Okolnosti predchádzajúce sťažnosti

1. Sťažovateľ, nadácia pôsobiaca v oblasti pomoci pri voľbách, predložila žiadosť v súvislosti s výzvou na predkladanie návrhov na financovanie projektu na podporu celoafrických volebných kapacít zo strany EÚ [1] Výzvu riadila delegácia Európskej únie pri Africkej únii pod vedením Európskej komisie ako „verejného obstarávateľa“. Výzva na predkladanie návrhov bola rozdelená na dve časti. Sťažovateľ požiadal o časť 1.

2. V rámci procesu podávania žiadostí sťažovateľ predložil koncepčný dokument, v ktorom požadoval financovanie EÚ vo výške 90 % oprávnených nákladov.[2] Žiadosť sťažovateľa bola predbežne vybraná a bola vyzvaná, aby predložila úplnú žiadosť. Sťažovateľ v úplnej žiadosti požiadal o financovanie EÚ vo výške 95 % oprávnených nákladov.

3. Komisia zamietla žiadosť sťažovateľa, pretože už nespĺňa všetky kritériá výzvy na predkladanie návrhov, najmä preto, že percentuálny podiel požadovaných finančných prostriedkov EÚ bol vyšší ako prahová hodnota 90 %. 

4. Sťažovateľ 29. júla 2023 požiadal delegáciu, aby toto rozhodnutie prehodnotila. Tvrdila, že išlo o typografickú chybu, ktorá bola spôsobená prípravou viacerých žiadostí o financovanie z prostriedkov EÚ súčasne. Domnievala sa, že delegácia mala požiadať o objasnenie namiesto zamietnutia jej žiadosti. Sťažovateľ takisto vyjadril delegácii obavy týkajúce sa možného konfliktu záujmov v súvislosti s časťou 2 výzvy. Tvrdila, že odborník, ktorý sa podieľal na vývoji projektu financovaného v rámci tejto výzvy, pracuje pre subjekt, ktorý požiadal o časť 2.

5. Delegácia odpovedala 2. augusta 2023. Zotrvala na svojom stanovisku k zamietnutiu žiadosti sťažovateľa. Uviedla, že sťažovateľ mal dostať varovnú správu v online systéme podávania žiadostí, keď poskytol informácie, ktoré neboli v súlade s usmerneniami k výzve. Pokiaľ ide o tvrdenia sťažovateľa o možnom konflikte záujmov v súvislosti s časťou 2, delegácia vysvetlila, že výzvu interne pripravili projektoví manažéri delegácie a že sa v nej nezistil žiadny konflikt záujmov.

6. Sťažovateľ, ktorý nebol spokojný s odpoveďou delegácie, sa v septembri 2023 obrátil na ombudsmanku.

Vyšetrovanie

7. Ombudsmanka začala vyšetrovanie rozhodnutia delegácie zamietnuť žiadosť sťažovateľa a spôsobu, akým riešila obavy sťažovateľa týkajúce sa možného konfliktu záujmov v súvislosti s časťou 2.

8. V priebehu vyšetrovania ombudsmanka preskúmala spis týkajúci sa prípadu. Delegácia takisto poskytla objasnenia v odpovediach na otázky ombudsmana. Odpoveď bola poskytnutá sťažovateľovi, ktorý poskytol pripomienky.

9. Vyšetrovací tím ombudsmanky sa následne stretol so zástupcami Komisie a delegácie, aby získal ďalšie objasnenie oboch aspektov sťažnosti. Ombudsmanka poskytla správu zo stretnutia sťažovateľovi a sťažovateľ poskytol pripomienky k správe.

Zamietnutie žiadosti sťažovateľa

Argumenty predložené ombudsmanovi

Komisia

10. Komisia objasnila dôvody zamietnutia žiadosti. Vysvetlila, že v usmerneniach pre žiadateľov o grant, ktoré sú súčasťou dokumentov výzvy, sa stanovuje, že žiadatelia môžu požiadať o grant EÚ na maximálne 90 % oprávnených nákladov.[3] Dokumenty výzvy obsahovali „kontrolný zoznam pre sebausmernenie“ pripojený k usmerneniam, v ktorom boli žiadatelia vyzvaní, aby si pred predložením žiadosti overili, či spĺňajú všetky kritériá výzvy vrátane zabezpečenia toho, aby percentuálny podiel požadovaného príspevku EÚ nepresiahol maximálnu prahovú hodnotu.[4] Vo výzve sa uvádzalo, že „akákoľvek chyba týkajúca sa bodov uvedených v kontrolnom zozname [...] alebo akýkoľvek závažný nesúlad v úplnej žiadosti (napr. ak sú sumy v rozpočtových pracovných výkazoch nekonzistentné) môže viesť k zamietnutiu žiadosti“.

