Okolnosti predchádzajúce sťažnosti

1. V septembri 2013 požiadal nemecký občan o prístup k určitým dokumentom Európskeho úradu pre boj proti podvodom (ďalej len „OLAF“) a Európskej komisie v súlade s pravidlami EÚ o prístupe verejnosti k dokumentom [1]. OLAF a Komisia však mali pochybnosti o jeho totožnosti. OLAF a Komisia preto dočasne pozastavili vybavovanie žiadostí o prístup, pretože na to, aby ste mali právo na prístup k dokumentom, musíte byť fyzickou alebo právnickou osobou s pobytom v členskom štáte EÚ alebo byť jeho občanom.

2. Skutočnosť, že úrad OLAF a Komisia dočasne pozastavili vybavovanie žiadostí o prístup, viedla žiadateľa k tomu, aby podal sťažnosť ombudsmanovi (veci 2309/2013/JAS a 2310/2013/JAS proti úradu OLAF a Komisii [2]). V priebehu vyšetrovania týchto sťažností ombudsmanom sa sťažovateľ dozvedel, že Komisia alebo OLAF kontaktovali to, čo považovali za svojho zamestnávateľa, nemeckú univerzitu, s cieľom overiť, že je skutočnou osobou, a zriadiť si svoje povolanie [3].

3. Sťažovateľ bol nespokojný s tým, že Komisia alebo OLAF kontaktovali univerzitu, pre ktorú nikdy nepovedal, že pracuje, a v tejto veci sa sťažoval aj ombudsmanovi. Podal jednu sťažnosť - túto proti Komisii a podobnú sťažnosť proti úradu OLAF [4].

Vyšetrovanie

4. Ombudsmanka začala vyšetrovanie tvrdenia, že Komisia nezákonne spracovala osobné údaje sťažovateľa.

5. V priebehu vyšetrovania ombudsman dostal stanovisko Komisie k sťažnosti a následne pripomienky sťažovateľa ako odpoveď na stanovisko Komisie. Pri vedení vyšetrovania ombudsmanka zohľadnila argumenty a stanoviská predložené stranami.

Obvinenie z nezákonného spracúvania osobných údajov sťažovateľa

Argumenty predložené ombudsmanovi

6. Na podporu svojho tvrdenia sťažovateľ tvrdil, že Komisia a) nesprávne zaregistrovala informácie o jeho profesijnej činnosti, b) preniesla jeho osobné údaje tretej strane bez jeho súhlasu a c) uchovávala osobné údaje vo svojej databáze počas neprimeraného obdobia.

7. Komisia vo svojom stanovisku uviedla, že informácie o povolaní nie sú podmienkou na uplatnenie práva na prístup k dokumentom. Komisia požiadala o tieto informácie výlučne na štatistické účely. V budúcnosti bude poskytovanie takýchto informácií nepovinné.

8. Nesprávne informácie o odborných väzbách sťažovateľa na nemeckú univerzitu boli vložené do databázy žiadostí úradu OLAF o prístup pravdepodobne z dôvodu administratívnej chyby. Komisia uviedla, že OLAF vyjadruje poľutovanie nad akýmikoľvek nepríjemnosťami spôsobenými sťažovateľovi a že OLAF údaje opravil.

9. Komisia si však vyhradzuje právo overiť totožnosť a adresu žiadateľa, ktorý žiada o prístup verejnosti k dokumentom. Komisia tieto kontroly vykonáva na základe verejne dostupných informácií s cieľom určiť, či sú žiadatelia fyzickými osobami, ktoré majú pobyt v členskom štáte EÚ alebo sú jeho občanmi.

