Odporúčanie ombudsmanky [1] (2016)

1. Ombudsmanka vo svojom odporúčaní požiadala Komisiu, aby od všetkých žiadateľov už nepožadovala, aby poskytli svoju poštovú adresu, ak poskytnú vhodnú alternatívnu adresu na korešpondenciu.

2. Odporučila tiež, aby Komisia zaregistrovala žiadosť sťažovateľa a urýchlene sa ňou zaoberala.

3. Napokon navrhla zlepšenie, aby Komisia zvážila alternatívne online systémy alebo elektronické prostriedky oznamovania svojich rozhodnutí o žiadostiach o prístup verejnosti k dokumentom.

Posúdenie ombudsmana po odporúčaní

4. Komisia zamietla odporúčanie ombudsmanky, aby sa od všetkých žiadateľov už nevyžadovalo poskytnutie poštovej adresy, ak sa poskytne vhodná alternatívna adresa na korešpondenciu. V podstate zopakovala argumenty zo svojich predchádzajúcich podaní a zdôraznila, že „Komisia s rešpektom poukazuje na to, že môže slobodne rozhodnúť o použití najvhodnejšieho systému oznamovania rozhodnutí podľa nariadenia č. 1049/2001, pokiaľ je tento systém v súlade s právnymi požiadavkami...“.

5. Komisia informovala ombudsmanku, že nekonala v súlade s odporúčaním ombudsmanky zaregistrovať žiadosť sťažovateľa a urýchlene sa ňou zaoberať. Uviedla však, že ak má sťažovateľ stále záujem o registráciu svojej žiadosti, urobí tak teraz.

6. Komisia reagovala na návrh ombudsmanky na alternatívne online systémy tým, že uviedla, že „ak Komisia nevylučuje žiadne možné budúce zmeny v spôsobe, akým oznamuje svoje administratívne rozhodnutia, v súčasnosti neexistujú žiadne uspokojivé alternatívne spôsoby zabezpečenia právnej istoty a zabránenia zneužívaniu práva na prístup verejnosti...“.

7. Stručne povedané, Komisia neprijala odporúčania ombudsmanky ani jej návrh na zlepšenie.

8. Ombudsmanka vyjadruje poľutovanie nad stanoviskom Komisie v tejto veci, ktoré považuje za nesprávne, pokiaľ ide o fakty a právne predpisy. Obáva sa najmä toho, že odpoveď Komisie je v rozpore s jej vlastným odporúčaním, že samotná administratíva EÚ plne prijíma digitálny vek a maximalizuje využívanie elektronickej komunikácie.

9. Ombudsman v plnej miere podporil prax overovania totožnosti osôb, ktoré žiadajú o prístup verejnosti k dokumentom v jednotlivých prípadoch, ak existujú dôvody na podozrenie, že dochádza k zneužívaniu výkonu tohto práva. Postupovať na tomto základe v každom prípade je však neúctivé voči občanom a ich základným právam podľa charty EÚ. Ombudsmanka v tomto vyšetrovaní poskytla poradenstvo o alternatívnych pracovných metódach a urobila tak pri výkone svojho mandátu vyplývajúceho zo zmluvy s cieľom odhaliť nesprávny úradný postup a vydať odporúčania na jeho ukončenie. Ombudsmanka vyjadruje hlboké poľutovanie nad tým, že Európska komisia toto stanovisko vyvrátila, z čoho jasne vyplýva, že pokiaľ sú jej systémy a postupy „právne“, domnieva sa, že nie je potrebné uvažovať o zlepšeniach v prospech občanov a v súlade so všeobecnými zásadami dobrej správy vecí verejných.

10. Na záver tohto vyšetrovania ombudsmanka okrem potvrdenia svojich zistení nesprávneho úradného postupu predkladá ďalší návrh na zlepšenie.

11. Pokiaľ ide o konkrétnu žiadosť o prístup verejnosti k dokumentom podanú v tomto prípade, ombudsman môže potvrdiť, že sťažovateľ má naďalej záujem o požadované dokumenty. Ombudsmanka opäť vyjadruje hlboké poľutovanie nad tým, že Komisia sa rozhodla ignorovať všetky veľmi jasné náznaky pretrvávajúcej túžby po prístupe verejnosti k požadovaným dokumentom. Trvanie na obnovených žiadostiach a procesných formalitách, ak sú zbytočné a neslúžia žiadnemu zjavnému užitočnému účelu, poukazuje na nedostatočné dodržiavanie základných práv občanov. Žiadame preto Komisiu, aby žiadosť formálne zaregistrovala pri prijatí tohto rozhodnutia a aby ju urýchlene a v každom prípade spracovala v lehote stanovenej v nariadení č. 1049/2001.

