Okolnosti predchádzajúce sťažnosti

1. Prejednávaná vec sa týka rozhodnutia Úradu pre vydávanie publikácií Európskej únie (ďalej len „Úrad pre publikácie“) neobnoviť zmluvu o poskytovaní služieb uzavretú so sťažovateľom.

2. Sťažovateľ je spoločnosť pôsobiaca v oblasti informačných technológií a komunikácií. V roku 2007 vyhrala výzvu na predkladanie ponúk vyhlásenú Úradom pre publikácie na vývoj, údržbu a podporu informačných systémov založených na webovej technológii (ďalej len "zmluva"). Zmluva bola podpísaná v septembri 2007. Stanovilo sa v ňom, že bude trvať dva roky s možnosťou dvoch automatických obnovení, každé na jeden rok, pokiaľ Úrad pre publikácie nerozhodne inak. V septembri 2009 bola zmluva automaticky predĺžená o jeden rok.

3. Dňa 23. apríla 2010 zamestnanec sťažovateľa požiadal o stretnutie s úradníkom Úradu pre publikácie zodpovedným za správu zmluvy. Cieľom bolo preskúmať spolu s ním plány Úradu pre publikácie a budúce činnosti súvisiace so zmluvou vrátane možnosti pridať nové činnosti. Stretnutie sa uskutočnilo 26. apríla 2010. Obchodný riaditeľ sťažovateľa zaslal 4. mája 2010 úradníkovi nadväzujúci e-mail, v ktorom mu poďakoval za stretnutie, poskytol mu niektoré technické informácie a uviedol, že svojim kolegom povedal o „plánoch Úradu pre publikácie týkajúcich sa bežného pokračovania zmluvy, ako aj jej plánovaného bežného predĺženia do roku 2011 (v súlade s bežným plánovaným systémom predĺženia zmluvy)“.

4. Dňa 3. júna 2010 Úrad pre publikácie informoval sťažovateľa, že v súlade s článkom I.2.5 zmluvy si neželá obnoviť zmluvu na ďalšie obdobie jedného roka.

5. V následnej korešpondencii sťažovateľ vyjadril prekvapenie nad rozhodnutím Úradu pre publikácie a požiadal ho, aby objasnil dôvody, ktoré ho opodstatňujú. Sťažovateľ poukázal na to, že rozhodnutie bolo v rozpore s informáciami získanými na stretnutí 26. apríla 2010. Sťažovateľ poukázal aj na to, čo považuje za bežnú prax Úradu pre publikácie obnovovať všetky svoje rámcové zmluvy na celé možné obdobie ich platnosti.

6. Dňa 25. júna 2010 Úrad pre publikácie potvrdil svoje rozhodnutie a zdôraznil, že nemá žiadnu bežnú prax týkajúcu sa obnovenia rámcových zmlúv. Úrad pre publikácie poukázal na to, že rozhodnutie neobnoviť zmluvu bolo prijaté na základe osobitných okolností prípadu a potrieb inštitúcie. Rozhodnutie bolo prijaté najmä z dôvodu vyčerpania rozpočtu.

7. Dňa 26. augusta 2010 sa sťažovateľ obrátil na európskeho ombudsmana.

Predmet vyšetrovania

8. Ombudsmanka začala vyšetrovanie tohto tvrdenia:

Tvrdenie

Úrad pre publikácie tým, že nesplnil svoje uistenia sťažovateľovi, že zmluva sa predĺži, a tým, že nerešpektoval svoju bežnú prax v tejto oblasti, porušil zásadu legitímnej dôvery stanovenú v článku 10 Európskeho kódexu dobrej správnej praxe.

Vyšetrovanie

9. Dňa 7. októbra 2010 ombudsman požiadal Úrad pre publikácie, aby do 31. januára 2011 predložil stanovisko k tvrdeniu sťažovateľa. Stanovisko Úradu pre publikácie bolo postúpené sťažovateľovi s výzvou na vyjadrenie pripomienok, ktorú sťažovateľ zaslal 31. mája 2011.

10. Po dôkladnej analýze stanoviska Úradu pre publikácie a pripomienok sťažovateľa ombudsmanka dospela k záveru, že je vhodné nahliadnuť do spisu Úradu pre publikácie v tejto veci. Inšpekciu vykonali útvary ombudsmana 9. júla 2013. Kópia správy o inšpekcii bola zaslaná Úradu pre publikácie a kópia bola zaslaná sťažovateľovi s výzvou na predloženie pripomienok. Sťažovateľ predložil svoje pripomienky k správe o inšpekcii 7. októbra 2013.

