V Štrasburgu 20. októbra 2004

Vážený pán B.,

Dňa 27. januára 2004 ste podali sťažnosť európskemu ombudsmanovi proti Európskej komisii v súvislosti s návrhom na výskum (FP6-502870), ktorý predložila Vaša spoločnosť Arno Nordic AB.

Dňa 16. februára 2004 som postúpil sťažnosť predsedovi Európskej komisie. Komisia zaslala svoje stanovisko 6. mája 2004 a ja som Vám ho zaslal s výzvou na vyjadrenie pripomienok, ak si to želáte. Zdá sa, že od vás neboli doručené žiadne pripomienky.

Píšem teraz, aby som vám oznámil výsledky vyšetrovaní, ktoré boli vykonané.

Sťažnosť

Vo februári 2004 bola ombudsmanovi predložená sťažnosť proti Európskej komisii týkajúca sa výskumného návrhu (FP6-502870), ktorý predložila švédska spoločnosť Arno Nordic AB.

Podľa sťažovateľa sú relevantné tieto skutočnosti:

Spoločnosť sťažovateľa Arno Nordic AB (ďalej len „Arno Nordic“) predložila 18. marca 2003 Generálnemu riaditeľstvu Komisie pre výskum návrh na výskum. Krátko po predložení návrhu kontaktná osoba uvedená v návrhu, pán B, opustila svoje miesto v spoločnosti. Sťažovateľ preto 8. apríla 2003 doporučeným listom informoval Komisiu, že pán B opustil svoje stanovisko a že úlohy pána B prevzal sám sťažovateľ. Tieto informácie boli zaslané aj Komisii e-mailom.

V máji 2003 však príslušné útvary Komisie kontaktovali pána B v súvislosti s návrhom výskumu a, ako sa zdá, diskutovali o jeho zmenách alebo možno o stiahnutí. Sťažovateľ kontaktoval Komisiu, poukázal na to, že Komisia sa dopustila chyby, a požiadal o písomné vysvetlenie. Keď sťažovateľ nedostal písomné vysvetlenie, poslal Komisii e-mail, v ktorom zopakoval svoju žiadosť. Požiadal tiež o informácie o tom, kedy Komisia skutočne zmenila meno kontaktnej osoby v návrhu z pána B na jeho. Sťažovateľ dostal od Komisie e-mailovú odpoveď, v ktorej sa uvádza, že odchod pána B zo spoločnosti nemal žiadny vplyv na hodnotenie návrhu.

V júni 2003 sťažovateľ zaslal Komisii e-mail s niekoľkými otázkami týkajúcimi sa zmeny kontaktnej osoby. Okrem iného sa opýtal, či informácie, ktoré poskytol vo svojom liste z 8. apríla 2003 o zmene kontaktnej osoby, boli dostatočne jasné a prečo Komisia na tento list neodpovedala. Úradník Komisie odpovedal e-mailom, pričom uviedol, že informácie boli dostatočne jasné, ale že nikdy nedostal list sťažovateľa z 8. apríla 2003, a preto nevedel o zmene kontaktnej osoby, keď kontaktoval pána B v máji. Úradník ďalej uviedol, že návrh nemožno zmeniť, ale že teraz vie, že sťažovateľ je kontaktnou osobou, čo postačuje.

Dňa 3. júla 2003 Komisia zaslala sťažovateľovi list týkajúci sa návrhu. List bol adresovaný sťažovateľovi (t. j. s menom sťažovateľa), ale bol zaslaný na adresu pána B. Sťažovateľ informoval Komisiu o svojej chybe e-mailom.

Dňa 8. decembra 2003 Komisia zaslala pánovi B list týkajúci sa hodnotenia návrhu. Sťažovateľ opäť zaslal Komisii e-mail, v ktorom ju informoval o svojich opakovaných chybách.

Sťažovateľ okrem toho uvádza, že potvrdenie o prijatí návrhu bolo datované 18. novembra 2003. List však dostal až 19. januára 2004. Dátum poštovej pečiatky bol 18. január 2004. Sťažovateľ považuje toto oneskorenie odoslania listu za neprimerané.

