Vážený pán predseda,

V súvislosti s útočnou vojnou Ruska proti Ukrajine EÚ financuje dary vojenského vybavenia zo strany členských štátov EÚ Ukrajine prostredníctvom Európskeho mierového nástroja ^[1] a prijala právne predpisy zamerané na zvýšenie výroby munície s cieľom pomôcť členským štátom zachovať si rezervy a zároveň zabezpečiť dodávky munície na Ukrajinu [2]. 

EÚ vynaloží v rokoch 2021 až 2027 prostredníctvom Európskeho obranného fondu aj 8 miliárd EUR na doplnenie investícií členských štátov do výskumu a vývoja v oblasti bezpečnosti a obrany. Podľa nariadenia o Európskom obrannom fonde [3] je za rozhodnutie o pridelení týchto finančných prostriedkov zodpovedná Európska komisia. Pritom jej pomáhajú externí odborníci, ktorí prispievajú k hodnoteniu, etickému preskúmaniu a posudzovaniu odhadu rozpočtu návrhov.

Komisia musí vybrať odborníkov na základe ich zručností, skúseností a znalostí, pričom zohľadní úlohy, ktoré im budú pridelené, a snažiť sa zabezpečiť primeranú rotáciu odborníkov a primeranú rovnováhu medzi súkromným a verejným sektorom. Nezávislí experti by nemali hodnotiť, radiť ani pomáhať v záležitostiach, v súvislosti s ktorými majú akýkoľvek konflikt záujmov, najmä pokiaľ ide o ich postavenie v čase hodnotenia. Zvyčajne, keď Komisia vyberá a odmeňuje externých odborníkov, ktorí pomáhajú pri hodnotení návrhov, zoznamy odborníkov sa zverejňujú, čím sa umožňuje určitá verejná kontrola. Nariadenie o ERF sa však výslovne odchyľuje od tohto všeobecného pravidla tým, že totožnosť týchto expertov nie je zverejnená.[4] Preto je o to dôležitejšie, aby posúdenie konfliktu záujmov, ktoré vykonáva Komisia pri výbere expertov, bolo dôkladné.

V súvislosti s predchádzajúcou korešpondenciou na tému Európskeho obranného fondu ^[5] Komisia informovala môj úrad o svojom „podnikovom prístupe“k riadeniu konfliktu záujmov, ktorý sa podľa všetkého vo veľkej miere opiera o vlastné vyhlásenie vybraných odborníkov o konflikte záujmov (neexistencii akéhokoľvek konfliktu záujmov).

V tejto súvislosti som sa rozhodol začať vyšetrovanie s cieľom preskúmať, ako Komisia zabezpečuje, aby nedochádzalo ku konfliktom záujmov s externými odborníkmi, ktorí jej pomáhajú pri hodnotení návrhov projektov, posudzovaní etiky a odhadoch nákladov v rámci Európskeho obranného fondu.

Dospel som k záveru, že ako prvý krok by bolo užitočné dostať písomnú odpoveď Komisie na otázky uvedené v prílohe. Dovoľujem si Vás upozorniť, že odpoveď Komisie zverejním [6].

Zodpovedným vyšetrovateľom je pán Koen Roovers.

Bol by som Vám vďačný, keby ste mi odpoveď Komisie zaslali do 31. januára 2024.

Tvoje úprimné,

Emily O'Reilly
európska ombudsmanka

Štrasburg 10. novembra 2023

Príloha – Otázky pre Komisiu v OI/5/2023/KR

1. V súvislosti s predchádzajúcou korešpondenciou týkajúcou sa Európskeho obranného fondu ^[7] Komisia vysvetlila, že zamestnanci Komisie zodpovední za špecializované témy Európskeho obranného fondu vykonávajú predbežné kontroly neexistencie konfliktu záujmov pri predbežnom výbere odborníkov z interného riadenia expertov (EMI), databázy s profilmi odborníkov (ďalej len „fáza predbežného výberu“). Ďalej vysvetlila, že zamestnanci Komisie podávajú zodpovednému vedúcemu oddelenia interné správy o metóde, ktorá sa použila pri predbežnom výbere odborníkov, a to jednotlivo aj ako celku. Patria sem aspekty, ako je overovanie odborných znalostí, dostupnosť, zjavná absencia konfliktov záujmov a rozmanitosť zázemí.

