Strasbourg, 17.9.2012

Vizita agenției OI/12/2012/EIS – Vizita la Agenția Europeană pentru Produse Chimice (ECHA)

Stimate domnule Dancet,

În mai 2011, am lansat un program de vizite la agențiile UE, cu scopul de a identifica și disemina cele mai bune practici în relațiile acestora cu cetățenii. Inițial, am efectuat trei vizite „pilot” la agențiile UE din Regatul Unit, și anume Autoritatea Bancară Europeană, Agenția Europeană pentru Medicamente și Colegiul European de Poliție. Ulterior, la 1 iunie 2011, m-am întâlnit la Bruxelles cu șefii tuturor agențiilor UE și am avut ocazia să îi familiarizez mai detaliat cu această inițiativă. În octombrie și noiembrie 2011, am vizitat Agenția Europeană de Mediu la Copenhaga, Observatorul European pentru Droguri și Toxicomanie și, respectiv, Agenția Europeană pentru Siguranță Maritimă la Lisabona. În februarie 2012, am vizitat Centrul European pentru Dezvoltarea Formării Profesionale din Salonic, iar în mai am vizitat Fundația Europeană pentru Îmbunătățirea Condițiilor de Viață și de Muncă din Dublin. În iunie 2012, am vizitat Eurojust și Europol la Haga și Comitetul european pentru risc sistemic la Frankfurt. În cele din urmă, în iulie 2012, am vizitat Agenția Europeană pentru Securitatea Rețelelor Informatice și a Datelor, ENISA, în Iraklion, Creta. Informații privind vizitele mele anterioare la agențiile UE sunt disponibile pe următoarea pagină a site-ului meu:

www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

Mă voi afla la Helsinki la 5 octombrie 2012 și aș dori să profit de această ocazie pentru a vizita ECHA și aș fi bucuros să mă întâlnesc cu membrii relevanți ai echipei de conducere a agenției. Având în vedere natura unei astfel de vizite, pare oportun să mă adresez dumneavoastră în calitate de director executiv al ECHA. Pentru a vă ajuta să vă pregătiți pentru ceea ce sunt sigur că se va dovedi a fi un schimb de opinii util și constructiv, anexez la prezenta scrisoare o anexă care conține (a) proiectul de program al reuniunii noastre și (b) informații privind aspectele procedurale ale acestui tip de vizită.

Observ că, în urma contactelor informale dintre birourile noastre, vineri, 5 octombrie 2012 (9.30 - 12.30 h) a fost convenită ca dată convenabilă pentru reuniunea noastră, în care, din câte înțeleg, directorul dumneavoastră adjunct, dl Jukka Malm, va reprezenta, în absența dumneavoastră, conducerea ECHA.

În timpul vizitei mele la ECHA, voi fi însoțit de dna Eija Salonen, consilier juridic, care va acționa în calitate de persoană de contact pentru aspectele organizatorice ale reuniunii noastre. Datele sale de contact sunt: [e-mail], tel: + 33 3 88 17 24 29. Din contactele informale dintre birourile noastre, înțeleg, de asemenea, că dna Minna Heikkilä din partea agenției dumneavoastră va servi drept persoană de contact în cadrul ECHA, care va lua legătura cu dna Salonen pentru toate pregătirile necesare.

Vă atragem atenția asupra faptului că, în urma reuniunii noastre, aș dori, de asemenea, să mă întâlnesc cu Comitetul pentru personal al ECHA. Acest lucru vine în urma unei solicitări din partea Adunării comitetelor pentru personalul agențiilor (AASC) de a mă întâlni în mod sistematic cu comitetele pentru personal ale agențiilor UE pe care le vizitez în contextul anchetelor din proprie inițiativă.

Aș dori să vă mulțumesc din nou pentru că ați fost de acord să organizați această vizită și aștept cu interes să vă întâlniți (în absența dumneavoastră) cu directorul adjunct și cu colegii dumneavoastră și să ne implicăm cu toții în ceea ce sunt sigur că vor fi schimburi fructuoase cu privire la diferitele aspecte cuprinse în proiectul de ordine de zi a reuniunii noastre. Aș dori, de asemenea, să mulțumesc conducerii ECHA pentru organizarea aspectelor practice ale întâlnirii mele cu Comitetul pentru personal al agenției.

