V Štrasburgu 16. júla 2008

Vážený pán A.,

Dňa 5. augusta 2005 ste v mene spoločnosti CINAR Ltd. (ďalej len „CINAR“) podali sťažnosť Európskemu ombudsmanovi proti Európskej komisii. Vaša sťažnosť sa týkala externého auditu a jeho následných fáz v štyroch zmluvách o výskume (1) uzatvorených v rámci štvrtého a piateho programu Komisie v oblasti výskumu a technického rozvoja. Tento audit bol vykonaný v priestoroch spoločnosti CINAR 20. – 21. augusta 2002.

Dňa 13. septembra 2005 som postúpil sťažnosť predsedovi Komisie.

Komisia zaslala svoje stanovisko 11. januára 2006. Poslal som Vám ju s výzvou na vyjadrenie pripomienok, ktorú ste zaslali 4. apríla 2006.

Dňa 29. januára 2008 ste mi zaslali ďalšie podanie, v ktorom ste ma informovali o ukončení vyšetrovania úradu OLAF, ktoré zahŕňalo uvedené štyri zmluvy.

Píšem teraz, aby som vám oznámil výsledky vyšetrovaní, ktoré boli vykonané.

Ospravedlňujem sa za čas, ktorý mi trvalo dokončiť vyšetrovanie.

Sťažnosť

Sťažovateľ je riaditeľom spoločnosti s názvom CINAR Ltd. (ďalej len „CINAR“), ktorá je malou high-tech spoločnosťou s odbornými znalosťami v oblasti spaľovania uhlia a biomasy a regulácie emisií. Poskytovala technické služby a podieľala sa na rôznych výskumných a vývojových projektoch sponzorovaných Európskou komisiou. V období od júna 1998 do mája 2000 uzavrela spoločnosť CINAR ako dodávateľ štyri výskumné zmluvy (2) s Komisiou, ktoré sa týkali siedmich výskumných projektov realizovaných v rámci štvrtého rámcového programu ("FP4") a piateho rámcového programu ("FP5").

Zástupca oddelenia externého auditu Generálneho riaditeľstva Komisie pre výskum (ďalej len „GR RTD“) a dvaja účtovníci navštívili 20. – 21. augusta 2002 kancelárie spoločnosti CINAR s cieľom vykonať audit uvedených štyroch zmlúv o výskume.

Dňa 15. septembra 2003 Komisia schválila audítorskú správu vypracovanú audítormi. Vysvetlenia a dôkazy vrátane dôkazov o výplatnej páske, ktoré spoločnosť CINAR následne poskytla, zamietla, pretože neboli poskytnuté skôr. Okrem toho zamietla aj náklady na zamestnancov a súvisiace režijné náklady, ktoré spoločnosť CINAR požadovala ako oprávnené náklady.

Sťažovateľ sa 28. februára 2005 stretol so zástupcom Komisie, aby objasnil závery auditu, ale nebol úspešný.

Sťažovateľ vo svojej sťažnosti ombudsmanovi tvrdil, že Komisia zaobchádzala so spoločnosťou CINAR nespravodlivo, pokiaľ ide o uvedený externý audit z roku 2002 a jeho následné fázy.

Sťažovateľ po prvé tvrdil, že zástupcovia spoločnosti CINAR „sa pred audítormi cítili ako zločinci a (...) počas jedného z rozhovorov bola vyslovená dokonca rasová poznámka“ a že „sa zdá, že cieľ auditu hraničí s posadnutosťou uzavrieť nás“.

Po druhé, sťažovateľ tvrdil, že nebolo dodržané právo spoločnosti CINAR na súkromie, keďže sa požadovali osobné a zmluvné údaje a informácie týkajúce sa platov zamestnancov. Podľa sťažovateľa to bolo „horko tolerované“.

Po tretie, navrhovateľ tvrdil, že spoločnosť CINAR bola požiadaná, aby poskytla nesúvisiace a neodôvodnené informácie, t. j. informácie o „všetkých prerokúvaných návrhoch“, hoci Komisia financovala len zlomok takýchto návrhov.

Po štvrté, sťažovateľ tvrdil, že hoci chýbala len časť mzdových informácií, externí audítori nespravodlivo vyhlásili, že „od spoločnosti CINAR neboli získané žiadne mzdové informácie“.

Piate tvrdenie sa v podstate týkalo úlohy audítora Komisie od vypracovania audítorskej správy externou audítorskou spoločnosťou až do stretnutia so zástupcami spoločnosti CINAR 28. februára 2005. Sťažovateľ kritizoval najmä rozhodnutie audítora Komisie schváliť audítorskú správu vypracovanú externými audítormi a zamietnuť všetky vysvetlenia a dôkazy sťažovateľa len preto, že neboli poskytnuté skôr.

Požiadavku

Stanovisko Komisie
– Súvislosti

Spoločnosť CINAR uzavrela s Komisiou štyri zmluvy o výskume (3).

Dňa 6. júna 2002 GR RTD požiadalo o finančný audit v priestoroch spoločnosti CINAR. S cieľom získať audítorskú správu z nezávislého a profesionálneho zdroja sa Komisia rozhodla zadať túto audítorskú úlohu externej audítorskej spoločnosti, t. j. spoločnosti Littlejohn Frasier (ďalej len „LF“)(4). V júli 2002 bola na tento účel uzavretá osobitná dohoda so spoločnosťou LF a Komisia určila svojho vlastného audítora z oddelenia externého auditu, aby spolupracoval so spoločnosťou LF.

Dňa 6. júna 2002 Komisia informovala spoločnosť CINAR doporučeným listom, že audit sa začne v jej priestoroch, a opísala jeho rozsah takto:

1. preskúmanie primeranosti a zodpovednosti systémov výpočtu nákladov a fakturácie prevádzkovaných v spoločnosti CINAR; a
2. kontrola výdavkov na zmluvy o výskume s cieľom zistiť, či bola Komisia fakturovaná v súlade so zmluvnými ustanoveniami o výdavkoch vynaložených na realizáciu výskumného projektu.

V tomto liste Komisia takisto požiadala spoločnosť CINAR, aby do jedného mesiaca od doručenia tohto listu poskytla audítorovi Komisie tieto dokumenty alebo informácie:

(1) Podpísaná a datovaná kópia všetkých pracovných zmlúv všetkých osôb obvinených z uvedených zmlúv spolu s informáciou, či sú tieto osoby v súčasnosti stále zamestnané spoločnosťou Cinar Ltd.

(2) Organizačná štruktúra spoločnosti Cinar Ltd s uvedením názvu a funkcie vedenia a predstavenstva, ak existuje. Ďalej údaj o celkovom počte zamestnancov pracujúcich pre spoločnosť Cinar Ltd.

(3) Odpoveď na nasledujúcu otázku: Vedú účty spoločnosti Cinar zamestnanci spoločnosti Cinar alebo externí účtovníci? Ak sa uplatňuje druhá možnosť, poskytnite nám, prosím, všetky podrobnosti.“

Vo svojej odpovedi z 8. júla 2002 spoločnosť CINAR vysvetlila, že jej účty vedú jej účtovníci, ktorých by mal audítor Komisie kontaktovať v prípade, že by bolo potrebných viac informácií.

Po ďalších dojednaniach medzi LF a CINAR sa 20. – 21. augusta 2002 vykonal dohodnutý audit na mieste. Komisia poskytla kópie podrobných zápisníc z auditu.

Dňa 29. mája 2003 Komisia zaslala spoločnosti CINAR doporučeným listom návrh audítorskej správy vypracovaný externými audítormi na pripomienkovanie. Spoločnosť CINAR najprv odpovedala predbežným spôsobom listom z 19. júna 2003. Definitívnejšia odpoveď bola zaslaná 30. júla 2003. Komisia však nezmenila audítorskú správu na základe pripomienok spoločnosti CINAR a 15. septembra 2003 jej zaslala nezmenenú záverečnú audítorskú správu.

