(Vyrobené v súlade s článkom 3 ods. 6 štatútu európskeho ombudsmana (1))

ZHRNUTIE

Sťažnosť sa v tomto prípade týka odmietnutia Komisie vyplatiť príjemcovi schémy na podporu spoločného podniku (Joint Venture Programme Phare - "JOP Phare") dohodnuté finančné prostriedky. Dňa 13. júna 2000 útvary Komisie vykonali audit spoločnosti sťažovateľa. Audit ešte nebol ukončený. Mimochodom, sťažnosť sa týka odmietnutia Komisie vrátiť sťažovateľovi účtovnú knihu vyhotovenú počas auditu. Počas tohto vyšetrovania sťažovateľ tiež tvrdil, že jeho spoločnosť bola zaregistrovaná na čiernej listine.

Komisia tvrdí, že audit nebolo možné dokončiť, pretože sťažovateľ neposkytol potrebné dokumenty. Okrem toho účtovná kniha vyhotovená počas auditu nebola pôvodná. Sťažovateľ napokon nebol zapísaný na čiernu listinu, ale na interný systém včasného varovania (EWS) Komisie.

Na základe dostupných dôkazov ombudsmanka zastáva názor, že Komisia dostatočne neinformovala sťažovateľa o dokumentoch, ktoré musel poskytnúť, aby Komisii umožnil dokončiť audit a včas prijať rozhodnutie o vyplatení finančných prostriedkov. Ombudsman sa okrem toho domnieva, že Komisia mu neposkytla primerané vysvetlenie odmietnutia vrátiť účtovnú knihu. Ombudsmanka napokon verí, že Komisia prehodnotí registráciu spoločnosti sťažovateľa v systéme EWS vzhľadom na výsledky auditu.

Za týchto okolností ombudsman vypracuje návrh odporúčania. Žiada Komisiu, aby sťažovateľa informovala o dokumentoch, ktoré má poskytnúť na účely auditu, a aby vrátila účtovnú knihu.

Sťažnosť

Sťažovateľ je výkonným riaditeľom GERE; spoločnosť registrovaná v Luxembursku. GERE požiadala o finančné prostriedky EÚ v rámci programu nástroja JOP 2. Podľa postupu podávania žiadostí sa žiadosť musela podať prostredníctvom finančného sprostredkovateľa (FI). Podľa sťažovateľa Komisia projekt prijala v októbri 1998. V auguste 1999 boli podporné dokumenty zaslané Komisii prostredníctvom FI a spoločnosť očakávala vyplatenie do 60 dní. Komisia si prostredníctvom FI pri viacerých príležitostiach opäť vyžiadala ďalšie informácie. Zdá sa, že žiadna z poskytnutých informácií Komisiu neuspokojila, a preto sa rozhodla vykonať audit spoločnosti. Stalo sa tak 13. júna 2000. Do konca októbra 2000 spoločnosť nebola vyplatená a napriek niekoľkým kontaktom s Komisiou nebola informovaná o výsledku auditu, ani jej neboli vrátené niektoré originálne dokumenty, ktoré z nej Komisia počas auditu získala.

Sťažovateľ sa preto rozhodol podať sťažnosť na Európsku komisiu a uviedol tieto tvrdenia:

1. Zmluvná situácia spoločností žiadajúcich o finančné prostriedky z JOP voči Komisii je nejasná. Hoci GERE nikdy nepodpísala zmluvu s Komisiou, Komisia jej ukladá povinnosti.

2. Spôsob, akým sa informácie šíria, je kontraproduktívny. Vzťahy medzi GERE a Komisiou sa väčšinou uskutočňovali prostredníctvom finančného nástroja. Preto nie je jasné, či bol sťažovateľ požiadaný o poskytnutie informácií, ktoré Komisia skutočne potrebovala.

3. Komisia mala pri vykonávaní svojich kontrol obmedziť svoje vyšetrovania na prvky spojené s financovaným projektom bez toho, aby kontrolovala celé podnikové účtovníctvo spoločnosti.

