V Štrasburgu 19. júna 2008

Vážený pán L.,

Dňa 18. októbra 2007 ste podali sťažnosť európskemu ombudsmanovi proti Európskej komisii v súvislosti s jej tvrdením uvedeným v jej stanovisku k Vašej sťažnosti 488/2007/PB, že určitý dokument, o ktorý ste požiadali, neexistuje. Vaša sťažnosť bola obsiahnutá vo Vašich pripomienkach k uvedenému stanovisku Komisie.

Dňa 17. januára 2008 som postúpil sťažnosť predsedovi Komisie. Komisia zaslala svoje stanovisko 14. marca 2008. Poslal som Vám ju s výzvou na vyjadrenie pripomienok, ktorú ste zaslali 28. marca 2008.

Píšem teraz, aby som vám oznámil výsledky vyšetrovaní, ktoré boli vykonané.

Sťažnosť

Sťažnosť sa týkala tvrdenia Európskej komisie v súvislosti s jej vybavovaním žiadosti o prístup, že určitý dokument neexistuje, a preto prístup nemožno udeliť.

Vo veci 488/2007/PB sťažovateľ požiadal podľa nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 1049/2001 z 30. mája 2001 o prístupe verejnosti k dokumentom Európskeho parlamentu, Rady a Komisie (1) (ďalej len "nariadenie 1049/2001") o prístup k viacerým dokumentom v držbe skupiny európskych regulačných orgánov (ďalej len "ERG"), ktorú zriadila Komisia. Komisia zamietla prístup k určitým dokumentom. Vo svojom liste Komisii so žiadosťou o stanovisko k sťažnosti ombudsman tiež požiadal Komisiu, aby objasnila svoje rozhodnutie, najmä pokiaľ ide o „správu ERG (06) 45a“, v súvislosti s ktorou sťažovateľ zaslal svoje oznámenie z 20. novembra 2006. „Správa ERG (06) 45a“ nebola výslovne uvedená v odpovedi Komisie na opakovanú žiadosť sťažovateľa podľa nariadenia č. 1049/2001.

Komisia vo svojom stanovisku uviedla, že pokiaľ ide o „správu ERG (06) 45a“, dokumenty ERG zaevidované pod písmenom „a“ sú poznámky, v ktorých sa sumarizuje obsah súvisiacich dokumentov. Takáto poznámka by sa za normálnych okolností mala uviesť pre „správu ERG (06) 45“ a „správu ERG (06) 45b“. Takáto správa však nebola vypracovaná, pretože krátko pred plenárnym zasadnutím ERG bolo rozhodnuté, že sa o týchto správach nebude diskutovať, a „neexistuje dokument s referenčným číslom ERG (06) 45a“.

Sťažovateľ vo svojich pripomienkach z 18. októbra 2007 k stanovisku Komisie k uvedenej sťažnosti informoval ombudsmana, že získal kópie údajne neexistujúcej správy ERG (06) 45a. Sťažovateľ vyjadril obavy v súvislosti so skutočnosťou, že Komisia vo svojom stanovisku zjavne poskytla nepravdivé informácie, a vyzval ombudsmana, aby sa touto záležitosťou zaoberal.

Sťažovateľ poukázal na to, že z obsahu uvedeného dokumentu nie je jasné, prečo nemal byť zverejnený, keďže dokument obsahoval len zhrnutie „Správy ERG (06) 45b“ a pripomienku, že uverejnenie nie je naliehavo potrebné.

Sťažovateľ vyzval ombudsmana, aby sa touto otázkou zaoberal osobitne, keďže sa týkala „základnej spolupráce [„grundsätzliche Zusammenarbeit“] medzi ombudsmanom a orgánmi a inštitúciami Európskeho spoločenstva“.

Dňa 17. januára 2008 ombudsman začal toto vyšetrovanie v súvislosti s týmto tvrdením: Komisia poskytla ombudsmanovi nepravdivé informácie tým, že vo svojom stanovisku k sťažnosti 488/2007/PB uviedla, že dokument „Správa ERG (06) 45a“neexistuje.

Požiadavku

Stanovisko Komisie

Komisia vo svojom stanovisku k sťažnosti v podstate uznala existenciu dokumentu a uviedla rôzne pripomienky týkajúce sa jej pôvodného záveru o tejto otázke (pozri časť rozhodnutia nižšie). Komisia pripojila k svojmu stanovisku kópiu uvedeného dokumentu.

Pripomienky sťažovateľa

Sťažovateľ vo svojich pripomienkach uviedol, že nemá žiadne významné pripomienky k stanovisku Komisie, ale poukázal na to, že jeho dôvera v Komisiu nebola posilnená jeho stanoviskom (pozri časť rozhodnutia nižšie).

