V Štrasburgu 3. decembra 2003

Vážená pani G. a pán P.,

Dňa 24. októbra 2002 ste v mene Medziodborového centra pre porovnávací výskum v oblasti spoločenských vied (ICCR) podali sťažnosť európskemu ombudsmanovi. Táto sťažnosť proti Európskej komisii a Dvoru audítorov bola doručená 7. novembra 2002. Sťažnosť sa týka neuhradenej konečnej platby vo výške 80 671,61 EUR na zmluvu o tematickej sieti č. 1999-TN.10869 „TRANS-TALK“ v rámci piateho rámcového programu a auditu, ktorý vykonal Dvor audítorov.

Chcel by som Vás informovať, že pán Jacob Söderman, s ktorým ste v súvislosti s Vašou sťažnosťou už komunikovali, odišiel do dôchodku a že od 1. apríla 2003 som jeho nástupcom vo funkcii európskeho ombudsmana.

Dňa 31. decembra 2002 ombudsman postúpil sťažnosť predsedovi Európskej komisie a predsedovi Dvora audítorov. Dvor audítorov zaslal svoje stanovisko 7. apríla 2003 a ja som Vám ho zaslal s výzvou na vyjadrenie pripomienok, ktorú ste zaslali 27. mája 2003. Komisia zaslala svoje stanovisko 27. mája 2003 a zaslala Vám ho s výzvou na vyjadrenie pripomienok, ktorú ste zaslali 22. septembra 2003. Sekretariát Európskeho ombudsmana Vás v súvislosti s Vašimi pripomienkami telefonicky kontaktoval 14. októbra a 5. novembra 2003.

Píšem teraz, aby som vám oznámil výsledky vyšetrovaní, ktoré boli vykonané.

Sťažnosť

Európska komisia a Interdisciplinárne centrum pre komparatívny výskum v oblasti spoločenských vied (ďalej len „ICCR“) ako jeden z hlavných dodávateľov podpísal zmluvu 22. decembra 1999. Zmluva bola nazvaná zmluva tematickej siete č. 1999-TN.10869 "TRANS-TALK" v rámci piateho rámcového programu. Táto zmluva sa vzťahovala na obdobie 18 mesiacov, od januára 2000 do konca júna 2001. Celkové odhadované náklady na projekt boli 601 015 EUR a počiatočná zálohová platba bola stanovená na 180 305 EUR, ktoré sa rozdelia medzi piatich hlavných dodávateľov. ICCR predkladal výkazy nákladov v pravidelných šesťmesačných intervaloch.

Dňa 31. októbra 2001 bolo ICCR oznámené, že Dvor audítorov vykoná audit projektu. Audit sa uskutočnil v období od 16. do 18. januára 2002. Podľa sťažovateľov audítori uviedli, že svoju správu predložia Komisii do konca januára 2002.

ICCR predložil Komisii konečný výkaz nákladov v auguste 2001. Dňa 11. decembra 2001 ho GR TREN Komisie schválilo. Keďže ICCR nevypočul Komisiu, koordinátor projektu kontaktoval 26. februára 2002 prostredníctvom e-mailu finančného úradníka Komisie, aby sa informoval o stave záverečnej platby. E-mailom z 28. februára 2002 jej bolo oznámené, že záverečná platba sa nemôže uskutočniť pred doručením správy Dvora audítorov.

Dňa 13. júna 2002 finančný úradník Komisie zaslal e-mailom správu audítorov so žiadosťou o určité objasnenia. Audítorská správa bola datovaná 15. apríla 2002. ICCR poskytol Komisii požadované informácie elektronickou poštou 14. júna 2002. Dňa 8. júla 2002 ICCR z vlastnej iniciatívy zaslal finančnému úradníkovi Komisie úplné stanovisko k správe Dvora audítorov.

V liste adresovanom Komisii z 12. júla 2002 ICCR požiadal o formálne objasnenie, pokiaľ ide o stav konečnej platby zmluvy. Komisia zaslala v auguste 2002 nedatovanú odpoveď, v ktorej uviedla, že platba bude pozastavená s odkazom na článok 3.2 prílohy II k zmluve. Dňa 29. augusta 2002 ICCR informoval Komisiu, že nemôže akceptovať článok 3.2 ako dôvod na pozastavenie záverečnej platby. Podľa sťažovateľov Komisia na tento list neodpovedala.

