[Fabricat în conformitate cu articolul 3 alineatul (6) din Statutul Ombudsmanului European (1)]

Plângerea

Contextul

La 2 octombrie 2003, reclamantul, un consultant german, s-a adresat Comisiei Europene ca răspuns la cererea de propuneri 2003-2004 a acesteia din urmă în cadrul programului Leonardo da Vinci. În conformitate cu normele stabilite în cererea de propuneri, proiectele trebuiau depuse până la 3 octombrie 2003.

Normele relevante sunt prevăzute în Decizia 1999/382/CE a Consiliului din 26 aprilie 1999 de stabilire a celei de a doua faze a programului comunitar de acțiune pentru formare profesională "Leonardo da Vinci" (JO L 146, p. 33, Ediție specială, 05/vol. 5, p. 3). Pentru propunerile depuse în cadrul procedurii C (cum ar fi cea a reclamantului), normele relevante prevăd un proces de selecție în două etape, și anume (i) selectarea propunerilor prealabile și (ii) selectarea propunerilor complete, precum și implicarea unui comitet de gestionare („Comitetul Leonardo da Vinci”).

Măsurile relevante care trebuie luate sunt descrise în prezentele norme după cum urmează:

„(i) În conformitate cu normele definite în cererea de propuneri, promotorii trebuie să prezinte Comisiei propuneri prealabile. (...)

(ii) Comisia va evalua toate propunerile preliminare și, după obținerea avizului [Comitetului Leonardo da Vinci], va face o selecție. (...)

(iii) Numai promotorii proiectelor de succes vor fi invitați să prezinte Comisiei o propunere completă. (...)

(iv) Comisia, asistată de experți independenți, va efectua o evaluare transnațională a propunerilor primite și va stabili o listă restrânsă de proiecte. (...)

(v) În conformitate cu procedura prevăzută la articolul 7 din decizie, Comisia solicită avizul [Comitetului Leonardo da Vinci] cu privire la această listă restrânsă.

(vi) Comisia va stabili lista finală a propunerilor selectate și va informa [Comitetul Leonardo da Vinci]. (...)

(vii) (...)

(viii) Selectarea propunerilor prealabile trebuie efectuată în termen de trei luni de la încheierea perioadei de depunere a propunerilor, astfel cum se specifică în cererea de propuneri; procesul privind etapele (iii)-(vi) nu ar trebui să dureze mai mult de cinci luni.”

La 22 decembrie 2003, Comisia l-a informat pe reclamant că proiectul său nu putea fi selectat, întrucât acesta nu respectase termenul de depunere a propunerilor.

Reclamantul a considerat că a respectat acest termen, având în vedere că și-a trimis propunerea prin scrisoare recomandată la 2 octombrie 2003.

Reclamantul a contactat Comisia prin telefon la 29 decembrie 2003. Într-o scrisoare trimisă în aceeași zi, acesta a solicitat Comisiei să confirme, până la 5 ianuarie 2004, că proiectul său a fost prezentat la timp, în caz contrar urmând să se adreseze instanțelor pentru ajutor. În scrisoarea sa adresată Comisiei, reclamantul a depus, de asemenea, plângeri („Dienstaufsichtsbeschwerden”) împotriva persoanei responsabile de proiectul său și împotriva șefului serviciului competent al Comisiei.

Plângerea 33/2004/GG

Reclamantul a transmis în aceeași zi Comisiei o copie a scrisorii sale din 29 decembrie 2003 adresată Ombudsmanului. În scrisoarea sa de intenție, acesta a solicitat Ombudsmanului să examineze chestiunea. Prin urmare, această scrisoare a fost înregistrată ca plângere de către Ombudsman (plângerea 33/2004/GG).

Având în vedere că scrisoarea reclamantului adresată Comisiei a fost trimisă în aceeași zi cu scrisoarea adresată Ombudsmanului, era clar că Comisia nu avusese încă suficient timp pentru a examina chestiunea. Prin urmare, plângerea a fost respinsă în temeiul articolului 2 alineatul (4) din Statutul Ombudsmanului la 13 ianuarie 2004.

Plângerea 221/2004/GG

La 15 ianuarie 2004, reclamantul a scris pentru a informa Ombudsmanul că dorește să își reînnoiască plângerea. Prin urmare, această scrisoare a fost înregistrată ca o nouă plângere (plângerea 221/2004/GG). Reclamantul nu a prezentat nicio acuzație, ci doar a solicitat Ombudsmanului să examineze chestiunea. Cu toate acestea, se pare că acesta a considerat că cererea sa nu a fost tratată în mod corespunzător de către Comisie.

În opinia sa, Comisia a admis existența unei erori. Potrivit Comisiei, o examinare mai atentă a plicului trimis de reclamant a arătat că exista o ștampilă poștală greu lizibilă care purta data de 2 octombrie 2003. Comisia a subliniat că, pentru a remedia această eroare, a selectat propunerea prealabilă de proiect a reclamantului pentru prezentarea unei propuneri complete. Reclamantului i s-a acordat inițial un termen până la 1 martie 2004 pentru a prezenta această propunere completă. După ce reclamantul a subliniat că va dispune astfel de mai puțin timp pentru prezentarea propunerii complete decât alți promotori, Comisia a acceptat că ar trebui să i se acorde același număr de zile pentru a-și pregăti propunerea completă ca tuturor celorlalți candidați.

Împreună cu avizul său, Comisia a prezentat o copie a notei interne din 28 ianuarie 2004, în care a explicat abordarea sugerată în cazul de față.

În observațiile sale cu privire la acest aviz, reclamantul a subliniat că nu a beneficiat de aceeași cantitate de informații ca și ceilalți solicitanți, întrucât Comisia nu a transmis nicio informație cu privire la modul în care, în opinia Comisiei, proiectul prezentat în propunerea prealabilă ar putea fi îmbunătățit în propunerea completă, ceea ce Comisia a făcut cu privire la toți ceilalți solicitanți. Potrivit reclamantului, acesta a fost un dezavantaj grav pe care l-ar lua în considerare în evaluarea sa finală după încheierea procedurii de depunere a cererii și pentru a decide dacă ar fi necesare măsuri suplimentare pentru apărarea drepturilor sale. Reclamantul a subliniat, de asemenea, că Comisia nu a răspuns plângerilor sale („Dienstaufsichtsbeschwerden”) împotriva persoanei responsabile de proiectul său și împotriva șefului serviciului competent al Comisiei.

Ombudsmanul a considerat că lipsa unui răspuns din partea Comisiei la „Dienstaufsichtsbeschwerden” pare să se datoreze unei neînțelegeri din partea Comisiei. Având în vedere abordarea constructivă și rapidă a acestuia din urmă în cazul de față, Ombudsmanul a considerat că nu este necesar să se urmărească această chestiune în cadrul prezentei anchete. Cu toate acestea, reclamantul a fost informat cu privire la posibilitatea de a depune o nouă plângere cu privire la această chestiune în cazul în care, contrar așteptărilor, Comisia nu ar trebui să trateze această chestiune.

În ceea ce privește fondul cauzei, Ombudsmanul a considerat că Comisia a acționat rapid și constructiv pentru a corecta eroarea care a avut loc. Ombudsmanul a observat că reclamantul a susținut că, contrar celor afirmate de Comisie, nu a primit la fel de multe informații ca ceilalți solicitanți. Ombudsmanul a considerat că reclamantul a prezentat astfel o nouă afirmație suplimentară. În opinia Ombudsmanului, nu a fost adecvat să se trateze această nouă acuzație în ancheta sa privind plângerea 221/2004/GG din cel puțin două motive. În primul rând, reclamantul nu pare să fi ridicat această problemă în fața Comisiei înainte de a o prezenta Ombudsmanului. Prin urmare, Comisia nu a avut încă posibilitatea de a examina chestiunea. În al doilea rând, reclamantul a rămas liber să depună o nouă plângere la Ombudsman în cazul în care presupusa omisiune a Comisiei de a-i furniza informații ar afecta în mod negativ decizia Comisiei cu privire la propunerea sa completă. Prin urmare, Ombudsmanul a concluzionat că (sub rezerva respectivei rezerve) nu a mai existat niciun caz de administrare defectuoasă după măsurile luate de Comisie. Prin urmare, acesta a închis cazul la 5 mai 2004.

Evoluții ulterioare

La 21 iunie 2004, Comisia l-a informat pe reclamant că propunerea sa nu a fost selectată.

Reclamantul s-a opus acestei decizii printr-o scrisoare trimisă la 26 iunie 2004. În această scrisoare, el a criticat faptul că persoanele împotriva cărora a depus plângeri („Dienstaufsichtsbeschwerden”) au fost implicate, contrar solicitărilor sale repetate, în evaluarea propunerii sale. Reclamantul a susținut, de asemenea, că respingerea propunerii sale a fost arbitrară, având în vedere că persoanele care au evaluat această propunere nu par să aibă expertiza necesară. El a solicitat, de asemenea, accesul la dosarul Comisiei și a subliniat că va solicita daune-interese ca urmare a respingerii propunerii sale după ce a avut acces la acest dosar.

