se je zdelo, da so pritožnikove ustrezne poklicne izkušnje zajemale več časovnih okvirov, vendar vsi ti časovni okviri niso bili ustrezno upoštevani v spletnem orodju za prijavo. Agencija EUAA je dodala, da čeprav so prijavitelji odgovorni za pravilno izpolnjevanje svojih prijav, se je izbirna komisija strinjala, da bo ponovno ocenila pritožnikovo prijavo. Pritožnik bo kmalu obveščen o izidu ponovne ocene.

11. Agencija EUAA je konec maja 2023 ponovno stopila v stik s pritožnikom. Navedla je, da je izbirna komisija ugotovila, da je pritožnica namesto ločenega vnosa za vsak časovni okvir delovnih izkušenj (kot se zahteva s spletnim orodjem za prijavo) v en sam vnos vključila več časovnih okvirov (napačno navedla vse svoje druge delovne izkušnje v „opisu“nalog v tem enotnem vnosu). Ker pa je spletno orodje za prijavo samodejno izračunalo natančno število let, mesecev in dni za vsako poklicno izkušnjo na podlagi začetnih in končnih datumov, ki so jih prijavili kandidati sami, se druge delovne izkušnje niso štele. 

12. Kar zadeva rezultat ponovne ocene, je agencija EUAA pritožnika obvestila, da je izbirna komisija v prvotni oceni ugotovila, da izpolnjuje zahtevo glede petletnih izkušenj, ne pa tudi zahteve glede triletnih izkušenj [6]. Po ponovni oceni je bilo ugotovljeno, da pritožnik izpolnjuje tudi zahtevo glede triletnih izkušenj. Agencija EUAA je pritožniku predložila podroben seznam, kako so bile njene poklicne izkušnje ocenjene v okviru začetne in ponovne ocene.

13. Glede na navedeno se je agencija EUAA odločila, da pritožnika vključi na seznam uspešnih kandidatov za profil 16. Da pa bi se v prihodnje izognili podobnim težavam, je agencija EUAA pritožnika pozvala, naj ustrezno posodobi svojo spletno prijavo, da bo ustrezno odražala vse časovne okvire delovnih izkušenj, za katere je menila, da so pomembni za profile, za katere se je prijavila.

Ocena varuhinje človekovih pravic΄s

14. Agencija EUAA je pritožniku podrobno pojasnila, kako je izbirna komisija ocenila njene poklicne izkušnje in zakaj je prvotno zavrnila njeno prijavo za določen profil. Varuhinja človekovih pravic meni, da je razlaga agencije EUAA razumna in ustrezna.

15. Agencija EUAA je nato ponovno ocenila pritožnikove poklicne izkušnje in pritožnika vključila na seznam uspešnih kandidatov za profil 16. Varuhinja človekovih pravic zato meni, da je ta vidik pritožbe rešen.

Splošni vidiki izbirnega postopka

Vprašanja, ki jih je izpostavil varuh človekovih pravic

16. Kot je navedeno zgoraj [7], je varuhinja človekovih pravic v izbirnem postopku ugotovila nekatere težave, ki so se zdele problematične ali jih je bilo treba pojasniti. Te so podrobno navedene v sklepnem sklepu varuhinje človekovih pravic v vzporedni zadevi 574/2022/KT, ki se je nanašala na isti izbirni postopek.[8] Varuhinja človekovih pravic se zato za podroben opis teh vprašanj sklicuje na navedeni sklep [9].

17.  Preiskovalna skupina varuhinje človekovih pravic je ta vprašanja izpostavila na srečanju s predstavniki agencije EUAA. Preiskovalna skupina varuha človekovih pravic je med drugim izrazila pomislek, da prosilcem morda ni dovolj jasno, da se bodo pri ocenjevanju njihovih poklicnih izkušenj upoštevale samo informacije, predložene v spletnem prijavnem obrazcu. Zlasti bi lahko kandidati na podlagi informacij, ki so bile takrat na voljo, menili, da bo izbirna komisija njihove poklicne izkušnje ocenila na podlagi informacij iz spletne prijave in življenjepisa (ki so jih morali naložiti tudi kandidati).

18. Agencija EUAA je med sestankom med drugim navedla, da si prizadeva izboljšati svoje takrat veljavne notranje postopke in način komuniciranja s prosilci.

Ukrepi, ki jih je agencija EUAA sprejela med preiskavo

19. Med preiskavo je varuhinja človekovih pravic agencijo EUAA prosila za najnovejše informacije o vprašanjih, o katerih se je razpravljalo na sestanku.

20. Agencija EUAA je v  svojem odgovoru predložila izčrpen seznam ukrepov, ki jih je medtem sprejela za obravnavo vprašanj, ki jih je ugotovila varuhinja človekovih pravic. Ti so podrobno opisani v sklepnem sklepu varuhinje človekovih pravic v vzporedni zadevi 574/2022/KT [10], na katero se varuhinja ponovno sklicuje.