Sťažovatelia podali 24. októbra 2002 v mene ICCR ombudsmanovi sťažnosť proti Európskej komisii a Dvoru audítorov. Sťažnosť sa týka neuhradenej konečnej platby vo výške 80 671,61 EUR za zmluvu o tematickej sieti č. 1999-TN.10869 „TRANS-TALK“ a auditu, ktorý vykonal Dvor audítorov.

Pokiaľ ide o Európsku komisiu, sťažovatelia uviedli tieto tvrdenia:

1) nedostatok informácií o stave auditu a záverečnej platby; a

2) Nezaplatenie neuhradenej záverečnej platby vo výške 80 671,61 EUR.

Sťažovatelia požadujú vyrovnanie konečnej platby s úrokmi a oficiálne stanovisko Európskej komisie k auditu vykonanému Dvorom audítorov a k postupom oboch inštitúcií.

Pokiaľ ide o Dvor audítorov, sťažovatelia tvrdia, že správa vyvodila nesprávne závery a ignorovala informácie poskytnuté centrom a že pri predkladaní správy Komisii došlo k neprimeranému oneskoreniu.

Požiadavku

Stanovisko Komisie

Komisia vo svojom stanovisku uviedla tieto skutočnosti:

V súvislosti s riadením nepriamych akcií VTR v rámci piateho rámcového programu Dvor audítorov vykonal audit zmluvy o tematickej sieti č. 1999- TN.10869 „TRANS-TALK“ na ICCR vo Viedni. Audítorská správa poukázala na určité zložité a závažné záležitosti, ktoré si vyžadovali starostlivé zváženie zo strany finančných útvarov Komisie.

Dvor audítorov dospel k záveru, že niektoré deklarované náklady boli neoprávnené a neboli podložené dôkazmi. To zahŕňalo najmä: účtovanie nadmernej ceny príjemcom za výkazy nákladov; nedodržiavanie zmluvy zo strany prijímateľa, pokiaľ ide o používanie rozpočtových sadzieb; subdodávateľský konzultant deklarovaný ako stály zamestnanec.

Na základe správy Dvora audítorov sa Komisia rozhodla pozastaviť platby príjemcovi až do konečného preskúmania dodatočných dokumentov, ktoré poskytol príjemca.

Dňa 28. februára 2002 Komisia informovala ICCR o situácii týkajúcej sa záverečnej platby a o jej preskúmaní v rámci tohto auditu. Prebiehajúce diskusie s ICCR sa začali v lete 2002. Medzičasom boli diskusie medzi Komisiou a Dvorom audítorov ukončené na jeseň 2002. Pri vykonávaní týchto dodatočných vyšetrovaní Komisia v auguste 2002 potvrdila ICCR, že všetky platby boli pozastavené. Komisia požiadala o doplňujúce informácie listom z 5. decembra 2002. Odpoveď ICCR z 24. januára 2003 bola doručená a Komisia informovala ICCR, že táto odpoveď sa skúma s cieľom skorého vyriešenia konečnej platby.

Dňa 13. mája 2003 Komisia informovala ICCR o konečnej platbe vo výške 50 821 EUR. 03 bolo urobené. Podľa Komisie nebolo možné zohľadniť sumu 29 799,63 EUR, pretože by to znamenalo presun medzi kategóriami nákladov, ktoré si vyžadujú predchádzajúce povolenie.

Pripomienky sťažovateľov k stanovisku Komisie

Sťažovatelia v súhrne uviedli tieto skutočnosti:

Tento prípad vyvoláva všeobecné otázky týkajúce sa oneskorení inštitúcií Spoločenstva pri reagovaní na opakované žiadosti o informácie a dĺžky procesu. Podľa sťažovateľov si zásada transparentnosti vyžaduje, aby sa tieto všeobecné otázky riešili.

Po odpovedi sťažovateľov Komisii z 27. mája 2003 Komisia pristúpila k vyplateniu zostávajúcej sumy 20 447,79 EUR.

Stanovisko Dvora audítorov

Dvor audítorov v súhrne uviedol tieto skutočnosti:

Dokumentom, ktorý je stredobodom tejto sťažnosti, nie je správa prijatá Dvorom audítorov, ale odvetvový list. Cieľom odvetvového listu je predložiť predbežné zistenia získané v priebehu auditu kontrolovanému subjektu, ktorým je v oblasti vnútorných politík Komisia. Po ďalšej analýze reakcie Komisie na faktické informácie a súvisiace poznámky uvedené v odvetvovom liste môžu tieto zistenia tvoriť základ pripomienok uvedených v správach Dvora audítorov. V niektorých prípadoch si to môže vyžadovať aj nápravné opatrenia zo strany Komisie. Keďže zistenia a pripomienky sú vo fáze odvetvového listu prípravné a v zásade podliehajú ďalšej overovacej práci, zostávajú dôverné medzi Dvorom audítorov a Komisiou.