Reclamantul a susținut, de asemenea, că, în cazul în care propunerea sa prealabilă ar fi fost tratată în mod corespunzător, nu ar fi fost necesar să prezinte o propunere completă care să implice costuri ridicate. El a subliniat, de asemenea, că, în cazul în care propunerea sa prealabilă ar fi fost evaluată pozitiv, ar fi primit (la fel ca toți ceilalți solicitanți) rezultatele acestei prime evaluări, care i-ar fi permis să ia în considerare problemele suplimentare, în propunerea sa, care i-au fost aduse acum la cunoștință pentru prima dată. Reclamantul a remarcat că prejudiciul care a fost cauzat de acest aspect al tratării cazului său de către Comisie ar putea fi deja exprimat în termeni preciși. Prin urmare, acesta a solicitat 2 275 EUR pentru costurile legate de eforturile sale de a face Comisia să ia în considerare propunerea sa prealabilă (30 de ore de lucru la o rată de 75 EUR pe oră, plus o sumă forfetară de 25 EUR pentru costurile de trimitere a faxurilor și de efectuare a apelurilor telefonice) și 8 752,60 EUR ca urmare a efortului inutil (așa cum a reieșit) de a pregăti o propunere (20 de zile lucrătoare la o rată de 409 EUR pe zi, plus o sumă forfetară de 7 % pentru costuri). Astfel, suma totală s-a ridicat la 11 027,60 EUR.

În scrisoarea sa din 26 iunie 2004, reclamantul a subliniat, de asemenea, că a solicitat deja în mai multe rânduri accesul la dosarul Comisiei și a solicitat Comisiei să stabilească o dată adecvată, în termen de trei zile, pentru inspectarea acestui dosar la sediul Comisiei din Bruxelles.

La 14 iulie 2004, reclamantul s-a adresat în scris Comisiei pentru a-i reaminti că cererea sa de acces nu fusese încă soluționată. Prin urmare, reclamantul a reînnoit în mod expres această cerere. De asemenea, acesta a informat Comisia că dorește să depună plângeri („Dienstaufsichtsbeschwerden”) împotriva persoanei responsabile de cererea sa de acces la documente și împotriva directorului responsabil de unitatea relevantă a Comisiei.

La 19 iulie 2004, Comisia a răspuns la scrisoarea reclamantului din 26 iunie 2004. În acest răspuns, Comisia a subliniat că propunerea completă a reclamantului a fost evaluată de trei experți externi independenți. În opinia Comisiei, procesul a fost astfel obiectiv și transparent și a respectat principiul conform căruia toți solicitanții ar trebui tratați în mod egal. Comisia a susținut că problema care a apărut în ceea ce privește examinarea propunerii prealabile a reclamantului nu a afectat această concluzie. Aceasta a subliniat că și-a reexaminat decizia de a declara cererea reclamantului inadmisibilă. De asemenea, Comisia a observat că, pentru a evita orice discriminare în comparație cu alți solicitanți, l-a invitat pe reclamant să contacteze serviciile sale în vederea discutării unor întrebări suplimentare în legătură cu cererea sa. Comisia a subliniat că reclamantul nu a făcut uz de această posibilitate. Comisia a remarcat, de asemenea, că i-a acordat reclamantului o perioadă suplimentară de timp pentru a-și pregăti propunerea. În ceea ce privește accesul la documente, Comisia a interpretat cererea ca solicitând accesul la evaluările propunerii reclamantului care au fost pregătite de experții menționați mai sus. Această cerere a fost respinsă în temeiul articolului 4 alineatul (3) din Regulamentul 1049/2001. În ceea ce privește „Dienstaufsichtsbeschwerden”, Comisia a explicat că nu avea cunoștință de niciun temei juridic pentru astfel de plângeri în dreptul comunitar. Prin urmare, Comisia a invitat reclamantul să furnizeze indicații mai precise cu privire la temeiul unor astfel de plângeri.

La 30 iulie 2004, reclamantul a depus o cerere de confirmare, prin transmitere prin fax către Secretarul General al Comisiei, pentru accesul la documente în temeiul Regulamentului 1049/2001.

Cu privire la prezenta critică

Tot la 30 iulie 2004, reclamantul a depus o nouă plângere la Ombudsman, care a fost înregistrată cu numărul de referință 2437/2004/GG.

În plângerea sa, reclamantul nu a făcut afirmații și afirmații precise. Cu toate acestea, se pare că reclamantul a dorit să susțină că a fost discriminat în comparație cu alți solicitanți. De asemenea, a fost clar că acesta a considerat că Comisia ar trebui să plătească despăgubirile solicitate în scrisoarea sa din 26 iunie 2004 și că aceasta ar trebui să răspundă la „Dienstaufsichtsbeschwerden”.

În ceea ce privește argumentul Comisiei potrivit căruia l-a invitat să discute orice aspecte relevante înainte ca acesta din urmă să își prezinte propunerea, dar că nu a făcut uz de această posibilitate, reclamantul a susținut că, la momentul respectiv, nu a avut întrebări cu privire la fondul cererii sale, având în vedere că nu a primit nicio evaluare preliminară din partea Comisiei. Reclamantul a subliniat, de asemenea, că practica stabilită (și rezonabilă) a Comisiei este de a nu se angaja în astfel de „discuții în vederea optimizării cererilor” în cursul unei proceduri în curs. Prin urmare, acesta a solicitat Ombudsmanului să examineze dacă Comisia s-a angajat într-adevăr în astfel de discuții în cazul de față.

În aceste condiții, Ombudsmanul a înțeles reclamantul ca (1) susținând că a fost discriminat în comparație cu alți reclamanți, (2) susținând că Comisia ar trebui să plătească despăgubirile prevăzute în scrisoarea sa din 26 iunie 2004 și (3) susținând că Comisia ar trebui să răspundă la „Dienstaufsichtsbeschwerden”. Prin urmare, Comisia a fost invitată să emită un aviz cu privire la această afirmație și la aceste afirmații. Reclamantul a fost informat în consecință.

Ombudsmanul a informat atât reclamantul, cât și Comisia că plângerea nu pare să se extindă la chestiunea accesului la documentele din dosar.

Faxul reclamantului din 31 august 2004

Într-un fax din 31 august 2004, reclamantul a informat Ombudsmanul că dorește, de asemenea, să depună o plângere cu privire la refuzul Comisiei de a-i acorda acces la documente. La 13 septembrie 2004, Ombudsmanul a transmis o copie a acestui fax Comisiei și i-a solicitat acesteia un aviz și cu privire la afirmația suplimentară.

Faxul reclamantului din 12 septembrie 2004

La 12 septembrie 2004, reclamantul a informat Ombudsmanul că a primit o scrisoare din 2 septembrie 2004 în care Comisia notase că termenul de răspuns la cererea de confirmare a reclamantului din 30 iulie 2004 (care, potrivit Comisiei, fusese înregistrată la 12 august 2004) trebuia prelungit cu încă 15 zile lucrătoare (până la 23 septembrie 2004) din cauza faptului că mai mulți funcționari a căror expertiză era necesară pentru a trata cererea erau în vacanță. Reclamantul a considerat că decizia luată de Comisie nu a fost corectă, având în vedere că nu ar trebui să i se permită Comisiei să prelungească timpul de tratare a cererilor prin întârzierea înregistrării cererilor și că motivul indicat de Comisie ar putea fi utilizat pentru a eluda orice termen. De asemenea, acesta și-a exprimat îndoiala cu privire la faptul că scrisoarea Comisiei (pe care a susținut că a primit-o la 11 septembrie 2004) a fost într-adevăr trimisă la 2 septembrie 2004. La 4 octombrie 2004, Ombudsmanul a transmis Comisiei o copie a faxului reclamantului.

INQUIRY

Avizul Comisiei

În avizul său, Comisia a furnizat o cronologie a evenimentelor. Conform acestei descrieri, propunerea reclamantului a fost declarată inadmisibilă de către comitetul de selecție al Comisiei în cadrul reuniunii sale din 16 octombrie 2003, în timp ce scrisoarea de informare a reclamantului în acest sens a fost trimisă la 22 decembrie 2003. Tot conform acestei cronologii, faxul reclamantului din 30 iulie 2004 a fost primit de Comisie la 6 august 2004.

În plus, Comisia a prezentat următoarele observații:

Selecția propunerilor în cadrul programului Leonardo da Vinci a cuprins două etape. Solicitantul a prezentat mai întâi o propunere prealabilă care a fost ulterior evaluată de Comisie cu ajutorul unor experți externi independenți. Pe baza rezultatelor acestei evaluări, solicitanții cu cele mai bune propuneri prealabile au fost invitați să prezinte o propunere completă.

