Štrasburg 7. mája 2012

Návšteva agentúry OI/7/2012/FOR – návšteva Európskej nadácie pre zlepšovanie životných a pracovných podmienok

Vážený pán Menéndez-Valdés,

V máji 2011 som spustil program návštev agentúr EÚ s cieľom identifikovať a šíriť najlepšie postupy, ktoré agentúry používajú vo svojich vzťahoch s občanmi. Spočiatku som uskutočnila tri „pilotné“ návštevy v agentúrach EÚ so sídlom v Spojenom kráľovstve, konkrétne v Európskom orgáne pre bankovníctvo, Európskej agentúre pre lieky a Európskej policajnej akadémii. Následne som sa 1. júna 2011 stretol s vedúcimi všetkých agentúr EÚ v Bruseli a mal som príležitosť podrobnejšie ich oboznámiť s touto iniciatívou. V októbri 2011 som navštívil Európsku environmentálnu agentúru v Kodani a v novembri Európske monitorovacie centrum pre drogy a drogovú závislosť a Európsku námornú bezpečnostnú agentúru v Lisabone. Dňa 22. februára 2012 som navštívil Európske stredisko pre rozvoj odborného vzdelávania v Solúne. Informácie o mojich predchádzajúcich návštevách agentúr EÚ sú k dispozícii na tejto stránke môjho webového sídla:

www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

Od 14. do 18. mája 2012 budem v Dubline a Belfaste, kde sa stretnem s írskou ombudsmankou Emily O'Reillyovou a zúčastním sa na nadchádzajúcom zasadnutí Združenia britských a írskych ombudsmanov. Teším sa na stretnutie s Vami a príslušnými členmi Vášho tímu v utorok 15. mája. Očakávam, že moja návšteva bude trvať dve až tri hodiny.  V prílohe k tomuto listu Vám zasielame návrh programu nášho zasadnutia, ako aj niektoré ďalšie informácie týkajúce sa procedurálnych aspektov tohto typu návštev.

Pri mojej návšteve agentúry ma bude sprevádzať pán Fergal O' Regan, vedúci oddelenia pre sťažnosti a vyšetrovania v mojej kancelárii, ktorý bude pôsobiť ako kontaktná osoba pre organizačné aspekty nášho stretnutia. Jeho kontaktné údaje sú: fergal.oregan@ombudsman.europa.eu, 00 32 2 284 35 48. Bol by som Vám vďačný, keby ste ma mohli informovať o mene príslušnej kontaktnej osoby vo Vašom personáli, ktorá by s ním mohla spolupracovať na všetkých potrebných prípravách.

Upozorňujeme, že po návšteve a našom stretnutí týkajúcom sa podstatných bodov uvedených v oznámení v prílohe sa stretnem aj s výborom zamestnancov nadácie Eurofound. Moje rozhodnutie tak urobiť nadväzuje na žiadosť zhromaždenia výborov zamestnancov agentúr (AASC), aby som sa systematicky stretával s výbormi zamestnancov agentúr, ktoré sú predmetom mojich návštev z vlastnej iniciatívy.

Chcel by som sa Vám ešte raz poďakovať za súhlas s organizáciou tejto návštevy a teším sa na to, čo sa podľa môjho názoru ukáže ako plodná výmena názorov na rôzne témy uvedené v poznámke v prílohe k tomuto listu. Ďalej by som chcel vopred poďakovať vedeniu nadácie Eurofound za zorganizovanie praktických aspektov môjho stretnutia s výborom zamestnancov nadácie Eurofound, ktoré by sa malo uskutočniť v ten istý deň, v utorok 15. mája, po ukončení nášho stretnutia s vedením.

Tvoje úprimné,

P. Nikiforos Diamandouros

Príloha: 1

Príloha: Procedurálne aspekty a návrh programu návštevy.

Pokiaľ ide o procesné aspekty

Návštevy európskeho ombudsmana sa formálne vykonávajú na základe jeho právomoci viesť vyšetrovania z vlastnej iniciatívy. Korešpondencia týkajúca sa tejto návštevy bude mať preto registračné referenčné číslo pre takéto vyšetrovania z vlastného podnetu (OI/7/2012/FOR). Ombudsmanka by bola vďačná, keby nadácia Eurofound mohla uviesť toto referenčné číslo vo svojej korešpondencii týkajúcej sa návštevy.

Vyšetrovanie z vlastnej iniciatívy okrem iného znamená, že sa uplatňujú obvyklé procesné záruky týkajúce sa takýchto vyšetrovaní. Patrí medzi ne právo agentúry požiadať európskeho ombudsmana o dôverné zaobchádzanie s informáciami a dokumentmi – pozri články 5.1, 5.2 a 14.2 vykonávacích predpisov ombudsmana:  www.ombudsman.europa.eu/resources/provisions.faces

Okrem informovania agentúry, ktorá má byť navštívená, o otázkach, ktoré má v úmysle nastoliť, ju ombudsman môže tiež požiadať, aby mu vopred poskytla určité relevantné informácie a/alebo dokumenty.

