Cuvânt înainte

În calitate de Ombudsman European, sunt întrebat adesea „În ce măsură vă ascultă instituțiile UE?” Prezentul raport urmărește să ofere un răspuns statistic la această întrebare, analizând conformitatea instituțiilor cu deciziile Ombudsmanului. În 2015, s-a înregistrat o rată de conformitate de 83 %, a doua cea mai ridicată de până acum. Prin urmare, deși am scăzut de la rezultatul excelent de 90 % pe care l-am obținut în 2014, sunt în continuare încântat să constat că, în peste patru din cinci cazuri, instituțiile UE acționează în funcție de ceea ce le solicită Ombudsmanul.

Mai precis, în cele 130 de cazuri în care Ombudsmanul a făcut propuneri în cazuri închise în 2015, instituțiile au dat 108 răspunsuri pozitive. Alte 135 de cazuri au fost soluționate de instituții. 12 dintre cele 18 instituții examinate au obținut un punctaj de 100 %, în timp ce Comisia – care reprezintă majoritatea cazurilor aflate pe rolul Ombudsmanului – a obținut un punctaj de 82 %.

Sunt deosebit de mulțumit de răspunsurile instituțiilor la anchetele strategice pe care le-am efectuat. 43 dintre cele 45 de sugestii adresate instituțiilor în contextul acestor anchete strategice au fost acceptate în domenii care variază de la negocierile privind Parteneriatul transatlantic pentru comerț și investiții („TTIP”) la procedura inițiativei cetățenești europene și de la operațiunile comune de returnare ale Frontex la politica de coeziune a UE. La un nivel mai general, anexa la prezentul raport conține numeroase exemple de cazuri în care Ombudsmanul a convins administrația UE să își îmbunătățească performanța și oferă o imagine de ansamblu a gamei de îmbunătățiri ale serviciilor publice care au rezultat. Printre acestea se numără decizia Agenției Executive pentru Întreprinderi Mici și Mijlocii de a stabili proceduri de examinare a admisibilității și a evaluării în ceea ce privește acordarea granturilor, dezvoltarea de către Comisie a unor noi instrumente de comunicare pentru a spori participarea publicului la procesul său decizional și îmbunătățirea procedurilor de avertizare în interes public în cadrul misiunilor civile ale Serviciului European de Acțiune Externă.

Cu toate acestea, scăderea conformității din 2014 până în 2015 este în mod clar regretabilă. Într-o perioadă de crize multiple în cadrul UE, orice refuz de a se conforma unei constatări a Ombudsmanului poate fi considerat o ocazie ratată de a aborda o plângere reală a cetățenilor sau o deficiență administrativă. Voi continua să colaborez cu instituțiile UE pentru a oferi cel mai înalt standard posibil de servicii pe care publicul are dreptul să îl aștepte de la noi.

Emily O'Reilly

16 decembrie 2016

Raportul

1. Introducere

Prezentul raport descrie măsura în care instituțiile UE [1] au răspuns în mod constructiv la propunerile făcute de Ombudsmanul European în 2015. Aceste propuneri iau forma unor soluții, recomandări, observații critice și observații suplimentare.

Secțiunile 3, 4 și 5 de mai jos explică ce implică soluțiile, recomandările, observațiile critice și alte observații ale Ombudsmanului. Noile „dispoziții de punere în aplicare” ale Ombudsmanului, care au intrat în vigoare la 1 septembrie 2016, afectează într-o anumită măsură modul în care utilizăm acești termeni. Chiar dacă anchetele acoperite de prezentul raport au fost efectuate în cadrul PI anterioare, explicăm modificările, după caz, mai jos.

2. Competențele și procedurile Ombudsmanului

Ombudsmanul ajută persoanele fizice, întreprinderile și asociațiile care au o problemă cu o instituție a UE [2]. În același timp, ea servește interesul public, ajutând instituțiile să îmbunătățească calitatea serviciilor pe care le oferă. Pe lângă investigarea plângerilor, Ombudsmanul poate, de asemenea, să deschidă anchete din proprie inițiativă.

Ombudsmanul poate solicita instituției în cauză să furnizeze informații, să își consulte dosarele și să primească mărturii de la funcționari. Aceste competențe sunt prevăzute în Statutul Ombudsmanului [3] (denumit în continuare „statutul”). Atunci când consideră că este oportun să facă acest lucru într-un caz specific, Ombudsmanul invită instituția să își revizuiască poziția, să ofere reparații sau să facă schimbări generale pentru viitor. În cazul în care instituția refuză să coopereze, aceasta poate atrage atenția politică asupra unui caz prin prezentarea unui raport special Parlamentului European.