Propunerea prealabilă a reclamantului a fost inițial respinsă din cauza faptului că părea să fi fost prezentată după termenul relevant. Această decizie a fost anulată după ce reclamantul s-a opus în scrisoarea sa din 29 decembrie 2003. Cu toate acestea, întrucât acest recurs a fost primit după ce exercițiul de evaluare a fost deja finalizat, propunerea prealabilă a reclamantului, spre deosebire de alte propuneri prealabile, nu a fost evaluată de experți externi. Pentru a evita ca reclamantul să sufere vreun dezavantaj din cauza deciziei inițiale a Comisiei, acesta a fost totuși invitat să prezinte o propunere completă și să contacteze serviciile Comisiei cu privire la orice întrebare pe care ar putea să o aibă cu privire la propunerea sa. Pentru a evita orice discriminare în comparație cu alți solicitanți, reclamantului i s-a acordat, de asemenea, mai mult timp pentru a-și prezenta propunerea completă.

S-a recunoscut că s-a scurs o anumită perioadă de timp între avizul comitetului de selecție și scrisoarea Comisiei prin care reclamantul era informat cu privire la inadmisibilitatea cererii sale. Această întârziere s-a datorat faptului că decizia Comisiei privind propunerile prealabile a fost adoptată, în cadrul "Procedurii C", după obținerea avizului Comitetului Leonardo da Vinci și după expirarea perioadei prevăzute pentru exercitarea dreptului de control al Parlamentului European.

Acesta a fost motivul pentru care Comisia a introdus o procedură excepțională cu scopul de a permite reclamantului să prezinte o propunere completă. Comisia a acceptat că a fost indusă în eroare de timbrele poștale ilizibile (la cererea reclamantului) atunci când a examinat admisibilitatea cererii și și-a cerut scuze în acest sens reclamantului. Cu toate acestea, Comisia a considerat că această eroare a fost corectată prin acceptarea, în mod excepțional, a faptului că reclamantul putea prezenta o propunere completă, invitându-l să contacteze serviciile sale cu privire la orice chestiune referitoare la propunerea prealabilă și acordându-i un termen special pentru prezentarea propunerii complete.

Reclamantul nu a suferit niciun prejudiciu din cauza faptului că cererea sa a fost declarată inițial inadmisibilă. Ar trebui remarcat faptul că, între prezentarea propunerii prealabile și prezentarea propunerii complete, au avut loc mai multe schimburi de mesaje între serviciile Comisiei și reclamant. Cu toate acestea, se pare că reclamantul nu a formulat nicio cerere cu privire la eventualele observații ale experților externi referitoare la propunerea sa prealabilă sau la posibilitățile de îmbunătățire a propunerii sale în această perioadă.

De asemenea, nu a existat nicio legătură directă între recomandările formulate de experți externi pentru îmbunătățirea propunerilor prealabile și selectarea propunerilor, având în vedere că rata de succes între faza propunerilor prealabile și faza propunerilor s-a ridicat la aproximativ 50 %.

De asemenea, ar trebui remarcat faptul că nu există niciun „drept” la o subvenție în dreptul comunitar. Prin urmare, Comisia nu a despăgubit persoanele care au solicitat o subvenție pentru timpul pe care l-au petrecut pregătindu-și propunerile.

Prin urmare, Comisia nu a împărtășit opinia reclamantului potrivit căreia acesta avea dreptul la despăgubiri.

După primirea scrisorii reclamantului din 29 decembrie 2003, Comisia a procedat la o reevaluare a cazului. Comisia și-a revizuit poziția în mod corespunzător și a concluzionat că funcționarului responsabil sau comitetului de selecție, care a comis o eroare acționând cu „bună-credință”, nu i se poate reproșa nimic. Comisia și-a exprimat poziția în scrisoarea sa din 19 iulie 2004, în care a explicat că nu avea cunoștință de niciun temei juridic pentru „Dienstaufsichtsbeschwerden” în dreptul comunitar și a invitat reclamantul să furnizeze indicații mai precise cu privire la temeiul unor astfel de plângeri. Reclamantul nu a răspuns la această invitație.

În ceea ce privește problema accesului la dosar, cererea de confirmare din 30 iulie 2004 fusese înregistrată la 12 august 2004. Astfel, termenul de 15 zile lucrătoare pentru răspuns expirase la 2 septembrie 2004. În aceeași zi, Comisia s-a adresat în scris reclamantului pentru a-l informa că perioada în cauză a fost prelungită. Motivul invocat de Comisie era perfect legitim. În urma unei reexaminări a cererii, Comisia a decis să comunice reclamantului formularele de evaluare ale experților externi, fără a divulga însă identitatea acestor experți. Răspunsul final a fost trimis reclamantului la 24 septembrie 2004.

Observațiile reclamanților

În observațiile sale, reclamantul a formulat următoarele observații:

Comisia a admis că tratarea incorectă a cererii sale din octombrie 2003 era în întregime responsabilitatea sa. Cu toate acestea, ea nu și-a dovedit afirmația potrivit căreia acest lucru s-ar fi datorat unor ștampile poștale ilizibile de pe plicul care conținea această cerere, de exemplu prin prezentarea unei copii a documentului în cauză. Nu s-a acordat încă acces la document. Prin urmare, pe baza elementelor de probă disponibile, nu s-a demonstrat că împrejurarea invocată de Comisie a condus la tratarea incorectă a cererii introductive.

Încă înainte de prezentarea propunerii prealabile, acesta a atras atenția Comisiei asupra faptului că stabilirea datei de 3 octombrie 2003 ca termen ar conduce la un tratament diferit al reclamanților germani, având în vedere că oficiile poștale germane nu au fost deschise în ziua respectivă, care era o sărbătoare națională. Cu toate acestea, Comisia a refuzat să accepte cererea sa de modificare a termenului.

Prin urmare, cererea de acces la întregul dosar a fost menținută.

În cazul în care Comisia ar fi avut într-adevăr îndoieli cu privire la transmiterea la timp a cererii sale, aceasta ar fi fost obligată să îi solicite să prezinte, în termen de 48 de ore, elemente de probă din care să reiasă că scrisoarea a fost expediată la timp. Cu toate acestea, Comisia nu a procedat astfel.

În cazul în care o evaluare de către experți externi nu ar fi fost într-adevăr posibilă atunci când s-ar fi constatat că propunerea prealabilă era admisibilă, Comisia ar fi fost obligată, din proprie inițiativă și fără a fi necesară o cerere în acest sens, să îl informeze cu privire la evaluarea sa cu privire la propunerea prealabilă și la sugestiile sale de îmbunătățire a acesteia din urmă.

În lipsa unei astfel de comunicări din partea Comisiei, acesta a presupus că Comisia nu avusese obiecții fundamentale în ceea ce privește substanța sau forma și că Comisia nu a considerat că prepropunerea trebuia optimizată în mod fundamental. Pe baza acestei așteptări, el a pregătit propunerea completă.

Anchete suplimentare

După o analiză atentă a avizului Comisiei și a observațiilor reclamantului, s-a constatat că sunt necesare investigații suplimentare.

Solicitarea de informații suplimentare din partea Ombudsmanului

Prin urmare, la 17 ianuarie 2005, Ombudsmanul a solicitat Comisiei (1) să comenteze argumentul reclamantului potrivit căruia Comisia nu a tratat întregul domeniu de aplicare al cererii sale de acces la dosarul Comisiei, (2) să furnizeze o copie a plicului care conținea propunerea prealabilă a reclamantului care a fost trimisă Comisiei în octombrie 2003 și (3) să furnizeze informații mai specifice (a) cu privire la dispozițiile legale care o obligau să consulte Comitetul Leonardo da Vinci și, eventual, Parlamentul European și în cazul cererilor considerate inadmisibile pe motiv că au fost depuse cu întârziere și (b) cu privire la momentul în care Comitetul Leonardo da Vinci și-a dat avizul și cu privire la expirarea perioadei prevăzute pentru dreptul de control al Parlamentului European.

Răspunsul Comisiei

În răspunsul său trimis la 14 martie 2005, Comisia a formulat următoarele observații:

În scrisoarea sa din 26 iunie 2004, reclamantul a solicitat accesul la dosarul Comisiei în măsura în care a contestat obiectivitatea evaluării propunerii sale, punând sub semnul întrebării calitatea sau existența evaluărilor experților externi. Comisia a tratat această cerere prin scrisoarea sa din 24 septembrie 2004. Împreună cu această scrisoare, Comisia a transmis reclamantului fișele de evaluare anonimizate ale experților externi cu privire la propunerea sa. Reclamantul nu a menționat un document specific pe care Comisia ar trebui să i-l transmită. Prin urmare, serviciile Comisiei nu au putut înțelege ce a vrut să spună reclamantul atunci când a indicat că Comisia nu i-a acordat acces deplin la dosar.