Analýza a závery ombudsmana

Úvodné poznámky

11. Sťažovateľ vo svojich pripomienkach k správe o inšpekcii tvrdil, že Úrad pre publikácie neprimerane vyčlenil na zmluvu veľmi nízky rozpočet. Podľa sťažovateľa bol rozpočet nedostatočný, pokiaľ ide o služby požadované podľa súťažných podkladov.

12. V tejto súvislosti ombudsmanka pripomína, že predmet jej vyšetrovania v tomto prípade sa obmedzuje na posúdenie toho, či Úrad pre publikácie porušil oprávnené očakávania sťažovateľa. Problém, ktorý sťažovateľ nastolil v bode 11, je nové tvrdenie, ku ktorému Úrad pre publikácie nebol požiadaný o poskytnutie stanoviska. Hoci sa ombudsmanka nedomnieva, že by sa toto vyšetrovanie malo predĺžiť tým, že požiada o dodatočné stanovisko, pripomína, že sťažovateľka má naďalej možnosť zaslať jej novú sťažnosť k tomuto konkrétnemu bodu.

13. V liste pripojenom k pripomienkam k stanovisku Úradu pre publikácie sťažovateľ takisto požiadal ombudsmana, aby začal nové vyšetrovanie týkajúce sa všeobecného správania Úradu pre publikácie. Sťažovateľ vo svojom liste uviedol niekoľko príkladov týkajúcich sa spôsobu, akým Úrad pre publikácie uzavrel alebo riadil zmluvy so sťažovateľom a s inými dodávateľmi. Podľa sťažovateľa tieto príklady, ktoré v niektorých prípadoch ombudsman preskúmal, ako je to v tomto prípade, alebo boli predložené Všeobecnému súdu, svedčia o systematickom nepriateľskom správaní Úradu pre publikácie voči sťažovateľovi, ktorého cieľom je zámerne vypovedať zmluvy vykonávané sťažovateľom a vylúčiť ho z nových verejných súťaží.

14. Medzi príklady, ktoré uviedol navrhovateľ, patrili: i) odmietnutie obnoviť platné zmluvy (ako v prejednávanej veci), ii) rozhodnutie nevyužiť rámcovú zmluvu ani nerefinancovať jej rozpočet; iii) prevod zmlúv uzatvorených so sťažovateľom na iných dodávateľov; iv) nadmerné využívanie zmlúv uzavretých s inými dodávateľmi; a v) údajnú existenciu konfliktu záujmov. Sťažovateľ sa odvolal aj na anonymný list zaslaný 2. júna 2010, v ktorom ho informoval, že Úrad pre publikácie prijal rozhodnutie vylúčiť sťažovateľa zo všetkých vykonávaných zmlúv a projektov a previesť tieto zmluvy na iných dodávateľov. Sťažovateľ zopakoval svoje stanovisko vo svojich pripomienkach k správe o inšpekcii.

15. V liste z 20. júna 2013, v ktorom bolo oznámené rozhodnutie o nahliadnutí do spisu Úradu pre publikácie, ombudsman informoval sťažovateľa, že sa prijme rozhodnutie o tom, či sa do spisu zahrnie tvrdenie uvedené v bode 14. Bolo by to tak v prípade, ak by posúdenie tejto veci viedlo k záveru, že Úrad pre publikácie sa dopustil nesprávneho úradného postupu a že tento nesprávny úradný postup by mohol byť súčasťou všeobecného modelu nesprávneho úradného postupu tohto úradu. Ombudsmanka sa preto touto otázkou bude zaoberať po posúdení tvrdenia uvedeného v bode 8.

16. Sťažovateľ vo svojich pripomienkach k správe ombudsmana o inšpekcii spochybnil rozhodnutie Úradu pre publikácie označiť niekoľko dokumentov, ktoré ombudsman skontroloval, za dôverné.