Po každej návšteve ombudsman písomne informuje agentúru o svojich zisteniach. Ak predloží konkrétne návrhy, zvyčajne požiada agentúru, aby ho informovala o všetkých následných opatreniach, ktoré navrhuje prijať. V závislosti od odpovede agentúry ombudsman buď zváži ukončenie vyšetrovania, alebo podnikne ďalšie kroky, napríklad vydaním formálnych odporúčaní.

Dovoľujeme si Vás upozorniť, že prípravný list k tejto návšteve, ako aj táto príloha budú uverejnené na webovom sídle európskeho ombudsmana. Ak sa ombudsman po svojej návšteve rozhodne predložiť agentúre návrhy, na tejto stránke sa uverejní aj oznámenie obsahujúce takéto návrhy, ako aj odpoveď agentúry, akákoľvek ďalšia korešpondencia a konečné písomné závery ombudsmana. Tieto výmeny sa objavia na tejto stránke webového sídla ombudsmana: http://www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

Pokiaľ ide o otázky, ktoré sú na programe

Pokiaľ ide o obsah návštevy z 15. mája 2012, európsky ombudsman by chcel prediskutovať tieto témy:

• Prvé kontakty nadácie Eurofound s verejnosťou
• Transparentnosť, dialóg a zodpovednosť
• Prijímanie zamestnancov
• Ponuky a zmluvy
• Konflikty záujmov

Konkrétne otázky, ktorými by sa ombudsmanka chcela zaoberať v rámci každej témy, sú tieto:

1. Prvé kontakty s verejnosťou

Jednou zo základných úloh ombudsmana je zabezpečiť, aby administratíva EÚ bola otvorená, orientovaná na služby a efektívna pri riešení kontaktov s občanmi. Príslušné základné zásady sú stanovené v Európskom kódexe dobrej správnej praxe (CGAB). Táto otázka je v našej každodennej práci naďalej významná, čo naznačuje, že administratíva EÚ stále čelí určitým výzvam v tejto oblasti. V prípade potreby sa európsky ombudsman snaží nájsť rýchle riešenie sťažností, ktoré sa týkajú sťažností na počiatočné kontakty občana s administratívou. Zvyčajne to znamená, že moje útvary kontaktujú príslušnú osobu telefonicky.

Chápem, že všetky agentúry EÚ súhlasili s prijatím Európskeho kódexu dobrej správnej praxe na zasadnutí riaditeľov agentúr, ktoré sa konalo v októbri 2008 v Lisabone. Teší ma, že internetová stránka nadácie Eurofound obsahuje odkaz na Európsky kódex dobrej správnej praxe. Nie som si však vedomý toho, ako nadácia Eurofound vykonáva toto rozhodnutie a ako zabezpečuje, aby jej zamestnanci dodržiavali zásady stanovené v uvedenom kódexe. Na webovej stránke nadácie Eurofound sa mi nepodarilo nájsť odkazy na túto záležitosť, a preto by som bol vďačný za prezentáciu na túto tému.

2. Transparentnosť, dialóg a zodpovednosť

Európsky ombudsman tiež kladie dôraz na podporu transparentnosti a zvýšenie zodpovednosti v administratíve EÚ. Táto požiadavka sa okrem iného odráža v právnych predpisoch EÚ o prístupe verejnosti k dokumentom, v ktorých sa ombudsman výslovne uvádza ako orgán zodpovedný za preskúmanie. Odráža sa to aj v rozsiahlych vyšetrovacích právomociach ombudsmana, ktoré nám umožňujú dôkladne objasniť skutočnosti a otázky nastolené v našich vyšetrovaniach.

Bol by som preto vďačný, keby som sa dozvedel viac o týchto otázkach:

a) Ako sa nadácia Eurofound v praxi zaoberá žiadosťami o prístup verejnosti k dokumentom? Aké sú jej usmernenia a/alebo praktické opatrenia na vybavovanie takýchto žiadostí? Uveďte príklady, ako napríklad hlavnú korešpondenciu pri vybavovaní posledných troch žiadostí o prístup verejnosti k dokumentom, ktorými sa zaoberá nariadenie č. 1049/2001, zo strany agentúry. (Podstata rozhodnutia nadácie Eurofound v týchto príkladoch sa nebude skúmať, pretože to nie je účelom tejto návštevy.)

b) Vypracúva nadácia Eurofound výročnú správu (internú alebo externú) o zaobchádzaní s prístupom verejnosti k dokumentom?

c) Nadácia Eurofound prevádzkuje verejný register v zmysle článku 11 nariadenia č. 1049/2001 pre určité dokumenty, ktoré má v držbe. Plánuje nadácia Eurofound rozšíriť túto oblasť tak, aby zahŕňala viac/všetky dokumenty, ktoré má k dispozícii?

d) Webová stránka nadácie Eurofound je používateľsky ústretová a obsahuje veľké množstvo údajov, publikácií a informácií týkajúcich sa hlavných činností nadácie Eurofound. Najmä v časti "kontakt-nás" sa uvádza podrobný zoznam kontaktov a rôzne kontaktné osoby pre celý rad otázok. Chcel by som sa však dozvedieť, ako nadácia Eurofound vybavuje žiadosti o ďalšie informácie. Poskytnite nám informácie týkajúce sa spätnej väzby, ktorú služby nadácie Eurofound dostávajú od používateľov a zainteresovaných strán v súvislosti s prístupom k informáciám.

