Vážená pani X,

V prílohe Vám zasielam moje vyššie uvedené rozhodnutie.

Na základe môjho vyšetrovania z vlastného podnetu som sa rozhodol prípad uzavrieť s týmito závermi:

Agentúry EÚ by mali prijať spoľahlivý postup posudzovania oznámení o (bývalých) vedúcich pracovníkoch, aby mohli vykonávať úlohy v súkromnom sektore, ktoré úzko súvisia s ich bývalými povinnosťami.

Agentúry EÚ, ktorým chýba vnútorná politika na predchádzanie konfliktom záujmov členov rady (nie zamestnancov), by mali nabádať svoje riadiace orgány, aby prijali takúto politiku.

S cieľom pomôcť agentúram EÚ zlepšiť ich postupy v súvislosti s pohybmi otáčavých dverí ombudsmanka prijala priložené usmernenia o osvedčených postupoch pri riešení situácií otáčavých dverí.

Mám v úmysle uplatňovať usmernenia o osvedčených postupoch na prípady, na ktoré budem upozornený v budúcnosti. Usmernenia sú uvedené v prílohe k tomuto listu.

Dovoľujem si Vás upozorniť, že v rozhodnutí som uviedol príklady toho, čo považujem za osvedčený administratívny postup, a to aj z Vašej agentúry. Ak by ste chceli namietať proti zahrnutiu týchto odkazov do uverejnenej verzie rozhodnutia, informujte o tom môj úrad do 22. apríla 2026 do 10.00 hod. (dátum uverejnenia).

Tvoje úprimné,

Teresa Anjinho

Európsky ombudsman

Štrasburg, 20. apríla 2026

Príloha – Usmernenia o osvedčených postupoch pri riešení situácií javu otáčavých dverí

1. Prevencia

mať štandardný postup posudzovania situácií javu otáčavých dverí, ktorý zahŕňa jasnú príručku krok za krokom pre agentúru, jej zamestnancov a členov rady v súvislosti s oznámeniami, posudzovaním, zmierňujúcimi opatreniami, transparentnosťou a dodržiavaním predpisov.

Poskytovať zamestnancom a členom rady komplexné školiace a poradenské materiály a uskutočňovať pravidelné kampane na zvyšovanie informovanosti a komunikačné iniciatívy na podporu dodržiavania platných etických pravidiel.

Stanoviť jasné kritériá pre i) zákaz presunov po skončení služobného pomeru alebo po skončení mandátu alebo ii) vydávanie odporúčaní v prípadoch týkajúcich sa určitých členov rady na čiastočný úväzok vymenovaných vnútroštátnymi orgánmi, čím sa zabezpečí, aby potenciálni zamestnanci alebo členovia rady porozumeli týmto obmedzeniam pred vstupom do agentúry.

Po tom, ako sa dozvie o zámere zamestnanca alebo člena rady prijať nové zamestnanie, urýchlene posúdi, či má zamestnancovi odňať prístupové práva alebo ho v prípade zamestnancov vylúčiť z plnenia konkrétnych úloh.

Požadovať od zamestnancov, ktorí majú v úmysle zaujať novú pozíciu, aby informovali svoje tímy pre etiku a/alebo dodržiavanie predpisov, ktoré môžu pomôcť posúdiť potenciálne riziká a poskytnúť poradenstvo v súvislosti s ďalšími krokmi vrátane informovania priameho nadriadeného.

2. Oznámenie

V prípade (bývalých) zamestnancov:

V prípade neskorých oznámení poučte (bývalého) zamestnanca, aby pred začatím novej činnosti (ak je to stále možné) počkal na formálny súhlas, a výslovne mu pripomeňte jeho povinnosti zabezpečiť dodržiavanie lehôt na oznamovanie v budúcnosti.

V prípade neúplných alebo nejasných oznámení bezodkladne požiadajte o chýbajúce informácie a pozastavte 30-dňovú lehotu na prijatie rozhodnutia až do dokončenia oznámenia alebo začnite lehotu až po poskytnutí všetkých potrebných informácií.

Pre (bývalých) členov správnej rady:

Požiadať (bývalých) členov rady, aby oznamovali činnosti po skončení mandátu počas dvoch rokov po skončení svojho mandátu a pred začiatkom plánovaných činností po skončení mandátu, analogicky k pravidlám uplatniteľným na zamestnancov.

3. Hodnotenie

Zabezpečiť, aby (bývalí) zamestnanci alebo členovia rady mali možnosť vyjadriť sa k návrhom rozhodnutí alebo návrhov odporúčaní, v ktorých sa navrhujú obmedzenia alebo zákazy.