Komisia vo svojom stanovisku zdôraznila problémy, s ktorými sa audítori stretli pri získavaní relevantných informácií od spoločnosti CINAR. Podľa Komisie z auditu vyplýva, že na rozdiel od toho, čo spoločnosť CINAR uviedla vo svojom liste z 8. júla 2002, účtovníci spoločnosti CINAR nemali k dispozícii žiadne relevantné informácie o audite.

Komisia sa odvolala na audítorskú správu, v ktorej externí audítori v podstate uviedli, že podporné informácie spoločnosti CINAR na uplatnenie nákladov na predmetné zmluvy boli nedostatočné vzhľadom na to, že:

• neboli predložené žiadne informácie o mzdách na účely auditu;
• časové výkazy predložené na audit nezodpovedali hodinám vykázaným vo výkazoch výdavkov;
• faktúry na potvrdenie vykázaných cestovných nákladov a spotrebného materiálu pre TESSA, ENDASH a VISCON nebolo možné nájsť;
• neboli poskytnuté žiadne výpočty na preukázanie základu, na základe ktorého sa požadovali režijné náklady; a
• odpisy povolené pre zariadenie ENDASH boli vypočítané nesprávne.

Okrem toho sa v audítorskej správe uvádzajú problémy v týchto oblastiach:

• finančné riadenie projektu;
• opis kľúčových vnútorných kontrol;
• testovanie vnútorných kontrol systému účtovníctva;
• časové výkazy, mzdové informácie, faktúry od dodávateľov a režijné náklady;
• vytvorenie samostatného systému nákladov na projekty;
• oddelenie nákladov spojených s projektmi financovanými ES od nákladov vzniknutých pri vykonávaní práce súkromných klientov, ako aj povinností medzi zamestnancami spoločnosti CINAR.

Podľa Komisie sa na základe zhrnutia audítorskej správy finančné riadenie zmlúv neuskutočnilo prijateľným spôsobom a nebolo v súlade s požiadavkami zmluvy. Ukázalo sa, že nadmerne účtované sumy boli v prípade štyroch kontrolovaných zmlúv približne 300 000 GBP.

Komisia trvala na tom, že v odpovedi spoločnosti CINAR z 25. septembra 2003 neexistovali žiadne relevantné dôkazy, ktoré by spochybnili celkové zistenia audítorskej správy. Komisia odpovedala spoločnosti CINAR 13. novembra 2003 a do konca roka 2004 od nej nedostala žiadnu ďalšiu odpoveď.

Komisia uviedla, že vzhľadom na to, že úradníci sú podľa pravidiel povinní oznamovať nezrovnalosti a podozrenia z podvodu OLAF-u, GR RTD informovalo OLAF o audítorskej správe CINAR-u 14. apríla 2004. OLAF sa rozhodol začať vyšetrovanie (OF/2004/0203) a listom z 28. júna 2005 oznámil spoločnosti CINAR dôvody svojich vyšetrovaní.

Komisia poznamenala, že väčšina skutočností, na ktorých bola sťažnosť založená, súvisela s vývojom, ku ktorému došlo buď počas vykonávania auditu (20. – 21. augusta 2002), alebo pred oznámením audítorskej správy sťažovateľovi (29. mája 2003). Komisia tvrdila, že v oboch prípadoch nebola dodržaná lehota na podanie sťažnosti ombudsmanovi založená na týchto skutočnostiach. V duchu dobrej spolupráce s ombudsmanom sa však Komisia zaoberala všetkými pripomienkami sťažovateľa.

Argumenty týkajúce sa správania audítorov

Pokiaľ ide o správanie audítorov počas návštevy v priestoroch spoločnosti CINAR 20. – 21. augusta 2002, Komisia uviedla, že v audítorskej správe, ktorá bola zaslaná sťažovateľovi 29. mája 2003, bolo uvedené:

„[audítor Komisie] sa [sťažovateľa] opýtal, či sa domnieva, že uplatnený audítorský postup bol z jeho pohľadu správny. [Sťažovateľ] odpovedal, že sa domnieva, že audítorský postup sa počas návštevy na mieste uplatňoval správne.“

Podľa Komisie až v ich liste z 25. septembra 2003 spoločnosť CINAR po prvýkrát uviedla predmetné tvrdenie.

Pokiaľ ide o údajnú „rasovú pripomienku“, Komisia zdôraznila, že sťažovateľ nešpecifikoval, akú pripomienku možno klasifikovať ako „rasovú“, ani neidentifikoval, kto ju predložil. Audítor Komisie však dôrazne poprel, že počas návštevy na mieste bola vznesená akákoľvek pripomienka, ktorú by bolo možné označiť za „rasovú“.

Komisia tvrdila, že vyjadrenie akejkoľvek takejto pripomienky by bolo neprijateľné, ale za daných okolností nebolo možné ďalej sa zaoberať týmto argumentom.

Pokiaľ ide o údajnú „posadnutosť ukončiť činnosť spoločnosti CINAR“, Komisia tvrdila, že jednoducho vykonala audit podľa bežných postupov používaných na takéto audity a v súlade so zmluvami ES. Okrem toho audit vykonal s náležitým ohľadom na všetky potenciálne záruky pre auditovanú spoločnosť, ako je prítomnosť nezávislých externých audítorov na vykonanie auditu a predloženie predbežných zistení auditu spoločnosti CINAR na pripomienkovanie. Spoločnosť CINAR však nepredložila príslušné dokumenty odôvodňujúce náklady a konečné zistenia auditu boli stanovené na tomto základe.

Argument o nerešpektovaní práva na súkromie

Komisia trvala na tom, že kontrolované zmluvy obsahovali tieto ustanovenia:

a) Dve kontrolované zmluvy, ktoré sa riadili RP4:

Článok 24 prílohy II: 24.1: „Komisia alebo ňou poverené osoby sú oprávnené vykonávať audity do dvoch rokov od dátumu dokončenia alebo ukončenia zmluvy. Zamestnanci zapojení do projektu a všetky dokumenty, počítačové záznamy a zariadenia súvisiace s projektom majú vždy, keď je to primerané, úplný prístup na mieste, alebo v prípade potreby majú právo požadovať predloženie akýchkoľvek takýchto listinných dôkazov.“

Článok 22 tejto prílohy II stanovuje: „Každý dodávateľ pravidelne a v súlade s bežnými účtovnými dohovormi štátu, v ktorom má sídlo, vedie riadne účtovné knihy a príslušnú dokumentáciu na podporu a odôvodnenie vykázaných nákladov a hodín. Tieto sa sprístupnia na audity.“

Okrem toho sa v prílohe E článkoch 18 – 21 a vo vzorovom výkaze nákladov vyžaduje uvedenie mien jednotlivcov pracujúcich na projekte. Spoločnosť CINAR neposkytla v niektorých prípadoch potrebné informácie týkajúce sa takýchto názvov.

b) Dve kontrolované zmluvy, ktoré sa riadili 5. RP, obsahovali podobné a ešte prísnejšie ustanovenia v porovnaní so 4. RP.

Podľa Komisie z uvedeného vyplýva, že na to, aby audítori mohli skontrolovať, či spoločnosť CINAR správne vykázala osobné náklady, bolo potrebné nielen skontrolovať, kto pracoval na týchto projektoch, ale aj čas, ktorý každý zamestnanec venoval projektom, za akú mzdu a či tieto mzdy spoločnosť CINAR týmto zamestnancom skutočne vyplatila.