Pred pridelením návrhov projektov v rámci Európskeho obranného fondu externým odborníkom na ich hodnotenie zamestnanci Komisie na základe životopisov odborníkov skontrolujú, či odborníci vymenovaní na posudzovanie návrhov nemajú rovnakého zamestnávateľa ako tí, ktorí žiadajú o financovanie (fáza predbežného prijatia návrhov).

a. Máj zamestnanci Komisie zapojení do týchto hodnotení:

• požiadať potenciálnych odborníkov o dodatočné informácie s cieľom lepšie pochopiť, či existujú riziká konfliktu záujmov? Ak áno, uveďte niekoľko príkladov.
• používať verejne dostupné materiály na krížové odkazy alebo overovanie aspektov, alebo sa spoliehajú výlučne na informácie poskytnuté odborníkmi (alebo v reakcii na ne)?

Aké informácie musia odborníci vyplniť pri online registrácii?[8] Uveďte príslušný vzor.

Ak sú odborníci povinní nahrať životopis, predpisuje Komisia určitý formát/minimálne informácie, ktoré sa majú poskytnúť?

Mohla by Komisia bližšie vysvetliť, ako sa prvky uvedené v kapitole 2 o „nestrannosti“ platného kódexu správania pre odborníkov [9] posudzujú vo fáze predbežného výberu?

2. V súvislosti s predchádzajúcou korešpondenciou na tému Európskeho obranného fondu [10] sa ukázalo, že Komisia uplatňuje „podnikový prístup“ k riadeniu konfliktu záujmov, ktorý sa vo veľkej miere opiera o vlastné vyhlásenie vybraných odborníkov o konflikte záujmov (neexistencii akéhokoľvek konfliktu záujmov).

a. Ako často odborníci doteraz sami deklarovali konflikty záujmov? Uveďte údaje za každé ročné kolo výdavkov [11].

Podobne, ako často boli odborníci vylúčení z hodnotenia návrhov? Uveďte údaje za každé ročné kolo výdavkov.

3. Ak sa zistí konflikt záujmov, ktorý by za normálnych okolností viedol k vylúčeniu experta [12], zamestnanci Komisie môžu rozhodnúť o ponechaní experta, ak sú splnené tieto tri kumulatívne podmienky:

• odborník pracuje na inom oddelení/laboratóriu/inštitúte, ako je oddelenie/laboratórium, na ktorom sa má opatrenie vykonať, a
• oddelenia/laboratóriá/inštitúty v rámci príslušnej organizácie pôsobia s vysokým stupňom samostatnosti a
• iii. účasť je odôvodnená požiadavkou vymenovať najlepších dostupných odborníkov a obmedzenou veľkosťou skupiny kvalifikovaných odborníkov.“

Ako často boli v hodnotiacich komisiách ponechaní odborníci s konfliktom záujmov [13]?

Podobne vydala Komisia usmernenia pre zamestnancov zapojených do riadenia situácií konfliktu záujmov, a to aj pokiaľ ide o to, ako uplatňovať diskrečnú právomoc pri uplatňovaní výnimky z vylúčenia? Ak áno, poskytnite kópiu tohto usmernenia spolu s odpoveďou.

4. Za konflikt záujmov sa môžu považovať tieto situácie, ak tak rozhodnú zamestnanci Komisie „vzhľadom na objektívne okolnosti, dostupné informácie a potenciálne riziká“:

i. zamestnanie znalca jedným zo žiadateľov (alebo prepojenými tretími stranami alebo inými tretími stranami zapojenými do akcie) v posledných troch rokoch

ii. účasť odborníka na zmluve, [..] alebo členstvo v riadiacich štruktúrach (napr. člen riadiacej alebo poradnej rady atď.) alebo výskumná spolupráca so žiadateľom, prepojenou treťou stranou alebo inou treťou stranou zapojenou do akcie v posledných troch rokoch

iii) akákoľvek iná situácia, ktorá by mohla spochybniť jeho schopnosť nestranne sa zúčastniť na hodnotení alebo ktorá by sa mohla odôvodnene javiť ako nestranná v očiach externej tretej strany [14].

a. Je na základe vzorovej zmluvy správne, že ak sa vyskytne jeden alebo viacero z týchto prípadov, príslušní zamestnanci Komisie sa môžu rozhodnúť vylúčiť odborníka z hodnotenia príslušného návrhu alebo aj v prípade konkurenčných návrhov alebo celej výzvy a v prípade potreby ho nahradiť a zorganizovať prehodnotenie?