Comisia a trebuit să consulte Comitetul Leonardo da Vinci cu privire la proiectul de listă a propunerilor preliminare selectate. Comitetul a emis un aviz favorabil la 17 noiembrie 2003. Proiectul de decizie a fost prezentat Parlamentului la 17 noiembrie 2003, iar perioada de exercitare a drepturilor de control ale Parlamentului a expirat la 16 decembrie 2003.

O copie a plicului care conținea propunerea prealabilă a reclamantului, care a fost trimisă Comisiei în octombrie 2003, a fost prezentată de către Comisie împreună cu scrisoarea sa din 14 martie 2005.

Observațiile reclamantului

În observațiile sale, reclamantul și-a menținut plângerea și a formulat următoarele observații suplimentare:

Având în vedere că a solicitat accesul la întregul dosar al Comisiei, nu a fost necesar ca acesta să desemneze documente specifice.

Una dintre ștampila poștei de pe plicul care conținea propunerea sa prealabilă era datată 2 octombrie 2003 și era lizibilă. Prin urmare, era de neînțeles motivul pentru care Comisia respinsese cererea ca inadmisibilă. Având în vedere că cererile trebuiau depuse prin scrisoare recomandată, ar fi fost posibil să se stabilească data corectă. Aplicând normele de procedură proprii ale Comisiei, aceasta ar fi trebuit să îi solicite, în termen de 48 de ore de la luarea la cunoștință a circumstanțelor relevante, să dovedească faptul că scrisoarea a fost trimisă în timp util.

Comisia a creat în mod eronat impresia că nu ar fi putut să îl informeze cu privire la faptul că cererea sa a fost respinsă ca inadmisibilă din cauza obligației sale de a consulta comisia și Parlamentul European.

DECIZIA

1 Situația de fapt relevantă

1.1 La 2 octombrie 2003, reclamantul, consultant german, s-a adresat Comisiei Europene ca răspuns la cererea de propuneri 2003-2004 a acesteia din urmă în cadrul programului Leonardo da Vinci.

Normele relevante sunt prevăzute în Decizia 1999/382/CE a Consiliului din 26 aprilie 1999 de stabilire a celei de a doua faze a programului comunitar de acțiune pentru formare profesională "Leonardo da Vinci" (JO L 146, p. 33, Ediție specială, 05/vol. 5, p. 3). Pentru propunerile depuse în cadrul procedurii C (cum ar fi cea a reclamantului), normele relevante prevăd un proces de selecție în două etape, și anume (i) selectarea propunerilor prealabile și (ii) selectarea propunerilor complete, precum și implicarea unui comitet de gestionare („Comitetul Leonardo da Vinci”). Comisia evaluează mai întâi toate propunerile preliminare pe care le primește și, după ce a solicitat avizul Comitetului Leonardo da Vinci, face o selecție. Se pare că Comisia recurge deja la experți externi în etapa de selectare a propunerilor prealabile și că orice recomandări de îmbunătățire a propunerilor formulate de acești experți sunt transmise solicitanților.

Numai candidații ale căror propuneri prealabile au fost selectate sunt invitați să depună propuneri. Ulterior, Comisia, tot cu ajutorul unor experți externi, efectuează o evaluare a propunerilor primite și stabilește o listă restrânsă de proiecte. După ce a solicitat avizul Comitetului Leonardo da Vinci, Comisia stabilește lista proiectelor de succes care au fost selectate.

Parlamentul European exercită drepturi de control asupra acestei proceduri.

Se pare că selecția propunerilor prealabile trebuie efectuată în termen de trei luni de la încheierea perioadei de depunere a propunerilor prealabile specificate în cererea de propuneri, în timp ce restul procesului nu ar trebui să dureze mai mult de cinci luni.

1.2 În conformitate cu normele stabilite în cererea de propuneri referitoare la prezenta cauză, propunerile prealabile trebuiau prezentate până la 3 octombrie 2003. În cadrul reuniunii sale din 16 octombrie 2003, comitetul de selecție al Comisiei a declarat inadmisibilă propunerea prealabilă a reclamantului pe motiv că aceasta a fost prezentată prea târziu. Reclamantul a fost informat în consecință prin scrisoarea din 22 decembrie 2003, după ce Comisia a făcut selecția propunerilor prealabile, după ce Comitetul Leonardo da Vinci a fost audiat cu privire la această selecție și după expirarea perioadei în care Parlamentul European putea interveni.

1.3 Considerând că a respectat acest termen, având în vedere că și-a trimis propunerea prin scrisoare recomandată la 2 octombrie 2003, reclamantul s-a adresat atât Comisiei, cât și Ombudsmanului la 29 decembrie 2003. Având în vedere că Comisia nu a avut încă suficient timp pentru a examina chestiunea, această primă plângere (plângerea 33/2004/GG) a fost respinsă ca inadmisibilă de către Ombudsman la 13 ianuarie 2004.

1.4 La 15 ianuarie 2004, reclamantul a depus o nouă plângere la Ombudsman (plângerea 221/2004/GG), iar Ombudsmanul a deschis o anchetă. În avizul său, Comisia a acceptat că s-a comis o eroare și că propunerea prealabilă a reclamantului a fost într-adevăr prezentată la timp. Comisia a observat că, pentru a remedia această eroare, a selectat propunerea prealabilă de proiect a reclamantului pentru prezentarea unei propuneri complete. Reclamantului i s-a acordat inițial un termen până la 1 martie 2004 pentru a prezenta această propunere completă. După ce reclamantul a subliniat că va dispune astfel de mai puțin timp pentru prezentarea propunerii complete decât alți candidați, Comisia a acceptat că ar trebui să i se acorde același număr de zile pentru a pregăti această propunere completă ca tuturor celorlalți candidați.

În observațiile sale cu privire la acest aviz, reclamantul a subliniat că nu a beneficiat de aceeași cantitate de informații ca și ceilalți solicitanți, întrucât Comisia nu a transmis nicio informație cu privire la modul în care, în opinia Comisiei, proiectul prezentat în propunerea prealabilă ar putea fi îmbunătățit în propunerea completă, ceea ce Comisia a făcut cu privire la toți ceilalți solicitanți. Potrivit reclamantului, acesta a fost un dezavantaj grav pe care l-ar lua în considerare în evaluarea sa finală după încheierea procedurii de depunere a cererii și pentru a decide dacă ar fi necesare măsuri suplimentare pentru apărarea drepturilor sale. Reclamantul a subliniat, de asemenea, că Comisia nu a răspuns plângerilor sale („Dienstaufsichtsbeschwerden”) împotriva persoanei responsabile de proiectul său și împotriva șefului serviciului competent al Comisiei.

Ombudsmanul a considerat că lipsa unui răspuns din partea Comisiei la „Dienstaufsichtsbeschwerden” pare să se datoreze unei neînțelegeri din partea Comisiei. Având în vedere abordarea constructivă și rapidă a acestuia din urmă în cazul de față, Ombudsmanul a considerat că nu este necesar să se urmărească această chestiune în cadrul prezentei anchete. Cu toate acestea, reclamantul a fost informat cu privire la posibilitatea de a depune o nouă plângere cu privire la această chestiune în cazul în care, contrar așteptărilor, Comisia nu ar trebui să trateze această chestiune.

În ceea ce privește fondul cauzei, Ombudsmanul a considerat că Comisia a acționat rapid și constructiv pentru a corecta eroarea care a avut loc. Ombudsmanul a observat că reclamantul a susținut că, contrar celor afirmate de Comisie, nu a primit la fel de multe informații ca ceilalți solicitanți. Ombudsmanul a considerat că reclamantul a prezentat astfel o nouă afirmație suplimentară. În opinia Ombudsmanului, nu a fost adecvat să se trateze această nouă acuzație în ancheta sa privind plângerea 221/2004/GG din cel puțin două motive. În primul rând, reclamantul nu pare să fi ridicat această problemă în fața Comisiei înainte de a o prezenta Ombudsmanului. Prin urmare, Comisia nu a avut încă posibilitatea de a examina chestiunea. În al doilea rând, reclamantul a rămas liber să depună o nouă plângere la Ombudsman în cazul în care presupusa omisiune a Comisiei de a-i furniza informații ar afecta în mod negativ decizia Comisiei cu privire la propunerea sa completă. Prin urmare, Ombudsmanul a concluzionat că (sub rezerva respectivei rezerve) nu a mai existat niciun caz de administrare defectuoasă după măsurile luate de Comisie. Prin urmare, acesta a închis cazul la 5 mai 2004.

