Prítomný

Zástupcovia sekretariátu registra transparentnosti EÚ

koordinátor sekretariátu registra transparentnosti, Európska komisia

vedúci tímu, Európsky parlament

– odborný referent, Rada EÚ

vedúci tímu, Európska komisia

odborná referentka, Európska komisia

právny administrátor, Európsky parlament

–vyšší expert, Generálny sekretariát, Európska komisia

Zástupcovia európskeho ombudsmana

pani Jennifer King, právna expertka

- Francesca Abbo, vyšetrovateľka

pán Michał Krajewski, vyšetrovateľ

- Pani Natalia Chiner Ridaura, stážistka pre otázky

Cieľ stretnutia

Účelom stretnutia bolo, aby vyšetrovací tím ombudsmanky získal vysvetlenia o tom, ako sekretariát registra transparentnosti EÚ vybavuje sťažnosti a vykonáva vyšetrovania údajného nedodržiavania kódexu správania zaregistrovaným subjektom, a konkrétnejšie vo vzťahu k subjektom dotknutým v tomto prípade.

Úvod a procedurálne informácie

Vyšetrovací tím ombudsmanky sa predstavil, poďakoval zástupcom sekretariátu registra transparentnosti EÚ (sekretariátu) za stretnutie s nimi a uviedol účel stretnutia. Načrtli právny rámec, ktorý sa vzťahuje na stretnutia ombudsmana, najmä to, že ombudsman bez predchádzajúceho súhlasu sekretariátu nezverejní žiadne informácie, ktoré sekretariát označil za dôverné, ani sťažovateľovi, ani žiadnej inej osobe mimo úradu ombudsmana ^[1].

Vyšetrovací tím vysvetlil, že vypracuje správu o stretnutí, ktorá sa zašle sekretariátu a sťažovateľovi. Do správy by sa nezahrnuli žiadne dôverné informácie, ani by sa inak neposkytli sťažovateľovi ani žiadnej tretej strane.

Výmena informácií

1) Ako sekretariát vedie vyšetrovania

a) Všeobecné informácie

Vyšetrovací tím ombudsmanky požiadal sekretariát, aby vysvetlil, ako vedie vyšetrovania sťažností týkajúcich sa údajného nedodržiavania kódexu správania zaregistrovanými subjektmi.

Sekretariát objasnil kroky postupu vybavovania sťažností, ako sa stanovuje v prílohe III k Medziinštitucionálnej dohode o povinnom registri transparentnosti [2] (MID), ktorá predstavuje právny základ pre vyšetrovania vykonávané sekretariátom.

Sekretariát vysvetlil, že štruktúra tohto postupu je komplexne a podrobne stanovená v MID. Objasnila, že ako prvý krok sekretariát preskúma prípustnosť sťažnosti a potom informuje sťažovateľov. Ak sa sťažnosť považuje za prípustnú, dotknutý registrujúci sa dostane oznámenie, kópiu sťažnosti a požiada sa o poskytnutie odôvodnenej odpovede do 20 pracovných dní. Na základe posúdenia sťažnosti sekretariát vypracuje formálnu správu obsahujúcu zistenia vyšetrovania, na ktorých sa dohodnú útvary pre transparentnosť troch inštitúcií prevádzkujúcich register transparentnosti – Európskeho parlamentu, Európskej komisie a Rady EÚ. Sekretariát tiež vysvetlil, že v priebehu vyšetrovania podniká všetky kroky potrebné na účinnú spoluprácu a získanie potrebných objasnení od príslušných zaregistrovaných subjektov.

Sekretariát objasnil, že pri každom vyšetrovaní je jedna z inštitúcií označená ako „chef de file“ a preberá vedúcu úlohu pri vyšetrovaní. Toto určenie závisí od pracovného zaťaženia a počtu prijatých sťažností. Sekretariát vysvetlil, že hoci jedna z inštitúcií preberá vedúcu úlohu, všetky rozhodnutia v rámci vyšetrovacieho procesu sa prerokúvajú so zástupcami všetkých troch inštitúcií a prijímajú sa konsenzom. Tieto diskusie sa uskutočňujú v kontexte technických stretnutí, na ktorých zástupcovia všetkých troch inštitúcií prerokúvajú a schvaľujú posúdenie, ktoré vykonala vedúca inštitúcia. Sekretariát vysvetlil, že rozhodnutia prijaté vo všetkých fázach sa oznamujú listami podpísanými koordinátorom sekretariátu. Sekretariát poznamenal, že pri vyšetrovaní sa vždy snaží byť čo najobjektívnejší, najmä preto, že medzi sťažovateľmi a dotknutými zaregistrovanými subjektmi často existuje napätie.

