Okolnosti predchádzajúce vyšetrovaniu z vlastného podnetu

1. V roku 2010 úrad EPSO zaviedol „nový model“výberových konaní na výber stálych zamestnancov inštitúcií EÚ, ktorý pozostáva z prijímacích testov CBT a testov v hodnotiacom centre (záverečné testy). Tento nový model bol zavedený s cieľom urýchliť celé výberové konanie [1].

2. V „starých vzorových“ výberových konaniach boli podporné dokumenty uchádzačov overené pred tým, ako boli vydané pozvánky na záverečnú skúšku (písomné/ústne skúšky). To znamenalo, že všetci uchádzači, ktorí boli pozvaní na záverečnú skúšku, mohli byť zaradení do rezervného zoznamu, ak uspeli v tejto skúške.

3. Postup úradu EPSO v rámci „nového modelu“výberových konaní spočíva v tom, že výberové komisie kontrolujú podporné dokumenty len tých uchádzačov, ktorí uspeli v záverečných testoch výberového konania, t. j. v testoch vykonaných v hodnotiacom centre. Ak výberové komisie neprijmú podporné dokumenty úspešných uchádzačov, títo uchádzači budú odmietnutí a nebudú zaradení do rezervného zoznamu.

4. Pre uchádzačov by bolo pravdepodobne lepšie, keby boli informovaní o rozhodnutí výberových komisií o ich podporných dokumentoch pred absolvovaním testov v hodnotiacom centre, na ktoré sa zvyčajne pripravujú, a investovali čas, úsilie a dokonca aj peniaze. Je to tak najmä preto, že relevantnosť odbornej praxe uchádzačov, ktorá sa uvádza v ich sprievodných dokladoch, pre pracovné povinnosti, na ktoré sa uchádzajú (podmienka účasti vo výberových konaniach EPSO), nie je vždy objektívne zrejmá. Ak si uchádzači neuvedomujú relevantnosť odbornej praxe vo vzťahu k náplni práce, v konečnom dôsledku budú vo výberovom konaní neúspešní, a to aj v prípade, že uspejú v hodnotiacom centre.

5. Zdá sa tiež, že účasť uchádzačov na testoch v hodnotiacom centre, ktorí boli nakoniec odmietnutí z dôvodu chýbajúcich alebo nedostatočných podporných dokumentov, nemusí byť z ekonomického hľadiska odôvodnená. Pozvania do hodnotiaceho centra zahŕňajú náklady EÚ, ktorým by sa dalo vyhnúť, ak by sa podporné dokumenty uchádzačov overili pred vydaním pozvánok do hodnotiaceho centra.

6. Informácie, ktoré úrad EPSO poskytol na svojej internetovej stránke [2] a v príručke pre verejné výberové konania [3], neobjasňujú, prečo sa v súčasnom postupe stanovuje kontrola podporných dokumentov až v poslednej chvíli, t. j. keď už boli úspešní uchádzači identifikovaní po testoch v hodnotiacom centre.

7. Ombudsmanka preto zastávala názor, že uvedené otázky musí úrad EPSO objasniť. Článkom 228 ZFEÚ sa európsky ombudsman splnomocňuje, aby z vlastnej iniciatívy viedol vyšetrovania možných prípadov nesprávneho úradného postupu inštitúcií a orgánov Spoločenstva. Ombudsmanka sa preto rozhodla začať toto vyšetrovanie z vlastného podnetu s cieľom poskytnúť úradu EPSO príležitosť vysvetliť harmonogram výberových komisií na posúdenie kvalifikácie uchádzačov na základe sprievodných podporných dokumentov.

Predmet vyšetrovania z vlastného podnetu

8. Vo svojom liste, ktorým sa začalo toto vyšetrovanie z vlastného podnetu, ombudsman odkázal na sťažnosť proti EPSO týkajúcu sa verejného výberového konania EPSO/AST/112/10 a uviedol, že skutkové okolnosti tejto sťažnosti ho upriamili na otázky, ktoré sú predmetom tohto vyšetrovania z vlastného podnetu. Požiadal úrad EPSO, aby uviedol, či vo výberových konaniach, v ktorých nie je viac ako 100 uchádzačov spôsobilých na testy v hodnotiacom centre, môže výberová komisia pred vydaním pozvánok do hodnotiaceho centra overiť podporné dokumenty, najmä tie, ktoré sa týkajú vzdelávania a odbornej praxe.