11. V tomto prípade delegácia zamietla žiadosť sťažovateľa, pretože nesplnila jeden z bodov uvedených v kontrolnom zozname, a to, že požiadala o sumu financovania EÚ, ktorá prekročila maximálny percentuálny podiel povolený v rámci výzvy.

12. Komisia poznamenala, že v rámci výzvy má možnosť požiadať o objasnenie, „ak sú poskytnuté informácie nejasné“. Je to v súlade s nariadením o rozpočtových pravidlách [5], ktoré umožňuje opravu zjavných administratívnych chýb v dokumentoch žiadosti, aby sa predišlo zamietnutiu kvalitných žiadostí z čisto formálnych dôvodov [6] Hoci nariadenie o rozpočtových pravidlách neobsahuje definíciu toho, čo predstavuje zjavnú administratívnu chybu, podľa interných usmernení Komisie takéto chyby zahŕňajú chyby vo výpočte v rozpočte alebo zjavné nepochopenie formulára žiadosti. Prináleží Komisii, aby v každom jednotlivom prípade určila, ktoré okolnosti môžu predstavovať zjavnú administratívnu chybu. Komisia má potom diskrečnú právomoc rozhodnúť, či je na základe konkrétnej situácie opodstatnené opraviť chybu, čo je možnosť, a nie povinnosť podľa nariadenia o rozpočtových pravidlách.

13. V tomto prípade Komisia usúdila, že nie je opodstatnené požiadať sťažovateľa o objasnenie alebo opraviť chybu, pretože chyba sťažovateľa nebola zjavnou administratívnou chybou. Komisia usúdila, že navrhovateľ „jednotne a vedome“použil 95 % (a nie 90 %) ako percentuálny podiel finančných prostriedkov EÚ v rozpočte pripojenom k úplnej žiadosti. Poznamenala, že návrh spolupríspevku vo výške 5 % sa zdá byť štandardnou politikou sťažovateľa, ako sa uvádza v liste delegácii z 29. júla 2023, a teda je vedomou voľbou sťažovateľa.

14. Komisia okrem toho tvrdila, že chyba nebola jednoduchou a ľahko rozpoznateľnou chybou, pričom sa nesprávne použil jeden číselný údaj, nesprávny výpočet, nekonzistentnosť v rozpočtovom výkaze alebo chyba naznačujúca, že sťažovateľ nesprávne pochopil podmienky výzvy. Sťažovateľ skôr vypočítal celý rozpočtový hárok vynásobením odhadovaných oprávnených nákladov požadovaným percentuálnym podielom finančných prostriedkov EÚ. Komisia preto tvrdila, že keďže chyba sťažovateľa nebola „formálnym nedostatkom, ale podstatnou odchýlkou od podmienok výzvy“, jej oprava by viedla k porušeniu rovnakého zaobchádzania so žiadateľmi.

15. Komisia takisto tvrdila, že v súlade s judikatúrou EÚ [7] sa zjavná administratívna chyba nemôže týkať informácií, ktoré sú potrebné na to, aby sa žiadosť nezamietla, ako sa to stalo v tomto prípade. Komisia predovšetkým poznamenala, že z dokumentov výzvy jasne vyplýva, že návrhy zahŕňajúce žiadosti o vyšší percentuálny podiel finančných prostriedkov EÚ, než je povolené maximum, boli dôvodom na zamietnutie žiadosti.

16. Komisia okrem toho poznamenala, že pred predložením žiadosti mal sťažovateľ dostať varovnú správu o chybe v online systéme podávania žiadostí. Na základe následnej simulácie s použitím online systému podávania žiadostí Komisia uviedla, že sa objavila táto správa: „Dôležité informácie (nie blokovanie) Požadovaný príspevok EÚ ako % celkových oprávnených nákladov sú uvedené v oddiele 1.3 usmernení, pokiaľ ide o percentuálny podiel (percentá) povolený v rámci výzvy (alebo časti)“.

Sťažovateľ

17. Navrhovateľ tvrdil, že stanovisko Komisie je zjavne neprimerané. Tvrdila, že chyba, ku ktorej došlo, bola zjavnou administratívnou chybou a že Komisia mala od nej požadovať vysvetlenia, a nie zamietnuť žiadosť.

18. Navrhovateľ tvrdil, že sa úmyselne nedopustil tejto chyby, keďže predložil úplnú žiadosť s cieľom vybrať ju. V koncepčnom dokumente požadovala správny percentuálny podiel finančných prostriedkov EÚ. V liste adresovanom delegácii skutočne objasnila, ako urobila chybu. Dôvodom bolo, že EÚ zmenila štandardný percentuálny podiel finančných prostriedkov EÚ z 95 % na 90 %. Sťažovateľ tvrdil, že list adresovaný delegácii, v ktorom sa vysvetľuje chyba, nemôže odôvodnene predstavovať dôkaz o tom, že úmyselne zmenil percentuálny podiel vo svojej žiadosti.