Sekretariát vysvetlil, že od prijatia novej MID v roku 2021 im bol doručený čoraz väčší počet sťažností, keďže prijali opatrenia na zvýšenie informovanosti o registri transparentnosti. Konkrétnejšie informácie o počte sťažností sú k dispozícii vo výročných správach o fungovaní registra transparentnosti [3].

b) výhrady, o ktoré ide v prejednávanej veci

Pokiaľ ide o dve predmetné sťažnosti, zástupcovia sekretariátu potvrdili, že všetky procesné kroky stanovené v MID boli riadne dodržané a že dotknuté zaregistrované subjekty konštruktívne spolupracovali a aktualizovali informácie poskytnuté v registri po tom, ako sekretariát identifikoval niektoré problémy s kvalitou údajov.

Vyšetrovací tím ombudsmanky poznamenal, že správy o zisteniach sekretariátu obsahovali obmedzené informácie. Sekretariát potvrdil, že do správ bol zahrnutý celý rozsah posúdenia sťažností. Sekretariát vysvetlil, že v správe nie je zahrnutý celý obsah diskusií o sťažnostiach ako taký, ale správy obsahujú všetky zistenia vyplývajúce z vyšetrovaní, ako sa vyžaduje v prílohe III k MID.

Sekretariát objasnil, že dĺžka správ závisí od povahy tvrdení uvedených v sťažnosti. Uviedla, že zatiaľ čo niektoré sťažnosti sú zložitejšie, a preto vedú k rozsiahlejším správam, iné, ako sú dve predmetné sťažnosti, sú jednoduchšie a vedú k kratším posúdeniam a správam.

2) Súvislosť monitorovacej úlohy sekretariátu s jeho vyšetrovacími právomocami

Zatiaľ čo monitorovacie činnosti a vyšetrovania sekretariátu sú zamerané na zlepšenie kvality údajov zaregistrovaných subjektov, majú dve samostatné funkcie. Sekretariát monitoruje celý obsah registra, v ktorom je zaregistrovaných viac ako 12 000 subjektov. Monitorovacie právomoci zahŕňajú vykonávanie kontrol oprávnenosti a kvality nových žiadostí o registráciu a cielených kontrol kvality, napríklad vo vzťahu k ročným prioritám registra. Hoci monitorovanie súvisí s funkciou registra v oblasti kvality údajov, vybavovanie sťažností sa týka možného nedodržania ktoréhokoľvek bodu kódexu správania stanoveného v prílohe I k MID vrátane kvality údajov [písmeno f)], ktorý obsahuje všeobecné etické pravidlá a zásady, ktoré musia zaregistrované subjekty dodržiavať pri interakcii s inštitúciami EÚ.

3) Ako sekretariát kontroluje pravdivosť informácií poskytnutých zaregistrovanými subjektmi v priebehu vyšetrovania

Vyšetrovací tím ombudsmanky požiadal sekretariát, či pri zhromažďovaní informácií na vypracovanie svojich zistení požiada zaregistrované subjekty o podporné dokumenty na zabezpečenie pravdivosti poskytnutých informácií.

Sekretariát objasnil, že jeho hlavnou právomocou v súvislosti s vyšetrovaním je požiadať zaregistrované subjekty o dodatočné informácie alebo objasnenie. Sekretariát ako taký môže požiadať zaregistrované subjekty, aby odpovedali na konkrétne otázky týkajúce sa sťažnosti. V niektorých prípadoch sekretariát požiada zaregistrované subjekty, aby poskytli dokumenty na podporu poskytnutých odpovedí a umožnili sekretariátu vyvodiť závery o prípade.  

Sekretariát uviedol, že nemôže nútiť subjekt, aby poskytol informácie alebo dokumentáciu, ale subjekty sú podľa kódexu správania povinné spolupracovať so sekretariátom, a ak tak neurobí, je to porušenie kódexu správania, ktoré môže viesť k výmazu z registra.

Sekretariát objasnil, že sa nespolieha výlučne na odpovede a dokumenty, ktoré poskytli zaregistrované subjekty, ale môže podniknúť ďalšie kroky na potvrdenie presnosti poskytnutých informácií. To zahŕňa kontrolu poskytnutých informácií na základe všetkých dostupných zdrojov vrátane vyhľadávania dostupných informácií online. Sekretariát môže interne konzultovať aj s inými útvarmi inštitúcií EÚ, ktoré môžu mať relevantné informácie o subjekte.