1.5 La 21 iunie 2004, Comisia l-a informat pe reclamant că propunerea sa nu a fost selectată.

1.6 Într-o scrisoare trimisă la 26 iunie 2004, reclamantul s-a opus acestei decizii și a solicitat, de asemenea, accesul la dosarul Comisiei. Reclamantul a indicat, de asemenea, că, în opinia sa, Comisia ar trebui să îi plătească compensații în valoare de 11 027,60 EUR.

În răspunsul din 19 iulie 2004, Comisia a considerat că a procedat corect în speță. În ceea ce privește accesul la documente, Comisia a interpretat cererea reclamantului ca solicitând accesul la evaluările propunerii reclamantului care au fost pregătite de experți. Această cerere a fost respinsă în temeiul articolului 4 alineatul (3) din Regulamentul 1049/2001.

La 30 iulie 2004, reclamantul a depus o cerere de confirmare a accesului în temeiul Regulamentului 1049/2001.

1.7 Tot la 30 iulie 2004, reclamantul a depus o nouă plângere la Ombudsman, înregistrată cu numărul de referință 2437/2004/GG. La 31 august și 12 septembrie 2004, reclamantul a prezentat informații suplimentare și a extins domeniul de aplicare al acestei plângeri. Pe baza acestor scrisori, Ombudsmanul a identificat următoarele acuzații și afirmații: reclamantul (1) a susținut că a fost discriminat în comparație cu alți solicitanți, (2) a susținut că Comisia nu i-a acordat acces la dosarul său în conformitate cu Regulamentul 1049/2001, (3) a susținut că Comisia ar trebui să plătească despăgubirile solicitate în scrisoarea sa din 26 iunie 2004 și (4) a susținut că Comisia ar trebui să răspundă la „Dienstaufsichtsbeschwerden”.

2 Cu privire la domeniul de aplicare al prezentei anchete

2.1 În scrisoarea sa adresată Comisiei la 26 iunie 2004, pe care se întemeiază prezenta plângere, reclamantul a explicat că suma de 11 027,60 EUR pe care a pretins că i se datorează a fost derivată din ceea ce el a considerat a fi tratarea incorectă a propunerii sale prealabile de către Comisie. Reclamantul a menționat că își rezervă dreptul de a solicita despăgubiri pentru modul în care a fost evaluată propunerea sa.

2.2 Având în vedere că reclamantul nu a prezentat informații suplimentare sau cifre precise în acest sens, Ombudsmanul consideră că eventuala cerere de despăgubiri a reclamantului, care rezultă din evaluarea de către Comisie a propunerii sale complete, nu este acoperită de plângerea sa. Prin urmare, prezenta anchetă se va referi numai la cererea reclamantului de despăgubiri care rezultă din modul în care Comisia a tratat propunerea sa prealabilă, inclusiv invitația de a prezenta o propunere completă.

2.3 În scrisoarea sa din 26 iunie 2004, reclamantul a susținut, de asemenea, că persoanele împotriva cărora a depus plângeri ("Dienstaufsichtsbeschwerden") au fost implicate, contrar solicitărilor sale repetate, în evaluarea propunerii sale.

2.4 Ombudsmanul a considerat că această afirmație nu face parte din plângerea pe care reclamantul i-a adresat-o în cazul de față. Prin urmare, el nu a solicitat Comisiei să emită un aviz cu privire la această chestiune. Reclamantul, care a fost informat cu privire la acuzațiile și afirmațiile cu privire la care Ombudsmanul a solicitat Comisiei să emită un aviz, nu a formulat obiecții cu privire la această abordare. În aceste condiții, prezenta anchetă nu va aborda această problemă.

2.5 În plângerea sa, reclamantul a sugerat Ombudsmanului să examineze dacă Comisia s-a angajat în discuții cu alți solicitanți în cursul procedurii, pentru a permite acestor solicitanți să își optimizeze solicitanții. Se pare că observația reclamantului se referă la etapa ulterioară prezentării propunerilor complete. Având în vedere concluziile sale cu privire la principalele acuzații și afirmații ale reclamantului (a se vedea mai jos), Ombudsmanul consideră că nu este necesar să se abordeze această chestiune în cadrul prezentei anchete.

2.6 În observațiile sale cu privire la avizul Comisiei în cazul de față, reclamantul a remarcat că a atras atenția Comisiei asupra faptului că stabilirea datei de 3 octombrie 2003 ca termen ar duce la un tratament diferit al solicitanților germani, având în vedere că oficiile poștale germane nu erau deschise în acea zi, care era o sărbătoare națională în Germania. Reclamantul a subliniat că, totuși, Comisia a refuzat să accepte cererea sa de modificare a termenului.

2.7 Ombudsmanul consideră că observația menționată mai sus a reclamantului pare să fi fost destinată informării sale și că nu constituie o afirmație suplimentară. Prin urmare, acest aspect al cauzei nu va face obiectul prezentei anchete. Ombudsmanul consideră util să adauge că simplul fapt că sfârșitul unei perioade de depunere a cererilor cade într-o zi de sărbătoare legală într-unul dintre statele membre nu pare a fi un indiciu de administrare defectuoasă, cu condiția ca solicitanții din toate statele membre să dispună de o perioadă de timp suficientă pentru pregătirea și depunerea cererilor lor.

3 Presupusă discriminare

3.1 Reclamantul a susținut că a fost discriminat în comparație cu alți reclamanți. Această afirmație s-a bazat pe faptul că Comisia nu a examinat propunerea sa prealabilă înainte de a fi invitat să prezinte o propunere completă. Reclamantul a susținut că, în cazul în care propunerea sa prealabilă ar fi fost tratată în mod corespunzător, nu ar fi fost necesar să prezinte o propunere completă care să implice costuri ridicate. El a subliniat, de asemenea, că, în cazul în care propunerea sa prealabilă ar fi fost evaluată pozitiv, ar fi primit (la fel ca toți ceilalți solicitanți) rezultatele acestei prime evaluări, care i-ar fi permis să țină seama de aspecte suplimentare, în propunerea sa, care i-au fost aduse acum la cunoștință pentru prima dată.

3.2 În avizul său, Comisia a subliniat că propunerea prealabilă a reclamantului a fost inițial respinsă din cauza faptului că părea să fi fost prezentată după termenul relevant. Această decizie a fost anulată după ce reclamantul s-a opus în scrisoarea sa din 29 decembrie 2003. Cu toate acestea, întrucât acest recurs a fost primit după ce exercițiul de evaluare a fost deja finalizat, propunerea prealabilă a reclamantului, spre deosebire de alte propuneri prealabile, nu a fost evaluată de experți externi. Pentru a evita ca reclamantul să sufere vreun dezavantaj din cauza deciziei inițiale a Comisiei, acesta a fost totuși invitat să prezinte o propunere completă și să contacteze serviciile Comisiei cu privire la orice întrebare pe care ar putea să o aibă cu privire la propunerea sa. Pentru a evita orice discriminare în comparație cu alți solicitanți, reclamantului i s-a acordat, de asemenea, mai mult timp pentru a-și prezenta propunerea completă.

Comisia a susținut că reclamantul nu a formulat nicio cerere cu privire la eventualele observații ale experților externi referitoare la propunerea sa prealabilă sau la posibilitățile de îmbunătățire a propunerii sale în această perioadă. Potrivit Comisiei, nu a existat, de asemenea, nicio legătură directă între eventualele recomandări formulate de experți externi pentru îmbunătățirea propunerilor și selectarea propunerilor, având în vedere că rata de succes între faza de prepropuneri și faza de propuneri s-a ridicat la aproximativ 50 %.

3.3 În observațiile sale, reclamantul a susținut că, în cazul în care o evaluare de către experți externi nu ar fi fost într-adevăr posibilă atunci când s-ar fi constatat că propunerea prealabilă era admisibilă, Comisia ar fi fost obligată, din proprie inițiativă și fără a fi necesară o cerere în acest sens, să îl informeze cu privire la evaluarea propunerii prealabile și la sugestiile sale privind modul de îmbunătățire a acesteia din urmă.

3.4 Ombudsmanul ia notă de faptul că Comisia a acceptat că a făcut o greșeală atunci când a considerat că propunerea prealabilă a reclamantului a fost prezentată cu întârziere și că și-a cerut scuze pentru această greșeală. El observă, de asemenea, că Comisia a acționat rapid și constructiv atunci când i s-a adus la cunoștință greșeala. Pentru a corecta efectele negative ale acestei erori, Comisia a oferit reclamantului posibilitatea de a prezenta o propunere completă care urma să fie prezentată până la 1 martie 2004, data stabilită pentru prezentarea propunerilor complete ale solicitanților ale căror propuneri prealabile fuseseră selectate. Ombudsmanul observă, de asemenea, că, atunci când reclamantul a subliniat că acest lucru i-ar oferi mai puțin timp pentru a prezenta o propunere completă decât ceilalți promotori, Comisia a acceptat că ar trebui să i se acorde același timp și că propunerea sa completă ar trebui prezentată până la 19 martie 2004.