Argumenty týkajúce sa nesúvisiacich a neodôvodnených informácií

Komisia zdôraznila, že počas návštevy na mieste 20. – 21. augusta 2002 ústne požiadala o dva dokumenty a poskytla spoločnosti CINAR dva týždne na poskytnutie týchto informácií. Táto žiadosť bola zaznamenaná ako súčasť operatívnych záverov v zápisnici zo stretnutia so sťažovateľom z 20. augusta 2002. Uvádzajú sa v nich tieto slová:

„[audítor Komisie] požiadal [sťažovateľa] o poskytnutie týchto dvoch dokumentov:

1) vysvetlenie (najviac dve strany), prečo spoločnosť CINAR použila rôzne priemerné sadzby pre osobné náklady v rovnakom čase [sic] období medzi rôznymi návrhmi zmlúv,

2) Uvedený harmonogram znázorňujúci všetky projekty financované ES, na ktorých sa spoločnosť CINAR zúčastnila od 1. januára 1997, spolu s opisom, ktorí zamestnanci spoločnosti CINAR pracovali na každom projekte.

[Sťažovateľ] súhlasil s poskytnutím týchto dokumentov,

[Audítor Komisie] potom požiadal, aby audítorský tím mohol vypočuť zamestnancov spoločnosti CINAR, ktorí boli obvinení z kontrolovaných zmlúv a pracovali na nich. [Sťažovateľ] nemal voči tejto žiadosti žiadne námietky.“

Hoci sťažovateľ súhlasil s poskytnutím týchto dokumentov bez akýchkoľvek výhrad, Komisia potvrdila, že nedostala ani jeden z nich.

Externí audítori zopakovali svoju žiadosť o uvedené dokumenty (1) a (2) vo svojom e-maile z 5. septembra 2002. Okrem toho požiadali o ročný údaj o percentuálnom obrate, ktorý vznikol z príspevkov ES; kópie niektorých pracovných zmlúv, diplomových osvedčení, pracovných výkazov a faktúr; ako aj vyhlásenie vysvetľujúce rozdiely v priemerných sadzbách používaných pri rôznych zmluvách, ktoré sa plnia súčasne.

Dňa 19. septembra 2002 audítor Komisie zaslal e-mail, v ktorom požiadal o vyhlásenia týkajúce sa dvoch zamestnancov spoločnosti CINAR s cieľom potvrdiť existenciu ich pracovných zmlúv, ktoré nemohli byť nájdené počas auditu na mieste.

Keďže nebola doručená žiadna z uvedených požadovaných informácií, sťažovateľovi bol 24. septembra 2002 zaslaný ďalší e-mail týkajúci sa tejto záležitosti.

Externí audítori dostali 25. septembra 2002 určité informácie od sťažovateľa poštou. Informácie o mzdách všetkých výskumných pracovníkov zapojených do projektov však neboli poskytnuté.

Dňa 8. októbra 2002 externí audítori opäť zaslali sťažovateľovi e-mail s otázkou, kedy sa budú riešiť zostávajúce položky, a potvrdili, že všetky takéto informácie sú potrebné na úplné zdôvodnenie nákladov požadovaných od Komisie.

Sťažovateľ 9. októbra 2002 odpovedal e-mailom, v ktorom uviedol, že „bolo veľmi zaneprázdnené po tichom lete a napriek tomu to bude až do konca mesiaca a ja sa snažím nájsť čas na odpoveď na vaše žiadosti. Budúci týždeň budem v Taliansku, kde organizujeme spaľovací kurz."Poskytol požadované percentuálne informácie o príspevkoch EK.

Dňa 14. októbra 2002 audítor Komisie opätovne zaslal svoj e-mail z 19. septembra 2002.

Dňa 30. októbra 2002 externí audítori zaslali sťažovateľovi e-mail so žiadosťou o informácie, ktoré už požadovali vo svojom e-maile z 5. septembra 2002, ale ešte ich nedostali. Audítori tiež vysvetlili, že informácie o mzdách, ktoré ukazujú skutočnú odmenu vyplatenú výskumným pracovníkom zapojeným do projektov, boli najdôležitejšou nevyriešenou informáciou.

Dňa 8. novembra 2002 externí audítori zaslali sťažovateľovi e-mail, v ktorom mu stanovili termín 30. novembra 2002 na poskytnutie všetkých zostávajúcich informácií.

Sťažovateľ sa 11. novembra 2002 ospravedlnil za omeškanie a informoval ich, že nebude vo svojej kancelárii počas dvoch týždňov a že sa pokúsi zaslať ďalšie informácie po uplynutí tejto lehoty.

Dňa 27. novembra 2002 externí audítori zaslali sťažovateľovi formálny list, v ktorom potvrdili, že ešte stále platí konečný termín 30. novembra 2002 na poskytnutie zostávajúcich informácií. Audítori tiež vysvetlili, že v prípade, že tieto informácie nebudú poskytnuté, audítorská správa bude založená na informáciách, ktoré boli skutočne poskytnuté, a náklady budú podľa toho zamietnuté. V tomto liste sa zopakovalo, ktoré informácie ešte neboli k dispozícii.

Dňa 27. novembra 2002 audítor Komisie zaslal sťažovateľovi e-mail, v ktorom zopakoval lehotu stanovenú v uvedenom liste externých audítorov.

Sťažovateľ zaslal 4. decembra 2002 externým audítorom e-mail v reakcii na uvedený list, v ktorom v podstate odmietol poskytnúť zvyšné informácie, keďže boli „v súčasnosti mimo našich ľudských zdrojov“. Pokiaľ ide o chýbajúce mzdové informácie, sťažovateľ uviedol, že boli v rukách jeho „(...) predchádzajúceho účtovníka, ktorý, žiaľ,[ nebol] kontaktovateľný.“

Dňa 13. januára 2003, po uplynutí lehoty, externá audítorská spoločnosť požiadala, či by bolo možné, aby jeden z jej zamestnancov navštívil účtovníkov spoločnosti CINAR s cieľom získať požadované mzdové informácie.

Sťažovateľ 14. januára 2003 uviedol, že poveril externú audítorskú spoločnosť, aby sa obrátila na účtovníkov spoločnosti CINAR.

Externí audítori zaslali 30. januára 2003 účtovníkom spoločnosti CINAR list so žiadosťou o mzdové informácie pred každou návštevou ich priestorov.

Keďže v súvislosti s poskytovaním mzdových informácií nebola doručená žiadna odpoveď, externí audítori zatelefonovali účtovníkom dvakrát, zakaždým, keď im oznámili, že daný účtovník je mimo kancelárie.

Dňa 4. marca 2003 bol z dôvodu chýbajúcej odpovede zaslaný účtovníkom spoločnosti CINAR druhý list. Externí audítori zaslali sťažovateľovi e-mail so žiadosťou, aby zabezpečil, že dostane odpoveď od účtovníkov spoločnosti CINAR s cieľom doplniť audítorskú správu. Externí audítori zdôraznili, že „ak tieto informácie nedostaneme, budeme nútení dospieť k zodpovedajúcemu záveru.“

Dňa 5. marca 2003 účtovníci spoločnosti CINAR odpovedali, že mzdy pripravila spoločnosť CINAR a že neuchovávajú kópie mzdových záznamov.

V období od 5. marca do 28. mája 2003 navrhovateľ neposkytol žiadne dodatočné informácie. Audítori teda nemali inú možnosť, ako doplniť správu na základe dostupných informácií.

Dňa 29. mája 2003 bola kópia správy zaslaná doporučene spoločnosti CINAR, aby získala jej pripomienky.

Dňa 19. júna 2003 sťažovateľ zaslal predbežnú odpoveď na správu.

Dňa 24. júla 2003 audítori zaslali sťažovateľovi e-mail, v ktorom potvrdili prijatie jeho predbežnej odpovede a uviedli, že spoločnosť CINAR mala do 28. augusta 2003 poskytnúť buď podrobnejšiu odpoveď na správu, alebo požadovanú dokumentáciu.

Sťažovateľ 30. júla 2003 odpovedal krátkym listom, v ktorom zdôraznil, že audit je naďalej sporný a že spoločnosť CINAR nemôže akceptovať verziu zaslanú audítormi. Sťažovateľ pripojil 34 kópií informácií o výplatnej páske týkajúcich sa platieb uskutočnených výskumným pracovníkom zapojeným do štyroch zmlúv. Uviedol, že audítori dostali kópie týchto výplatných pások.