4. GERE nebola nikdy informovaná o výsledkoch auditu vykonaného 13. júna 2000.

5. Komisia odmietla vrátiť originály dokumentov, ktoré jej boli poskytnuté na účely uvedeného auditu.

Sťažovateľ požadoval vyplatenie finančných prostriedkov a vrátenie pôvodných dokumentov, ktorými bola Komisia poverená.

Požiadavku

Stanovisko Európskej komisie

Stanovisko Európskej komisie k sťažnosti bolo zhrnuté takto:

1. Komisia a FI podpísali 18. januára 1996 rámcovú dohodu. Pre každý projekt Komisia a finančný nástroj podpíšu osobitnú dohodu. Ten následne podpíše s príjemcom finančných prostriedkov dohodu o financovaní (FinA). V prípade GERE boli SA a FinA podpísané 26. októbra 1998. FinA sa osobitne odvolal na FA a dozorný orgán. Obe obsahujú ustanovenia, ktorými sa príjemcovi ukladajú povinnosti voči Komisii. Sťažovateľ preto nemohol tvrdiť, že si nebol vedomý situácie a svojich povinností voči Komisii.

2. V zásade všetky kontakty s príjemcami prebiehajú prostredníctvom finančného nástroja, Komisia to nepovažuje za kontraproduktívne. Naopak, potenciálnym príjemcom v celej Európe to ponúka možnosť využívať pomoc skúsených odborníkov. V tomto prípade sa zdá, že problémy vznikajú vo vzťahoch medzi FI a sťažovateľom.

3. FinA odkazuje na ustanovenia rámcovej dohody a dozorného orgánu, ktoré oprávňujú Komisiu vykonávať „…any and all controls…“. Cieľom vykonaných kontrol bolo zistiť, či je GERE oprávnená na financovanie, a kontrolovať samotnú financovanú činnosť. To si vyžadovalo prístup ku všetkým spisom spoločnosti.

4. Dňa 13. júna 2000 audítori Komisie informovali GERE o predbežných záveroch. Príjemca však bol požiadaný, aby pred ukončením auditu predložil dodatočné podporné dokumenty. Jedno z vyhlásení zaslaných advokátom sťažovateľa 16. augusta 2000 nebolo uspokojivé. Odvtedy sa Komisia snaží získať primeraný dokument od osoby, ktorá vyhlásenie vydala. Sťažovateľ si nikdy nesplnil svoje povinnosti, primerané podporné dokumenty neboli nikdy poskytnuté, preto nemohli byť schválené a v dôsledku toho finančné prostriedky neboli vyplatené.

5. Účtovná kniha (Grand Livre), ktorú má Komisia k dispozícii, je datovaná 13. júna 2000, v deň auditu, a vytlačila ju účtovníčka GERE na žiadosť H audítorov. Účtovník spoločnosti GERE zaslal 13. apríla 2000 účtovnú závierku za rok 1999; preto bola pôvodná účtovná kniha nevyhnutne pripravená pred týmto dátumom. Komisia napokon ponúkla právnikovi sťažovateľa možnosť nahliadnuť do dokumentov, ktoré má Komisia v držbe. Táto príležitosť sa nikdy nevyužila.

Pripomienky sťažovateľa

Európsky ombudsman postúpil stanovisko Európskej komisie sťažovateľovi s výzvou na vyjadrenie pripomienok. Sťažovateľ vo svojej odpovedi v zhrnutí uviedol:

1. Napriek jeho žiadostiam FI nikdy nezverejnil kópie GERE ani neumožnil nahliadnuť do FA a SA. Hoci sa tieto dokumenty uvádzajú ako prílohy k FinA, GERE ich nikdy nevidela. Komisia bola o tejto situácii informovaná. GERE však v tomto bode prijíma svoju vlastnú zodpovednosť.

2. Tento druh zmluvy s odkazmi na iné zmluvy zahŕňajúce tretie strany je mätúci. Na rozdiel od očakávaní Komisie sťažovateľ nepovažuje predmetný finančný nástroj za vysokokvalifikovaného odborníka. GERE mohla dúfať v lepšie monitorovanie spisu a domnieva sa, že Komisia by mala monitorovať činnosti finančných sprostredkovateľov.