3.5 În opinia Ombudsmanului, este totuși clar că acest mod de a proceda nu a asigurat faptul că reclamantul a fost tratat ca toți ceilalți promotori ale căror propuneri prealabile au fost selectate. În cursul prezentei anchete, Comisia a confirmat că a examinat propunerile preliminare cu ajutorul unor experți externi. În plus, se pare că observațiile formulate de acești experți, inclusiv propunerile privind modul de îmbunătățire a propunerilor prealabile, au fost transmise solicitanților de către Comisie (2). Prin urmare, acești solicitanți au avut posibilitatea de a beneficia de consultanță de specialitate atunci când au decis dacă și cum să prezinte Comisiei o propunere completă. Nu se contestă faptul că o astfel de consiliere nu a fost acordată reclamantului. În aceste condiții, Comisia nu a tratat reclamantul în același mod ca pe ceilalți solicitanți ale căror propuneri prealabile au fost selectate.

3.6 Cu toate acestea, Ombudsmanul consideră că trebuie să se țină seama de circumstanțele prezentei cauze pentru a stabili dacă această diferență de tratament ar putea fi justificată. Se pare că normele relevante prevăd că propunerile prealabile trebuie evaluate într-o anumită perioadă de timp. Această perioadă de timp a expirat atunci când Comisia a luat cunoștință de eroarea care a avut loc, iar Comisia a explicat că, din acest motiv, propunerea prealabilă a reclamantului nu a fost evaluată de experți externi. Ombudsmanul observă, de asemenea, că, împreună cu avizul său privind plângerea 221/2004/GG, Comisia a prezentat o copie a notei interne din 28 ianuarie 2004, în care Comisia a explicat abordarea sugerată în cazul de față. În conformitate cu această notă, în această etapă a fost „material imposibil” să se efectueze o evaluare a propunerii prealabile a reclamantului, având în vedere timpul necesar pentru a contracta experți externi și faptul că propunerea completă ar trebui să parvină Comisiei înainte de încheierea „exercițiului complet de evaluare a propunerii”, care urma să aibă loc, conform notei, între 1 și 26 martie 2004. În conformitate cu această notă, s-a decis, prin urmare, să se declare propunerea prealabilă ca fiind selectată pentru prezentarea unei propuneri complete și „să se ia măsurile corespunzătoare față de [reclamant] în vederea acordării egalității de tratament”.

3.7 În opinia Ombudsmanului, nu este dincolo de orice îndoială dacă a fost într-adevăr imposibil ca prepropunerea reclamantului să fie evaluată de experți externi în cazul de față. Ar trebui remarcat faptul că normele relevante nu par să stabilească termene obligatorii în ceea ce privește evaluarea celei de a doua etape a procesului, și anume evaluarea propunerilor complete. Cu toate acestea, în absența unor informații suplimentare cu privire la aceste aspecte și având în vedere concluziile sale ulterioare, Ombudsmanul consideră că este mai bine să se pornească de la premisa că, într-adevăr, a fost „material imposibil” pentru Comisie să recurgă la experți externi pentru a evalua propunerea prealabilă a reclamantului.

3.8 Pe această bază, Ombudsmanul consideră că soluția prezentată în nota Comisiei din 28 ianuarie 2004 a fost într-adevăr rezonabilă în circumstanțele date, cu condiția ca Comisia să fi luat "măsuri adecvate (...) pentru a acorda un tratament egal". Cu toate acestea, în opinia Ombudsmanului, Comisia nu a făcut tot ceea ce era necesar și adecvat în circumstanțele date pentru a se asigura că reclamantul este tratat în același mod ca și ceilalți reclamanți. Acest lucru este cu siguranță adevărat în ceea ce privește timpul care a fost acordat solicitanților. Ar trebui remarcat faptul că reclamantului i s-a acordat inițial un termen până la 1 martie 2004 pentru a-și prezenta propunerea completă. Numai după ce reclamantul s-a opus, i s-a acordat același număr de zile ca și celorlalți reclamanți. Deși acest viciu a fost astfel remediat rapid de Comisie și, prin urmare, este irelevant pentru scopurile actuale, abordarea Comisiei dă naștere unor îndoieli cu privire la faptul că aceasta era pe deplin conștientă de ceea ce era necesar pentru a asigura egalitatea de tratament a tuturor solicitanților. Mai important, având în vedere importanța pe care evaluarea propunerii prealabile a avut-o pentru prezentarea propunerii complete, Comisia ar fi trebuit să fie conștientă de faptul că reclamantul era dezavantajat în comparație cu ceilalți solicitanți ale căror propuneri prealabile fuseseră evaluate și selectate. În aceste condiții, ar fi fost o bună practică administrativă ca Comisia să încerce să se asigure că acest dezavantaj este redus cât mai mult posibil. După cum a susținut reclamantul, Comisia ar fi putut, în special, să îl informeze cu privire la evaluarea sa a propunerii prealabile și la sugestiile sale privind modul de îmbunătățire a acesteia din urmă. Având în vedere circumstanțele cazului de față, Ombudsmanul consideră că o astfel de modalitate de a proceda ar putea fi într-adevăr așteptată de la o administrație care dorește să anuleze consecințele unei erori pe care a comis-o. Cu toate acestea, se pare că nu au fost luate astfel de măsuri. Este adevărat că, în scrisoarea sa din 2 februarie 2004, prin care l-a informat pe reclamant cu privire la decizia pe care a luat-o, Comisia a menționat că acesta poate contacta direcția sa generală „pentru informații suplimentare”. Cu toate acestea, în opinia Ombudsmanului, această ofertă destul de generală nu a fost suficientă pentru a garanta că reclamantul a fost tratat în esență în același mod ca solicitanții ale căror propuneri prealabile au fost evaluate și selectate.

3.9 Pentru a evita orice îndoială, trebuie remarcat faptul că Ombudsmanul este conștient de faptul că reclamantul a înaintat o propunere completă fără să fi insistat sau să fi obținut o evaluare a propunerii sale prealabile. Cu toate acestea, în opinia Ombudsmanului, această circumstanță (deși relevantă pentru întrebarea dacă reclamantul are dreptul la despăgubiri) nu afectează concluzia acestuia potrivit căreia Comisia nu s-a asigurat că reclamantului i s-a acordat un tratament egal cu cel acordat altor solicitanți ale căror propuneri prealabile au fost selectate și care au fost invitați să prezinte o propunere completă. Neasigurarea de către Comisie a unui astfel de tratament egal constituie, prin urmare, o administrare defectuoasă.

4 Cu privire la pretinsa neacordare a accesului la dosarul Comisiei

4.1 Reclamantul a susținut că Comisia nu i-a acordat un acces corespunzător la dosarul său. Într-o nouă scrisoare adresată Ombudsmanului la 12 septembrie 2004 (care a fost transmisă Comisiei de către Ombudsman), reclamantul a informat Ombudsmanul că a primit o scrisoare din 2 septembrie 2004 în care Comisia a luat act de faptul că termenul de răspuns la cererea de confirmare a reclamantului din 30 iulie 2004 (care, potrivit Comisiei, fusese înregistrată la 12 august 2004) a trebuit să fie prelungit cu încă 15 zile lucrătoare (până la 23 septembrie 2004) din cauza faptului că mai mulți funcționari a căror expertiză era necesară pentru a trata cererea se aflau în vacanță. Reclamantul a considerat că decizia luată de Comisie nu a fost corectă, având în vedere că nu ar trebui să i se permită Comisiei să prelungească timpul de tratare a cererilor prin întârzierea înregistrării cererilor și că motivul indicat de Comisie ar putea fi utilizat pentru a eluda orice termen.

4.2 În avizul său, Comisia a subliniat că cererea de confirmare din 30 iulie 2004 fusese înregistrată la 12 august 2004. Astfel, termenul de 15 zile lucrătoare pentru răspuns expirase la 2 septembrie 2004. În aceeași zi, Comisia s-a adresat în scris reclamantului pentru a-l informa că perioada în cauză a fost prelungită. Potrivit Comisiei, motivul invocat de aceasta ar fi fost perfect legitim. În urma unei reexaminări a cererii, Comisia a decis să comunice reclamantului formularele de evaluare ale experților externi, fără a divulga însă identitatea acestor experți. Răspunsul final a fost trimis reclamantului la 24 septembrie 2004.

4.3 În observațiile sale, reclamantul și-a menținut afirmația.

4.4 Într-o solicitare de informații suplimentare trimisă la 17 ianuarie 2005, Ombudsmanul a solicitat Comisiei să își prezinte observațiile cu privire la opinia reclamantului potrivit căreia acesta nu a tratat întregul domeniu de aplicare al cererii sale de acces la dosarul Comisiei.

