[Fabricat în conformitate cu articolul 3 alineatul (6) din Statutul Ombudsmanului.(1))
Prin scrisoarea din 7 noiembrie 1997, Ombudsmanul European a deschis o anchetă din proprie inițiativă cu privire la secretul care face parte din procedurile de recrutare ale Comisiei. În scrisoarea sa, Ombudsmanul a solicitat Comisiei să îl informeze dacă intenționează să ia măsuri pentru ca angajamentul Comunității față de transparență să devină mai tangibil în acest domeniu. El dorea în special să știe dacă Comisia ar avea în vedere să permită candidaților să preia întrebările de examen cu ei din sala de examen, să comunice criteriile de evaluare candidaților care le solicită, să facă cunoscute candidaților numele membrilor comisiei de evaluare și să permită divulgarea copiilor corectate ale examenelor candidaților în cauză.
Motivele care au stat la baza deschiderii anchetei au fost, în esență, următoarele:
O parte esențială a îndatoririlor Ombudsmanului este de a acționa în vederea consolidării relațiilor dintre instituțiile comunitare și cetățenii europeni. Se pare că primul contact al multor cetățeni cu instituțiile comunitare are loc în contextul recrutării. Ar fi util pentru instituții ca primele impresii pe care cetățenii le au în această primă întâlnire cu administrația comunitară să fie pozitive. În plus, pare contrar angajamentului Comunității față de transparență ca aceste prime contacte pentru eventualii viitori funcționari publici să fie marcate de o lipsă de transparență.
Ombudsmanul European a primit o serie de plângeri în domeniul recrutării, în special cu privire la lipsa de transparență a procedurilor. În plângerea 46/27.7.95/FVK/B-DE, reclamanta nu a putut obține nicio comunicare a motivelor pentru care cererea sa a fost respinsă. În plângerea 252/22.11.95/Tfr/ES, reclamantului nu i s-au putut comunica numele membrilor comisiei de evaluare. În plângerile 659/24.6.96/AEKA/FIN/IJH și 850/3.9.96/JIA/FIN/KT, nu au fost divulgate nici numele, nici calificările membrilor comisiei de evaluare. În plângerea 216/08.11.95/MH/A, reclamantului nu i s-a permis să cunoască numele corectorilor care au asistat comisia de evaluare. În plângerea 142/97/PD, reclamantului nu i s-a permis să ia cu el din sala de examen o copie a întrebărilor adresate și, ca răspuns la cererea sa de reexaminare a notelor de la examenul său, i s-a comunicat că notele care i-au fost comunicate corespund celor pe care comisia de evaluare i le-a acordat. În plângerea 773/29.7.96/SS/FIN/PD, patru solicitanți s-au adresat Comisiei pentru a solicita o copie a examenelor lor marcate și pentru a solicita o revizuire a notelor acordate; cererea lor a fost respinsă și, în ceea ce privește cererea de reexaminare, comisia de evaluare competentă a declarat pur și simplu că a stabilit că „marcarea examenului dumneavoastră a fost făcută în mod corect și corect”, fără a furniza detalii suplimentare. În plângerile 105/97/PD, 675/1.7.96/AL/FIN/KT și 940/11.10.96/AS/SW/BB, o cerere de comunicare a copiei marcate a unui examen a fost, de asemenea, respinsă. În plus, în plângerile 675/2.7.96/AL/FIN/KT și 659/24.6.96/AEKA/FIN/IJH, reclamanții au solicitat comunicarea criteriilor de evaluare. În plângerea 940/11.10.96/AS/SW/BB, reclamantul a solicitat comunicarea criteriilor de evaluare referitoare la evaluarea experienței profesionale.
