Okolnosti predchádzajúce sťažnosti

1. Sťažovateľ s bydliskom v Spojenom kráľovstve sa zúčastnil na verejnom výberovom konaní EPSO/AD/207/11 pre administrátorov v oblasti „Audit“. Svoju žiadosť potvrdil 13. apríla 2011. Ďalším krokom v tomto výberovom konaní bolo zarezervovanie dátumu a miesta počítačového testu (CBT). Na úvod je užitočné poznamenať, že Spojené kráľovstvo sa nachádza v Greenwichskej zóne stredného času (GMT), zatiaľ čo Brusel, v ktorom sídli úrad EPSO, sa nachádza v zóne stredoeurópskeho času (CET). CET je o hodinu pred GMT.

2. Sťažovateľ dostal prostredníctvom svojho používateľského konta EPSO tento informačný kanál: „Test CBT si môžete rezervovať od 20. apríla 2011 do 26. apríla 2011 do 12.00 hod. Ďalšie informácie o týchto počítačových testoch si pozorne prečítajte v priloženom oznámení. ... Ak zmeškáte termín, vaša prihláška sa bude považovať za stiahnutú a vaša účasť na tomto výberovom konaní sa skončí. Počas výberového konania alebo výberového konania je vašou povinnosťou nahliadnuť do svojho používateľského konta EPSO aspoň dvakrát týždenne, aby ste si overili informácie relevantné pre vašu prihlášku.“

3. Dňa 26. apríla 2011 o 11:25 GMT sa sťažovateľ prihlásil na svoj účet a pokúsil sa zarezervovať CBT. Oznámenie na jeho používateľskom konte EPSO ho informovalo, že to už nie je možné.

4. V ten istý deň sťažovateľ napísal úradu EPSO žiadosť o povolenie na rezerváciu jeho CBT. Vysvetlil, že obdobie rezervácie sa prekrýva s Veľkonočnou prestávkou v kancelárii, pre ktorú pracoval, a že kancelária bola zatvorená od 21. do 26. apríla 2011. Sťažovateľ zdôraznil, že informácie, ktoré dostal o rezervačnom období, nešpecifikovali časové pásmo. Podľa jeho názoru sa teda s kandidátmi zo zóny GMT zaobchádzalo nerovnomerne. Napokon poukázal na to, že uchádzačom, ktorí sa zúčastnili na všetkých ostatných výberových konaniach organizovaných úradom EPSO, bola zaslaná upomienka, ale nie uchádzačom, ktorí sa zúčastnili na výberovom konaní EPSO/AD/207/11.

5. Úrad EPSO odpovedal 3. mája 2011. Poukázala na to, že krátko po overení oznámenie na obrazovke upozorňovalo sťažovateľa na skutočnosť, že odkaz, ktorý by mu umožnil rezervovať CBT, bude pridaný na jeho účet do 48 hodín a že by mal na tento odkaz rýchlo reagovať, keďže doba rezervácie bola časovo obmedzená. Z histórie prihlásenia vyplynulo, že sťažovateľ si prečítal list, ktorým ho informoval o rezervačnom období, až 26. apríla 2011 o 12:28 SEČ, teda po skončení rezervačného obdobia. Pred týmto dátumom mal prístup k svojmu kontu až 14. apríla 2011, hoci v príručke EPSO pre výberové konania [1] sa uchádzačom nariaďuje, aby si svoje kontá kontrolovali aspoň dvakrát týždenne. Úrad EPSO ďalej uviedol, že v liste informujúcom sťažovateľa o rezervačnom období sa uvádza, že termín rezervácie je 12.00 hod. SEČ. Úrad EPSO preto zamietol žiadosť sťažovateľa, aby mu umožnil rezervovať CBT.