Externí audítori 3. septembra 2003 odpovedali, že priložené informácie o výplatnej páske sa týkajú len projektu VISCON. Popreli, že dostali kópie výplatných pások buď počas návštevy, alebo po niekoľkých žiadostiach o tieto informácie. Keď sa požadovali výplatné pásky, audítorom bolo povedané, že nie je možné získať prístup k týmto informáciám zo mzdového systému a že bude potrebné obrátiť sa na účtovníkov sťažovateľa. Vysvetlili tiež, že bude potrebné značné množstvo dodatočnej práce na mieste v spoločnosti CINAR a že vzhľadom na a) zdĺhavý charakter korešpondencie na získanie požadovaných dôkazov; b) skutočnosť, že LF dokončil svoju správu až do záverečnej fázy; a c) že akékoľvek ďalšie získané dôkazy by viedli k prepracovaniu správy, náklady na túto dodatočnú audítorskú prácu a vypracovanie správy by musela znášať spoločnosť CINAR pri odhadovaných nákladoch približne 2 900 GBP bez DPH.

Komisia vo svojom stanovisku tvrdila, že požadované dokumenty a informácie neboli nesúvisiace ani neprimerané, a to z týchto dôvodov, ako sa uvádza v podnete:

i) CINAR použila vo svojich návrhoch zmlúv rôzne priemerné sadzby pre „vyšších inžinierov“ a „inžinierov“ v tom istom roku a rozdiely v percentuálnych podieloch režijných nákladov v prípade zmlúv v rámci 4. RP boli veľmi vysoké (od 40 % do 100 %);

ii) Spoločnosť CINAR v niektorých prípadoch neuviedla mená kľúčových zamestnancov pracujúcich na projektoch. Namiesto toho sa niekedy uvádzali len stupne zamestnancov. Keďže 55 % príjmov spoločnosti CINAR pochádza zo súkromného poradenstva, nebolo možné zosúladiť prácu vykonanú zamestnancami spoločnosti CINAR na projektoch financovaných z prostriedkov ES s prácou vykonanou na iných prácach. Audítori chceli získať jasný prehľad o tom, ako sa pomerne malej spoločnosti, akou je spoločnosť CINAR, podarilo popri poradenstve mimo ES alebo inej práci odpracovať toľko hodín na projektoch EK. V audítorskej správe sa uvádza: „[t]ak teda nebolo možné otestovať, do akej miery je dodávateľ schopný oddeliť náklady spojené s projektmi financovanými ES od nákladov vzniknutých pri vykonávaní práce súkromných klientov“(5);

iii) Keďže spoločnosť CINAR mala zmluvy aj s inými generálnymi riaditeľstvami Komisie ako GR RTD, bolo odôvodnené získať úplný obraz o týchto zmluvách. Počet projektov EÚ financovaných GR RTD v rámci RP4 a RP5 bol nižší ako 20;

iv) V celkovom prehľade toho, čo sa skutočne požadovalo počas návštevy na mieste, sa spoločnosť CINAR zamerala na položku menšieho významu, t. j. na návrhy, o ktorých sa v čase audítorskej návštevy ešte nerozhodlo. Komisia uznala, že neuviedla, že pán W., jeden z externých audítorov, zahrnul túto položku do svojho listu z 29. novembra 2002 a ospravedlnila sa za to. Trvala však na názore, že táto konkrétna žiadosť bola odôvodnená v súvislosti so získaním celkového obrazu o tom, ako a ktorí zamestnanci spoločnosti CINAR budú zapojení do ktorých projektov EÚ, keďže sa zdá, že takmer všetci zamestnanci spoločnosti CINAR sú už zapojení do iných projektov financovaných EÚ.

Tvrdenie, že chýbala len časť mzdových údajov

Pokiaľ ide o tvrdenie spoločnosti CINAR, že „súhrnné mzdové informácie boli predložené“, audítorská správa to jasne vyvrátila. Komisia nevidela žiadny dôvod, prečo by audítori tvrdili, že nedostali určité informácie, ak by bol opak pravdivý. V skutočnosti, ak by boli informácie prijaté, boli by uvedené v audítorskej správe, či už pozitívne alebo negatívne. Audítor Komisie potvrdil, že počas návštevy na mieste neboli doručené žiadne mzdové informácie a že spoločnosť CINAR postúpila audítorov priamo účtovníkom spoločnosti CINAR.

Nakoniec sa však ukázalo, že účtovníci neuchovávali mzdové informácie. Účtovník CINAR v liste z 5. marca 2003 uviedol:

„Ďakujeme za Vaše listy a ospravedlňujeme sa za omeškanie s odpoveďou. Mzdu pripravila spoločnosť CINAR Limited, a nie my sami, a keď sme navštívili kancelárie spoločnosti, aby sme pripravili účty, nevyhotovili sme si kópie mzdových záznamov (...)".

Argumenty týkajúce sa úlohy audítora Komisie

Piate tvrdenie sa v podstate týkalo úlohy audítora Komisie od vypracovania audítorskej správy externou audítorskou spoločnosťou až do stretnutia so zástupcami spoločnosti CINAR 28. februára 2005.

V marci 2003 sa Komisii ukázalo, že audítori nezískajú požadované informácie od účtovníkov spoločnosti CINAR. Skutočnosť, že Komisia ju nemohla získať od spoločnosti CINAR, vyplývala už z auditu na mieste v priestoroch spoločnosti CINAR v auguste 2002. Komisia ďalej pripomenula, že spoločnosť CINAR neposkytla žiadne informácie týkajúce sa jej režijných výpočtov. Za týchto okolností audítor Komisie požiadal externých audítorov, aby predložili svoj návrh audítorskej správy spoločnosti CINAR, majúc na pamäti, že audítorský postup bol spoločnosti CINAR počas návštevy na mieste jasne vysvetlený a v audítorskej správe opísaný takto:

„A napokon [audítor Komisie] informoval [sťažovateľa] o postupoch, ktoré sa majú dodržiavať v súvislosti s vypracovanou audítorskou správou, pričom citoval článok 26 ods. 3 piatej rámcovej zmluvy: Na základe zistení počas finančného auditu sa vypracuje predbežná správa. Komisia ho zašle príslušnému dodávateľovi, ktorý k nemu môže predložiť pripomienky do jedného mesiaca od jeho doručenia.

Záverečná správa sa zašle príslušnému dodávateľovi. Komisia môže svoje pripomienky oznámiť Komisii do jedného mesiaca od ich doručenia. Komisia sa môže rozhodnúť nezohľadniť pripomienky predložené po uvedenej lehote.

Na základe záverov auditu Komisia prijme všetky vhodné opatrenia, ktoré považuje za potrebné, vrátane vydania príkazu na vymáhanie všetkých platieb, ktoré vykonala, alebo ich časti.“

Návrh audítorskej správy bol teda predložený doporučeným listom z 29. mája 2003, takže spoločnosť CINAR bola v plnom rozsahu informovaná o skutočnostiach a zisteniach, ktoré obsahovala, krátko po 29. máji 2003. Spoločnosť CINAR odpovedala listom z 19. júna 2003, ktorého posledný odsek znie takto: „Za týchto okolností sme boli [sic] povinní poradiť sa s naším účtovníkom, ako aj s právnickou firmou, aby sme pripravili definitívnejšiu odpoveď na vašu správu, ktorá vám bude postúpená čo najskôr.“

Listom z 30. júla 2003 spoločnosť CINAR poskytla určité informácie. Externí audítori ju analyzovali a svoje pripomienky postúpili spoločnosti CINAR listom z 3. septembra 2003. V tomto liste spochybnili vyhlásenie sťažovateľa, že počas svojej návštevy priestorov dostali „kópie výplatných pások pre výskumných pracovníkov zapojených do všetkých štyroch kontrolovaných projektov“.

