Okolnosti predchádzajúce sťažnosti

1. Sťažnosť sa týka tvrdenia, že OLAF kontaktoval to, čo považoval za zamestnávateľa sťažovateľa, nemeckú univerzitu. Urobila tak preto, lebo si chcela overiť jeho totožnosť a jeho povolanie [1].

2. Sťažovateľ nebol spokojný s tým, že OLAF kontaktoval univerzitu, s ktorou nemal žiadnu spojitosť. Preto sa v tejto veci sťažoval ombudsmanovi. Podal jednu sťažnosť, ale proti dvom orgánom (OLAF a Európska komisia). Na účely vyšetrovania ombudsmanka zaregistrovala dve sťažnosti - túto sťažnosť na OLAF a podobnú sťažnosť na Komisiu [2].

Vyšetrovanie

3. Ombudsmanka začala vyšetrovanie obvinenia, že úrad OLAF nezákonne spracoval osobné údaje sťažovateľa.

4. V priebehu vyšetrovania ombudsman dostal stanovisko úradu OLAF k sťažnosti a následne pripomienky sťažovateľa v reakcii na stanovisko úradu OLAF.

Obvinenie z nezákonného spracúvania osobných údajov sťažovateľa

Argumenty predložené ombudsmanovi

5. Sťažovateľ tvrdil, že úrad OLAF a) nesprávne zaregistroval informácie o svojej pracovnej činnosti, b) bez jeho súhlasu preniesol jeho osobné údaje tretej strane a c) uchovával osobné údaje vo svojej databáze neprimerane dlho.

6. OLAF vo svojom stanovisku uviedol, že do svojej databázy vložil informácie o sťažovateľovi, ktorý má profesijné väzby na nemeckú univerzitu. Pravdepodobne to bolo spôsobené administratívnou chybou. OLAF vyjadril poľutovanie nad akýmikoľvek nepríjemnosťami spôsobenými sťažovateľovi a uviedol, že informácie vymazal.

7. Úrad OLAF poprel, že preniesol osobné údaje sťažovateľa univerzite.

8. Pokiaľ ide o údajne neprimerané obdobie uchovávania údajov, úrad OLAF vysvetlil, že žiadosti o prístup k dokumentom týkajúcim sa vyšetrovaní úradu OLAF sa uchovávajú 15 rokov v príslušnom spise v jeho databáze. Úrad OLAF uviedol, že sťažovateľ podal sťažnosť európskemu dozornému úradníkovi pre ochranu údajov (EDPS) v súvislosti s touto konkrétnou otázkou. V tejto fáze ešte nebolo prijaté rozhodnutie [3].

9. Sťažovateľ vo svojich pripomienkach tvrdil, že OLAF tým, že neoveril, či sú jeho záznamy presné a správne, porušil svoju povinnosť náležitej starostlivosti. Ombudsmanovi zaslal aj list zo 4. februára 2014, v ktorom mu Komisia oznámila, že jeho meno bolo oznámené univerzite [4].

10. Sťažovateľ tvrdil, že maximálne obdobie uchovávania úradu OLAF 15 rokov je neprimerané. Poskytol kópiu rozhodnutia EDPS o jeho sťažnosti týkajúcej sa obdobia uchovávania, ktoré bolo medzičasom k dispozícii.

Hodnotenie ombudsmana

11. Je pravdepodobné, že nesprávne informácie o sťažovateľovi pracujúcom pre nemeckú univerzitu boli vložené do databázy v dôsledku administratívnej chyby úradu OLAF. Vzhľadom na to, že OLAF túto chybu oľutoval a údaje opravil, ombudsman považuje tento aspekt tvrdenia sťažovateľa za vyriešený.

12. OLAF uviedol, že nepreniesol osobné údaje sťažovateľa , t. j. jeho meno, na nemeckú univerzitu, kde si myslel, že pracuje. Z listu Komisie zo 4. februára 2014 adresovaného sťažovateľovi [5] vyplýva, že meno sťažovateľa oznámila univerzite Komisia, a nie úrad OLAF [6]. Nič teda nenasvedčuje tomu, že OLAF sa dopustil nesprávneho úradného postupu v súvislosti s týmto aspektom sťažnosti.

13. Pokiaľ ide o údajne neprimerané obdobie uchovávania osobných údajov, ombudsmanka poznamenáva, že EDPS dospel k záveru, že obdobie uchovávania údajov úradom OLAF je neprimerané. V memorande o porozumení medzi ombudsmanom a EDPS [7] sa stanovuje, že by sa malo zabrániť zbytočnej duplicite postupov a rozdielnym prístupom. Ombudsmanka sa preto domnieva, že by nebolo vhodné, aby sa sama vyjadrila k tomuto aspektu sťažnosti, ktorým sa už zaoberal EDPS. Ombudsman sa preto touto záležitosťou nebude ďalej zaoberať.

Záver

Na základe vyšetrovania tejto sťažnosti ju ombudsman uzatvára s týmito zisteniami:

Opravou nesprávne zaregistrovaných informácií o odbornej činnosti sťažovateľa v príslušnej databáze bol tento aspekt sťažnosti sťažovateľa vyriešený.

V súvislosti s prenosom osobných údajov sťažovateľa nedošlo zo strany úradu OLAF k nesprávnemu úradnému postupu.

Ombudsman nepovažuje za vhodné ďalej skúmať otázku obdobia uchovávania osobných údajov úradom OLAF.

Sťažovateľ a OLAF budú o tomto rozhodnutí informovaní.

Emily O'Reilly

Štrasburg 11. júla 2016

[1] Inštitúcia požiadala o tieto údaje žiadateľov s cieľom spracovať ich žiadosti o prístup verejnosti k dokumentom.

[2] Vec 2063/2014/PMC.

[3] Prípad EDPS 2012-1026.

[4] Komisia zaslala tento list sťažovateľovi aj v súvislosti s vyšetrovaním sťažnosti 2310/2013/JAS ombudsmanom.

[5] V liste, ktorý je napísaný v nemčine, sa výslovne uvádza, že „v súvislosti s vašou odbornou činnosťou ste úradu OLAF oznámili, že pracujete pre Inštitút medzinárodného a európskeho práva [nemeckej univerzity]. Tento inštitút však pod uvedeným názvom neexistuje. V nadväznosti na našu žiadosť [t. j. žiadosť Komisie] univerzita poznamenala, že nemá žiadneho zamestnanca s menom [„pán X“]“, t. j. s menom sťažovateľa.

[6] Ombudsmanka vo svojom rozhodnutí vo veci 2063/2014/PMC proti Komisii dospela k záveru, že zverejnenie mena sťažovateľa univerzite bez platného odôvodnenia predstavuje závažný nesprávny úradný postup.

[7] Memorandum o porozumení medzi európskym ombudsmanom a európskym dozorným úradníkom pre ochranu údajov, Ú. v. EÚ C 27, 2007, s. 21.