6. Dňa 18. mája 2011 sa sťažovateľ obrátil na európskeho ombudsmana.

Predmet vyšetrovania

7. Ombudsmanka začala vyšetrovanie v súvislosti s týmto tvrdením a tvrdením:

Tvrdenie:

Úrad EPSO nesprávne vylúčil sťažovateľa z výberového konania EPSO/AD/207/11. Na podporu svojho tvrdenia sťažovateľ uviedol, že: i) CBT bolo potrebné rezervovať počas veľkonočnej prestávky (21. – 25. apríla) a obdobie na to bolo veľmi krátke; ii) mu nebola zaslaná žiadna upomienka a iii) úrad EPSO nespresnil, že platným časovým pásmom pre termín rezervácie je SEČ [2].

Pohľadávka:

Úrad EPSO by mal špecifikovať, ktoré časové pásmo sa uplatňuje v termíne rezervácie CBT, a umožniť sťažovateľovi rezervovať CBT.

Vyšetrovanie

8. Dňa 28. júna 2011 ombudsman začal vyšetrovanie a požiadal úrad EPSO o stanovisko k sťažnosti. Ombudsmanka sa tiež spýtala úradu EPSO, či môže poskytnúť dôkazy o tom, že v liste informujúcom sťažovateľa o rezervačnom období sa ako príslušné časové pásmo uvádza SEČ.

9. Dňa 14. septembra 2011 EPSO predložil svoje stanovisko, ktoré bolo postúpené sťažovateľovi s výzvou na predloženie pripomienok.

10. Sťažovateľ v príslušnej lehote nepredložil žiadne pripomienky.

11. Dňa 14. decembra 2011 sa útvary ombudsmana neúspešne pokúsili kontaktovať sťažovateľa. Na jeho odpovedajúcom prístroji nechali odkaz s otázkou, či má stále v úmysle predložiť pripomienky a pokračovať vo svojom prípade. Sťažovateľ však na toto oznámenie nereagoval.

Analýza a závery ombudsmana

A. Údajné nesprávne vylúčenie sťažovateľa z príslušného výberového konania a súvisiace tvrdenie

Argumenty predložené ombudsmanovi

12. Sťažovateľ tvrdil, že EPSO ho neoprávnene vylúčil z výberového konania. Na podporu svojho tvrdenia tvrdil, že i) CBT sa mala zarezervovať počas veľkonočnej prestávky (21. – 25. apríla) a lehota na to bola veľmi krátka; ii) mu nebola zaslaná žiadna upomienka a iii) úrad EPSO nespresnil, že príslušným časovým pásmom na rezerváciu je SEČ. Tvrdil, že úrad EPSO by mal špecifikovať, ktoré časové pásmo sa vzťahuje na lehotu na rezerváciu CBT, a umožniť mu rezervovať CBT.

13. Úrad EPSO vo svojom stanovisku zdôraznil, že po vyšetrovaní ombudsmana z vlastného podnetu OI/9/2010/RT zmenil svoj prístup k výberovým konaniam a zaviedol „nový postup“. Hneď ako uchádzači potvrdia svoju prihlášku, úrad EPSO im zašle e-mail s informáciou o rezervačnom období. Uchádzač, ktorý validuje veľmi skoro, tak môže byť jedným z prvých, ktorí si rezervujú termín testu. Lehoty sa preto líšia v závislosti od dátumu validácie. Zatiaľ čo niektorí uchádzači už možno absolvovali svoju CBT, iní uchádzači môžu byť stále vo fáze registrácie. V každom prípade má každý kandidát presne rovnaký čas na rezerváciu testu. Úrad EPSO dodal, že zlepšil komunikáciu s uchádzačmi tým, že poveril dodávateľa zodpovedného za testy, aby zaslal upomienkové listy 24 hodín pred konečným termínom na rezerváciu. EPSO uviedol, že 13. apríla 2011 bol na jeho účte uverejnený list, v ktorom bol sťažovateľ informovaný o tom, že jeho prihláška bola potvrdená, a v ktorom bol vyzvaný, aby si zarezervoval termín pre CBT medzi 20. aprílom a 26. aprílom 2011 (12.00 hod. SEČ). Príslušné časové pásmo bolo uvedené v tomto liste.

