1. Posledná aktualizácia tohto záznamu: 05/06/23

2. Referenčné číslo: 05/2023

3. Meno a kontaktné údaje prevádzkovateľa: Európsky ombudsman, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex – EO@ombudsman.europa.eu

Zodpovedné oddelenie:

Riaditeľstvo pre administratívu (zamestnanci IKT) a projektový tím (jeden člen generálneho tajomníka a vedúci tímu ľudských zdrojov)

4. Meno a kontaktné údaje zodpovednej osoby: Francesca Pavesi – zástupkyňa zodpovednej osoby: pán Nicholas Hernanz

E-mail: mailto:DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Meno a kontaktné údaje spracovateľa: externá spoločnosť zodpovedná za zostavenie odpovedí na prieskum a vypracovanie súhrnnej správy:

INCIDENCE SPRL

Chaussée de Bruxelles 11/15,

1300 Wavre

Belgicko

E-mail: gcomhaire@incidence.be alebo info@incidence.be

6. Meno a kontaktné údaje spoločného prevádzkovateľa (spoločných prevádzkovateľov): neuvádza sa

7. Účel (účely) spracovania:  Výkonný riaditeľ má prostredníctvom nástroja na interný prieskum LimeSurvey v úmysle uskutočniť prieskum medzi zamestnancami s cieľom získať spätnú väzbu od zamestnancov o organizácii kancelárie, pracovných podmienkach, pracovnom prostredí a etických otázkach a otázkach dobrých životných podmienok. Účelom je identifikovať oblasti, ktoré sa považujú za uspokojivo fungujúce, ako aj oblasti, ktoré si môžu vyžadovať následné opatrenia, a v čo najväčšej možnej miere porovnať výsledky v priebehu času a s výsledkami iných inštitúcií.

Právnym základom postupu je článok 1e ods. 2 a 3 služobného poriadku ^[1].

8. Opis kategórií dotknutých osôb a kategórií osobných údajov:

– Kategórie dotknutých osôb: zamestnanci úradu EO (úradníci, dočasní alebo zmluvní zamestnanci). Stážisti kancelárie EO sa nezúčastňujú na prieskume medzi zamestnancami.

- Kategórie osobných údajov:

Prieskum je anonymný. Záznam odpovedí v prieskume neobsahuje žiadne identifikačné informácie o respondentoch. Pri pridávaní komentárov do poľa s voľným textom môžu respondenti pridať informácie. V týchto prípadoch existuje možnosť, aby boli určití respondenti identifikovaní alebo aby odhalili osobné údaje tretích strán v závislosti od obsahu informácií, ktoré sa rozhodnú poskytnúť.

Hospodársky subjekt spracúva profesionálne e-mailové adresy zamestnancov, aby mohol poslať odkaz na prieskum. Hospodársky subjekt spracúva aj odpovede z prieskumu. Tieto osobné údaje môže spracúvať externá spoločnosť a úrad EO.

Externá spoločnosť zodpovedná za správu spracúva stanoviská zamestnancov získané na základe dotazníka prieskumu.

9. Lehota na uchovávanie údajov a, ak je to možné, na vymazanie:

Hospodársky subjekt bude uchovávať e-mailové adresy respondentov prieskumu tak dlho, ako to bude potrebné na zaslanie prieskumu medzi zamestnancami za rok 2023 dotknutým zamestnancom.

Hospodársky subjekt bude uchovávať odpovede z prieskumu vrátane všetkých potenciálnych osobných údajov, ktoré respondenti uviedli vo voľných textových poliach, najviac päť rokov. Následne údaje vymaže.

Externá spoločnosť bude uchovávať odpovede respondentov tak dlho, ako to bude potrebné na vypracovanie správy o prieskume, a najviac päť rokov ^[2]. Následne údaje vymaže. Všetky odpovede sa považujú za anonymné s výnimkou políčok s voľným textom, ak respondenti v nich uvádzajú osobné údaje.

10. Príjemcovia údajov:

Príjemcom je externá spoločnosť zodpovedná za vypracovanie správy o prieskume.

Celkové výsledky (anonymizované údaje) sa poskytnú aj zamestnancom.

11. Existujú prenosy osobných údajov do tretích krajín a/alebo medzinárodným organizáciám? neuvádza sa

12. Všeobecný opis bezpečnostných opatrení:

Hospodársky subjekt používa službu „LimeSurvey“ na zaslanie prieskumu respondentom a zber odpovedí. LimeSurvey je nástroj interného prieskumu, ktorý zabezpečuje, aby všetky spracúvané údaje zostali na bezpečnom serveri európskeho ombudsmana a aby boli údaje chránené prísnymi bezpečnostnými pravidlami.

Odpovede na otázky prieskumu znemožňujú identifikáciu dotknutých osôb s výnimkou určitých prípadov, keď respondenti môžu doplniť informácie do poľa s voľným textom.