3. Soluții

În cazul în care Ombudsmanul consideră că o plângere poate fi soluționată, acesta caută o soluție împreună cu instituția în cauză, în temeiul articolului 3 alineatul (5) din statut [4]. Unul dintre scopurile modificărilor introduse în 2016 în Dispozițiile de punere în aplicare ale Ombudsmanului a fost de a facilita și de a accelera găsirea de soluții care să elimine administrarea defectuoasă.

4. Recomandări

În cazul în care Ombudsmanul constată un caz de administrare defectuoasă, acesta emite ceea ce articolul 3 alineatul (6) din statut numește un „proiect de recomandare”. Recomandările adresate instituțiilor sunt publicate simultan pe site-ul internet al Ombudsmanului. Noile proiecte integrate ale Ombudsmanului impun utilizarea de recomandări pentru a trata toate constatările privind administrarea defectuoasă înainte de închiderea unei anchete.

5. Observații critice și observații suplimentare

În trecut, respingerea de către o instituție a unei propuneri sau recomandări de soluție a condus la o serie de rezultate posibile, inclusiv închiderea cazului cu o „observație critică”. O observație critică a informat instituția cu privire la ceea ce a făcut greșit în cazul respectiv. Observația a identificat norma sau principiul care a fost încălcat și (cu excepția cazului în care era evident) a explicat modul în care instituția ar fi trebuit să acționeze în contextul cazului. Instituția a prezentat un raport în termen de șase luni, dacă Ombudsmanul solicită acest lucru. În 63 % din cazurile în care s-a constatat un caz de administrare defectuoasă în 2015, cazul a fost închis cu o observație critică.

O „observație suplimentară” a urmărit să servească interesului public, ajutând instituția în cauză să îmbunătățească calitatea administrației sale în viitor. Spre deosebire de o recomandare sau de o observație critică, o observație suplimentară nu s-a bazat pe constatarea unei administrări defectuoase și nu a implicat cenzurarea instituției căreia i-a fost adresată.

Noile dispoziții de punere în aplicare înlocuiesc conceptul de observații critice cu conceptul de „constatări de administrare defectuoasă” și înlocuiesc conceptul de observații suplimentare cu conceptul de „sugestii de îmbunătățire”.

6. Propuneri de soluții și recomandări acceptate în 2015

În 2015, instituțiile UE au acceptat în total 15 propuneri de soluții, în timp ce 14 recomandări au fost acceptate. Trei recomandări au fost respinse de Comisie, deși aceasta a oferit o monitorizare pozitivă a observațiilor critice ulterioare în toate cele trei cazuri.

Tabelul 1 - Soluții și recomandări acceptate de instituții în 2015

Anexa la prezentul raport sintetizează cazurile în care a fost acceptată o propunere de soluție sau o recomandare. Unul dintre aceste cazuri merită să fie menționat în mod special ca „cazul vedetă”, care ar trebui să servească drept model pentru alte instituții în ceea ce privește modul optim de a reacționa la propunerile Ombudsmanului.

7. Acțiuni ulterioare observațiilor critice și observațiilor suplimentare formulate în 2015

În 2015, au fost formulate 22 de observații critice în 19 decizii, în timp ce 76 de observații suplimentare au fost formulate în 30 de decizii.[5] O singură decizie poate conține mai multe observații, iar ambele tipuri de observații pot fi incluse în aceeași decizie.

Tabelul 2 - Observații critice și observații suplimentare formulate în 2015, defalcate pe instituții

Instituțiile au fost invitate să răspundă observațiilor în termen de șase luni. Cu o singură excepție [6], s-au primit răspunsuri la toate observațiile formulate în 2015, deși cu o întârziere în unele cazuri.

Luând în considerare observațiile critice și cele suplimentare, rata de urmărire satisfăcătoare a fost de 81 %, în scădere față de nivelul record din 2014, de 94 %. Acțiunile întreprinse ca urmare a observațiilor suplimentare au fost satisfăcătoare în 92 % din cazuri, în timp ce rata de urmărire satisfăcătoare a observațiilor critice a fost de 41 %, un nivel record scăzut. Cele mai mari cifre înregistrate până în prezent au fost de 100 % în 2008, în ceea ce privește acțiunile pozitive întreprinse ca urmare a observațiilor suplimentare, și de 88 % în 2014, în ceea ce privește acțiunile pozitive întreprinse ca urmare a observațiilor critice.