17. Ombudsman pripomína, že podľa článkov 13.3 a 14.2 vykonávacích ustanovení európskeho ombudsmana sťažovateľ ani verejnosť nemôžu mať prístup k žiadnym dokumentom alebo informáciám získaným počas inšpekcie, ktoré príslušná inštitúcia označila za dôverné. Z toho vyplýva, že inštitúcie môžu požadovať, aby sa s dokumentmi získanými počas inšpekcie vykonanej útvarmi ombudsmana zaobchádzalo dôverne. Vzhľadom na to, že sťažovateľ nepredložil žiadne konkrétne argumenty, ktoré by naznačovali, že Úrad pre publikácie by v tomto prípade nebol oprávnený požadovať dôvernosť, názor sťažovateľa nie je obhájiteľný.

A. Tvrdenie o nedodržaní záruk poskytnutých sťažovateľovi a štandardná prax

Argumenty predložené ombudsmanovi

18. Sťažovateľ tvrdil, že Úrad pre publikácie porušil zásadu oprávnených očakávaní. Podľa sťažovateľa Úrad pre publikácie poskytol presné uistenia týkajúce sa obnovenia zmluvy na zasadnutí 26. apríla 2010. Na tomto stretnutí tiež požiadala sťažovateľa, aby vopred uskutočnil „dôležité a nezvratné investície“. V dôsledku toho bol sťažovateľ presvedčený, že zmluva sa obnoví, a uskutočnil potrebné investície, ktoré boli značné, aby mal k dispozícii príslušné zdroje na vykonanie prác. Sťažovateľ poukázal na to, že uistenia poskytnuté na stretnutí 26. apríla 2010 boli potvrdené v následnom e-maile, ktorý zaslal Úradu pre publikácie 4. mája 2010. Tento e-mail by sa mohol považovať za zápisnicu zo zasadnutia a jasne informovať o zámeroch Úradu pre publikácie obnoviť zmluvu. Sťažovateľ zdôraznil, že Úrad pre publikácie nikdy nereagoval na e-mail zo 4. mája 2010 ani nespochybnil jeho obsah.

19. Sťažovateľ takisto tvrdil, že oprávnené očakávanie, že zmluva sa obnoví, vyplýva zo štandardnej zmluvnej praxe inštitúcií EÚ, a najmä Úradu pre publikácie, ktorý vždy obnovuje rámcové zmluvy na celé ich možné trvanie. V tomto konkrétnom prípade bolo očakávanie sťažovateľa posilnené skutočnosťou, že zmluva sa aktívne využívala na poskytovanie služieb údržby viacerých kritických IT aplikácií používaných v Úrade pre publikácie.

20. Úrad pre publikácie vo svojom stanovisku poprel, že by sťažovateľovi poskytol akékoľvek uistenie o obnovení zmluvy na zasadnutí 26. apríla 2010 alebo pri akejkoľvek inej príležitosti. Úrad pre publikácie zdôraznil, že počas uvedeného stretnutia sa o obnovení zmluvy vôbec nediskutovalo a jedinou pripomienkou v súvislosti so zmluvou bolo, že sa vykonávala „normálne“. Úrad pre publikácie tiež uviedol, že má k dispozícii dokument z 22. júla 2010, v ktorom je zhrnutý obsah stretnutia.

21. Úrad pre publikácie ďalej zdôraznil, že e-mail sťažovateľa zo 4. mája 2010 nemožno považovať za zápisnicu zo stretnutia, pretože v ňom chýbala typická forma zápisnice a odrážalo sa v ňom len vlastné vnímanie sťažovateľa, čo sa stalo a čo bolo povedané. Okrem toho Úrad pre publikácie neschválil obsah e-mailu a jeho mlčanie nemožno považovať za dôkaz takéhoto schválenia. Úrad pre publikácie tiež pripomenul, že podľa judikatúry Súdneho dvora Európskej únie (ďalej len „Súdny dvor“) „neprítomnosť reakcie zo strany Komisie počas dlhého obdobia nemôže predstavovať uistenie, ktoré vzbudzuje u žiadateľa oprávnené očakávania“[1].

22. Pokiaľ ide o investície, ktoré údajne uskutočnil sťažovateľ, Úrad pre publikácie poprel, že by ho niekedy nabádal, aby ich uskutočnil, a zdôraznil, že sťažovateľ bol povinný disponovať potrebnými zdrojmi až do skončenia platnosti zmluvy.

