V novembri 1997 začal európsky ombudsman vyšetrovanie z vlastného podnetu týkajúce sa utajenia, ktoré je súčasťou postupov prijímania zamestnancov Komisie.

Po dôkladnom preskúmaní stanoviska Komisie ombudsman vo svojom liste z 8. marca 1999 informoval Komisiu, že podľa jeho názoru jeho prístup obsahuje prípady nesprávneho úradného postupu. S cieľom odstrániť tieto nedostatky ombudsman predložil návrhy odporúčaní v súlade s článkom 3 ods. 6 štatútu ombudsmana [1].

Komisia vo svojom liste z 5. júla 1999 poskytla ombudsmanovi podrobné stanovisko k týmto návrhom odporúčaní.

Táto osobitná správa sa predkladá Európskemu parlamentu v súlade s článkom 3 ods. 7 štatútu ombudsmana. V súlade s uvedeným ustanovením obsahuje aj odporúčanie, ktoré ombudsman v prejednávanej veci považuje za potrebné.

A. Vyšetrovanie ombudsmana a návrhy odporúčaní

Dňa 7. novembra 1997 ombudsman začal vyšetrovanie z vlastného podnetu týkajúce sa utajenia, ktoré je súčasťou postupov prijímania zamestnancov Komisie. Vo svojom liste Komisii ombudsman poukázal na to, že mnohí občania majú prvý kontakt s inštitúciami Spoločenstva, keď sa u nich uchádzajú o zamestnanie. Pre inštitúcie by preto bolo užitočné, keby dojmy, ktoré občania pri tejto príležitosti zaujmú, boli pozitívne. Ombudsmanka poukázala aj na niekoľko sťažností týkajúcich sa nedostatočnej transparentnosti v otázkach prijímania zamestnancov.

Ombudsman vzal na vedomie dve opakujúce sa témy v pripomienkach inštitúcií Spoločenstva k tomuto druhu sťažnosti. Prvým je odkaz na článok 6 prílohy III k služobnému poriadku, v ktorom sa stanovuje, že „konanie výberovej komisie je tajné“. Druhou témou sú rozsiahle diskrečné právomoci výberových komisií.

Ombudsmanka uznáva, že článok 6 bol prijatý s cieľom zaručiť nezávislosť výberových komisií ich ochranou pred zásahmi a tlakmi. Podľa jeho názoru by však táto legitímna úvaha nemala brániť rozvoju procesných práv uchádzača v súlade s požiadavkami článku 6. Ombudsman tiež uznáva, že výberovým komisiám sú zverené široké diskrečné právomoci. Domnieva sa však, že vlastníctvo takýchto právomocí by nemalo brániť verejným orgánom v dodržiavaní zásad dobrej správy vecí verejných.

Ombudsmanka sa preto spýtala Komisie, či plánuje

1. umožnenie uchádzačom v písomných skúškach, aby si s nimi mohli klásť otázky zo skúšobnej miestnosti,
2. oznámenie hodnotiacich kritérií uchádzačovi, ktorý o to požiada,
3. oznámiť uchádzačom mená členov výberovej komisie a
4. umožniť uchádzačovi pri písomnej skúške sprístupnenie označenej kópie jeho vlastného písomného záznamu zo skúšky.

Komisia odpovedala 2. marca 1998.  Pokiaľ ide o prvé dva body, informovala ombudsmana, že 1) uchádzači majú teraz možnosť vziať si otázky, pokiaľ ich obsah nie je chránený právami duševného vlastníctva, a že 2) výberové komisie oznámia všeobecné kritériá opravy alebo hodnotenia uchádzačom, ktorí o to požiadajú.

Pokiaľ ide o zostávajúce dve otázky, na ktoré upozornil ombudsman (3 a 4), Komisia tvrdila, že tvrdenie o nedostatočnej transparentnosti bolo založené na obmedzenom počte sťažností. Podľa názoru Komisie existuje zásadný rozdiel medzi výberovými konaniami a bežnými skúškami v tom, že účastníci týchto skúšok sa posudzujú podľa objektívneho štandardu, zatiaľ čo uchádzači vo výberovom konaní sa posudzujú podľa seba a do rezervného zoznamu sú zaradení len tí najlepší.  Podľa Komisie len výberová komisia môže posúdiť výkonnosť každého uchádzača, keďže sama porovnáva výkonnosť všetkých uchádzačov. Poskytnutie označenej kópie uchádzačovi by mu neprinieslo prospech, keďže hodnotenie osobou, ktorá neposúdila všetkých ostatných uchádzačov, by nemalo zmysel. Komisia ďalej tvrdila, že vzhľadom na vysoký počet uchádzačov vo výberových konaniach by zverejnenie označených kópií spôsobilo administratívnu a finančnú záťaž. Komisia tiež poukázala na to, že diskrečná právomoc výberových komisií podlieha dohľadu súdov Spoločenstva.

