Okolnosti predchádzajúce sťažnosti

1. Sťažovateľ, poslanec Európskeho parlamentu, chcel získať informácie o kontaktoch, ktoré mala Európska komisia so súkromnými IT spoločnosťami pri príprave svojho návrhu smernice EÚ o osobných záznamoch o cestujúcich (PNR)^[1]. Na tento účel požiadala podľa nariadenia EÚ o prístupe k dokumentom (nariadenie 1049/2001)^[2] o „všetky dokumenty Komisie, ktoré zodpovedajú stretnutiam a lobistickým kontaktom komisárov a úradníkov Komisie s (...) spoločnosťami, ktoré sa špecializujú na zriaďovanie a údržbu systémov osobných záznamov o cestujúcich (PNR) a/alebo vopred poskytovaných informácií o cestujúcich (API) od roku 2010 do súčasnosti“.

2. Komisia po úprave osobných údajov [3] poskytla čiastočný prístup k trom listom medzi ňou a spoločnosťou a k dvom správam o stretnutiach so zainteresovanými stranami z odvetvia, ktoré zorganizovalo riaditeľstvo Komisie pre migráciu a vnútorné záležitosti (GR HOME).

3. Navrhovateľ požiadal o preskúmanie [4] rozhodnutia Komisie a poukázal na to, že Komisia neidentifikovala žiadne e-maily, ktoré by patrili do rozsahu žiadosti.

4. Po obnovenom cielenom vyhľadávaní e-mailov Komisia identifikovala ďalších 19 dokumentov, ktoré patria do rozsahu žiadosti sťažovateľa, konkrétne e-maily vymieňané medzi GR HOME a viacerými spoločnosťami. Po konzultácii s autormi niektorých e-mailov [5] a po vykonaní vlastného preskúmania Komisia poskytla široký čiastočný prístup k novo identifikovaným dokumentom s výhradou redigovania osobných a citlivých obchodných údajov.

5. V prípade jedného konkrétneho e-mailu z 9. februára 2015, ktorý zaslala IT spoločnosť zamestnancovi GR HOME, Komisia niektoré časti obsahu upravila. Redigovaná veta vo zverejnenom e-maile znie takto: „Nedávno sme podpísali dohodu o poskytnutí [upraveného]“. Komisia tvrdila, že úprava bola odôvodnená na základe výnimky na ochranu obchodných záujmov v nariadení č. 1049/2001 [6].

6. Komisia vysvetlila, že „upravené časti odkazujú na klientov“ tejto spoločnosti „a na jej kontakty“. Domnievala sa, že „tieto informácie majú skutočne obchodnú hodnotu, najmä v konkurenčnom kontexte, v ktorom niekoľko firiem súťaží o zmluvu“, a že ich zverejnenie by ohrozilo „obchodné záujmy spoločnosti, pokiaľ ide o jej klientov a jej obchodnú stratégiu, ktoré sú nápomocné pri jej obchodných operáciách“.

7. Komisia uviedla, že preskúmala, či existuje verejný záujem na zverejnení, ktorý by mohol prevážiť nad obchodnými záujmami chránenými výnimkou a odôvodniť zverejnenie úplného e-mailu. Komisia uviedla, že sťažovateľka vo svojej žiadosti o preskúmanie neidentifikovala žiadny takýto verejný záujem a ani Komisia nedokázala identifikovať žiadny takýto verejný záujem. Komisia preto dospela k záveru, že „v tomto prípade je lepšie slúžiť verejnému záujmu tým, že sa časti dokumentov [...] nezverejnia v súlade so záujmami chránenými výnimkou uvedenou v článku 4 ods. 2 prvej zarážke nariadenia č. 1049/2001“.

8. Dňa 24. októbra 2016 sa sťažovateľ obrátil na ombudsmana.

Vyšetrovanie

9. Ombudsmanka začala vyšetrovanie týchto otázok:

i) Komisia nesprávne odmietla poskytnúť úplný prístup verejnosti k e-mailu, ktorý dostala od IT spoločnosti počas prípravy návrhu smernice o PNR, ktorý predložila Komisia.

ii) Komisia po identifikovaní ďalších relevantných dokumentov týkajúcich sa preskúmania neposkytla sťažovateľovi možnosť požiadať o ďalšie preskúmanie svojho rozhodnutia zamietnuť úplný prístup k predmetnému e-mailu.

10. Vyšetrovací tím ombudsmanky vykonal kontrolu spisu Komisie a uskutočnil dve následné stretnutia s Komisiou. Ombudsmanka sa následne spýtala Komisie, či zváži zverejnenie niektorých upravených informácií. Komisia odpovedala na túto žiadosť a navrhovateľ následne zaslal pripomienky k odpovedi Komisie.

11. Komisia pôvodne odmietla zverejniť viac predmetnej vety. Po opätovnej konzultácii a získaní súhlasu príslušnej IT spoločnosti však Komisia nakoniec súhlasila so zverejnením niektorých upravených informácií. Týkalo sa to zmluvného partnera spoločnosti a účelu obchodu uvedeného v častiach, ktoré už boli zverejnené . Komisia zopakovala, že zostávajúca nezverejnená časť tejto vety, ktorá sa týkala obchodnej stratégie spoločnosti, nemohla byť zverejnená z dôvodov uvedených v jej rozhodnutí.

