Sťažovateľ požiadal Európsku komisiu o prístup verejnosti ku konkrétnym e-mailom a iným výmenám týkajúcim sa politík a právnych predpisov EÚ v oblasti životného prostredia. Komisia poskytla prístup k časti dokumentov, ktoré identifikovala ako dokumenty patriace do rozsahu pôsobnosti žiadosti. Na podporu svojho rozhodnutia upraviť niektoré informácie sa odvolala na rôzne výnimky podľa právnych predpisov EÚ o prístupe verejnosti k dokumentom (nariadenie 1049/2001), pričom tvrdila, že zverejnenie by mohlo ohroziť súkromie, obchodné záujmy a rozhodovací proces. Pokiaľ ide o požadované e-maily, Komisia uviedla, že neboli zaregistrované, pretože sa domnieva, že vzhľadom na ich obsah a krátkodobú povahu nepatria medzi jej kritériá na registráciu dokumentov.

Vyšetrovanie ombudsmanky preukázalo, že e-maily sa týkajú „politík, činností a rozhodnutí“, za ktoré je zodpovedná Komisia, a sú jednoznačne „dokumentmi“ v zmysle nariadenia č. 1049/2001. Počas prebiehajúceho vyšetrovania ombudsmanka naliehala na Komisiu, aby posúdila, či je možné poskytnúť prístup verejnosti. Komisia zaregistrovala e-maily a súhlasila s ich preskúmaním z hľadiska možného zverejnenia podľa nariadenia č. 1049/2001.

Ombudsmanka zistila, že počiatočné nezaregistrovanie a nezahrnutie e-mailov do rozsahu žiadosti zo strany Komisie predstavovalo nesprávny úradný postup. Keďže však Komisia súhlasila s ich preskúmaním v súvislosti so žiadosťou, ďalšie vyšetrovania neboli odôvodnené. Vzhľadom na značný čas, ktorý Komisia potrebovala na primerané vybavenie žiadosti sťažovateľa o prístup verejnosti, ombudsmanka naliehavo vyzvala Komisiu, aby bezodkladne dokončila svoje posúdenie.