3. Výber a prijímanie zamestnancov

Pokiaľ ide o podstatu rozhodnutí o výbere a prijímaní zamestnancov, ombudsmanka uplatňuje podobný prístup ako súdy EÚ. To okrem iného znamená, že uznáva veľmi široké diskrečné právomoci administratívy pri výbere jej zamestnancov.

Pokiaľ ide o procedurálne aspekty výberu a prijímania zamestnancov, ombudsmanka veľmi aktívne pracovala na zvýšení transparentnosti prijímania zamestnancov do EÚ. Viedlo to napríklad k väčšej transparentnosti, pokiaľ ide o mená členov výberových komisií, a k podrobnejším hodnotiacim hárkom, ktoré uchádzačom poskytujú lepší prehľad o tom, ako boli hodnotení.

Nadácia Eurofound prijala a uverejnila na svojom webovom sídle usmernenia pre výberové konania, ktoré organizuje. Bol by som Vám vďačný, keby ste mi poskytli ďalšie objasnenie týchto otázok:

a) Ako nadácia Eurofound zabezpečuje účinnú komunikáciu s uchádzačmi o výberových konaniach, pokiaľ ide o stav ich prihlášok a/alebo výsledok výberového konania?

b) Sú mená členov výberovej komisie uchádzačom známe?  Do akej miery poskytuje nadácia Eurofound uchádzačom o zamestnanie prístup k posúdeniu ich žiadostí?

c) Do akej miery nadácia Eurofound hľadá rýchlejšie a menej formálne prostriedky na riešenie sporov týkajúcich sa rozhodnutí o výbere a prijatí do zamestnania ako tie, ktoré sú uvedené v článku 90 služobného poriadku?

d) Informuje nadácia Eurofound systematicky uchádzačov o tom, že sa môžu sťažovať ombudsmanovi, ako sa stanovuje v článku 19 uvedeného kódexu dobrej správnej praxe?

4. Ponuky a zmluvy

Na úrovni preskúmania sa spormi týkajúcimi sa rozhodnutí o verejnej súťaži a zmluvných vzťahov najčastejšie zaoberajú súdy. Značná časť prípadov ombudsmana sa však v priebehu rokov týkala aj týchto oblastí. V súvislosti s verejnými súťažami sa ombudsman inšpiruje prístupom Dvora audítorov, ktorým je uznať široké diskrečné právomoci administratívy pri posudzovaní vecných aspektov návrhov verejných súťaží a zároveň starostlivo skontrolovať, či poskytla platné a primerané dôvody pre svoje rozhodnutia a či primerane dodržiavala uplatniteľné postupy a práva na informácie. V súvislosti so zmluvnými spormi ombudsman ako taký neposudzuje, či došlo k porušeniu zmluvy. Dôkladne však skúma, či administratíva poskytla dobré dôvody pre svoje stanovisko, a skúma aj spravodlivosť správnych opatrení alebo opomenutí.

Otázky:

a) Ako nadácia Eurofound rieši spory týkajúce sa týchto oblastí?

b) Sú uchádzači a dodávatelia informovaní o tom, že sa môžu sťažovať ombudsmanovi?

5. Konflikty záujmov

Konflikty záujmov vznikajú vtedy, keď osoby, ktoré pracujú pre verejnú správu, môžu byť vnímané ako osoby, ktoré majú neprimeraný osobný záujem na záležitosti, s ktorou sa zaoberajú. Takéto konflikty sa musia primerane riešiť, aby sa zabezpečilo objektívne rozhodovanie a zvýšila dôvera verejnosti v administratívu. Nedávne udalosti a prípady ukazujú, že administratíva EÚ nemá jasnú plnú dôveru verejnosti v súvislosti s touto otázkou.

Vzhľadom na tieto úvahy by ma zaujímalo, aké konkrétne opatrenia nadácia Eurofound uplatňuje s cieľom zabrániť konfliktom záujmov v súvislosti s týmito oblasťami:

a) Nábor zamestnancov vrátane vedúcich pracovníkov a vymenovanie technických expertov do výborov.

b) Súčasní a bývalí zamestnanci, najmä pokiaľ ide o vonkajšie činnosti počas ich služby v nadácii Eurofound a po nej (pozri napríklad články 11, 11a, 12b a 16 služobného poriadku).