3. GERE nikdy nebola proti auditu. Technické a finančné správy však boli predložené 5. augusta 1999. Odvtedy spoločnosť GERE nedostala od Komisie žiadnu písomnú pripomienku ani platbu. Hoci podľa osvedčených administratívnych postupov mohla Komisia priamo alebo FI písomne požiadať o všetky dodatočné informácie, GERE bola požiadaná o informácie ústne a pri viacerých ojedinelých príležitostiach. Okrem toho boli tieto žiadosti predložené až vtedy, keď sa skupina GERE spýtala na pokrok v spise.

4. GERE nedostala žiadne písomné závery ani predbežné závery o audite. Písomné žiadosti Komisie o informácie nasledovali po písomných žiadostiach GERE týkajúcich sa vrátenia jej účtovnej knihy. Hoci GERE opakovane žiadala Komisiu o výsledky auditu a vyplatenie finančných prostriedkov, sťažovateľ stále nevie o dôvodoch Komisie, prečo audit nedokončila.

5. Sťažovateľ sa domnieva, že nie je na Komisii, aby rozhodla, či poskytnutý dokument je originál alebo nie. V skutočnosti sa vždy, keď je kniha vytlačená, fakturuje spoločnosti GERE. Každá spoločnosť so sídlom v Luxembursku však musí viesť účtovnú knihu vo svojich priestoroch. Odmietnutie Komisie vrátiť knihu stojí GERE najmenej 100 EUR.

Sťažovateľ napokon vyjadruje poľutovanie nad tým, že všetky dôsledky nedostatkov v tomto projekte znáša najslabšia strana, t. j. GERE. Hoci GERE nebola informovaná o všetkých podmienkach zmluvy, nikdy neodmietla spolupracovať. Sťažovateľ vyjadruje poľutovanie nad tým, že v prípade GERE bol rozsudok vynesený pred vynesením rozsudku a že bol zaradený na čiernu listinu.

Ďalšie vyšetrovania

Dňa 2. mája 2001 sťažovateľ poskytol ombudsmanovi dôkazy týkajúce sa zápisu GERE na čiernu listinu Komisie. Sťažovateľ dostal fax zaslaný Spoločným výskumným centrom (JRC) Európskej komisie v Ispre, v ktorom ho informoval, že platba, ktorá sa má vykonať za iný projekt, bola zablokovaná, pretože GERE sa objavila na „čiernom zozname EÚ“.

Po dôkladnom zvážení tohto nového prvku sa ukázalo, že sú potrebné ďalšie vyšetrovania. Ombudsman preto požiadal Komisiu, aby ho informovala, či Komisia zablokovala platby GERE na základe nesporných zmlúv. Ombudsmanka sa okrem toho pýtala na fungovanie čiernej listiny, ktorú uviedol úradník Komisie.

Komisia vyjadrila poľutovanie nad formuláciou, ktorú použil jeden z jej úradníkov, keď sa zmienil o jej vnútornom systéme včasného varovania (EWS) zriadenom na žiadosť Európskeho parlamentu. Cieľom EWS je identifikovať príjemcov finančných prostriedkov Spoločenstva, ktorí sa dopustili administratívnych chýb alebo podvodov. Systém včasného varovania nezastaví platbu; len to sťažuje a vyžaduje si ďalšiu kontrolu zo strany zodpovedných útvarov. V prípade GERE došlo k poľutovaniahodným oneskoreniam. V júli sa Komisia ospravedlnila a zaplatila dlžné sumy v rámci nesporného projektu, ako aj oneskorené úroky.

Sťažovateľ sa domnieval, že spoločnosť GERE nebola nikdy informovaná o žiadnom podvode alebo administratívnej chybe, ktoré by boli dôvodom jej registrácie v systéme EWS. Sťažovateľ tvrdí, že úradníci Komisie bežne označujú systém EWS ako čiernu listinu a že jeho účinkom je blokovanie platieb. Okrem toho, ak systém včasného varovania nebol čiernym zoznamom, nemal by sa ako taký riešiť a registrované spoločnosti by mali byť písomne informované.

ROZHODNUTIE

1 Údajná nejasná zmluvná situácia vo vzťahu k Komisii

1.1 Sťažovateľ sa domnieval, že zmluvná situácia spoločností žiadajúcich o finančné prostriedky JOP voči Komisii je nejasná. GERE nikdy nepodpísala zmluvu s Komisiou a ukladá jej povinnosti.