Prieskum obsahuje toto vyhlásenie o odmietnutí zodpovednosti: „v záujme zachovania anonymity účastníkov zabezpečujeme, aby boli odpovede štruktúrované spôsobom, ktorý bráni identifikácii jednotlivcov. Upozorňujeme však, že niektoré polia s voľným textom umožňujú jednotlivcom slobodne zadávať akékoľvek informácie, ktoré si zvolia, vrátane osobných údajov o sebe alebo iných osobách. Dôrazne vyzývame účastníkov, aby v týchto oblastiach nezverejňovali žiadne osobne identifikovateľné informácie.“

13. Informácie o tom, ako môžu dotknuté osoby uplatňovať svoje práva na prístup a opravu a prípadne vymazanie, obmedzenie a prenosnosť údajov:

Pokiaľ ide o e-mailové adresy zamestnancov EO:

Zamestnanci môžu požiadať o prístup k svojim osobným údajom a k relevantným informáciám o tom, ako ich hospodársky subjekt používa. Môžu tiež požiadať o opravu akýchkoľvek neúplných alebo nepresných údajov, ktoré sa ich týkajú. Za určitých podmienok majú právo kedykoľvek namietať proti používaniu svojich údajov hospodárskym subjektom z dôvodov týkajúcich sa ich konkrétnej situácie, ako aj právo požiadať hospodársky subjekt, aby vymazal ich osobné údaje alebo obmedzil ich používanie.

Hospodársky subjekt odpovie na žiadosti čo najskôr, najneskôr však do jedného mesiaca.

Pokiaľ ide o odpovede na prieskum:

Keď respondenti odošlú svoje odpovede do prieskumu, odpovede sa stanú anonymnými informáciami. Práva dotknutých osôb podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725 sa ako také neuplatňujú, pokiaľ ide o odpovede na prieskum. Vyhlásenie o odmietnutí zodpovednosti nad voľnými textovými poľami poskytuje respondentom dostatok informácií o rizikách poskytovania osobných údajov v ich odpovediach. Keďže prieskum sa vykonáva anonymne, technicky nie je možné určiť, „kto čo odpovedal“, ani poskytnúť respondentom právo na prístup, opravu, námietku, vymazanie alebo obmedzenie ich odpovede.

Každá dotknutá osoba má však za určitých podmienok stanovených v nariadení právo na prístup k osobným údajom uvedeným v jednom z voľných textových polí, ich opravu, vznesenie námietky proti nim, ich vymazanie alebo žiadosť o ich obmedzenie, ak sa jej týkajú. Tieto žiadosti by sa mali adresovať externej spoločnosti, ktorá spracúva odpovede na prieskum (info@incidence.be), alebo hospodárskemu subjektu.

Zamestnanci môžu kedykoľvek požiadať kanceláriu o informácie týkajúce sa spracovania ich osobných údajov e-mailom (EO@ombudsman.europa.eu) alebo kontaktovaním riaditeľstva pre administratívu. Útvary odpovedajú na ich žiadosti čo najskôr, najneskôr však do jedného mesiaca. Môžu sa obrátiť aj na zodpovednú osobu úradu na adrese:

DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Ak sa chcú sťažovať na zaobchádzanie európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov s ich osobnými údajmi, môžu sa obrátiť na európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov (www.edps.europa.eu) na tejto adrese: EDPS@edps.europa.eu

Vyhlásenie o ochrane osobných údajov týkajúce sa prieskumu medzi zamestnancami úradu európskej ombudsmanky za rok 2023

V tomto vyhlásení o ochrane osobných údajov sa vysvetľuje dôvod spracovania, spôsob, akým európsky ombudsman zhromažďuje všetky poskytnuté osobné údaje, nakladá s nimi a zabezpečuje ich ochranu, ako sa tieto informácie používajú a aké práva môžu dotknuté osoby uplatňovať v súvislosti so svojimi údajmi.

Prevádzkovateľom je EO. Spracovateľ je externá spoločnosť zodpovedná za zostavovanie odpovedí prieskumu a vypracovanie súhrnnej správy.

1. Aké osobné údaje bude Európsky ombudsman spracúvať?

Prieskum je anonymný. Záznam odpovedí v prieskume neobsahuje žiadne identifikačné informácie o respondentoch.

Hospodársky subjekt spracúva profesionálne e-mailové adresy zamestnancov, aby mohol získať odkaz na prieskum.

Stážisti kancelárie EO sa nezúčastňujú na prieskume medzi zamestnancami.

V určitých prípadoch môžu respondenti pridať informácie do poľa s voľným textom. 