Sťažovateľ tvrdí, že Komisia:

i) nedbalosť pri zaobchádzaní s informáciami o tom, že došlo k zmene kontaktnej osoby, pokiaľ ide o návrh na výskum; a

ii) neprimerane oneskoril odoslanie potvrdenia o prijatí výskumného návrhu.

Sťažovateľ tvrdí, že Komisia by mala vysvetliť a napraviť svoje správanie.

Požiadavku

Stanovisko Komisie

Komisia vo svojom stanovisku uvádza tieto pripomienky:

Spoločnosť Arno Nordic predložila 18. marca 2003 výskumný návrh na integrovaný projekt v rámci prvej výzvy na predkladanie návrhov v rámci tematickej priority 1 FP6-2002-LifeSciHealth. Návrh bol doručený externému poskytovateľovi služieb v rámci 6. RP 20. marca 2003 a bol zaregistrovaný pod číslom návrhu FP6-502870. V návrhu sa ako kontaktná osoba pre spoločnosť Arno Nordic určil pán B.

Dňa alebo okolo 28. marca 2003 Komisia zaslala pánovi B potvrdenie o prijatí návrhu, v ktorom uviedla registračné číslo pridelené návrhu spoločnosti Arno Nordic.

Sťažovateľ zaslal 15. mája 2003 Komisii e-mail, v ktorom uviedol, že zaslal doporučený list, v ktorom Komisiu informoval, že prevzal úlohu kontaktnej osoby pre návrh v mene spoločnosti Arno Nordic. Pýtal sa, prečo sa tento list neuznal a prečo sa ním nezaoberal. Do 15. mája 2003 však Komisia nevedela o existencii doporučeného listu. Nedávne otázky adresované externému poskytovateľovi služieb naznačili, že list sťažovateľa bol doručený 14. apríla 2003, t. j. po uplynutí lehoty na predloženie návrhov, a že bol podaný. Nie je jasné, či a kedy bol list postúpený Komisii.

V nasledujúcich telefonických hovoroch a e-mailoch Komisia ubezpečila sťažovateľa, že obsah jeho e-mailu z 15. mája 2003 bol riadne zaznamenaný. Sťažovateľ bol informovaný, že hoci pravidlá hodnotenia návrhov vylučujú akúkoľvek zmenu návrhu, bola zaznamenaná zmena kontaktnej osoby spoločnosti Arno Nordic. Zdôraznilo sa, že zmena kontaktnej osoby by nijako negatívne neovplyvnila hodnotenie návrhu.

Hodnotiaci postup bol ukončený 6. júna 2003. Do konca júna 2003 Komisia pochopila, že akýkoľvek problém týkajúci sa návrhu bol vyriešený k spokojnosti sťažovateľa.

K dvom následným chybám však došlo v súvislosti s vytvorením miestnych zoznamov adresátov na základe informácií poskytnutých v pôvodnom návrhu. Dňa alebo približne 3. júla 2003 Komisia zaslala sťažovateľovi list týkajúci sa výsledkov hodnotenia návrhu. List bol zaslaný na adresu pána B. Okrem toho v decembri 2003 Komisia v rámci prieskumu omylom kontaktovala pána B. Sťažovateľ o týchto chybách informoval Komisiu. Komisia vyjadruje poľutovanie nad akýmikoľvek nepríjemnosťami spôsobenými chybami. Treba však poznamenať, že chyby nemali žiadny vplyv na hodnotenie návrhu spoločnosti Arno Nordic. V čase chýb bol postup hodnotenia už ukončený.

Pokiaľ ide o údajne oneskorené zaslanie listu z 18. novembra 2003, Komisii nie je jasné, na ktorý list sťažovateľ odkazuje. Je možné, že predmetný list sa týka iného návrhu (FP6-005226) predloženého sťažovateľom v rámci následnej výzvy na predkladanie návrhov. Uvedeným listom by mohlo byť potvrdenie o prijatí tohto nového návrhu z 19. novembra 2003. Všetka korešpondencia, ktorú sťažovateľ priložil k svojej sťažnosti ombudsmanovi, sa však týka prvého návrhu (FP6-502870). Vzhľadom na neistotu, pokiaľ ide o predmetný list, Komisia nie je schopná náležite reagovať na tvrdenie sťažovateľa v tejto súvislosti.

