Realizat în conformitate cu articolul 3 alineatul (6) din Statutul Ombudsmanului European [1]

Contextul plângerii

1. Reclamantul, Fundația pentru o infrastructură informațională gratuită [2], s-a plâns Ombudsmanului cu privire la modul în care Parlamentul a tratat cererea sa de acces public la procesele-verbale ale reuniunilor coordonatorilor comisiilor [3].

2. La 8 iulie 2011, reclamantul a solicitat procesele-verbale ale reuniunilor Comisiei pentru comerț internațional (INTA), Comisiei pentru afaceri juridice (JURI) și Comisiei pentru afaceri constituționale (AFCO) ale Parlamentului referitoare la negocierea Acordului comercial de combatere a contrafacerii (ACTA)[4]. De asemenea, a solicitat procesele-verbale ale tuturor reuniunilor conexe ale coordonatorilor comisiilor.

3. La 28 iulie 2011, Unitatea pentru transparență - accesul public la documente a Parlamentului a răspuns că procesele-verbale ale tuturor reuniunilor comisiilor Parlamentului sunt disponibile pe site-ul internet al Parlamentului [5]. În continuare, a afirmat că aceste procese-verbale includ un punct intitulat „Deciziile coordonatorilor” sau „Anunțurile președintelui”, cu deciziile relevante ale coordonatorilor. Cu toate acestea, a adăugat că nu dispune de procese-verbale separate pentru reuniunile coordonatorilor comisiei.

4. La 29 iulie 2011, reclamantul a depus o cerere de confirmare pentru accesul public la procesele-verbale ale reuniunilor coordonatorilor comisiilor. Reclamantul a subliniat că o căutare Google pentru „reuniunile coordonatorilor Parlamentului European” a identificat procese-verbale separate ale reuniunilor coordonatorilor Comisiei pentru mediu, sănătate publică și siguranță alimentară (Comisia ENVI).

5. La 5 august 2011, Parlamentul a insistat asupra faptului că, în mod normal, nu există procese-verbale separate ale reuniunilor coordonatorilor comisiilor. Acesta a adăugat că unele comisii, cum ar fi Comisia ENVI, au decis să publice rezultatele reuniunilor lor.

6. La 5 octombrie 2011, reclamantul s-a adresat în scris secretariatului Comisiei INTA. Acesta s-a referit la răspunsurile anterioare ale Parlamentului potrivit cărora „există procese-verbale separate pentru reuniunile coordonatorilor” și a susținut că aceste declarații s-au dovedit a fi greșite, deoarece într-o scrisoare din partea dlui Carl Schlyter, deputat în Parlamentul European, adresată Comisiei INTA, s-a făcut trimitere la procesele-verbale ale coordonatorilor. Reclamantul a afirmat că Secretariatul Comisiei INTA a negat sau a ascuns existența documentelor și a îndemnat Secretariatul să înregistreze toate documentele existente într-unul dintre registrele de documente ale Parlamentului, astfel încât publicul să poată contesta deciziile de refuz al accesului.

7. La 25 octombrie 2011, făcând trimitere la cererea reclamantului din 5 octombrie 2011 adresată secretariatului Comisiei INTA, Parlamentul a acordat acces la procesele-verbale ale reuniunilor coordonatorilor INTA referitoare la ACTA, și anume la procesul-verbal al reuniunii coordonatorilor Comisiei INTA care a avut loc la 21 iunie 2011 [6].

8. La 20 noiembrie 2011, reclamantul a scris Parlamentului mulțumindu-i pentru că i-a trimis o copie a procesului-verbal al reuniunii coordonatorilor Comisiei INTA referitoare la ACTA. Cu toate acestea, a subliniat că, în cererea sa din 8 iulie 2011, a solicitat, de asemenea, procesul-verbal al reuniunii coordonatorilor Comisiei JURI, dar că Parlamentul a negat de trei ori existența acestor reuniuni. Comisia a solicitat din nou accesul public la aceste procese-verbale.

9. La 28 noiembrie 2011, Parlamentul a răspuns reclamantului că „în urma informațiilor obținute de la secretariatul Comisiei JURI, confirmăm răspunsul nostru furnizat în luna iulie a anului trecut: secretariatul Comisiei JURI nu elaborează procese-verbale separate ale coordonatorului. Procesele-verbale ale Comisiei JURI sunt disponibile pe pagina de internet a PE, la adresa: [referință]. Deciziile luate de coordonatori sunt incluse în procesul-verbal al comisiei (punctul „Comunicările președintelui”) ...”.