Podľa Komisie oddelenie externého auditu usúdilo, že spoločnosť CINAR mala dostatok času a príležitostí na predloženie relevantných informácií (aj pokiaľ ide o výpočet režijných nákladov, o ktorých spoločnosť CINAR vôbec nehovorila), a rozhodlo, že v tomto štádiu nastal čas, aby Komisia zaujala stanovisko. Komisia tak urobila doporučeným listom z 15. septembra 2003, v ktorom pripomenula celkovú históriu a zaoberala sa pripomienkami spoločnosti CINAR obsiahnutými v jej listoch z 19. júna a 30. júla 2003. Posledný odsek uvedeného listu Komisie spoločnosti CINAR znie takto:

„Aby sa však plne rešpektovalo právo na obhajobu a právo byť vypočutý, môžete (pozri článok 26.3 prílohy II k zmluvám Viscon a Korózia) oznámiť akékoľvek pripomienky k priloženej záverečnej správe do jedného mesiaca odo dňa doručenia tohto listu. Upozorňujeme, že Komisia nie je povinná zohľadniť žiadne pripomienky doručené po tejto lehote. Za týchto podmienok budeme tento audit považovať za uzavretý a príslušné útvary Komisie budú implementovať výsledky auditu.“

Spoločnosť CINAR odpovedala listom z 25. septembra 2003 a Komisia odpovedala 13. novembra 2003, pričom v poslednom odseku uviedla:

„Na záver konštatujeme, že Váš list z 25. septembra 2003 neobsahuje žiadny nový prvok ani žiadny relevantný argument, ktorý by spochybnil zistenie audítorskej správy. Preto nemôžeme preskúmať ani zmeniť žiadnu časť audítorskej správy ani naše stanovisko uvedené v našom liste z 15. septembra 2003. Keďže spoločnosť CINAR mala dostatok času na poskytnutie požadovaných informácií a mala primerané príležitosti na predloženie pripomienok, tento audit teraz považujeme za definitívne uzavretý.“

Nasledujúce stretnutie z 28. februára 2005

Komisia zdôraznila, že spoločnosť CINAR v období od novembra 2003 do decembra 2004 mlčala. Po niekoľkých výmenách e-mailov Komisia súhlasila so stretnutím so zástupcami CINAR 28. februára 2005 napriek skutočnosti, že CINAR neuviedol presný predmet stretnutia a že bol jasne informovaný (už v liste Komisie z 15. septembra 2003), že za implementáciu zistení auditu, ktoré sú teraz konečné, sú zodpovedné iné útvary RTD ako oddelenie externého auditu. Okrem toho spoločnosť CINAR vo svojom e-maile z 3. februára 2005 uviedla toto tvrdenie (ktoré Komisia nasledujúci deň zamietla):

„Mám otázku. Britskí audítori boli podľa nášho názoru drakonickí vo všetkých ohľadoch. Hovorí sa, že dostávajú províziu z vymožených finančných prostriedkov. To sa mi zdá dosť neuveriteľné. Môžete popierať túto klebetu, prosím?

Interná zápisnica zo zasadnutia, ktorú vypracoval zástupca audítorov oddelenia externého auditu, je jednoznačne v rozpore s otázkami uvedenými v odseku 2 na strane 3 sťažnosti spoločnosti CINAR adresovanej ombudsmanovi, pokiaľ ide o schválenie audítorskej správy a zamietnutie vysvetlení a dôkazov sťažovateľa z dôvodu, že neboli zaslané skôr. V tejto zápisnici sa okrem iného uvádza:

„1. [Audítor Komisie] pripomenul [audítorovi GR RTD] a [sťažovateľovi] históriu auditu, kde:

• V liste oznamujúcom audit (ktorý má vykonať audítorská spoločnosť [LF]) sa jasne uvádzalo, akú dokumentáciu treba považovať za dôkaz vykázaných nákladov; položila aj konkrétnu otázku, kde sa vedú účty spoločnosti CINAR. Odpoveď na túto otázku bola, že [účtovná kancelária spoločnosti CINAR] uchovávala knihy pre spoločnosť CINAR.
• Keď sa obrátili na účtovníka spoločnosti CINAR, audítorom bolo povedané, že účtovník v skutočnosti nič nemá. Preto nebolo možné preukázať žiadne mzdové informácie.
• Spoločnosť CINAR nemohla vyhotoviť väčšinu výplatných pások zamestnancov, ktorí boli účtovaní na základe zmlúv ES.
• Nepodarilo sa dokázať, že boli zaplatené.
• Formuláre výplatnej pásky nemohol zobraziť.
• Faktúry od subdodávateľov sa nezdali oprávnené z dôvodu chýbajúceho identifikačného čísla pre DPH a okrem toho spoločnosť CINAR nemohla preukázať, že boli zaplatené.
• Výsledky auditu boli oznámené spoločnosti CINAR listom o záveroch [15. septembra 2003]. Odpovede prijaté od spoločnosti CINAR boli veľmi vágne, že [sic] neodpovedal na žiadnu z otázok.
• ak by uznal, že v zmluve podpísanej spoločnosťou CINAR s ES sa od spoločnosti CINAR vyžaduje, aby preukázala náklady vynaložené na zmluvu, a spoločnosť CINAR tak neurobila. Audit bol preto ukončený a výsledky boli zaslané príslušným riaditeľstvám na vykonanie.

2. [Sťažovateľ] a LF uznali, že sa vyskytli určité problémy týkajúce sa ich správy, keďže išlo o technických pracovníkov, a nie finančných [personál]. Účtovníctvo preto zadali externe, ale vyskytovali sa problémy s komunikáciou; [sťažovateľ] však tvrdí, že informácie o mzdách boli zaslané EK za všetkých zamestnancov okrem jedného. [Audítor Komisie] takéto informácie nemá a nikdy ich nevidel. [Sťažovateľ] a FL tvrdia, že faktúry subdodávateľov boli legitímne a spĺňali požiadavky práva Spojeného kráľovstva.

3. [Audítor Komisie] ich informoval o veľmi prísnom oddelení úloh, ktoré vykonáva EK/GR RTD. Oddelenie auditu vykonáva audit a zasiela záver výsledku príslušnému riaditeľstvu na vykonanie. Oddelenie auditu v žiadnom prípade nemôže ovplyvniť realizáciu výsledkov. Rozhodnutia týkajúce sa nevykonania alebo čiastočného vykonania výsledkov auditu môže prijímať len povoľujúci úradník riaditeľstva. Spoločnosť CINAR by sa musela obrátiť na príslušné riaditeľstvá a presvedčiť ich o svojich argumentoch [týkajúcich sa napríklad vykonanej technickej práce]. [Audítor Komisie] je ochotný poskytnúť spoločnosti CINAR kontaktné údaje.

4. [Audítor Komisie] tiež informoval spoločnosť CINAR, že ak o to príslušné riaditeľstvá požiadajú, oddelenie externého auditu je ochotné vykonať ďalší audit, ale uviedlo, že ak sa takýto audit uskutoční, spoločnosť CINAR musí zabezpečiť, aby boli všetky náklady riadne zaznamenané a zdôvodnené spolu s dokladom o platbe a aby sa neakceptovali žiadne výnimky. [Sťažovateľ] s tým súhlasil.“

Okrem toho Komisia nemohla rokovať s auditovanou spoločnosťou s cieľom dospieť k určitému zisteniu auditu, ktoré sa jej týkalo. Každé audítorské zistenie možno zohľadniť len na základe jasných, podstatných a recipročných informácií a dokumentácie.

