(Vyrobené v súlade s článkom 3 ods. 6 štatútu európskeho ombudsmana (1))

Sťažnosť

Súvislosti

V roku 1998 dvaja zástupcovia miestnych zástupcov Komisie v Rakúsku podali ombudsmanovi sťažnosť týkajúcu sa toho, že Komisia neposkytla svojim miestnym zamestnancom pracujúcim v zastúpení vo Viedni doplnkové poistné krytie (367/98/(VK)/GG). Prípad bol uzavretý po tom, ako Komisia prijala návrh odporúčania ombudsmanky. Sťažovateľ v tomto prípade bol jedným zo sťažovateľov v tomto prípade.

Dňa 10. mája 2001 sa Komisia rozhodla pozastaviť sťažovateľku v dôsledku vážnych obvinení, ktoré boli voči nej vznesené. Komisia jej zároveň ponúkla možnosť byť vypočutá v súvislosti s týmito tvrdeniami. Toto vypočutie sa uskutočnilo 12. októbra 2001.

Rozhodnutím z 31. januára 2002 Komisia bez predchádzajúceho upozornenia sťažovateľa zamietla. Sťažovateľ sa proti tomuto rozhodnutiu odvolal na rakúsky súd, na ktorom sa vec v súčasnosti prejednáva. Vzhľadom na to, že sťažovateľka tvrdila, že ako zástupkyňa zamestnancov ju Komisia nemohla súhrnne prepustiť, Komisia jej napísala 14. júna 2002 s cieľom ukončiť zmluvu (v prípade, že predchádzajúce prepustenie malo byť nezákonné).

Sťažovateľ následne požadoval prístup k určitým dokumentom, na ktorých Komisia založila svoje rozhodnutie. Táto žiadosť viedla k sťažnosti 242/2003/GG, ktorá bola uzavretá po tom, ako Komisia poskytla sťažovateľovi prístup k častiam príslušných dokumentov. V priebehu tohto vyšetrovania útvary ombudsmanky preskúmali spis Komisie, ktorý sa nachádzal v Bruseli.

O tejto výhrade

V priebehu vyšetrovania ombudsmanky vo veci sťažnosti 242/2003/GG Komisia ponúkla sťažovateľke možnosť nahliadnuť do jej osobného spisu vo Viedni. Sťažovateľ využil túto možnosť.

Sťažovateľka 11. marca 2004 predložila internú sťažnosť Generálnemu riaditeľstvu Komisie (ďalej len „GR“) pre tlač a komunikáciu, v ktorej tvrdila, že došlo k porušeniu „článkov 26 a 24 služobného poriadku úradníkov a ostatných zamestnancov Európskych spoločenstiev“.

Článok 24 služobného poriadku stanovuje, že Spoločenstvá pomáhajú každému úradníkovi, najmä v konaní proti akejkoľvek osobe, ktorá sa dopúšťa vyhrážania, urážania alebo ohovárania, alebo akéhokoľvek útoku na osobu alebo majetok, ktorému je vystavený on alebo jeho rodinný príslušník z dôvodu svojho postavenia alebo povinností.

Článok 26 Služobného poriadku úradníkov Európskej únie stanovuje:

„Osobný spis úradníka obsahuje:

a) všetky dokumenty týkajúce sa jeho administratívneho postavenia a všetky správy týkajúce sa jeho spôsobilosti, výkonnosti a správania;

b) akékoľvek pripomienky úradníka k takýmto dokumentom.

Dokumenty sa evidujú, očíslujú a ukladajú v sériovom poradí; inštitúcia nesmie dokumenty uvedené v písmene a) použiť alebo citovať voči úradníkovi, pokiaľ mu neboli oznámené pred ich podaním. (…)

Každý úradník má len jeden osobný spis.

Úradník má právo aj po odchode zo služby oboznámiť sa so všetkými dokumentmi vo svojom spise a vyhotoviť si z nich kópie.“

Sťažovateľka vo svojej sťažnosti adresovanej GR pre tlač a komunikáciu uviedla, že do jej osobného spisu boli bez jej vedomia pridané viaceré dokumenty. Na druhej strane väčšina jej pripomienok k dokumentom, ktoré boli vložené do spisu (vrátane tých, ktoré označila slovami „kópia do osobného spisu“), podľa nej nebola vložená do spisu. Sťažovateľka uviedla ako príklady dva dokumenty vo svojom osobnom spise (označené ako „IV/18“ a „IV/19“). Podľa sťažovateľky v dôsledku toho dokumenty v jej osobnom spise poskytli skreslený názor, pokiaľ ide o objektívne skutočnosti. Sťažovateľ ďalej uviedol, že v Bruseli existuje „paralelný“ osobný spis, ktorého väčšina obsahu nie je uvedená v osobnom spise vo Viedni. Sťažovateľka napokon poukázala na to, že jej osobný spis neobsahoval žiadne skutočnosti, ktoré by odôvodňovali jej prepustenie, t. j. žiadne dokumenty po dátume v máji 2001, keď jej bol pozastavený výkon funkcie.