23. Úrad pre publikácie dospel k záveru, že sťažovateľ nepreukázal, že dostal presné, bezpodmienečné a konzistentné uistenia. Aj za predpokladu, že by boli poskytnuté presné uistenia, však Úrad pre publikácie zdôraznil, že tieto uistenia nemôžu vyvolať legitímnu dôveru. Dôvodom je, že by boli v jasnom rozpore so znením zmluvy, v ktorom sa výslovne uznáva právo Úradu pre publikácie neobnoviť zmluvu a vyžaduje sa, aby sa každá zmena vykonala písomne.

24. Úrad pre publikácie takisto poprel, že by v súlade s bežnou praxou vždy obnovoval svoje rámcové zmluvy. Skutočnosť, že Úrad pre publikácie systematicky začleňuje doložku o obnovení do svojich zmlúv, neznamená, že obnovenia sú automatické. Závisia skôr od viacerých okolností, medzi ktoré patrí napríklad existencia rozpočtu alebo potreba poskytovaných služieb. Úrad pre publikácie v každom prípade zdôraznil, že sťažovateľ nepreukázal existenciu takéhoto postupu a že údaje, ktoré mal úrad k dispozícii, v skutočnosti ukázali opak.

25. Okrem toho skutočnosť, že zmluva sa aktívne využívala, odrážala len bežné zmluvné správanie počas jej platnosti a v žiadnom prípade sa na ňu nebolo možné odvolávať s cieľom vyvolať očakávanie, pokiaľ ide o jej obnovenie.

26. Napokon, pokiaľ ide o vyčerpanie príslušného rozpočtu, Úrad pre publikácie zdôraznil, že nemôže podľa vlastného uváženia zvýšiť rozpočet pridelený na verejnú zákazku, ale môže tak urobiť len vtedy, ak sú splnené podmienky stanovené platnými pravidlami.

27. Sťažovateľ vo svojich pripomienkach trval na tom, že počas stretnutia 26. apríla 2010 sa podrobne diskutovalo o obnovení zmluvy. Uviedla, že Úrad pre publikácie poskytol presné, bezpodmienečné a konzistentné záruky, že zmluva sa predĺži o ďalší rok. Podľa sťažovateľa, ak by sa o tejto otázke vôbec nediskutovalo, ako navrhol Úrad pre publikácie, bolo ťažké pochopiť, prečo Úrad pre publikácie nereagoval na e-mail zo 4. mája 2010. Sťažovateľ poukázal na to, že spisová poznámka z 22. júla 2010, ktorú uviedol Úrad pre publikácie, bola napísaná len niekoľko mesiacov po stretnutí a po žiadosti sťažovateľa o objasnenie. Sťažovateľ mal podozrenie, že správa bola vypracovaná o nejaký čas neskôr v snahe odôvodniť stanovisko Úradu pre publikácie, a preto bola nespoľahlivá.

28. Sťažovateľ ďalej dodal, že uistenia poskytnuté počas stretnutia boli najnovšie z dlhého radu podobných prijatých uistení. Vzhľadom na dôležitosť otázky obnovenia zmluvy sťažovateľ na ňu od roku 2008 neustále upozorňoval a Úrad pre publikácie sťažovateľa neustále uisťoval, že pri obnovení zmluvy nebude žiadny problém.

29. Sťažovateľ takisto zdôraznil, že judikatúra citovaná Úradom pre publikácie o právnom význame absencie reakcie inštitúcie odkazuje na rôzne okolnosti (napríklad žiadosť o povolenie), a preto nie je v tomto prípade relevantná. Keďže v e-maile sťažovateľa zo 4. mája 2010 bolo zaznamenané len to, čo bolo povedané počas stretnutia, mlčanie Úradu pre publikácie sa muselo považovať za tiché prijatie správy.

30. Sťažovateľ trval na tom, že obnovenie rámcových zmlúv je bežnou praxou inštitúcií, a zdôraznil, že Úrad pre publikácie neposkytol dôkazy o opaku. Podľa sťažovateľa je odôvodnené očakávať, že verejní obstarávatelia obnovia rámcové zmluvy bez výnimočných okolností. Sťažovateľ súhlasil s tým, že vyčerpanie rozpočtu alebo žiadna požiadavka na služby, ktoré sa poskytujú na základe zmluvy, sú okolnosti, ktoré by mohli odôvodniť rozhodnutie neobnoviť zmluvu. Zdôraznil však aj to, že v prejednávanej veci nenastala žiadna z týchto dvoch okolností.