Listom z 8. marca 1999 ombudsman vzal na vedomie vysvetlenia Komisie týkajúce sa prvých dvoch otázok a uviedol, že na základe týchto vysvetlení nepovažuje za potrebné ďalej skúmať tieto otázky.

Pokiaľ ide o zverejnenie mien členov výberovej komisie, ombudsman pripomenul, že základnou zásadou dobrej správy vecí verejných je, že každý člen verejnosti, ktorý sa zaoberá štátnym zamestnancom, má právo poznať meno tohto štátneho zamestnanca. Vzhľadom na to, že administratíva bez tváre a mena je odcudzujúca, ombudsman informoval Komisiu, že považuje za neprijateľné, aby uchádzači, ktorí sa zúčastnia na ústnej skúške, nemali právo poznať mená skúšajúcich.

Pokiaľ ide o prístup uchádzača k označenej skúške, ombudsmanka zdôraznila, že je dôležité zabezpečiť plnú dôveru verejnosti v rokovania výberových komisií. Podľa jeho názoru sa dotknuté dokumenty skladajú z dvoch zložiek, a to zo samotnej skúšky a z opráv vykonaných prieskumovými pracovníkmi. Ombudsmanka uviedla, že uchádzač je autorom scenára skúšky a nemožno mu odmietnuť prístup k tomu istému scenáru. V odpovedi na druhý bod Komisie ombudsmanka trvala na tom, že rozhodnutie o tom, či je rozumné požiadať o príslušné informácie, je na občanovi, a nie na administratíve. Uchádzač mal skutočne zásadný záujem poznať chyby, ktorých sa mohol dopustiť. Pokiaľ ide o administratívnu a finančnú záťaž, na ktorú sa odvoláva Komisia, ombudsmanka navrhla, že ak by si veľký počet uchádzačov vyžiadal kópie svojich písomných výsledkov skúšok, Komisia by mohla zvážiť výber primeraného poplatku na pokrytie súvisiacich nákladov.

Na základe týchto úvah ombudsman v súlade s článkom 3 ods. 6 štatútu ombudsmana predložil Komisii tieto návrhy odporúčaní:

Komisia oznámi uchádzačom na ústnych skúškach mená členov výberovej komisie.

Komisia vo svojich budúcich výberových konaniach poskytne uchádzačom na písomných skúškach na požiadanie prístup k ich vlastným ohodnoteným zápisom zo skúšok.

B. Odpoveď Komisie na návrh odporúčaní

Komisia vo svojej odpovedi z 5. júla 1999 uznala, že Amsterdamská zmluva uznáva transparentnosť ako všeobecnú zásadu Európskej únie a dáva občanom riadne právo na prístup k dokumentom Európskeho parlamentu, Rady a Komisie (článok 255 Zmluvy o ES). V tejto súvislosti Komisia upozornila najmä na svoje rozhodnutie č. 94/90/ESUO, ES, Euratom z 8. februára 1994 o prístupe verejnosti k dokumentom Komisie [2] a na Kódex správania týkajúci sa prístupu verejnosti k dokumentom Rady a Komisie [3]. Komisia však poukázala na to, že žiadny z týchto textov zatiaľ nestanovuje výnimku z pravidiel, ktoré sa uplatňujú na výberové konania podľa služobného poriadku a judikatúry súdov Spoločenstva.

Pokiaľ ide o zverejnenie mien členov výberových komisií, Komisia odpovedala kladne a uviedla, že mená členov výberovej komisie budú formálne (a nielen ústne) oznámené uchádzačom na ústnych skúškach.

Pokiaľ ide o prístup k označeným spisom o preskúmaní, Komisia poukázala na to, že ombudsmanovi už poskytla takýto prístup v prípade, keď požiadal o nahliadnutie do dotknutého dokumentu. Ombudsmanovi bolo umožnené nahliadnuť do dokumentu v kanceláriách Komisie. Tento prístup bol udelený (a bude udelený v budúcich prípadoch) vzhľadom na osobitnú inštitucionálnu úlohu, ktorú Zmluva o ES priznáva ombudsmanovi.