Okrem toho sťažovateľka tvrdila, že Komisia jej mala poskytnúť prístup k úplnému obsahu spisu v Bruseli. Uviedla tiež, že sa proti rozhodnutiu o prepustení odvolala, pričom si vyhradila všetky ďalšie práva.

Sťažovateľka vo svojej sťažnosti ombudsmanovi podanej v júni 2004 odkázala na svoju sťažnosť Komisii z 11. marca 2004, pričom poukázala na to, že Komisia na túto sťažnosť neodpovedala. Sťažovateľka teda v podstate tvrdila, že Komisia si nesplnila svoje povinnosti týkajúce sa jej osobného spisu.

Požiadavku

Prístup ombudsmana

Sťažnosť bola zaslaná Komisii, aby k nej zaujala stanovisko. S cieľom vyhnúť sa nejasnostiam ombudsman informoval Komisiu a sťažovateľa, že jeho vyšetrovanie sa týkalo len otázok súvisiacich s osobným spisom sťažovateľa, a preto sa nevzťahovalo na ostatné body, ktoré sťažovateľka uviedla vo svojom liste Komisii z 11. marca 2004 (ako napríklad otázka prístupu k spisu v Bruseli a rozhodnutie Komisie zamietnuť sťažovateľa).

Stanovisko Komisie

Komisia sa vo svojom stanovisku odvolala na rozhodnutie z 21. júna 2004, ktorým odpovedala na list sťažovateľa z 11. marca 2004. Komisia vyjadrila poľutovanie nad tým, že táto odpoveď sa oneskorila.

V liste z 21. júna 2004 Komisia zamietla sťažnosť sťažovateľa z 11. marca 2004. Komisia tvrdila, že články 24 a 26 služobného poriadku sa nevzťahujú na miestnych zamestnancov a že takzvaný „osobný spis“ na zastúpení vo Viedni preto nie je spisom uvedeným v článku 26 služobného poriadku.

Komisia dodala, že aj keby sa tieto články uplatňovali v tomto prípade, nebolo by správne porovnávať spis, ktorý bol predložený útvarom ombudsmana, s „osobným spisom“ týkajúcim sa úradníka. Spis predložený útvarom ombudsmana bol len pracovným spisom týkajúcim sa výlučne disciplinárneho vypočutia, ktoré sa začalo proti sťažovateľovi. Okrem toho by mal sťažovateľ v tomto konaní podľa Komisie prístup ku všetkým dokumentom uvedeným v „oznámení o sťažnostiach“ z 8. mája 2001, o ktoré sa Komisia opierala. Komisia zastávala názor, že to je presne to, čo má článok 26 služobného poriadku zabezpečiť v prípade úradníkov (t. j. že rozhodnutia sa neprijímajú na základe informácií, ktoré im nie sú známe).

Pripomienky sťažovateľa

Sťažovateľka vo svojich pripomienkach trvala na svojej sťažnosti. Predniesla tiež ďalšie pripomienky k článku 24 služobného poriadku. Podľa sťažovateľky ju Komisia verejne odsúdila dávno pred uskutočnením vypočutia. Sťažovateľka tiež uviedla, že na pojednávaní jej boli položené otázky, ktoré nemali nič spoločné s sťažnosťami, ktoré boli voči nej vznesené.

Ďalšie vyšetrovania

Po dôkladnom zvážení stanoviska Komisie a pripomienok sťažovateľa sa ukázalo, že sú potrebné ďalšie vyšetrovania.

Žiadosť o ďalšie informácie

Ombudsman preto 12. októbra 2004 požiadal Komisiu, aby 1) vysvetlila svoj názor, že takzvaný „osobný spis“ na zastúpení vo Viedni nie je spisom uvedeným v článku 26 služobného poriadku, keďže a) Komisia vo svojej odpovedi z 25. septembra 2003 na žiadosť ombudsmana o ďalšie informácie v rámci vyšetrovania sťažnosti 242/2003/GG poukázala na to, že sťažovateľka môže využiť svoje právo nahliadnuť do svojho osobného spisu v sídle zastúpenia vo Viedni, a b) v dokumentoch Komisie predložených sťažovateľkou (označených ako „IV/18“ a „IV/19“) sa jasne uvádza, že majú byť zahrnuté do „osobného spisu“ sťažovateľky, 2) vysvetlila povahu a účel „osobného spisu“ sťažovateľky na jej zastúpení vo Viedni a spresnila, na akom právnom základe sa tento spis uchováva, 3) vysvetlila, či sa domnieva, že „osobný spis“ sťažovateľky na jej zastúpení vo Viedni nemusí obsahovať a) všetky dokumenty týkajúce sa správy o administratívnom stave sťažovateľky a všetky administratívne správy týkajúce sa jej schopnosti, efektívnosť a správanie a b) akékoľvek pripomienky sťažovateľa k takýmto dokumentom a (4) vysvetlenie, prečo "osobný spis" sťažovateľa na jeho zastúpení vo Viedni neobsahoval pripomienky sťažovateľa k dokumentom označeným ako "IV/18" a "IV/19" a žiadne dokumenty vypracované po dátume v máji 2001, keď bol sťažovateľ pozastavený.