10. Pokiaľ ide o údajne neprimerané obdobie uchovávania údajov, Komisia tvrdila, že osobné údaje uchováva v súlade s pravidlami EÚ o ochrane údajov. Je odôvodnené uchovávať osobné údaje žiadateľov po ukončení vybavovania žiadosti o prístup, aby sa zabezpečila právna a procesná konzistentnosť. Komisia potrebuje vedieť, či sa zaoberala predchádzajúcimi žiadosťami o prístup od toho istého žiadateľa alebo žiadosťami týkajúcimi sa rovnakých alebo podobných dokumentov, aby mohla určiť, či by sa tieto dokumenty už mohli považovať za „verejne dostupné“. Rozhodnutia o zamietnutí prístupu k dokumentom by sa takisto mohli predložiť ombudsmanovi alebo Súdnemu dvoru. Osobné informácie o žiadateľoch sú potrebné na to, aby Komisia mohla vybavovať žiadosti správne a s plnou znalosťou všetkých okolností, napríklad pri rozhodovaní o tom, či neformálne kontaktovať žiadateľov s cieľom nájsť spravodlivé riešenie v prípade, že sa žiadosť týka veľmi dlhého dokumentu alebo veľmi veľkého počtu dokumentov [5].

11. Sťažovateľ vo svojich pripomienkach vyjadril sklamanie z toho, že Komisia sa neospravedlnila za to, že nesprávne zaregistrovala jeho povolanie vo svojej databáze.

12. Sťažovateľ postúpil ombudsmanovi list Komisie, v ktorom Komisia uviedla, že oznámila jeho meno univerzite [6].

13. Sťažovateľ tvrdil, že je oprávnené, aby Komisia uchovávala osobné údaje len dovtedy, kým neuplynú lehoty na podanie žaloby na súd alebo na ombudsmana. Na podporu svojho názoru pripojil rozhodnutie európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov (EDPS), v ktorom sa konštatuje, že prax OLAF-u spočívajúca v uchovávaní osobných údajov vo svojej vyšetrovacej databáze počas 15 rokov bola neprimeraná.

Hodnotenie ombudsmana

14. Je pravdepodobné, že nesprávne informácie o sťažovateľovi pracujúcom pre nemeckú univerzitu boli vložené do databázy v dôsledku administratívnej chyby úradu OLAF. Vzhľadom na to, že OLAF túto chybu oľutoval a údaje opravil, ombudsman považuje tento aspekt tvrdenia sťažovateľa za vyriešený. Ombudsmanovi nie je jasné, prečo by sa Komisia mala ospravedlniť za chybu, ktorú urobil OLAF.

15. Ombudsmanka víta skutočnosť, že formulár žiadosti o prístup verejnosti k dokumentom na webovom sídle Komisie už nemá povinnú oblasť odborných činností [7].

16. Komisia nepoprela ani nepotvrdila, že preniesla osobné údaje sťažovateľa , t. j. jeho meno, na nemeckú univerzitu, kde si myslela, že pracuje. Komisia sa v skutočnosti vo svojom stanovisku touto záležitosťou vôbec nezaoberala, aj keď sťažovateľ uviedol toto tvrdenie na podporu svojho tvrdenia. List Komisie zo 4. februára 2014 adresovaný sťažovateľovi však nenecháva žiadne pochybnosti, pokiaľ ide o otázku, či Komisia kontaktovala univerzitu a poskytla jej meno sťažovateľa. V liste, ktorý predchádzal stanovisku Komisie adresovanému ombudsmanovi, sa výslovne uvádza, že „pokiaľ ide o vašu profesijnú činnosť, oznámili ste úradu OLAF, že pracujete pre Inštitút medzinárodného a európskeho práva [nemeckej univerzity]. Tento inštitút však pod uvedeným názvom neexistuje. V nadväznosti na našu [t. j. žiadosť Komisie] univerzita poznamenala, že nemá žiadneho zamestnanca s menom ['pán X']'[8], t. j. s menom sťažovateľa.

17. Kontakt Komisie s nemeckou univerzitou nebol stanovený v jej vlastných interných predpisoch o otázkach ochrany údajov (jeho oznámenie jej úradníkovi pre ochranu údajov, pokiaľ ide o spracúvanie osobných údajov v súvislosti s vybavovaním žiadostí verejnosti o prístup k dokumentom [9]). Tieto interné predpisy neustanovujú prenos osobných údajov tretím stranám [10].

18. Vo svojom stanovisku sa obmedzila na odkaz na svoje údajné právo na overenie totožnosti a adresy na základe verejne dostupných informácií.