19. Sťažovateľ okrem toho uviedol, že pojem zjavná administratívna chyba sa neobmedzuje na „ospravedlniteľné chyby“, ktoré sa týkajú situácií vyplývajúcich z nejednoznačnosti alebo nejasných pokynov v dokumentácii k výzve. Vzťahuje sa aj na administratívne chyby, ako sú prípady, keď existuje jasný a zjavný nesúlad medzi percentuálnym podielom uvedeným v dvoch rôznych fázach výberového konania, ako je to v tomto prípade. 

20. Sťažovateľ sa preto domnieval, že rozhodnutie Komisie vylúčiť ho z konania bolo neprimerané a v rozpore so zásadou riadneho finančného hospodárenia. Navrhovateľ tvrdil, že Komisia mala požiadať o objasnenie a že by sa tým nezmenilo jeho uplatňovanie ani by sa mu neposkytla žiadna výhoda, keďže maximálna výška financovania EÚ sa uplatňuje rovnako na všetkých žiadateľov.

21. Pokiaľ ide o varovnú správu, navrhovateľ tvrdil, že Komisia neposkytla žiadny dôkaz o tom, že sa takáto správa objavila v čase, keď predložila svoju žiadosť. Komisia vychádzala len z neskoršej simulácie, a nie z konkrétnych dôkazov od okamihu, keď použila formulár žiadosti. Okrem toho, aj keby sa takáto správa objavila, Komisia nevysvetlila, prečo nezaviedla účinnejšie a okamžité záruky, ako je okamžité oznámenie neprípustnosti podania žalobkyni alebo úplné zabránenie jeho predloženiu.

Hodnotenie ombudsmana

22. Nariadenie o rozpočtových pravidlách umožňuje opravu „zrejmých administratívnych chýb“ s cieľom zabrániť zamietnutiu kvalitných žiadostí z čisto formálnych dôvodov.[8] Hoci vo vnútorných usmerneniach Komisie neexistuje presné vymedzenie toho, čo predstavuje zjavnú administratívnu chybu [9], takéto chyby sú vymedzené ako chýbajúce informácie/údaje, ľahko rozpoznateľná textová chyba (chyba/opomenutie) a protichodné informácie. Môže to byť napríklad prepočet pôvodne nesprávne vypočítaných nákladov, žiadateľ, ktorý správne nerozumel, kde sa má príspevok EÚ uviesť v rozpočte, alebo žiadateľ, ktorý požiadal o vyšší grant, ako je maximum povolené vo výzve. Môže zahŕňať aj nevyplnenú požadovanú sumu grantu alebo nesprávnu voľbu typu akcie alebo nesprávnu voľbu čísla PIC.

23. Okrem toho, aby sa takáto chyba považovala za zjavnú administratívnu chybu, nemala by si vyžadovať opravu, ktorá by viedla k podstatnej zmene žiadosti alebo k zmene podmienok výzvy, keďže by to spochybnilo výsledky hodnotenia a ovplyvnilo rovnaké zaobchádzanie so žiadateľmi. V tejto súvislosti, ak sa žiadateľ dopustí chyby v súvislosti s ktorýmkoľvek z kritérií prípustnosti alebo oprávnenosti, takúto chybu nemožno považovať za zjavnú administratívnu chybu, pretože nedodržanie takýchto kritérií je samo osebe dôvodom na zamietnutie žiadosti.

24. Komisia tvrdila, že chyba sťažovateľa bola vedomou voľbou a nemožno ju považovať za zjavnú administratívnu chybu. Hoci ombudsmanka uznáva, že sťažovateľ mohol pri predkladaní svojej žiadosti konať obozretnejšie, nie je presvedčená vysvetlením, ktoré poskytla Komisia, a to z týchto dôvodov.

25. Pokiaľ ide o zámer sťažovateľa, ombudsman považuje stanovisko Komisie za nepresvedčivé. Sťažovateľ nemal záujem predložiť žiadosť s percentuálnym podielom finančných prostriedkov EÚ vyšším, ako je maximum povolené v rámci výzvy. Okrem toho pôvodne použila správne percento v koncepčnom dokumente. List sťažovateľa z 29. júla 2023 adresovaný delegácii nepreukazuje, že chyba bola úmyselná. Sťažovateľ v tomto liste skôr vysvetlil, prečo urobil chybu v úplnej žiadosti, konkrétne že automaticky použil rovnaký percentuálny podiel, aký použil v predchádzajúcich výzvach (5 % spolupríspevok), čo bol štandardný percentuálny podiel financovania EÚ poskytnutého Komisiou v predchádzajúcich výzvach. Skutočnosť, že sťažovateľ v tomto liste vyjadril obavy aj v súvislosti so zníženým percentuálnym podielom finančných prostriedkov EÚ, v žiadnom prípade nedokazuje, že chyba bola úmyselná alebo že návrh 5 % spolupríspevku bol „štandardnou politikou“ sťažovateľa.