Sekretariát však poznamenal, že hoci register vykonáva mnoho kontrol kvality, sekretariát nemá prostriedky na overenie správnosti informácií poskytnutých všetkými zaregistrovanými subjektmi. Bez ohľadu na skutočnosť, že register je dobrovoľným systémom, je v najlepšom záujme registrujúcich sa, aby poskytovali presné údaje, keďže bez zápisu do registra nie sú schopní vykonávať určité druhy činností zastupovania záujmov, na ktoré sa vzťahuje táto dohoda a ktoré inštitúcie EÚ podmienili predchádzajúcou registráciou.

Vyšetrovací tím ombudsmanky sa opýtal, či sekretariát v súvislosti s vyšetrovaniami požiada vnútroštátne orgány o informácie o dotknutých zaregistrovaných subjektoch. Sekretariát vysvetlil, že v tejto súvislosti nespolupracuje s vnútroštátnymi orgánmi. Poznamenala, že sekretariát má právomoc zaoberať sa len záležitosťami súvisiacimi s činnosťami, na ktoré sa vzťahuje táto dohoda, ktoré sú lobistickými činnosťami na úrovni EÚ. To znamená, že spolupráca s vnútroštátnymi orgánmi by v tejto súvislosti s najväčšou pravdepodobnosťou neposkytla užitočné informácie, keďže informácie zhromaždené vnútroštátnymi orgánmi sa zameriavajú inak. Okrem toho by to pravdepodobne spôsobilo problémy s ochranou údajov.

Pokiaľ ide o konkrétne sporné sťažnosti, vyšetrovací tím ombudsmana sa spýtal sekretariátu, či si vyžiadal podporné dokumenty od zaregistrovaných subjektov, najmä vo vzťahu k združeniu, jeho členom a právnemu postaveniu.

Pokiaľ ide o jeho právne postavenie, sekretariát vysvetlil, že nepožaduje podporné dokumenty, keďže právna forma zaregistrovaných subjektov nie je relevantná pre zápis do registra. Sekretariát zdôraznil, že MID sa týka len činností, na ktoré sa vzťahuje táto dohoda, a že zásada podmienenosti sa vzťahuje len na určité druhy činností, na ktoré sa vzťahuje táto dohoda. Sťažnosti by sa preto mali zamerať na tieto zahrnuté činnosti pri oznamovaní údajných porušení kódexu správania. Predmetná sťažnosť sa netýkala právneho postavenia združenia, takže táto otázka nebola prešetrená.

Pokiaľ ide o členstvo v združení, sekretariát vysvetlil, že takéto informácie sú zvyčajne dostupné na webovom sídle zaregistrovaného subjektu. Združenie v tomto prípade poskytlo odkaz na svoj manifest. Webová stránka informuje, že tento manifest podporujú jednotlivci pochádzajúci z rôznych prostredí. Zástupcovia sekretariátu potvrdili, že sa budú zaujímať o členstvo zaregistrovaného subjektu, ak sťažnosť vyvolá obavy v tejto súvislosti.

Vyšetrovací tím ombudsmanky sa opýtal, či sa považuje za relevantné na určenie príslušnosti oboch subjektov, že aliancia neposkytla informácie o signatároch manifestu, keďže tieto informácie neboli dostupné na webovom sídle. Sekretariát vysvetlil, že sa domnieva, že tieto informácie nie sú relevantné vzhľadom na rozsah sťažnosti.

4) Ako sekretariát určuje príslušnosť subjektov v registri

Sekretariát poznamenal, že pri registrácii sa od zaregistrovaných subjektov vyžaduje, aby poskytli informácie o svojom členstve a príslušnosti. Vo vykonávacích usmerneniach sa uvádza, aký druh informácií majú registrujúci poskytnúť v týchto oddieloch.

Sekretariát vysvetlil, že zatiaľ čo zaregistrovanými subjektmi môžu byť podľa definície právnické osoby alebo fyzické osoby, sekretariát môže požiadať len fyzické osoby registrované ako samostatne zárobkovo činné osoby, aby oznámili svoje osobné činnosti a prípadné členstvo a/alebo príslušnosť. Pojem „pridruženie“ preto nemožno vykladať v zmysle individuálneho členstva, ale len v zmysle vzťahov medzi subjektmi, napr. ak je spoločnosť členom odborovej organizácie alebo ak je združenie súčasťou širšieho zastrešujúceho združenia.

