[Fabricat în conformitate cu articolul 3 alineatul (6) din Statutul Ombudsmanului European (1)]

SINTEZĂ

Plângerea în acest caz se referă la refuzul Comisiei de a plăti unui beneficiar al unei scheme de sprijin pentru întreprinderile comune (Joint Venture Programme Phare - „JOP Phare”) fondurile convenite. La 13 iunie 2000, serviciile Comisiei au efectuat un audit asupra societății reclamantului. Auditul nu a fost încă finalizat. De altfel, plângerea se referă la refuzul Comisiei de a returna reclamantului un registru luat în timpul auditului. În cursul prezentei anchete, reclamantul a susținut, de asemenea, că societatea sa a fost înregistrată pe o listă neagră.

Comisia susține că auditul nu a putut fi finalizat din cauza faptului că reclamantul nu a furnizat documentele necesare. În plus, registrul întocmit în cursul auditului nu a fost unul original. În cele din urmă, reclamantul nu a fost înregistrat pe o listă neagră, ci pe sistemul intern de alertă timpurie (SAR) al Comisiei.

Pe baza probelor disponibile, Ombudsmanul consideră că Comisia nu a informat în mod adecvat reclamantul cu privire la documentele pe care trebuia să le furnizeze pentru a permite Comisiei să finalizeze auditul și să ia o decizie în timp util în ceea ce privește plata fondurilor. În plus, Ombudsmanul consideră că Comisia nu i-a furnizat o explicație rezonabilă pentru refuzul său de a returna registrul. În cele din urmă, Ombudsmanul are încredere că Comisia va reconsidera înregistrarea societății reclamantului în SAR, având în vedere rezultatele auditului.

În aceste condiții, Ombudsmanul formulează un proiect de recomandare. El solicită Comisiei să informeze reclamantul cu privire la documentele pe care ar trebui să le furnizeze pentru audit și să returneze registrul.

Plângerea

Reclamantul este directorul executiv al GERE; o societate înregistrată în Luxemburg. GERE a solicitat fonduri UE în cadrul programului JOP Facility 2. În conformitate cu procedura de depunere a cererii, cererea a trebuit să fie depusă prin intermediul unui intermediar financiar (FI). Potrivit reclamantului, Comisia a acceptat proiectul în octombrie 1998. În august 1999, documentele justificative au fost transmise Comisiei prin intermediul FI, iar societatea se aștepta să fie plătită în termen de 60 de zile. Comisia, din nou prin intermediul FI, a solicitat informații suplimentare în mai multe rânduri. Se pare că niciuna dintre informațiile furnizate nu a satisfăcut Comisia și, prin urmare, aceasta a decis să efectueze un audit al societății. Acest lucru s-a întâmplat la 13 iunie 2000. Până la sfârșitul lunii octombrie 2000, societatea nu fusese plătită și, în ciuda mai multor contacte cu Comisia, aceasta nu a fost nici informată cu privire la rezultatul auditului, nici nu i-au fost trimise înapoi unele documente originale pe care Comisia le-a luat de la aceasta în timpul auditului.

Prin urmare, reclamantul a decis să depună o plângere împotriva Comisiei Europene și a făcut următoarele afirmații:

1. Situația contractuală a societăților care solicită fonduri JOP față de Comisie este neclară. Deși GERE nu a semnat niciodată un contract cu Comisia, aceasta îi impune obligații.

2. Modul în care circulă informația este contraproductiv. Relațiile dintre GERE și Comisie s-au desfășurat în cea mai mare parte prin intermediul instrumentului financiar. Prin urmare, nu este clar dacă reclamantului i s-a solicitat să furnizeze informațiile de care Comisia avea într-adevăr nevoie.

3. Atunci când și-a efectuat controalele, Comisia ar fi trebuit să își limiteze investigațiile la elemente legate de proiectul finanțat, fără a controla întreaga contabilitate comercială a întreprinderii.