ROZHODNUTIE

1 Tvrdenie, že Komisia poskytla ombudsmanovi nepravdivé informácie

1.1 Sťažovateľ tvrdil, že Komisia poskytla európskemu ombudsmanovi nepravdivé informácie, keď vo svojom stanovisku k sťažnosti 488/2007/PB uviedla, že dokument "Správa ERG (06) 45 a"(na žiadosť sťažovateľa) neexistuje.

1.2 Komisia vo svojom stanovisku poskytla informácie, ktoré v podstate potvrdili tvrdenie sťažovateľa. Komisia v tejto súvislosti uviedla niekoľko bodov:

1. Po poslednej žiadosti sťažovateľa o dokumenty sa uskutočnilo ďalšie preskúmanie dokumentov, ktoré mala ERG k dispozícii. Toto vyhľadávanie potvrdilo, že "Report ERG (06) 45a" existuje. Nakoniec bola načítaná na webovom sídle CIRCA (2).
2. Ako už bolo vysvetlené v odpovedi Komisie ombudsmanovi týkajúcej sa sťažnosti 488/2007/PB, dokumenty zaregistrované listom „a“ sú oznámenia o predložení. V týchto oznámeniach sú stručne zhrnuté otázky uvedené v súvisiacich dokumentoch a majú byť prostriedkom na predstavenie dokumentov na plenárnych zasadnutiach ERG na diskusiu pred ich prijatím. Pri odpovedi na žiadosť ombudsmana o informácie týkajúce sa sťažnosti 488/2007/PB sa útvary Komisie v dobrej viere domnievali, že i) nebola vypracovaná žiadna správa o predložení, keďže správa ERG (06) 45 sa má považovať za bod A bez diskusie (3), a preto ii) tento dokument nemôže mať k dispozícii.
3. Útvary Komisie sa najprv pokúsili získať dokument z miesta, kde sa takéto dokumenty zvyčajne uchovávajú, na obmedzené časové obdobie, predtým, ako bol vymazaný z dôvodu priestorových obmedzení, t. j. na osobných počítačoch a elektronických nosičoch určených na ukladanie dokumentov týkajúcich sa plenárneho zasadnutia ERG. Nenahliadla do webového sídla CIRCA, ktoré je skôr určené pre delegátov národných regulačných orgánov.
4. Pokiaľ ide o obsah predmetného oznámenia o predložení, útvary Komisie potvrdzujú, že ide vo svojej podstatnej časti o identickú reprodukciu záverov uvedených na strane 21 správy ERG (06) 45, ktorú Komisia predtým poskytla sťažovateľovi.

1.3 Sťažovateľ vo svojich pripomienkach uviedol: Uviedol, že má dojem, že Komisia neberie svoju povinnosť spolupracovať s európskym ombudsmanom veľmi vážne. Nepovažoval za pravdepodobné, že Komisia skutočne hľadala údajne neexistujúci dokument. Poukázal na to, že je ťažko predstaviteľné, že "Správa ERG (06) 45 b"existovala, ale že dokument, ktorý logicky predchádzal tomuto, to znamená "Správa ERG (06) 45a", neexistoval. Uviedol, že mohol napríklad pochopiť vysvetlenie, že dokument bol považovaný za príliš bezvýznamný, a preto bol vymazaný. Vysvetlenie, že dokument nebol nikdy vytvorený, však neposilnilo jeho dôveru v Komisiu.

1.4 Ombudsman poznamenáva, že faktické vyhlásenie inštitúcie, že dokument neexistuje, obsahuje (vyvrátiteľnú) domnienku pravdivosti (4). Táto domnienka sa uplatňuje na všetkých aktérov, ktorí môžu byť zapojení v súvislosti so žiadosťami o prístup k dokumentom, či už ide o občanov alebo iné inštitúcie Spoločenstva. Pokiaľ ide konkrétne o ombudsmana, domnienka pravdivosti je v prvom rade založená na vysokej úrovni dôvery, ktorá existuje medzi všetkými inštitúciami a ombudsmanom, pokiaľ ide o uplatňovanie nariadenia č. 1049/2001. Okrem toho prináša výhodu hospodárnosti konania - tak pre administratívu, ako aj pre ombudsmana - tým, že výrazne znižuje potrebu vykonávať inšpekcie príslušných administratívnych spisov alebo dokumentov. Prezumpcia pravdivosti zároveň zahŕňa mimoriadne prísnu povinnosť starostlivosti s cieľom zabezpečiť správnosť vyhlásení o neexistencii dokumentu.

1.5 V prejednávanej veci Komisia v plnom rozsahu uznala, že sporné skutkové tvrdenie, ktoré uviedla, bolo nesprávne, t. j. že údajne neexistujúci dokument skutočne existoval. Relevantnou otázkou v tomto štádiu vyšetrovania je teda to, či Komisia dodržala uvedenú povinnosť náležitej starostlivosti.

