Okolnosti predchádzajúce sťažnosti

1. Sťažnosť európskemu ombudsmanovi sa týka odmietnutia úradu EPSO poskytnúť sťažovateľovi kópiu hodnotiaceho hárku výberovej komisie.

2. Sťažovateľ sa zúčastnil na verejnom výberovom konaní EPSO/AD/181-182/. Nebola pozvaná na účasť vo fáze hodnotiaceho centra, pretože za svoju kvalifikáciu získala len 40 bodov (minimálny počet bodov bol 41 bodov).

3. Sťažovateľka požiadala o preskúmanie výsledku a kópiu hodnotiaceho hárku týkajúceho sa jej kvalifikácie. Úrad EPSO odpovedal, že jej žiadosť bola podaná po uplynutí lehoty na podanie žiadosti o informácie alebo žiadosti o preskúmanie (EPSO uviedol, že žiadosti mali byť podané do 10 kalendárnych dní odo dňa uverejnenia výsledkov).

Predmet vyšetrovania

4. Sťažovateľka tvrdila [1], že EPSO jej neoprávnene odmietol prístup k hodnotiacemu hárku výberovej komisie, ktorý sa týkal jej kvalifikácie.

5. Sťažovateľka tvrdila, že úrad EPSO by jej mal poskytnúť kópiu hodnotiaceho hárku, ktorý používa výberová komisia na posúdenie jej prihlášky.

Vyšetrovanie

6. Ombudsman začal vyšetrovanie 23. mája 2012 a požiadal úrad EPSO, aby do 30. septembra 2012 predložil stanovisko k sťažnosti. Stanovisko bolo postúpené sťažovateľovi s výzvou na vyjadrenie pripomienok do 30. novembra 2012. Sťažovateľ nepredložil žiadne pripomienky.

7. Ombudsman vo svojom liste o začatí vyšetrovania požiadal úrad EPSO, aby pri príprave svojho stanoviska zvážil, či je 10-dňová lehota na vyžiadanie informácií odôvodnená vzhľadom na nasledujúce úvahy.

8. Po prvé, zatiaľ čo 10-dňová lehota na podanie žiadosti o preskúmanie sa zdá byť opodstatnená z praktických dôvodov, , takéto odôvodnenie na uloženie krátkej lehoty na získanie informácií neexistuje.

9. Po druhé časové obmedzenie práva osoby na prístup k spisu priamo obmedzuje dve základné práva, a to právo na prístup k vlastnému spisu stanovené v článku 41 Charty základných práv a právo na prístup k zhromaždeným údajom, ktoré sa jej týkajú, a (v prípade potreby) na ich opravu, stanovené v článku 8 ods. 2 Charty základných práv.

10. Po tretie krátka lehota na získanie informácií tiež nepriamo obmedzuje základné práva požiadať o súdne preskúmanie a podať sťažnosť ombudsmanovi. Ombudsman v tejto súvislosti poznamenal, že uchádzač nie je povinný požiadať o vnútorné preskúmanie pred tým, ako sa obráti na súd alebo na ombudsmana. Pokiaľ ide o výkon týchto základných práv, uplatňuje sa príslušná dvojmesačná alebo dvojročná lehota.

11. Ombudsmanka poznamenala, že ak uchádzač požiada o informácie v rámci 10-dňovej lehoty, je nepravdepodobné, že odpoveď príde dostatočne rýchlo na to, aby mu umožnila prijať dobre informované rozhodnutie o tom, či požiada o preskúmanie alebo nie. Vzhľadom na to, že krátka lehota na podanie žiadosti o preskúmanie je primeraná, jediným spôsobom, ako zefektívniť proces preskúmania, by bolo automaticky poskytnúť všetkým uchádzačom hodnotiaci hárok týkajúci sa ich kvalifikácie (pokiaľ ide o fázu prijatia) a odpovede na ich písomné/praktické testy (pokiaľ ide o fázu hodnotiaceho centra).

12. Okrem toho vzhľadom na krátku lehotu na podanie žiadosti o preskúmanie ombudsmanka požiadala úrad EPSO, aby ju informoval o tom, či uvažuje o vytvorení systému generujúceho automatické e-maily uchádzačom, v ktorých by ich informoval o tom, že v ich profiloch EPSO sú uvedené nové informácie.