4.5 În răspunsul său, Comisia a susținut că reclamantul a solicitat accesul la dosarul Comisiei în măsura în care contesta obiectivitatea evaluării propunerii sale, punând sub semnul întrebării calitatea sau existența evaluărilor experților externi. Comisia a tratat această cerere prin scrisoarea sa din 24 septembrie 2004, prin care a transmis reclamantului fișele de evaluare anonimizate ale experților externi cu privire la propunerea sa. Comisia a subliniat că reclamantul nu a menționat un document specific pe care Comisia ar trebui să i-l transmită. Prin urmare, serviciile Comisiei nu au putut înțelege ce a vrut să spună reclamantul atunci când a indicat că Comisia nu i-a acordat acces deplin la dosar.

4.6 În observațiile sale, reclamantul a susținut că nu a fost necesar să desemneze documente specifice, având în vedere că a solicitat accesul la întregul dosar al Comisiei.

4.7 Ombudsmanul consideră că este util să se facă distincția între aspectele procedurale ale acestei afirmații și aspectele de fond pe care le implică.

4.8 În ceea ce privește aspectele procedurale, Ombudsmanul observă că, în scrisoarea sa adresată Comisiei la 26 iunie 2004, în care a solicitat accesul la documente, reclamantul a subliniat, de asemenea, că a solicitat deja accesul la dosarul Comisiei în mai multe rânduri. Nu au fost prezentate informații suplimentare cu privire la aceste încercări anterioare de a obține acces la dosarul Comisiei. Cu toate acestea, Ombudsmanul observă că argumentele pe care reclamantul i le-a prezentat se referă la tratarea cererii sale din 26 iunie 2004. Prin urmare, această cerere de acces (și cererea de confirmare ulterioară) vor fi examinate aici.

În lipsa unui răspuns la cererea sa de acces, reclamantul a prezentat Comisiei o cerere de confirmare care a fost trimisă prin fax la 30 iulie 2004. Conform informațiilor furnizate de Comisie în avizul său, această cerere de confirmare a fost primită la 6 august 2004, adică o săptămână mai târziu, și înregistrată la 12 august 2004. Ombudsmanul ia act de faptul că Comisia nu a prezentat nicio explicație pentru aceste întârzieri.

Prin scrisoarea din 2 septembrie 2004, Comisia a informat reclamantul că termenul de 15 zile lucrătoare pentru a răspunde la cererea de confirmare (care expira în ziua respectivă) trebuia prelungit cu încă 15 zile lucrătoare (până la 23 septembrie 2004) din cauza faptului că mai mulți funcționari a căror expertiză era necesară pentru a trata cererea erau în vacanță. Articolul 8 alineatul (2) din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 30 mai 2001 privind accesul public la documentele Parlamentului European, ale Consiliului și ale Comisiei (3) prevede că termenul de răspuns la cererile de confirmare poate fi prelungit cu 15 zile lucrătoare „în cazuri excepționale, de exemplu în cazul unei cereri referitoare la un document foarte lung sau la un număr foarte mare de documente”. Ombudsmanul consideră că absența personalului în vacanță nu poate fi considerată un caz „excepțional” în sensul acestei dispoziții, care ar justifica o prelungire a termenului.

În orice caz, în scrisoarea sa din 2 septembrie 2004, Comisia a arătat că termenul prelungit era 23 septembrie 2004. Cu toate acestea, răspunsul Comisiei la cererea de confirmare a fost trimis abia la 24 septembrie 2004.

În aceste circumstanțe, Ombudsmanul concluzionează că Comisia nu a tratat în mod corespunzător cererea de acces a reclamantului în ceea ce privește aspectele procedurale.

4.9 În ceea ce privește fondul acestei afirmații, trebuie remarcat faptul că reclamantul a solicitat accesul la dosar ("Akteneinsicht") în scrisoarea sa din 26 iunie 2004. În cererea sa de confirmare din 30 iulie 2004, reclamantul a afirmat fără echivoc că cererea sa nu se referea la „documente unice, ci la întregul dosar”. În speță, este clar că, până în prezent, Comisia a acordat acces numai la fișele de evaluare (anonimizate) ale experților externi referitoare la propunerea sa. Deși a fost invitată în mod expres să prezinte observații cu privire la această chestiune, Comisia nu a tratat încă cererea de acces a reclamantului în măsura în care aceasta se referă la celelalte documente din dosarul său. Comisia a susținut că reclamantul nu a specificat documentele la care dorea să aibă acces. Ombudsmanul nu consideră convingător acest argument. Reclamantul a solicitat accesul la întregul dosar al Comisiei privind cazul său. În opinia Ombudsmanului, cererea reclamantului a fost, prin urmare, suficient de precisă pentru a permite Comisiei să înțeleagă domeniul de aplicare al accesului pe care reclamantul dorea să îl obțină.

Prin urmare, Ombudsmanul constată că Comisia nu a reușit încă să trateze întregul domeniu de aplicare al cererii de acces a reclamantului.

4.10 În aceste condiții, concluzia Ombudsmanului este că cererea de acces a reclamantului nu a fost tratată în mod corespunzător de către Comisie, nici în ceea ce privește aspectele procedurale, nici în ceea ce privește fondul. Prin urmare, Ombudsmanul prezintă mai jos un proiect de recomandare.

5 Cerere de despăgubiri

5.1 Reclamantul a solicitat Comisiei să plătească despăgubirile menționate în scrisoarea sa din 26 iunie 2004.

5.2 În avizul său, Comisia a recunoscut că s-a scurs o anumită perioadă de timp între avizul comitetului de selecție și scrisoarea Comisiei prin care reclamantul era informat cu privire la inadmisibilitatea candidaturii sale. Potrivit Comisiei, această întârziere a fost cauzată de faptul că decizia Comisiei privind propunerile prealabile a fost adoptată, în cadrul "procedurii C", după obținerea avizului comitetului competent și după expirarea perioadei prevăzute pentru dreptul de control al Parlamentului European.

Comisia a susținut, de asemenea, că reclamantul nu a suferit niciun prejudiciu din cauza faptului că cererea sa a fost declarată inițial inadmisibilă (a se vedea argumentele deja prezentate la punctul 2.2 de mai sus). Aceasta a subliniat, de asemenea, că nu există niciun „drept” la o subvenție în dreptul comunitar. Prin urmare, Comisia nu a despăgubit persoanele care au solicitat o subvenție pentru timpul pe care l-au petrecut pregătindu-și propunerile.

5.3 În observațiile sale, reclamantul și-a menținut punctul de vedere.

5.4 Având în vedere că decizia inițială a Comisiei de a declara inadmisibilă propunerea prealabilă constituie contextul (și originea) prezentei plângeri, Ombudsmanul consideră că este necesar să înceapă examinarea prezentei cereri printr-o analiză mai atentă a acestei chestiuni. În urma unei cereri formulate în acest sens de Ombudsman, Comisia a prezentat o fotocopie a plicului care conținea propunerea prealabilă a reclamantului, care a fost trimisă Comisiei în octombrie 2003. Judecând după această fotocopie, a fost într-adevăr dificil să se stabilească dacă propunerea prealabilă a reclamantului a fost prezentată la timp. Cu toate acestea, Ombudsmanul consideră că este dificil de înțeles de ce reclamantul nu a fost contactat și invitat să prezinte dovezi pentru a stabili data la care a trimis Comisiei propunerea sa prealabilă. Având în vedere că solicitanții au fost obligați să utilizeze scrisoarea recomandată, problema ar fi putut fi clarificată cu ușurință. Ombudsmanul consideră că este și mai greu de înțeles de ce scrisoarea de informare a reclamantului cu privire la (presupusa) inadmisibilitate a fost trimisă abia la 22 decembrie 2003, la mai mult de două luni după ce comitetul de selecție al Comisiei a decis cu privire la această chestiune la 16 octombrie 2003. În avizul său, Comisia a părut să susțină că a trebuit să consulte mai întâi Comitetul Leonardo da Vinci și să aștepte până când perioada în care Parlamentul European își poate exercita drepturile de control a expirat înainte de a se putea adresa în scris reclamantului. Prin urmare, Ombudsmanul a solicitat Comisiei să furnizeze informații mai specifice cu privire la dispozițiile legale pe care se bazează acest punct de vedere. În opinia Ombudsmanului, răspunsul Comisiei nu furnizează informații convingătoare care să demonstreze că nu ar fi fost în măsură să informeze reclamantul în timp util cu privire la decizia sa din 16 octombrie 2003. În aceste condiții, Ombudsmanul consideră că Comisia trebuie trasă la răspundere pentru întârzierea care a survenit între decizia sa din 16 octombrie 2003 și data la care această decizie a fost adusă la cunoștința reclamantului.

