V Štrasburgu 24. mája 2006

Vážený pán doktor K.,

Dňa 27. apríla 2005 ste v mene spoločnosti Mermayde Consultancy podali sťažnosť európskemu ombudsmanovi. Vaša sťažnosť sa týkala rozhodnutia Európskej komisie vymáhať finančné prostriedky poskytnuté na projekt v rámci piateho rámcového programu.

Dňa 26. mája 2005 som postúpil sťažnosť predsedovi Komisie. Komisia zaslala svoje stanovisko 4. októbra 2005. Poslal som Vám ju s výzvou na vyjadrenie pripomienok, ktorú ste zaslali 21. novembra 2005.

Píšem teraz, aby som vám oznámil výsledky vyšetrovaní, ktoré boli vykonané. Ospravedlňujem sa za čas potrebný na vybavenie Vašej sťažnosti.

Sťažnosť

Podľa sťažovateľa, generálneho riaditeľa a zástupcu spoločnosti Mermayde sú relevantné tieto skutočnosti:

Spoločnosť Mermayde Consultancy (ďalej len „Mermayde“) bola koordinátorom projektu s názvom TRAP-LRM, ktorý získal finančné prostriedky Komisie v rámci piateho rámcového programu.

Dňa 4. novembra 2004 Komisia zaslala spoločnosti Mermayde rozhodnutie o vymáhaní sumy 52 589,23 eura, ktorá bola poskytnutá na projekt. Komisia vysvetlila, že určité náklady sa nepovažovali za oprávnené, pretože v rozpore s pravidlami štvrtého rámcového programu sa už nezohľadňovali celkové náklady, ktoré vznikli subdodávateľom.

Zdá sa však, že počas fázy rokovaní o zmluvách a vykonávania projektu si zamestnanci Komisie neboli vedomí zmeny pravidiel v rámci piateho rámcového programu.

V rámci štvrtého rámcového programu, s ktorým mala Mermayde skúsenosti, Komisia umožnila zohľadniť celkové náklady subdodávateľov, aj keď sa požadovala len časť týchto nákladov. Pri vypracúvaní návrhu TRAP-LRM v rámci prvého kola piateho rámcového programu boli poskytnuté údaje o rozpočte pre každého partnera, pričom sa určili celkové náklady, ako aj sumy, na ktoré by sa požadovali finančné prostriedky Komisie.

Komisia informovala spoločnosť Mermayde, že návrh bol ponechaný na rokovania o zmluve. Komisia neuviedla, že by boli plne oprávnené len náklady, ktoré vznikli partnerom, a nie subdodávateľom.

Počas rokovaní o zmluve vedecký pracovník Komisie ani finančný pracovník neinformovali spoločnosť Mermayde, že podľa piateho rámcového programu by oprávnené náklady predstavovali len skutočné náklady, ktoré vznikli partnerom, a že spoločnosť Mermayde by preto pri použití subdodávateľskej štruktúry mohla utrpieť vážne straty. Komisia mala varovať spoločnosť Mermayde pred možnými negatívnymi účinkami využívania subdodávateľov a mala jej odporučiť, aby namiesto toho premenila predpokladaných subdodávateľov na partnerov. Komisia však takéto informácie neposkytla a zmluva bola podpísaná. V prílohe I k zmluve boli uvedené celkové identifikované náklady vrátane nákladov na subdodávateľov a príspevku Komisie. V prílohe II sa však uvádzalo, že oprávnené sú len skutočné náklady subdodávateľov, ktoré vznikli koordinátorovi. Obe prílohy boli preto mätúce.

Projekt bol úspešne zrealizovaný a Komisia uskutočnila záverečnú platbu. Komisia však následne vykonala audit projektu a audítori nesúhlasili s finančnými prostriedkami projektu, keďže celkové náklady neboli uvedené vo výkaze nákladov. Audítori preto požiadali spoločnosť Mermayde o vrátenie sumy 52 589,23 eura. Spoločnosť Mermayde uznala, že celkové skutočné náklady subdodávateľov neboli uvedené vo výkaze nákladov, ale informovala audítorov, že bude možné poskytnúť dôkaz o celkových skutočných nákladoch. Audítori neuviedli nič o skutočnosti, že takýto dôkaz by problém nevyriešil, keďže predmetné náklady dodávateľovi nevznikli.

Na základe auditu Komisia zaslala spoločnosti Mermayde list o vymáhaní. Spoločnosť Mermayde odpovedala Komisii a navrhla, aby zhromaždila a predložila dokumenty na preukázanie celkových nákladov, ktoré vznikli subdodávateľom. Komisia s tým súhlasila a takisto požiadala spoločnosť Mermayde, aby predložila nový výkaz nákladov. Komisia opäť neuviedla, že celkové náklady, ktoré vznikli subdodávateľom, nemohli byť zohľadnené.

Zhromaždil sa dôkaz o celkových nákladoch, ktoré vznikli subdodávateľom, a zaslal sa Komisii. Namiesto prijatia dôkazu Komisia zaslala ďalší list o vymáhaní, v ktorom uviedla, že: „Podľa zmluvy možno uhradiť len tie náklady, ktoré okrem iného vznikli počas trvania projektu a ktoré boli zaznamenané v účtovníctve príslušných účastníkov. V súvislosti s nákladmi na subdodávky to znamená, že tieto náklady možno uhradiť (v sadzbe stanovenej v zmluve, tu 48,37 %) len v rozsahu, v akom vám subdodávateľ predložil faktúru, ktorú ste (v plnej výške) zaplatili. Relevantné sú vaše skutočné náklady. Porovnanie (a súvisiace vyhlásenia) medzi „skutočnými nákladmi“ na subdodávky a ich „skutočnými požadovanými sumami“ je preto irelevantné a „nové“ výkazy nákladov nie sú prijateľné.“

Sťažovateľ tvrdil, že rozhodnutie Komisie vymáhať sumu 52 589,23 EUR poskytnutú na projekt TRAP-LRM v rámci piateho rámcového programu bolo nespravodlivé.