V tomto prípade bol sektorový list č. 740/02, v ktorom sa uvádzajú zistenia auditu vyplývajúce z auditu zmluvy „TRANS-TALK“, adresovaný komisárovi zodpovednému za GR pre energetiku aamp; dopravu (TREN). V súlade s bežnou praxou bola elektronická verzia tohto odvetvového listu zaslaná styčnému úradníkovi GR TREN. Zdá sa však, že úradník Komisie následne zaslal ICCR elektronickú kópiu dôverného odvetvového listu.

Pokiaľ ide o tvrdenie o nepravdivých záveroch, audítori Dvora audítorov sa riadia audítorskými politikami a štandardmi Dvora audítorov (CAPS) a medzinárodne uznávanými audítorskými štandardmi, ako sú štandardy Medzinárodnej organizácie najvyšších kontrolných inštitúcií (INTOSAI). V postupoch Dvora audítorov sa takisto stanovuje rozsiahla vnútorná kontrola kvality pred predložením zistení a pripomienok auditu kontrolovanému subjektu. Tieto normy a postupy boli v prejednávanej veci dodržané.

Pokiaľ ide o tvrdenie, že vstupy poskytnuté ICCR boli ignorované, audítorský tím zohľadnil všetky informácie poskytnuté sťažovateľmi v rozsahu, ktorý považoval za relevantný pre audit. Všetky zistenia v odvetvovom liste adresovanom Komisii sú podložené dostatočnými a primeranými audítorskými dôkazmi založenými na informáciách zhromaždených a prijatých počas auditu a po ňom v priestoroch ICCR, ako aj od Komisie.

Pokiaľ ide o tvrdenie o nenáležitom omeškaní, v audítorskej príručke Dvora audítorov sa uvádza, že sektorový list by sa mal zaslať do dvoch mesiacov od ukončenia misie. Toto vnútorné pravidlo však nemá pre Súdny dvor vo vzťahu k sťažovateľom záväznú povahu. Okrem toho skutočnosť, že odvetvový list bol v prejednávanej veci zaslaný s miernym oneskorením, ktoré v žiadnom prípade nemožno považovať za neprimerané, nijako neovplyvňuje záujmy sťažovateľov.

Pripomienky sťažovateľov k stanovisku Dvora audítorov

Sťažovatelia v súhrne uviedli tieto poznámky:

Podľa sťažovateľov audítor Dvora audítorov povedal ICCR, že je na Komisii, aby rozhodla, či sa správa (1) zašle ICCR.

Sťažovatelia tvrdia, že audítori nezohľadnili stanoviská ICCR.

Sťažovatelia zdôrazňujú, že ICCR nikdy netvrdil, že oneskorenie pri riešení ich prípadu bolo len chybou Dvora audítorov, ale skôr kombinovaným účinkom netransparentných postupov Komisie a Dvora audítorov a ich rozhraní. Sťažovatelia tvrdia, že oneskorenia ovplyvnili záujmy ICCR, keďže tento prípad nebol vyriešený viac ako rok po vykonaní auditu.

Ďalšie vyšetrovania

Sekretariát Európskeho ombudsmana kontaktoval 14. októbra a 5. novembra 2003 telefonicky jedného zo sťažovateľov, ktorý hovoril v mene oboch sťažovateľov v súvislosti s pripomienkami doručenými 29. septembra 2003. Sťažovatelia potvrdili, že Komisia pristúpila k úhrade neuhradenej záverečnej platby. Sťažovatelia súhlasili s výkladom Komisie, pokiaľ ide o presuny medzi kategóriami nákladov, ktoré si vyžadujú predchádzajúce povolenie podľa článku 17 ods. 4 všeobecných podmienok (2). Suma približne 9 000 EUR preto nemohla byť zahrnutá do záverečnej platby. Sťažovatelia informovali sekretariát ombudsmana, že ICCR nezaslal žiadne pripomienky k listu Komisie zo 14. júla 2003, v ktorom Komisia ponúkla urovnanie a informovala, že pokiaľ nedostane pripomienky od sťažovateľov do jedného mesiaca, projekt bude oficiálne ukončený a nebude možné požadovať žiadne ďalšie náklady. Sťažovatelia potvrdili, že ICCR tým, že sa nevyjadril k ponuke na urovnanie, ktorú predložila Komisia, de facto akceptoval, že za pozastavenú konečnú platbu sa nebudú platiť žiadne úroky. Sťažovateľ bol spokojný s vyrovnaním záverečnej platby.

