Okolnosti predchádzajúce sťažnosti

1. Sťažovateľ je španielsky štátny príslušník, ktorý požiadal o účasť na výberovom konaní organizovanom úradom EPSO.[1] Sťažovateľ nedodržal lehotu na rezerváciu počítačového testu (CTB), údajne preto, že mu úrad EPSO včas nezaslal automatickú pozvánku. Keď sa EPSO v tejto veci obrátil na úrad EPSO, informoval sťažovateľa o dátume, keď bola príslušná pozvánka sprístupnená v jeho používateľskom konte EPSO [2], a uviedol, že za kontrolu používateľského konta EPSO sú zodpovední uchádzači, ktorí sa zúčastňujú na výberových konaniach.

2. Sťažovateľ sa potom spýtal úradu EPSO, ako si môže byť istý, že mu bola správa v ten deň zaslaná. Počas rezervačného obdobia sa totiž dvakrát prihlásil do svojho profilu EPSO, aby mohol pracovať na inej prihláške. Pozvánku však videl až po uplynutí lehoty na rezerváciu CBT. Úrad EPSO odpovedal, že pozvánky na rezerváciu CBT boli sprístupnené na účtoch všetkých uchádzačov v ten istý deň a že už nie je možné vykonať rezerváciu.

Vyšetrovanie

3. Ombudsmanka začala vyšetrovanie sťažnosti a identifikovala tieto tvrdenia a tvrdenia:

Tvrdenie

Úrad EPSO včas nezaslal automatickú výzvu na rezerváciu počítačového testu (CBT) do profilu EPSO sťažovateľa, ako to urobil ostatným uchádzačom, čo viedlo k jeho nespravodlivému vylúčeniu z výberového konania.

Pohľadávky

1. V automatických správach úradu EPSO pre uchádzačov by sa mal jasne uvádzať dátum a čas ich odoslania, doručenia a čítania v profile úradu EPSO.

2. Úrad EPSO by mal vyzvať sťažovateľa, aby sa zúčastnil na CBT.

4. Ombudsmanka považovala za vhodné najprv nahliadnuť do spisu úradu EPSO v tejto veci s cieľom posúdiť platnosť tvrdenia sťažovateľa.

Nahliadnutie do spisu

5. Vyšetrovací tím ombudsmanky vykonal inšpekciu 9. septembra 2015 v priestoroch úradu EPSO. Vyšetrovací tím dospel po inšpekcii k predbežnému záveru, že úrad EPSO nezaslal sťažovateľovi automatickú pozvánku, aby sa včas zúčastnil na CBT [3].

6. Správa o inšpekcii bola predložená sťažovateľovi na pripomienkovanie, ktorý nesúhlasil s predbežným posúdením a tvrdil, že úrad EPSO by mal preukázať, že si správu mohol prezrieť.

Hodnotenie ombudsmana

7. Ombudsmanka sa domnieva, že správa, v ktorej boli uchádzači vyzvaní, aby si rezervovali CBT, bola nepochybne vytvorená a následne aktivovaná v rovnakom čase vo všetkých profiloch uchádzačov vrátane profilov sťažovateľa. Dokumenty, ktoré poskytol úrad EPSO počas inšpekcie, jasne ukazujú pozvánku v profile EPSO sťažovateľa v časti príslušného výberového konania. Profil EPSO sa zdá byť uzavretým IT prostredím (na rozdiel od e-mailových služieb, ktoré fungujú prostredníctvom rôznych serverov, čo niekedy vysvetľuje oneskorenie prenosu elektronických správ), v ktorom sa zdá, že odosielanie a prijímanie správ predstavuje jeden a ten istý technický krok. Aktivácia správy v profile uchádzača teda znamená okamžité prijatie tej istej správy v profile EPSO uchádzača.

8. Hoci sťažovateľ tvrdí, že počas obdobia rezervácie CBT si nemohol pozrieť pozývaciu správu vo svojom profile EPSO, ombudsman nenašiel nič, čo by toto tvrdenie podporilo. Ombudsmanka sa domnieva, že informácie, ktoré poskytol úrad EPSO pri inšpekcii, spolu predstavujú dostatočný dôkaz o tom, že včas zaslal sťažovateľovi príslušné pozvanie. Skutočnosť, že sa sťažovateľ dvakrát prihlásil do svojho používateľského konta EPSO počas obdobia, počas ktorého si mohol rezervovať svoj CBT, nepreukazuje, že príslušná správa nebola viditeľná, ale len potvrdzuje skutočnosť, že si pozvánku nevšimol (profil EPSO sťažovateľa pozostáva z viacerých výberových konaní, na ktoré je potrebné kliknúť a otvoriť ich, aby si mohol pozrieť súvisiace správy).

9. Vzhľadom na uvedené skutočnosti ombudsman nezistil nesprávny úradný postup úradu EPSO v súvislosti s tvrdením sťažovateľa. Tvrdenie sťažovateľa, že EPSO by ho mal vyzvať, aby sa zúčastnil na CBT, preto nemôže uspieť.