Obiectul anchetei

10. Ombudsmanul a solicitat Parlamentului să prezinte un aviz cu privire la următoarele afirmații și revendicări:

Afirmație:

Parlamentul nu înregistrează toate documentele existente ale Parlamentului în registrul său electronic de documente, în special procesele-verbale ale reuniunilor coordonatorilor comisiilor parlamentare.

Revendicarea:

Parlamentul ar trebui să înregistreze toate documentele existente ale Parlamentului în registrul său electronic de documente, în special procesele-verbale ale reuniunilor coordonatorilor comisiilor parlamentare.

Ancheta

11. Plângerea a fost transmisă Parlamentului pentru aviz. Parlamentul și-a trimis avizul la 31 mai 2012. Avizul a fost apoi transmis reclamantului, care și-a transmis observațiile la 25 iulie 2012.

Analiza și concluziile Ombudsmanului

A. Presupusa neînregistrare în registru a tuturor documentelor existente ale Parlamentului

Argumente prezentate Ombudsmanului

12. Reclamantul a susținut că Parlamentul încalcă Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 30 mai 2001 privind accesul public la documentele Parlamentului European, ale Consiliului și ale Comisiei (Regulamentul 1049/2001)[7] prin faptul că nu înregistrează toate documentele Parlamentului (cum ar fi procesele-verbale ale reuniunilor coordonatorilor comisiilor INTA, JURI și AFCO) într-un registru public de documente. Aceasta a susținut, de asemenea, că această nerespectare conduce, de asemenea, la o încălcare a articolului 103 din Regulamentul de procedură al Parlamentului („Transparența activităților Parlamentului”), care prevede: „Parlamentul se asigură că activitățile sale se desfășoară cu cea mai mare transparență, în conformitate cu articolul 1 al doilea paragraf din Tratatul privind Uniunea Europeană, cu articolul 15 din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene și cu articolul 42 din Carta drepturilor fundamentale a Uniunii Europene.”

13. În avizul său, Parlamentul a remarcat că considerentul 14 din Regulamentul 1049/2001 prevede că „[p]entru a facilita exercitarea drepturilor de către cetățeni, fiecare instituție ar trebui să asigure accesul la un registru de documente”. De asemenea, s-a luat act de faptul că considerentul 6 prevede că „[î]n cazurile în care instituțiile acționează în calitate de legiuitor, ar trebui să se acorde acces la documente”. Aceasta a citat, de asemenea, articolul 12 din Regulamentul nr. 1049/2001, care prevede următoarele:

„1. În măsura posibilului, instituțiile pun documentele direct la dispoziția publicului, în format electronic sau prin intermediul unui registru, în conformitate cu normele instituției în cauză.

2. În special, documentele legislative, și anume documentele întocmite sau primite în cursul procedurilor de adoptare a actelor care sunt obligatorii din punct de vedere juridic în sau pentru statele membre, ar trebui, sub rezerva articolelor 4 și 9, să fie direct accesibile.

3. Atunci când este posibil, alte documente, în special cele referitoare la elaborarea de politici sau strategii, ar trebui să fie direct accesibile.

4. În cazul în care accesul direct nu este acordat prin intermediul registrului, acesta indică, în măsura posibilului, locul în care se află documentul.”

14. Parlamentul a explicat apoi structura registrului său electronic. Aceasta a precizat că, pentru a se conforma articolului 11 din Regulamentul nr. 1049/2001, a realizat un inventar al categoriilor de documente produse de Parlament sau primite de Parlament în cadrul procedurilor interinstituționale. După întocmirea acestei liste de documente, Parlamentul a dezvoltat instrumentele informatice necesare care permit introducerea automată a documentelor (produse/primite) într-un registru public electronic. Diferitele categorii de documente sunt enumerate în registrul public, permițând căutări online pe categorii. Descărcarea directă a documentelor este posibilă în majoritatea cazurilor (95 %). În cazul în care descărcarea directă nu este posibilă, referința documentului relevant apare în registru. Documentul poate fi apoi solicitat Parlamentului.