ROZHODNUTIE

1 Úvodná poznámka

1.1 Sťažovatelia vo svojich pripomienkach tvrdia, že tento prípad vyvoláva všeobecné otázky týkajúce sa oneskorení dvoch inštitúcií Spoločenstva pri odpovedaní na opakované žiadosti o informácie a dĺžky procesu.

1.2 Ombudsman chápe, že sťažovateľov znepokojuje všeobecná otázka postupov, pri ktorých dve alebo viaceré inštitúcie Spoločenstva vykonávajú súbežné vyšetrovania alebo procesy ovplyvňujúce riešenie prípadu. Ombudsmanka sa domnieva, že táto všeobecná otázka sa nemôže účinne riešiť v rámci tohto vyšetrovania. Sťažovatelia majú možnosť predložiť ombudsmanovi novú sťažnosť, ak si to želajú.

2 Údajný nedostatok informácií zo strany Komisie o stave auditu a záverečnej platby

2.1 Sťažovatelia tvrdia, že Komisia nemá dostatok informácií o stave auditu a konečnej platbe.

2.2 Podľa Komisie informovala sťažovateľov 28. februára 2002 o situácii v súvislosti s konečnou platbou a jej preskúmaním v rámci tohto auditu po tom, ako sťažovatelia zaslali e-mail 26. februára 2002. Prebiehajúce diskusie s ICCR sa začali v lete 2002. Sťažovatelia požiadali 12. júla 2002 o informácie o stave záverečnej platby. V auguste 2002 Komisia potvrdila sťažovateľom, že všetky platby boli pozastavené z dôvodu auditu Dvora audítorov. Dňa 29. augusta 2002 sťažovatelia požiadali Komisiu o prehodnotenie ich prípadu. Dňa 5. decembra 2002 Komisia požiadala sťažovateľov o doplňujúce informácie. Dňa 11. februára 2003 Komisia po tom, čo dostala požadované doplňujúce informácie, zaslala potvrdenie o prijatí obsahujúce list o prevzatí. Dňa 13. mája 2003 Komisia informovala sťažovateľov, že začala konanie o záverečnej platbe.

2.3 Ombudsman sa domnieva, že Komisia poskytla sťažovateľom informácie o stave auditu v rozsahu, v akom audit ovplyvnil postup Komisie pri realizácii neuhradenej záverečnej platby. Okrem toho sa zdá, že Komisia sťažovateľov primerane informovala o pozastavení záverečnej platby. Preto sa zdá, že Komisia sa v súvislosti s týmto tvrdením nedopustila nesprávneho úradného postupu.

Údajné nezaplatenie neuhradenej záverečnej platby spolu s úrokmi a nárokom na vyrovnanie

3.1 Sťažovatelia tvrdili, že Komisia neuhradila záverečnú platbu vo výške 80 671,61 EUR za zmluvu o tematickej sieti č. 1999-TN.10869 "TRANS-TALK" v rámci piateho rámcového programu.

3.2 Komisia uvádza, že konečná platba vo výške 50 821 EUR. 03 sa uskutočnilo 13. mája 2003. Podľa Komisie nebolo možné zohľadniť sumu 29 799,63 EUR, pretože by to znamenalo presun medzi kategóriami nákladov, čo si vyžaduje predchádzajúce povolenie.

3.3 Sťažovatelia vo svojich pripomienkach informovali ombudsmana, že po ich odpovedi Komisii z 27. mája 2003 Komisia prikročila k vyplateniu sumy 20 447,79 EUR.

3.4 Sekretariát európskeho ombudsmana telefonicky kontaktoval jedného zo sťažovateľov, ktorý v mene oboch sťažovateľov hovoril o pripomienkach. Sťažovatelia súhlasili s výkladom Komisie, pokiaľ ide o presuny medzi kategóriami nákladov, ktoré si vyžadujú predchádzajúce povolenie podľa článku 17 ods. 4 všeobecných podmienok. Suma približne 9 000 EUR preto nemohla byť zahrnutá do záverečnej platby. Sťažovatelia informovali ombudsmana, že ICCR tým, že Komisii nezaslal žiadne pripomienky týkajúce sa ponuky na urovnanie, de facto akceptoval, že z pozastavenej konečnej platby nebudú vyplatené žiadne úroky. Sťažovatelia boli s urovnaním spokojní.