1.2 Komisia tvrdila, že sťažovateľ nemohol nevedieť o svojich zmluvných záväzkoch voči Komisii. Všetky ustanovenia boli jasne uvedené v dohode o financovaní a v rámcových a osobitných dohodách, ktoré sú k nej pripojené.

1.3 Ombudsman poznamenáva, že sťažovateľ sa domnieva, že FI riadne neinformoval GERE o všetkých zmluvných ustanoveniach uplatniteľných na dohodu o financovaní. Sťažovateľ tiež pripustil svoju vlastnú zodpovednosť za tento aspekt prípadu. Zdá sa, že GERE uzavrela zmluvu bez toho, aby sa oboznámila s prílohami k tejto zmluve, ktorá obsahovala ustanovenia vytvárajúce povinnosti voči Komisii. Ombudsmanka sa preto domnieva, že neexistujú dôkazy o nesprávnom úradnom postupe Komisie, pokiaľ ide o tento aspekt prípadu.

2 Výmena informácií medzi GERE a Komisiou

2.1 Sťažovateľ sa domnieval, že spôsob šírenia informácií bol kontraproduktívny. Vzťahy medzi GERE a Komisiou sa väčšinou uskutočňovali prostredníctvom finančného nástroja. Preto nie je jasné, či bol sťažovateľ požiadaný o poskytnutie informácií, ktoré Komisia skutočne potrebovala.

2.2 Komisia tvrdila, že použitie FI zaručuje, že spis bude riešiť skúsený odborník.

2.3 Ombudsman poznamenáva, že v spise nie je žiadny dôkaz o tom, že systém využívania finančných sprostredkovateľov ako taký je zodpovedný za ťažkosti vo vzťahoch medzi GERE a Komisiou. Zdá sa, že Komisia aj sťažovateľ pripisujú časť zodpovednosti za nedostatky v obehu informácií FI. Ombudsmanka preto dospela k záveru, že neexistujú dôkazy o nesprávnom úradnom postupe Komisie, pokiaľ ide o tento aspekt prípadu.

3 Rozsah auditu

3.1 Sťažovateľ sa domnieval, že Komisia mala pri vykonávaní auditu obmedziť svoje vyšetrovanie na prvky spojené s financovaným projektom bez toho, aby kontrolovala celé podnikové účtovníctvo spoločnosti.

3.2 Komisia tvrdila, že rozsah auditu bol v súlade so zmluvnými záväzkami GERE.

3.3 Vzhľadom na zmluvné ustanovenia, najmä vzhľadom na príslušnú rámcovú dohodu, sa nezdá, že by Komisia prekročila svoje právomoci pri vykonávaní auditu GERE. Ombudsman preto dospel k záveru, že neexistuje prípad nesprávneho úradného postupu, pokiaľ ide o tento aspekt prípadu.

4 Neinformovanie GERE o výsledkoch auditu

4.1 Podľa sťažovateľa GERE nebola nikdy informovaná o výsledkoch auditu vykonaného 13. júna 2000.

4.2 Komisia sa domnievala, že audítori Komisie informovali GERE o predbežných záveroch 13. júna 2000. Príjemca však bol požiadaný, aby pred ukončením auditu predložil dodatočné podporné dokumenty. Napriek opakovaným žiadostiam sťažovateľ nikdy nesplnil svoje povinnosti, tieto dokumenty neboli nikdy poskytnuté, preto nemohli byť schválené a v dôsledku toho finančné prostriedky neboli vyplatené.

4.3 Ombudsman poznamenáva, že z predložených dokumentov sa nezdá, že by Komisia oboznámila sťažovateľa s dokumentmi, ktoré má poskytnúť, aby nezdržiavala rozhodnutie Komisie týkajúce sa vyplatenia finančných prostriedkov. Mohlo by to predstavovať prípad nesprávneho úradného postupu a ombudsman preto predloží návrh odporúčania v súlade s článkom 3 ods. 6 štatútu ombudsmana.