O examinare a răspunsurilor instituțiilor la observațiile critice sugerează că, chiar și după încheierea unei anchete, unele instituții continuă să conteste constatările Ombudsmanului și să reitereze argumentele pe care le-au prezentat în cursul anchetei. Deși este într-un fel posibil să se înțeleagă că, după ce s-a confruntat cu critici publice din partea Ombudsmanului, unei instituții îi este greu să dea curs în mod constructiv, este important ca instituțiile să fie dispuse să tragă învățăminte din anchetele Ombudsmanului și să încerce să reducă riscul apariției unor probleme similare în viitor.

Tabelul 3 - Răspunsuri satisfăcătoare la observațiile formulate în 2015, pe instituții

Anexa la prezentul raport include o analiză detaliată a fiecăruia dintre cazurile în care au fost formulate una sau mai multe observații critice și/sau observații suplimentare. Patru dintre follow-up-uri merită o mențiune specială ca "cazuri vedetă".

8. Rata generală de conformitate pe instituții

Cifra globală în ceea ce privește respectarea propunerilor Ombudsmanului în 2015 este de 83 %. Rata de conformitate se bazează pe numărul de răspunsuri pozitive la propunerile de soluții, la recomandări, la observațiile critice și la observațiile suplimentare formulate în cazurile închise în 2015. Din cele 130 de cazuri, instituțiile au furnizat 108 răspunsuri pozitive [7]. Instituțiile au soluționat alte 135 de anchete deschise de Ombudsman.

Astfel cum reiese din tabelul 4 de mai jos, rata de conformitate variază semnificativ de la o instituție la alta – de la 100 % în multe cazuri la 33 % în cel mai rău caz. Deși aceste statistici se bazează adesea pe foarte puține cazuri, orice rezultat mai mic de 100 % înseamnă că instituția nu a respectat o propunere făcută de Ombudsman.

Tabelul 4 - Rata de conformitate globală pe instituții în 2015

9. Concluzie

În concluzia raportului de anul trecut, Curtea a anunțat o serie de modificări în ceea ce privește utilizarea termenilor „soluții” și „observații suplimentare”. Aceste modificări au fost în mare parte înlocuite de revizuirea mai aprofundată de către Ombudsman a dispozițiilor de punere în aplicare care au intrat în vigoare la 1 septembrie 2016. Introducerea noilor dispoziții de punere în aplicare înseamnă că raportul de anul viitor va include atât cazurile din cadrul vechilor proceduri, cât și pe cele din cadrul noilor proceduri.

Sperăm ca anul viitor să putem raporta un răspuns și mai bun la întrebarea „În ce măsură instituțiile UE îl ascultă pe Ombudsman?” Avem încredere că administrația UE va continua să se implice constructiv pentru a se asigura că cifra este cât mai mare posibil.

[1] Pentru concizie, prezentul raport utilizează termenul „instituție” pentru a se referi la toate instituțiile, organele, oficiile și agențiile UE.

[2] Articolul 228 din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene împuternicește Ombudsmanul să investigheze cazurile de administrare defectuoasă în activitatea instituțiilor Uniunii, cu excepția Curții de Justiție a Uniunii Europene în exercitarea funcției sale jurisdicționale.

[3] Decizia 2008/587 a Parlamentului European din 18 iunie 2008 de modificare a Deciziei 94/262 privind statutul și condițiile generale pentru exercitarea funcțiilor Ombudsmanului (JO 2008, L 189, p. 25).

[4] Articolul 3 alineatul (5) din statut prevede că „În măsura posibilului, Ombudsmanul caută o soluție împreună cu instituția sau organul în cauză pentru a elimina cazul de administrare defectuoasă și pentru a da curs plângerii.”

[5] În sensul prezentului raport, orientările pentru îmbunătățire, propunerile și sugestiile adresate instituțiilor în deciziile Ombudsmanului de închidere a anchetelor sale din proprie inițiativă OI/9/2013/TN, OI/7/2014/NF, OI/8/2014/AN, OI/9/2014/MHZ și OI/10/2014/RA sunt tratate ca observații suplimentare.

[6] La momentul redactării prezentului raport, Comisia nu trimisese încă răspunsul său ulterior suplimentar la observația suplimentară a Ombudsmanului în cazul 1832/2014/TN. Prin urmare, cazul nu este inclus în prezentul raport.

[7] În trei cazuri, instituțiile au respins o propunere de soluție, dar au acceptat o recomandare ulterioară sau o observație critică. Pentru a evita dubla contabilizare, cifra de 130 include numai recomandările/observațiile în cazurile respective și nu propunerile de soluții. În alte șapte cazuri, instituția a respins fie o propunere de soluție, fie o recomandare și, ulterior, nu a dat curs în mod satisfăcător observației critice. Din nou, pentru a evita dubla contabilizare, numai monitorizarea negativă a observației critice este inclusă în statisticile de mai sus.