26. Ombudsmanka zastáva názor, že na základe interných usmernení Komisie sa chyba sťažovateľa mala považovať za zjavnú administratívnu chybu. Bola to ľahko rozpoznateľná chyba, keďže nebolo možné, aby subjekt získal finančné prostriedky EÚ vo výške viac ako 90 %, a bola v rozpore s informáciami, ktoré predtým poskytol sťažovateľ v koncepčnom dokumente. Okrem toho, na rozdiel od tvrdenia Komisie, chyba nemala vplyv na celý rozpočet. Sťažovateľ vo formulári žiadosti o grant vypočítal všetky náklady nezávisle od výšky prijatých finančných prostriedkov EÚ. Chyba sa týkala iba jedného vzorca v jednom rozpočtovom hárku [10].

27. V každom prípade sa počet alebo rozsah zjavných administratívnych chýb neobmedzuje, ani sa neobmedzujú na prípady, keď žiadateľ nepochopí pravidlá. Komisia vo svojich interných usmerneniach uvádza ako príklady zjavných administratívnych chýb skutočnosť, že žiadateľ požiadal o grant vyšší, ako je maximum povolené vo výzve, alebo úplne nevyplnil sumu grantu. Tieto situácie sú podobné situácii, o ktorú ide v prejednávanej veci.

28. Hoci maximálny percentuálny podiel finančných prostriedkov EÚ je formálnou požiadavkou v rámci výzvy, nejde o kritériá prípustnosti ani oprávnenosti. Skutočnosť, že žiadosť obsahuje číselný údaj, ktorý nie je v súlade s touto požiadavkou, by preto sama osebe nemala byť dôvodom na zamietnutie žiadosti. Oprava návrhu s cieľom zabezpečiť, aby percentuálny podiel finančných prostriedkov EÚ spĺňal prahovú hodnotu, by podstatne nezmenila žiadosť, ale je skôr formalitou. Ide o administratívnu kontrolu, ktorá by nemala žiadny vplyv na hodnotenie žiadosti. Oprava takejto chyby by jednoducho viedla k zníženiu požadovanej výšky grantu. Hoci percentuálny podiel finančných prostriedkov EÚ bol zahrnutý do „kontrolného zoznamu pre sebausmernenie“výzvy, v ktorom sa stanovuje, že „akákoľvek chyba súvisiaca s bodmi uvedenými v kontrolnom zozname [...] môže viesť k zamietnutiu žiadosti“, Komisia musí tento kontrolný zoznam uplatňovať v súlade s nariadením o rozpočtových pravidlách, v ktorom sa zodpovednému povoľujúcemu úradníkovi ukladá povinnosť opraviť zjavné administratívne chyby alebo požiadať o objasnenie.

29. Pokiaľ ide o tvrdenie Komisie, že neexistuje povinnosť požiadať o objasnenie alebo opravu zjavných administratívnych chýb, ombudsmanka poznamenáva, že hoci sa v nariadení o rozpočtových pravidlách stanovuje, že verejný obstarávateľ „môže“ opraviť zjavné administratívne chyby, v tom istom ustanovení sa uvádza, že by mal („musí“) požiadať o objasnenie, s výnimkou riadne odôvodnených prípadov.[11] Okrem toho sa vo vlastných interných usmerneniach Komisie výslovne stanovuje, že v súlade so zásadou dobrej správy vecí verejných musí zodpovedný povoľujúci úradník požiadať žiadateľov o chýbajúce informácie alebo objasniť podporné dokumenty, ktoré neposkytli z dôvodu zjavnej administratívnej chyby.

30. Pokiaľ ide o varovnú správu v online systéme podávania žiadostí, ombudsmanka poznamenáva, že Komisia nebola schopná s istotou potvrdiť obsah kontextovej správy, ktorú mal sťažovateľ dostať pri predkladaní žiadosti. V každom prípade na základe simulácie, ktorú poskytla Komisia, ombudsmanka poznamenáva, že varovná správa je pomerne všeobecná a jasne nenaznačuje, že v žiadosti došlo k chybe. Okrem toho, aj keby bola varovná správa explicitnejšia a sťažovateľ mal byť pri predkladaní svojej žiadosti obozretnejší, nič to nemení na skutočnosti, že Komisia mala požiadať o objasnenie alebo opraviť zjavné administratívne chyby.