Sekretariát sa preto domnieva, že ak je tá istá osoba členom alebo zamestnancom dvoch subjektov, tieto dva subjekty by sa v registri nepovažovali za prepojené subjekty. To isté platí v prejednávanej veci, keď vedúci poradenskej spoločnosti je tiež zakladateľom združenia. Sekretariát tiež zdôraznil, že dvaja registrujúci sa žiadnym spôsobom nezatajili, že ich vedie tá istá osoba, keďže tieto údaje sa viditeľne uvádzajú v príslušných registračných formulároch dvoch registrujúcich sa, ktorých sa sťažnosti týkajú. Sekretariát však pripustil, že tento odkaz by bol identifikovateľný len vtedy, ak by sa vyhľadávalo s použitím mena príslušnej osoby, a nie s odkazom na meno poradenskej spoločnosti alebo aliancie.

Sekretariát v odpovedi na otázku vyšetrovacieho tímu ombudsmanky ďalej vysvetlil, že nie je k dispozícii vymedzenie toho, čo je „pridruženie“. Ide o široko koncipovaný pojem, ktorý nemá striktnú právnu definíciu. Keďže register je nástrojom transparentnosti, neuplatňuje sa v ňom formalistické vymedzenie príslušnosti. Sekretariát sa odvolal na vypracované usmernenia, ktoré poskytujú zaregistrovaným subjektom usmernenia o tom, aké informácie by sa mali zahrnúť do registra.

Vyšetrovací tím ombudsmanky sa opýtal, ako by jej registrácia úradníka zodpovedného za politiku ako „samostatne zárobkovo činnej osoby/žiadneho“umožnila primerane identifikovať subjekt, ktorý zastupovala vzhľadom na písmená a), n) a o) kódexu správania, a ako to sekretariát považoval za vhodnú registráciu.

Sekretariát vysvetlil, že táto otázka nepatrí do pôsobnosti registra transparentnosti. Objasnilo sa v ňom, že účastníci podujatia organizovaného Parlamentom nemusia byť zaregistrovaní v registri, aby sa mohli zúčastniť na podujatí. Účasť na verejnom podujatí ako taká si nevyžaduje registráciu v registri transparentnosti. Sekretariát ďalej objasnil, že lobizmus sa väčšinou vykonáva v kontexte stretnutí, na ktorých sa zástupcovia záujmových skupín zameriavajú na ovplyvňovanie tvorby alebo vykonávania politiky alebo právnych predpisov alebo rozhodovacích procesov inštitúcií EÚ. Samotná účasť na podujatiach vo všeobecnosti nepatrí do týchto zahrnutých činností, pretože nemá rovnaký cieľ. Sekretariát sa preto domnieval, že tento prvok predmetných sťažností nepatrí do rozsahu pôsobnosti kódexu správania MID, a teda do jeho vyšetrovacej právomoci.

Sekretariát takisto potvrdil, že aspekt sťažnosti týkajúci sa možného zneužitia akreditovaného prístupu zamestnancov poradenskej spoločnosti do Parlamentu v záujme združenia tiež nepatrí do jeho pôsobnosti. Sekretariát zistil, že ide skôr o to, ako Parlament udeľuje akreditáciu zástupcom subjektov, a že to nie je súčasťou kódexu správania uvedeného v prílohe I k MID.

Vyšetrovací tím ombudsmanky poznamenal, že sekretariát sťažovateľovi nevysvetlil, že tieto aspekty sú neprípustné. Sekretariát vysvetlil, že sa zaoberá prípustnosťou sťažností ako celku, ako sa stanovuje v MID [4], bez rozlišovania medzi prípustnými a neprípustnými aspektmi. Sekretariát preto uznal, že sťažovateľ nebol informovaný o tom, že sekretariát považuje účasť na podujatí alebo tvrdenie týkajúce sa zneužitia parlamentného prístupu za neprípustné. Sekretariát však poznamenal, že sťažovateľovi na požiadanie poskytol určité dodatočné objasnenie a na požiadanie by rád poskytol viac informácií o tom, ako vybavoval sťažnosti.

Záver zasadnutia

Vyšetrovací tím poďakoval zástupcom sekretariátu registra transparentnosti EÚ za ich čas a poskytnuté vysvetlenia a stretnutie sa skončilo.

Brusel 20. júna 2023

Jennifer kráľ Francesca Abbo

referent pre otázky právnych expertov

[1] Článok 4.8 vykonávacích predpisov európskeho ombudsmana.

[2] Medziinštitucionálna dohoda z 20. mája 2021 medzi Európskym parlamentom, Radou Európskej únie a Európskou komisiou o povinnom registri transparentnosti.

[3] K dispozícii tu Register transparentnosti (europa.eu).

[4] Medziinštitucionálna dohoda, príloha III, bod 2.1.