15. Parlamentul a declarat că, la crearea registrului public, a aplicat criteriile conform cărora documentele enumerate trebuie să fie documente „formale”, adică documente care au un anumit grad de finalizare și care au fost înregistrate într-un sistem intern de gestionare a documentelor. Parlamentul a afirmat că documentele efemere sau tranzitorii (de exemplu, note personale, proiecte pregătitoare interne, e-mailuri etc.) nu sunt înregistrate în niciun sistem, cu excepția cazului în care sunt necesare pentru monitorizarea adecvată a unui anumit dosar. În consecință, acestea nu figurează în registrul public. În schimb, proiectele formale sau documentele pregătitoare relevante pentru discuțiile privind dosarele (în principal legislative) care urmează să fie adoptate de comisiile parlamentare sau de plenul Parlamentului sunt incluse în registrul public.

16. Parlamentul a susținut că, la dezvoltarea sistemului automat de alimentare, a acordat prioritate documentelor produse și primite în contextul procedurii legislative, pentru a respecta articolul 12 și considerentul 6 din regulament și pentru a contribui în mod proactiv la transparența procedurii legislative. Parlamentul a afirmat, de asemenea, că domeniul de aplicare al registrului se extinde progresiv pe măsură ce sunt identificate și produse noi tipologii de documente, în paralel cu competențele sporite ale Parlamentului.

17. Ca răspuns la afirmația reclamantului potrivit căreia Parlamentul ar trebui să înregistreze toate documentele existente ale Parlamentului în registrul său public electronic, Parlamentul a declarat că, în opinia sa, articolul 11 din regulament nu impune instituțiilor obligația de a enumera în registrele lor toate documentele pe care le dețin. În plus, nu este nici fezabil, nici recomandabil, din punctul de vedere al bunei administrări, să se înregistreze toate documentele existente, indiferent de statutul lor formal și de gradul lor de finalizare. Aceasta ar fi, de asemenea, contrară transparenței efective.

18. Parlamentul a susținut că, din punct de vedere tehnic și având în vedere definiția foarte largă a „documentului” de la articolul 3 litera (a) din regulament, crearea unui registru complet exhaustiv este imposibilă. Într-adevăr, în termeni practici, definiția largă implică faptul că orice document pregătitor cu primele idei (chiar și scrise de mână) cu privire la un viitor raport ar putea fi considerat un document. Același lucru este valabil pentru toate versiunile preliminare ale unui proiect de raport. Astfel de documente (note personale, e-mail-uri, post-it-uri, proiecte preliminare) nu, desigur, "există". Cu toate acestea, din cauza caracterului lor efemer, ele nu sunt în mod normal înregistrate.

19. Parlamentul a susținut că afirmația reclamantului a rezultat dintr-o confuzie între principiul accesului larg (considerentul 11 din regulament) și obligația instituțiilor de a înființa un registru. Acesta a afirmat că un registru public este un instrument de facilitare a accesului publicului. Parlamentul a afirmat că regulamentul nu face o paralelă între domeniul de aplicare al principiului accesului public și domeniul de aplicare al registrului. Dacă s-ar stabili o astfel de paralelă, punerea sa în aplicare ar fi nerealistă. Aceasta ar impune o sarcină administrativă considerabilă asupra instituțiilor din cauza volumului considerabil de documente preliminare și informale de diferite tipuri deținute de instituții. Obligația instituțiilor de a înregistra toate aceste documente ar împiedica buna funcționare a instituțiilor.

20. Cu toate acestea, Parlamentul a insistat că o astfel de distincție (între dreptul de acces și domeniul de aplicare al registrului) nu înseamnă că există o restricție privind dreptul de acces. Dimpotrivă, aceasta înseamnă că, atunci când se formulează o cerere, instituția în cauză are obligația de a identifica documentul relevant și de a examina conținutul acestuia în vederea asigurării accesului publicului în temeiul regulamentului. Această sarcină este independentă de faptul că registrul public se referă sau nu la documentele solicitate.

21. Parlamentul a concluzionat astfel că registrul său public de documente respectă cerințele articolelor 11 și 12 din Regulamentul 1049/2001.