10. Pokiaľ ide o tvrdenie sťažovateľa týkajúce sa vysledovateľnosti správ v profiloch uchádzačov, ombudsmanka poznamenáva, že úrad EPSO sa týmto bodom ešte nezaoberal. Úrad EPSO sa však v súvislosti s inšpekciou zaviazal včas odpovedať sťažovateľovi. Vzhľadom na to, že táto záležitosť priamo nesúvisí s hlavnou sťažnosťou sťažovateľa týkajúcou sa jeho vylúčenia z postupu prijímania do zamestnania, ombudsman nepovažuje za opodstatnené ďalej sa touto záležitosťou zaoberať v kontexte tohto vyšetrovania. Verí, že úrad EPSO nadviaže na svoje uistenie a odpovie sťažovateľovi. Ak by však sťažovateľ nedostal uspokojivú odpoveď v primeranej lehote, mohol by v tejto súvislosti zvážiť predloženie novej sťažnosti ombudsmanovi.

Záver

Na základe vyšetrovania tejto sťažnosti ombudsmanka uzatvára túto sťažnosť s týmto záverom:

Ombudsmanka nezistila nesprávny úradný postup úradu EPSO.

Sťažovateľ a úrad EPSO budú o tomto rozhodnutí informovaní.

Emily O'Reilly

V Štrasburgu 28. októbra 2015

PRÍLOHA: Výpis z inšpekčnej správy

Kontrolovaný spis

Zástupcovia úradu EPSO poskytli na nahliadnutie tieto dokumenty:

a) výtlačky administratívneho zobrazenia úradu EPSO profilu sťažovateľa v rámci úradu EPSO, ako aj vlastného zobrazenia profilu sťažovateľa v rámci úradu EPSO;

b) zoznam uchádzačov úradu EPSO, ktorí sa zúčastnili na verejnom výberovom konaní EPSO/AD/301/15 (vrátane sťažovateľa); a

c) výtlačky podstránky profilu EPSO sťažovateľa, na ktorých sú uvedené správy týkajúce sa verejného výberového konania EPSO/AD/301/15.

Všeobecné body a pripomienky

Ako dokument a) – výtlačok zobrazenia back office úradu EPSO

Tento dokument poskytuje prehľad identifikačných a kontaktných údajov sťažovateľa, ako aj výberových konaní úradu EPSO, o ktoré sa uchádzal. Uvádzajú sa v ňom aj návštevy sťažovateľa v jeho profile EPSO.

Z preskúmania dokumentu je zrejmé, že v čase, keď boli uchádzači vyzvaní, aby si rezervovali CBT (konkrétne od 6. do 18. mája 2015), sa sťažovateľ 8. a 12. mája 2015 prihlásil do svojho profilu EPSO.

Pokiaľ ide o dokument b) – zoznam uchádzačov úradu EPSO, ktorí sa zúčastňujú na verejnom výberovom konaní EPSO/AD/301/15 (výber)

Z dokumentu vyplýva, že sťažovateľ prečítal pozvánku 22. mája 2015 o 10:32, t. j. štyri dni po uplynutí lehoty na rezerváciu testu.

V zozname sa uvádza aj dátum vytvorenia správy s pozvánkou (24. apríla 2015). V tejto súvislosti zástupcovia úradu EPSO vysvetlili, že pozývacia správa sa vytvorí v systéme predtým, ako ju uchádzači aktivujú a zobrazia. Zdá sa, že zoznam preukazuje, že správa bola riadne vytvorená v profiloch EPSO uchádzačov 24. apríla 2015 a že ostatní uchádzači úradu EPSO začali čítať správu 5. mája 2015. Len sťažovateľ nečítal správu včas. V zozname sa neuvádza, od akého presného okamihu bola správa viditeľná.

Pokiaľ ide o dokument c) – posolstvá v súvislosti s verejným výberovým konaním EPSO/AD/301/15

V uvedenom rámčeku so správou v profile EPSO sťažovateľa je jasne uvedená výzva úradu EPSO na rezerváciu CBT.

Zástupcovia úradu EPSO uviedli, že úrad EPSO poskytne odpoveď a ospravedlnenie v liste, ktorý sa zašle sťažovateľovi. List úradu EPSO bude postúpený ombudsmanovi pre informáciu.

Predbežný záver

Z kontrolovaných dokumentov a na základe pripomienok zástupcov úradu EPSO sa zdá, že sťažovateľ sa prihlásil do svojho používateľského konta EPSO počas obdobia, keď si mohol rezervovať CBT (konkrétne 8. a 12. mája 2015).

Nič nenasvedčuje tomu, že skutočnosť, že sťažovateľ nevidel výzvu na CBT vo verejnom výberovom konaní EPSO/AD/301/15, bola spôsobená technickou chybou. V skutočnosti neexistuje žiadny dôkaz, ktorý by naznačoval, že EPSO mal nejaký technický problém, pokiaľ ide o zasielanie pozvánok uchádzačom na účasť v CBT vo verejnom výberovom konaní EPSO/AD/301/15. Z dôkazov poskytnutých zástupcom ombudsmana vyplýva, že úrad EPSO 24. apríla 2015 pripravil pre všetkých uchádzačov pozvánku, ktorá bola následne od 5. mája 2015 čitateľná v profile uchádzačov v úrade EPSO.

Vzhľadom na uvedené skutočnosti sa zdá, že úrad EPSO nezaslal sťažovateľovi automatickú pozvánku na účasť v CBT včas.

[1] Verejné výberové konanie EPSO/AD/301/15.

[2] Používateľské konto EPSO je osobným priestorom uchádzačov, ktorí sa uchádzajú o verejné výberové konanie. Obsahuje údaje o ich osobnom profile, ako je meno a kvalifikácia, ako aj správy zaslané úradom EPSO.

[3] Viac informácií nájdete v priloženom výpise zo správy o inšpekcii.