Ombudsmanka vyzvala sťažovateľa, aby predložil pripomienky k stanovisku. Zdá sa, že sťažovateľ nepredložil žiadne pripomienky.

ROZHODNUTIE

1 Údajné nedbanlivé zaobchádzanie s informáciami

1.1 Sťažnosť, ktorá smeruje proti Európskej komisii, sa týka výskumného návrhu (FP6-502870), ktorý predložila švédska spoločnosť Arno Nordic AB (ďalej len "Arno Nordic") 18. marca 2003 a v ktorom sa pán B uvádza ako kontaktná osoba. Podľa sťažovateľa pán B krátko po predložení návrhu opustil svoje miesto v spoločnosti Arno Nordic, a preto sťažovateľ informoval Komisiu doporučeným listom z 8. apríla 2003, že prevzal miesto kontaktnej osoby. Napriek tomu a napriek tomu, že Komisia nakoniec vzala na vedomie zmenu kontaktnej osoby, Komisia kontaktovala pána B v súvislosti s návrhom výskumu v máji, júli a decembri 2003. Sťažovateľ pri každej takejto príležitosti informoval Komisiu o svojich chybách. Sťažovateľ tvrdí, že Komisia sa dopustila nedbanlivosti pri zaobchádzaní s informáciami o tom, že došlo k zmene kontaktnej osoby, pokiaľ ide o návrh na výskum.

1.2 Komisia tvrdí, že až do 15. mája 2003, keď sťažovateľ poslal e-mail týkajúci sa tejto záležitosti, nevedela o existencii doporučeného listu, v ktorom sťažovateľ vysvetlil, že prevzal úlohu kontaktnej osoby pre návrh výskumu. Nedávne otázky adresované externému poskytovateľovi služieb naznačili, že list sťažovateľa bol doručený 14. apríla 2003 a že bol podaný. Nie je jasné, či a kedy bol list postúpený Komisii. V následných telefonických hovoroch a e-mailoch však Komisia ubezpečila sťažovateľa, že zmena kontaktnej osoby bola riadne zaznamenaná a že takáto zmena by nijako negatívne neovplyvnila hodnotenie návrhu. Pán B bol však omylom kontaktovaný namiesto sťažovateľa v júli 2003 v súvislosti s výsledkami návrhu projektu a v decembri 2003 v rámci prieskumu. Komisia vyjadruje poľutovanie nad akýmikoľvek nepríjemnosťami spôsobenými týmito chybami, ale potvrdzuje, že chyby nemali žiadny vplyv na hodnotenie návrhu, ktoré bolo ukončené už 6. júna 2003.

1.3 Ombudsman poukazuje na to, že zásady dobrej správy vecí verejných vyžadujú, aby inštitúcie Spoločenstva konali s náležitou starostlivosťou a boli orientované na služby (1). Ombudsmanka sa okrem toho domnieva, že Komisia je naďalej plne zodpovedná za kvalitu správy, ktorú v jej mene vykonáva externý poskytovateľ služieb (2). V tomto prípade ombudsmanka poznamenáva, že sťažovateľ podnikol kroky na informovanie Komisie o zmene kontaktnej osoby, ale že externý poskytovateľ služieb Komisie list predložil a že nie je jasné, či a kedy bol postúpený Komisii. Ombudsmanka ďalej poznamenáva, že po tom, ako ubezpečila sťažovateľa, že riadne vzal na vedomie zmenu kontaktnej osoby, Komisia dvakrát kontaktovala nesprávnu osobu v súvislosti so záležitosťami týkajúcimi sa návrhu projektu.

1.4 Na základe uvedených skutočností sa ombudsmanka domnieva, že Komisia tým, že nezabezpečila riadne zaobchádzanie s informáciami o zmene kontaktnej osoby, nekonala s náležitou starostlivosťou a nebola zameraná na služby. Ide o prípad nesprávneho úradného postupu a v tejto súvislosti sa uvedie kritická poznámka.

2 Údajne neprimerané omeškanie

2.1 Sťažovateľ uvádza, že 19. januára 2004 dostal potvrdenie o prijatí návrhu. Potvrdenie o prijatí bolo datované 18. novembra 2003, dátum poštovej pečiatky bol však 18. januára 2004. Sťažovateľ tvrdí, že Komisia neprimerane oneskorila odoslanie potvrdenia o prijatí výskumného návrhu.

