Vyhotovené v súlade s článkom 3 ods. 6 štatútu európskeho ombudsmana [1]

Vec sa týkala zamietnutia žiadosti o štipendium v rámci siedmeho rámcového programu v oblasti výskumu a vývoja. Po tom, ako mu príslušný projekt pôvodne ponúkol pozíciu, bol sťažovateľ informovaný, že jeho predchádzajúca stáž v súkromnej spoločnosti spôsobila, že jeho žiadosť je „eticky neprijateľná“. Sťažovateľ sa sťažoval Výkonnej agentúre pre výskum, že proces prijímania zamestnancov nebol ani transparentný, ani spravodlivý. Agentúra tvrdila, že za nábor výskumných pracovníkov nesú výlučnú zodpovednosť príjemcovia grantov, a poprela, že by sa na rozhodnutí podieľala.

Ombudsmanka sa touto otázkou zaoberala a zistila, že agentúra nezabezpečila transparentnosť a spravodlivosť postupu. Predložila preto agentúre odporúčanie.

Okolnosti predchádzajúce sťažnosti

1. Sťažovateľ bol žiadateľom o štipendijné miesto v projekte financovanom v rámci siedmeho rámcového programu pre výskum a amp; rozvoj (7. RP) v rámci výzvy na predkladanie návrhov pre siete počiatočnej odbornej prípravy Marie Curie (ITN)[2] (ďalej len "projekt").

2. Sťažovateľa pôvodne vybrala komisia pre výber projektov a v júni 2014 mu ponúkla štipendijnú pozíciu. O niekoľko dní neskôr vedúci štipendia informoval sťažovateľa, že vedecká rada projektu jeho žiadosť zamietla. Vedecká rada dospela k záveru, že hoci splnil akademické požiadavky na túto pozíciu, „po konzultácii s poradcami Marie Curie v Bruseli“ sa jeho minulá práca pre súkromnú spoločnosť (ďalej len „spoločnosť“) považovala za „eticky neprijateľnú“ z troch dôvodov: i) medzi členmi projektového tímu a spoločnosťou prebiehal právny konflikt; ii) program Marie Curie neumožňoval žiadne prepojenie so súkromnými spoločnosťami, ktoré môžu byť v súdnych sporoch s inými spoločnosťami alebo vedeckými pracovníkmi projektov Marie Curie; a iii) spoločnosť bola medzinárodne známa ako „sporná“ spoločnosť.

3. Sťažovateľ sa proti rozhodnutiu odvolal na koordinátora projektu, pričom vysvetlil, že sa s ním nesprávne zaobchádzalo ako so zamestnancom uvedenej spoločnosti, keď bol len stážistom. Zdôraznil, že už nemá žiadne väzby so spoločnosťou, že stáž bola v tom čase financovaná Európskou úniou [3] a že jeho úlohy boli obmedzené na archívny a dokumentárny výskum. Po kontaktovaní projektového úradníka v Bruseli však koordinátor projektu potvrdil zamietnutie žiadosti sťažovateľa.

4. V auguste 2014 sa sťažovateľ sťažoval Výkonnej agentúre pre výskum (ďalej len „agentúra“), pričom tvrdil, že sa s ním zaobchádzalo nespravodlivo ako so zamestnancom uvedenej súkromnej spoločnosti. Agentúra vo svojej odpovedi vysvetlila, že sa nepodieľala na prijímaní zamestnancov ITN, za čo nesú výlučnú zodpovednosť príjemcovia. Okrem toho agentúra nemohla zasiahnuť z dôvodu neexistencie zmluvného vzťahu medzi sťažovateľom a projektom.

5. Dňa 26. augusta 2014 sa sťažovateľ obrátil na ombudsmana.

Vyšetrovanie

6. Ombudsmanka začala vyšetrovanie sťažnosti a identifikovala tieto tvrdenia a súvisiace tvrdenia:

Obvinenia

1) Agentúra jasne nevysvetlila svoju účasť na postupe prijímania kolegov do projektu.

2) Agentúra neoverila, či subjekty zodpovedné za projekt uskutočnili spravodlivé a transparentné výberové konanie.