9. Ombudsmanka požiadala úrad EPSO, aby vo svojej odpovedi zohľadnil i) možné úspory pre rozpočet EÚ vyplývajúce z takéhoto prístupu; ii) záujem uchádzačov o informácie, ak sa ich odborná prax nepovažuje za relevantnú pred tým, ako investujú čas a úsilie do testov v hodnotiacom centre; a iii) skutočnosť, že v „starom vzore“výberových konaní boli podporné dokumenty overené pred tým, ako boli vydané pozvánky na písomné/ústne skúšky.

Vyšetrovanie

10. Dňa 19. januára 2012 ombudsman požiadal úrad EPSO o stanovisko. Dňa 31. mája 2012 EPSO predložil svoju odpoveď.

Analýza a závery ombudsmana

A. Načasovanie výberových komisií na posúdenie kvalifikácie uchádzačov na základe podporných dokumentov

Argumenty úradu EPSO

11. EPSO odkázal na verejné výberové konanie EPSO/AST/112/10 (ďalej len „výberové konanie“). Uviedol, že výberová komisia zostavila zoznam uchádzačov, ktorí dosiahli najvyšší celkový počet bodov vo vstupných testoch a ktorí vzhľadom na informácie uvedené v ich online prihláške splnili všeobecné a osobitné podmienky uvedené v oznámení o výberovom konaní. Títo uchádzači boli následne pozvaní na testy v hodnotiacom centre. Podľa úradu EPSO „to znamená, že všetci uchádzači pozvaní na testy v hodnotiacom centre splnili na základe informácií uvedených v online prihláške všeobecné a osobitné podmienky požadované v oznámení.“

12. Po overení podporných dokumentov môže výberová komisia zastávať názor, že podporné dokumenty niektorých uchádzačov nepotvrdzujú/nepotvrdzujú dostatočne informácie uvedené v ich online prihláške. V súvislosti s uvedeným výberovým konaním úrad EPSO vysvetlil: „Nejde o to, či... Odborná prax [uchádzačov] sa týkala povinností opísaných v oznámení, ale skôr otázky predloženia dôkazov o informáciách poskytnutých v online prihláške. Výberová komisia už na základe týchto informácií rozhodla, že ich odborná prax je relevantná na účely prijatia uchádzačov, avšak pod podmienkou, že tieto informácie budú neskôr podložené potrebnými listinnými dôkazmi." Podľa názoru úradu EPSO uchádzači vedeli, ako sformulovať informácie vo svojej online prihláške tak, aby presvedčili výberovú komisiu, že sú oprávnení byť pripustení do výberového konania, ale niektorí tieto informácie nepodložili požadovanou dokumentáciou.

13. Fáza, v ktorej sa overujú podporné dokumenty, sa môže zmeniť z hospodárskej súťaže na hospodársku súťaž, ale len vo veľmi výnimočných prípadoch inštitúcia stále trvá na tom, aby bolo oznámenie vypracované tak, aby sa dokumenty overili v skoršej fáze. Najmä v prípade výberových konaní s vysokým počtom uchádzačov je nákladovo efektívnejšie a časovo efektívnejšie vykonať úplné overenie „len pred zaradením úspešných uchádzačov do rezervného zoznamu“.

14. Úrad EPSO porovnal náklady vyplývajúce z dvoch procesných prístupov: predchádzajúci prístup, v rámci ktorého boli podporné dokumenty overené pred záverečnými testami; a súčasný prístup, ak sa overujú až po týchto skúškach. V rámci výberového konania bolo na testy v hodnotiacom centre pozvaných spolu 499 uchádzačov a len 193 z nich bolo úspešných. V rámci súčasného systému, v ktorom sa kontrolujú podporné dokumenty len uchádzačov, ktorí boli úspešní v testoch v hodnotiacom centre, výberová komisia musela overiť len 193 spisov namiesto 499 spisov, ktoré by musela skontrolovať v rámci predchádzajúceho prístupu. Výsledkom bolo, že na vykonanie overenia bola potrebná menej ako polovica osobohodín. Overovanie podporných dokumentov je veľmi časovo náročné a náročné na prácu. Zo skúseností vyplýva, že len veľmi obmedzený počet uchádzačov nie je schopný poskytnúť potrebný dôkaz o informáciách, ktoré poskytujú vo svojej online prihláške. V prípade výberového konania len 11 uchádzačov (zo 193) v konečnom dôsledku nedokázalo poskytnúť potrebné podporné dokumenty odôvodňujúce informácie uvedené v ich online prihláške. Úrad EPSO je presvedčený, že súčasná metóda prináša skutočné úspory do rozpočtu EÚ v porovnaní s predchádzajúcim prístupom.