2.2 Komisia tvrdí, že nie je jasné, na ktorý list sťažovateľ odkazuje. Predmetný list sa môže týkať iného návrhu (FP6-005226) predloženého sťažovateľom v rámci následnej výzvy na predkladanie návrhov. Vzhľadom na neistotu, pokiaľ ide o predmetný list, Komisia nie je schopná náležite reagovať na tvrdenie sťažovateľa v tejto súvislosti.

2.3 Ombudsman berie na vedomie vysvetlenie Komisie uvedené v jej stanovisku, že nie je schopná náležite reagovať na tvrdenie sťažovateľa, pretože nie je jasné, na ktorý list sťažovateľ odkazuje. Stanovisko Komisie spolu s vysvetlením, prečo nemôže odpovedať na predmetné tvrdenie, bolo postúpené sťažovateľovi s výzvou na vyjadrenie pripomienok. Sťažovateľ nepredložil žiadne pripomienky s objasnením tejto záležitosti. Keďže sťažovateľ neposkytol objasnenia, ombudsmanka sa domnieva, že žiadne ďalšie vyšetrovanie tohto aspektu sťažnosti nie je opodstatnené.

2.4 Ombudsman poukazuje na to, že sťažovateľ má možnosť podať novú sťažnosť týkajúcu sa údajného omeškania, ak to považuje za užitočné a ak môže poskytnúť podrobnejšie informácie.

3 Tvrdenie sťažovateľa

3.1 Sťažovateľ tvrdí, že Komisia by mala vysvetliť a napraviť svoje správanie.

3.2 Ombudsman berie na vedomie, že Komisia uznala a vysvetlila svoje chyby týkajúce sa kontaktnej osoby a ospravedlnila sa za nepríjemnosti spôsobené týmito chybami. Keďže predmetné chyby sa týkajú konkrétnych udalostí v minulosti, ktoré zrejme neovplyvnili výsledok hodnotenia výskumného návrhu, ombudsman nepovažuje za možné žiadne nápravné opatrenie. Ombudsman preto konštatuje, že Komisia vyhovela žiadosti sťažovateľa.

4 Záver

Na základe vyšetrovania tejto sťažnosti ombudsmanom je potrebné uviesť túto kritickú poznámku, pokiaľ ide o tvrdenie sťažovateľa o nedbanlivom zaobchádzaní s informáciami:

Zásady dobrej správy vecí verejných vyžadujú, aby inštitúcie Spoločenstva konali s náležitou starostlivosťou a boli orientované na služby (3). V tomto prípade sa ombudsman domnieva, že Komisia tým, že nezabezpečila riadne zaobchádzanie s informáciami o zmene kontaktnej osoby, nekonala s náležitou starostlivosťou a nebola zameraná na služby. Ide o prípad nesprávneho úradného postupu.

Vzhľadom na to, že tento aspekt veci sa týka postupov súvisiacich s konkrétnymi udalosťami v minulosti, nie je vhodné usilovať sa o zmierlivé urovnanie veci.

Pokiaľ ide o tvrdenie sťažovateľa o neprimeranom omeškaní, ombudsman sa z dôvodov uvedených v bode 2.3 domnieva, že žiadne ďalšie vyšetrovanie nie je opodstatnené.

Na základe uvedených skutočností ombudsman prípad uzatvára.

O tomto rozhodnutí bude informovaný aj predseda Komisie.

Tvoje úprimné,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Článok 12 Európskeho kódexu dobrej správnej praxe, ktorý je k dispozícii na webovom sídle ombudsmana: http://www.ombudsman.europa.eu

(2) Pozri prípad 630/96 uvedený na strane 226 výročnej správy Európskeho ombudsmana za rok 1997, ktorá je k dispozícii na tejto internetovej stránke: http://www.ombudsman.europa.eu/report/en/default.htm

(3) Článok 12 Európskeho kódexu dobrej správnej praxe, ktorý je k dispozícii na webovom sídle ombudsmana: http://www.ombudsman.europa.eu