31. Vzhľadom na uvedené skutočnosti sa ombudsmanka domnieva, že skutočnosť, že Komisia nepožiadala sťažovateľa o objasnenie a/alebo neopravila zjavnú administratívnu chybu sťažovateľa, predstavuje nesprávny úradný postup. Ombudsmanka sa však domnieva, že v súvislosti s týmto aspektom sťažnosti neexistuje žiadne vhodné odporúčanie, pretože Komisia v tomto štádiu nemôže urobiť nič na nápravu tohto nedostatku. Grant bol udelený najmä inému subjektu, ktorý nadobudol práva na základe dohody o grante.[12] Ombudsman však poznamenáva, že neopravenie alebo nevyhľadanie objasnenia zjavných administratívnych chýb môže viesť k zamietnutiu kvalitných žiadostí z čisto formálnych dôvodov, čo nie je vo finančnom záujme EÚ. Ombudsman preto predloží návrh na zlepšenie s cieľom zabrániť podobnej situácii v budúcnosti. Ombudsman predloží aj návrh na zlepšenie problému identifikovaného v tomto vyšetrovaní v súvislosti s varovnou správou vydanou žiadateľom v online systéme podávania žiadostí. 

Ako delegácia riešila údajný konflikt záujmov

Argumenty predložené ombudsmanovi

Komisia

32. Komisia tvrdila, že v tomto prípade nedošlo ku konfliktu záujmov vzhľadom na to, že Komisia nemala priamy zmluvný vzťah s dotknutým odborníkom a odborník nevykonával žiadne činnosti priamo súvisiace s výzvou a nebol zapojený do jej prípravy.

33. Komisia vysvetlila, že odborníka najala partnerská organizácia ako odborníka na krátkodobú stratégiu v kontexte iného projektu financovaného EÚ na zlepšenie správy vecí verejných v členských štátoch Africkej únie. Projekt realizovala partnerská organizácia na základe „dohody o príspevku“ s Komisiou.

34. V tejto súvislosti expert v období od decembra 2021 do marca 2022 pracoval na „misii technickej pomoci“ s cieľom vypracovať a navrhnúť projekt, ktorý má financovať EÚ na posilnenie volebných procesov v Afrike. Expert vypracoval dva dokumenty, „ročný akčný formulár“ a „logický rámec“, ktoré partnerská organizácia predložila Komisii. Komisia potom dôkladne zrevidovala dokumenty, ktoré sa použili ako základ na vypracovanie akčného dokumentu „Podpora harmonizácie panafrických volebných kapacít“. Tento dokument bol uverejnený ako príloha k vykonávaciemu rozhodnutiu Komisie z decembra 2022, na ktorom Komisia založila svoje rozhodnutie vyhlásiť predmetnú výzvu na predkladanie návrhov.

35. Komisia zdôraznila, že dokument o konečnom opatrení sa podstatne líši od dokumentov, ktoré expert predložil v súvislosti s dohodou o príspevku, najmä pokiaľ ide o obsah, dĺžku, štruktúru a spôsoby vykonávania. Komisia okrem toho tvrdila, že medzi ukončením práce experta v marci 2022 a vyhlásením výzvy na predkladanie návrhov v januári 2023 uplynulo dlhé obdobie.

36. Komisia okrem toho poznamenala, že počas konzultačného procesu na vypracovanie akčného dokumentu boli všetci žiadatelia vrátane sťažovateľa vyzvaní, aby sa podelili o svoje názory s cieľom zabezpečiť rovnaké zaobchádzanie so žiadateľmi.

37. Komisia vysvetlila, že v čase prijatia rozhodnutia o udelení grantu nevedela o údajnom zapojení znalca do spolupráce s úspešným žalobcom. Úspešný uchádzač najmä vo svojej prihláške neidentifikoval odborníka, ani nedeklaroval jeho účasť vo svojom čestnom vyhlásení, ani neoznámil Komisii potenciálny konflikt záujmov. Komisia uviedla, že keď sťažovateľ predložil záležitosť delegácii, dôkladne ju prešetrila a zistila, že nedochádza ku konfliktu záujmov. Nekontaktovala úspešného žiadateľa so žiadosťou o vysvetlenie, pretože sa domnievala, že úlohy znalca nevyvolávajú obavy z konfliktu záujmov. Zistenia delegácie boli priamo zahrnuté do písomnej odpovede, ktorú sťažovateľ dostal 2. augusta 2023. Komisia takisto potvrdila, že dotknutému subjektu bol udelený grant na časť 2 výzvy [13].