Odpoveď Komisie

Komisia vo svojej odpovedi uviedla tieto pripomienky:

Článok 26 služobného poriadku sa uplatňoval len na úradníkov, a nie na miestnych zamestnancov, akým bol sťažovateľ. Príslušné pravidlá pre miestnych zamestnancov neodkazovali na toto ustanovenie. Článok 11 Podmienok zamestnávania ostatných zamestnancov Európskych spoločenstiev v ich novom znení (t. j. po zmenách, ktoré nadobudli účinnosť 1. mája 2004), ktorý stanovoval, že článok 26 služobného poriadku sa analogicky uplatňuje na dočasných zamestnancov, sa teraz analogicky uplatňuje na zmluvných zamestnancov podľa článku 81 podmienok. Nové pravidlá však neupravujú situácie, ku ktorým došlo v minulosti.

Osobný spis na zastúpení Komisie v Rakúsku bol jediným osobným spisom, ktorý Komisia otvorila ako zamestnávateľ sťažovateľa na účely personálneho riadenia. Právo Komisie tak urobiť sa v tomto prípade riadilo rakúskym právom. Pravidlá, ktorými sa riadi vedenie osobných spisov miestnych zamestnancov Komisie, boli stanovené v „správnej poznámke č. 119“ z 13. februára 1985 (2). Zastúpeniam Komisie bola pripomenutá aj požiadavka uchovávať osobné spisy, napríklad listom, ktorý 26. októbra 2000 zaslalo GR pre tlač a komunikáciu (3).

Rakúske právo neukladalo zamestnávateľom povinnosť viesť osobné záznamy. Komisia teda nebola zo zákona povinná zahrnúť do osobného spisu všetky dokumenty týkajúce sa postavenia sťažovateľky a jej schopností, výkonu a správania. Rakúske právo neukladalo Komisii ani povinnosť zahrnúť do osobného spisu vyhlásenia sťažovateľa o jednotlivých udalostiach.

Poznámka predložená sťažovateľom v súvislosti s dokumentom „IV/19“ sa nemusela uchovávať v spise sťažovateľa. Dokument „IV/19“ bol vložený do spisu z dôvodu pokynu sťažovateľovi, aby deň predtým ústne oznámil neprítomnosť. Dokumenty predložené sťažovateľkou sa však týkali len zdravotných dôvodov jej čiastočnej neprítomnosti 3. októbra 2000. Tieto dokumenty preto museli byť uložené v zdravotnej dokumentácii sťažovateľky, a nie v jej osobnom spise.

Komisia uznala, že oznámenie, na ktoré sa sťažovateľ odvolával v súvislosti s dokumentom „IV/18“, nebolo predložené spolu s týmto dokumentom v jej osobnom spise. Keďže k tomuto opomenutiu došlo pred viac ako štyrmi rokmi, nebolo už možné určiť, ako k nemu došlo. Na rozdiel od toho, čo sťažovateľka tvrdila vo svojom liste z 11. marca 2004, však väčšina stanovísk a odpovedí sťažovateľky v jej osobnom spise nechýbala. Keď sťažovateľka predložila stanoviská a odpovede týkajúce sa udalostí, ktoré boli zaznamenané v jej osobnom spise, boli pripojené k spisu. Sťažovateľka mohla svoje tvrdenia podporiť len v dvoch prípadoch, z ktorých jeden v tomto prípade zjavne nebol relevantný.

Osobný spis sťažovateľky sa skončil v máji 2001, pretože 10. mája 2001 bola oslobodená od svojich povinností. Disciplinárne konanie viedlo GR pre tlač a komunikáciu. Keďže táto spoločnosť mala sídlo v Bruseli, riadne viedla spis o disciplinárnom konaní v Bruseli.

Pripomienky sťažovateľa

Sťažovateľka vo svojich pripomienkach trvala na svojej sťažnosti a predložila tieto ďalšie pripomienky:

Podľa interného oznámenia týkajúceho sa návštevy finančného kontrolóra na zastúpení z 2. júla 1999, ktoré vypracoval pán P., bolo vedenie požiadané, aby dodržiavalo určité usmernenia týkajúce sa vedenia osobných spisov, napríklad zásadu, že každý dokument, ktorý sa má zahrnúť do osobného spisu, musí byť spolupodpísaný dotknutým miestnym zástupcom.

Z dokumentov z 13. novembra 1985 a z 26. októbra 2000, na ktoré Komisia odkázala, jasne vyplýva, že s osobnými spismi miestnych zamestnancov sa musí zaobchádzať analogicky ako s osobnými spismi úradníkov. Z oznámenia z 26. októbra 2000 vyplýva, že osobný spis sa má uchovávať výlučne na zastúpení.