22. În observațiile sale, reclamantul a declarat că a înțeles din avizul Parlamentului că Parlamentul nu înregistrează documente efemere sau tranzitorii. Cu toate acestea, s-a susținut că există multe documente care nu sunt efemere sau tranzitorii și care ar trebui incluse în registru, cum ar fi i) procesele-verbale ale reuniunilor coordonatorilor comisiilor și ii) documentele de negociere.

23. Reclamantul a susținut că procesele-verbale ale reuniunilor coordonatorilor nu sunt documente efemere sau tranzitorii. Acesta a afirmat că secretariatele comisiilor întocmesc procese-verbale detaliate separate ale coordonatorilor și le trimit tuturor membrilor comisiei. Aceste documente joacă un rol esențial, deoarece informează membrii comitetului și pot înregistra deciziile. Reclamantul a susținut că registrul nu indică secretariatele comisiilor care întocmesc procesele-verbale ale coordonatorilor. Reclamantul a subliniat că încă nu a primit procesele-verbale solicitate ale coordonatorilor Comisiei JURI. Potrivit reclamantului, aceste procese-verbale există. Reclamantul a susținut că se pare că comitetele nu își partajează documentele cu registrul. Acesta a adăugat că secretariatele comitetelor funcționează ca "mici regate" în cadrul Parlamentului, în afara sferei de acțiune a Registrului. Prin urmare, Parlamentul ar trebui, în opinia sa, să clarifice comisiile care întocmesc procese-verbale separate ale coordonatorilor și să își actualizeze registrul în consecință. De asemenea, secretariatele comitetelor ar trebui să furnizeze informații corecte registrului, care ar trebui să aibă acces la toate sistemele de gestionare a documentelor (pentru moment, susține reclamantul, nu are).

24. Reclamantul a susținut că răspunsurile Parlamentului din 28 iulie și 5 august 2011, în care acesta a afirmat că nu sunt redactate procese-verbale ale reuniunilor cu ușile închise ale comisiilor AFFO, JURI și INTA, ar putea fi corecte în ceea ce privește reuniunile complete ale comisiei care au loc cu ușile închise. Cu toate acestea, același lucru nu a fost valabil și pentru reuniunile cu ușile închise ale coordonatorilor comisiilor, întrucât cel puțin două dintre cele trei secretariate (ale comisiilor INTA și JURI) produc procese-verbale detaliate (separate) ale reuniunilor cu ușile închise ale coordonatorilor. Reclamantul a declarat că dovada în acest sens este că a obținut o copie a procesului-verbal al coordonatorului Comisiei INTA.

Evaluarea Ombudsmanului

25. Ombudsmanul ia act de faptul că prezenta anchetă nu se referă la refuzul de a acorda acces public la documente. Într-adevăr, de îndată ce existența unui document solicitat a fost confirmată de serviciile Parlamentului, reclamantului i s-a acordat acces public deplin la document. Prezenta plângere se referă numai la presupusa neincludere abuzivă de către Parlament a proceselor-verbale ale reuniunilor coordonatorilor comisiilor în registrul său public de documente. Reclamantul susține că neînregistrarea acestor documente în registrul public al documentelor împiedică exercitarea dreptului de acces public la documente.

26. Considerentul (14) al Regulamentului nr. 1049/2001 are următorul cuprins:

„Fiecare instituție ar trebui să ia măsurile necesare pentru a informa publicul cu privire la noile dispoziții în vigoare și pentru a-și forma personalul în vederea asistării cetățenilor care își exercită drepturile în temeiul prezentului regulament. Pentru a facilita exercitarea drepturilor de către cetățeni, fiecare instituție ar trebui să ofere acces la un registru de documente”(sublinierea noastră).

27. Articolul 11 din Regulamentul nr. 1049/2001 are următorul cuprins:

„1. Pentru ca drepturile cetățenilor în temeiul prezentului regulament să devină efective, fiecare instituție oferă acces public la un registru de documente. Accesul la registru ar trebui să fie furnizat în format electronic. Trimiterile la documente se înregistrează în registru fără întârziere.

2. Pentru fiecare document, registrul conține un număr de referință (inclusiv, după caz, referința interinstituțională), obiectul și/sau o scurtă descriere a conținutului documentului și data la care acesta a fost primit sau întocmit și înregistrat în registru. Trimiterile se fac într-un mod care să nu aducă atingere protecției intereselor menționate la articolul 4.