19. Ombudsmanka sa domnieva, že naliehanie Komisie na potvrdenie totožnosti žiadateľa nie je založené na žiadnom konkrétnom ustanovení, ani nepodporuje žiadny z cieľov pravidiel EÚ o prístupe verejnosti k dokumentom.

20. Okrem toho kontaktovanie toho, čo Komisia považuje za zamestnávateľa osoby, presahuje rámec nahliadnutia do verejne dostupných informácií, na ktoré Komisia odkazuje vo svojom stanovisku. Takáto žaloba by pravdepodobne mohla mať negatívne účinky na žiadateľa tým, že by vzbudila podozrenie zo strany jeho zamestnávateľa, pokiaľ ide o dôvod, pre ktorý sa inštitúcia Únie snaží potvrdiť totožnosť žiadateľa, čo by predstavovalo závažný zásah do jeho osobného života.

21. Komisia sa preto tým, že zverejnila meno sťažovateľa univerzite bez platného odôvodnenia, dopustila nesprávneho úradného postupu. Vzhľadom na to, že ochrana osobných údajov je základným právom [11], a vzhľadom na rušivý charakter konania Komisie je nesprávny úradný postup v tomto prípade obzvlášť závažný.

22. Po zistení nesprávneho úradného postupu nie je potrebné, aby sa ombudsman zaoberal otázkou, či Komisia konkrétne porušila pravidlá EÚ o ochrane údajov [12]. Ak chce sťažovateľ ďalej sledovať tento konkrétny aspekt, môže sa sťažovať európskemu dozornému úradníkovi pre ochranu údajov, ktorý má odborné znalosti a zodpovednosť v oblasti ochrany údajov.

23. Pokiaľ ide o údajne neprimerané obdobie uchovávania osobných údajov v databáze Komisie o prístupe k dokumentom, ombudsmanka poznamenáva, že rozhodnutie európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov, na ktoré odkazuje sťažovateľ, sa týka úradu OLAF, a nie Komisie. Prístup Komisie k databáze dokumentov má aj iný účel ako OLAF. Zatiaľ čo databáza Komisie obsahuje osobné údaje len v súvislosti so žiadosťami o prístup verejnosti k dokumentom, databáza úradu OLAF obsahuje informácie o jeho vyšetrovaniach.

24. V oznámení Komisie zodpovednej osobe, pokiaľ ide o spracúvanie osobných údajov v súvislosti s vybavovaním žiadostí verejnosti o prístup k dokumentom, sa uvádza, že osobné údaje žiadateľov sa uchovávajú najviac päť rokov a potom sa zvyčajne vymažú [13]. Obdobie uchovávania sa preto môže v určitých prípadoch predĺžiť.

25. V oznámení zodpovednej osobe Komisie - ako aj v stanovisku Komisie v tomto prípade - sa vysvetľuje, že toto obdobie uchovávania je potrebné, pretože rozhodnutia o udelení žiadneho alebo len čiastočného prístupu sa môžu predložiť súdu alebo ombudsmanovi. Podľa názoru ombudsmana je obdobie uchovávania v trvaní piatich rokov primerané sledovaným cieľom vzhľadom na to, že konania pred súdmi EÚ môžu trvať niekoľko rokov. V liste Komisie zo 4. februára 2014 adresovanom sťažovateľovi sa okrem iného odkazuje na žiadosť o prístup k dokumentom, ktorú sťažovateľ predložil v roku 2007 [14]. Je teda zrejmé, že v roku 2014 Komisia stále uchovávala osobné údaje sťažovateľa, ktoré predložil pred šiestimi alebo siedmimi rokmi. Komisia preto v prípade sťažovateľa uchovávala jeho osobné údaje dlhšie ako päť rokov.