13. Dňa 8. júla 2013 ombudsman predložil úradu EPSO návrh odporúčania v súvislosti so sťažnosťou a požiadal ho o podrobné stanovisko. Úrad EPSO zaslal svoje podrobné stanovisko 30. septembra 2013 a ďalšie informácie poskytol 29. októbra 2013. Podrobné stanovisko úradu EPSO k návrhu odporúčania bolo postúpené sťažovateľke so žiadosťou o predloženie prípadných pripomienok do 30. novembra 2013. Ombudsman nedostal od sťažovateľa žiadne pripomienky.

Analýza a závery ombudsmana

A. Odmietnutie prístupu k hodnotiacemu hárku

Argumenty predložené ombudsmanovi

14. Sťažovateľka tvrdila, že by jej mal byť poskytnutý prístup k hodnotiacemu hárku použitému na posúdenie jej žiadosti, aby mohla zistiť, ktoré kritériá sa považujú za nesplnené.

15. EPSO vo svojom stanovisku uviedol, že 20. augusta 2010 bola sťažovateľka informovaná o tom, že nebola pozvaná do fázy výberového konania v hodnotiacom centre, pretože výberová komisia jej pri hodnotení jej udelila menej bodov, než je požadované minimum. Po tom, ako sťažovateľka požiadala o preskúmanie a kópiu hodnotiaceho hárku a bola informovaná o tom, že jej žiadosti boli premlčané, opätovne e-mailom z 15. septembra 2010 požiadala, aby jej bol poskytnutý hodnotiaci hárok, ktorý výberová komisia použila na posúdenie jej žiadosti. E-mailom z 12. novembra 2010 EPSO informoval sťažovateľku, že jej žiadosť bola postúpená sekretariátu výberového konania.

16. Podľa názoru úradu EPSO z argumentov sťažovateľky vyplýva, že sa domnieva, že jej neboli poskytnuté dostatočné dôvody na odmietnutie prístupu k hodnotiacemu hárku. Povinnosť odôvodnenia stanovená v článku 296 Zmluvy o fungovaní Európskej únie sa však musí zosúladiť s dodržiavaním mlčanlivosti, ktorá sa vzťahuje na rokovania výberových komisií podľa článku 6 prílohy III k služobnému poriadku. Zachovanie tohto utajenia bráni zverejneniu stanoviska prijatého jednotlivými členmi výberových komisií alebo akýchkoľvek podrobností týkajúcich sa osobného alebo porovnávacieho hodnotenia uchádzačov.

17. EPSO ďalej uviedol, že pri posudzovaní vhodnosti uchádzačov majú rokovania výberovej komisie predovšetkým porovnávaciu povahu, a preto sa na ne vzťahuje utajenie týkajúce sa takýchto konaní. V dôsledku toho podľa ustálenej judikatúry oznámenie získaných známok predstavuje dostatočné odôvodnenie rozhodnutí výberových komisií a umožňuje súdom Únie vykonať primerané súdne preskúmanie. Okrem toho podľa ustálenej judikatúry nemožno od výberovej komisie vyžadovať, aby pri odôvodnení neúspechu uchádzača v teste spresnila, ktoré odpovede uchádzača považovala za nedostatočné, alebo aby vysvetlila prečo. Takéto podrobné odôvodnenie nie je nevyhnutné na to, aby sa Súdnemu dvoru (a teda aj menovaciemu orgánu) umožnilo vykonať preskúmanie, a teda aby sa uchádzačovi umožnilo určiť, či je alebo nie je potrebné podať sťažnosť alebo prípadne žalobu na súd.

18. Úrad EPSO sa preto domnieval, že sťažovateľ dostal všetky informácie, ktoré uplatniteľné právo vymedzuje ako potrebné na splnenie povinnosti odôvodnenia. Úrad EPSO sa však ospravedlnil za to, že neodpovedal na e-mail sťažovateľa z 12. novembra 2010.