Au existat două elemente recurente în observațiile instituțiilor comunitare cu privire la aceste tipuri de plângeri. Prima este o trimitere la articolul 6 din anexa III la Statutul funcționarilor. Această dispoziție prevede că „procedurile comisiei de evaluare sunt secrete”. Celălalt element îl reprezintă competențele discreționare ample ale comisiilor de evaluare.
Articolul 6 a fost instituit cu scopul de a garanta independența comisiilor de evaluare, protejându-le de interferențe și presiuni. Această considerație legitimă nu pare să împiedice dezvoltarea garanțiilor procedurale pentru solicitanți, în conformitate cu cerințele articolului 6.
Desigur, este corect ca, în conformitate cu jurisprudența Curții de Justiție, comisiile de evaluare să fie învestite cu puteri discreționare extinse. Astfel de competențe implică faptul că domeniul de aplicare al controlului judiciar este limitat; atribuirea unor astfel de competențe nu pare să împiedice autoritățile publice să respecte principiile bunei administrări.
Fără a aduce atingere competențelor discreționare ale comisiilor de evaluare și articolului 6, se pare că însăși Comisia ar putea decide să elaboreze garanții procedurale pentru candidați, ca o chestiune de bună conduită administrativă. În prezent, se pare că s-a acordat dispoziției o măsură pe care obiectivul său de bază nu o poate justifica și pe care cetățenii o consideră de neînțeles într-o administrație democratică și responsabilă, angajată în transparență. Având în vedere competențele discreționare ample de care se bucură comisiile de evaluare, pare cu atât mai important ca aceste competențe să fie exercitate în conformitate cu principiile bunei conduite administrative. Comunicarea examenului marcat și a criteriilor de evaluare solicitantului în cauză, care le solicită, ar putea, de asemenea, să ușureze activitatea comisiilor de evaluare în ceea ce privește tratarea întrebărilor și a plângerilor din partea candidaților.
Astfel, acesta a fost contextul în care Ombudsmanul s-a adresat Comisiei.
Avizul Comisiei
Avizul Comisiei a fost împărțit în trei părți. Comisia a declarat, pe fond, următoarele:
În primul rând, Comisia a considerat că procedurile de recrutare sunt primele și, pentru mulți candidați, singurul contact direct cu administrația comunitară și, prin urmare, este important ca acest contact să fie pozitiv. Comisia a considerat că numărul plângerilor privind lipsa de transparență era foarte scăzut în comparație cu numărul total de candidați la diferitele concursuri organizate de Comisie.
În al doilea rând, Comisia a reamintit cadrul juridic pentru operațiunile de recrutare: Concursurile organizate de administrația comunitară sunt reglementate de Statutul funcționarilor și de principiile generale ale dreptului comunitar, astfel cum sunt prevăzute în jurisprudența instanțelor comunitare. Concursurile sunt proceduri de recrutare reglementate de lege și numai instanțele comunitare au competența de a controla aplicarea corectă a legii.