Sťažovateľ tvrdil, že zmluvu podpísal v dobrej viere na základe svojich skúseností s pravidlami uplatniteľnými podľa štvrtého rámcového programu a že Komisia ho mala informovať o nových pravidlách a možných negatívnych dôsledkoch využívania subdodávateľov.

Navrhovateľ tvrdil, že Komisia by mala stiahnuť svoje rozhodnutie o vymáhaní a vrátiť vymoženú sumu vo výške 52 589,23 EUR koordinátorovi projektu, spoločnosti Mermayde.

Požiadavku

Stanovisko Komisie

Komisia vo svojom stanovisku v stručnosti uviedla tieto pripomienky.

Súvislosti

V roku 2000 uzavrela spoločnosť Mermayde, zastúpená sťažovateľom, Spoločným výskumným centrom Geel (ďalej len „JRC“) a Generálnym riaditeľstvom Európskej komisie pre výskum zmluvu TRAP-LRM v rámci piateho rámcového programu. V zmluve sa predpokladalo, že časť prác vykoná deväť subdodávateľov, ktorí boli uvedení v prílohe 1. V prílohe 1 sa vymedzuje ich úloha ako „SC“, t. j. subdodávatelia spojení s koordinátorom, spoločnosťou Mermayde.

Podľa článku 3 zmluvy boli celkové odhadované oprávnené náklady na projekt 222 750 EUR a maximálny príspevok Spoločenstva bol stanovený na 107 950 EUR. Rozdelenie rozpočtových prostriedkov medzi hlavných dodávateľov (Mermayde a JRC) bolo stanovené v tabuľke orientačného rozdelenia odhadovaných oprávnených nákladov. V prípade Mermayde bola miera finančnej účasti Spoločenstva stanovená na 48,37 % prípustných nákladov.

Projekt sa začal 1. januára 2001 a 15. marca 2001 bola vyplatená záloha vo výške 43 160 EUR. Prvá priebežná platba vo výške 39 726,21 eura bola uskutočnená 23. septembra 2002. Finančný úradník Komisie akceptoval všetky náklady predložené spoločnosťou Mermayde na projekt (55 918,71 EUR) a odpočítal 18 192,50 EUR s cieľom získať späť časť pôvodného preddavku. Finančný úradník však nesprávne založil platbu na sadzbe náhrady vo výške 100 %, a nie na zmluvne stanovenej sadzbe 48,37 %.

V apríli 2004 Komisia vykonala finančný audit zmluvy. Audítori potvrdili oprávnenosť a odôvodnenie v podstate všetkých nákladov schválených finančným úradníkom, najmä všetkých nákladov na subdodávky, ktoré predložila spoločnosť Mermayde. Na úrovni celkových nákladov sa v prospech Komisie vykonala len malá úprava nákladov vo výške 4 860,84 EUR. V dôsledku auditu však bolo potrebné vymôcť 52 589,23 EUR. Suma 2 351,19 eura nadväzovala na úpravu nákladov, zatiaľ čo spoločnosť Mermayde musela vrátiť 50 238,04 eura v dôsledku počiatočného preplatku vo výške 100 % namiesto 48,37 %.

O tejto výhrade

Medzi štvrtým a piatym rámcovým programom nedošlo k žiadnej zmene, pokiaľ ide o úlohu subdodávateľov a oprávnenosť nákladov na subdodávky. V rámci oboch rámcových programov subdodávatelia neboli sami dodávateľmi so zmluvnými väzbami na Komisiu. Dodávatelia (koordinátori a iní dodávatelia) však mohli zadať určité časti svojej práce subdodávateľom. Tieto náklady boli oprávnené v rozsahu, v akom boli „zaúčtované na základe zmluvy“ v súlade so zmluvnými podmienkami (článok 14 ods. 3, časť C prílohy II k zmluve), a preto boli dodávateľovi uhradené v sadzbe náhrady stanovenej v zmluve a uplatniteľnej na všetky náklady dodávateľa (v tomto prípade vo výške 48,37 %).

Medzi prílohou I a prílohou II k zmluve nebol žiadny rozpor. Hoci bolo pravda, že v prílohe I sa používal pojem „partneri“, jasne sa v nej identifikovali všetky subjekty s výnimkou Mermayde a JRC ako SC, t. j. subdodávatelia. Okrem toho sa v tabuľke rozpisu nákladov uvádzali len tieto dva subjekty ako účastníci projektu. Sťažovateľovi bolo preto z tabuľky rozpisu nákladov jasné, že subdodávateľom uvedeným vo formulári na prípravu zmluvy nebola pridelená úloha dodávateľov. Potvrdilo sa to v liste sťažovateľa z 23. júna 2000.

Sťažovateľ mal rozsiahle skúsenosti s projektmi v rámci rôznych rámcových programov. Zúčastnil sa na desiatich projektoch v rámci štvrtého rámcového programu, v rámci ktorého sa stretol aj s pravidlami preplácania, ktoré sa vzťahujú na subdodávateľov. Keďže tieto pravidlá sa nezmenili zo štvrtého na piaty rámcový program, musel s nimi byť oboznámený. Za týchto okolností zamestnanci Komisie zapojení do rokovaní nemali žiadnu osobitnú povinnosť radiť sťažovateľovi o možných finančných dôsledkoch dohody.