Sťažovateľ

38. Navrhovateľ tvrdil, že Komisia nemohla dôvodne tvrdiť, že nevedela, že znalec bol zapojený do úspešného žiadateľa, keďže ide o verejné informácie. Ďalej tvrdila, že Komisia mala túto záležitosť dôkladne preskúmať pred udelením grantu. Poznamenal, že z odpovede Komisie nevyplýva, že by to tak bolo.  

39. Navrhovateľ tvrdil, že jeho tvrdenia vyvolávajú obavy z možného konfliktu záujmov, ktorý by delegácia mala dôkladne prešetriť a prípadne prijať opatrenia na zmiernenie akéhokoľvek rizika. Sťažovateľ konkrétne tvrdil, že delegácia mala preskúmať vzťah medzi odborníkom a úspešným žiadateľom a posúdiť, či mu práca odborníka na prípravných dokumentoch výzvy poskytla potenciálnu výhodu vrátane privilegovaného prístupu k informáciám, ktoré nie sú rovnako dostupné ostatným žiadateľom.

40. Navrhovateľ okrem toho tvrdil, že Komisia sa nemohla odôvodnene domnievať, že konzultačný proces dostatočne napravil situáciu a zabezpečil rovnaké zaobchádzanie so žiadateľmi.

Hodnotenie ombudsmana

41. Podľa nariadenia o rozpočtových pravidlách [14] by sa mal žiadateľ o grant zamietnuť z postupu udeľovania, ak bol „predtým zapojený do prípravy dokumentov použitých v postupe udeľovania, ak to znamená porušenie zásady rovnakého zaobchádzania vrátane narušenia hospodárskej súťaže, ktoré nemožno napraviť iným spôsobom“. [15] Je na žiadateľovi o grant, aby verejnému obstarávateľovi oznámil, či sa nachádza v uvedenej situácii.[16]

42. Ako vysvetlila Komisia a ako potvrdili dokumenty kontrolované vyšetrovacím tímom ombudsmana, úspešný žiadateľ nevyhlásil žiadny potenciálny konflikt záujmov v súvislosti s časťou 2 výzvy a vo svojej žiadosti o grant neuviedol meno odborníka. Delegácia sa o tejto záležitosti dozvedela až vtedy, keď sťažovateľ listom z 29. júla 2023 predložil záležitosť delegácii.

43. Ombudsmanka poznamenáva, že hodnotenie delegácie v odpovedi sťažovateľovi sa obmedzilo na vysvetlenie, že výzva na predkladanie návrhov „bola vypracovaná interne projektovými manažérmi Európskej delegácie pri AÚ“ a že preto „v tomto prípade nevidela žiadny konflikt záujmov“.[17] Komisia poskytla dodatočné vysvetlenia len v súvislosti s vyšetrovaním ombudsmanky. Konštatovala najmä, že expert nemal žiadny priamy zmluvný vzťah s Komisiou a nevykonával činnosti priamo súvisiace s výzvou. Expert skôr vypracoval dva dokumenty, ktoré Komisia dôkladne zrevidovala a použila ako základ na vypracovanie akčného dokumentu „Podpora harmonizácie panafrických volebných kapacít“, na základe ktorého bola vyhlásená výzva na predkladanie návrhov, o ktorú ide v tomto prípade.

44. Ombudsmanka sa však domnieva, že skutočnosť, že expert nemal priamy zmluvný vzťah s Komisiou, nemala Komisii brániť v tom, aby posúdila, či účasť experta viedla k potenciálnemu konfliktu záujmov žiadateľa o grant v súlade s nariadením o rozpočtových pravidlách.

45. Pokiaľ ide o zapojenie odborníka do vypracúvania dokumentov použitých v postupe udeľovania, ombudsmanka poznamenáva, že neexistuje jasné usmernenie k tomu, čo predstavuje „dokumenty použité v postupe udeľovania“. Ombudsmanka sa domnieva, že reštriktívny výklad článku 141 ods. 1 písm. c) nariadenia o rozpočtových pravidlách by bol v rozpore s účelom tohto ustanovenia, ktorého cieľom je zabrániť narušeniu hospodárskej súťaže v prípade zapojenia odborníka do prípravnej fázy výzvy. Základným posúdením by preto nemalo byť to, či existuje priama alebo nepriama súvislosť medzi úlohami odborníka a súťažnými podkladmi, ale či informácie, ktoré odborník získal pri vykonávaní týchto úloh, potenciálne narušili hospodársku súťaž, a ak áno, aké nápravné opatrenia by sa mohli zaviesť.

46. Po preskúmaní sporných dokumentov a na základe vysvetlenia Komisie ombudsman konštatuje, že hoci dokumenty vypracované odborníkom nie sú priamo súčasťou dokumentov výzvy, existuje medzi nimi jasná súvislosť. Konkrétne dokumenty vypracované expertom sú prvotnými návrhmi dokumentov, ktoré Komisia použila na vypracovanie akčného dokumentu, na základe ktorého vyhlásila výzvu na predkladanie návrhov. Z kontroly dokumentov vyplynulo, že akčný dokument Komisie predstavuje ďalší vývoj práce experta.