Pohľadávky

1) Agentúra by mala riadne objasniť, kto bol zapojený do výberového konania na projekt.

2) Agentúra by mala nabádať zodpovedné subjekty, aby prehodnotili žiadosť sťažovateľa.

7. V priebehu vyšetrovania ombudsman dostal stanovisko agentúry k sťažnosti a následne pripomienky sťažovateľa v reakcii na stanovisko agentúry. Pri vedení vyšetrovania ombudsmanka zohľadnila argumenty a stanoviská predložené stranami.

Tvrdenie, že agentúra jasne nevysvetlila svoju účasť na postupe prijímania zamestnancov a súvisiace tvrdenie

Argumenty predložené ombudsmanovi

8. Sťažovateľ tvrdil, že nie je jasné, ktorý subjekt bol zodpovedný za posúdenie jeho žiadosti. Poukázal na to, že koordinátor projektu potvrdil negatívne rozhodnutie po konzultácii s „projektovým úradníkom v Bruseli“.

9. Agentúra vo svojom stanovisku uviedla, že nikdy nebola zapojená do náboru sťažovateľa ani v súvislosti s ním neposkytla poradenstvo. Ďalej vysvetlila, že po zamietnutí žiadosti sťažovateľa koordinátor projektu požiadal o poradenstvo v tejto veci a uskutočnilo sa stretnutie medzi jedným z vedcov zodpovedných za projekt a jedným z projektových úradníkov agentúry. Agentúra ombudsmanovi oznámila, že neposkytla žiadne poradenstvo v súvislosti s rozhodnutím neprijať sťažovateľa, a jednoducho uviedla, že zodpovednosť nesie projektové konzorcium a jeho členovia. Na podporu tohto tvrdenia agentúra poskytla kópie korešpondencie, ktorú si vymenila s koordinátorom projektu v súvislosti s výberovým konaním.

10. Sťažovateľ vo svojich pripomienkach zdôraznil, že stále nevie o zložení vedeckej rady ani o tom, kto bol zapojený do procesu prijímania zamestnancov.

Hodnotenie ombudsmana

11. Ombudsmanka poznamenáva, že odpovede koordinátora projektu sťažovateľovi sa viackrát odvolávali na konzultácie s úradníkmi v Bruseli. Koordinátor napríklad uviedol, že vedecká rada považuje žiadosť za eticky neprijateľnú „po konzultácii s poradcami Marie Curie v Bruseli“. Agentúra však vo svojom stanovisku uviedla, že neposkytla poradenstvo ani sa nezúčastnila na výberovom konaní.

12. V korešpondencii medzi agentúrou a koordinátorom projektu ombudsman nenašiel žiadny dôkaz o tom, že agentúra bola skutočne zapojená do postupu prijímania zamestnancov. Poznamenáva tiež, že po tom, ako agentúra informovala sťažovateľa o tejto skutočnosti, vyzvala sťažovateľa, aby svoju otázku týkajúcu sa subjektu zodpovedného za postup adresoval koordinátorovi projektu.

13. Ombudsman poznamenáva, že povinnosť poskytnúť verejnosti informácie, ktoré požadujú, je všeobecnou zásadou dobrého administratívneho správania.[4] V tomto prípade a na základe informácií, ktoré poskytla agentúra, ombudsman zastáva názor, že agentúra splnila túto povinnosť a riadne informovala sťažovateľa, že nebola zapojená do náboru výskumných pracovníkov ani neovplyvnila rozhodnutie zamietnuť žiadosť sťažovateľa. Domnieva sa tiež, že pokiaľ ide o totožnosť členov vedeckej rady, agentúra správne odkázala sťažovateľa na koordinátora projektu ako na správnu osobu, ktorá mu takéto informácie poskytne. Ombudsman preto v súvislosti s týmto aspektom sťažnosti nezistil nesprávny úradný postup agentúry.

Tvrdenie, že agentúra neoverila, či zodpovedné subjekty uskutočnili spravodlivé a transparentné výberové konanie, a súvisiaca žiadosť

Argumenty predložené ombudsmanovi

14. Sťažovateľ tvrdil, že zamietnutie jeho žiadosti bolo výsledkom nespravodlivého a netransparentného procesu a že rozhodnutie nebolo založené na jeho skutkovej podstate, ale skôr na jeho údajných väzbách so spoločnosťou.