V rámci štvrtého aj piateho rámcového programu by sa (celkové) náklady subdodávateľov (vrátane ich zisku) mohli v plnej miere akceptovať ako oprávnené náklady hlavného dodávateľa, ktorý uzavrel subdodávateľskú zmluvu. Sadzba úhrady, ktorá sa uplatňovala na všetky náklady pripísané dodávateľovi, však závisela od dojednania v zmluve s Komisiou, t. j. 35 % pre demonštračné činnosti, 50 % pre akcie VTR alebo až 100 % v prípade sprievodných opatrení.

Sťažovateľ uviedol, že „skutočné celkové náklady“ subdodávateľov neboli uvedené vo výkazoch nákladov, ale že „by bolo možné poskytnúť odôvodnenie“. Vyhlásenie sťažovateľa však neodrážalo požiadavky na oprávnenosť a úhradu nákladov na subdodávky podľa zmluvy. Na to, aby boli takéto náklady oprávnené, museli byť zaznamenané v účtovníctve dodávateľa a kópie príslušných faktúr subdodávateľov museli byť priložené k výkazom nákladov (článok 13 ods. 1 a článok 14 ods. 3 všeobecných podmienok). Znamenalo to, že dodávateľ mohol požadovať náhradu nákladov na subdodávky len vtedy, ak dostal faktúru od subdodávateľa, zaplatil príslušnú sumu subdodávateľovi a túto sumu zaevidoval vo svojom účtovníctve. Skutočná náhrada týchto nákladov Komisiou potom závisela od sadzby náhrady stanovenej v zmluve, ktorá v prejednávanej veci predstavovala 48,37 %. Z toho vyplýva, že ak by subdodávatelia skutočne mali vyššie náklady a mohli by vystaviť vyššie faktúry, tieto faktúry by najprv musela v plnej výške uhradiť spoločnosť Mermayde, aby boli oprávnené. Predmetné náklady by potom mohli byť nahradené vo výške 48,37 %. Uvedená sadzba náhrady skutočne znamenala, že spoločnosť Mermayde musela znášať 51,63 % všetkých oprávnených nákladov vrátane nákladov na subdodávky.

Ako tvrdí sťažovateľ, Komisia nezmenila svoj výklad zmluvných dôsledkov piateho rámcového programu. Bolo však správne uviesť, že počas finančného auditu bola zistená chyba v spracovaní platieb uskutočnených na projekt, a to, že miera úhrady v prípade spoločnosti Mermayde mala byť 48,37 %, a nie 100 %. Vysvetlila sa v ňom suma príkazu na vymáhanie. Prijatím tohto nápravného opatrenia Komisia konala plne v súlade so zmluvnými ustanoveniami a závermi auditu. Komisia vyjadrila poľutovanie nad chybou, ktorá však bola sťažovateľovi zrejmá vzhľadom na zmluvné dojednania.

Pripomienky sťažovateľa

Sťažovateľ vo svojich pripomienkach stručne uviedol tieto poznámky:

Ombudsman požiadal Komisiu, aby predložila svoje stanovisko do 15. septembra 2005. Stanovisko bolo zo 4. októbra 2005, čo znamená, že Komisia predložila svoje stanovisko s takmer trojtýždňovým oneskorením.

Sťažnosť Komisia vo svojom stanovisku nesprávne zhrnula, keďže skutočnou podstatou jeho sťažnosti bolo, že Komisia mala informovať spoločnosť Mermayde o tom, že jej subdodávatelia sa mali stať dodávateľmi Komisie, aby sa zabezpečilo, že spoločnosť Mermayde bude oprávnená na náklady, ktoré vznikli subdodávateľom.

Zo skúseností spoločnosti Mermayde s predchádzajúcimi projektmi realizovanými v rámci programu noriem, merania a testovania boli subdodávateľským analytickým laboratóriám, ktoré vykonali prácu v hodnote niekoľko tisíc EUR, uhradené náklady až do výšky 100 %. Spoločnosť Mermayde mohla súhlasiť s tým, že nedošlo k žiadnej formálnej zmene pravidiel medzi štvrtým a piatym rámcovým programom, pokiaľ ide o úlohu subdodávateľov a oprávnenosť nákladov na subdodávky. Výklad týchto pravidiel a ich vykonávanie sa však mohli zmeniť.

Faktom zostáva, že obe prílohy zmluvy boli mätúce a kontroverzné. V prílohe I boli všetci účastníci vrátane subdodávateľov (hoci všetci boli označení ako „partneri“) uvedení s identifikovanými celkovými nákladmi a požadovaným príspevkom EÚ, zatiaľ čo v prílohe II sa uvádzalo, že oprávnené boli len skutočné náklady subdodávateľov, ktoré vznikli koordinátorovi. Otázkou teda nebolo, či boli subdodávatelia správne označení ako subdodávatelia. Problémom bolo, že vo finančnej tabuľke boli určené celkové náklady a požadované sumy pre subdodávateľov, a preto spoločnosť Mermayde predpokladala, že požadované sumy by sa skutočne mohli požadovať od Komisie. Komisia mala pravdepodobne pravdu v právnom zmysle, keď tvrdila, že iba 48,37 % z 50 % uvedených v tabuľke boli oprávnené náklady, ale táto skutočnosť bola určite mätúca.