Cu stimă,

P. Nikiforos Diamandouros

Anexă: 1

ANEXĂ: Aspecte procedurale și proiectul de ordine de zi a vizitei

În ceea ce privește aspectele procedurale

Vizitele Ombudsmanului European se desfășoară în mod oficial pe baza competenței sale de a desfășura anchete din proprie inițiativă. Prin urmare, corespondența referitoare la această vizită va purta un număr de referință de înregistrare pentru astfel de anchete din proprie inițiativă (OI/12/2012/EIS). Ombudsmanul ar fi recunoscător dacă ECHA ar putea menționa acest număr de referință în corespondența sa privind vizita.

O anchetă din proprie inițiativă implică, printre altele, aplicarea garanțiilor procedurale obișnuite privind astfel de anchete. Printre acestea se numără dreptul agenției de a solicita Ombudsmanului European să trateze informațiile și documentele în mod confidențial – a se vedea articolele 5.1, 5.2 și 14.2 din Dispozițiile de punere în aplicare ale Ombudsmanului:  www.ombudsman.europa.eu/resources/provisions.faces

Pe lângă informarea agenției care urmează să fie vizitată cu privire la problemele pe care intenționează să le ridice, Ombudsmanul îi poate solicita, de asemenea, să furnizeze în prealabil anumite informații și/sau documente relevante.

După fiecare vizită, Ombudsmanul va informa agenția în scris cu privire la constatările sale. În cazul în care face sugestii specifice, acesta va solicita, în mod normal, agenției să îl informeze cu privire la orice acțiune ulterioară pe care își propune să o întreprindă. În funcție de răspunsul agenției, Ombudsmanul va lua în considerare fie închiderea anchetei, fie luarea de măsuri suplimentare, de exemplu prin emiterea de recomandări oficiale.

Vă atragem atenția asupra faptului că scrisoarea pregătitoare pentru această vizită, precum și prezenta anexă vor fi publicate pe site-ul Ombudsmanului European. În cazul în care Ombudsmanul decide să facă sugestii agenției în urma vizitei sale, comunicarea care conține astfel de sugestii va fi, de asemenea, publicată pe pagina respectivă, la fel ca și răspunsul agenției, orice corespondență ulterioară și concluziile scrise finale ale Ombudsmanului. Aceste schimburi vor apărea pe următoarea pagină a site-ului internet al Ombudsmanului: http://www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

În ceea ce privește chestiunile de pe ordinea de zi

 În ceea ce privește conținutul vizitei din 5 octombrie 2012, Ombudsmanul European ar dori să discute următoarele teme:

• principiile serviciului public;
• contactele inițiale ale ECHA cu publicul;
• Transparență, dialog și responsabilitate ;
• recrutarea;
• Oferte și contracte;
• conflictele de interese; și
• Avertizări de integritate.

Aspectele specifice pe care Ombudsmanul ar dori să le analizeze în cadrul fiecărei teme sunt următoarele:

1.Principiile serviciului public

La 10 iulie 2012, am informat ECHA cu privire la publicarea a cinci principii de serviciu public care ar trebui să ghideze conduita funcționarilor Uniunii. Aș fi interesat să aflu dacă agenția a luat sau intenționează să ia măsuri pentru a se asigura (a) că toți membrii personalului său sunt informați cu privire la principii și (b) pentru a pune la dispoziție principiile pe site-ul său web, astfel încât publicul să fie informat că agenția subscrie la acestea.

2. Contactele inițiale cu publicul

Una dintre sarcinile fundamentale ale Ombudsmanului este de a se asigura că administrația UE este deschisă, orientată spre servicii și eficientă în gestionarea contactelor cu cetățenii. Principiile de bază relevante sunt prevăzute în Codul european al bunei conduite administrative (ECGAB). Problema rămâne semnificativă în activitatea noastră zilnică, sugerând că administrația UE se confruntă în continuare cu unele provocări în acest domeniu. După caz, Ombudsmanul European încearcă să găsească o soluție rapidă la plângerile care se referă la nemulțumirile cu privire la contactele inițiale ale unui cetățean cu administrația. De obicei, acest lucru implică contactarea telefonică a persoanei relevante de către serviciile noastre.