31. Sťažovateľ poukázal najmä na to, že zmluva sa používala najmä na poskytovanie služieb údržby dvoch webových systémov (EU Bookshop a elektronické oznámenia), ktoré mali kľúčový význam pre činnosti Úradu pre publikácie. Úrad pre publikácie okrem toho v súvislosti s ďalšími vyšetrovaniami ombudsmana pripustil, že rozpočet, ktorý bol k dispozícii na riadenie týchto dvoch systémov, bol značný.

Výsledky nahliadnutia do spisu Úradu pre publikácie

32. Počas inšpekcie zástupcovia ombudsmana nahliadli do dokumentov obsiahnutých v spise Úradu pre publikácie, a najmä do poznámky k spisu z 22. júla 2010. Dokumentácia sa týkala stretnutia so sťažovateľom z 26. apríla 2010 a všetkých interných dokumentov týkajúcich sa rozhodnutia neobnoviť zmluvu.

33. Zástupcovia Úradu pre publikácie objasnili, že výzvy na predkladanie ponúk sa pripravujú v dostatočnom predstihu pred uplynutím platnosti zmluvy s cieľom zabezpečiť koordináciu a kontinuitu medzi týmito dvoma zmluvami a umožniť hladké odovzdanie. Zdôraznili, že rámcové zmluvy, ako je predmetná zmluva, sa zvyčajne uzatvárajú na obdobie jedného/dvoch rokov s možnosťou predĺženia dvakrát alebo trikrát na jeden rok, a to maximálne na obdobie štyroch rokov. Určitý rozpočet („obálka“) sa prideľuje na predmetnú zákazku v súlade s rozhodnutím o zadaní zákazky. Obnovenie zmluvy v štvorročnom rámci sa zvažuje len vtedy, ak je v balíku dostatok finančných prostriedkov na to, aby to bolo možné. Pokiaľ ide o prípad sťažovateľa, výdavky boli vyššie, ako sa pôvodne predpokladalo. Už bolo rozhodnuté o dodatočnom pridelení finančných prostriedkov s cieľom obnoviť zmluvu raz na konci druhého roka. Zástupcovia Úradu pre publikácie zdôraznili, že finančné prostriedky, ktoré zostali v zvýšenom balíku, nepostačovali na obnovenie zmluvy o ďalší rok a že za daných okolností nemožno počítať s druhým dodatočným pridelením. Zástupcovia Úradu pre publikácie objasnili, že mimoriadne pridelenie finančných prostriedkov je výnimočným opatrením. Za týchto okolností bolo prijaté rozhodnutie neobnoviť zmluvu a vyhlásiť novú výzvu na predkladanie ponúk.

34. Zástupcovia Úradu pre publikácie takisto poskytli objasnenia týkajúce sa oznámenia o spise z 22. júla 2010, dôvodov, prečo bolo vypracované až tri mesiace po stretnutí so sťažovateľom 26. apríla 2010, a otázok, o ktorých sa diskutovalo na tomto stretnutí. Zástupcovia Úradu pre publikácie predovšetkým vysvetlili, že zápisnice zo zasadnutí, ako je predmetná zápisnica, sa vypracúvajú zriedkavo. V tomto prípade sa stretnutie týkalo viacerých otázok vrátane spätnej väzby o plnení existujúcich zmlúv so sťažovateľom. Otázka možného obnovenia zmluvy sa však ani nedotkla. Na stretnutí sa nediskutovalo o zmluvných otázkach. Zástupcovia Úradu pre publikácie dodali, že spisová poznámka bola vypracovaná ako odpoveď na fax sťažovateľa z 3. júna 2010, v ktorom vyjadril nesúhlas s rozhodnutím Úradu pre publikácie neobnoviť zmluvu. Cieľom spisu bolo objasniť, o čom sa na zasadnutí skutočne diskutovalo.

35. Pokiaľ ide o dôvod, prečo Úrad pre publikácie neodpovedal na e-mail sťažovateľa zo 4. mája 2010, jeho zástupcovia objasnili, že Úrad pre publikácie nepovažoval za vhodné zverejniť navrhované rozhodnutie o neobnovení zmluvy, pretože toto rozhodnutie ešte muselo byť s konečnou platnosťou schválené. Takisto objasnila, že rozhodnutie bude čoskoro oficiálne oznámené.