Dlhé roky skutočne pracoval na projektoch pre Komisiu, a to aj ako koordinátor. Do roku 1995 bol však zamestnaný v inej organizácii a pracoval len ako zodpovedný vedec, nie ako finančný úradník. Zmluva, o ktorú ide v prejednávanej sťažnosti, bola desiatou zmluvou uzavretou medzi Komisiou a spoločnosťou Mermayde. Nie všetky tieto zmluvy však mali rovnakú povahu. Iba jedna z týchto zmlúv sa týkala projektu podobného projektom realizovaným v rámci štvrtého rámcového programu. Tento projekt bol projektom VTR, zatiaľ čo súčasný projekt bol prvým projektom v rámci „akcie sprievodných opatrení“ s podmienkami a pravidlami odlišnými od tých, ktoré sa vzťahujú na zmluvy v oblasti VTR.

V diskusiách s audítormi nebol návrh nájsť dodatočné odôvodnenie celkových nákladov na subdodávky v rozpore. Komisia však ignorovala skutočnosť, že finančnému úradníkovi bol zaslaný list, v ktorom sa navrhovalo, aby spoločnosť Mermayde zhromaždila a predložila všetku dokumentáciu, ktorá by odôvodňovala celkové náklady subdodávateľov, na čo finančný úradník e-mailom zo 7. júna 2004 odporučil spoločnosti Mermayde, aby zaslala navrhované odôvodnenie spolu s novým výkazom nákladov. Bolo preto jasné, že finančný úradník úplne nepochopil finančné dôsledky, a preto sťažovateľ vykonal značnú prácu s cieľom získať odôvodnenia. Komisia však nepovažovala poskytnuté odôvodnenia za relevantné.

ROZHODNUTIE

1 Úvodná poznámka

1.1 Sťažovateľ vo svojich pripomienkach poznamenal, že Komisia zaslala svoje stanovisko takmer s trojtýždňovým oneskorením.

1.2 Ombudsman poznamenáva, že Komisia skutočne predložila svoje stanovisko s oneskorením. Keďže však omeškanie bolo obmedzené a vzhľadom na skutočnosť, že Komisia vo svojom sprievodnom liste k stanovisku vyjadrila poľutovanie nad omeškaním, ku ktorému došlo, ombudsmanka nezistila žiadne dôvody na ďalšie riešenie tejto záležitosti.

2 O údajne nespravodlivom rozhodnutí o vymáhaní

2.1 Sťažnosť sa týka rozhodnutia Komisie vymáhať finančné prostriedky poskytnuté na projekt v rámci piateho rámcového programu, ktorý koordinuje spoločnosť Mermayde Consultancy ("Mermayde") .. Podľa sťažovateľa, ktorý sa sťažoval v mene spoločnosti Mermayde, Komisia požiadala o vrátenie sumy 52 589,23 EUR, pretože určité náklady sa nepovažovali za oprávnené vzhľadom na skutočnosť, že v rozpore s pravidlami štvrtého rámcového programu sa už nezohľadňovali celkové náklady, ktoré vznikli subdodávateľom. V rámci štvrtého rámcového programu, s ktorým mala Mermayde skúsenosti, Komisia umožnila zohľadniť celkové náklady, ktoré vznikli subdodávateľom, aj keď sa požadovala len časť týchto nákladov. Pri vypracúvaní návrhu v rámci prvého kola piateho rámcového programu boli poskytnuté podrobné údaje o rozpočte pre každého partnera, pričom sa určili celkové náklady, ako aj sumy, na ktoré by sa požadovali finančné prostriedky Komisie. Komisia informovala spoločnosť Mermayde, že návrh bol ponechaný na rokovania o zmluve, ale neuviedla, že v plnej miere sú oprávnené len náklady, ktoré vznikli partnerom, a nie subdodávateľom. V prílohe I k zmluve boli uvedené celkové identifikované náklady vrátane nákladov na subdodávateľov a príspevok Komisie. V prílohe II sa však uvádzalo, že oprávnené sú len skutočné náklady subdodávateľov, ktoré vznikli koordinátorovi. Obe prílohy boli preto mätúce.

2.2 Sťažovateľ ďalej vysvetlil, že po úspešnom dokončení projektu Komisia vykonala audit a audítori nesúhlasili s financovaním projektu, pretože celkové náklady neboli uvedené vo výkaze nákladov. Audítori preto požiadali spoločnosť Mermayde o vrátenie sumy 52 589,23 eura. Spoločnosť Mermayde uznala, že celkové skutočné náklady subdodávateľov neboli uvedené vo výkaze nákladov, ale informovala audítorov, že bude možné poskytnúť dôkaz o celkových skutočných nákladoch. Audítori neuviedli, že takýto dôkaz by nevyriešil otázku úhrady, keďže predmetné náklady dodávateľovi nevznikli. Zhromaždil sa dôkaz o celkových nákladoch, ktoré vznikli subdodávateľom, a zaslal sa Komisii. Namiesto prijatia dôkazu Komisia zaslala ďalší list o vymáhaní, v ktorom uviedla, že: „Podľa zmluvy možno uhradiť len tie náklady, ktoré okrem iného vznikli počas trvania projektu a ktoré boli zaznamenané v účtovníctve príslušných účastníkov. V súvislosti s nákladmi na subdodávky to znamená, že tieto náklady možno uhradiť (v sadzbe stanovenej v zmluve, tu 48,37 %) len v rozsahu, v akom vám subdodávateľ predložil faktúru, ktorú ste (v plnej výške) zaplatili. Relevantné sú vaše skutočné náklady. Porovnanie (a súvisiace vyhlásenia) medzi „skutočnými nákladmi“ na subdodávky a ich „skutočnými požadovanými sumami“ je preto irelevantné a „nové“ výkazy nákladov nie sú prijateľné.“

Sťažovateľ tvrdil, že rozhodnutie Komisie vymáhať sumu 52 589,23 EUR poskytnutú na projekt TRAP-LRM v rámci piateho rámcového programu bolo nespravodlivé.

