Agentúry EÚ zohrávajú ústrednú úlohu pri vykonávaní politík EÚ a poskytovaní technických, vedeckých a právnych odborných znalostí v kľúčových odvetviach. Akýkoľvek dojem, že ich štátni zamestnanci sledujú súkromné záujmy, ktoré sú v rozpore s ich povinnosťami, môže oslabiť dôveru verejnosti v ich prácu. Európsky ombudsman neustále zdôrazňoval riziká javu otáčavých dverí, keď zamestnanci prechádzajú na vonkajšie úlohy, najmä v súkromnom sektore. Dokonca aj malý počet významných prípadov môže spôsobiť verejné znepokojenie a poškodenie dobrého mena, čo sa odráža v nedávnych vyšetrovaniach.

Administratíva EÚ musí zároveň prilákať kvalifikovaných odborníkov, aby riešili priority, ako je udržateľnosť, digitalizácia a bezpečnosť. Opatrenia, ako sú obdobia, počas ktorých sa osoba musí vyhýbať akýmkoľvek konfliktom záujmov, a obmedzenia pracovných miest, môžu ovplyvniť flexibilitu kariéry, najmä v oblastiach, ako je právo, financie alebo technológie.

V tejto súvislosti sa pri tomto vyšetrovaní zo systémového hľadiska skúmalo, ako agentúry EÚ riešia prípady javu otáčavých dverí. Cieľom bolo identifikovať osvedčené postupy a možné nedostatky v zavedených politikách a postupoch. Na tento účel ombudsmanka vykonala podrobné preskúmanie politík zavedených 15 agentúrami EÚ a skontrolovala 54 spisov týkajúcich sa jednotlivých prípadov, ktorými sa zaoberalo deväť agentúr EÚ. Vyšetrovací tím ombudsmanky sa stretol so zástupcami piatich agentúr EÚ s cieľom objasniť nevyriešené záležitosti.

Takmer všetky agentúry EÚ, ktoré ombudsmanovi predložili dokumentáciu, uviedli, že prijali prístup Európskej komisie k vykonávaniu právnych povinností zamestnancov, ktorí prechádzajú na úlohy v súkromnom sektore, či už pri odchode alebo počas neplateného voľna. Ombudsmanka však zistila, že niektoré agentúry EÚ majú podrobnejšie a komplexnejšie usmernenia k vykonávaniu týchto právnych povinností ako iné. Rozdiely, ktoré ombudsmanka identifikovala, sa týkajú toho, ako agentúry riešia oneskorené alebo neúplné oznámenia o činnostiach po skončení služobného pomeru, ako agentúry posudzujú takéto oznámenia, povahy uložených zmierňujúcich opatrení, transparentnosti rozhodnutí o oznámených činnostiach po skončení služobného pomeru a ako sa monitorujú všetky povinnosti, ktoré z nich vyplývajú, ako aj toho, ako agentúry školia zamestnancov o ich etických povinnostiach.

Ombudsmanka okrem toho zistila, že pravidlá a politiky, ktorými sa riadia činnosti osôb, ktoré nie sú zamestnancami, po skončení mandátu, t. j. členov správnych rád alebo rád orgánov dohľadu agentúr, sa výrazne líšia. Väčšinu členov rady agentúr vymenúvajú vnútroštátne orgány a zastupujú ich príslušné členské štáty, čo znamená, že naďalej podliehajú vnútroštátnym etickým pravidlám, ktoré sa v jednotlivých členských štátoch líšia. S cieľom riešiť potenciálne konflikty záujmov a poškodenie dobrého mena vyplývajúce z javu otáčavých dverí prijalo len niekoľko riadiacich orgánov z agentúr EÚ preskúmaných v tomto vyšetrovaní politiky upravujúce činnosti (bývalých) členov rady po skončení mandátu.