Komisia však naďalej namietala proti návrhu, aby sa takýto prístup udelil samotným uchádzačom. S cieľom odôvodniť tento názor Komisia v podstate vychádzala z tvrdení, ktoré už uviedla vo svojom liste z 2. marca 1998, a to:  že medzi výberovými konaniami a bežnými skúškami existuje zásadný rozdiel v tom, že účastníci týchto skúšok sa posudzujú na základe objektívnej normy, zatiaľ čo uchádzači vo výberovom konaní sa posudzujú navzájom; že len výberová komisia môže posúdiť výkonnosť každého uchádzača, keďže sama porovnáva výkonnosť všetkých uchádzačov; že odovzdanie označenej kópie uchádzačovi by mu neprinieslo prospech, keďže hodnotenie osobou, ktorá neposúdila všetkých ostatných uchádzačov, by nemalo zmysel, a napokon, že povinnosť sprístupniť označenú písomnú skúšku by mohla spôsobiť značnú administratívnu a finančnú záťaž.

Komisia trvala na tom, že sprístupnenie zápisníc zo skúšok, či už označených alebo neoznačených, uchádzačom by znamenalo radikálny odklon od predchádzajúcej praxe. Preto by sa o ňom malo uvažovať vo všeobecnejšom kontexte nariadenia, ktorým sa vykonáva článok 255 Zmluvy o ES, ktoré by musela prijať Rada na základe návrhu Komisie. Vzhľadom na dôležitosť tejto otázky a dôsledky, ktoré by takáto zmena mala z hľadiska ľudských zdrojov, aj keby sa museli platiť poplatky, sa súčasná Komisia, ktorá odstúpila, domnievala, že nie je schopná prijať opatrenie požadované ombudsmanom a že nová Komisia bude musieť poskytnúť konečnú odpoveď na odporúčanie ombudsmana.

C. Analýza odpovede Komisie

Zverejňovanie mien členov výberových komisií

Ombudsmanka víta pripravenosť Komisie zverejniť mená členov výberových komisií uchádzačom vo výberových konaniach. Zavedenie tejto požiadavky vo všetkých prípadoch výrazne zvýši transparentnosť a uistí uchádzačov, ktorí sa zúčastnia na výberových konaniach. Hoci je súhlas Komisie vyjadrený obozretným jazykom, ombudsman predpokladá, že Komisia bude skutočne postupovať zodpovedajúcim spôsobom a zverejní príslušné mená. Na základe tohto predpokladu ombudsman nepovažuje za potrebné pokračovať vo vyšetrovaní tejto otázky.

Prístup k označenej skúške uchádzača

Ombudsman si nie je vedomý žiadneho ustanovenia práva Spoločenstva alebo judikatúry súdov Spoločenstva, ktoré by bránilo Komisii umožniť uchádzačovi v písomnej skúške vidieť svoj vlastný označený scenár. V článku 6 prílohy III k služobnému poriadku sa stanovuje, že „konanie výberovej komisie“ je tajné. Porady výberovej komisie preto musia zostať tajné, ale nemusí z toho nevyhnutne vyplývať, že uchádzačovi sa musí zabrániť v tom, aby videl svoj vlastný ohodnotený text skúšky.

Hlavné tvrdenie, ktoré Komisia uvádza na odôvodnenie svojho odmietnutia, sa týka povahy postupu prijímania do zamestnania. Podľa názoru Komisie výberová komisia posudzuje každého uchádzača porovnaním jeho výkonnosti s výkonnosťou všetkých ostatných uchádzačov v tom istom výberovom konaní. Komisia z toho vyvodzuje záver, že zverejnenie označenej časti skúšky by nemalo žiadny zmysel, pretože odráža len hodnotenie osoby, ktorá neposúdila všetkých ostatných uchádzačov.

Možnosť nahliadnuť do vlastného ohodnoteného skúškového písma však znamená pre uchádzača niekoľko výhod. Po prvé, kandidát získa príležitosť odhaliť svoje chyby, a tým zlepšiť svoj budúci výkon. Po druhé, posilňuje sa dôvera kandidáta v administratívu. Je to dôležité, pretože sa zdá, že existuje všeobecné presvedčenie, že testy nie sú vždy riadne posúdené Komisiou a že niekedy nie sú vôbec posúdené. Po tretie, ak má uchádzač pocit, že bol nesprávne posúdený, bude môcť argumentovať oveľa presnejšie, ak videl svoj označenú skúšku. V každom prípade občan, ktorý žiada o informácie, by mal posúdiť, či sú informácie užitočné, a nie administratíva.