14. Ďalej uviedla, že hoci sa sťažovateľ prihlásil na svoj účet 14. apríla o 12.22 hod., list z 13. apríla 2011 prečítal až 26. apríla o 12.28 hod. SEČ, teda po uplynutí lehoty na zaúčtovanie CBT. Úrad EPSO uviedol, že testy je možné rezervovať 24 hodín denne z akéhokoľvek internetového pripojenia. Skutočnosť, že rezervačné obdobie spadá do veľkonočných sviatkov, teda nemá vplyv na dostupnosť rezervačného systému. Úrad EPSO zdôraznil, že v príručke k výberovým konaniam sa jasne uvádza, že je zodpovednosťou uchádzačov kontrolovať si svoje používateľské konto EPSO aspoň dvakrát týždenne. Okrem toho zopakoval, že na e-mailovú adresu, ktorú uchádzač uviedol vo svojej prihláške, bola zaslaná upomienka. Táto správa ho informovala, že si ešte neobjednal test. Keďže sa nevyskytli žiadne problémy s pripojením, úrad EPSO trval na svojom rozhodnutí nepredĺžiť lehotu na rezerváciu. Úrad EPSO zdôraznil, že dodržal všetky postupy a včas informoval každého uchádzača o postupe rezervácie.

Hodnotenie ombudsmana

15. Pokiaľ ide o prvý argument sťažovateľa, podľa ktorého bolo obdobie rezervácie CBT príliš krátke a časovo sa zhodovalo s veľkonočnými sviatkami v jeho kancelárii, ombudsman poznamenáva, že úrad EPSO vysvetlil, že uchádzači sú informovaní o období rezervácie CBT hneď, ako potvrdia svoju prihlášku. EPSO dodal, že hoci sa uplatňujú rôzne rezervačné obdobia, každý uchádzač mal v závislosti od dátumu potvrdenia k dispozícii rovnaký počet dní na rezerváciu CBT. Vzhľadom na to, že výberové konania by sa mali tiež rýchlo spracovať, ombudsman sa domnieva, že lehota, ktorú mal sťažovateľ k dispozícii na zarezervovanie svojho CBT, nebola ako taká neprimeraná. Poznamenáva tiež, že sťažovateľ sa v tejto súvislosti nachádzal v rovnakej situácii ako ostatní kandidáti. Vzhľadom na to, že obdobie rezervácie sa určuje na základe dátumu validácie, skutočnosť, že toto obdobie sa v tomto prípade zhodovalo s veľkonočným obdobím, bola dôsledkom toho, že sťažovateľ si zvolil dátum validácie svojej žiadosti. Hoci sťažovateľ tvrdil, že jeho kancelária bola počas veľkonočných sviatkov zatvorená, nič nenasvedčuje tomu, že by nemal prístup k internetu, a teda k svojmu používateľskému kontu EPSO, z miesta mimo svojej kancelárie.

16. V odpovedi na druhé tvrdenie sťažovateľa, podľa ktorého mu úrad EPSO neposlal upomienku, úrad EPSO zdôraznil, že zaslal upomienku e-mailom na e-mailovú adresu, ktorú sťažovateľ uviedol vo svojej prihláške. Sťažovateľ toto vyhlásenie nespochybnil.

17. Pokiaľ ide o tretí argument sťažovateľa, podľa ktorého úrad EPSO nešpecifikoval, že uplatniteľným časovým pásmom je SEČ, ombudsmanka poznamenáva, že v informačnom kanáli, ktorý sťažovateľ dostal, sa skutočne neuvádza uplatniteľné časové pásmo pre rezervačné obdobie. Z informácií poskytnutých ombudsmanovi však vyplýva, že 13. apríla 2011, t. j. v deň, keď sťažovateľ potvrdil svoju prihlášku, EPSO sprístupnil na používateľskom konte EPSO sťažovateľa list, v ktorom sa uvádzalo, že sťažovateľ bol vyzvaný, aby si rezervoval svoj CBT medzi 20. aprílom a 26. aprílom 2011 (12.00 hod. SEČ). Ombudsmanka poznamenáva, že v tomto liste bolo jasne uvedené príslušné časové pásmo. Je teda nesporné, že EPSO poskytol relevantné informácie v používateľskom konte EPSO sťažovateľa.