Okolo júna 2005 sa oddelenie externého auditu dozvedelo o e-maile, ktorý sťažovateľ zaslal finančnému úradníkovi riaditeľstva J GR RTD, v ktorom sa uvádza, že „[audítor Komisie] súhlasil s prehodnotením výsledku auditu a prisľúbil nám odpoveď na náš prípad na konci stretnutia“. Dňa 10. júna 2005 audítor Komisie odpovedal takto:

„Na tomto stretnutí [28. februára 2005] som jasne vysvetlil, že úloha oddelenia externých auditov (GR RTD R4) bola „vyčerpaná“, keďže audit spoločnosti CINAR, ktorý vykonala Komisia, bol ukončený v roku 2003. Okrem toho som poukázala na to, že som nebola schopná (v zmysle „nemať právomoc“ vzhľadom na oddelenie povinností zavedených v rámci Komisie) preskúmať zistenia auditu a zapojiť sa do ich vykonávania, keďže to bola výlučná zodpovednosť povoľujúcich úradníkov príslušných operačných riaditeľstiev GR RTD.“

Závery Komisie

Komisia na základe všetkých uvedených skutočností dospela k záveru, že i) správne uplatnila svoje zmluvné práva na vykonanie auditu štyroch svojich zmlúv so spoločnosťou CINAR; ii) domnieva sa, že audítori sa vždy správali správne; iii) spoločnosť CINAR bola priebežne informovaná o zisteniach, bol jej poskytnutý dostatočný čas a príležitosti na obhajobu a poskytnutie požadovaných informácií; iv) povaha žiadostí o tieto informácie bola jasná; a v) nedošlo k nesprávnemu úradnému postupu a nespravodlivému zaobchádzaniu.

Pripomienky sťažovateľa

Sťažovateľ trval na svojej sťažnosti a tvrdil, že Komisii a LF poskytol chýbajúce informácie, keď bola ich správa ešte len v štádiu návrhu. Závery Komisie sa však zakladali výlučne na návrhu správy, hoci dovtedy mala k dispozícii mzdové a časové výkazy týkajúce sa personálnych a režijných nákladov.

Keďže spoločnosť CINAR navštívili traja členovia Európskeho úradu pre boj proti podvodom (OLAF), ktorí v tom čase dôkladne vyšetrovali všetky projekty spoločnosti CINAR v rokoch 1996 – 2006 vrátane tých, ktoré už boli predmetom auditu, bolo nad rámec obmedzených zdrojov spoločnosti CINAR poskytnúť rozsiahlu a podrobnú odpoveď na stanovisko Komisie.

Sťažovateľ s odkazom na nepresvedčivé zistenia návrhu správy o štyroch kontrolovaných zmluvách, ktoré v tom čase posudzoval úrad OLAF, navrhol, aby ombudsman pozastavil akékoľvek ďalšie opatrenia týkajúce sa tejto sťažnosti.

Dňa 29. januára 2008 sťažovateľ zaslal ďalšie podanie, v ktorom informoval ombudsmana o ukončení vyšetrovania úradu OLAF, ktoré zahŕňalo uvedené štyri zmluvy.

ROZHODNUTIE

1 Úvodné poznámky

1.1 Európsky ombudsman berie na vedomie, že Európska komisia vyjadrila v priebehu vyšetrovania svoje obavy, pokiaľ ide o prípustnosť tejto sťažnosti z 5. augusta 2005. Tvrdila, že podmienka prípustnosti dvojročnej lehoty na podanie sťažnosti ombudsmanovi nebola dodržaná, keďže skutočnosti, na ktorých bola sťažnosť založená, nastali 20. – 21. augusta 2002 (dátum auditu) a 29. mája 2003 (dátum zaslania návrhu audítorskej správy).

1.2 Ombudsman z uvedených vyhlásení nechápe, že Komisia chcela spochybniť právomoc ombudsmana zaoberať sa týmto prípadom. V tejto súvislosti poukazuje na to, že sťažnosť sa týkala nielen auditu, ktorý sa skutočne uskutočnil viac ako dva roky pred podaním sťažnosti, ale aj udalostí, ktoré vyplynuli z auditu, a teda sa uskutočnili po ňom. Tieto udalosti zahŕňali žiadosť Komisie z 15. septembra 2003, aby sťažovateľ do jedného mesiaca predložil pripomienky k návrhu audítorskej správy s cieľom plne rešpektovať právo sťažovateľa na obhajobu a právo byť vypočutý.

Ombudsmanka však víta vyhlásenie Komisie, že sa v duchu dobrej spolupráce s ombudsmanom rozhodla zaoberať všetkými pripomienkami sťažovateľa.

1.3 Ombudsman ďalej poznamenáva, že sťažovateľ vo svojich pripomienkach spomenul vyšetrovanie úradu OLAF. Poukazuje však na to, že táto sťažnosť bola pôvodne podaná proti Komisii a otázky týkajúce sa vyšetrovaní úradu OLAF sa preto v tomto rozhodnutí ombudsmana neriešia.

1.4 Ombudsman napokon poznamenáva, že sťažovateľ ho vo svojich pripomienkach požiadal, aby uplatnil predbežné opatrenia a pozastavil vykonávanie záverov auditu. Ombudsman preto objasňuje, že na rozdiel od súdov nemá právomoc nariadiť predbežné opatrenia.

2 Údajné nespravodlivé zaobchádzanie

2.1 Sťažovateľ, malý poradenský podnik s odbornými znalosťami v oblasti spaľovania uhlia a biomasy a kontroly emisií, uzavrel s Komisiou štyri zmluvy o výskume v rámci štvrtého rámcového programu ("RP4") a piateho rámcového programu ("RP5") o programe výskumu a technického rozvoja ("RTD"). Tieto zmluvy sa týkali výskumu v oblasti biomasy, toxických kovov a emisií vybraných chlórovaných zlúčenín, ako aj korózie a optimalizovanej kontroly výkonu banky horákov a predĺženej životnosti závodu (projekty/zmluvy VISCON, TESSA, CORROSION a ENDASH).

Na základe príslušných ustanovení týchto zmlúv sa Komisia rozhodla vykonať audit účtov sťažovateľa týkajúcich sa plnenia uvedených zmlúv. Komisia poverila audit externou audítorskou spoločnosťou, ale zapojila sa aj jej vlastná audítorská jednotka.

V dňoch 20. – 21. augusta 2002 externí audítori skontrolovali dokumenty v priestoroch sťažovateľa a vypočuli zamestnancov sťažovateľa.

Následne sa okrem stretnutí medzi sťažovateľom a Komisiou uskutočnila výmena korešpondencie medzi i) sťažovateľom a externými audítormi; ii) externí audítori a účtovníci sťažovateľa; a iii) sťažovateľa a Komisiu.

Sťažovateľ v podstate namietal nespravodlivé zaobchádzanie zo strany Komisie, pokiaľ ide o externý audit a jeho následné fázy. Sťažovateľ predložil päť konkrétnych argumentov na podporu svojho tvrdenia [ďalej len „argumenty i) až v)“].

2.2 Komisia zaujala stanovisko ku každému z konkrétnych argumentov sťažovateľa samostatne. Stručne povedané, celkovo zastávala názor, že správne uplatnila svoje zmluvné práva na vykonanie auditu štyroch svojich zmlúv so spoločnosťou CINAR. Dospela k záveru, že audítori sa vždy správali správne. Spoločnosť CINAR bola priebežne informovaná o zisteniach audítorov a ponúkla dostatok času a príležitostí na svoju obhajobu a poskytnutie požadovaných informácií. Povaha žiadostí o tieto informácie bola jasná. Komisia dospela k záveru, že jej externí audítori a ona sama zaobchádzali so sťažovateľom spravodlivo. Komisia takisto trvala na tom, že sťažovateľ počas návštevy na mieste v priestoroch spoločnosti CINAR uviedol, že sa domnieval, že audítorský postup sa počas návštevy na mieste uplatňoval správne.“

2.3 Ombudsman sa bude zaoberať týmto tvrdením s odvolaním sa na každý z konkrétnych argumentov i) až v), ktoré sťažovateľ predložil na podporu tohto tvrdenia.