36. Sťažovateľ vo svojich pripomienkach k správe ombudsmana o inšpekcii zdôraznil, že podľa jeho vlastných skúseností sa všetky rámcové zmluvy uzatvárajú najmenej na štyri roky, ak nie dlhšie. Poukázala na to, že postup vedúci k uzavretiu rámcovej zmluvy je mimoriadne náročný tak pre účastníkov, ako aj pre verejného obstarávateľa, a preto je obdobie štyroch rokov absolútne nevyhnutné na to, aby sa všetkým zainteresovaným stranám umožnila návratnosť ich investícií.

Hodnotenie ombudsmana

37. Ombudsmanka pripomína, že zásady dobrej správy vecí verejných sú záväzné aj pre inštitúcie, keď konajú v rámci zmluvných dohôd uzavretých s jednotlivcami. Z toho vyplýva, že aj keď inštitúcie vykonávajú svoje práva vyplývajúce z ustanovení zmluvy, sú povinné tak urobiť v súlade so zásadami riadnej správy vecí verejných.

38. Ombudsmanka však tiež pripomína, že rozsah preskúmania, ktoré môže vykonať v zmluvných prípadoch, je nevyhnutne obmedzený. Ombudsmanka sa domnieva, že by sa nemala pokúšať určiť, či došlo k porušeniu zmluvy ktoroukoľvek stranou, ak je vec sporná. Touto otázkou by sa mohol účinne zaoberať len príslušný súd, ktorý by mal možnosť vypočuť si tvrdenia účastníkov konania týkajúce sa príslušného práva a posúdiť protichodné dôkazy o akýchkoľvek sporných skutkových otázkach.

39. Ombudsmanka sa preto domnieva, že vo veciach týkajúcich sa zmluvných sporov je oprávnená obmedziť svoje vyšetrovanie na preskúmanie toho, či jej dotknutá inštitúcia alebo orgán Únie poskytol koherentné a primerané vysvetlenie právneho základu svojho konania a prečo sa domnieva, že jej stanovisko k zmluvnému postaveniu je odôvodnené. V takom prípade by ombudsmanka dospela k záveru, že jej vyšetrovanie neodhalilo prípad nesprávneho úradného postupu. Tento záver by nemal vplyv na právo strán na to, aby ich zmluvný spor preskúmal a rozhodol príslušný súd.

40. Ombudsmanka poznamenáva, že zásady dobrej správy vecí verejných zahŕňajú zásadu oprávnených očakávaní, ktorá je zakotvená v článku 10 kódexu dobrej správnej praxe (ďalej len „kódex“). Podľa tejto zásady úradníci rešpektujú oprávnené a primerané očakávania, ktoré má verejnosť vzhľadom na to, ako inštitúcia konala v minulosti. Musia byť tiež v súlade so svojím administratívnym správaním, ako aj s administratívnymi opatreniami inštitúcie.

41. Ombudsman pripomína, že podľa ustálenej judikatúry Súdneho dvora [2] musia byť na uplatnenie nároku na ochranu oprávnených očakávaní splnené tri podmienky. Po prvé orgány Únie musia dotknutej osobe poskytnúť presné, bezpodmienečné a zhodujúce sa záruky pochádzajúce z oprávnených a spoľahlivých zdrojov. Po druhé tieto uistenia musia byť takej povahy, aby u osoby, ktorej sú určené, vyvolali legitímnu dôveru. Po tretie poskytnuté záruky musia byť v súlade s uplatniteľnými pravidlami.

42. V tomto prípade sťažovateľ tvrdí, že má legitímnu dôveru v obnovenie zmluvy v dôsledku: i) ubezpečenia, ktoré sťažovateľovi poskytol zástupca Úradu pre publikácie na stretnutí 26. apríla 2010 a pri viacerých iných príležitostiach od roku 2008; a ii) bežnou zmluvnou praxou inštitúcií EÚ, a najmä Úradu pre publikácie, pokiaľ ide o obnovovanie rámcových zmlúv.