Závery

Na základe vyšetrovania tejto sťažnosti ombudsmanka uzatvára túto sťažnosť s týmito závermi:

Požiadavka Komisie, aby všetky osoby, ktoré žiadajú o prístup verejnosti k dokumentom, poskytli svoju poštovú adresu pre svoje opatrenia týkajúce sa odosielania pošty v papierovej forme, je nesprávnym úradným postupom.

Skutočnosť, že Komisia sa nezaregistrovala a neodpovedala na žiadosť sťažovateľa o prístup k dokumentom, bola prípadom nesprávneho úradného postupu.

Okrem uvedených záverov ombudsman predkladá tento návrh na zlepšenie:

Ombudsmanka žiada Komisiu, aby sa snažila o partnerské preskúmanie otázok v tomto prípade v medziinštitucionálnom výbore ustanovenom v článku 15 nariadenia č. 1049/2001.

V článku 15 sa uvádza:

„1. Inštitúcie vypracujú osvedčené administratívne postupy s cieľom uľahčiť výkon práva na prístup zaručeného týmto nariadením.

2. Inštitúcie zriadia medziinštitucionálny výbor na preskúmanie najlepších postupov, riešenie možných konfliktov a diskusiu o budúcom vývoji v oblasti prístupu verejnosti k dokumentom.“

Ombudsman navrhuje, aby sa v súvislosti so žiadosťami doručenými e-mailom dohodlo, že zodpovednosť za spoľahlivosť tohto komunikačného prostriedku nesie osoba, ktorá podáva žiadosť, čo napríklad znamená, že je na tomto odosielateľovi, aby si vybral spoľahlivý e-mailový systém, informoval inštitúciu o možných problémoch týkajúcich sa objemových limitov a skontroloval, či sa korešpondencia prijatá inštitúciou filtruje ako spam. Tým by sa mali zmierniť obavy, ktoré inštitúcie môžu mať v súvislosti s oznamovaním predmetných rozhodnutí.

Ak pretrváva názor, že zasielanie rozhodnutí elektronickou poštou nie je v súlade s právnymi požiadavkami, ombudsman navrhuje, aby sa vo Výbore článku 15 ods. 2 vykonalo partnerské preskúmanie tohto stanoviska, ktoré by sa mohlo osobitne zaoberať aj tvrdením, že v súčasnosti neexistuje alternatíva k zasielaniu rozhodnutí poštou v papierovej forme. Komisia sa pri tom nabáda, aby zohľadnila napríklad ambicióznu „digitálnu agendu“ EÚ, ktorú Komisia spustila pred siedmimi rokmi. Okrem toho sa nabáda, aby sa zohľadnilo rozšírené používanie elektronických komunikačných systémov online vrátane elektronických podpisov, ktoré používajú orgány verejnej správy v celej Európe.

Ombudsmanka by chcela byť informovaná o výsledku takéhoto partnerského preskúmania do konca prvého štvrťroka 2018.

Ostatní účastníci uvedeného výboru článku 15 ods. 2 (Parlament a Rada) budú osobitne informovaní o tomto rozhodnutí a návrhoch.

Sťažovateľ a predseda Európskej komisie budú o tomto rozhodnutí informovaní.

Emily O'Reilly

Európsky ombudsman

Štrasburg 19. decembra 2017

[1] Ďalšie informácie o súvislostiach sťažnosti, argumentoch strán a vyšetrovaní ombudsmana nájdete v úplnom znení návrhu ombudsmana na riešenie a odporúčanie, ako aj v súvisiacich stanoviskách a pripomienkach, ktoré sú k dispozícii na adrese:

https://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/caseopened.faces/en/54427/html.bookmark

Odporúčanie nasledovalo po pokuse vyriešiť prípad prostredníctvom návrhu riešenia, ktorého hlavnú časť však Komisia zamietla. Komisia len upustila od požiadavky požadovať od osôb, aby pri predkladaní žiadostí o dokumenty uviedli svoju oblasť odbornej činnosti.