5 Odmietnutie vrátiť originály dokumentov, ktoré boli vyhotovené počas auditu

5.1 Sťažovateľ tvrdil, že Komisia odmietla vrátiť originály dokumentov, ktoré jej boli poskytnuté na účely uvedeného auditu.

5.2 Komisia tvrdila, že kniha, ktorú GERE poskytla audítorom a ktorú vedú útvary Komisie, nie je originálnym dokumentom. Vytlačený bol v deň konania auditu.

5.3 Ombudsman chápe, že Komisia od 13. júna 2000 a v súčasnosti používa na účely kontroly účtovnú knihu GERE za rok 1999. Hoci bol dokument vytlačený najmä na účely auditu, sťažovateľ tvrdí, že jeho spoločnosti bol za opätovné vydanie tohto dokumentu účtovaný značný poplatok. Sťažovateľ preto požiadal o vrátenie účtovnej knihy, ktorú považuje za majetok spoločnosti GERE.

5.4 Komisia neposkytla ombudsmanovi primerané vysvetlenie, prečo odmietla pokračovať vo svojej práci na fotokópii knihy a vrátiť GERE dokument vytlačený 13. júna 2000. Ombudsman preto predloží návrh odporúčania v súlade s článkom 3 ods. 6 štatútu ombudsmana.

6 Údajná registrácia GERE na čiernej listine a jej dôsledky

6.1 Sťažovateľ tvrdil, že GERE sa nachádza na čiernom zozname Komisie. Tým sa zablokovali všetky platby, ktoré mala Komisia vyplatiť GERE, a to aj na základe nesporných zmlúv.

6.2 Komisia vysvetlila, že platby sa oneskorili z dôvodu interného systému včasného varovania Komisie. Tento systém si vyžaduje ďalšiu kontrolu pred uskutočnením platieb príjemcom, ktorí sú zaregistrovaní v systéme EWS z dôvodu administratívnych chýb alebo podvodov. V prejednávanej veci bola GERE zaregistrovaná v systéme EWS z dôvodu ťažkostí súvisiacich so zmluvou podpísanou v rámci projektu JOP.

6.3 Ombudsmanka poznamenáva, že počas tohto vyšetrovania by sa mohli uskutočniť platby, ktoré sa majú vykonať v prospech GERE na základe nesporných zmlúv. Komisia poskytla ombudsmanovi primerané vysvetlenie, pokiaľ ide o dôvody registrácie GERE v systéme včasného varovania. Ombudsman preto dospel k záveru, že neexistujú žiadne dôkazy o nesprávnom úradnom postupe, pokiaľ ide o tento aspekt prípadu.

6.4 Ombudsman poznamenáva, že niektorí úradníci Komisie považujú systém včasného varovania za čiernu listinu, hoci Komisia uviedla, že to tak nie je. Ombudsman preto môže neskôr zvážiť prešetrenie všeobecného fungovania systému včasného varovania v rámci vyšetrovania z vlastnej iniciatívy.

7 Záver

Ombudsmanka sa domnieva, že prístup Komisie v tomto prípade viedol k prípadom nesprávneho úradného postupu. Ombudsman preto v súlade s článkom 3 ods. 6 štatútu ombudsmana predkladá Komisii tento návrh odporúčania:

Návrh odporúčania

Komisia by mala písomne informovať sťažovateľa o dokumentoch, ktoré má poskytnúť, aby Komisia mohla rozhodnúť o platbe v primeranej lehote. Okrem toho by Komisia mala vrátiť knihu sťažovateľa GERE za rok 1999 vytlačenú 13. júna 2000.

Komisia a sťažovateľ budú o tomto návrhu odporúčania informovaní. V súlade s článkom 3 ods. 6 štatútu ombudsmana Komisia zašle podrobné stanovisko do 28. februára 2002. Podrobné stanovisko by mohlo pozostávať z prijatia návrhu odporúčania ombudsmanky a opisu spôsobu jeho vykonávania.

 

Jacob SÖDERMAN

V Štrasburgu 4. decembra 2001

---

(1) Rozhodnutie Európskeho parlamentu 94/262 z 9. marca 1994 o predpisoch a všeobecných podmienkach upravujúcich výkon funkcie ombudsmana, Ú. v. ES L 113/15, 1994.