4. GERE nu a fost niciodată informată cu privire la rezultatele auditului efectuat la 13 iunie 2000.

5. Comisia a refuzat să returneze documentele originale care i-au fost furnizate în scopul auditului menționat anterior.

Reclamantul a solicitat plata fondurilor și returnarea documentelor originale care i-au fost încredințate Comisiei.

INQUIRY

Avizul Comisiei Europene

Avizul Comisiei Europene cu privire la plângere a fost rezumat după cum urmează:

1. Comisia și FI au semnat un acord-cadru la 18 ianuarie 1996. Pentru fiecare proiect se semnează un acord specific între Comisie și instrumentul financiar. Acesta din urmă, la rândul său, semnează un acord de finanțare (FinA) cu beneficiarul fondurilor. În cazul GERE, SA și FinA au fost semnate la 26 octombrie 1998. FinA s-a referit în mod specific la FA și la AS. Ambele conțin dispoziții care creează obligații pentru beneficiar față de Comisie. Prin urmare, reclamantul nu putea pretinde că nu cunoaște situația și obligațiile sale față de Comisie.

2. În principiu, toate contactele cu beneficiarii trec prin instrumentul financiar, iar Comisia nu consideră că acest lucru este contraproductiv. Dimpotrivă, acest lucru oferă potențialilor beneficiari din întreaga Europă posibilitatea de a beneficia de asistența unor profesioniști cu experiență. În cazul de față, problemele par să își aibă originea în relațiile dintre FI și reclamant.

3. FinA se referă la dispozițiile FA și SA care conferă Comisiei dreptul de a efectua „…any and all controls…”. Controalele efectuate au vizat verificarea eligibilității GERE pentru finanțare și controlul acțiunii finanțate în sine. Acest lucru a necesitat acces la toate fișierele companiei.

4. La 13 iunie 2000, auditorii Comisiei au informat GERE cu privire la concluziile provizorii. Cu toate acestea, beneficiarului i s-a solicitat să furnizeze documente justificative suplimentare înainte de finalizarea auditului. Una dintre declarațiile trimise de avocatul reclamantului la 16 august 2000 nu a fost satisfăcătoare. De atunci, Comisia a încercat să obțină un document adecvat de la persoana care a emis declarația. Reclamantul nu și-a respectat niciodată obligațiile, documentele justificative adecvate nu au fost niciodată furnizate și, prin urmare, acestea nu au putut fi aprobate și, în consecință, fondurile nu au fost plătite.

5. Registrul („Grand Livre”) aflat în posesia Comisiei este datat 13 iunie 2000, ziua auditului, și a fost tipărit de contabilul GERE la cererea auditorilor. Conturile pentru anul 1999 au fost transmise către GERE de către contabilul acesteia la 13 aprilie 2000; prin urmare, registrul inițial fusese întocmit în mod necesar înainte de această dată. În cele din urmă, Comisia a oferit avocatului reclamantului posibilitatea de a examina documentele pe care Comisia le deține. Această oportunitate nu a fost niciodată folosită.

Observațiile reclamantului

Ombudsmanul European a transmis reclamantului avizul Comisiei Europene, invitându-l să formuleze observații. În răspunsul său, reclamantul a afirmat pe scurt următoarele:

1. În pofida solicitărilor sale, FI nu i-a divulgat niciodată lui GERE copii și nici nu i s-a permis să consulte FA și AS. Deși aceste documente sunt menționate ca anexe la FinA, GERE nu le-a văzut niciodată. Comisia a fost informată cu privire la această situație. Cu toate acestea, GERE își asumă propria responsabilitate în această privință.

2. Acest tip de contract cu trimiteri la alte contracte care implică părți terțe este confuz. Contrar așteptărilor Comisiei, reclamantul nu consideră că instrumentul financiar în cauză este un profesionist cu înaltă calificare. GERE ar fi putut spera la o mai bună monitorizare a dosarului și consideră că Comisia ar trebui să monitorizeze activitățile intermediarilor financiari.