3. Instituțiile iau de îndată măsurile necesare pentru crearea unui registru care să fie operațional până la 3 iunie 2002.”

28. Articolul 12 din Regulamentul nr. 1049/2001 are următorul cuprins:

„1. În măsura posibilului, instituțiile pun documentele direct la dispoziția publicului, în format electronic sau prin intermediul unui registru, în conformitate cu normele instituției în cauză.

2. În special, documentele legislative, și anume documentele întocmite sau primite în cursul procedurilor de adoptare a actelor care sunt obligatorii din punct de vedere juridic în sau pentru statele membre, ar trebui, sub rezerva articolelor 4 și 9, să fie direct accesibile.

3. Atunci când este posibil, alte documente, în special cele referitoare la elaborarea de politici sau strategii, ar trebui să fie direct accesibile.

4. În cazul în care accesul direct nu este acordat prin intermediul registrului, acesta indică, în măsura posibilului, locul în care se află documentul.”

29. Este cert că serviciile Parlamentului nu includ în mod sistematic procesele-verbale separate ale reuniunilor coordonatorilor comisiilor în registrul public de documente al Parlamentului, chiar dacă aceste procese-verbale există cu siguranță [8]. De exemplu, în prezent nu există nicio trimitere la documentul INTA(2011)0621_2 în registrul public de documente al Parlamentului, chiar dacă documentul respectiv există cu siguranță și reclamantului i s-a acordat, în cele din urmă, acces la acesta (a se vedea punctul 9 de mai sus).

30. Faptul că serviciile Parlamentului nu au inclus documentul respectiv în registrul public de documente al Parlamentului nu înseamnă doar că exercitarea de către reclamant a dreptului său de acces la documentul respectiv a fost întârziată [9], ci înseamnă și că alți membri ai publicului nu sunt, nici măcar în prezent, informați cu privire la existența documentului respectiv.

31. Ombudsmanul este de acord că formularea și scopul articolelor 11 și 12 din Regulamentul 1049/2001 nu implică obligația Parlamentului de a avea, în registrul său public de documente, o trimitere la fiecare document pe care îl deține. De exemplu, pentru a informa publicul cu privire la existența nenumăratelor documente administrative banale create de Parlament în contextul gestionării personalului și a infrastructurii sale, ar fi adecvat ca Parlamentul să descrie aceste categorii de documente în registrul public (chiar dacă fiecare document individual din categoriile respective nu este enumerat separat în registru)[10]. În cazul în care cetățenii solicită vreodată accesul public la astfel de documente, aceștia ar putea depune o cerere la Parlament, care ar trebui să îi ajute să identifice documente specifice.

32. Cu toate acestea, Parlamentul ar trebui, cu siguranță, să interpreteze articolele 11 și 12 din Regulamentul 1049/2001 într-un mod care să permită publicului să obțină o imagine cât mai completă a modului în care Parlamentul își îndeplinește sarcinile principale. Documentele care se referă la aceste sarcini principale ar trebui, în măsura posibilului, să fie înregistrate în registrul public de documente al Parlamentului.

33. Activitatea deputaților în Parlamentul European în comisii constituie cu siguranță o sarcină esențială a Parlamentului. Această activitate cuprinde activitatea desfășurată în cadrul reuniunilor coordonatorilor comisiilor. În cazul în care se redactează procese-verbale separate ale reuniunilor coordonatorilor comisiilor [11], existența unor astfel de procese-verbale ar trebui înregistrată în registrul public de documente al Parlamentului.

34. Normele interne ale Parlamentului care urmăresc punerea în aplicare a dreptului de acces public la documentele Parlamentului European [12] sunt în conformitate cu principiile de mai sus. Articolul 4 alineatul (3) din acest regulament prevede: „Documentele întocmite în cadrul procedurii legislative sau în scopul lucrărilor parlamentare se înscriu în [registrul public] de îndată ce au fost depuse sau făcute publice”(sublinierea noastră).

35. Cu toate acestea, în speță, Parlamentul nu și-a respectat propriile norme interne. Chiar dacă există procese-verbale ale cel puțin unei reuniuni a coordonatorilor comisiei referitoare la negocierea ACTA (a se vedea punctul 9 de mai sus) și chiar dacă aceste procese-verbale se încadrează cu siguranță în categoria „d documente întocmite ... în scopul lucrărilor parlamentare”, nicio trimitere la documentul respectiv nu este inclusă în registrul public al Parlamentului.