1.6 Po dôkladnom preskúmaní stanoviska Komisie sa ombudsman nedomnieva, že mu boli poskytnuté informácie alebo vysvetlenia, ktoré by preukazovali splnenie uvedenej povinnosti, a to z týchto dôvodov:

Po prvé, v odseku 1 stanoviska Komisie sa uvádza, že jej útvary nejakým spôsobom vyvodili neexistenciu dokumentu zo skutočnosti, že dokumenty zaevidované pod písmenom „a“ sú oznámeniami o predložení. V týchto poznámkach sú stručne zhrnuté otázky uvedené v súvisiacich dokumentoch a ich cieľom je predstaviť dokumenty na plenárnych zasadnutiach ERG na diskusiu pred ich prijatím. Zdá sa, že uvedený záver bol vyvodený v spojení so skutočnosťou, že „dokument ERG (06) 45 sa mal považovať za bod A bez diskusie“. Komisia však dostatočne nevysvetlila, prečo by bol takýto záver vo všeobecnosti odôvodnený(5) a prečo za osobitných okolností prejednávanej veci takýto záver v konečnom dôsledku neodráža realitu.

Po druhé, v odseku 2 stanoviska Komisie sa neuvádzajú jasné a primerané informácie o príslušnom vyhľadávaní, ktoré vykonali jej útvary. Vzťahuje sa len všeobecne na nešpecifikované „miesto“, kde sa dokumenty pred vymazaním ukladajú na nešpecifikované „obmedzené obdobie“. Nie je jasné, či má odkaz za cieľ sprostredkovať informácie o tom, že útvary Komisie, ktoré hľadali dokument, tak urobili po uplynutí pevne stanovenej lehoty na uchovávanie dokumentov, a že z tohto dôvodu ho (samozrejme) nemohli nájsť. V nadväznosti na to sa v stanovisku opäť odkazuje na webovú stránku „CIRCA“, v ktorej sa uvádza, že je „skôr určená“ na použitie delegátmi národných regulačných orgánov. To okrem iného neposkytuje žiadne jasné a konkrétne informácie o tom, či sa od jej služieb logicky neočakávalo, že prehľadávali aj uvedenú webovú stránku "CIRCA".

Napokon treba uviesť, že Komisia uviedla, že predmetný dokument nikdy neexistoval, ani že ho už nemala k dispozícii, ani že jej pokus o jeho získanie z jej počítačového(-ých) systému(-ov) nebol plodný.

1.7 Vzhľadom na povahu vyššie uvedeného nesprávneho úradného postupu ombudsman poukazuje na to, že v súlade so zásadami dobrej správy by bolo vhodné, aby sa Komisia ospravedlnila sťažovateľovi. Komisia sa rozhodla, že tak neurobí, a ombudsman preto prípad uzavrie kritickou poznámkou.

2 Záver

Na základe vyšetrovania tejto sťažnosti ombudsmanom je potrebné uviesť túto kritickú poznámku:

Prezumpcia pravdivosti faktického vyhlásenia administratívy, že určitý požadovaný dokument neexistuje, znamená mimoriadne prísnu povinnosť starostlivosti s cieľom zabezpečiť správnosť takýchto vyhlásení. Vzhľadom na svoje zistenia uvedené v bode 1.6 sa ombudsman nedomnieva, že mu boli poskytnuté informácie a vysvetlenia, ktoré by preukazovali splnenie tejto povinnosti v tomto prípade. Príslušné správanie Komisie teda zahŕňa nesprávny úradný postup.

Ombudsman prípad uzatvára.

O tomto rozhodnutí bude informovaný aj predseda Komisie.

Tvoje úprimné,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Ú. v. ES L 145, 31.5.2001, s. 43.

(2) https://circa.europa.eu/docs/circa_quick_guide_32.pdf

(3) Ako vyplýva z programu (ERG (06) 35 Rev 1) 18. plenárneho zasadnutia ERG 5. – 6. októbra 2006 (http://erg.ec.europa.eu/doc/meeting/ag_erg_plen_madeira_4_6_oct_2006.pdf) a zo zápisnice z tohto plenárneho zasadnutia (ERG (06) 52).

(4) Pozri vec T-311/00 British American Tobacco/Komisia, Zb. 2002, s. II-2781, bod 35.

(5) Napríklad je zrejme možné, že i) sa pripraví oznámenie o predložení, ktoré je zaregistrované písmenom a), na účely diskusie o príslušnej otázke/návrhu dokumentu na plenárnych zasadnutiach ERG a ii) následne sa prijme rozhodnutie o tom, že sa o tejto otázke/dokumente nebude diskutovať.