19. V reakcii na obavy ombudsmana týkajúce sa desaťdňovej lehoty úrad EPSO uviedol, že právo uchádzačov na informácie predpokladá, že neúspešní uchádzači môžu získať informácie a dokumenty, ktoré im umožnia prijať informované rozhodnutie o užitočnosti napadnutia rozhodnutia výberovej komisie, a to bez toho, aby bolo ohrozené utajenie rokovania výberovej komisie. Podľa nedávnej judikatúry je desaťdňová lehota odôvodnená, pretože neúspešným uchádzačom umožňuje získať informácie a dokumenty aspoň jeden mesiac pred uplynutím lehoty na podanie odvolania na Súdnom dvore alebo lehoty na podanie sťažnosti úradu EPSO [2]. EPSO preto nevidel žiadne nepriame obmedzenie základného práva požiadať o súdne preskúmanie alebo podať sťažnosť ombudsmanovi.

20. Podľa úradu EPSO právo na prístup k zhromaždeným údajom, ktoré sa ho týkajú, a na ich opravu, stanovené v článku 8 ods. 2 Charty základných práv, nemôže byť dotknuté, keďže podľa článku 14 nariadenia 45/2001 o ochrane osobných údajov [3] má dotknutá osoba právo na bezodkladnú opravu nesprávnych alebo neúplných osobných údajov. V súlade s bodom 3.9 stanoviska európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov [4] "Stanovisko k oznámeniu o predbežnej kontrole prijatému od zodpovednej osoby Európskej komisie o systéme "prijímania stálych zamestnancov do európskych inštitúcií alebo orgánov, úradov a agentúr Spoločenstva prostredníctvom výberového konania" z 24. februára 2006, "právo na opravu... sa môže zjavne vzťahovať len na faktické údaje. Pridelené značky nemôžu byť za žiadnych okolností predmetom práva na opravu zo strany dotknutej osoby.“

21. Pokiaľ ide o návrh automaticky poskytnúť všetkým uchádzačom hodnotiace hárky týkajúce sa ich kvalifikácie vo fáze prijatia, ako aj odpovede na ich písomné alebo praktické testy vo fáze hodnotiaceho centra, EPSO opäť tvrdil, že pri určovaní vhodnosti uchádzačov majú rokovania výberovej komisie porovnávaciu povahu, a preto sa na ne vzťahuje utajenie súvisiace s takýmito konaniami.

22. Pokiaľ ide o návrh, že by sa mohli vytvárať automatické e-maily s cieľom informovať uchádzačov o nových informáciách v ich profiloch EPSO, úrad EPSO uviedol, že vypracoval oznámenie „robomail“ upozorňujúce uchádzačov, keď majú vo svojom používateľskom konte EPSO novú správu. EPSO však poukázal na to, že ide o doplnkovú službu, z ktorej uchádzači nemôžu odvodiť žiadne práva.

Posúdenie ombudsmana, ktoré viedlo k návrhu odporúčania

23. EPSO v súhrne tvrdil, že sťažovateľke nemohol byť umožnený prístup k hodnotiacemu hárku, pokiaľ ide o jej kvalifikáciu, z dôvodu utajenia, ktoré je súčasťou práce výberových komisií na základe článku 6 prílohy III služobného poriadku. V tejto súvislosti ombudsman zopakoval svoje zistenie v rámci vyšetrovania z vlastného podnetu OI/5/2005/PB [5]: ustanovenie služobného poriadku, podľa ktorého sú rokovania výberových komisií tajné, nebráni sprístupneniu hodnotiacich kritérií alebo podrobného rozpisu bodov uchádzačom v súvislosti s konkrétnou skúškou. Výsledkom tohto vyšetrovania z vlastného podnetu bolo, že EPSO sa zaviazal poskytnúť uchádzačom hodnotiaci hárok, v ktorom bude uvedené nielen celkové konečné hodnotenie, ale aj použité hodnotiace kritériá a čiastočné hodnotenia udelené za každé kritérium.

24. Ombudsmanka v tejto súvislosti ďalej poznamenala, že podľa poznámky pod čiarou č. 1 príslušného oznámenia o výberovom konaní „[c] absolventi, ktorí neboli pozvaní do hodnotiaceho centra, môžu získať kópiu hodnotiaceho hárku výberovej komisie týkajúceho sa ich kvalifikácie predložením žiadosti do 10 dní od oznámenia výsledkov.“Preto samotný EPSO zaujal stanovisko, že na hodnotiaci hárok sa počas 10-dňovej lehoty po oznámení výsledkov výberovej komisie nevzťahovalo utajenie. Ak sa na hodnotiaci hárok počas tohto obdobia logicky a nevyhnutne nevzťahovalo utajenie rokovania výberovej komisie, ombudsman nepochopil proces odôvodnenia, na základe ktorého by sa naň mohlo vzťahovať utajenie rokovania výberovej komisie po tomto období.