S cieľom pomôcť agentúram EÚ pri ďalšom posilňovaní ich pravidiel týkajúcich sa pohybu otáčavých dverí ombudsmanka stanovila súbor usmernení o osvedčených postupoch:

• Silný rámec integrity sa začína prevenciou: je nevyhnutné vybaviť zamestnancov a členov rady jasnými usmerneniami, pravidelnou odbornou prípravou a prebiehajúcimi iniciatívami na zvyšovanie informovanosti s cieľom zabezpečiť úplné pochopenie etických povinností.
• Toto je posilnené spoľahlivými štandardnými prevádzkovými postupmi na riešenie situácií javu otáčavých dverí, ktoré poskytujú jasný, postupný prístup k oznámeniam, posúdeniam a dodržiavaniu predpisov.
• Transparentné kritériá na obmedzenie úloh po skončení služobného pomeru alebo po skončení mandátu sa musia stanoviť vopred, aby si jednotlivci boli plne vedomí obmedzení pred vstupom do zamestnania.
• Ak sa naznačí presun do súkromného sektora, agentúry by mali konať rýchlo – vykonávaním dôkladných posúdení rizík, identifikáciou potenciálnych konfliktov záujmov a prijatím okamžitých preventívnych opatrení, ako je zrušenie prístupových práv alebo v prípade potreby prerozdelenie zodpovedností.
• Rozhodovanie by malo byť spravodlivé, transparentné a dobre zdokumentované, čo jednotlivcom umožní vyjadriť sa k navrhovaným obmedzeniam a zároveň zabezpečí účinné riadenie rizík prostredníctvom primeraných opatrení, ako sú lehoty, počas ktorých sa musia vyhýbať akýmkoľvek konfliktom záujmov, zákazy lobizmu alebo v prípade potreby priame zákazy.
• V odôvodnených rozhodnutiach sa musia jasne uviesť práva na odvolanie.
• Okrem dôkladného rozhodovania závisí zodpovednosť od dôrazného presadzovania. To zahŕňa uverejňovanie zhrnutí povolených činností, aktívne monitorovanie dodržiavania stanovených podmienok a dodržiavanie povinností týkajúcich sa dôvernosti.
• Ak existuje podozrenie z porušenia, agentúry musia okamžite reagovať - zistiť fakty a v závažných prípadoch začať disciplinárne konanie - s cieľom zachovať dôveru a chrániť inštitucionálnu integritu.

Ombudsmanka dospela k záveru, že agentúry EÚ sa môžu od seba navzájom veľa učiť. Ombudsmanka má v úmysle uplatňovať tieto usmernenia o osvedčených postupoch na prípady, na ktoré môže byť upozornená v budúcnosti.

Prípad sa týkal spôsobu, akým Európska komisia (delegácia EÚ pri Africkej únii) vybavila žiadosť o grant, a obáv týkajúcich sa možného konfliktu záujmov.

Sťažovateľ sa zúčastnil na výzve na predkladanie návrhov na projekt na podporu celoafrických volebných kapacít. Delegácia zamietla žiadosť sťažovateľa, pretože žiadala o financovanie EÚ nad maximálny percentuálny podiel povolený v rámci výzvy. Sťažovateľ tvrdil, že išlo o typografickú chybu a že delegácia mala požiadať o objasnenie namiesto zamietnutia jeho žiadosti. Sťažovateľ takisto tvrdil, že odborník, ktorý sa podieľal na vývoji projektu financovaného v rámci tejto výzvy, pracoval pre subjekt, ktorý predložil žiadosť v rámci tejto výzvy.

Ombudsmanka zistila, že Komisia mala na základe vlastných interných usmernení považovať chybu sťažovateľa za „zjavnú administratívnu chybu“, a požiadala sťažovateľa o objasnenie a/alebo opravu chyby sťažovateľa. Takisto zistila, že Komisia primerane neposúdila tvrdenia sťažovateľa o potenciálnom konflikte záujmov. Tieto dva nedostatky predstavovali nesprávny úradný postup. V prípade oboch zistení sa ombudsmanka domnievala, že by nebolo vhodné vydať príslušné odporúčania, keďže medzičasom už bol grant udelený. Predložila však tri návrhy zamerané na zabránenie výskytu takýchto problémov v podobných prípadoch v budúcnosti.