3. GERE nu s-a opus niciodată unui audit. Cu toate acestea, rapoartele tehnice și financiare au fost furnizate la 5 august 1999. De atunci, GERE nu a primit nicio observație scrisă sau plată din partea Comisiei. Deși, potrivit bunelor practici administrative, toate informațiile suplimentare ar fi putut fi solicitate în scris, fie direct de către Comisie, fie de către FI, societății GERE i s-au solicitat informații verbal și în mai multe ocazii izolate. În plus, aceste solicitări au fost făcute numai atunci când GERE a pus întrebări cu privire la evoluția dosarului.

4. GERE nu a primit nicio concluzie scrisă sau provizorie cu privire la audit. Cererile scrise de informații din partea Comisiei au fost consecutive cererilor scrise ale GERE privind returnarea registrului său. Deși GERE a solicitat în mod repetat Comisiei rezultatele auditului și plata fondurilor, reclamantul nu cunoaște încă motivele pentru care Comisia nu a finalizat auditul.

5. Reclamantul consideră că nu este la latitudinea Comisiei să decidă dacă documentul care a fost furnizat este un original sau nu. De fapt, de fiecare dată când registrul este tipărit, acesta este facturat către GERE. Cu toate acestea, fiecare societate stabilită în Luxemburg trebuie să țină un registru la sediul său. Refuzul Comisiei de a returna registrul costă GERE cel puțin 100 EUR.

În cele din urmă, reclamantul regretă că toate consecințele deficiențelor din acest proiect urmează să fie suportate de partea cea mai vulnerabilă, și anume GERE. Deși GERE nu a fost informată cu privire la toate clauzele contractului, nu a refuzat niciodată să colaboreze. Reclamantul regretă că, în ceea ce privește GERE, verdictul a fost pronunțat înainte de pronunțarea hotărârii și că acesta a fost inclus pe o listă neagră.

Anchete suplimentare

La 2 mai 2001, reclamantul a furnizat Ombudsmanului dovezi privind înscrierea GERE pe o listă neagră a Comisiei. Reclamantul a primit un fax trimis de Centrul Comun de Cercetare (JRC) al Comisiei Europene din Ispra, informându-l că o plată care urma să fie efectuată pentru un alt proiect a fost blocată deoarece GERE figura pe „lista neagră a UE”.

După o analiză atentă a acestui nou element, s-a constatat că sunt necesare investigații suplimentare. Prin urmare, Ombudsmanul a solicitat Comisiei să îl informeze dacă Comisia a blocat plățile care urmau să fie efectuate către GERE în temeiul unor contracte necontestate. În plus, Ombudsmanul a pus sub semnul întrebării funcționarea listei negre menționate de un funcționar al Comisiei.

Comisia și-a exprimat regretul cu privire la formularea utilizată de unul dintre funcționarii săi pentru a menționa sistemul său intern de alertă timpurie (SAR) instituit în urma solicitării Parlamentului European. SAR vizează identificarea beneficiarilor fondurilor comunitare care au comis erori administrative sau fraude. SAR nu oprește o plată; acest lucru nu face decât să îngreuneze situația și solicită efectuarea unor verificări suplimentare de către serviciile responsabile. În cazul GERE s-au produs întârzieri regretabile. În iulie, Comisia și-a cerut scuze și a plătit sumele datorate în cadrul proiectului necontestat, precum și dobânzile întârziate.

Reclamantul a susținut că GERE nu a fost niciodată informată cu privire la nicio fraudă sau eroare administrativă care ar fi motivat înregistrarea sa în SAR. Reclamantul susține că funcționarii Comisiei desemnează în mod obișnuit SAR ca fiind o listă neagră și că efectul său este de a bloca plățile. În plus, în cazul în care SAR nu a fost o listă neagră, acesta nu ar trebui tratat ca atare, iar societățile înregistrate ar trebui să fie informate în scris.

DECIZIA

1 Presupusa situație contractuală neclară față de Comisie

1.1 Reclamantul a considerat că situația contractuală a societăților care solicită fonduri JOP față de Comisie este neclară. GERE nu a semnat niciodată un contract cu Comisia și i se impun obligații de către aceasta.