25. Pokiaľ ide o odkaz úradu EPSO na nedávnu judikatúru, ombudsmanka poznamenala, že v rozsudku, na ktorý sa úrad EPSO odvoláva, sa zdôrazňuje povinnosť úradu EPSO dodržiavať lehoty na odpoveď na žiadosti uchádzačov o informácie, aby sa im umožnilo uplatniť si právo prijímať informované rozhodnutia o tom, či napadnú rozhodnutia výberových komisií [6]. Hoci sa v rozsudku odkazuje aj na krátku lehotu pre uchádzačov na podanie žiadostí o informácie [7], nenaznačuje sa v ňom, že by bolo vylúčené právo uchádzačov na získanie informácií po uplynutí tejto lehoty.

26. Na základe uvedených skutočností ombudsmanka nenašla presvedčivé argumenty úradu EPSO na podporu svojho odmietnutia poskytnúť sťažovateľke prístup k hodnotiacemu hárku výberovej komisie týkajúcemu sa jej kvalifikácie, čím sa obmedzilo jej základné právo na prístup k jej spisu [8] a k zhromaždeným údajom, ktoré sa jej týkajú [9]. Ombudsmanka sa zaoberala neodôvodneným odmietnutím úradu EPSO, ktoré predstavuje prípad nesprávneho úradného postupu, a predložila tento návrh odporúčania:

Vzhľadom na zistenia ombudsmanky by úrad EPSO mal sťažovateľke poskytnúť kópiu jej hodnotiaceho hárku týkajúceho sa jej kvalifikácie.

27. Ombudsmanka uznala zlepšenie, pokiaľ ide o informovanie uchádzačov, ktoré priniesol systém „robomail“. Nevylúčil však možnosť, že by sa mohli vykonať ďalšie zlepšenia. Vzhľadom na nedostatok opodstatnených dôvodov, ktoré úrad EPSO uviedol na utajenie hodnotiaceho hárku, a s cieľom umožniť uchádzačom čo najúplnejšie právo na preskúmanie by úrad EPSO mohol prehodnotiť možnosť automatického poskytovania hodnotiacich hárkov všetkým uchádzačom. Ombudsman uviedol, že túto otázku ďalej zváži pri hodnotení odôvodneného stanoviska úradu EPSO k návrhu odporúčania a že by uvítal pozíciu úradu EPSO aj v tejto súvislosti.

Argumenty predložené ombudsmanovi po návrhu odporúčania

28. Úrad EPSO vo svojom podrobnom stanovisku k návrhu odporúčania uviedol, že v súčasnosti realizuje projekt zameraný na zlepšenie kvality komunikácie s uchádzačmi. To zahŕňa stanovenie jasných a verejných politických usmernení okrem iného pre prípady, ako je prípad sťažovateľa. EPSO zdôrazňuje, že transparentnosť vo svojich procesoch považuje za mimoriadne dôležitú. Dôkazom toho je zavedenie novej metodiky hospodárskej súťaže s novým modelom oznámení o výberových konaniach a príručkou pre verejné výberové konania, ktorá obsahuje spoločné pravidlá uplatniteľné na všetky výberové konania.

29. Úrad EPSO uviedol, že od zorganizovania výberového konania, na ktorom sa sťažovateľ zúčastnil, zrevidoval svoju politiku a teraz automaticky poskytuje uchádzačom uchádzajúcim sa o verejné výberové konania informácie o hodnotení ich pracovníka povereného kontrolou talentov. Úrad EPSO uviedol, že preto zohľadní návrh odporúčania ombudsmanky a zašle sťažovateľovi požadované informácie.

30. Úrad EPSO následne poskytol ombudsmanovi kópiu svojho listu sťažovateľke, v ktorom sťažovateľke poskytol hodnotiaci hárok s kritériami, váhou a bodmi udelenými za jej kvalifikáciu.