Odôvodnenie Komisie týkajúce sa dokumentu „IV/19“ bolo nezrozumiteľné. V príslušnom dokumente bola (sťažovateľka) obvinená z neprítomnosti v práci bez povolenia. Vo svojej odpovedi sa obhajovala proti tomuto obvineniu. Táto odpoveď sa teda netýkala len zdravotných dôvodov jej neprítomnosti, ale predstavovala jej reakciu na úplne neopodstatnené obvinenie. Tento incident bol veľmi dobrým príkladom toho, ako sa vedenie zastúpenia v tom čase tým, že do spisu zahrnulo len vybrané dokumenty, snažilo vytvoriť dojem, že si neplnila svoje povinnosti alebo bola vinná z protiprávneho konania.

Ako zdôraznila vo svojom liste z 11. marca 2004, odkazy na dokumenty „IV/18“ a „IV/19“ predstavovali len názorné príklady.

Sťažovateľka uviedla podrobný zoznam dokumentov, ktoré boli zahrnuté do osobného spisu bez jej vedomia, a pripomienok, ktoré neboli zahrnuté, hoci ich označila na zaradenie do svojho osobného spisu. Podľa sťažovateľky najmenej 12 jej poznámok, ktoré označila na zaradenie do svojho osobného spisu, nebolo zahrnutých, zatiaľ čo takmer 30 listov administratívy bolo zahrnutých bez jej vedomia. Sťažovateľka tiež predložila kópiu e-mailu z 29. septembra 2000, v ktorom informovala vedenie zastúpenia, že má ráno 3. októbra 2000 navštíviť lekára.

ROZHODNUTIE

1 Úvodné poznámky

1.1 Pôvodná sťažnosť podaná v júni 2004 sa týkala zaobchádzania Komisie s osobným spisom sťažovateľa, ale spomenula aj niektoré ďalšie otázky. Vo svojich listoch, ktorými sa začalo vyšetrovanie, a s cieľom vyhnúť sa nejasnostiam ombudsman informoval Komisiu a sťažovateľa, že jeho vyšetrovanie sa týkalo len otázok súvisiacich s osobným spisom sťažovateľa, a preto sa nevzťahovalo na ostatné body, ktoré sťažovateľka uviedla vo svojom liste Komisii z 11. marca 2004 (ako napríklad otázka prístupu k spisu v Bruseli a rozhodnutie Komisie zamietnuť sťažovateľa).

1.2 Sťažovateľka vo svojich pripomienkach k stanovisku Komisie uviedla ďalšie pripomienky k článku 24 služobného poriadku, na ktorý sa už odvolávala vo svojej sťažnosti. Podľa sťažovateľky ju Komisia verejne odsúdila dávno pred uskutočnením vypočutia. Sťažovateľka tiež uviedla, že na pojednávaní jej boli položené otázky, ktoré nemali nič spoločné s sťažnosťami, ktoré boli voči nej vznesené. Ombudsmanka sa domnieva, že by nebolo vhodné rozšíriť toto vyšetrovanie tak, aby sa vzťahovalo aj na tieto ďalšie otázky. Tým by sa nevyhnutne oneskorilo vyšetrovanie ombudsmana týkajúce sa pôvodného tvrdenia sťažovateľa. Ombudsman sa domnieva, že by to nebolo v záujme sťažovateľa. Sťažovateľ však môže v súvislosti s týmito otázkami predložiť novú sťažnosť.

2 Údajná neschopnosť Komisie riešiť svoje povinnosti týkajúce sa osobného spisu sťažovateľa

2.1 Sťažovateľ pracoval ako miestny zástupca zastúpenia Komisie vo Viedni. Dňa 10. mája 2001 sa Komisia rozhodla pozastaviť sťažovateľku v dôsledku vážnych obvinení, ktoré boli voči nej vznesené. Rozhodnutím z 31. januára 2002 Komisia bez predchádzajúceho upozornenia sťažovateľa zamietla. Sťažovateľ sa proti tomuto rozhodnutiu odvolal na rakúsky súd, na ktorom sa vec v súčasnosti prejednáva. Sťažovateľ následne požadoval prístup k určitým dokumentom, na ktorých Komisia založila svoje rozhodnutie. Táto žiadosť viedla k sťažnosti 242/2003/GG, ktorá bola uzavretá po tom, ako Komisia poskytla sťažovateľovi prístup k častiam príslušných dokumentov. V priebehu tohto vyšetrovania útvary ombudsmanky preskúmali spis Komisie, ktorý sa nachádzal v Bruseli.