Argument i) týkajúci sa správania audítorov

2.4 Sťažovateľ tvrdil, že zástupcovia spoločnosti CINAR "sa pred audítormi cítili ako zločinci a (...) počas jedného z rozhovorov bol vyslovený dokonca aj rasový komentár". Sťažovateľ ďalej tvrdil, že „cieľ auditu podľa všetkého hraničí s posadnutosťou uzavrieť nás“.

2.5 Pokiaľ ide o vyhlásenie o "posadnutosti ukončiť činnosť spoločnosti CINAR", Komisia namietala, že jednoducho vykonala audit podľa bežných postupov stanovených v zmluvách ES a rešpektovala všetky potenciálne záruky pre kontrolovanú spoločnosť. Pokiaľ ide o „rasovú“ pripomienku, Komisia zdôraznila, že sťažovateľ neuviedol, ktorú pripomienku možno klasifikovať ako „rasovú“, ani neidentifikoval, kto takúto pripomienku predložil.

2.6 Ombudsman v tejto súvislosti zdôrazňuje, že podľa Komisie bol oprávnený na základe príslušných ustanovení článku 24 ods. 1 prílohy II predmetných zmlúv vykonať audit do dvoch rokov od ukončenia zmluvy. Okrem toho bol postup týkajúci sa auditu stanovený v článku 26 („Audit“) prílohy II k zmluvám.

2.7 Na základe dostupných dôkazov sa zdá, že externí audítori Komisie a audítor Komisie niekoľkokrát požiadali sťažovateľa o informácie prostredníctvom listov a e-mailov (5. septembra, 19. septembra, 24. septembra, 8. októbra, 14. októbra, 30. októbra, 8. novembra a 27. novembra 2002, ako aj 13. januára a 4. marca 2003) s cieľom doplniť príslušnú dokumentáciu. Okrem toho sa 28. februára 2005 stretli so sťažovateľom, aby si vypočuli jeho argumenty.

2.8 Vzhľadom na uvedené skutočnosti sa ombudsman domnieva, že sťažovateľ nepredložil žiadne podložené dôkazy na podporu svojho tvrdenia, že audit bol navrhnutý tak, aby spoločnosť CINAR uzavrela, alebo"bol vyjadrením obsedantného úsilia".

2.9 Ombudsman okrem toho poznamenáva, že i) Komisia vo svojom stanovisku dôrazne poprela, že jej úradníci alebo externí audítori predložili "rasové" alebo akékoľvek iné pripomienky, ktoré viedli zamestnancov auditovanej spoločnosti k pocitu, že sú zločinci, a ii) sťažovateľ sa vo svojich následných pripomienkach k tomuto konkrétnemu argumentu nevyjadril. Ombudsman preto nepovažuje za užitočné vykonať ďalšie vyšetrovanie v súvislosti s týmito dvoma argumentmi týkajúcimi sa správania audítorov.

Argument ii) týkajúci sa nerešpektovania práva na súkromie

2.10 Sťažovateľ tvrdil, že právo spoločnosti CINAR na súkromie nebolo dodržané, keďže sa požadovali osobné a zmluvné údaje vrátane výšky miezd vyplatených jednotlivým výskumným pracovníkom.

2.11 Komisia vychádzala z ustanovení obsiahnutých v kontrolovaných zmluvách, pričom v súhrne uviedla, že sťažovateľ bol povinný i) viesť účtovné knihy a sprístupniť ich počas auditu spolu so všetkými podrobnými informáciami, ktoré sú v nich uvedené, v súlade s vnútroštátnymi právnymi predpismi uplatniteľnými na účtovníctvo. V súlade s týmito ustanoveniami bol sťažovateľ tiež požiadaný, aby (ii) poskytol mená osôb pracujúcich na základe štyroch zmlúv a navyše, pokiaľ ide o dve zmluvy; čas, ktorý konkrétny jednotlivec venuje projektom; za akú mzdu; a či táto mzda bola skutočne vyplatená spoločnosťou CINAR. Komisia takisto vysvetlila, že takéto informácie boli potrebné na kontrolu toho, či suma, ktorú spoločnosť CINAR požadovala na pokrytie svojich osobných nákladov, bola správna.

2.12 Ombudsman zastáva názor, že vysvetlenie Komisie je primerané a nezistil žiadny nesprávny úradný postup v súvislosti s argumentom sťažovateľa (ii).

Argument iii) týkajúci sa nesúvisiacich a neodôvodnených informácií

2.13 Sťažovateľ tvrdil, že Komisia požadovala nesúvisiace a neodôvodnené informácie, ako napríklad "úplný zoznam všetkých návrhov, ako aj projektov, ktoré (...) nesmú byť predmetom auditu, pretože Komisia prijala a financovala len zlomok návrhov [spoločnosti CINAR]."

2.14 Komisia vo svojom stanovisku odôvodnila potrebu nahliadnuť do týchto dokumentov, pretože spoločnosť CINAR bola v čase auditu zapojená do mnohých ďalších prebiehajúcich projektov financovaných EÚ, na ktorých pracovali takmer všetci zamestnanci spoločnosti CINAR. Audítori preto považovali za opodstatnené posúdiť, či sú stále k dispozícii ľudské zdroje, ktorých práca by sa mohla oddeliť od iných projektov, ktoré vykonáva spoločnosť CINAR, čo by im umožnilo zamestnať sa na vykonávanie predmetných zmlúv. Komisia takisto uviedla, že spoločnosť CINAR použila veľmi veľké rozdiely v percentuálnych podieloch režijných nákladov v prípade zmlúv v rámci 4. RP (od 40 % do 100 %) a neuviedla mená kľúčových zamestnancov pracujúcich na projektoch.

2.15 Vzhľadom na uvedené vysvetlenie sa žiadosť Komisie o úplný zoznam všetkých návrhov, ako aj projektov, javí ako primeraná. Okrem toho, ako uviedla Komisia a sťažovateľ to nespochybnil, sťažovateľ súhlasil s poskytnutím informácií týkajúcich sa všetkých návrhov počas návštevy na mieste 20. – 21. augusta 2002 a táto dohoda bola zaznamenaná v zápisnici z návštevy. Ombudsmanka preto nezistila žiadny nesprávny úradný postup Komisie v súvislosti s argumentom sťažovateľa (iii).

Argument iv), že chýbala len časť mzdových informácií, a argument v) týkajúci sa úlohy audítora Komisie

2.16 Sťažovateľ tvrdil, že v audítorskej správe (návrh a konečná verzia) externí audítori uviedli nepravdivé vyhlásenie, že "od spoločnosti CINAR neboli získané žiadne mzdové informácie". Tvrdil, že poskytol časť mzdových informácií.

2.17 Komisia trvala na tom, že jej audítor potvrdil, že počas kontroly na mieste neboli doručené žiadne mzdové informácie a že audítori boli odkázaní na účtovníkov spoločnosti CINAR, ktorí zase popreli, že by mali takéto dokumenty k dispozícii.

2.18 Ombudsman však poukazuje na to, že podľa jeho chápania argumentácie sťažovateľa sa sťažovateľ odvolával na čiastkové mzdové informácie týkajúce sa projektu VISCON, ktoré boli pripojené k jeho listu externým audítorom z 30. júla 2003, t. j. po a) návšteve na mieste, b) konzultácii s účtovníkmi sťažovateľa a c) návrhu audítorskej správy, ktorý mu bol predložený 29. mája 2003.

V tejto súvislosti sťažovateľ predložil aj svoje tvrdenie v), že aj keď skutočne poskytol tieto informácie (bez ohľadu na dátum), audítor Komisie konal nespravodlivo, pretože nezmenil audítorskú správu vypracovanú externými audítormi, ale akceptoval ju ako konečnú.