15. V oznámení o výberovom konaní bol okrem toho počet uchádzačov, ktorí mali byť pozvaní na testy v hodnotiacom centre, vymedzený ako násobok (2,5-násobok) počtu uchádzačov, ktorí mohli byť zaradení do rezervného zoznamu. Tento počet bol teda „viac-menej pevne stanovený“. Z tohto dôvodu by overenie podporných dokumentov pred zaslaním pozvánok na testy v hodnotiacom centre neznížilo počet pozvaných uchádzačov, a preto by neviedlo k ďalším úsporám pre rozpočet EÚ. V prípade predmetného výberového konania by to viedlo k situácii, v ktorej by namiesto jedenástich uchádzačov, ktorí v konečnom dôsledku neboli schopní predložiť potrebné podporné dokumenty, bolo pozvaných jedenásť ďalších uchádzačov.

16. EPSO dospel k záveru, že pokiaľ ide o uchádzačov, ktorí boli pozvaní do hodnotiaceho centra, výberová komisia rozhodla o ich oprávnenosti a pripustila ich na testy v hodnotiacom centre na základe informácií, ktoré poskytli vo svojich online prihláškach. Obmedzenie kontroly kritérií oprávnenosti na dokumenty tých uchádzačov, ktorí môžu byť zaradení do rezervného zoznamu, znamená značný nárast času, a tým skracuje dĺžku fázy prijatia.

17. Pred investovaním času a úsilia do testov v hodnotiacom centre majú uchádzači záujem byť informovaní o tom, či sa ich odborná prax považuje za relevantnú. Úrad EPSO je presvedčený, že v súčasnom systéme je to tak. Ak uchádzači v súlade s čestným vyhlásením, ktoré podpíšu, predložia dokumenty, ktoré podporujú informácie poskytnuté online, overenie týchto dokumentov nezmení ich oprávnenosť.

Hodnotenie ombudsmana

18. Ombudsmanka na úvod poukazuje na to, že podľa platných pravidiel výberového konania sú podpornými dokumentmi, ktoré musia byť po skúškach v hodnotiacom centre skontrolované výberovou komisiou, vo všeobecnosti dokumenty potvrdzujúce vyhlásenia uchádzačov uvedené v ich online prihláške, ktoré sa týkajú: i) občianstvo; ii) odborná prax; a iii) akademické kvalifikácie [4].

19. Ombudsman už dostal sťažnosti, v ktorých sa uvádza, že aj keď uchádzač odkázal na podporné dokumenty, ktoré mal k dispozícii, a tým zahrnul do online prihlášky informácie o svojich osobitných osvedčeniach [5] alebo o svojich osobitných pracovných zmluvách a/alebo faktúrach týkajúcich sa období samostatnej zárobkovej činnosti [6] (na základe ktorých bol následne prijatý do CBT), výberová komisia pri overovaní podporných dokumentov v záverečnej fáze výberového konania nepovažovala tieto dokumenty za dostatočný dôkaz o požadovanej kvalifikácii.

20. Ombudsman preto v podstate nie je úplne presvedčený názorom úradu EPSO, že i) uvedenie príslušnej odbornej praxe/diplomov v online prihláške a ii) dostupnosť rovnakých údajov v sprievodných dokumentoch, ktoré majú uchádzači k dispozícii, predstavujú účinné záruky pre uchádzačov, že výberová komisia bude tieto dokumenty považovať za dostatočné pri ich individuálnej kontrole po vykonaní hodnotiacich testov. V tejto súvislosti by ombudsman chcel pripomenúť argument, ktorý predložil EPSO v mnohých vyšetrovaniach ombudsmana (a ktorý nespochybňuje), konkrétne, že výberové komisie majú široký priestor na voľnú úvahu, pokiaľ ide o relevantnosť podporných dokumentov, čo je priestor na voľnú úvahu, ktorý uznáva judikatúra súdov EÚ.