V priebehu vyšetrovania ombudsmanky vo veci sťažnosti 242/2003/GG Komisia ponúkla sťažovateľke možnosť nahliadnuť do jej osobného spisu vo Viedni. Sťažovateľ využil túto možnosť. Následne sa sťažovala Generálnemu riaditeľstvu Komisie (GR) pre tlač a komunikáciu, pričom tvrdila, že do jej osobného spisu bolo bez jej vedomia pridaných niekoľko dokumentov a že väčšina jej pripomienok k dokumentom, ktoré boli vložené do spisu (vrátane tých, ktoré označila slovami „kópia do osobného spisu“), nebola vložená do spisu. Sťažovateľka uviedla ako príklady dva dokumenty vo svojom osobnom spise (označené ako „IV/18“ a „IV/19“). Podľa sťažovateľky v dôsledku toho dokumenty v jej osobnom spise poskytli skreslený názor, pokiaľ ide o objektívne skutočnosti. Sťažovateľ ďalej uviedol, že v Bruseli existuje „paralelný“ osobný spis, ktorého väčšina obsahu nie je uvedená v osobnom spise vo Viedni. Sťažovateľka napokon poukázala na to, že jej osobný spis neobsahoval žiadne skutočnosti, ktoré by odôvodňovali jej prepustenie, t. j. žiadne dokumenty po dátume v máji 2001, keď jej bol pozastavený výkon funkcie.

Sťažovateľka vo svojej sťažnosti ombudsmanovi podanej v júni 2004 odkázala na svoju sťažnosť Komisii z 11. marca 2004, pričom poukázala na to, že Komisia na túto sťažnosť neodpovedala. Sťažovateľka teda v podstate tvrdila, že Komisia si nesplnila svoje povinnosti týkajúce sa jej osobného spisu.

Sťažovateľka sa vo svojej sťažnosti odvolala na článok 26 služobného poriadku úradníkov EÚ, ktorý stanovuje:

„Osobný spis úradníka obsahuje:

a) všetky dokumenty týkajúce sa jeho administratívneho postavenia a všetky správy týkajúce sa jeho spôsobilosti, výkonnosti a správania;

b) akékoľvek pripomienky úradníka k takýmto dokumentom.

Dokumenty sa evidujú, očíslujú a ukladajú v sériovom poradí; inštitúcia nesmie dokumenty uvedené v písmene a) použiť alebo citovať voči úradníkovi, pokiaľ mu neboli oznámené pred ich podaním. (…)

Každý úradník má len jeden osobný spis.

Úradník má právo aj po odchode zo služby oboznámiť sa so všetkými dokumentmi vo svojom spise a vyhotoviť si z nich kópie.“

2.2 Komisia vo svojom stanovisku tvrdila, že článok 26 služobného poriadku sa nevzťahuje na miestnych zamestnancov a že takzvaný "osobný spis" na zastúpení vo Viedni preto nie je spisom, ktorý je uvedený v článku 26 služobného poriadku. Komisia ďalej uviedla, že počas disciplinárneho konania začatého proti sťažovateľke mala sťažovateľka prístup ku všetkým dokumentom, z ktorých Komisia voči nej vychádzala. Podľa Komisie to bolo presne to, čo mal článok 26 služobného poriadku zabezpečiť v prípade úradníkov (t. j. aby sa rozhodnutia neprijímali na základe informácií, ktoré im neboli známe).

Komisia vo svojej odpovedi na žiadosť ombudsmana o ďalšie informácie uviedla, že osobný spis uchovávaný na jej zastúpení vo Viedni bol jediným osobným spisom, ktorý otvorila ako zamestnávateľ sťažovateľa na účely personálneho riadenia. Komisia sa domnievala, že jej právo tak urobiť sa v prejednávanej veci riadi rakúskym právom. Pravidlá, ktorými sa riadi vedenie osobných spisov miestnych zamestnancov Komisie, boli stanovené v „administratívnej poznámke č. 119“ z 13. februára 1985. Zastúpeniam Komisie bola pripomenutá aj požiadavka uchovávať osobné spisy, napríklad listom, ktorý 26. októbra 2000 zaslalo GR pre tlač a komunikáciu. Komisia uviedla, že rakúske právo neukladá zamestnávateľom povinnosť viesť osobné spisy, a preto nie je zo zákona povinné zahrnúť do osobného spisu všetky dokumenty týkajúce sa postavenia sťažovateľky a jej schopností, výkonu a správania. Ďalej tvrdila, že rakúske právo nevyžaduje, aby Komisia do osobného spisu zahrnula aj vyhlásenia sťažovateľa o jednotlivých udalostiach.

Podľa Komisie sa oznámenie predložené sťažovateľkou v súvislosti s dokumentom „IV/19“ nemuselo uchovávať v jej osobnom spise, ale v jej zdravotnom spise. Komisia uznala, že oznámenie, na ktoré sa sťažovateľ odvolával v súvislosti s dokumentom „IV/18“, nebolo predložené spolu s týmto dokumentom v jej osobnom spise. Podľa Komisie však väčšina stanovísk a odpovedí sťažovateľky v jej osobnom spise nechýbala. Komisia tvrdila, že sťažovateľka dokázala podporiť svoje tvrdenia len v dvoch prípadoch, z ktorých jeden v tomto prípade zjavne nebol relevantný.