Koľko prípadov Komisia identifikovala ako prípady, na ktoré sa vzťahujú body i) až iii) vyššie? Uveďte údaje za každé ročné kolo výdavkov.

V koľkých z týchto prípadov boli odborníci s konfliktom záujmov vylúčení z hodnotiacich komisií? Uveďte údaje za každé ročné kolo výdavkov.

Vydala Komisia usmernenia pre zamestnancov, ktorí vykonávajú toto posúdenie konfliktu záujmov, a to aj pokiaľ ide o to, ako uplatniť diskrečnú právomoc pri ponechaní potenciálne konfliktných odborníkov v hodnotiacich komisiách? Ak áno, poskytnite kópiu tohto usmernenia spolu s odpoveďou.

Dostala Komisia upozornenia, napríklad od iných odborníkov, žiadateľov alebo tretích strán, pokiaľ ide o riziká konfliktu záujmov, okrem vlastných vyhlásení odborníkov? Ak áno, uveďte príklady a údaje pre každé ročné kolo výdavkov.

Poskytuje Komisia ďalšie možnosti na vznesenie takýchto upozornení?

Sú odborníci informovaní o platných pravidlách oznamovania nekalých praktík? Ak áno, ako?

Je možné, aby Komisia vykonávala audity alebo preskúmania ex post s cieľom zabezpečiť, aby vymenovaní odborníci neboli v rozpore?

6. Podáva Komisia správy o akýchkoľvek otázkach týkajúcich sa konfliktov záujmov mimo Komisie, napríklad programovému výboru (zástupcom členských štátov EÚ) alebo Európskemu parlamentu?

[1] Európsky mierový nástroj je založený na rozhodnutí, ktoré prijala Rada. Pozri: https://www.consilium.europa.eu/en/policies/european-peace-facility/.

[2] Pozri akt na podporu výroby munície (ASAP): https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=uriserv%3AOJ.L_.2023.185.01.0007.01.ENG&toc=OJ%3AL%3A2023%3A185%3ATOC.

[3] Nariadenie 2021/697, ktorým sa zriaďuje Európsky obranný fond, pozri: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2021/697/oj.

[4] Pozri článok 26 ods. 2 nariadenia 2021/697 v spojení s poznámkou pod čiarou č. 2.

[5] Pozri: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/172253.

[6] Ak chcete predložiť dokumenty alebo informácie, ktoré považujete za dôverné a ktoré by sa nemali zverejniť, označte ich ako dôverné. Zašifrované e-maily možno zaslať do našej osobitnej e-mailovej schránky. Informácie a dokumenty tohto druhu sa vymažú zo spisov európskeho ombudsmana krátko po skončení vyšetrovania.

[7] Pozri: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/172253.

[8] Pozri: https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/portal/screen/work-as-an-expert.

[9] Pozri situácie uvedené v písmene a) na stranách 1 až 5 prílohy 1 k vzorovej zmluve pre znalcov: https://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/experts_manual/h2020-experts-mono-contract_en.pdf.

[10] Pozri: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/172253.

[11] Komisia prijala rozhodnutia týkajúce sa dvoch ročných kôl výdavkov:

· 20. júla 2022: https://defence-industry-space.ec.europa.eu/funding-and-gants/calls-proposals/european-defence-fund-2021-calls-proposals-results_en;

· 26. júna 2023: https://defence-industry-space.ec.europa.eu/funding-and-gants/calls-proposals/result-edf-2022-calls-proposals_en#:~:text=Po%20second%20calls%20pre,Million%20sú%20vybrané%20pre%20financovanie

[12] Pozri situácie uvedené v prílohe I „Kódex správania“, 2.1 písm. a) na strane 2 vzorovej zmluvy pre expertov: https://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/experts_manual/h2020-experts-mono-contract_en.pdf.

[13] Podľa článku 2.1 písm. a) prílohy 1 k vzorovej zmluve pre znalcov, pozri poznámku pod čiarou č. 7.

[14] Napríklad.