Opatrenia týkajúce sa diaľkovej inšpekcie

Účel kontroly dokumentov

Ombudsmanka 6. júna 2024 požiadala o nahliadnutie do týchto dokumentov:

• Akákoľvek dokumentácia obsahujúca posúdenia Komisie týkajúce sa konfliktov záujmov uvedených v otázkach 2a a 4b, ako sa uvádza v prílohe k listu z 10. novembra 2023.[1]
• Tri spisy, v ktorých experti neoznámili žiadne (potenciálne) konflikty záujmov, ale Komisia identifikovala problém, ktorý sa snažila objasniť.
• Metodika hodnotenia ERF, v ktorej sa stanovujú pravidlá a zásady procesu hodnotenia návrhov ERF prijaté zodpovedným povoľujúcim úradníkom.

Komisia 27. júna 2024 poskytla 15 dôverných dokumentov v reakcii na žiadosť ombudsmanky.

Kontrolované dokumenty 

Komisia predložila na nahliadnutie tieto dôverné dokumenty:

• Dokument 1 je titulnou stranou dokumentu Komisie Odborníci na výzvy ERF na rok 2023;
• Dokument 2 obsahuje štatistické údaje o expertoch pre výzvy ERF na rok 2023, ktoré zahŕňajú údaje do roku 2023 vrátane údajov o (potenciálnych) konfliktoch záujmov;
• Dokumenty 3 – 11 sú interné poznámky obsahujúce posúdenia Komisie týkajúce sa deklarovaných potenciálnych konfliktov záujmov z rokov 2022 a 2023;
• Dokumenty 12 a 13 sú žiadosťami Komisie o objasnenie v prípadoch, keď nebol vyhlásený žiadny konflikt záujmov, ale napriek tomu bol zistený;
• Dokument 14 je príkladom predchádzajúceho programu ERF EDIDP [2], z ktorého podľa Komisie vyplýva, že v tom čase mal podobnú prax ako riziká konfliktov;
• Dokument 15 je internou metodikou GR DEFIS.

Súvislosti

Konflikty záujmov externých expertov vymenovaných na účely výzvy ERF na rok 2023 sa posudzujú v piatich fázach procesu hodnotenia. Patria sem predbežné posúdenia, ktoré vykonáva Komisia na základe záznamov v databáze s informáciami o odborníkoch alebo krížovou kontrolou životopisov odborníkov s návrhmi. Komisia posudzuje aj potenciálne konflikty záujmov, ktoré odborníci deklarovali.

Inšpekcia

Štatistické údaje

Dokument 1 je snímka obrazovky týkajúca sa výzvy na rok 2023 pre expertov v rámci ERF, ktorá je trvalo otvorená.

V dokumente 2 sa stanovujú určité štatistické údaje pre výzvu ERF na rok 2023.

Vlastne deklarované potenciálne konflikty záujmov

Dokumenty 3 - 11 sa týkajú posúdení Komisie týkajúcich sa možných konfliktov záujmov, ktoré experti oznámili Komisii po prijatí návrhov na hodnotenie [3].

Tieto posúdenia zahŕňajú (niektoré) tieto prvky (prístup Komisie nie je úplne konzistentný):

1. zhrnutie skutočností uvedených vo vyhlásení vrátane odbornej činnosti expertov, ktorá môže byť v rozpore s úlohami pridelenými pri hodnotení návrhov v rámci Európskeho obranného fondu;

2. O rôznych možnostiach konfliktu záujmov v časti nazvanej „Kvalifikácia“. Komisia rozlišuje medzi:

a) Priame konflikty záujmov [4], ktoré po určení automaticky vylučujú odborníkov na všetky návrhy vo výzve alebo na ich časť. K priamemu konfliktu záujmov dochádza, keď odborník: i) podieľa sa na príprave návrhov, ii) je súčasťou riadenia žiadateľov a/alebo iii) je zamestnaný žiadateľmi alebo s nimi má uzavretú zmluvu [5].

b) Nepriame konflikty záujmov [6], ktoré po určení automaticky vylučujú aj odborníkov na všetky návrhy vo výzve alebo na ich časť. K nepriamemu konfliktu záujmov dochádza, keď odborník: i) bol zapojený do prípravy akéhokoľvek návrhu predloženého v rámci výzvy, ii) bol by prínosom, ak by bol akýkoľvek návrh predložený v rámci výzvy zamietnutý alebo prijatý, a/alebo iii) mal úzke rodinné väzby alebo úzke osobné vzťahy s osobami zapojenými do prípravy akýchkoľvek návrhov predložených v rámci výzvy s osobou, ktorá by bola prínosom, ak by bol takýto návrh prijatý alebo zamietnutý.

c) Potenciálne konflikty záujmov [7], ktoré, ak sa určia, ponechávajú Komisii diskrečnú právomoc, pokiaľ ide o prijatie alebo neprijatie zmierňujúcich opatrení.