Komisia ďalej uviedla, že osobný spis sťažovateľky sa skončil v máji 2001, pretože 10. mája 2001 bola oslobodená od svojich povinností. Disciplinárne konanie viedlo GR pre tlač a komunikáciu. Keďže táto spoločnosť mala sídlo v Bruseli, Komisia tvrdila, že v Bruseli riadne viedla spis o disciplinárnom konaní.

2.3 Pred tým, ako sa začneme zaoberať tvrdením sťažovateľa, sa zdá byť užitočné preskúmať predbežnú otázku. Komisia vo svojom stanovisku tvrdila, že jej právo viesť osobné spisy o svojich zamestnancoch na zastúpení vo Viedni sa riadi rakúskym právom a že toto právo neukladá zamestnávateľom povinnosť viesť takéto spisy. Ombudsman však poznamenáva, že Komisia netvrdila, že rakúske právo by jej bránilo v uchovávaní takýchto osobných spisov. Okrem toho z dôkazov, ktoré má ombudsman k dispozícii, jasne vyplýva, že Komisia sa rozhodla viesť osobné spisy týkajúce sa jej miestnych zamestnancov a že vo svojej „správnej poznámke č. 119“ z 13. februára 1985 vydala interné pokyny, ako by sa to malo uskutočniť. Za týchto okolností nič nebráni ombudsmanovi preskúmať spôsob, akým Komisia nakladala s osobným spisom týkajúcim sa sťažovateľa.

2.4 Osvedčeným administratívnym postupom je zabezpečiť, aby osobný spis zamestnanca inštitúcie alebo orgánu Spoločenstva obsahoval (1) všetky dokumenty týkajúce sa jeho administratívneho postavenia a všetky správy týkajúce sa jeho spôsobilosti, výkonnosti a správania, ako aj (2) všetky pripomienky úradníka k takýmto dokumentom. Pokiaľ ide o úradníkov, táto povinnosť je stanovená v článku 26 služobného poriadku. Je pravda, že podmienky zamestnávania miestnych zamestnancov pred prijatím zmien, ktoré nadobudli účinnosť 1. mája 2004, výslovne nestanovovali, že článok 26 služobného poriadku úradníkov Európskych spoločenstiev by sa mal uplatňovať aj na miestnych zamestnancov. Treba však poznamenať, že „správna poznámka č. 119“ z 13. februára 1985 výslovne ustanovuje, že „analogicky k hodnotiacim správam úradníkov“ by osobné spisy miestnych zamestnancov mali obsahovať len dokumenty uvedené v zozname pripojenom k týmto pokynom. GR pre tlač a informácie vo svojom oznámení z 26. októbra 2000, v ktorom pripomenulo osobám zodpovedným za pravidlá týkajúce sa osobných spisov miestnych zamestnancov, zopakovalo ten istý vzorec („[p]ar analogie avec les dossiers staffs des fonctionnaires“). Ďalej treba poznamenať, že v zozname pripojenom k pokynom vydaným v roku 1985 sa výslovne uvádza (v bode G) potreba doplniť do osobného spisu akékoľvek pripomienky, ktoré môže mať zástupca v súvislosti so správami o jeho schopnostiach, výkonnosti a správaní („les observations éventuelles de l'agent à leur sujet“). Napokon samotná Komisia akceptovala, že pripomienky sťažovateľky k dokumentu „IV/18“ mali byť v tomto prípade zahrnuté do jej osobného spisu. Vzhľadom na tieto okolnosti sa ombudsman domnieva, že článok 26 služobného poriadku je kodifikáciou povinností vyplývajúcich zo zásady riadnej správy vecí verejných a že tieto povinnosti teda prináležali Komisii, pokiaľ ide o miestnych zamestnancov, ešte pred nadobudnutím účinnosti pravidla, ktoré výslovne stanovuje analogické uplatnenie článku 26 služobného poriadku na miestnych zamestnancov.

2.5 Samotný ombudsman nevidel osobný spis sťažovateľa, ktorý je uložený vo Viedni. Z informácií poskytnutých sťažovateľkou a Komisiou však vyplýva, že tento spis neobsahuje žiadne dokumenty týkajúce sa disciplinárneho konania vedeného proti sťažovateľke po dátume v máji 2001, keď bola zbavená funkcie. Komisia vo svojej odpovedi na žiadosť ombudsmana o ďalšie informácie tvrdila, že dokumenty týkajúce sa disciplinárneho konania boli uložené v spise v Bruseli, keďže toto konanie viedlo GR pre tlač a komunikáciu so sídlom v Bruseli. Ombudsmanka sa domnieva, že toto vysvetlenie nie je prijateľné. Zoznam pripojený k interným pokynom Komisie z 13. februára 1985 o spôsobe vedenia osobných spisov miestnych zamestnancov obsahuje oddiel H s názvom Disciplinárne záležitosti („disciplinárne otázky“). Je teda zrejmé, že dokumenty týkajúce sa disciplinárneho konania musia byť zahrnuté do osobného spisu miestneho zamestnanca. Okrem toho treba uviesť, že článok 26 služobného poriadku (povinnosti, ktoré z neho vyplývajú, ako už bolo uvedené, pokiaľ ide o miestnych zamestnancov) stanovuje, že pre každého zamestnanca sa vedie len jeden osobný spis. Rovnaká zásada sa zdá byť pripomenutá v bode 3 oznámenia Komisie z 26. októbra 2000, podľa ktorého sa osobný spis uchováva „výlučne“ na zastúpení. Ombudsman uznáva, že za podmienok opísaných Komisiou môže mať zmysel uchovávať pracovnú kópiu dokumentov týkajúcich sa disciplinárneho konania v rámci útvaru, ktorý sa zaoberá týmto konaním (4). To však nemá vplyv na potrebu pridať samotné dokumenty do osobného spisu sťažovateľa, ktorý sa uchováva vo Viedni. Nečinnosť Komisie v tomto prípade teda predstavuje prípad nesprávneho úradného postupu.