Sťažovateľ tvrdil, že zmluvu podpísal v dobrej viere na základe svojich skúseností s pravidlami uplatniteľnými podľa štvrtého rámcového programu a že Komisia ho mala informovať o nových pravidlách a možných negatívnych dôsledkoch využívania subdodávateľov.

2.3 Podľa Komisie bola podpísaná zmluva so spoločnosťou Mermayde, zastúpenou sťažovateľom, a so Spoločným výskumným centrom Geel (JRC) v rámci piateho rámcového programu, v ktorej sa predpokladá, že časť práce bude vykonávať deväť subdodávateľov, ktorí sú uvedení v prílohe 1. Podľa článku 3 zmluvy boli celkové odhadované oprávnené náklady na projekt 222 750 EUR a maximálny príspevok Spoločenstva bol stanovený na 107 950 EUR. Rozdelenie rozpočtových prostriedkov medzi hlavných dodávateľov (Mermayde a JRC) bolo stanovené v tabuľke orientačného rozdelenia odhadovaných oprávnených nákladov. V prípade Mermayde bola miera finančnej účasti Spoločenstva stanovená na 48,37 % prípustných nákladov. Finančný úradník Komisie akceptoval všetky náklady predložené spoločnosťou Mermayde na projekt (55 918,71 EUR) a odpočítal 18 192,50 EUR s cieľom získať späť časť pôvodného preddavku. Finančný úradník však nesprávne založil platbu na sadzbe náhrady vo výške 100 %, a nie na zmluvne stanovenej sadzbe 48,37 %. V apríli 2004 Komisia vykonala finančný audit zmluvy. Audítori potvrdili oprávnenosť a odôvodnenie v podstate všetkých nákladov schválených finančným úradníkom, najmä všetkých nákladov na subdodávky, ktoré predložila spoločnosť Mermayde. Na úrovni celkových nákladov sa v prospech Komisie vykonala len malá úprava nákladov vo výške 4 860,84 EUR. V dôsledku auditu však bolo potrebné vymôcť 52 589,23 EUR. Suma 2 351,19 eura nadväzovala na úpravu nákladov, zatiaľ čo spoločnosť Mermayde musela vrátiť 50 238,04 eura v dôsledku počiatočného preplatku vo výške 100 % namiesto 48,37 %.

2.4 Komisia ďalej tvrdila, že medzi štvrtým a piatym rámcovým programom nedošlo k žiadnej zmene, pokiaľ ide o úlohu subdodávateľov a oprávnenosť nákladov na subdodávky. V rámci oboch rámcových programov subdodávatelia neboli sami dodávateľmi so zmluvnými väzbami na Komisiu. Dodávatelia (koordinátori a iní dodávatelia) však mohli zadať určité časti svojej práce subdodávateľom. Tieto náklady boli oprávnené v rozsahu, v akom boli „zaúčtované na základe zmluvy“ v súlade so zmluvnými podmienkami (článok 14 ods. 3, časť C prílohy II k zmluve), a preto boli dodávateľovi uhradené v sadzbe náhrady stanovenej v zmluve a uplatniteľnej na všetky náklady dodávateľa (v tomto prípade vo výške 48,37 %). Medzi prílohou I a prílohou II k zmluve nebol žiadny rozpor. Hoci bolo pravda, že v prílohe I sa používal pojem „partneri“, jasne sa v nej identifikovali všetky subjekty s výnimkou Mermayde a JRC ako „SC“, t. j. subdodávatelia. Okrem toho sa v tabuľke rozpisu nákladov uvádzali len tieto dva subjekty ako účastníci projektu. Sťažovateľovi bolo preto z tabuľky rozpisu nákladov jasné, že subdodávateľom uvedeným vo formulári na prípravu zmluvy nebola pridelená úloha dodávateľov.

2.5 Komisia pripomenula, že sťažovateľ uviedol, že "skutočné celkové náklady" subdodávateľov neboli uvedené vo výkazoch nákladov, ale že "by bolo možné poskytnúť odôvodnenie". Komisia však tvrdila, že vyhlásenie sťažovateľa neodráža požiadavky na oprávnenosť a úhradu nákladov na subdodávky podľa zmluvy. Na to, aby boli takéto náklady oprávnené, museli byť zaznamenané v účtovníctve dodávateľa a kópie príslušných faktúr subdodávateľov museli byť priložené k výkazom nákladov (článok 13 ods. 1 a článok 14 ods. 3 všeobecných podmienok). Znamenalo to, že dodávateľ mohol požadovať náhradu nákladov na subdodávky len vtedy, ak dostal faktúru od subdodávateľa, zaplatil príslušnú sumu subdodávateľovi a túto sumu zaevidoval vo svojom účtovníctve. Skutočná náhrada týchto nákladov Komisiou potom závisela od sadzby náhrady stanovenej v zmluve, ktorá v prejednávanej veci predstavovala 48,37 %. Z toho vyplýva, že ak by subdodávatelia skutočne mali vyššie náklady a mohli by vystaviť vyššie faktúry, tieto faktúry by najprv musela v plnej výške uhradiť spoločnosť Mermayde, aby boli oprávnené. Predmetné náklady by potom mohli byť nahradené vo výške 48,37 %. Táto miera úhrad skutočne znamenala, že spoločnosť Mermayde musela znášať 51,63 % všetkých oprávnených nákladov vrátane nákladov na subdodávky. Ako tvrdí sťažovateľ, Komisia nezmenila svoj výklad zmluvných dôsledkov piateho rámcového programu. Bolo však správne uviesť, že počas finančného auditu bola zistená chyba v spracovaní platieb uskutočnených v súvislosti s projektom, a to, že miera úhrady v prípade spoločnosti Mermayde mala byť 48,37 %, a nie 100 %. Vysvetlila sa v ňom suma príkazu na vymáhanie.