1.2 Comisia a susținut că reclamantul nu putea ignora obligațiile sale contractuale față de Comisie. Toate dispozițiile au fost stabilite în mod clar în acordul de finanțare și în acordurile-cadru și specifice anexate la acesta.

1.3 Ombudsmanul observă că reclamantul consideră că instrumentul financiar nu a informat în mod corespunzător GERE cu privire la toate dispozițiile contractuale aplicabile acordului de finanțare. Reclamantul și-a recunoscut, de asemenea, propria responsabilitate cu privire la acest aspect al cazului. GERE pare să fi încheiat un contract fără a lua cunoștință de anexele la acest contract, care conțineau dispoziții care creau obligații față de Comisie. Prin urmare, Ombudsmanul consideră că nu există nicio dovadă de administrare defectuoasă din partea Comisiei în ceea ce privește acest aspect al cazului.

2 Circulația informațiilor între GERE și Comisie

2.1 Reclamantul a considerat că modul în care au fost difuzate informațiile a fost contraproductiv. Relațiile dintre GERE și Comisie s-au desfășurat în cea mai mare parte prin intermediul instrumentului financiar. Prin urmare, nu este clar dacă reclamantului i s-a solicitat să furnizeze informațiile de care Comisia avea într-adevăr nevoie.

2.2 Comisia a susținut că utilizarea unui instrument financiar garantează că dosarul este tratat de un profesionist cu experiență.

2.3 Ombudsmanul observă că nu există nicio dovadă în dosar că sistemul de utilizare a intermediarilor financiari ca atare este de vină pentru dificultățile din relațiile dintre GERE și Comisie. Atât Comisia, cât și reclamantul par să atribuie FI o parte din responsabilitatea pentru deficiențele în circulația informațiilor. Prin urmare, Ombudsmanul concluzionează că nu există nicio dovadă de administrare defectuoasă din partea Comisiei în ceea ce privește acest aspect al cazului.

3 Amploarea auditului

3.1 Reclamantul a susținut că, atunci când a efectuat auditul, Comisia ar fi trebuit să își limiteze investigațiile la elemente legate de proiectul finanțat, fără a controla întreaga contabilitate a întreprinderii.

3.2 Comisia a susținut că amploarea auditului era conformă cu obligațiile contractuale ale GERE.

3.3 Având în vedere dispozițiile contractuale, în special acordul-cadru relevant, Comisia nu pare să-și fi depășit competențele atunci când a efectuat auditul GERE. Prin urmare, Ombudsmanul concluzionează că nu există niciun caz de administrare defectuoasă în ceea ce privește acest aspect al cazului.

4 Neinformarea GERE cu privire la rezultatele auditului

4.1 Potrivit reclamantului, GERE nu a fost niciodată informată cu privire la rezultatele auditului efectuat la 13 iunie 2000.

4.2 Comisia a considerat că auditorii Comisiei au informat GERE cu privire la concluziile provizorii la 13 iunie 2000. Cu toate acestea, beneficiarului i s-a solicitat să furnizeze documente justificative suplimentare înainte de finalizarea auditului. În pofida solicitărilor repetate, reclamantul nu și-a respectat niciodată obligațiile, aceste documente nu au fost niciodată furnizate și, prin urmare, nu au putut fi aprobate și, în consecință, fondurile nu au fost plătite.

4.3 Ombudsmanul observă că, din documentele în cauză, Comisia nu pare să fi adus la cunoștința reclamantului documentele pe care acesta ar trebui să le furnizeze pentru a nu întârzia decizia Comisiei în ceea ce privește plata fondurilor. Acest lucru ar putea constitui un caz de administrare defectuoasă și, prin urmare, Ombudsmanul va prezenta un proiect de recomandare în conformitate cu articolul 3 alineatul (6) din Statutul Ombudsmanului.

5 Refuzul de a returna documentele originale luate în timpul auditului

5.1 Reclamantul a susținut că Comisia a refuzat să returneze documentele originale care i-au fost furnizate în scopul auditului menționat anterior.