2.6 Pokiaľ ide o dokument "IV/19", ombudsman poznamenáva, že ide o e-mail, ktorý pán K., nadriadený sťažovateľa, adresoval sťažovateľovi 3. októbra 2000 a ktorý bol v kópii zaslaný viacerým ďalším osobám vrátane vedúceho zastúpenia. V tomto e-maile pán K. tvrdil, že sťažovateľka uviedla, že bude neprítomná do 9.30 hod., ale že v skutočnosti prišla do práce až v ten deň okolo poludnia bez toho, aby vopred informovala svojho nadriadeného, recepciu alebo administratívu. Podľa pána K. nevedel ani o ďalšom vysvetlení. Pán K. dospel k záveru, že sťažovateľ bol teda neprítomný v práci bez povolenia. Vo svojej odpovedi z toho istého dňa sťažovateľka poukázala na to, že informovala pána K. e-mailom z 29. septembra 2000, že bude musieť navštíviť lekára v nemocnici "utorok ráno" (t. j. ráno 3. októbra 2000) a že nebola schopná presne uviesť, ako dlho to bude trvať. Sťažovateľka ďalej vysvetlila, že administratíve predložila potvrdenie. Podľa tohto dokumentu bol sťažovateľ v nemocnici do 11.00 hod. toho dňa. Ombudsman sa domnieva, že ďalší dokument predložený sťažovateľkou (potvrdenie lekára z 27. septembra 2000) sa v skutočnosti nemusel uchovávať v osobnom spise sťažovateľky, ale v jej zdravotnom spise. Ombudsman sa však domnieva, že je potrebné dospieť k inému záveru, pokiaľ ide o e-mail sťažovateľky adresovaný pánovi K. z 3. októbra 2000 a potvrdenie času, ktorý strávila v nemocnici. Sťažovateľka vo svojom e-maile odpovedala na obvinenie pána K., že bola neprítomná v práci bez povolenia. Ombudsman sa domnieva, že vzhľadom na skutočnosť, že e-mail pána K. z 3. októbra 2000 bol zahrnutý do osobného spisu sťažovateľa, bolo potrebné zahrnúť aspoň odpoveď sťažovateľa z toho istého dňa. V dôsledku toho, že Komisia tak neurobila, sa zdá, že osobný spis sťažovateľa skutočne poskytuje skreslený názor, pokiaľ ide o objektívne skutočnosti (5). Ombudsman sa preto domnieva, že skutočnosť, že Komisia nezahrnula (aspoň) e-mail sťažovateľky z 3. októbra 2000 do svojho osobného spisu, predstavuje aj prípad nesprávneho úradného postupu.

2.7 Z uvedeného vyplýva, že Komisia do svojho osobného spisu nezahrnula pripomienky sťažovateľky k dokumentom "IV/18" a "IV/19". Ombudsmanka poznamenáva, že sťažovateľka uviedla tieto dokumenty ako názorné príklady dokumentov, ktoré mali byť zahrnuté do jej osobného spisu. Sťažovateľka vo svojich pripomienkach k odpovedi Komisie na žiadosť o ďalšie informácie predložila podrobný zoznam dokumentov, ktoré boli zahrnuté do osobného spisu bez jej vedomia, a pripomienok, ktoré neboli zahrnuté, hoci ich označila za zahrnuté do svojho osobného spisu. Na rozdiel od toho, čo predpokladá Komisia, teda nič nenasvedčuje tomu, že by sťažovateľka mohla podporiť svoje tvrdenia len v dvoch prípadoch. Aj keby sa však pri bližšom preskúmaní preukázalo, že do jej osobného spisu nebolo potrebné zahrnúť žiadne ďalšie pripomienky, na ktoré sa sťažovateľka odvoláva, nemalo by to vplyv na záver, že jej pripomienky k dokumentom „IV/18“ a „IV/19“ museli byť zahrnuté do jej osobného spisu. V tejto súvislosti ombudsmanka poznamenáva, že Komisia uznala, že pripomienky k dokumentu „IV/18“ mali byť zahrnuté, ale neuviedla, či sa tak medzičasom stalo.