21. Z toho vyplýva, že uchádzači, ktorí sa rozhodnú zúčastniť na výberovom konaní a majú k dispozícii osobitné podporné dokumenty, si nemusia byť vždy istí konečným posúdením týchto dokumentov výberovými komisiami. V tejto súvislosti treba poznamenať, že uchádzači sa musia pripraviť na hodnotiace testy. To znamená investovať čas a často aj peniaze. Bolo by preto pre nich lepšie, keby pred uskutočnením takejto investície mohli vedieť, aké je konečné rozhodnutie výberovej komisie o ich podporných dokumentoch.

22. Rovnakú situáciu možno vidieť aj z inej perspektívy. Ak uchádzač vo svojej online prihláške najprv uvedie informácie o svojej kvalifikácii, potom je prijatý do CBT na základe týchto informácií, úspešne prejde CBT a postupom hodnotiacich testov a na konci výberová komisia rozhodne, že jeho podporné dokumenty nie sú dostatočné, tento uchádzač v skutočnosti nahradí v hodnotiacom centre iného uchádzača, ktorého podporné dokumenty by mohli byť dostatočné, ale ktorý získal výsledky testov CBT, ktoré sú tesne pod stanovenou prahovou hodnotou pre pevný počet uchádzačov, ktorí majú byť pozvaní do hodnotiaceho centra. V tejto súvislosti ombudsmanka berie na vedomie vyhlásenie úradu EPSO uvedené v jeho stanovisku, že počet uchádzačov prijatých do hodnotiaceho centra je „... viac-menej pevne stanovený. Z tohto dôvodu by overenie podporných dokumentov pred zaslaním pozvánok na testy v hodnotiacom centre neznížilo počet pozvaných uchádzačov, a preto by neviedlo k ďalším úsporám pre rozpočet EÚ. V prípade predmetného výberového konania by to viedlo k situácii, keď by namiesto 11 uchádzačov, ktorí v konečnom dôsledku neboli schopní predložiť potrebné podporné dokumenty, bolo pozvaných 11 ďalších uchádzačov“. Ombudsman sa domnieva, že takáto situácia, aj keď hypotetická, môže vyvolať pochybnosti o tom, či výberové konanie skutočne poskytuje príležitosť na zaradenie najvhodnejších uchádzačov do rezervného zoznamu.

23. Ombudsman je vďačný, že úrad EPSO sa vo svojom stanovisku riadil jeho pôvodným návrhom a poskytol argumenty na podporu príslušného postupu v súvislosti s i) možnými finančnými výhodami pre rozpočet EÚ a ii) možnou úsporou času. Ani ombudsman však nie je úplne presvedčený o všetkých týchto argumentoch.

24.  Tvrdenie EPSO (citované v bode 22 vyššie), že počet uchádzačov, ktorí majú byť pozvaní na testy v hodnotiacom centre, je viac-menej pevne stanovený, má svoje opodstatnenie v tom, že preukazuje, že čas kontroly sprievodných dokladov nemá vplyv na náklady EÚ, ako sú náklady súvisiace s cestovnými nákladmi a diétami uchádzačov. Bez ohľadu na to, či sa podporné dokumenty skontrolujú pred testami v hodnotiacom centre alebo po nich, cestovné náklady a náklady na pobyt uchádzačov budú vždy rovnaké, pretože do hodnotiaceho centra bude pozvaný rovnaký pevne stanovený počet uchádzačov.

25. Na druhej strane, aj keď prevádzkové náklady hodnotiaceho centra nie sú ovplyvnené skutočnosťou, že podporné dokumenty sa kontrolujú pred pozvaním na testy v hodnotiacom centre alebo po ňom, pretože hodnotiace centrum je neustále funkčné v sídle EPSO v Bruseli, možno tvrdiť, že dochádza k zlému využívaniu času a peňazí, ak členovia výberovej komisie vykonávajú hodnotiace testy pre uchádzačov, ktorí nemali byť prijatí, ak ich podporné dokumenty boli predtým skontrolované a ktorí v každom prípade nemohli byť zaradení do rezervných zoznamov, aj keď boli v týchto testoch úspešní.

26. Okrem toho EPSO v podstate tvrdil, že výberové komisie potrebujú viac času na kontrolu spisov všetkých uchádzačov pozvaných na testy v hodnotiacom centre, než na kontrolu spisov len tých uchádzačov, ktorí uspeli v týchto testoch.