26. Komisia neposkytla žiadne odôvodnenie, prečo nevymazala osobné údaje sťažovateľa týkajúce sa žiadosti o prístup k dokumentom podanej v roku 2007. Vzhľadom na to, že otázka, či Komisia mala poskytnúť odôvodnenie, prečo uchovávala osobné údaje sťažovateľa od roku 2007, nebola výslovne zahrnutá do tohto vyšetrovania, ombudsman nepovažuje za vhodné určiť, či Komisia uchovávala osobné údaje sťažovateľa neprimerane dlhý čas a v rozpore s jeho oznámením.

27. Ombudsman opäť informuje sťažovateľa o možnosti podať sťažnosť európskemu dozornému úradníkovi pre ochranu údajov, ak by chcel mať špecializované rozhodnutie o tom, či obdobie uchovávania údajov Komisiou konkrétne porušuje pravidlá EÚ o ochrane údajov. Domnieva sa preto, že v súvislosti s týmto aspektom sťažnosti nie je opodstatnené žiadne ďalšie vyšetrovanie.

28. Nesprávny úradný postup Komisie teraz nemožno napraviť a sťažovateľ nepredložil žiadne tvrdenie, v ktorom by si želal, aby Komisia prijala konkrétne opatrenia. Ombudsman preto uzavrie tento aspekt sťažnosti kritickou pripomienkou Komisii.

Záver

Na základe vyšetrovania tejto sťažnosti ju ombudsman uzatvára s týmito zisteniami:

Opravou nesprávne zaregistrovaných informácií o odbornej činnosti sťažovateľa v príslušnej databáze bol tento aspekt sťažnosti sťažovateľa vyriešený.

Pokiaľ ide o obdobie uchovávania osobných údajov v databáze Komisie, ombudsmanka sa domnieva, že ďalšie vyšetrovania nie sú opodstatnené.

Kritická poznámka

Prenesením osobných údajov sťažovateľa tretej strane bez platného odôvodnenia sa Komisia dopustila nesprávneho úradného postupu. Vzhľadom na to, že ochrana osobných údajov je základným právom stanoveným v Charte základných práv EÚ, a vzhľadom na skutočnosť, že konanie Komisie v tomto prípade bolo veľmi rušivé, je nesprávny úradný postup obzvlášť závažný.

Sťažovateľ a Komisia budú o tomto rozhodnutí informovaní.

Emily O'Reilly

Štrasburg 12. júla 2016

[1] nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 1049/2001 z 30. mája 2001 o prístupe verejnosti k dokumentom Európskeho parlamentu, Rady a Komisie (Ú. v. ES L 145/43, 31.5.2001);

[2] Rozhodnutia OLAF-u a Komisie o zastavení vybavovania žiadostí o prístup sa teda riešili samostatne, a preto nepatria do rozsahu tohto vyšetrovania.

[3] Komisia si vyžiadala tieto údaje od žiadateľov s cieľom spracovať ich žiadosti o prístup verejnosti k dokumentom.

[4] Zaoberá sa samostatne pod referenčným číslom veci 139/2015/PMC.

[5] Pozri v tejto súvislosti článok 6 ods. 3 nariadenia č. 1049/2001.

[6] Komisia zaslala tento list aj sťažovateľovi v súvislosti s vyšetrovaním sťažnosti 2310/2013/JAS ombudsmanom.

[7] https://ec.europa.eu/transparency/regdoc/index.cfm?fuseaction=fmb&&CFID=6076842&CFTOKEN=2e4472e118d31678-CA79D075-9960-F842-29FFB98461CB0B5B

[8] List Komisie je napísaný v nemeckom jazyku.

[9] Pozri oznámenie „DPO-1225.2 GestDem“ o spracúvaní osobných údajov v súvislosti s databázou Komisie o prístupe verejnosti k dokumentom, ktoré je k dispozícii online: http://ec.europa.eu/dpo-register/details.htm?id=35247

[10] V tejto súvislosti pozri bod 16.

[11] Článok 8 Charty základných práv Európskej únie.

[12] Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 z 18. decembra 2000 o ochrane jednotlivcov so zreteľom na spracovanie osobných údajov inštitúciami a orgánmi Spoločenstva a o voľnom pohybe takýchto údajov, Ú. v. ES L 8, 12.1.2001, s. 1.

[13] Bod 13.

[14] Gestdem 2007/4845.