2.6 Sťažovateľ vo svojich pripomienkach tvrdil, že Komisia vo svojom stanovisku sťažnosť nesprávne zhrnula, keďže skutočnou podstatou jeho sťažnosti bolo, že Komisia mala informovať spoločnosť Mermayde, že jej subdodávatelia sa mali stať dodávateľmi Komisie, aby sa zabezpečilo, že spoločnosť Mermayde bude oprávnená na náklady, ktoré vznikli subdodávateľom. Spoločnosť Mermayde však mohla súhlasiť s tým, že nedošlo k žiadnej formálnej zmene pravidiel medzi štvrtým a piatym rámcovým programom, pokiaľ ide o úlohu subdodávateľov a oprávnenosť nákladov na subdodávky. Dodal, že výklad týchto pravidiel a ich vykonávanie sa mohli zmeniť. Problémom bolo, že vo finančnej tabuľke boli určené celkové náklady a požadované sumy pre subdodávateľov, a preto spoločnosť Mermayde predpokladala, že príslušné sumy by sa skutočne mohli požadovať od Komisie. Komisia mala pravdepodobne pravdu v právnom zmysle, keď tvrdila, že iba 48,37 % z 50 % uvedených v tabuľke boli oprávnené náklady, ale táto skutočnosť bola určite mätúca. V diskusiách s audítormi nebol návrh nájsť dodatočné odôvodnenie celkových nákladov na subdodávky v rozpore. Komisia však ignorovala skutočnosť, že finančnému úradníkovi bol zaslaný list, v ktorom sa navrhovalo, aby spoločnosť Mermayde zhromaždila a predložila všetku dokumentáciu, ktorá by odôvodňovala celkové náklady subdodávateľov, na čo finančný úradník odporučil spoločnosti Mermayde, aby zaslala navrhované odôvodnenie spolu s novým výkazom nákladov. Bolo preto jasné, že finančný úradník úplne nepochopil finančné dôsledky, a preto sťažovateľ vykonal značnú prácu s cieľom získať odôvodnenia. Komisia však nepovažovala poskytnuté odôvodnenia za relevantné.

2.7 Ombudsman berie na vedomie nasledujúce informácie z korešpondencie medzi sťažovateľom a Komisiou, ktorej kópie sťažovateľ predložil na podporu svojej sťažnosti. Dňa 1. júna 2004 sťažovateľ zaslal Komisii list, v ktorom okrem iného uviedol, že: „Ako bude zrejmé z pôvodného návrhu a zo zmluvy s Komisiou, požadovaná suma mala skutočne predstavovať 48,37 % celkových nákladov. (...) V týchto subdodávateľských zmluvách boli práce vymedzené a maximálny finančný príspevok, ktorý by mohli spoločnosti Mermayde fakturovať. (...) Spoločnosť Mermayde nezahrnula skutočné celkové náklady do príslušných výkazov nákladov. (...) Keď budem mať všetky dôkazy o celkových nákladoch, môžem v prípade potreby pripraviť revidovaný výkaz nákladov za celé projektové obdobie, ktorý preukáže, že požadovaná suma nepresahuje zmluvných 48,37 % celkových nákladov." (1) Listom zo 17. júna 2004 sťažovateľ predložil Komisii nové výkazy nákladov, v ktorých vysvetlil, že: „Iba rozdiel sú celkové skutočné náklady, ktoré vznikli subdodávateľom. Požadovaná suma je rovnaká ako predtým požadovaná suma. Požadovaný percentuálny podiel sa tak znižuje pod hodnotu 48,37 % uvedenú v zákazke“(2).

2.8 Z uvedeného vyplýva, že spoločnosť Mermayde poverila svojich subdodávateľov, aby jej vyfakturovali len 48,37 % ich celkových nákladov, a že spoločnosť Mermayde Komisii vykázala len 48,37 % celkových nákladov na projekt. Potvrdzujú to aj nasledujúce skutočnosti. Celkové odhadované náklady na projekt boli 222 750 EUR (3), zatiaľ čo celkové schválené náklady na projekt boli 97 303,97 EUR (4), t. j. 43,68 % celkových odhadovaných nákladov. Podľa Komisie boli v podstate všetky náklady predložené spoločnosťou Mermayde akceptované. Pokiaľ skutočné náklady na projekt neboli oveľa nižšie, ako sa očakávalo, naznačuje to, že spoločnosť Mermayde vykázala len menej ako 50 % skutočných nákladov.

2.9 Ombudsman považuje za nesporné, že finančný príspevok Spoločenstva na projekt bol stanovený na 48,37 % celkových nákladov projektu až do maximálnej výšky 107 950 EUR. Otázkou však zostáva, ako mali byť náklady deklarované, aby mohli byť financované. Na základe bodov 2.7 a 2.8 sa zdá, že sťažovateľ zastáva názor, že 48,37 % celkových nákladov na projekt malo byť vykázaných a následne mali byť poskytnuté finančné prostriedky. Na druhej strane sa zdá, že Komisia zastáva názor, že mali byť vykázané celkové náklady na projekt, z ktorých 48,37 % by potom získalo finančné prostriedky.

2.10 Ombudsman v tejto súvislosti pripomína, že v článku 3 zmluvy sa stanovuje, že "celkové odhadované oprávnené náklady projektu sú 222 750 EUR" a že "Spoločenstvo financuje oprávnené náklady projektu (...) do maximálnej výšky 107 950 EUR". Ombudsman chápe tento článok v tom zmysle, že finančné prostriedky Spoločenstva boli poskytnuté na základe oprávnených nákladov projektu. Ombudsmanka sa ďalej domnieva, že na to, aby Komisia mohla určiť oprávnené náklady na projekt, museli byť vykázané všetky náklady. Komisia by potom v tomto prípade poskytla finančné prostriedky na 48,37 % nákladov, ktoré vyhlásila za oprávnené. Stanovisko Komisie, že celkové náklady na projekt mali byť vykázané, sa preto javí ako primerané.