47. Na základe toho sa ombudsman domnieva, že vzhľadom na to, že dokumenty vypracované odborníkom mali jasnú súvislosť s danou výzvou, malo to prinajmenšom vyvolať obavy z možného konfliktu záujmov. Ombudsmanka sa preto domnieva, že spôsob, akým delegácia posúdila, či došlo k potenciálnemu konfliktu záujmov, ako sa uvádza v odpovedi sťažovateľovi, nie je uspokojivý. Delegácia nezohľadnila súvislosť medzi prácou odborníka a výzvou ani neposúdila, či predchádzajúce zapojenie odborníka poskytlo žiadateľovi o grant konkurenčnú výhodu a/alebo narušilo hospodársku súťaž.

48. V odpovedi ombudsmanovi Komisia tvrdila, že nedošlo k narušeniu hospodárskej súťaže ani nespravodlivej výhode, pretože akčný dokument sa výrazne líšil od dokumentov, ktoré predložil odborník, a že medzi prácou odborníka a vyhlásením výzvy na predkladanie návrhov uplynulo dlhé obdobie.

49. Odpoveď Komisie ombudsmanku nepresvedčila. Obdobie medzi prácou odborníka na projekte a uverejnením výzvy (deväť mesiacov) nebolo obzvlášť dlhé. Okrem toho nič nenasvedčuje tomu, že toto deväťmesačné obdobie znížilo relevantnosť práce znalca.

50. Komisia neposúdila, či práca znalca na dokumentoch súvisiacich s výzvou poskytla úspešnému žiadateľovi konkurenčnú výhodu a/alebo narušila hospodársku súťaž. Skutočnosť, že Komisia ďalej rozvinula a podstatne zmenila pôvodné návrhy znalca, nevylučuje, že subjekt, ktorému bola udelená zákazka, môže mať prístup k privilegovaným informáciám, čo mu pri formulovaní jeho žiadosti poskytlo výhodu. Napríklad, keďže odborník pracoval pre úspešného žiadateľa, mohol mať prístup k dodatočným informáciám alebo skúsenostiam z vykonávania takýchto úloh, ktoré by neboli k dispozícii iným žiadateľom o grant.

51. Pokiaľ ide o konzultačný proces uvedený Komisiou, ombudsman sa domnieva, že ide o samostatný postup a že to nepreukazuje, že informácie, ktoré expert získal v súvislosti so svojou prácou na dokumentoch súvisiacich s výzvou, boli rovnako dostupné všetkým účastníkom.

52. Hoci však posúdenie potenciálneho konfliktu záujmov delegáciou bolo nedostatočné, ombudsman nemôže určiť, či v tomto prípade skutočne došlo k porušeniu zásady rovnosti zaobchádzania a/alebo narušeniu hospodárskej súťaže. Keďže delegácia a Komisia vec neprešetrili, nie sú k dispozícii dostatočné informácie, napríklad o úlohách a postavení odborníka pre úspešného žiadateľa. Okrem odpovede delegácie sťažovateľovi a dodatočných argumentov, ktoré poskytla Komisia v súvislosti s vyšetrovaním ombudsmanky, v kontrolovanom spise nie sú žiadne dokumenty, ktoré by dokazovali, že Komisia záležitosť dôkladne posúdila.

53. Vzhľadom na uvedené skutočnosti ombudsmanka konštatuje, že skutočnosť, že Komisia primerane neposúdila tvrdenia sťažovateľa týkajúce sa potenciálneho konfliktu záujmov, predstavuje nesprávny úradný postup. Ombudsmanka však konštatuje, že neexistuje žiadne vhodné odporúčanie týkajúce sa tohto aspektu sťažnosti, keďže grant už bol udelený a realizuje ho úspešný žiadateľ, ktorý nadobudol práva na základe dohody o grante. Ombudsman predloží návrh s cieľom zabrániť podobnej situácii v budúcnosti. 

Závery

Na základe vyšetrovania ombudsmanka uzatvára tento prípad s týmito zisteniami:

Komisia sa dopustila nesprávneho úradného postupu, keď nepožiadala o objasnenie a neopravila zjavnú administratívnu chybu sťažovateľa.

Neschopnosť Komisie primerane posúdiť tvrdenia sťažovateľa o potenciálnom konflikte záujmov predstavuje nesprávny úradný postup.

Sťažovateľ a Komisia budú o tomto rozhodnutí informovaní.