3.5 Na základe informácií poskytnutých Európskou komisiou a sťažovateľmi ombudsman konštatuje, že Komisia vec vyriešila, a tým vyhovela sťažnosti.

4 Žiadosť o oficiálne stanovisko Komisie k auditu a uplatneným postupom

4.1 Sťažovatelia tvrdia, že Komisia by mala zaujať oficiálne stanovisko k auditu a uplatneným postupom.

4.2 Európsky ombudsman sa domnieva, že na tento aspekt prípadu sa vzťahuje urovnanie uvedené v časti 3 rozhodnutia.

5 O tvrdeniach proti správe (3) Dvora audítorov

5.1 Sťažovatelia tvrdia, že správa Dvora audítorov vyvodila nesprávne závery a ignorovala vstupy, ktoré poskytol ICCR.

5.2 Dvor audítorov tvrdí, že zohľadnil všetky informácie poskytnuté sťažovateľmi v rozsahu, ktorý považoval za relevantný pre audit, a že všetky zistenia v odvetvovom liste sú podložené dostatočnými a primeranými audítorskými dôkazmi. Dvor audítorov tiež tvrdí, že nedospel k nesprávnym záverom.

5.3 Ombudsman sa domnieva, že neexistujú žiadne dôkazy, ktoré by naznačovali, že Dvor audítorov ignoroval podnety sťažovateľa. Okrem toho nič nenasvedčuje tomu, že závery Súdneho dvora boli nesprávne alebo neprimerané. Preto sa zdá, že v súvislosti s týmito aspektmi prípadu nedošlo k nesprávnemu úradnému postupu.

6 Údajné neprimerané omeškanie zo strany Dvora audítorov

6.1 Sťažovatelia tvrdia, že správa Dvora audítorov (4) bola Komisii predložená s zbytočným oneskorením. Podľa sťažovateľa bola audítorská misia ukončená 18. januára 2002 a audítorská správa bola datovaná 15. apríla 2002.

6.2 Dvor audítorov vo svojom stanovisku uvádza, že v jeho audítorskej príručke sa stanovuje, že sektorový list by sa mal zaslať do dvoch mesiacov od ukončenia misie. Všeobecný súd uznáva, že odvetvový list bol v prejednávanej veci zaslaný s miernym oneskorením, ale že toto oneskorenie nemožno považovať za neprimerané.

6.3 Ombudsman poznamenáva, že audítorská príručka Dvora audítorov je nezverejnenou vnútornou príručkou, ktorej cieľom nie je stanoviť žiadne nároky pre tretie strany. Za týchto okolností ombudsman nepovažuje mierne oneskorenie, ktoré uznal Dvor audítorov, za nesprávny úradný postup.

6.4 Ombudsman preto v súvislosti s týmto aspektom prípadu nezistil žiadny nesprávny úradný postup.

7 Závery

Ombudsmanka nezistila žiadny nesprávny úradný postup v súvislosti s prvým obvinením sťažovateľov voči Európskej komisii. Pokiaľ ide o druhé tvrdenie sťažovateľov a ich tvrdenie, z informácií poskytnutých Európskou komisiou a sťažovateľmi vyplýva, že Komisia vec vyriešila, a tým vyhovela sťažnosti. Ombudsmanka okrem toho nezistila nesprávny úradný postup Dvora audítorov. Ombudsman preto prípad uzatvára.

O tomto rozhodnutí budú informovaní aj predsedovia Európskej komisie a Dvora audítorov.

Tvoje úprimné,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Európsky ombudsman poznamenáva, že sťažovatelia používajú pojem „správa“ na to, čo Dvor audítorov označuje ako odvetvový list.

(2) Podľa článku 17 ods. 4 všeobecných podmienok môžu hlavní dodávatelia prevádzať medzi sebou, ako aj medzi kategóriami nákladov až 20 % svojej celkovej sumy bez predchádzajúceho súhlasu Európskej komisie.

(3) Dvor audítorov vo svojom stanovisku poukázal na to, že predmetný dokument je odvetvovým listom.

(4) Dvor audítorov vo svojom stanovisku poukázal na to, že predmetný dokument je odvetvovým listom.