Sťažovateľ sa preto zameral na úlohu audítora Komisie od dokončenia audítorskej správy externou audítorskou spoločnosťou až do stretnutia so zástupcami spoločnosti CINAR 28. februára 2005. Sťažovateľ kritizoval najmä rozhodnutie audítora Komisie schváliť audítorskú správu vypracovanú externými audítormi a zamietnuť všetky vysvetlenia a dôkazy sťažovateľa len preto, že neboli poskytnuté skôr.

2.19 Na úvod ombudsman poznamenáva, že externí audítori vo svojej odpovedi z 3. septembra 2003 na list sťažovateľa z 30. júna 2003, ktorý obsahoval informácie o čiastkových mzdách, vysvetlili, že audítorská správa už bola dokončená do 29. mája 2003. Vysvetlili tiež, že ak by na základe teraz poskytnutých informácií o čiastkových mzdách zmenili audítorskú správu, vyžadovalo by si to značné množstvo dodatočnej práce a náklady na túto dodatočnú prácu by musela znášať spoločnosť CINAR. Suma tejto dodatočnej práce bola približne 2 900 GBP bez DPH. Zdá sa, že navrhovateľ takúto platbu neuskutočnil.

2.20 Bez toho, aby sa zaujalo stanovisko k žiadosti externých audítorov o takúto platbu, vzniká preto otázka, či by audítor Komisie mohol prijať opatrenia na zmenu záverečnej audítorskej správy z 15. septembra 2003 a odchýliť sa od návrhu správy z 29. mája 2003 s cieľom zohľadniť čiastkové mzdové informácie, ktoré boli medzičasom poskytnuté.

2.21 Vzhľadom na informácie poskytnuté oboma stranami ombudsman konštatuje, že prostredníctvom korešpondencie (6) Komisie adresovanej sťažovateľovi a účtovníkom spoločnosti CINAR sa sťažovateľovi po návšteve na mieste 20. - 21. augusta 2002 poskytlo niekoľko príležitostí na poskytnutie primeraných podporných dôkazov, najmä úplných mzdových informácií po audite.

Ombudsman tiež poznamenáva, že Komisia pri mnohých príležitostiach, a to aj vo svojom e-maile z 5. septembra 2002, zdôraznila význam poskytovania úplných mzdových informácií, pričom zdôraznila, že ide o najdôležitejšiu nevyriešenú informáciu.

Komisia okrem toho sťažovateľovi objasnila, že v prípade, že tieto informácie nebudú doručené, audítori budú nútení uzavrieť svoju správu bez nich. Sťažovateľovi stanovila konečný termín na poskytnutie úplných mzdových informácií do 30. novembra 2002.

Zdá sa však, že sťažovateľ neposkytol úplné, ale len čiastočné mzdové informácie, a to len osem mesiacov po uplynutí uvedenej konečnej lehoty. Okrem toho nevysvetlila, prečo nemohla dodržať lehotu.

2.22 Vzhľadom na uvedené skutočnosti sa nezdá, že by audítor Komisie konal nespravodlivo voči sťažovateľovi tým, že by nezmenil záverečnú správu na základe informácií o čiastkových mzdách. Ombudsman však poznamenáva, že Komisia zahrnula do audítorskej správy kópie listu sťažovateľa z 30. júla 2003 a odpovede externých audítorov z 3. septembra 2003, v ktorých poďakovala sťažovateľovi za čiastočné informácie o výplatnej páske (7). Zdá sa teda, že Komisia vo svojej audítorskej správe presne odkázala na čiastočné poskytovanie mzdových informácií. Ombudsman preto nezistil prípad nesprávneho úradného postupu Komisie v súvislosti s argumentom sťažovateľa (iv).

2.23 Pokiaľ ide o úlohu audítora Komisie vo všeobecnosti, ombudsman berie na vedomie i) informácie, ktoré mu boli predložené v súvislosti s týmto vyšetrovaním; ii) najmä príslušné ustanovenia upravujúce auditované zmluvy JOR3-CT98-0285, ENV4-CT97-0597, ENK5-CT99-0002 a ENK5-CT99-0025; iii) príslušné zistenia audítorskej správy v tom zmysle, že finančné riadenie týchto zmlúv nebolo vykonané prijateľným spôsobom a že správa nebola v súlade s požiadavkami zmluvy; a iv) podrobné vysvetlenia, ktoré Komisia uviedla vo svojom stanovisku. Vzhľadom na uvedené skutočnosti ombudsmanka zastáva názor, že sa nepreukázalo, že by audítor Komisie alebo Komisia nespravodlivo zaobchádzali so sťažovateľom, pokiaľ ide o externý audit a jeho následné fázy.

Z vysvetlenia Komisie uvedeného v jej stanovisku namiesto toho vyplýva, že jej audítor uplatnil ustanovenia príslušných zmlúv. Okrem toho sa zdá, že sťažovateľ mal možnosť obhajovať svoje práva pred schválením konečného auditu.

Ombudsman preto nezistil žiadny nesprávny úradný postup, pokiaľ ide o tvrdenie sťažovateľa (v).

3 Záver

Na základe vyšetrovaní ombudsmana týkajúcich sa tejto sťažnosti sa zdá, že Komisia sa nedopustila nesprávneho úradného postupu, pokiaľ ide o argumenty sťažovateľa na podporu jeho tvrdenia o nespravodlivosti. Pokiaľ ide o tvrdenie týkajúce sa vyjadrenia údajných „rasových“ alebo akýchkoľvek iných pripomienok, ktoré viedli zamestnancov auditovanej spoločnosti k pocitu, že sú zločincami, alebo že audit bol vyjadrením obsedantného úsilia o zatvorenie spoločnosti CINAR, z dôvodov vysvetlených v bode 2.9 sa ombudsman domnieva, že žiadne ďalšie vyšetrovanie nie je opodstatnené.

Ombudsman preto prípad uzatvára.

O tomto rozhodnutí bude informovaný aj predseda Komisie.

Tvoje úprimné,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Audit sa týkal týchto zmlúv o výskume uzavretých medzi Komisiou a spoločnosťou CINAR ako dodávateľom: i) JOR3-CT98-0285 o využívaní a emisiách zvyškov biomasy z priemyselných spaľovačov – ENDASH; ii) ENV4-CT97-0597 o kvantifikácii a kontrole emisií submikrónov obohatených toxickými kovmi a vybraných chlórovaných zlúčenín z cementárenských pecí na alternatívne palivá – TESSA; iii) ENK5-CT99-0002 o korózii z požiaru v kotloch na uhlie – korózia; a iv) ENK5-CT99-0025 on V isual Sensing for Optimised Control of Burner Bank Performance and Enhanced Plant Lifetime - VISCON (ENK5-CT99-0025 on V isual Sensing for Optimised Control of Burner Bank Performance and Enhanced Plant Lifetime – VISCON) (Priebežné snímanie na účely optimalizovaného riadenia výkonu horákovej banky a predĺženej životnosti zariadenia – VISCON).

(2) Obdobia platnosti zmlúv boli tieto: ENDASH od 1. januára 1999 do 31. decembra 2001; TESSA od 1. júna 1998 do 30. novembra 2000; korózia od 1. mája 2000 do 30. apríla 2003; a VISCON od 1. apríla do 31. marca 2003.

(3) Pozri poznámku pod čiarou č. 1.

(4) LF bol členom medzinárodnej audítorskej siete I/A, s ktorou mala Komisia v tom čase rámcovú zmluvu. Na tento účel bola s touto spoločnosťou uzavretá osobitná dohoda v júli 2002.

(5) Audítorská správa, s. 7 (oddiel 4.1).

(6) Najmä e-maily z 5. septembra, 24. septembra, 8. októbra a 27. novembra 2002, ako aj listy z 27. novembra 2002, 13. januára, 30. januára a 4. marca 2003.

(7) Pozri audítorskú správu, strany 71 – 73 (list sťažovateľa z 30. júla 2003) a stranu 74 (odpoveď Littlejohn Frasier z 3. septembra 2003).