Prípad sa týkal spôsobu, akým Európska komisia zmiernila riziká konfliktu záujmov súvisiace s pracovným miestom v súkromnom sektore, ktoré prijal bývalý manažér. Zamestnanec, ktorý bol v minulosti zamestnaný na oddelení Komisie pre hospodársku súťaž, sa presťahoval do nadnárodnej [upravenej] spoločnosti ako vedúci manažér zodpovedný za otázky hospodárskej súťaže a regulácie, a to aj pre Európu. Pred nástupom do funkcie v [upravenej] spoločnosti bývalý zamestnanec opustil Komisiu a nastúpil do celosvetovej advokátskej kancelárie. Komisia povolila presťahovanie do advokátskej kancelárie po tom, ako jej bývalý zamestnanec oznámil svoj zámer prijať túto prácu.

Ombudsmanka zistila, že v súvislosti s povolením presťahovania sa do advokátskej kancelárie Komisia prijala opatrenia na zmiernenie rizika, ktoré predstavuje bývalý zamestnanec pracujúci na spisoch alebo prípadoch, ktoré by boli relevantné pre prácu v advokátskej kancelárii. Rozhodnutie Komisie povoliť presťahovanie do advokátskej kancelárie obsahovalo aj niekoľko obmedzení. Napríklad bývalému zamestnancovi bolo zakázané pracovať, priamo alebo nepriamo, vo všetkých prípadoch, ktoré patrili do zodpovednosti bývalého zamestnanca počas jeho služby, alebo vo všetkých prípadoch, ktoré s ním priamo súviseli. S cieľom pomôcť bývalému zamestnancovi identifikovať prípady, ktoré by mohli vyvolať problémy s konfliktom záujmov kedykoľvek po odchode zo služby, Komisia zahrnula zoznam prípadov, ktorý aktualizovala po tom, ako zamestnanec skutočne odišiel.

Vyšetrovanie ombudsmanky potvrdilo, že Komisia prijala solídny prístup k posúdeniu, v kontexte následnej úlohy bývalého zamestnanca v [upravenej] spoločnosti, či prípady týkajúce sa hospodárskej súťaže, ktoré nie sú zahrnuté do uvedeného zoznamu, môžu napriek tomu viesť ku konfliktu záujmov, pretože súvisia s prípadmi, za ktoré bol bývalý zamestnanec zodpovedný. Ombudsmanka tento prístup uvítala.

Ombudsmanka uzavrela vyšetrovanie, pričom dospela k záveru, že nedošlo k nesprávnemu úradnému postupu v spôsobe, akým Komisia riešila riziká konfliktu záujmov súvisiace s danou prácou.

Vec sa týkala systému expertných skupín Európskej komisie, ktorý zohráva dôležitú úlohu pri informovaní o rozhodnutiach prijatých Komisiou. V súvislosti s predchádzajúcim vyšetrovaním ombudsmanky Komisia prijala nové pravidlá pre tieto expertné skupiny. V tomto následnom vyšetrovaní ombudsmanka posúdila, ako Komisia uplatňovala tieto pravidlá, najmä v súvislosti s transparentnosťou členstva a rokovaní expertných skupín.

Vyšetrovanie preukázalo, že Komisia má zavedené interné usmernenia na vykonávanie pravidiel expertnej skupiny a že príslušným zamestnancom poskytuje odbornú prípravu. Komisia takisto zaviedla špecializovanú internú sieť koordinátorov na monitorovanie a podporu správneho vykonávania pravidiel expertných skupín, čo ombudsmanka uvítala.

Ombudsmanka však identifikovala niekoľko oblastí, v ktorých by Komisia mohla ďalej zlepšiť transparentnosť expertných skupín. Po prvé, Komisia by mala zverejniť svoje interné usmernenia s cieľom objasniť, čo môže verejnosť očakávať od vykonávania Komisiou. Po druhé, ak sa niektoré dokumenty expertnej skupiny proaktívne nezverejňujú, Komisia by mala tieto dokumenty uviesť v zápisnici zo zasadnutia príslušnej expertnej skupiny, aby verejnosť mohla v prípade potreby požiadať o prístup. Po tretie, Komisia by mala stanoviť lehoty na uverejnenie dokumentov pred zasadnutiami expertných skupín a po nich. Komisia by napokon mala zlepšiť funkcie vyhľadávania v registroch dokumentov, ktoré sú relevantné pre expertné skupiny.

Ombudsmanka dospela k záveru, že žiadne ďalšie vyšetrovanie nie je opodstatnené, a vyšetrovanie uzavrela.