Înțeleg că toate agențiile UE au convenit să adopte Codul european al bunei conduite administrative în cadrul unei reuniuni a șefilor agențiilor, care a avut loc la Lisabona în octombrie 2008. Am găsit pe site-ul ECHA un link către propriul său Cod de bună conduită administrativă [1] (denumit în continuare "Codul ECHA"). La prima vedere, se pare că Codul ECHA reflectă în principal principiile cuprinse în Codul european al bunei conduite administrative (ECGAB). Cu toate acestea, de exemplu, în Codul ECHA lipsește o trimitere la Ombudsman în ceea ce privește dispoziția care corespunde articolului 19 din ECGAB (indicarea posibilităților de exercitare a unei căi de atac). În această privință, v-aș fi recunoscător dacă ECHA ar putea clarifica modul în care vede relația dintre cele două coduri și dacă intenționează să publice și ECGAB pe site-ul său internet. De asemenea, am fi recunoscători să știm mai multe despre modul în care ECHA se asigură că personalul ECHA respectă principiile prevăzute în cod. Nu am putut găsi referințe la această chestiune pe site-ul ECHA și, prin urmare, v-aș fi recunoscător pentru o prezentare pe această temă.

3. Transparență, dialog și responsabilitate

Ombudsmanul European acordă, de asemenea, o primă promovării transparenței și creșterii responsabilității în administrația UE. Această cerință se reflectă, printre altele, în legislația UE privind accesul public la documente, care menționează în mod expres Ombudsmanul ca organism de control jurisdicțional. Acest lucru se reflectă, de asemenea, în competențele extinse de investigare ale Ombudsmanului, care ne permit să clarificăm în detaliu faptele și problemele ridicate în anchetele noastre.

Prin urmare, aș fi recunoscător să aflu mai multe despre următoarele aspecte:

a) Observăm că site-ul ECHA conține o secțiune privind accesul la documentele deținute de agenție. Cu toate acestea, v-aș fi recunoscător dacă ați ști cum tratează ECHA în practică cererile de acces public la documente. Care sunt normele, orientările și/sau modalitățile practice de tratare a acestor cereri? Vă rugăm să furnizați exemple, cum ar fi corespondența principală din cadrul tratării de către agenție a ultimelor trei cereri de acces public la documentele tratate în temeiul normelor relevante ale ECHA și/sau al Regulamentului 1049/2001. (Substanța deciziilor ECHA din aceste exemple nu va fi examinată, deoarece nu acesta este scopul acestei vizite.)

b) Întocmește ECHA un raport anual (intern sau extern) privind modul în care gestionează accesul public la documente?

c) ECHA gestionează sau intenționează să gestioneze un registru public în sensul articolului 11 din Regulamentul nr. 1049/2001?

d) ECHA gestionează un volum mare de informații și date. Site-ul său web este ușor de utilizat și conține un volum mare de date, publicații și informații referitoare la principalele activități ale ECHA. Regulamentul 1049/2001 se aplică strict „documentelor”. Cum tratează ECHA cererile de informații? Vă rugăm să ne furnizați informații privind feedbackul pe care serviciile ECHA îl primesc de la utilizatori și de la părțile interesate cu privire la accesul la informații.

4. Selecție și recrutare

În ceea ce privește fondul deciziilor de selecție și de recrutare, Ombudsmanul adoptă o abordare similară cu cea a instanțelor UE. Aceasta înseamnă, printre altele, că el recunoaște competențele discreționare foarte largi ale administrației în selectarea personalului său.

În ceea ce privește aspectele procedurale ale selecției și recrutării, Ombudsmanul a depus eforturi foarte active pentru a spori transparența recrutării în UE. Acest lucru a condus, de exemplu, la o mai mare transparență în ceea ce privește numele membrilor comisiilor de evaluare și la fișe de evaluare mai detaliate, care oferă candidaților o mai bună înțelegere a modului în care au fost evaluați.

ECHA a publicat pe site-ul său web, la secțiunea „Locuri de muncă”, informații privind politica sa de recrutare și procedurile sale de recrutare pentru agenți temporari și agenți contractuali (ECHA nu are în prezent funcționari permanenți). V-aș fi recunoscător dacă ați primi clarificări suplimentare cu privire la următoarele aspecte:

a) Cum asigură ECHA o comunicare eficace cu candidații la procedurile de selecție cu privire la stadiul candidaturilor lor și/sau la rezultatul procedurii de selecție?

b) Numele membrilor comisiei de evaluare sunt cunoscute candidaților?  În ce măsură oferă ECHA candidaților acces la evaluările candidaturilor lor?

c) În ce măsură ECHA caută mijloace mai rapide și mai puțin formale de soluționare a litigiilor privind deciziile de selecție și de recrutare decât cele prevăzute la articolul 90 din Statutul funcționarilor?

d) În corespondența sa, ECHA informează în mod sistematic candidații că pot adresa plângeri Ombudsmanului, astfel cum se prevede la articolul 19 din Codul european al bunei conduite administrative menționat mai sus și în Codul bunei conduite administrative al ECHA?