15. Agentúra sa vo svojom stanovisku odvolala na právny rámec Marie Curie, podľa ktorého príjemcovia vyberajú výskumných pracovníkov na základe otvorených, transparentných, nestranných a spravodlivých výberových konaní.[5] Vysvetlila, že s cieľom zabezpečiť, aby sa náborové procesy uskutočňovali v súlade s týmito hodnotami, poskytuje príjemcom usmernenia a odbornú prípravu a kontroluje náborové procesy monitorovaním a každoročným podávaním správ. Poukázala na to, že takéto preskúmanie tohto procesu prijímania zamestnancov vykonala v novembri 2014, a dospela k záveru, že výberové konanie splnilo požiadavky príslušných pravidiel a predpisov. Agentúra však objasnila, že na rozdiel od tvrdenia koordinátora príslušné pravidlá „nezakazujú nábor výskumných pracovníkov, ktorí majú alebo mali väzby na spoločnosti, ktoré sú v súdnych sporoch s príjemcami projektov Marie Curie, ani nevyhlasujú takéto väzby za neetické“.

Hodnotenie ombudsmana

16. V nariadení, ktorým sa riadi siedmy rámcový program [6], sa ustanovuje, že pri prijímaní pracovníkov do projektov financovaných v rámci tohto programu sa musia dodržiavať zásady transparentnosti, spravodlivosti a nestrannosti.[7] Tieto základné zásady sú zakotvené aj v dohode o grante, v ktorej sa uvádza, že príjemcovia musia vyberať výskumných pracovníkov podľa kritérií oprávnenosti na základe otvorených, transparentných, nestranných a spravodlivých postupov prijímania pracovníkov.

17. Agentúra vo svojom stanovisku uznala tieto povinnosti a vysvetlila, že s cieľom zabezpečiť dodržiavanie týchto hodnôt organizuje školenia a vykonáva každoročné monitorovanie. Agentúra poukázala aj na svoje práva v oblasti dohľadu podľa dohody o grante, najmä na svoje monitorovacie činnosti a diskrečnú právomoc vykonávať ad hoc kontroly vykonávania a realizácie projektov.

18. Agentúra preto nespochybňuje, že má všeobecnú povinnosť kontrolovať využívanie finančných prostriedkov, ktoré poskytuje. Ombudsman sa domnieva, že táto povinnosť zahŕňa prijatie vhodných opatrení, ak sa na základe dostatočne podložených informácií alebo obáv, ktoré mu predložili tretie strany, dozvie o možnom neplnení povinností zo strany príjemcu podľa dohody o grante.

19. V tomto prípade sa v dohode o grante stanovilo, že prijatie do zamestnania musí byť založené na súbore požiadaviek, ako sú vedecké zručnosti žiadateľov a relevantnosť ich výskumných skúseností.[8] Sťažovateľ bol však informovaný, že jeho žiadosť bola zamietnutá z "etických dôvodov". Agentúra v tejto súvislosti jasne uviedla, že na rozdiel od tvrdenia koordinátora neexistujú žiadne právne obmedzenia ani pravidlá, ktoré by zakazovali prijímanie výskumných pracovníkov, ktorí majú alebo mali väzby s určitými súkromnými spoločnosťami. Napriek tomu agentúra dospela k záveru, že nábor sa uskutočnil v súlade s platnými pravidlami, a trvala na tom, že zodpovednosť v každom prípade nesie projektové konzorcium a jeho členovia.

20. Ombudsman musí súhlasiť so sťažovateľom, že sa zdá, že v odpovedi agentúry sa uznáva, že dôvody poskytnuté sťažovateľovi na zamietnutie jeho žiadosti neboli v súlade s platnými pravidlami. Ombudsman preto nemôže pochopiť, ako mohla agentúra dospieť k záveru, že postup prijímania zamestnancov bol napriek tomu v súlade s požiadavkami dohody o grante. Ombudsmanka tiež poznamenáva, že agentúra preskúmala proces prijímania zamestnancov až v novembri 2014, niekoľko mesiacov po sťažnosti sťažovateľa.