18. Podľa názoru ombudsmana nie je nerozumné, aby úrad EPSO očakával, že uchádzač podnikne potrebné kroky na kontrolu informácií, ktoré poskytuje v súvislosti s rezervačným postupom, najmä preto, že uchádzači sú výslovne upozornení na skutočnosť, že ak by sa včas nezarezervoval dátum pre CBT, viedlo by to k tomu, že prihláška by sa považovala za stiahnutú.

19. Vzhľadom na uvedené skutočnosti ombudsman konštatuje, že sťažovateľ nepreukázal, že úrad EPSO sa dopustil nesprávneho úradného postupu, pokiaľ ide o jeho tvrdenie.

20. V prípadoch, keď sa nezistí nesprávny úradný postup, ombudsman môže napriek tomu identifikovať príležitosti na zvýšenie celkovej kvality administratívneho správania v inštitúciách, orgánoch, úradoch a agentúrach EÚ.

21. V tejto súvislosti ombudsmanka pripomína, že prvá veta informačného kanála, ktorý sťažovateľ dostal, bola formulovaná takto: „Test CBT si môžete rezervovať od 20. apríla 2011 do 26. apríla 2011 do 12.00 hod. Ďalšie informácie o týchto počítačových testoch si pozorne prečítajte v priloženom oznámení.“. Vzhľadom na toto znenie nemožno úplne vylúčiť, že sťažovateľ mohol nesprávne pochopiť príslušnú správu v tom zmysle, že „pripojené oznámenie“obsahovalo informácie o samotnom CBT, a nie o období, počas ktorého musel rezervovať svoj CBT. Bolo by preto lepšie objasniť, že toto oznámenie obsahovalo aj informácie o rezervačnom období. Prípadne skutočnosť, že časy uvedené v informačnom kanáli boli založené na stredoeurópskom čase, mohla byť užitočne spomenutá v samotnom informačnom kanáli. Ombudsman preto v tejto súvislosti uvedie ďalšiu pripomienku.

B. Záver

Ombudsman na základe svojho vyšetrovania tejto sťažnosti uzatvára túto sťažnosť s týmto záverom:

V tomto prípade sa nezistil žiadny nesprávny úradný postup.

Sťažovateľ a úrad EPSO budú o tomto rozhodnutí informovaní.

Ďalšie poznámky

S cieľom vyhnúť sa možným nedorozumeniam by bolo užitočné, keby EPSO preskúmal spôsob, akým informuje uchádzačov o lehote, počas ktorej si musia rezervovať termín počítačového testu.

P. Nikiforos Diamandouros

V Štrasburgu 30. mája 2012

[1] Bod 3.1 príručky EPSO pre verejné výberové konania (Ú. v. EÚ C 184 A, 2010, s. 1) znie: „Je na vás, aby ste si v pravidelných intervaloch – aspoň dvakrát týždenne – nahliadli do svojho používateľského konta EPSO s cieľom sledovať priebeh výberového konania a kontrolovať informácie relevantné pre vašu prihlášku.“

[2] Zdá sa užitočné zdôrazniť, že hoci sťažovateľ vo svojom liste z 26. apríla 2011 adresovanom EPSO uviedol, že jeho úrad bol zatvorený od 21. do 26. apríla 2011, vo svojej sťažnosti adresovanej ombudsmanovi uviedol, že veľkonočná prestávka na jeho pracovisku trvala od 21. do 25. apríla 2011.