36. Ombudsmanul înțelege că Parlamentul nu include, ca o chestiune de politică generală, trimiteri la procesele-verbale ale reuniunilor coordonatorilor comisiilor în registrul public de documente al Parlamentului. Prin urmare, în loc să fie vorba despre un eșec izolat al Parlamentului de a face publică existența unui singur document care se referă la activitatea deputaților în Parlamentul European, există un eșec sistemic al Parlamentului de a menționa, în registrul public al documentelor, existența unei întregi serii de documente care se referă la activitatea deputaților în Parlamentul European.

37. Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul consideră că neincluderea de către Parlament a trimiterilor la procesele-verbale ale reuniunilor coordonatorilor comisiilor în registrul său de documente constituie un caz de administrare defectuoasă. Prin urmare, raportoarea prezintă mai jos un proiect de recomandare corespunzător, în conformitate cu articolul 3 alineatul (6) din Statutul Ombudsmanului European.

38. Ombudsmanul subliniază că prezenta plângere a fost declanșată de lipsa de transparență în ceea ce privește accesul la documentele referitoare la negocierea unui acord comercial internațional, în cazul de față ACTA. În recentul său răspuns din 10 ianuarie 2014 adresat Ombudsmanului [13], Președintele Parlamentului a adoptat o poziție în favoarea unei mai mari transparențe în negocierile comerciale internaționale. De asemenea, având în vedere acest angajament, Ombudsmanul elaborează prezentul proiect de recomandare.

B. Proiectul de recomandare

Atunci când se întocmesc procesele-verbale ale reuniunilor coordonatorilor comisiilor, Parlamentul ar trebui să includă procesele-verbale în registrul său public de documente și să le facă, în principiu, direct accesibile, în conformitate cu articolul 12 din Regulamentul 1049/2001.

Emily O'Reilly

Adoptată la Strasbourg, la 31 martie 2014.

[1] Decizia Parlamentului European din 9 martie 1994 privind statutul și condițiile generale pentru exercitarea funcțiilor Ombudsmanului (94/262/CECO, CE, Euratom), JO 1994 L 113, p. 15.

[2] Fundația afirmă că este o asociație non-profit dedicată dezvoltării bunurilor informaționale în beneficiul public, pe baza drepturilor de autor, a liberei concurențe și a standardelor deschise.

[3] Parlamentul European are 20 de comisii parlamentare formate din 24-76 de deputați. Comisiile parlamentare se reunesc, în public, o dată sau de două ori pe lună la Bruxelles. Acestea elaborează rapoarte privind propunerile legislative, care sunt apoi prezentate Adunării Plenare a Parlamentului. Articolul 192 din Regulamentul de procedură al Parlamentului prevede că grupurile politice din Parlament pot desemna unul dintre membrii lor drept „coordonator” în cadrul fiecărei comisii. Reuniunile „coordonatorilor de comisii” sunt apoi convocate, în mod normal în aceeași zi cu reuniunile comisiei, pentru a pregăti deciziile care urmează să fie luate de comisia respectivă, în special deciziile privind procedura și numirea raportorilor. De asemenea, o comisie poate delega coordonatorilor competența de a lua anumite decizii, cu excepția deciziilor privind adoptarea de rapoarte, avize sau amendamente.

[4] ACTA este un tratat multinațional cu scopul de a stabili standarde internaționale pentru aplicarea drepturilor de proprietate intelectuală. ACTA a fost semnat în octombrie 2011 de Australia, Canada, Japonia, Maroc, Noua Zeelandă, Singapore, Coreea de Sud și Statele Unite. La 26 ianuarie 2012, Mexicul, Uniunea Europeană și 22 de țări care sunt state membre ale Uniunii Europene au semnat, de asemenea, ACTA. După ratificarea de către șase țări, ACTA va intra în vigoare în țările care l-au ratificat. Întrucât Uniunea Europeană și statele sale membre au competențe comune în ceea ce privește această convenție, intrarea în vigoare a ACTA a necesitat ratificarea atât de către statele membre, cât și de către Uniunea Europeană. Ratificarea de către Uniunea Europeană a necesitat aprobarea Parlamentului European (în conformitate cu articolul 218 din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene). Cu toate acestea, prin votul său din 4 iulie 2012, Parlamentul European a respins ratificarea ACTA.

