V Štrasburgu 20. decembra 2006

Vážený pán X,

Dňa 18. marca 2006 ste Európskemu ombudsmanovi predložili sťažnosť týkajúcu sa údajného neuhradenia cestovných výdavkov Výboru regiónov (ďalej len „výbor“) za pracovný pohovor. E-mailom zo 4. apríla 2006 ste zaslali niekoľko dokumentov na podporu Vašej sťažnosti.

Dňa 11. apríla 2006 som postúpil sťažnosť predsedovi výboru. Výbor zaslal svoje stanovisko 16. júna 2006 a ja som Vám ho zaslal s výzvou, aby ste sa k nemu vyjadrili, ak si to želáte, najneskôr do 31. júla 2006. K tomuto dátumu neboli od Vás doručené žiadne pripomienky.

V telefonických rozhovoroch s právnym zástupcom zodpovedným za Váš prípad 31. októbra a 22. novembra 2006 ste však uviedli, že ste boli spokojní s tým, ako výbor vybavil časti Vašej sťažnosti. Predložili ste ďalšie pripomienky k tej časti Vašej sťažnosti, ktorú ste nepovažovali za uspokojivo vyriešenú.

Píšem vám teraz, aby som vás oboznámil s výsledkami vyšetrovania, ktoré sa uskutočnilo.

Sťažnosť

Sťažovateľ sa 19. októbra 2005 zúčastnil na pracovnom pohovore vo Výbore regiónov (ďalej len „výbor“). V ten istý deň požiadal o náhradu cestovných výdavkov a odovzdal si palubné lístky na cestu tam. Dňa 29. októbra 2005 zaslal výboru doporučený list, ktorý obsahoval palubné lístky na spiatočnú cestu, potvrdenie od leteckej spoločnosti a výpis z kreditnej karty. Keďže nedostal žiadnu odpoveď, obrátil sa na výbor e-mailom z 23. decembra 2005. Dňa 10. januára 2006 ho výbor informoval, že nedostal dôkazy o tom, že sťažovateľ danú sumu skutočne zaplatil. Okrem toho chýbali palubné lístky na jeho spiatočnú cestu. Sťažovateľ odpovedal, že požadované dokumenty zaslal doporučenou zásielkou. Dňa 14. januára 2006 zaslal kópie týchto dokumentov výboru. Dňa 19. januára 2006 bol informovaný o tom, že dokumenty postačujú na úhradu. Pokiaľ ide o jeho doporučený list, výbor potvrdil, že mu takýto list nebol doručený, a požiadal ho o ďalšie podrobnosti, aby mohol overiť, čo sa s listom stalo. Podľa sťažovateľa sa 18. februára 2006 opäť obrátil na výbor, aby mu pripomenul, že ešte nedostal platbu.

Sťažovateľ vo svojej sťažnosti ombudsmanovi uviedol, že nedostal odpoveď na svoj e-mail z 18. februára 2006 a že ešte stále nedostal platbu.

Sťažovateľ tvrdil, že výbor sa riadne nezaoberal jeho žiadosťou o náhradu cestovných výdavkov. Tvrdil, že

1. jeho cestovné výdavky by sa mali uhradiť čo najskôr;
2. že by mu mali byť zaplatené úroky za omeškanie s vrátením; a
3. že postup úhrady by sa mal zlepšiť.

Vyšetrovanie

Stanovisko Výboru regiónov

Výbor vo svojom stanovisku uviedol, že podľa jeho rozhodnutia č. 015/04 boli výdavky uhradené po prijatí príslušných dôkazov, ako sú letenky a palubné lístky.

Výbor uviedol, že sťažovateľ odovzdal kópie požadovaných dokumentov iba elektronickou poštou zo 16. januára 2006(1). Nikdy jej nebol doručený doporučený list s pôvodnými dokumentmi, ktorý sťažovateľ zaslal 29. októbra 2005. Zohľadnila však túto situáciu a výnimočne vyplatila náhradu na základe kópií dokumentov, ktoré sťažovateľ predložil.

Výbor ďalej uviedol, že podľa nariadenia o rozpočtových pravidlách(2) bol konečný termín na úhradu stanovený na 2. marca 2006. Výbor však uznal, že platba (1058,95 EUR) sa uskutočnila až 29. apríla 2006. Podľa výboru to bolo spôsobené vnútornou reorganizáciou v danom období.

Výbor uviedol, že sťažovateľovi zaplatil úroky z omeškania za obdobie od 3. marca do 29. apríla 2006 vo výške 9,79 eura.

Pokiaľ ide o tvrdenie sťažovateľa, že postup úhrady by sa mal zlepšiť, výbor uviedol, že omeškanie s platbou bolo spôsobené výnimočnými okolnosťami a že jeho postupy si nevyžadujú revíziu.

Pripomienky sťažovateľa

Od sťažovateľa neboli doručené žiadne pripomienky.

V telefonickom rozhovore s právnym zástupcom zodpovedným za jeho prípad 31. októbra 2006 sťažovateľ uviedol, že je spokojný s tým, ako výbor rieši jeho prípad, keďže dostal nezaplatenú platbu a úroky.