Toto vyhlásenie úradu EPSO sa však musí analyzovať v kontexte dĺžky konania pre celé výberové konanie, t. j. približne 6 – 8 mesiacov. V tejto súvislosti neexistuje žiadny významný časový rozdiel, ak výberová komisia overí podporné dokumenty pred uskutočnením skúšok v hodnotiacom centre. Ombudsmanka sa domnieva, že je rozumné predpokladať, že jeden skúsený člen odbornej výberovej komisie by mal mať možnosť ľahko skontrolovať približne 100 spisov (podporných dokumentov) počas jedného pracovného dňa. Z toho vyplýva, že by existoval pomerne minimálny rozdiel medzi počtom dní potrebných na kontrolu 499 spisov (súborov všetkých uchádzačov pozvaných na testy v hodnotiacom centre vo výberovom konaní, na ktoré sa EPSO odvolával v stanovisku) a iba 193 spisov (súborov všetkých uchádzačov, ktorí boli v týchto testoch úspešní). Čas ušetrený takýmto spôsobom konania sa preto javí ako minimálny [7]. Je zrejmé, že ak by za tieto kontroly zodpovedal viac ako jeden člen výberovej komisie (čo by mal byť bežný prípad), ušetrený čas by bol minimálny, najmä v porovnaní s časom potrebným na to, aby „neprípustní uchádzači“ prešli dlhými a nákladnými testami v hodnotiacom centre.

27. Vzhľadom na uvedené zistenia ombudsmanka zastáva názor, že objasnenie úradu EPSO týkajúce sa výhod postupu kontroly podporných dokumentov po uskutočnení hodnotiacich testov nie je úplne presvedčivé. Vzhľadom na to, ako zdôraznil úrad EPSO, že tento postup sa uskutočňuje na základe výslovného želania inštitúcií, pre ktoré úrad EPSO organizuje výberové konania, sa však ombudsman domnieva, že ďalšie vyšetrovania týkajúce sa úradu EPSO nie sú v tomto prípade odôvodnené.

B. Závery

Ombudsmanka preto uzatvára toto vyšetrovanie z vlastného podnetu s týmto záverom:

Žiadne ďalšie vyšetrovanie v tejto veci nie je opodstatnené.

Úrad EPSO bude o tomto rozhodnutí informovaný.

P. Nikiforos Diamandouros

V Štrasburgu 19. decembra 2012

[1] http://europa.eu/epso/discover/selection_proced/selection/index_en.htm

[2] http://europa.eu/epso/discover/selection_proced/selection/index_en.htm

[3] Ú. v. EÚ C 315A, 2011, s. 1 – 14. Rovnaká situácia nastáva, pokiaľ ide o najnovšiu verziu príručky (Ú. v. EÚ 201270A).

[4] Príručka k verejným výberovým konaniam, bod 6.1.4.

[5] Sťažnosť 962/2011/AN sa napríklad týka podporných dokumentov preukazujúcich akademickú alebo rovnocennú kvalifikáciu. Sťažovateľ sa zúčastnil na výberovom konaní EPSO, v ktorom sa vyžadoval diplom potvrdzujúci ukončenie jedného roka odbornej prípravy v príslušnej oblasti. Sťažovateľ mal odborné osvedčenie, ktoré preukazuje trvanie odbornej prípravy v príslušnej oblasti a ktoré vydal Institut du Monde Arabe. Spomenula to vo svojej prihláške. Po úspešnom absolvovaní testov v hodnotiacom centre s vynikajúcimi známkami bola vylúčená z rezervného zoznamu, pretože jej osvedčenie o odbornej príprave údajne nebolo možné považovať za diplom vydaný školou. Ombudsman predložil návrh priateľského riešenia, ktorý bol zamietnutý. Prípad ešte nie je uzavretý.

[6] Sťažnosť 2518/2011/MHZ sa týka podporných dokumentov preukazujúcich odbornú prax. Sťažovateľ bol úspešný v testoch v hodnotiacom centre. Výberová komisia však na základe predložených dokumentov rozhodla, že jej odborná prax nepostačuje na to, aby bola zaradená do rezervného zoznamu. Po prijatí stanoviska úradu EPSO a pripomienok sťažovateľa sa ombudsmanka rozhodla viesť ďalšie vyšetrovania, ktoré stále prebiehajú.

[7] Určite nie viac ako dva alebo tri dni, ak by kontrolu vykonala len jedna osoba.