Komisia poukazuje aj na administratívnu a finančnú záťaž, ktorú by mohlo predstavovať zverejnenie scenárov skúšok. Ombudsmanka je presvedčená, že útvary Komisie by mohli zorganizovať proces sprístupňovania informácií spôsobom, ktorý by minimalizoval náklady, keďže je nepravdepodobné, že by si každý uchádzač želal, aby sa mu zobrazil jeho označenú skúšku.

Komisia správne poznamenáva, že ombudsman mohol skontrolovať označenú skúšku uchádzača, ktorý podal sťažnosť. V tejto súvislosti je vhodné pripomenúť, že podľa článku 3 ods. 2 štatútu sú všetky inštitúcie a orgány Spoločenstva „povinné poskytnúť ombudsmanovi všetky informácie, o ktoré ich požiadal, a sprístupniť im príslušné spisy“. Možnosť ombudsmana skontrolovať označenú skúšku však nie je uspokojujúcou náhradou za vlastný prístup uchádzača.

Komisia tiež správne zdôrazňuje, že činnosť výberových komisií podlieha súdnemu preskúmaniu súdmi Spoločenstva. To však znamená, že otázky, ktoré by sa dali ľahko vyriešiť, ak by uchádzač mal možnosť vidieť označenú skúšku, budú musieť riešiť súdy. Ombudsmanka sa domnieva, že je to pre uchádzačov veľmi neuspokojivé. Umožnenie prístupu k označenej skúške na druhej strane pravdepodobne uspokojí mnohé otázky s minimálnym úsilím a časom.

Komisia sa domnieva, že otázku prístupu k označenej skúške by bolo vhodnejšie vyriešiť v kontexte vykonávacích ustanovení, ktoré sa majú prijať podľa článku 255 Zmluvy o ES. Vykonávacími ustanoveniami by sa mohlo ustanoviť právo uchádzačov vo výberových konaniach na prístup k takýmto dokumentom. Ombudsmanka sa však domnieva, že táto legislatívna možnosť nebráni Komisii v tom, aby v súčasnosti zlepšila svoje administratívne postupy. Táto otázka je naliehavá a mala by sa vyriešiť čo najskôr.

Ombudsmanka víta skutočnosť, že Komisia už kategoricky nevylučuje možnosť, aby uchádzači mali v budúcnosti prístup k označenej skúške, a že predpokladá, že o tejto otázke rozhodne nová Komisia. Dodržiavanie zásad práva Spoločenstva by však nemalo závisieť od zloženia Komisie.

Ako potvrdila Amsterdamská zmluva, povinnosť prijímať rozhodnutia čo najotvorenejšie predstavuje jednu zo základných zásad správneho práva Európskych spoločenstiev. Okrem toho je dôležité zabezpečiť, aby občania pri prvom stretnutí s inštitúciami Spoločenstva získali pozitívny dojem. Občania, ktorí chcú pracovať pre Spoločenstvá, majú veľmi zlý dojem, ak majú pochybnosti o tom, či boli hodnotení spravodlivo a správne.  Na rozptýlenie takýchto pochybností je nevyhnutné, aby každý uchádzač mal možnosť skontrolovať označenú kópiu svojho vlastného svedectva. Táto možnosť nie je v žiadnom prípade v rozpore s požiadavkou, aby boli rokovania výberových komisií tajné, keďže sa netýka rokovaní výberových komisií, v ktorých sa hodnotia relatívne zásluhy uchádzačov.  Z týchto dôvodov sa zdá, že skutočnosť, že Komisia nezmenila svoje administratívne postupy tak, aby každý uchádzač mal možnosť prístupu k svojmu vlastnému označeniu výsledkov skúšky, predstavuje prípad nesprávneho úradného postupu. Ombudsman je preto povinný predložiť túto osobitnú správu Európskemu parlamentu v súlade s článkom 3 ods. 7 štatútu európskeho ombudsmana.  Ombudsman predkladá aj toto odporúčanie na riešenie nesprávneho úradného postupu.

D. Odporúčanie ombudsmana

Vo svojich budúcich výberových konaniach na prijatie do zamestnania a najneskôr od 1. júla 2000 by Komisia mala uchádzačom na požiadanie poskytnúť prístup k ich vlastným ohodnoteným zápisom zo skúšok.

Štrasburg, 18.10.1999

Jacob SÖDERMAN

[1] Rozhodnutie Európskeho parlamentu č. 94/262/ESUO, ES, Euratom z 9. marca 1994 o úprave a všeobecných podmienkach upravujúcich výkon funkcie ombudsmana (Ú. v. ES L 113, s. 15).

[2] Ú. v. ES L 46, 1994, s. 58.

[3] Ú. v. ES L 340, 1993, s. 41.