Návrhy na zlepšenie

Ak Komisia zistí zjavnú administratívnu chybu v žiadosti predloženej v súvislosti s výzvou na predkladanie návrhov, mala by dodržiavať svoje vlastné usmernenia a požiadať o objasnenie a/alebo opravu chyby, aby sa zabránilo zamietnutiu kvalitnej žiadosti z čisto formálnych dôvodov.

Komisia by mala jasnejšie uviesť varovné správy v online systéme podávania žiadostí, aby žiadatelia mohli jasne identifikovať problémy so svojou žiadosťou pred jej predložením.

V súlade s nariadením o rozpočtových pravidlách by Komisia mala zabezpečiť, aby v prípade, že sa vo výzve na predkladanie návrhov dozvie o potenciálnom konflikte záujmov, obvinenia v tejto súvislosti primerane vyšetrila. To zahŕňa posúdenie toho, či práca znalca, ktorá priamo alebo nepriamo súvisí s výzvou, poskytla žiadateľovi o grant výhodu alebo narušila hospodársku súťaž.

Teresa Anjinho
európska ombudsmanka

Štrasburg 7. novembra 2025

 

[1] EuropeAid/176172/DD/ACT/Multi „Podpora harmonizácie panafrických volebných kapacít“: https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/portal/screen/opportunities/prospect-details/176172PROSPECTSEN?keywords=EuropeAid%2F176172%2FDD%2FACT%2FMulti

[2] Podľa výzvy na predkladanie návrhov na financovanie z prostriedkov EÚ by sa požadovaný príspevok EÚ mal stanoviť ako percentuálny podiel celkových oprávnených nákladov a nesmie presiahnuť maximálny povolený percentuálny podiel.

[3] V oddiele 1.3 usmernení sa uvádzalo, že „žiadny grant požadovaný v rámci tejto výzvy na predkladanie návrhov nesmie presiahnuť uvedený maximálny percentuálny podiel celkových oprávnených nákladov na akciu: Maximálny percentuálny podiel 90 % celkových oprávnených nákladov na akciu (pozri aj oddiel 2.1.4).“

[4] V kontrolnom zozname bolo uvedené „13. Požadovaný príspevok EÚ (suma) sa rovná alebo je nižší ako maximum povolené v oddiele 1.3 usmernení.“

[5] Uplatniteľné v danom čase: Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ, Euratom) 2018/1046 z 18. júla 2018 o rozpočtových pravidlách, ktoré sa vzťahujú na všeobecný rozpočet Únie: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2018/1046/oj/eng; Prepracované znenie tohto nariadenia je teraz k dispozícii: Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ, Euratom) 2024/2509 z 23. septembra 2024 o rozpočtových pravidlách, ktoré sa vzťahujú na všeobecný rozpočet Únie: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2018/1046/oj/eng.

[6] Článok 151 nariadenia 2018/1046.

[7] Zástupcovia Komisie sa odvolali na rozsudok Súdneho dvora z 10. októbra 2013, Ministeriet for Forskning, Innovation og Videregående Uddannelser/Manova A/S, vec C-336/12, bod 40: https://curia.europa.eu/juris/liste.jsf?num=C-336/12&language=EN

[8] V článku 151 nariadenia 2018/1046 sa stanovuje, že: „Zodpovedný povoľujúci úradník môže opraviť zjavné administratívne chyby v dokumentoch k žiadosti po tom, ako účastník potvrdí zamýšľanú opravu. Ak účastník nepredloží dôkazy alebo nevydá vyhlásenia, komisia pre vyhodnotenie ponúk alebo prípadne zodpovedný povoľujúci úradník s výnimkou riadne odôvodnených prípadov požiada účastníka, aby poskytol chýbajúce informácie alebo objasnil podporné dokumenty. Takéto informácie, objasnenia alebo potvrdenia nesmú podstatne zmeniť dokumenty žiadosti.“

[9] Vrátane verejného obstarávania a grantov na vonkajšie činnosti Európskej únie – praktická príručka (PRAG)

Oddiel 6.5.8.2.2: https://wikis.ec.europa.eu/spaces/ExactExternalWiki/pages/152798604/ePRAG a ďalšie interné usmerňovacie dokumenty Komisie.  

[10] V hárku „očakávané zdroje financovania“.

[11] Článok 151 nariadenia 2018/1046.

[12] Rozhodnutie o udelení grantu uverejnené 12. januára 2024.

[13] Rozhodnutie o udelení grantu uverejnené 12. januára 2024.

[14] Článok 141 ods. 1 písm. c) nariadenia 2018/1046.

[15] To sa odráža aj v bode 2.6.10.1.2 príručky PRAG.

[16] Článok 137 nariadenia 2018/1046.

[17] Pozri bod 5 rozhodnutia o odpovedi delegácie z 2. augusta 2023.