43. Pokiaľ ide o i) uistenia, ktoré údajne poskytol Úrad pre publikácie, ombudsman poznamenáva, že sťažovateľ uviedol, že od roku 2008 dostal niekoľko z nich pri viacerých príležitostiach. Sťažovateľ však poskytol len podrobnosti o stretnutí, ktoré sa konalo 26. apríla 2010, a nepredložil žiadne konkrétne dôkazy ani informácie o tom, čo označil za ďalšie príklady prijatých uistení. V dôsledku toho ombudsman obmedzí svoje hodnotenie na konanie Úradu pre publikácie v súvislosti so zasadnutím 26. apríla 2010.

44. Ombudsmanka poznamenáva, že sťažovateľ a Úrad pre publikácie vyjadrili protichodné názory na to, o čom sa diskutovalo na stretnutí.

45. Úrad pre publikácie vo svojom stanovisku a konkrétne počas inšpekcie uvádza, že so zástupcami sťažovateľa diskutovali o viacerých otázkach týkajúcich sa plnenia existujúcich zmlúv, ale vôbec sa nezmieňovali o možnom obnovení zmluvy. Ombudsman poukazuje na to, že stanovisko Úradu pre publikácie potvrdzuje obsah oznámenia o spise z 22. júla 2010, ktorý útvary ombudsmana skontrolovali.

46. Sťažovateľ však spochybnil spoľahlivosť spisu z 22. júla 2010, ktorý vypracoval Úrad pre publikácie niekoľko mesiacov po stretnutí. Sťažovateľ takisto zdôraznil, že Úrad pre publikácie nereagoval na jeho e-mail zo 4. mája 2010, ktorý by sa mal považovať za implicitné potvrdenie toho, že počas stretnutia boli poskytnuté uistenia.

47. Ombudsmanka sa domnieva, že skutočnosť, že oznámenie o spise bolo vypracované viac ako dva mesiace po stretnutí, by skutočne mohla vyvolať určité pochybnosti o jeho spoľahlivosti. Pri nahliadnutí do spisu Úradu pre publikácie sa však ukázalo, že návrh neobnoviť zmluvu bol predložený už dávno pred dátumom stretnutia so sťažovateľom a že bol dokončený o niekoľko dní neskôr. Za týchto okolností sa ombudsman domnieva, že je nepravdepodobné, aby zástupca Úradu pre publikácie, ktorý sa zúčastnil na zasadnutí a ktorý musel byť dobre informovaný o prebiehajúcom vnútornom postupe, poskytol záruky, že zmluva bude obnovená.

48. Ombudsman tiež poznamenáva, že počas inšpekcie Úrad pre publikácie poskytol vysvetlenie dôvodov, prečo nereagoval na e-mail sťažovateľa zo 4. mája 2010. Zástupcovia Úradu pre publikácie predovšetkým objasnili, že k tomuto dátumu ešte nebolo prijaté konečné rozhodnutie, ale čoskoro bude, a preto nepovažovali za vhodné zverejniť zámer úradu. Ombudsmanka považuje objasnenie Úradu pre publikácie za vierohodné a v súlade s listinnými dôkazmi. Zastáva preto názor, že za daných okolností nemožno nereagovanie na e-mail sťažovateľa zo 4. mája 2010 považovať za tichý súhlas Úradu pre publikácie s jeho obsahom, ako to navrhoval sťažovateľ.

49. Ombudsman sa však domnieva, že Úradu pre publikácie nič nebránilo v tom, aby odpovedal na e-mail sťažovateľa zo 4. mája 2010. V tejto odpovedi mohla sťažovateľa informovať o lehote na rozhodnutie o obnovení alebo neobnovení zmluvy. To by sa mohlo uskutočniť bez zverejnenia vtedy prebiehajúceho interného rozhodovacieho procesu. Ombudsmanka preto v tejto súvislosti uvedie ďalšiu poznámku s cieľom poskytnúť usmernenie, ak sa v budúcnosti vyskytnú podobné prípady.

50. Vzhľadom na uvedené skutočnosti ombudsman dospel k záveru, že názor sťažovateľa, že Úrad pre publikácie poskytol údajné uistenia na stretnutí 26. apríla 2010, nie je presvedčivý.