2.11 Ombudsman ďalej pripomína, že v článku 16 prílohy II k zmluve sa stanovuje, že "oprávnené náklady sa uhradia, ak ich odôvodní hlavný dodávateľ". V prejednávanej veci sa zdá byť nesporné, že hlavným dodávateľom bola spoločnosť Mermayde. Keďže sa zdá, že spoločnosť Mermayde poskytla odôvodnenia len pre menej ako 50 % celkových nákladov, zdá sa byť primerané, aby Komisia poskytla financovanie len pre 48,37 % týchto odôvodnených nákladov.

2.12 Ombudsman však berie na vedomie argument sťažovateľa, že finančný úradník mu odporučil, aby zaslal odôvodnenia celkových nákladov na subdodávky, ale že Komisia nakoniec tieto odôvodnenia nepovažovala za relevantné. Ombudsman v tejto súvislosti pripomína, že v článku 13 prílohy II k zmluve sa stanovuje, že oprávnené náklady „sa určia v súlade s účtovnou zásadou založenou na historických nákladoch a obvyklých vnútorných pravidlách hlavného dodávateľa“ a „zaznamenajú sa v účtoch“. Zdá sa teda, že na to, aby boli náklady oprávnené, museli byť zaznamenané v účtovníctve hlavného dodávateľa (v tomto prípade spoločnosti Mermayde). V článku 14 ods. 3 tej istej prílohy sa stanovuje, že subdodávky sa môžu účtovať na základe zmluvy, ak „kópie príslušných faktúr overené príslušnými hlavnými dodávateľmi sú priložené k príslušným výkazom nákladov“, čo ďalej naznačuje, že náklady na subdodávky sa museli fakturovať hlavnému dodávateľovi, t. j. musia byť zaznamenané v účtovníctve hlavného dodávateľa. Zdá sa teda, že Komisia konala v súlade so zmluvou, keď usúdila, že iba náklady subdodávateľov, ktoré skutočne znášal hlavný dodávateľ, t. j. spoločnosť Mermayde, boli oprávnené na financovanie vo výške 48,37 %. Ombudsman nenachádza v korešpondencii medzi sťažovateľom a finančným úradníkom Komisie nič, čo by naznačovalo, že finančný úradník Komisie odporučil spoločnosti Mermayde, aby predložila dôkazy o nákladoch subdodávateľov, ktoré spoločnosť Mermayde neznášala, najmä preto, že v e-maile zo 7. júna 2004 (5) odkazuje na „podporné dokumenty a faktúry“(6).

2.13 Podľa ombudsmana z uvedeného vyplýva, že sťažovateľ nesprávne pochopil fungovanie príslušného systému financovania Spoločenstva a spôsob, akým mali byť náklady vykázané. Otázkou teda zostáva, či v prípravách na podpísanie zmluvy existovalo niečo, čo malo Komisiu podnietiť k podozreniu, že došlo k nedorozumeniu, a k objasneniu zmluvy pre sťažovateľa.

2.14 Ombudsman v tejto súvislosti pripomína, že sťažovateľ sa domnieval, že dve prílohy k zmluve boli mätúce, najmä preto, že vo finančnej tabuľke v prílohe I boli uvedené celkové náklady a požadované sumy pre subdodávateľov, zatiaľ čo v prílohe II sa uvádzalo, že oprávnené sú len skutočné náklady na subdodávateľov vynaložené koordinátorom. Ombudsmanka poznamenáva, že v príslušnej finančnej tabuľke boli uvedení subdodávatelia spolu s ich príslušnými celkovými nákladmi a „príspevkom EÚ“, ktorý sa pohyboval od 0 do 100 % celkových nákladov. Je pravda, že pri individuálnom pohľade na subdodávateľov nie je finančná tabuľka zlučiteľná s názorom Komisie na to, ako by sa mali náklady vykazovať, aby mohli byť financované, keďže náklady konkrétneho subdodávateľa, posudzované samostatne, nemohli byť financované Spoločenstvom vo výške 100 %. Po fakturácii spoločnosti Mermayde by len 48,37 % fakturovaných nákladov subdodávateľa získalo finančné prostriedky Spoločenstva. Ombudsmanka sa však domnieva, že predmetná finančná tabuľka neposkytla dostatočné dôvody na to, aby Komisia mala pochybnosti o tom, ako sťažovateľ chápe systém financovania, keďže celkový uvedený „príspevok EÚ“ bol stanovený na 107 950 EUR, čo je úplne v súlade s článkom 3 zmluvy. Ombudsman nenašiel žiadny iný dôvod, pre ktorý by Komisia mala mať podozrenie, že sťažovateľ nesprávne pochopil systém financovania.