Comisia a subliniat că un concurs este în mod normal o procedură de examen, dar examenele nu sunt examene în sensul tradițional al termenului. Deși examenele și concursurile sunt similare în măsura în care ambele vizează selectarea candidaților, există totuși o diferență fundamentală între examene și concursuri în ceea ce privește evaluarea meritelor participanților. Succesul la un examen depinde numai de obținerea unui punctaj minim obligatoriu; Participanții sunt evaluați pe baza unor criterii "obiective". Pe de altă parte, candidații la un concurs sunt evaluați unul în raport cu celălalt, adică evaluarea este comparativă.
Potrivit Comisiei, acesta este motivul care stă la baza articolului 6 din anexa III la statut, referitor la secretul lucrărilor comisiilor de evaluare și la normele care decurg din acestea, în special cel referitor la independența comisiei de evaluare, care urmărește să protejeze comisia de evaluare împotriva oricărei intervenții sau presiuni, indiferent de locul de proveniență al acesteia.
În ceea ce privește controlul judiciar al lucrărilor unei comisii de evaluare, Comisia a afirmat că trebuie să se facă distincția între două tipuri de decizii:
Pe de o parte, deciziile privind admiterea la concurs pentru care controlul jurisdicțional este extrem de strict.
Pe de altă parte, deciziile privind evaluarea comparativă a solicitanților. Aceste decizii implică o marjă largă de apreciere în conformitate cu jurisprudența instanțelor comunitare, la care se referă și Ombudsmanul în deciziile sale. Această marjă de apreciere este de înțeles, deoarece numai comitetul poate evalua solicitantul individual, întrucât numai comitetul cunoaște toți solicitanții și, prin urmare, îi poate compara. Acesta este motivul pentru care numai copia „curată” a documentelor de examen - și anume copia fără adnotarea marcajului - este comunicată solicitantului în cauză în țările care permit o astfel de comunicare în cadrul concursurilor. Astfel, comunicarea copiei marcate sau a evaluării detaliate a unui examen oral nu ar fi utilă, întrucât evaluarea acesteia de către un terț, care nu i-a evaluat pe ceilalți candidați, ar fi lipsită de sens. Această marjă de apreciere, care poate fi considerată discreționară, dar cu siguranță nu arbitrară, este supusă controlului jurisdicțional în măsura în care instanțele comunitare se asigură că comisiile de evaluare nu au încălcat nicio normă sau principiu care le este obligatoriu.
În al treilea rând, Comisia a arătat că, recent, solicitanților li s-a permis să răspundă la întrebările de examen atunci când au părăsit sala de examen, cu excepția cazului în care drepturile de autor au împiedicat acest lucru. În ceea ce privește comunicarea criteriilor de evaluare, Comisia a afirmat că aceste criterii sunt comunicate la cerere. În ceea ce privește posibilitatea de a face cunoscute candidaților numele membrilor comisiilor de evaluare, Comisia a considerat oportun să nu facă publice aceste nume pentru a menține independența membrilor și buna desfășurare a concursurilor. În ceea ce privește posibilitatea de a divulga reclamantei în cauză o copie a documentelor de examen marcate, Comisia a arătat că acest lucru ar fi lipsit de sens, având în vedere natura procedurilor în materie de concurență, explicată mai sus. În plus, Comisia a afirmat că, având în vedere miile de candidați la concursuri, adesea din toate statele membre, divulgarea copiei documentelor de examen marcate ar putea implica costuri administrative și financiare.