51. Pokiaľ ide o ii) odkaz sťažovateľa na to, čo považuje za štandardný zmluvný postup inštitúcií EÚ pri obnovovaní rámcových zmlúv, ombudsmanka poznamenáva, že Úrad pre publikácie poskytol primerané vysvetlenie, že takýto postup neexistuje. V tejto súvislosti treba poznamenať, že Úrad pre publikácie tvrdil, že zahrnutie doložiek o obnovení do zmlúv vylučuje možnosť výkladu obnovení ako automatických. Úrad pre publikácie takisto uviedol, že údaje, ktoré má k dispozícii, nepoukazujú na všeobecnú prax obnovovania rámcových zmlúv.

52. Ombudsmanka poznamenáva, že sťažovateľ neuviedol žiadny konkrétny argument, ktorý by spochybnil stanovisko Úradu pre publikácie. Na úvod sťažovateľ len uviedol, že údajná prax existuje, odkázal na svoje vlastné skúsenosti a spomenul ekonomické dôvody, ktoré by podľa neho vyžadovali automatické obnovenie rámcových zmlúv. Sťažovateľ okrem toho vo svojich pripomienkach uznal, že existujú prípady, v ktorých sa rámcové zmluvy neobnovujú, a najmä súhlasil s tým, že rozhodnutie neobnoviť rámcovú zmluvu môže byť odôvodnené v prípadoch, keď už nie sú potrebné ponúkané služby alebo keď sa vyčerpal príslušný rozpočet. Ombudsmanka poznamenáva, že v tomto prípade sa Úrad pre publikácie rozhodol neobnoviť zmluvu z dôvodu vyčerpania prideleného rozpočtu. Ombudsmanka preto dospela k záveru, že sa zdá, že argumenty predložené sťažovateľom skôr potvrdzujú, než by boli v rozpore so záverom Úradu pre publikácie, že pri obnovovaní rámcových zmlúv neexistuje bežná prax. Zdá sa byť užitočné dodať, že toto zistenie nie je ovplyvnené názormi sťažovateľa, že: i) zmluva sa aktívne využívala na poskytovanie služieb, ktoré boli veľmi potrebné; a ii) bolo potrebné uskutočniť určité investície. Vzhľadom na to, že i) a ii) sa týkajú obdobia platnosti zmluvy, nemohli vzbudzovať oprávnené očakávania, že zmluva sa obnoví.

53. Vzhľadom na uvedené skutočnosti ombudsman dospel k záveru, že v tomto prípade nebolo možné konštatovať žiadne porušenie zásady legitímnej dôvery. Z toho vyplýva, že tvrdenie sťažovateľa nemožno prijať.

B. Tvrdenie o existencii všeobecného modelu nesprávneho úradného postupu

54. Pokiaľ ide o ďalšie tvrdenie sťažovateľa predložené v jeho pripomienkach (pozri bod 15), konkrétne systematické nepriateľské správanie Úradu pre publikácie voči sťažovateľovi, ombudsmanka sa domnieva, že keďže v tomto prípade nezistila prípad nesprávneho úradného postupu, nemôže ho považovať za príklad údajného systémového nepriateľského správania voči sťažovateľovi. Domnieva sa preto, že vzhľadom na neexistenciu konkrétnych dôkazov neexistujú dostatočné dôvody na prešetrenie tohto tvrdenia.

C. Závery

Ombudsmanka na základe svojho vyšetrovania tejto sťažnosti uzatvára túto sťažnosť s týmto záverom:

V činnosti Úradu pre publikácie nedošlo k nesprávnemu úradnému postupu.

Sťažovateľ a Úrad pre publikácie budú o tomto rozhodnutí informovaní.

Ďalšie poznámky

V súlade s podmienkami zmluvy by Úrad pre publikácie mohol v budúcich prípadoch, keď sa dodávatelia spýtajú, či sa ich zmluva obnoví alebo nie, uviesť aspoň približný časový rámec, v ktorom má v úmysle prijať rozhodnutie.

 

Emily O'Reilly

V Štrasburgu 19. decembra 2013

---

[1] Spojené veci T-407/06 a T-408/06, Zhejiang Aokang Shoes/Rada, Zb. 2010, s. 747, bod 101.

[2] vec T-203/97, Forvass/Komisia, Zb. 1999, s. I-A-129 a II-705, bod 70; vec T-199/01 G/Komisia, Zb. 2002, VS s. I-A-217 a II-1085, bod 38; Vec T-347/03, Branco/Komisia, Zb. 2005, s. II-2555, bod 102.