Uviedol však, že nesúhlasí s postojom výboru, podľa ktorého nie je potrebné zlepšiť jeho postupy. Tvrdil, že výbor ho neinformoval o tom, že nedostal príslušné dokumenty na úhradu. Okrem toho uviedla, že omeškanie bolo spôsobené vnútornou reorganizáciou. Sťažovateľ sa domnieval, že výbor ho mohol informovať o tejto reorganizácii.

Napriek tomu v tomto telefonickom rozhovore a v ďalšom rozhovore 22. novembra 2006 sťažovateľ dospel k záveru, že ak ombudsman nemá žiadne náznaky, že problém, ktorý nastolil, je všeobecnejšej povahy, jeho prípad by sa mohol uzavrieť. Poďakoval sa ombudsmanovi za pomoc.

ROZHODNUTIE

1 Oneskorenie náhrady cestovných výdavkov

1.1 Sťažovateľ sa 19. októbra 2005 zúčastnil na pracovnom pohovore vo Výbore regiónov (ďalej len "výbor"). Dňa 29. októbra 2005 zaslal výboru doporučeným listom dokumenty potrebné na náhradu jeho cestovných výdavkov. Po tom, ako bol informovaný, že výbor dokumenty nedostal, zaslal 14. januára 2006 výboru ich kópie. Dňa 19. januára 2006 bol informovaný o tom, že dokumenty postačujú na úhradu.

1.2 Sťažovateľ vo svojej sťažnosti adresovanej ombudsmanovi 18. marca 2006 uviedol, že nedostal odpoveď na upomienku, ktorú zaslal výboru 18. februára 2006, a že ešte stále nedostal neuhradenú platbu. Uviedol, že i) jeho cestovné výdavky by sa mali uhradiť čo najskôr; ii) že by mu mali byť zaplatené úroky za omeškanie s vrátením; a iii) že postup úhrady nákladov by sa mal zlepšiť.

1.3 Výbor vo svojom stanovisku uviedol, že mu nikdy nebol doručený doporučený list s pôvodnými dokumentmi. Zohľadnila však túto situáciu a výnimočne vyplatila náhradu na základe kópií dokumentov, ktoré sťažovateľ predložil. Lehota na úhradu bola stanovená na 2. marca 2006. Výbor však uznal, že platba (1058,95 EUR) sa uskutočnila až 29. apríla 2006. Podľa výboru to bolo spôsobené vnútornou reorganizáciou v danom období. Výbor uviedol, že sťažovateľovi zaplatil úroky z omeškania za obdobie od 3. marca do 29. apríla 2006 vo výške 9,79 eura. Pokiaľ ide o tvrdenie sťažovateľa, že postup úhrady by sa mal zlepšiť, výbor uviedol, že omeškanie s platbou bolo spôsobené výnimočnými okolnosťami a že jeho postupy si nevyžadujú revíziu.

1.4 Sťažovateľ nepredložil žiadne pripomienky. V telefonickom rozhovore s právnym zástupcom zodpovedným za jeho prípad však sťažovateľ uviedol, že je spokojný s tým, ako výbor rieši jeho prípad, keďže dostal nezaplatenú platbu a úroky. Preto sa zdá, že výbor podnikol kroky na vyriešenie tohto aspektu sťažnosti.

1.5 Pokiaľ však ide o jeho tvrdenie, že postup preplácania nákladov by sa mal zlepšiť, sťažovateľ uviedol, že nesúhlasí so stanoviskom výboru. Tvrdil, že výbor ho neinformoval o tom, že nedostal príslušné dokumenty na úhradu. Okrem toho uviedla, že omeškanie bolo spôsobené vnútornou reorganizáciou. Sťažovateľ sa domnieval, že výbor ho mohol informovať o tejto reorganizácii. Z kontaktov sťažovateľa s právnym úradníkom zodpovedným za jeho prípad však vyplynulo, že si neželá ďalej sa týmito otázkami zaoberať.

1.6 Ombudsman sa preto domnieva, že sťažovateľ upustil od svojho tvrdenia, že postup výboru pri náhrade výdavkov by sa mal zlepšiť. V súvislosti s touto otázkou sa však zdá byť vhodné uviesť ďalšiu poznámku.

2 Záver

Zo stanoviska Výboru regiónov a pripomienok sťažovateľa vyplýva, že výbor podnikol kroky na urovnanie veci, a tým sťažovateľa uspokojil. Ombudsman preto prípad uzavrie.

O tomto rozhodnutí bude informovaný aj predseda Výboru regiónov.

ĎALŠIE POZNÁMKY

Ombudsmanka sa domnieva, že administratívne normy Výboru regiónov by sa ďalej zlepšovali, ak by výbor systematicky sledoval spisy o platbách, ako je ten, o ktorý ide v prejednávanej veci, najmä i) kontaktovaním žiadateľov, ak chýbajú určité dokumenty, ktoré sú potrebné na vykonanie platby; a ii) v prípade, že dôjde k oneskoreniam, informovaním žiadateľov o týchto oneskoreniach a ich dôvodoch.

Tvoje úprimné,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Zdá sa, že výbor odkazuje na e-mail sťažovateľa zo 14. januára 2006.

(2) Nariadenie Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 z 25. júna 2002 o rozpočtových pravidlách, ktoré sa vzťahujú na všeobecný rozpočet Európskych spoločenstiev (Ú. v. ES L 248, 2002, s. 1; Mim. vyd. 01/004, s. 74).