5.2 Comisia a susținut că registrul, care a fost transmis de GERE auditorilor și care este păstrat de serviciile Comisiei, nu este un document original. Acesta a fost tipărit în ziua auditului.

5.3 Ombudsmanul înțelege că, începând cu 13 iunie 2000 și până în prezent, Comisia utilizează registrul GERE pentru anul 1999 în scopuri de control. Deși documentul a fost tipărit special pentru audit, reclamantul susține că societății sale i s-a perceput o taxă semnificativă pentru reemiterea acestui document. Prin urmare, reclamantul a solicitat să i se restituie registrul, pe care îl consideră a fi proprietatea GERE.

5.4 Comisia nu a furnizat Ombudsmanului o explicație rezonabilă pentru refuzul său de a-și continua activitatea privind o fotocopie a registrului și de a returna GERE documentul tipărit la 13 iunie 2000. Prin urmare, Ombudsmanul va elabora un proiect de recomandare în conformitate cu articolul 3 alineatul (6) din Statutul Ombudsmanului.

6 Presupusa înregistrare a GERE pe o listă neagră și consecințele acesteia

6.1 Reclamantul a susținut că GERE figura pe o listă neagră a Comisiei. Acest lucru a blocat toate plățile care urmau să fie efectuate către GERE de către Comisie, chiar și în temeiul unor contracte necontestate.

6.2 Comisia a explicat că plățile au fost întârziate din cauza sistemului intern de alertă timpurie al Comisiei. Acest sistem necesită verificări suplimentare înainte de efectuarea plăților către beneficiarii înregistrați în SAR din cauza unor erori administrative sau fraude. În speță, GERE a fost înregistrată în SAR din cauza dificultăților legate de contractul semnat în cadrul proiectului JOP.

6.3 Ombudsmanul ia notă de faptul că, în cursul prezentei anchete, ar putea fi efectuate plăți către GERE în temeiul unor contracte necontestate. Comisia a furnizat Ombudsmanului o explicație rezonabilă în ceea ce privește motivele înregistrării GERE în SAR. Prin urmare, Ombudsmanul a concluzionat că nu există nicio dovadă de administrare defectuoasă în ceea ce privește acest aspect al cazului.

6.4 Ombudsmanul observă că unii funcționari ai Comisiei par să considere SAR ca fiind o listă neagră, deși Comisia a declarat că nu este. Prin urmare, Ombudsmanul poate lua în considerare, la o dată ulterioară, investigarea funcționării generale a SAR în cadrul unei anchete din proprie inițiativă.

7 Concluzie

Ombudsmanul consideră că abordarea Comisiei în cazul de față a dat naștere unor cazuri de administrare defectuoasă. Prin urmare, Ombudsmanul adresează Comisiei următorul proiect de recomandare, în conformitate cu articolul 3 alineatul (6) din Statutul Ombudsmanului:

Proiectul de recomandare

Comisia ar trebui să informeze reclamantul în scris cu privire la documentele pe care acesta ar trebui să le furnizeze pentru a permite Comisiei să ia o decizie cu privire la plată într-un termen rezonabil. În plus, Comisia ar trebui să returneze registrul GERE al reclamantului pentru anul 1999, tipărit la 13 iunie 2000.

Comisia și reclamantul vor fi informați cu privire la acest proiect de recomandare. În conformitate cu articolul 3 alineatul (6) din Statutul Ombudsmanului, Comisia trimite un aviz detaliat înainte de 28 februarie 2002. Avizul detaliat ar putea consta în acceptarea proiectului de recomandare al Ombudsmanului și o descriere a modului în care acesta a fost pus în aplicare.

 

Jacob SÖDERMAN

Strasbourg, 4 decembrie 2001

---

(1) Decizia 94/262 a Parlamentului European din 9 martie 1994 privind statutul și condițiile generale de exercitare a funcțiilor Ombudsmanului, JO 1994 L 113/15.