[5] http://www.europarl.europa.eu/committees/en/minutes.html

[6] Fundația pentru o Infrastructură Informațională Liberă a pus la dispoziție prezentul proces-verbal [număr de referință INTA(2011)0621_2] pe site-ul său internet, la adresa: http://people.ffii.org/~ante/acta/INTA-minutes/Coordinators%27s%20minutes%202011%200621.pdf.

[7] JO 2001, L 145, p. 43.

[8] Procesul-verbal al unei anumite reuniuni a coordonatorilor comisiei este la discreția absolută a participanților la reuniunea respectivă (și anume, coordonatorii comisiei decid ei înșiși dacă procesul-verbal va fi sau nu va fi luat în cadrul unei anumite reuniuni). (Articolul 192 din Regulamentul de procedură al Parlamentului, care se referă la rolul coordonatorilor comisiilor, nu impune obligația de a redacta procese-verbale.)

Întrucât dreptul de acces public la documente (și necesitatea de a include trimiteri la documente într-un registru public de documente pentru a facilita exercitarea acestui drept) se aplică numai documentelor existente și nu implică nicio obligație de a crea un document, problema accesului public la procesele-verbale separate ale oricărei reuniuni a coordonatorilor comisiilor pur și simplu nu apare dacă participanții la reuniunea respectivă nu au optat pentru crearea unui proces-verbal separat al reuniunii.

În cazul în care coordonatorii comisiilor decid să consemneze o reuniune a coordonatorilor comisiilor, serviciul Parlamentului responsabil cu redactarea acestui proces-verbal (și anume, secretariatul comisiei competente) are la dispoziție două opțiuni. În primul rând, procesul-verbal al reuniunii coordonatorilor comisiei poate fi încorporat direct în procesul-verbal al reuniunii relevante a comisiei. De exemplu, Secretariatul Comisiei JURI a declarat în mod expres că nu întocmește niciodată procese-verbale separate ale coordonatorilor comisiei și că deciziile luate de coordonatori sunt incluse în procesele-verbale ale comisiei la secțiunea „Anunțurile președintelui”. În mod alternativ, coordonatorii comisiei pot opta pentru un proces-verbal separat al unei reuniuni. De exemplu, procesul-verbal al Comisiei INTA din 21 iunie 2011 nu include procesul-verbal al reuniunii coordonatorilor comisiei din aceeași zi [a se vedea documentul de referință INTA_PV(2011)0621_1]. În schimb (a se vedea punctul 9 de mai sus), au fost redactate procese-verbale separate ale reuniunii coordonatorilor, cărora li s-a atribuit un număr oficial de înregistrare [INTA(2011)0621_2].

Nimic nu obligă un Comitet să urmeze în mod consecvent una sau cealaltă opțiune. Într-adevăr, aceeași comisie, Comisia INTA, a adoptat o abordare pentru reuniunea sa din 21 iunie 2011 și o altă abordare pentru reuniunea sa din 25-26 aprilie 2012 [procesul-verbal al reuniunii coordonatorilor comisiei referitoare la reuniunea Comisiei INTA din 25 aprilie 2012 este inclus la paginile 4-9 din procesul-verbal al reuniunii Comisiei INTA din 25-26 aprilie 2012 [INTA_PV(2012)0425_1].

[9] Reclamantul a solicitat accesul public la procesul-verbal la 8 iulie 2011. A durat până la 25 octombrie 2011 până când Parlamentul a recunoscut existența procesului-verbal și a furnizat reclamantului o copie a acestuia.

[10] Desigur, acele documente care sunt înregistrate în registru pot fi ele însele organizate în categorii, pentru ușurința utilizării.

[11] A se vedea nota de subsol 8 de mai sus.

[12] Decizia Biroului din 28 noiembrie 2001, JO 2011 C 216, p. 19, a se vedea, de asemenea, http://www.europarl.europa.eu/RegistreWeb/information/publicInfo.htm?language=EN.

[13] http://www.ombudsman.europa.eu/en/press/release.faces/en/53287/html.bookmark