21. Ombudsmanka napokon poznamenáva, že agentúra vo svojej korešpondencii s koordinátorom a sťažovateľom, ako aj vo svojej odpovedi ombudsmanovi opakovane uviedla, že nemá žiadnu zodpovednosť, pokiaľ ide o postup prijímania zamestnancov. Zdá sa, že agentúra týmto vyhlásením popiera akúkoľvek zodpovednosť za riešenie možného nedodržania dohody o grante zo strany príjemcu.

22. Vzhľadom na uvedené skutočnosti sa ombudsmanka domnieva, že agentúra si v tomto prípade nesplnila svoju všeobecnú povinnosť dohľadu nad projektom, ktorý financuje, po prvé tým, že nevykonala riadne vyšetrovanie tejto záležitosti (napriek tomu, že už identifikovala možný nedostatok v postupe prijímania zamestnancov), a po druhé tým, že sa vzdala svojej zodpovednosti za dohľad nad príjemcom. To predstavovalo nesprávny úradný postup.

23. Za normálnych okolností, keď ombudsman zistí nesprávny úradný postup, snaží sa nájsť riešenie, ktoré vráti sťažovateľa späť do situácie, v ktorej by sa nachádzal, keby nedošlo k nesprávnemu úradnému postupu. V tomto prípade ju sťažovateľ informoval, že jeho situácia sa medzičasom zmenila a že si už neželá, aby sa jeho žiadosť prehodnotila. Ombudsmanka sa preto domnieva, že v tomto konkrétnom prípade nie je možné žiadne riešenie.

24. Ombudsmanka však po zistení, že agentúra sa dopustila nesprávneho úradného postupu, zdôrazňuje, že podľa zásad osvedčených administratívnych postupov by agentúra mala prijať potrebné opatrenia na zabezpečenie toho, aby zlé postupy, o ktorých sa v tomto prípade vie, nemali negatívny vplyv na budúce dohody o grante. V tejto súvislosti preto predloží odporúčanie.

Odporúčanie

Keď agentúra dostane spoľahlivé informácie od tretích strán a zistí možné nezrovnalosti alebo nezrovnalosti v postupe prijímania zamestnancov na základe dohôd o grante, ktoré financuje, agentúra by mala vykonať riadne a včasné vyšetrovanie tejto záležitosti s cieľom zabezpečiť, aby sa nábor výskumných pracovníkov konkrétnym príjemcom grantu vykonával spravodlivým a transparentným spôsobom.

Sťažovateľ a Výkonná agentúra pre výskum budú o tomto odporúčaní informovaní. V súlade s článkom 3 ods. 6 štatútu európskeho ombudsmana agentúra zašle podrobné stanovisko do 31. januára 2016. Podrobné stanovisko by mohlo pozostávať z prijatia odporúčania a opisu spôsobu jeho vykonávania.

Emily O'Reilly

V Štrasburgu 26. októbra 2015

[1] Rozhodnutie Európskeho parlamentu z 9. marca 1994 o úprave a všeobecných podmienkach upravujúcich výkon funkcie ombudsmana (94/262/ESUO, ES, Euratom), Ú. v. ES L 113, 1994, s. 15.

[2] FP7-PEOPLE-2013-ITN (Ú. v. EÚ C 202 z 10. júla 2012).

[3] Program celoživotného vzdelávania Leonardo da Vinci, http://ec.europa.eu/education/tools/llp_en.htm.

[4] Článok 22 Európskeho kódexu dobrej správnej praxe.

[5] RP Dohoda o grante Marie Curie – príloha III, článok III.2.2 písm. a) a článok III.3.4 písm. b)

[6] Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 1906/2006 z 18. decembra 2006, ktorým sa ustanovujú pravidlá pre účasť podnikov, výskumných centier a univerzít na akciách v rámci siedmeho rámcového programu a pre šírenie výsledkov výskumu (2007 – 2013) (Ú. v. EÚ L 391, s. 1).

[7] Pozri jeho článok 19 ods. 6.

[8] Článok III.3.4 písm. b) dohody o grante