12. V rozhodnutí ombudsmana sa zohľadňujú argumenty a názory predložené stranami vo všetkých fázach vyšetrovania.

Odmietnutie Komisie poskytnúť úplný prístup verejnosti k e-mailu, ktorý dostala počas prípravy smernice o osobných záznamoch o cestujúcich

13. Ombudsmanka uznáva, že Komisia po svojom zásahu zverejnila viac častí trestu, ku ktorým sťažovateľ požiadal o úplný prístup. Po nahliadnutí do dokumentu môže ombudsman potvrdiť, že zostávajúce nezverejnené informácie súvisia s obchodnou stratégiou spoločnosti. Súhlasí s dôvodmi, ktoré Komisia uviedla na odôvodnenie svojho názoru, že zverejnenie týchto informácií by ohrozilo obchodné záujmy spoločnosti.

14. Ombudsmanka sa preto domnieva, že Komisia podnikla primerané kroky na vyriešenie prvého problému, ktorý nastolil sťažovateľ, a uspokojila tento aspekt sťažnosti, konkrétne nezverejnenie časti e-mailu.

Možnosť požiadať o ďalšie preskúmanie rozhodnutia o zamietnutí prístupu k dokumentom

15. Navrhovateľ tvrdil, že vždy, keď Komisia identifikuje nové dokumenty na základe žiadosti o preskúmanie a odmietne k nim úplný alebo čiastočný prístup, mala by žiadateľovi poskytnúť možnosť ďalšieho preskúmania svojho rozhodnutia týkajúceho sa týchto dokumentov.

Hodnotenie ombudsmana

16. V nariadení č. 1049/2001 sa stanovuje dvojfázový postup. Ak pôvodná odpoveď inštitúcie na žiadosť o prístup k dokumentom nevedie k úplnému zverejneniu, žiadateľ má právo požiadať inštitúciu, aby prehodnotila svoje stanovisko [7].  Konečné stanovisko, ktoré sa potom prijme, môže byť predmetom externého preskúmania zo strany Súdneho dvora EÚ alebo ombudsmana.

17. Rovnako ako v prejednávanej veci je možné, že pri opätovnom preskúmaní svojej pôvodnej odpovede inštitúcia identifikuje viac dokumentov v rámci pôvodnej žiadosti o prístup. Podľa názoru sťažovateľa by v takýchto prípadoch žiadatelia mali mať možnosť ďalšieho preskúmania v súvislosti s novozadržanými dokumentmi alebo časťami dokumentov.

18. Ombudsmanka poznamenáva, že nariadenie č. 1049/2001 takéto ustanovenie neobsahuje. Hoci je stanovisko sťažovateľa zrozumiteľné a logické, neodráža jasné ustanovenia nariadenia. Dostupnosť externého preskúmania, ktorú sťažovateľka prevzala vo svojom prístupe k ombudsmanovi, poskytuje sťažovateľom príležitosť napadnúť odmietnutie inštitúcie a vyjadriť sa k nemu. Proces externého preskúmania si vyžaduje, aby inštitúcia odôvodnila svoje stanovisko, čo ju implicitne podnecuje k tomu, aby preskúmala svoje rozhodnutie zadržať príslušný dokument alebo jeho časť.

19. Za týchto okolností ombudsman nezistil nesprávny úradný postup zo strany Komisie za to, že neponúkla sťažovateľovi ďalšie preskúmanie zadržaných častí novo nájdených dokumentov. Za rôznych okolností by primeranosť pôvodného vyhľadávania dokumentov v rozsahu pôvodnej žiadosti podľa nariadenia č. 1049/2001 mohla byť potenciálne predmetom sťažnosti, ale v tomto prípade nie je vyšetrovanie tohto aspektu opodstatnené.

Závery

Na základe vyšetrovania tejto sťažnosti ju ombudsman uzatvára týmto záverom:

Komisia podnikla primerané kroky na vyriešenie prvého problému, na ktorý poukázal sťažovateľ, po intervencii ombudsmana.

Pokiaľ ide o druhú otázku vznesenú sťažovateľom, Komisia sa nedopustila nesprávneho úradného postupu.

Sťažovateľ a Komisia budú o tomto rozhodnutí informovaní.

Emily OυReilly
európska ombudsmanka

Štrasburg 19. decembra 2017

^[1] Smernica Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/681 z 27. apríla 2016 o využívaní údajov zo záznamov o cestujúcich (PNR) na účely prevencie, odhaľovania, vyšetrovania a stíhania teroristických trestných činov a závažnej trestnej činnosti (Ú. v. EÚ L 119, 4.5.2016, s. 132 – 149).

[2] Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 1049/2001 z 30. mája 2001 o prístupe verejnosti k dokumentom Európskeho parlamentu, Rady a Komisie (Ú. v. ES L 145, 31.5.2001, s. 43 – 48).

[3] V súlade s článkom 4 ods. 1 písm. b) nariadenia č. 1049/2001.

^[4] Podanie „opakovanej žiadosti“ podľa nariadenia č. 1049/2001.

[5] Ako sa vyžaduje v článku 4 ods. 4 nariadenia č. 1049/2001.

[6] článok 4 ods. 2 prvá zarážka

[7] Článok 7 ods. 2 nariadenia č. 1049/2001 priznáva žiadateľovi právo požiadať o preskúmanie rozhodnutia inštitúcie podaním „opakovanej žiadosti“.