Ocena varuha človekovih pravic

21. Kot je varuhinja človekovih pravic priznala v sklepnem sklepu v vzporedni zadevi 574/2022/KT, je agencija EUAA sprejela konkretne ukrepe za izboljšanje notranjih in zunanjih vidikov svojega izbirnega postopka EASO/2021/885 ter zlasti načina komuniciranja s prosilci v zvezi z vsemi fazami postopka (faza prijave, ocenjevanje, pritožbe).

22. Agencija EUAA je med drugim posodobila vodnik za prijavitelje, namenjen razpisu, ki je objavljen na njenem spletišču ^[11]. Vodnik vsebuje podrobna navodila po korakih za prosilce o tem, kako izpolniti in oddati svojo prijavo z uporabo spletnega orodja za prijavo.

23. Poleg tega je v posodobljenih pogosto zastavljenih vprašanjih, povezanih z razpisom, zdaj izrecno navedeno, da se „[v]se prijave [...] ocenjujejo izključno glede na ustrezne poklicne kvalifikacije in izkušnje, ki jih prosilci podrobno navedejo v različnih informacijskih poljih v spletnem orodju za prijavo. Morebitne dodatne informacije, navedene v drugih delih vloge prosilca (npr. v priloženih življenjepisih), se načeloma ne bodo upoštevale.“^[12]

24. V vzporedni zadevi 574/2022/KT je agencija EUAA pojasnila tudi, da na podlagi svojih operativnih potreb vse leto izvaja ocene različnih profilov. Na datum, ko se izbirna komisija odloči, da bo opravila oceno za določen profil, je seznam kandidatov „zamrznjen“; to pomeni, da se za ta posebni profil ne ocenjujejo nobeni drugi kandidati. Izbirna komisija tako upošteva le kandidate, ki so do tega „presečnega“ datuma izrazili zanimanje za določen profil in izpolnjujejo njegove zahteve. Zato agencija EUAA prosilce poziva, naj svoje prijave redno posodabljajo z vsemi najnovejšimi poklicnimi izkušnjami in kvalifikacijami ^[13].

25. Varuhinja človekovih pravic razume, da to „zamrznitev“ seznama prosilcev v času, ko agencija EUAA izvaja oceno za različne profile, pojasnjuje, zakaj je bil pritožnikov poskus posodobitve vloge istega dne, ko je prejel zavrnilno pismo agencije EUAA, neuspešen. Varuhinja človekovih pravic v vsakem primeru ugotavlja, da imajo prijavitelji v primeru vprašanj ali tehničnih težav, povezanih s spletnim orodjem za prijavo agencije EUAA, zdaj možnost, da stopijo v stik z agencijo EUAA prek namenskega poštnega predala, namenjenega zadevnemu izbirnemu postopku.

26. Glede na navedeno varuhinja človekovih pravic ugotavlja, da je bil rešen tudi ta vidik preiskave.

Sklepna ugotovitev

Varuh človekovih pravic na podlagi preiskave zaključi to zadevo z naslednjim sklepom [14]:

Agencija Evropske unije za azil (EEUA) je rešila vprašanja, ki jih zajema preiskava.

Pritožnik in EUAA bosta obveščena o tej odločitvi.[15]

Tina Nilsson

Vodja enote za obravnavo primerov

Strasbourg, 18. 2023

[1] Na voljo na spletnem naslovu: https://euaa.europa.eu/sites/default/files/EASO_Call_Expression_of_Interest_2021_885__.pdf

[2] Glej https://euaa.europa.eu/sites/default/files/2022-03/annex_1_expert_profiles.pdf.

[3] V skladu z Evropskim kodeksom dobrega upravnega ravnanja (ECGAB) (člen 17) (na voljo na https://www.ombudsman.europa.eu/en/publication/en/3510) se „odločitev o vsaki zahtevi ali pritožbi, naslovljeni na institucijo, sprejme v razumnem roku brez odlašanja, v vsakem primeru pa najpozneje v dveh mesecih od datuma prejema“.

[4] V skladu s členom 14 ECGAB „[v]sak dopis ali pritožba, naslovljena na institucijo, v dveh tednih prejme potrdilo o prejemu, razen če je v tem roku mogoče poslati vsebinski odgovor“.

[5] Sestanek v tej zadevi je potekal skupaj s sestankom v zadevi 574/2022/KT v zvezi z istim izbirnim postopkom.

[6] Glej odstavek 2 zgoraj.

[7] Glej točko 7.

[8] Sklep je na voljo na https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/172411.

[9] Glej točke od 15 do 18 te odločbe.

[10] Glej točke od 21 do 30 te odločbe.

[11] https://cei.euaa.europa.eu/Candidate%20Application%20Guide.pdf

[12] Glej FAQ 4 (poudarek v izvirniku).

[13] Glej pogosto zastavljena vprašanja 9.

[14] Ta pritožba je bila obravnavana v okviru delegirane obravnave zadeve v skladu s sklepom evropskega varuha človekovih pravic o sprejetju izvedbenih določb.

[15] Vse informacije o postopku in pravicah v zvezi s pritožbami so na voljo na spletni strani 

  https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/70707