K možným konfliktom záujmov dochádza, keď odborník: i) zamestnaný subjektom zapojeným do návrhov za posledné tri roky, ii) zapojený do zmluvy, grantu, ceny alebo členstva v riadiacich štruktúrach alebo výskumnej spolupráce so žiadateľom, prepojenou treťou stranou alebo inou treťou stranou zapojenou do akcie za posledné tri roky alebo iii) akákoľvek iná situácia, ktorá by mohla spochybniť schopnosť odborníka nestranne sa zúčastniť na hodnotení alebo ktorá by sa mohla odôvodnene javiť ako nestranná v očiach externej strany.

Expertov možno vylúčiť z hodnotenia všetkých návrhov, ktorých účastníkom je dotknutý žiadateľ, alebo z hodnotenia všetkých návrhov výzvy.

3. Posúdenie Komisie sa uzatvára „pozíciou útvarov“.

V prípade výziev v rámci ERF 2021 Komisia dospela k záveru, že na jedného nezávislého experta na hodnotenie sa vzťahuje písmeno c) bod ii) (dokument 3) a na troch nezávislých expertov na hodnotenie sa vzťahuje písmeno c) bod iii) (dokumenty 4, 5 a 6). V týchto prípadoch Komisia vylúčila odborníka z návrhu s cieľom zmierniť možné náročné názory a zachovať integritu hodnotenia z hľadiska dobrej povesti.

V prípade výziev v rámci ERF 2022 Komisia dospela k záveru, že jeden nezávislý expert na hodnotenie patrí do uvedeného písmena c) bodu ii) (dokument 7) a štyria nezávislí experti do uvedeného písmena c) bodu iii) (dokumenty 8, 9, 10 a 11). Rozhodla sa vylúčiť odborníkov z hodnotenia týchto návrhov.

Identifikácia neoznámených konfliktov záujmov a proaktívne zmierňovanie rizík

Dokumenty 12 a 13 sa týkajú prípadov, keď sa Komisia z vlastnej iniciatívy snažila objasniť, či došlo ku konfliktu záujmov. Komisia identifikovala predmetné prípady v čase vytvorenia užšieho zoznamu odborníkov, ktorí by mohli vyhodnotiť výzvy na základe ich životopisov [8].

Komisia predložila dokument 14 s cieľom preukázať ombudsmanke, že zaujala rovnaký prístup v programe EDIDP (pozri poznámku pod čiarou č. 2), ktorý bol predchádzajúcim programom ERF.

Vo všetkých troch prípadoch bol dotknutý odborník vylúčený z výzvy, pretože dotknutý zamestnávateľ/dotknutá organizácia bola uchádzačom vo výzve, ktorá patrí do jednej z troch kategórií priameho konfliktu záujmov.

Metodika

Dokument 15 je interná metodika GR DEFIS. V tomto dokumente sa potvrdzujú kroky, ktoré Komisia stanovila pri odpovedi ombudsmanovi s cieľom zabrániť konfliktom záujmov pri hodnotení návrhov ERF.

Brusel 25. novembra 2024

Jennifer kráľ Koen Roovers

referent pre otázky právnych expertov

[1] Pozri list ombudsmanky, ktorý je k dispozícii tu: https://www.ombudsman.europa.eu/en/opening-summary/en/177626 a odpoveď Komisie z 8. apríla 2024, ktorá je k dispozícii tu: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/185435.

[2] Viac informácií o Programe rozvoja európskeho obranného priemyslu (EDIDP) nájdete na: https://defence-industry-space.ec.europa.eu/eu-defence-industry/european-defence-industrial-development-programme-edidp_en.

[3] Tieto posúdenia sa uskutočnili počas toho, čo Komisia vo svojej odpovedi z 8. apríla 2024 označila ako „krok 6“, pozri: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/185435.

[4] Pozri článok 2 ods. 1 písm. a) uplatniteľného kódexu správania, ktorý je k dispozícii tu: https://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/experts_manual/h2020-experts-mono-contract_en.pdf.

[5] Vo výnimočných prípadoch, keď nie sú k dispozícii žiadni iní odborníci s podobnými odbornými znalosťami, sa odborníci, o ktorých sa zistilo, že sú v priamom konflikte záujmov, môžu stále zúčastňovať na hodnotení, ale zostávajúci odborníci musia byť informovaní. Odborník môže byť ponechaný ako hodnotiteľ, ak

• odborník pracuje na inom oddelení/laboratóriu/inštitúte, ako je oddelenie/laboratórium zúčastňujúce sa na výzve, a

• oddelenia/laboratóriá/inštitúty v rámci príslušnej organizácie pôsobia s vysokým stupňom samostatnosti a

• účasť je odôvodnená požiadavkou vymenovať najlepších dostupných odborníkov a obmedzenou veľkosťou skupiny kvalifikovaných odborníkov.

Tento krok je podrobne opísaný v kódexe správania, ktorý je súčasťou zmluvy, ktorú experti podpisujú, ale nie v posúdeniach Komisie týkajúcich sa potenciálnych konfliktov záujmov.

[6] Pozri článok 2 ods. 1 písm. b) uplatniteľného kódexu správania.

[7] idem, na konci článku 2 ods. 1.

[8] Tieto výmeny sa uskutočnili počas toho, čo Komisia vo svojej odpovedi z 8. apríla 2024 označila ako „kroky 3 a 4“, pozri: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/185435.