Pokyny týkajúce sa prieskumu budú obsahovať osobitné vyhlásenie o odmietnutí zodpovednosti v tomto zmysle: Aby sme zachovali anonymitu účastníkov, zabezpečujeme, aby boli odpovede štruktúrované spôsobom, ktorý zabraňuje identifikácii jednotlivcov. Upozorňujeme však, že niektoré polia s voľným textom umožňujú jednotlivcom slobodne zadávať akékoľvek informácie, ktoré si zvolia, vrátane osobných údajov o sebe alebo iných osobách. Dôrazne vyzývame účastníkov, aby v týchto oblastiach nezverejňovali žiadne osobne identifikovateľné informácie.

Pri pridávaní komentárov do poľa s voľným textom môžu respondenti pridať informácie. V týchto prípadoch existuje možnosť, aby boli určití respondenti identifikovaní alebo aby odhalili osobné údaje tretích strán v závislosti od obsahu informácií, ktoré sa rozhodnú poskytnúť.

Tieto osobné údaje môže spracúvať externá spoločnosť a úrad EO.

Správu o prieskume vypracuje externá spoločnosť a rozošle ju zamestnancom a riadiacemu tímu.

2. Prečo Európsky ombudsman spracúva tieto osobné údaje?

Ako sa uvádza v predchádzajúcom bode, prieskum zachováva anonymitu. Zamestnanci však majú možnosť dobrovoľne zverejniť svoje osobné údaje alebo osobné údaje tretích strán vo voľných textových poliach. Iba v takýchto prípadoch môže ombudsman náhodne nakladať s osobnými údajmi.

Úrad európskeho ombudsmana má v úmysle uskutočniť prieskum medzi zamestnancami s cieľom získať spätnú väzbu od zamestnancov o organizácii úradu, pracovných podmienkach, pracovnom prostredí a etických otázkach a otázkach dobrých životných podmienok. Účelom je identifikovať oblasti, ktoré sa považujú za uspokojivo fungujúce, ako aj oblasti, ktoré si môžu vyžadovať následné opatrenia, a v čo najväčšej možnej miere porovnať výsledky v priebehu času a s výsledkami iných inštitúcií.

3. Aké sú právne základy a potreba spracovania týchto údajov?

Spracúvanie je nevyhnutné na základe článku 5 ods. 1 písm. a) (plnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme).

Právnym základom je článok 1e ods. 2 a 3 služobného poriadku ..

4. Kto je zodpovedný za spracovanie údajov?

Prvú kategóriu osobných údajov, konkrétne e-mailové adresy všetkých zamestnancov, spracúva riaditeľstvo pre administratívu (zamestnanci IKT) a projektový tím (jeden člen generálneho tajomníka a vedúci tímu ľudských zdrojov).

Druhú kategóriu osobných údajov, konkrétne tie, ktoré môžu zamestnanci uviesť v pripomienkach vo voľnom texte prieskumu, môže spracúvať externá spoločnosť zodpovedná za vypracovanie správy o prieskume, riaditeľstvo pre administratívu (zamestnanci IKT) a projektový tím (jeden člen generálneho tajomníka a vedúci tímu ľudských zdrojov). Predpokladá sa, že táto externá spoločnosť nakladá len s anonymnými údajmi, s výnimkou voľných textových polí, ak respondenti poskytnú osobne identifikovateľné informácie o sebe alebo iných osobách.

5. Kto bude príjemcom údajov?

Príjemcom je externá spoločnosť zodpovedná za vypracovanie správy o prieskume. Celkové výsledky (anonymizované údaje) sa poskytnú aj zamestnancom.

6. Ako dlho budú údaje uchovávané?

Ombudsmanka bude uchovávať osobné údaje uvedené v bode 1 (e-mailové adresy respondentov prieskumu) tak dlho, ako to bude potrebné na zaslanie prieskumu medzi zamestnancami za rok 2023 dotknutým zamestnancom.

Externá spoločnosť bude uchovávať odpovede respondentov tak dlho, ako to bude potrebné na vypracovanie správy z prieskumu, a najviac päť rokov . Následne údaje vymaže. Všetky odpovede sa považujú za anonymné s výnimkou políčok s voľným textom, ak respondenti v nich uvádzajú osobné údaje.

7. Ako chránime vaše údaje?

Hospodársky subjekt používa službu „LimeSurvey“ na zaslanie prieskumu respondentom a zber odpovedí. LimeSurvey je nástroj interného prieskumu, ktorý zabezpečuje, aby všetky spracúvané údaje zostali na bezpečnom serveri európskeho ombudsmana a aby boli údaje chránené prísnymi bezpečnostnými pravidlami.

Odpovede na otázky prieskumu znemožňujú identifikáciu dotknutých osôb s výnimkou určitých prípadov uvedených v časti 1, v ktorých respondenti môžu doplniť informácie do voľného textového poľa.