2.15 Pokiaľ ide o tvrdenie sťažovateľa v sťažnosti, že Komisia ho mala informovať o nových pravidlách v rámci piateho rámcového programu a možných negatívnych dôsledkoch využívania subdodávateľov, ombudsman poznamenáva, že sťažovateľ vo svojich pripomienkach uznal, že pravidlá sa medzi štvrtým a piatym rámcovým programom pravdepodobne nezmenili, pokiaľ ide o oprávnenosť nákladov na subdodávky, ale že výklad pravidiel mohol mať. Ombudsmanka však nenašla žiadne dôkazy, ktoré by naznačovali, že v rámci štvrtého rámcového programu Komisia vykladala pravidlá tak, že poskytujú finančné prostriedky na náklady iných subjektov, ako sú hlavní dodávatelia, ktoré títo dodávatelia neprevzali prostredníctvom fakturácie. Ombudsmanka ďalej poznamenáva, že „negatívnym dôsledkom“ využívania subdodávateľov by sa dalo predísť tým, že by títo subdodávatelia fakturovali svoje celkové náklady spoločnosti Mermayde, ktorá by potom získala finančné prostriedky na základe týchto celkových nákladov. Ombudsman preto v súvislosti s touto otázkou nemá žiadnu informačnú povinnosť.

2.16 Ombudsman určite považuje za poľutovaniahodné, že sťažovateľ zrejme nepochopil systém financovania Komisie. Vzhľadom na uvedené skutočnosti však nezistil žiadny nesprávny úradný postup Komisie v tejto veci.

2.17 Bez ohľadu na uvedené skutočnosti ombudsman poznamenáva, že Komisia vo svojom druhom liste o vymáhaní zo 4. novembra 2004 vysvetlila význam nákladov, ktoré boli "zaúčtované" v súvislosti s nákladmi na subdodávky, pričom uviedla, že tieto náklady možno uhradiť len v sadzbe stanovenej v zmluve (v tomto prípade 48,37 %), pokiaľ subdodávateľ predložil dodávateľovi faktúru, ktorú dodávateľ v plnej výške uhradil. Ombudsman sa domnieva, že s cieľom vyhnúť sa možným budúcim nedorozumeniam, pokiaľ ide o financovanie nákladov na subdodávky, by bolo užitočné, keby Komisia mohla podniknúť kroky na zlepšenie zrozumiteľnosti zmlúv poskytujúcich finančné prostriedky Spoločenstva tým, že by explicitne vysvetlila podmienky, ktoré musia byť splnené, aby sa tieto náklady mohli zohľadniť. Ombudsman v tejto súvislosti uvedie ďalšiu pripomienku.

3 Tvrdenie sťažovateľa

3.1 Sťažovateľ tvrdil, že Komisia by mala stiahnuť svoje rozhodnutie o vymáhaní a vrátiť vymoženú sumu vo výške 52 589,23 EUR koordinátorovi projektu, spoločnosti Mermayde.

3.2 Komisia tvrdila, že počas auditu projektu, ktorý Komisia vykonala v apríli 2004, audítori potvrdili oprávnenosť a opodstatnenosť v podstate všetkých nákladov schválených finančným úradníkom, najmä všetkých nákladov na subdodávky predložených spoločnosťou Mermayde. Na úrovni celkových nákladov sa v prospech Komisie vykonala len malá úprava nákladov vo výške 4 860,84 EUR. V dôsledku auditu však bolo potrebné vymôcť 52 589,23 EUR. Suma 2 351,19 eura nadväzovala na úpravu nákladov, zatiaľ čo spoločnosť Mermayde musela vrátiť 50 238,04 eura v dôsledku počiatočného preplatku vo výške 100 % namiesto 48,37 %. Finančný úradník nesprávne založil platbu na sadzbe náhrady vo výške 100 %, a nie na zmluvne stanovenej sadzbe 48,37 %. Prijatím nápravných opatrení a požadovaním vrátenia preplatku Komisia konala v plnom súlade so zmluvnými ustanoveniami a závermi auditu. Komisia vyjadrila poľutovanie nad chybou, ktorá však bola sťažovateľovi zrejmá vzhľadom na zmluvné dojednania.

3.3 Ombudsman považuje v tomto prípade za nespochybniteľnú skutočnosť, že sadzba náhrady mala byť 48,37 %. Z bodu 3.2 ďalej vyplýva, že Komisia zrejme správne vypočítala oprávnené náklady, čo znamená, že skutočne došlo k nesprávnemu preplatku. Zdá sa, že tento preplatok sa, žiaľ, zhodoval s nesprávnym pochopením výpočtu oprávnených nákladov zo strany sťažovateľa, a preto si chybu nevšimol. Na základe zistenia ombudsmana, že nedošlo k nesprávnemu úradnému postupu v bode 3.2, sa však rozhodnutie Komisie o vrátení pomoci javí ako primerané a tvrdenie sťažovateľa preto nemožno prijať.

4 Záver

Na základe vyšetrovania tejto sťažnosti ombudsmanom sa zdá, že Komisia sa nedopustila nesprávneho úradného postupu. Ombudsman preto prípad uzatvára.

O tomto rozhodnutí bude informovaný aj predseda Komisie.

ĎALŠIE POZNÁMKY

Ombudsman sa domnieva, že s cieľom vyhnúť sa možným budúcim nedorozumeniam, pokiaľ ide o financovanie nákladov na subdodávky, by bolo užitočné, keby Komisia mohla podniknúť kroky na zlepšenie zrozumiteľnosti zmlúv poskytujúcich finančné prostriedky Spoločenstva tým, že by explicitne vysvetlila podmienky, ktoré musia byť splnené, aby sa tieto náklady mohli zohľadniť.

Tvoje úprimné,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Podčiarkuje to ombudsmanka.

(2) Podčiarkuje to ombudsmanka.

(3) Článok 3 zmluvy, ktorého kópiu sťažovateľ predložil spolu so svojou sťažnosťou.

(4) Global Financial Overview, priložený k listu Komisie z 11. mája 2004 adresovanému spoločnosti Mermayde, ktorého kópie predložil sťažovateľ spolu so svojou sťažnosťou.

(5) Kópiu predložil sťažovateľ spolu so svojou sťažnosťou.

(6) Podčiarkuje to ombudsmanka.