5. Oferte și contracte

La nivelul căilor de atac, litigiile legate de deciziile privind licitațiile și de relațiile contractuale sunt cel mai frecvent soluționate de instanțe. Cu toate acestea, o proporție semnificativă a cazurilor Ombudsmanului a vizat, de-a lungul anilor, și aceste domenii. În ceea ce privește ofertele, Ombudsmanul se inspiră din abordarea Curții, care constă în recunoașterea largilor puteri discreționare ale administrației în evaluarea aspectelor de fond ale propunerilor de oferte, verificând în același timp cu atenție dacă aceasta și-a motivat în mod valabil și adecvat deciziile și dacă a respectat în mod adecvat procedurile aplicabile și drepturile de informare. În ceea ce privește litigiile contractuale, Ombudsmanul nu evaluează, ca atare, dacă există o încălcare a contractului. Cu toate acestea, el examinează în detaliu dacă administrația a furnizat motive întemeiate pentru poziția sa și, de asemenea, analizează corectitudinea acțiunilor sau omisiunilor administrative.

Observ că site-ul ECHA conține o secțiune privind „Achizițiile publice”. În acest sens, întrebările mele sunt:

a) Cum gestionează ECHA litigiile legate de aceste domenii?

b) Sunt ofertanții și contractanții informați că pot depune o plângere la Ombudsman?

6. Conflicte de interese

Evitarea conflictelor de interese este un aspect important al celui de al doilea principiu al serviciului public: integritatea. Conflictele de interese apar atunci când persoanele care lucrează pentru administrația publică pot fi percepute ca având un interes personal necorespunzător într-o chestiune cu care se confruntă. Astfel de conflicte trebuie gestionate în mod corespunzător pentru a asigura un proces decizional obiectiv și pentru a spori încrederea publicului în administrație. Evenimentele și cazurile recente arată că administrația UE nu se bucură în mod clar de încrederea deplină a publicului în această chestiune.

Observăm că ECHA a publicat pe site-ul său internet, în secțiunea „Proceduri și politici”, politica sa de gestionare a potențialelor conflicte de interese [2], precum și declarațiile anuale de interese ale directorilor, directorilor și altor membri ai personalului de conducere al ECHA.

Având în vedere aceste considerații, aș fi interesat să știu ce măsuri concrete suplimentare aplică ECHA pentru a evita conflictele de interese în ceea ce privește următoarele domenii:

a) Recrutarea personalului, inclusiv a personalului de conducere

b) actualii și foștii membri ai personalului, în special în ceea ce privește activitățile externe desfășurate în timpul serviciului la ECHA și ulterior acestuia (a se vedea, de exemplu, articolele 11, 11a, 12b și 16 din Statutul funcționarilor).

7. Avertizarea în interes public

Articolele 22a și 22b din Statutul funcționarilor sunt denumite în mod obișnuit „dispoziții privind avertizorii”. Aceste dispoziții au o structură dublă, constând în (a) obligația de a raporta neregulile grave instituției avertizorului sau, în anumite condiții, OLAF și (b) dreptul de a raporta, de asemenea, chestiunea titularilor de funcții din anumite alte instituții ale UE, cu condiția respectării unor cerințe specifice [3]. Articolele 22a și 22b definesc circumstanțele în care avertizorii sunt protejați împotriva represaliilor din partea instituției pentru care lucrează. În conformitate cu articolul 22a, instituția în cauză nu este autorizată să acționeze în detrimentul funcționarului care a divulgat informațiile, dacă acesta a acționat în mod rezonabil și onest. Articolul 22b extinde această protecție la funcționarul care divulgă informații unuia sau mai multora dintre cei cinci titulari de funcții menționați la articolul respectiv, și anume președinților Parlamentului European, Comisiei, Consiliului, Curții de Conturi sau Ombudsmanului European.

V-aș fi recunoscător dacă ECHA ar putea furniza informații cu privire la orice măsuri pe care le-a instituit pentru avertizarea internă în interes public și cu privire la orice experiență cu avertizorii de integritate.