2.8 Pokiaľ ide o tvrdenie sťažovateľky, že dokumenty boli zahrnuté bez toho, aby ju o tom informovala, ombudsmanka poznamenáva, že sa zdá, že Komisia tvrdí, že sa v žiadnom prípade nemohla spoliehať na niektorý z dokumentov bez toho, aby poskytla sťažovateľke možnosť vyjadriť sa k nim. Ombudsman poznamenáva, že v článku 26 služobného poriadku sa stanovuje, že „inštitúcia nesmie použiť alebo citovať dokumenty uvedené v písmene a) voči úradníkovi, pokiaľ mu neboli oznámené pred ich podaním.“ Toto ustanovenie teda chráni úradníkov (alebo v prípade, že povinnosti, ktoré z neho vyplývajú, sa vzťahujú na miestnych zamestnancov, zamestnanca) pred použitím dokumentov, ktoré boli vložené do osobného spisu, bez toho, aby o tom informoval úradníka (alebo zamestnanca). Ombudsman sa však domnieva, že osvedčený administratívny postup si vyžaduje, aby túto negatívnu ochranu doplnila pozitívna povinnosť poskytnúť dotknutej osobe možnosť vyjadriť sa k dokumentu pred jeho zaradením do osobného spisu (6). Je zrejmé, že úradník alebo zamestnanec nemôže predkladať pripomienky (a žiadať, aby boli tieto pripomienky zahrnuté do jeho osobného spisu) k dokumentom, na ktoré nebol upozornený. Ombudsmanka však poznamenáva, že sťažovateľka medzičasom nahliadla do svojho osobného spisu, a tak objavila všetky dokumenty, ktoré tam boli zahrnuté. Ďalej poznamenáva, že sťažovateľka vo svojej sťažnosti, vo svojich pripomienkach k stanovisku Komisie, a najmä vo svojich pripomienkach k odpovedi Komisie na žiadosť o ďalšie informácie, podrobne uviedla dokumenty a pripomienky, ktoré by mali byť stále súčasťou jej osobného spisu. Vzhľadom na to, že ombudsmanka predkladá návrh odporúčania, v ktorom vyzýva Komisiu, aby prehodnotila tieto dokumenty a pripomienky s cieľom zahrnúť ich do osobného spisu sťažovateľky (pozri ďalej), nezdá sa, že by bolo potrebné vykonať ďalšie vyšetrovanie, pokiaľ ide o to, že Komisia nekonzultovala so sťažovateľkou dokumenty, ktoré zahrnula do svojho osobného spisu.

2.9 Za týchto okolností sa ombudsman domnieva, že Komisia si nesplnila svoje povinnosti týkajúce sa osobného spisu sťažovateľa tým, že do neho nezahrnula všetky príslušné dokumenty.

3 Záver

Vzhľadom na uvedené skutočnosti ombudsman predkladá Komisii v súlade s článkom 3 ods. 6 štatútu ombudsmana tento návrh odporúčania:

Návrh odporúčania

Komisia by mala preskúmať dokumenty uvedené sťažovateľkou s cieľom zahrnúť ich do jej osobného spisu a poskytnúť jej prístup k riadne obnovenému spisu.

Komisia a sťažovateľ budú o tomto návrhu odporúčania informovaní. V súlade s článkom 3 ods. 6 štatútu ombudsmana Komisia zašle podrobné stanovisko do 31. mája 2005. Podrobné stanovisko by mohlo pozostávať z prijatia rozhodnutia ombudsmana a opisu opatrení prijatých na vykonanie návrhu odporúčania.

V Štrasburgu 28. februára 2005

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Rozhodnutie Európskeho parlamentu 94/262 z 9. marca 1994 o predpisoch a všeobecných podmienkach upravujúcich výkon funkcie ombudsmana (Ú. v. ES L 113, 1994, s. 15; Mim. vyd. 01/001, s. 46).

(2) Kópiu tohto oznámenia predložila Komisia.

(3) Kópiu tohto dokumentu poskytla aj Komisia.

(4) V bode 3 oznámenia Komisie z 26. októbra 2000 sa stanovuje, že kópie dokumentov v osobnom spise možno na požiadanie zaslať do Bruselu.

(5) Treba poznamenať, že sa zdá, že potvrdenie predložené sťažovateľom dokazuje, že sťažovateľ opustil nemocnicu až 3. októbra 2000 o 11.00 hod. Ombudsman ďalej poznamenáva, že spolu so svojimi pripomienkami k odpovedi Komisie na žiadosť o ďalšie informácie sťažovateľka predložila kópiu svojho e-mailu z 29. septembra 2000, ktorým informovala pána K. o svojej nadchádzajúcej neprítomnosti 3. októbra 2000.

(6) Ak oznámenie pána P., na ktoré sťažovateľ odkázal vo svojich pripomienkach k odpovedi Komisie na žiadosť o ďalšie informácie, skutočne obsahuje obsah, o ktorom sťažovateľ tvrdí, že ho má, zdá sa, že Komisia sa s týmto názorom stotožňuje.