Doplní sa toto vyhlásenie o odmietnutí zodpovednosti: „s cieľom zachovať anonymitu účastníkov zabezpečujeme, aby boli odpovede štruktúrované spôsobom, ktorý bráni identifikácii jednotlivcov. Upozorňujeme však, že niektoré polia s voľným textom umožňujú jednotlivcom slobodne zadávať akékoľvek informácie, ktoré si zvolia, vrátane osobných údajov o sebe alebo iných osobách. Dôrazne vyzývame účastníkov, aby v týchto oblastiach nezverejňovali žiadne osobne identifikovateľné informácie.“

8. Aké sú vaše práva a ako ich môžete uplatniť?

Pokiaľ ide o prvú kategóriu osobných údajov, konkrétne e-mailové adresy všetkých zamestnancov:

Máte právo na prístup k svojim osobným údajom a k relevantným informáciám o tom, ako ich hospodársky subjekt používa.

Za určitých podmienok máte tiež právo požiadať o opravu akýchkoľvek neúplných alebo nepresných údajov, ktoré sa vás týkajú. Identifikačné údaje môžete kedykoľvek opraviť. Máte právo kedykoľvek namietať proti používaniu vašich údajov hospodárskym subjektom z dôvodov týkajúcich sa vašej konkrétnej situácie.

Za určitých podmienok máte právo požiadať, aby EO vymazal vaše osobné údaje alebo obmedzil ich používanie.

Hospodársky subjekt odpovie na žiadosti čo najskôr, najneskôr však do jedného mesiaca.

Pokiaľ ide o druhú kategóriu osobných údajov, konkrétne odpovede na prieskum:

Keď respondenti odošlú svoje odpovede do prieskumu, odpovede sa stanú anonymnými informáciami. Práva dotknutých osôb podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725 sa ako také neuplatňujú, pokiaľ ide o odpovede na prieskum. Vyhlásenie o odmietnutí zodpovednosti nad voľnými textovými poľami poskytuje respondentom dostatok informácií o rizikách poskytovania osobných údajov v ich odpovediach. Keďže prieskum sa vykonáva anonymne, technicky nie je možné určiť, „kto čo odpovedal“, ani poskytnúť respondentom právo na prístup, opravu, námietku, vymazanie alebo obmedzenie ich odpovede.

Každá dotknutá osoba má však za určitých podmienok stanovených v nariadení právo na prístup k osobným údajom uvedeným v jednom z voľných textových polí, ich opravu, vznesenie námietky proti nim, ich vymazanie alebo žiadosť o ich obmedzenie, ak sa jej týkajú. Tieto žiadosti by sa mali adresovať externej spoločnosti, ktorá spracúva odpovede z prieskumu.

9. Na koho sa obrátiť v prípade otázok alebo sťažností týkajúcich sa otázok ochrany údajov?

Otázky týkajúce sa ochrany údajov v súvislosti s organizáciou prieskumu medzi zamestnancami za rok 2023 môžete kedykoľvek zaslať európskemu ombudsmanovi na túto adresu:

Európsky ombudsman

1 avenue du Président Robert Schuman

CS 30403

F-67001 Štrasburg Cedex

EO@ombudsman.europa.eu

Externú spoločnosť, ktorá spracúva odpovede na prieskum, môžete kontaktovať na adrese:

pán Geoffroy Comhaire

INCIDENCE SPRL

Chaussée de Bruxelles 11/15,

1300 Wavre

Belgicko

gcomhaire@incidence.be

Je dôležité poznamenať, že externá spoločnosť v zásade spracúva len anonymné informácie, konkrétne informácie, ktoré sa netýkajú identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osoby alebo osobných údajov, ktoré sa stali anonymnými takým spôsobom, že dotknutá osoba nie je alebo už nie je identifikovateľná.

Takisto sa môžete obrátiť na zodpovednú osobu úradu EO na tejto adrese: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Sťažnosť môžete podať európskemu dozornému úradníkovi pre ochranu údajov kedykoľvek na tejto adrese: EDPS@edps.europa.eu

 

[1] článok 1e ods. 2 a 3 „2. Úradníkom v aktívnom služobnom pomere sa poskytnú pracovné podmienky, ktoré spĺňajú príslušné zdravotné a bezpečnostné normy prinajmenšom rovnocenné s minimálnymi požiadavkami uplatniteľnými podľa opatrení prijatých v týchto oblastiach podľa zmlúv. 3. Opatrenia sociálnej povahy prijaté v súlade s týmto článkom vykonáva každá inštitúcia v úzkej spolupráci s výborom zamestnancov na základe viacročných navrhovaných opatrení. Tieto navrhované opatrenia sa každoročne zasielajú rozpočtovému orgánu v rámci rozpočtového postupu.“

[2] Pozri článok 21.2.13 všeobecných zmluvných podmienok: https://www.ombudsman.europa.eu/en/office/publicprocurements/generalconditions/en