5.5 După cum s-a menționat mai sus (punctul 3.4), Comisia acceptă că decizia sa inițială (din 16 octombrie 2003) de a respinge propunerea prealabilă a reclamantului ca inadmisibilă s-a datorat unei erori. Ombudsmanul a constatat, de asemenea, că Comisia poate fi trasă la răspundere pentru întârzierea care a survenit între decizia sa din 16 octombrie 2003 și data la care această decizie a fost adusă la cunoștința reclamantului (a se vedea punctul 5.4). În cele din urmă, Ombudsmanul a concluzionat că, ulterior, Comisia nu a reușit să asigure egalitatea de tratament între reclamant și ceilalți promotori ale căror propuneri prealabile au fost selectate și care au fost invitați să prezinte o propunere completă (punctul 3.11). Având în vedere aceste circumstanțe, Ombudsmanul consideră că o cerere de despăgubiri este, în principiu, întemeiată.

5.6 În ceea ce privește cuantumul daunelor-interese, reclamantul a prezentat un calcul în care a solicitat 2 275 EUR pentru costurile legate de eforturile sale de a face Comisia să ia în considerare propunerea sa prealabilă (30 de ore de lucru la o rată de 75 EUR pe oră, plus o sumă forfetară de 25 EUR pentru costurile de trimitere a faxurilor și de efectuare a apelurilor telefonice) și 8 752,60 EUR ca urmare a efortului inutil (așa cum a reieșit) de a pregăti o propunere (20 de zile lucrătoare la o rată de 409 EUR pe zi, plus o sumă forfetară de 7 % pentru costuri).

5.7 În ceea ce privește primul dintre aceste puncte, Ombudsmanul consideră că nu se poate exclude ca un cetățean să poată solicita administrației să îl despăgubească pentru costurile specifice pe care le-a suportat în exercitarea drepturilor sale. Cu toate acestea, este dificil de înțeles de ce reclamantul ar fi trebuit să petreacă 30 de ore de lucru pe această temă. Scrisoarea reclamantului adresată Comisiei la 29 decembrie 2003 cuprinde mai puțin de 2 pagini, iar pregătirea acesteia nu ar fi necesitat un timp și o muncă disproporționate. Același lucru este valabil și pentru cele două plângeri pe care reclamantul le-a depus la Ombudsman (plângerea 33/2004/GG și plângerea 221/2004/GG). În opinia Ombudsmanului, reclamantul nu a prezentat suficiente dovezi pentru a demonstra că eforturile pe care a trebuit să le depună pentru a determina Comisia să accepte că propunerea sa prealabilă a fost prezentată în timp util au depășit ceea ce se poate aștepta în mod rezonabil de la un cetățean care se adresează unei instituții a UE în vederea obținerii unei subvenții.

5.8 Ombudsmanul consideră că ar trebui să se aplice considerații diferite în ceea ce privește costurile de pregătire a propunerii complete. Astfel cum susține în mod întemeiat reclamantul, este posibil ca acesta să fi pregătit o propunere mai bună sau să fi decis să se abțină de la orice propunere dacă ar fi primit o evaluare a propunerii sale prealabile.

Cu toate acestea, Ombudsmanul consideră că ar trebui luate în considerare și următoarele aspecte:

Chiar dacă Comisia ar fi furnizat consilierea pe care reclamantul susține că ar fi trebuit să o primească, nimic nu dovedește că reclamantul s-ar fi abținut de la prezentarea unei propuneri complete. Cu toate acestea, prezentarea unei propuneri complete nu a garantat succesul, având în vedere că doar 50 % dintre promotorii care au fost invitați să prezinte o propunere par să fi fost selectați în cele din urmă.

În observațiile sale cu privire la avizul Comisiei, reclamantul a susținut că a presupus că Comisia nu a avut obiecții fundamentale în ceea ce privește substanța sau forma și că Comisia nu a considerat că propunerea prealabilă trebuia optimizată în mod fundamental. Pe baza acestei așteptări, el a pregătit propunerea completă. Cu toate acestea, ar trebui remarcat faptul că scrisoarea Comisiei din 2 februarie 2004 prin care reclamantul era invitat să prezinte o propunere completă preciza fără echivoc că nu exista nicio garanție că va fi plătită o subvenție.

Astfel cum a arătat Comisia, în dreptul comunitar nu există niciun "drept" la o subvenție. Persoanele care solicită o subvenție pot doar spera să obțină suma solicitată fără a avea nicio garanție de succes. Prin urmare, solicitanții riscă ca timpul pe care l-au petrecut pregătindu-și propunerile să fi fost cheltuit în zadar.

În speță, reclamantul a acceptat să prezinte o propunere completă, în pofida lipsei unei evaluări a propunerii sale prealabile. Prin urmare, trebuie să se prezume că reclamantul a acceptat o parte din riscul ca propunerea sa să fie respinsă în circumstanțele date.

5.9 Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul consideră că ar fi o bună practică administrativă ca Comisia să ofere reclamantului o compensație echitabilă în ceea ce privește consecințele negative pentru acesta ale administrării defectuoase care a avut loc. Prin urmare, Ombudsmanul prezintă mai jos un proiect de recomandare. Cu toate acestea, în opinia Ombudsmanului, suma care ar putea fi considerată echitabilă în circumstanțele cazului de față este cu siguranță mult mai mică decât suma solicitată de reclamant.

6 Cerere de răspuns la „Dienstaufsichtsbeschwerden”

6.1 Reclamantul a susținut că Comisia ar trebui să răspundă la "Dienstaufsichtsbeschwerden" (plângeri împotriva unor membri individuali ai personalului Comisiei).

6.2 În avizul său, Comisia a susținut că, după primirea scrisorii reclamantului din 29 decembrie 2003, a procedat la o reevaluare a cazului. Potrivit Comisiei, această examinare a condus la concluzia că funcționarului responsabil sau comitetului de selecție, care a săvârșit o eroare acționând cu „bună-credință”, nu i se putea reproșa nimic. Comisia a remarcat că și-a exprimat poziția în scrisoarea sa din 19 iulie 2004, în care a explicat că nu avea cunoștință de niciun temei juridic pentru „Dienstaufsichtsbeschwerden” în dreptul comunitar și a invitat reclamantul să furnizeze indicații mai precise cu privire la temeiul unor astfel de plângeri. Potrivit Comisiei, reclamantul nu a răspuns la această invitație.

6.3 Ombudsmanul consideră că, prin depunerea cererii sale "Dienstaufsichtbeschwerden", reclamantul a dorit să se plângă de comportamentul funcționarilor în cauză, și nu de comportamentul instituției ca atare. Cu toate acestea, Ombudsmanul consideră că, într-adevăr, nimic nu sugerează că acești funcționari nu au acționat cu „bună-credință”. În opinia Ombudsmanului, poziția Comisiei pare, prin urmare, rezonabilă.

6.4 Prin urmare, nu se poate constata nicio administrare defectuoasă în ceea ce privește acest aspect al cazului.

7 Concluzie

Articolul 3 alineatul (5) din statutul său obligă Ombudsmanul să caute, în măsura posibilului, o soluție amiabilă pentru a-l satisface pe reclamant. În opinia sa, Comisia a considerat că reclamantul nu avea dreptul la nicio despăgubire. Cu toate acestea, reclamantul susține că ar trebui să primească despăgubiri în valoare de peste 10 000 EUR. Având în vedere faptul că pozițiile reclamantului și, respectiv, ale Comisiei sunt foarte diferite, Ombudsmanul consideră că este puțin probabil ca o propunere de soluție amiabilă să aibă succes în cazul de față.

Prin urmare, având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul adresează Comisiei următoarele proiecte de recomandări, în conformitate cu articolul 3 alineatul (6) din Statutul Ombudsmanului:

Proiectele de recomandări

(1) Comisia ar trebui să trateze întregul domeniu de aplicare al cererii reclamantului de acces la documente.

(2) Comisia ar trebui să ofere reclamantului o compensație echitabilă în ceea ce privește consecințele negative pentru acesta ale neacordării de către Comisie a unui tratament egal cu cel acordat altor solicitanți ale căror propuneri prealabile au fost selectate și care au fost invitați să prezinte o propunere completă.

Comisia și reclamantul vor fi informați cu privire la aceste proiecte de recomandări. În conformitate cu articolul 3 alineatul (6) din Statutul Ombudsmanului, Comisia trimite un aviz detaliat până la 31 decembrie 2005. Avizul detaliat ar putea consta în acceptarea deciziei Ombudsmanului și o descriere a măsurilor luate pentru punerea în aplicare a proiectelor de recomandări.

Strasbourg, 27 septembrie 2005

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Decizia 94/262 a Parlamentului European din 9 martie 1994 privind statutul și condițiile generale de exercitare a funcțiilor Ombudsmanului, JO 1994, L 113, p. 15.

(2) Ombudsmanul presupune că acest tip de informații au fost furnizate numai promotorilor ale căror propuneri prealabile au fost selectate și numai după adoptarea deciziei privind această selecție.

(3) JO 2001, L 145, p. 43.