Vážený pán Leggeri,

obraciam sa na Vás s návrhom na zlepšenie vybavovania žiadostí o prístup verejnosti k dokumentom zo strany Vašej agentúry.

Veľmi si cením vašu pozitívnu odpoveď na môj predchádzajúci návrh ^[1], že agentúra Frontex by mohla prehodnotiť časti svojho administratívneho postupu s cieľom efektívnejšie vybavovať žiadosti o prístup. V skutočnosti ste zašli ešte ďalej a zaviedli ste integrovaný systém na spracovanie žiadostí o prístup vrátane verejného prístupového portálu ^[2]. Chcel by som uznať túto iniciatívu na konci týchto vyšetrovaní.

Okrem toho sa domnievam, že váš úspech v tomto systéme možno posilniť riešením viacerých technických nedostatkov, ktoré chýbajú v postupoch hlavných inštitúcií EÚ. Som presvedčený, že by sa mohli riešiť rýchlo a bez neprimeranej práce pre Vašu agentúru. V podstate sa týkajú komunikácie s ľuďmi, ktorí hľadajú prístup k dokumentom:

• Agentúra Frontex v súčasnosti uplatňuje nárok na ochranu autorských práv, ktorý sa zdá byť príliš reštriktívny. Agentúra Frontex zakazuje žiadateľom zdieľať svoje dokumenty, hoci pravidlá EÚ vyžadujú, aby inštitúcie poskytovali prístup verejnosti k dokumentom ^[3]. Neviem o iných inštitúciách EÚ, ktoré podobne zakazujú takéto zdieľanie. Chápem, že agentúra Frontex je v procese zriaďovania „registra verejného prístupu“, ktorý bude obsahovať a sprístupňovať verejnosti všetky dokumenty, ku ktorým bol udelený prístup. Po zriadení tohto registra nárok na autorské práva v každom prípade stratí svoj význam. Verím, že budete súhlasiť s tým, že v súlade so zásadami dobrej správy vecí verejných nie sú súčasné varovania, ktoré agentúra Frontex vydáva (ktoré niektorí môžu chápať ako právnu hrozbu) v súvislosti so slobodou jednotlivca zdieľať, používať alebo odkazovať na verejne sprístupnené dokumenty, potrebné.
• Poznamenávam tiež, že všeobecná politika agentúry Frontex v oblasti autorských práv sa zdá byť oveľa reštriktívnejšia ako politiky iných inštitúcií v oblasti autorských práv, ktoré som skúmal. Ocenil by som, keby ste mohli požiadať svojich zamestnancov, aby aktualizovali politiku agentúry Frontex v oblasti autorských práv tak, aby bola v súlade s najlepšími postupmi iných inštitúcií EÚ.
• Agentúra Frontex sa takisto rozhodla obmedziť čas, počas ktorého môžu žiadatelia nahliadnuť do dokumentov, ktoré dostanú prostredníctvom nového verejného prístupového portálu (15 pracovných dní). Nemyslím si, že by pri umožnení prístupu žiadateľov k dokumentom na oveľa dlhšie obdobie vznikli akékoľvek administratívne alebo právne problémy.
• Napokon sa zdá, že nový verejný prístupový portál vašej agentúry neposkytuje možnosť prijímať odpoveď a dokumenty agentúry Frontex priamo e-mailom. Okrem toho, že to predstavuje novú prekážku pre jednotlivcov, znižuje sa tým aj plynulá technická komunikácia s niektorými online platformami transparentnosti pôsobiacimi v Európe ^[4].

V prílohe k tomuto listu som predložil konkrétny návrh riešenia, ktorý odráža spôsob, akým by podľa môjho názoru agentúra Frontex mohla čo najlepšie vyriešiť tieto otázky.

Veľmi dúfam, že vaša osobná pozornosť venovaná uvedeným záležitostiam zabezpečí vykonanie navrhovaných zmien.  To by mi umožnilo uzavrieť toto vyšetrovanie a oba prípady. Bol by som Vám vďačný, keby ste mi zaslali Vašu odpoveď do 11. júna 2021. Po doručení Vašej odpovede zašleme jej kópiu sťažovateľovi spolu s kópiou tohto listu.

Ďakujeme za pokračujúcu spoluprácu.

Tvoje úprimné,

Emily O'Reilly

Európsky ombudsman

Štrasburg 7. mája 2021

Príloha: Konkrétny návrh riešenia ombudsmanky

príloha

Konkrétny návrh ombudsmana na riešenie ^[5]

1. Agentúra Frontex by už nemala používať svoje súčasné nároky na autorské práva pri odpovedaní na žiadosti o prístup verejnosti k dokumentom. Ako návrh na zlepšenie ^[6] by agentúra Frontex mala zvážiť aktualizáciu svojej politiky v oblasti autorských práv na základe najlepších postupov iných inštitúcií EÚ.

2. Agentúra Frontex by mala zabezpečiť, aby mali žiadatelia prístup ku všetkým dokumentom nahratým na jej verejný prístupový portál aspoň dva roky [7].

3. Agentúra Frontex by mala v prípade, že dostane žiadosti o prístup verejnosti k dokumentom prostredníctvom platforiem občianskej spoločnosti ^[8] alebo ak si to žiadateľ inak výslovne želá, zaslať svoje odpovede e-mailom, a nie prostredníctvom svojho portálu pre prístup verejnosti. To znamená, že skutočná odpoveď na žiadosť o prístup k dokumentom alebo na opakovanú žiadosť – a nielen oznámenie o prístupe k verejnému prístupovému portálu agentúry Frontex – by sa mala žiadateľovi zaslať e-mailom, pokiaľ neexistuje veľmi dobrý dôvod (ktorý by sa mal vysvetliť), aby tak agentúra Frontex neurobila.^[9] S cieľom umožniť jednotlivcom kontaktovať agentúru Frontex s ďalšími otázkami alebo jednoduchým spôsobom predložiť opakované žiadosti ^[10] by agentúra Frontex mala vo svojich odpovediach uviesť e-mailovú adresu, prostredníctvom ktorej sa žiadatelia môžu obrátiť na agentúru Frontex.

[1] Návrh riešenia vo veci 1616/2016/MDC: https://europa.eu/!vP84HY.

[2] https://pad.frontex.europa.eu/padrequests/create. 

[3] Pozri nariadenie (ES) č. 1049/2001 o prístupe verejnosti k dokumentom Európskeho parlamentu, Rady a Komisie: http://data.europa.eu/eli/reg/2001/1049/oj.

[4] Napríklad webové stránky AskTheEU.org alebo FragDenStaat.de.

[5] Podľa článku 3 ods. 5 štatútu ombudsmana a článku 5 vykonávacích ustanovení ombudsmana.

[6] Podľa článku 6 ods. 1 vykonávacích predpisov ombudsmana.

[7] Podľa článku 2 ods. 4 štatútu ombudsmana možno sťažnosť podať do dvoch rokov odo dňa, keď sa osoba podávajúca sťažnosť dozvedela o skutočnostiach, na ktorých je založená.

[8] Napríklad FragDenStaat.de alebo AskTheEU.org.

[9] Veľmi dobrým dôvodom by mohlo byť napríklad to, že jednotlivé dokumenty sú príliš veľké na to, aby mohli byť zaslané e-mailom.

[10] Podľa článku 7 ods. 2 nariadenia (ES) č. 1049/2001.