DECIZIA

1.1
În ceea ce privește întrebările de examinare, Comisia s-a angajat să permită solicitanților să ia aceste întrebări cu ei atunci când părăsesc sala de examinare, cu excepția cazului în care drepturile de autor împiedică acest lucru. Prin urmare, Ombudsmanul nu găsește niciun motiv pentru a investiga în continuare această chestiune.
2 Criterii de evaluare
2.1 În ceea ce privește comunicarea criteriilor de evaluare, Comisia a declarat că acestea sunt comunicate solicitanților care formulează cererea. Prin urmare, Ombudsmanul nu găsește niciun motiv pentru a investiga în continuare această chestiune.
3 Numele membrilor comisiei de evaluare 3.1
În ceea ce privește întrebarea dacă candidaților ar trebui să li se permită să cunoască numele membrilor comisiei de evaluare, Ombudsmanul observă următoarele: Până în prezent, Comisia a considerat oportun să nu facă cunoscute numele membrilor pentru a păstra independența acestora și pentru a împiedica orice presiune asupra membrilor. Ombudsmanul consideră că această considerație este relevantă. Cu toate acestea, Ombudsmanul trebuie să reamintească, de asemenea, că este un principiu fundamental al bunei administrări ca orice membru al publicului care se ocupă de un funcționar public să aibă dreptul de a cunoaște numele funcționarului respectiv. O administrație fără chip și nume este alienantă. Prin urmare, Ombudsmanul consideră inacceptabil faptul că solicitanții care participă la examenele orale nu au dreptul să cunoască numele persoanelor care îi examinează.
4.1
În ceea ce privește întrebarea dacă solicitanții trebuie să aibă acces la propriile documente de examinare, odată ce au fost marcate, Ombudsmanul observă că refuzul Comisiei de a acorda acces solicitantului în cauză se bazează pe considerația că o astfel de divulgare ar fi lipsită de sens, având în vedere natura concursurilor, și anume evaluarea comparativă a solicitanților. În plus, Comisia a susținut că divulgarea documentelor de examinare ar putea implica costuri administrative și financiare.
4.2 În primul rând, Ombudsmanul observă că, în mod cert, Comisia are dreptate în ceea ce privește faptul că comisiile de evaluare dispun de o marjă largă de apreciere în evaluarea candidaților. Evaluarea comisiei de evaluare este definitivă și, în realitate, candidatul respins nu are nicio posibilitate de a o contesta. Prin urmare, este cu atât mai important ca publicul să aibă încredere deplină în lucrările comisiilor de evaluare.
4.3 După această observație preliminară, se va observa că exemplarul marcat al unei lucrări de examen este format din două componente, lucrarea de examen în sine și notele. Trebuie să se constate că solicitantului în cauză, în calitate de autor al lucrării de examen, nu i se poate refuza accesul la aceeași lucrare.
4.4 În ceea ce privește a doua componentă, Ombudsmanul trebuie să reamintească faptul că un principiu fundamental al transparenței este acela că cetățeanul, și nu administrația, decide dacă este rezonabil să solicite informații. Administrația poate respinge cererea cetățeanului pe motive de confidențialitate, dar nu poate respinge pe motiv că cererea nu are sens pentru cetățeanul interesat. Independent de problema dacă mărcile pot fi sau nu pot fi contestate, reclamantul are un interes fundamental de a cunoaște erorile pe care le-a săvârșit. Prin urmare, Ombudsmanul nu poate accepta refuzul Comisiei de a divulga documentele de examinare marcate ale solicitantului în cauză care solicită acest lucru, pe motiv că acestea nu servesc niciunui scop.
4.5 În ceea ce privește costurile administrative și financiare, Ombudsmanul observă că Comisia nu a dovedit acest lucru prin elemente de probă. În cazul în care se constată că un număr mare de solicitanți solicită copii ale documentelor lor de examinare, Comisia ar putea lua în considerare perceperea unei taxe rezonabile pentru costuri.
4.6 În acest context, Ombudsmanul trebuie să concluzioneze că Comisia nu a invocat niciun motiv care să justifice refuzul său de a comunica solicitantului în cauză copii ale documentelor de examen marcate. Prin urmare, pentru a spori transparența și încrederea publicului în activitățile comisiilor de evaluare, Comisia ar trebui să acorde solicitantului în cauză care solicită acest lucru acces la propriile sale lucrări de examen marcate. Pentru a permite Comisiei să ia măsurile necesare pentru organizarea unei astfel de divulgări, această constatare se limitează la viitoarele concursuri pe care Comisia le organizează.
5 Proiect de recomandare
5.1 Prin urmare, în conformitate cu articolul 3 alineatul (6) din Statutul Ombudsmanului European, Ombudsmanul adresează Comisiei următorul proiect de recomandare:

Comisia face cunoscute candidaților, în cadrul examenelor orale, numele membrilor comisiei de evaluare.

În cadrul concursurilor sale viitoare, Comisia acordă candidaților, la cerere, acces la propriile lucrări de examen marcate.

În conformitate cu articolul 3 alineatul (6) din statut, Comisia trimite un aviz detaliat înainte de 30 iunie 1999. Avizul detaliat ar putea consta în acceptarea proiectului de recomandare al Ombudsmanului și o descriere a modului în care acesta a fost pus în aplicare.
Strasbourg, 8 martie 1999
Jacob SÖDERMAN

---

(1) Decizia 94/262 a Parlamentului European din 9 martie 1994 privind statutul și condițiile generale de exercitare a funcțiilor Ombudsmanului, JO L 113/15, 1994.