Posúdenie ombudsmana po návrhu odporúčania

31. Úrad EPSO poskytol sťažovateľke kópiu jej hodnotiaceho hárku týkajúceho sa jej kvalifikácie. Úrad EPSO v tejto súvislosti zmenil aj svoju všeobecnú politiku a teraz automaticky poskytuje uchádzačom informácie o posúdení ich kvalifikácie. Úrad EPSO preto v plnej miere prijal návrh odporúčania a zaoberal sa obavami ombudsmana týkajúcimi sa informovania uchádzačov. Ombudsmanka ďakuje úradu EPSO za jeho konštruktívny a transparentný prístup k tejto záležitosti.

B. Závery

Ombudsman na základe svojho vyšetrovania tejto sťažnosti uzatvára túto sťažnosť s týmto záverom:

Úrad EPSO prijal návrh odporúčania ombudsmanky.

Sťažovateľ a úrad EPSO budú o tomto rozhodnutí informovaní.

Emily O'Reilly

V Štrasburgu 23. januára 2014

[1] Sťažovateľka takisto tvrdila, že úrad EPSO ju neoprávnene vylúčil z účasti na verejnom výberovom konaní, a tvrdila, že úrad EPSO by mal: a) prehodnotiť svoju žiadosť; a 2. V prípade, že by z prehodnotenia požadovaného v rámci žiadosti (1) vyplynulo, že mala byť pozvaná do tejto fázy výberového konania, umožniť jej zúčastniť sa na fáze hodnotiaceho centra. Ombudsman však zistil, že neexistujú dostatočné dôvody na zahrnutie tohto tvrdenia a týchto tvrdení do jeho vyšetrovania z nasledujúcich dôvodov. Vzhľadom na organizačné a časové obmedzenia spojené s organizáciou výberových konaní ombudsmanka považovala za primerané, aby úrad EPSO stanovil prísne a krátke lehoty pre žiadosti o preskúmanie v rôznych fázach výberových konaní. Cieľ tvrdenia a súvisiacich tvrdení by bolo možné dosiahnuť len vylúčením týchto platných dôvodov na stanovenie prísnych lehôt.

[2] Rozsudok z 18. septembra 2012, Martorell/Komisia (F-96/09, zatiaľ neuverejnený v Zbierke, bod 47).

[3] Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 z 18. decembra 2000

o ochrane jednotlivcov so zreteľom na spracovanie osobných údajov Spoločenstvom

inštitúcie a orgány a o voľnom pohybe takýchto údajov, Ú. v. ES L 8, 2001, s. 1.

[4] Európsky dozorný úradník pre ochranu údajov.

[5] Rozhodnutie je k dispozícii na adrese: www.ombudsman.europa.eu/en/cases/decision.faces/en/3706/html.bookmark

[6] Vec F-96/09, Martorell/Komisia, už citovaná v poznámke pod čiarou 3. Bod 48 uvedeného rozsudku znie takto: „Z analýzy, ktorá sa práve vykonala, vyplýva, že prísne dodržiavanie osobitného práva priznaného uchádzačom úradom EPSO, pokiaľ ide o obsah tohto práva, ako aj o lehotu na odpoveď, odráža povinnosti, ktoré vyplývajú zo zásady riadnej správy vecí verejných, práva verejnosti na prístup k dokumentom a práva na účinný prostriedok nápravy v súlade s článkami 41, 42 a 47 Charty základných práv Európskej únie. Okrem toho, že úrad EPSO môže viesť vylúčených uchádzačov k podaniu žaloby alebo sťažnosti bez toho, aby disponoval dostatočnými informáciami, nedodržanie osobitného práva priznaného uchádzačom môže predstavovať pochybenie pri výkone verejnej funkcie, ktoré by za určitých okolností mohlo viesť k vzniku práva uchádzača na náhradu škody“(neoficiálny preklad a pod.).

[7] Vec F-96/09, Martorell/Komisia, už citovaná v poznámke pod čiarou 3, bod 47.

[8] Článok 41 ods. 2 písm. b) Charty základných práv Európskej únie.

[9] Článok 8 ods. 2 Charty základných práv Európskej únie