Bezodkladne prijať odôvodnené rozhodnutie, ktorým sa (bývalí) zamestnanci a členovia rady informujú o ich práve napadnúť rozhodnutie.

Zdokumentovať posúdenie oznámení a súvisiace rozhodovacie procesy s cieľom zabezpečiť, aby boli zachytené všetky relevantné informácie a aby bol možný účinný dohľad.

V prípade (bývalých) zamestnancov:

V počiatočnom štádiu konzultujte s priamym nadriadeným (bývalého) zamestnanca.

Konzistentné konzultácie so spoločnými výbormi o plánovaných činnostiach (bývalých) zamestnancov po skončení služobného pomeru v súkromnom sektore alebo o iných pozíciách, ktoré môžu viesť k vzniku rizík.

Požiadajte (bývalých) zamestnancov, aby spolu so svojím oznámením predložili formálny opis svojej novej úlohy alebo súvisiace oznámenie o voľnom pracovnom mieste (ak je k dispozícii).

Pre (bývalých) členov správnej rady:

Ak neexistujú právne záväzné mechanizmy presadzovania, posúdiť činnosti po skončení mandátu z hľadiska akéhokoľvek konfliktu, ktorý by mohol vzniknúť v súvislosti s oprávnenými záujmami agentúry, a prípadne sformulovať zodpovedajúce odporúčania pre dotknutý príslušný vnútroštátny orgán. K tomu by malo dôjsť čo najskôr a v ideálnom prípade pred tým, ako (bývalý) člen správnej rady začne oznámenú činnosť.

S cieľom zabezpečiť včasné prijatie odporúčaní zaviesť písomné schvaľovacie postupy pre príslušný riadiaci orgán, čím sa predíde možným oneskoreniam spôsobeným zriedkavými zasadnutiami s osobnou účasťou.

4. Zmierňujúce opatrenia

Preskúmať celú škálu dostupných opatrení pri posudzovaní činností po skončení služobného pomeru alebo po skončení mandátu, ako sú obdobia, počas ktorých sa osoba musí vyhýbať akýmkoľvek konfliktom záujmov, zákazy kontaktov a/alebo lobizmu a možné zákazy určitých úloh súkromného sektora.

Ak riziká nemožno dostatočne zmierniť, (dočasne) zakázať dotknutej osobe vykonávať takéto činnosti. V prípade (bývalého) člena rady, ktorý zastupuje vnútroštátny orgán, môže mať toto rozhodnutie formu odporúčania pre jeho vnútroštátny orgán.

V prípade (bývalých) zamestnancov:

Ak obmedzenia zakazujú vybavovanie určitých záležitostí, uľahčia ich dodržiavanie tým, že zostavia zoznam týchto záležitostí a poskytnú ho dotknutému (bývalému) zamestnancovi.

5. Transparentnosť

Krátko po prijatí príslušných rozhodnutí alebo odporúčaní zverejňovali informácie o povolených činnostiach bývalých vedúcich pracovníkov po skončení služobného pomeru a činnostiach bývalých členov správnej rady po skončení mandátu na webovom sídle agentúry.

V prípade (bývalých) zamestnancov:

Podeľte sa o podmienečné rozhodnutia priamo s novým zamestnávateľom (bývalého) zamestnanca.

Pri vykonávaní ustanovenia článku 16 služobného poriadku EÚ uplatňovať dostatočne široké vymedzenie pojmu vedúci pracovníci tak, aby zahŕňalo všetky kľúčové riadiace úlohy v rámci agentúry.

Uveďte podrobnosti o obmedzeniach vzťahujúcich sa na bývalých zamestnancov na príslušných zamestnancov na základe zásady „need-to-know“.

Pre (bývalých) členov správnej rady:

Podeľte sa o odporúčania týkajúce sa činností (bývalých) členov rady po skončení mandátu, ktoré zahŕňajú obmedzenia alebo zákazy, s príslušným vnútroštátnym orgánom a riadiacimi orgánmi agentúry.

6. Dodržiavanie a monitorovanie

Monitorovať dodržiavanie všetkých uplatnených zmierňujúcich opatrení, ako aj povinnosti zachovávať dôvernosť.

V prípade údajného porušenia súladu urýchlene zistiť skutočnosti, posúdiť závažnosť nesúladu a v najzávažnejších prípadoch iniciovať (disciplinárne) následné opatrenia.

V prípade zamestnancov na neplatenej dovolenke:

Zaviesť automatizovaný systém varovania s cieľom informovať dotknutých zamestnancov aj zodpovedný tím o nadchádzajúcich lehotách na obnovenie schválených externých činností.