1.  Sinteză

Ombudsmanul depune eforturi pentru a realiza îmbunătățiri concrete pentru reclamanți și pentru publicul din administrația UE. În domeniul accesului public la documentele UE, ea face acest lucru asigurând un acces sporit pentru solicitanți, dar și ajutând administrația UE să își îmbunătățească practicile, să asigure o mai mare transparență proactivă și să fie pe deplin responsabilă în fața publicului.

Numărul plângerilor privind accesul public a crescut semnificativ în ultimii ani: de la o medie de 45 de plângeri pe an în perioada 2014-2016, la o medie de 83 de plângeri pe an în perioada 2017-2020, la 129 de plângeri în medie în perioada 2021-2023. În ansamblu, 26 % din totalul anchetelor deschise de Ombudsman în ultimii trei ani au vizat modul în care instituțiile UE au tratat cererile de acces public la documente.

Alegerea publicului de a se adresa mai des Ombudsmanului pentru a solicita despăgubiri este o evoluție pozitivă. Acest lucru s-ar putea datora creșterii gradului de conștientizare a rolului Ombudsmanului, solicitanților care se confruntă mai frecvent cu probleme legate de administrația UE, tratării mai rapide a cazurilor de către Ombudsman în acest domeniu sau unei combinații a acestor factori și a altor factori.

Deși numărul plângerilor a crescut, Biroul Ombudsmanului a continuat să trateze plângerile privind accesul publicului mult mai rapid. Timpul mediu pentru obținerea unui rezultat a rămas stabil în ultimii trei ani, fiind de trei ori mai rapid decât înainte de introducerea procedurii accelerate (în perioada 2021-2023: 83 de zile lucrătoare, în 2016: 255 de zile lucrătoare).

Intervenția Ombudsmanului a condus la un rezultat util pentru reclamant în majoritatea cazurilor. Majoritatea anchetelor au fost închise ca soluționate (multe după o întârziere din partea instituției în luarea unei decizii finale cu privire la cerere) sau Ombudsmanul a făcut o propunere de soluție care a fost acceptată de instituție, conducând astfel la un acces mai larg al publicului.

Biroul Ombudsmanului a consultat persoanele și organizațiile care au depus plângeri după ce s-au confruntat cu dificultăți în ceea ce privește accesul la documentele UE. Respondenții au fost, în general, mulțumiți de experiență și au declarat că este probabil să se adreseze Ombudsmanului data viitoare când sunt nemulțumiți de rezultatul unei cereri de acces public. În special, aceștia au apreciat că Ombudsmanul oferă o evaluare obiectivă a poziției instituției.

Pe lângă faptul că a ajuns la concluzii cu privire la plângerile individuale, în perioada 2021-2023 Ombudsmanul a abordat aspecte strategice și sistemice în administrația UE. Această activitate a urmărit să asigure respectarea Regulamentului 1049/2001 și a principiilor bunei administrări, prin sensibilizare, furnizarea de orientări și îmbunătățirea practicilor generale. De exemplu, Ombudsmanul a constatat că întârzierile sistemice și semnificative în prelucrarea de către Comisie a cererilor de acces public la documente constituie administrare defectuoasă. Ombudsmanul a solicitat Comisiei să remedieze cu prioritate această situație și a sesizat Parlamentul European. Oficiul va continua să monitorizeze această problemă, care pare să persiste, potrivit părților interesate consultate și plângerilor recente.

Ombudsmanul a oferit, de asemenea, orientări publicului și instituțiilor UE cu privire la dreptul de acces la documentele UE. Materialul este disponibil pe site-ul Ombudsmanului și include un „ghid de întrebări și răspunsuri” în toate limbile UE, o resursă mai detaliată pentru experți și un scurt ghid pentru administrația UE privind politicile și practicile.

2. Prezentare generală: Cazurile de acces public la documente și procedura accelerată

a. Rolul operatorului economic în domeniul accesului public la documentele UE

Dreptul publicului de a avea acces la documentele deținute de instituțiile, organele, oficiile și agențiile UE este prevăzut în tratatele UE și în Carta drepturilor fundamentale [1]. Acesta joacă un rol esențial în asigurarea faptului că instituțiile UE funcționează într-un mod transparent, consolidând astfel legitimitatea și încrederea publicului în UE. Normele generale de punere în aplicare a acestui drept sunt prevăzute în legislația UE privind accesul public la documente (Regulamentul 1049/2001).[2] În cazul în care o instituție a UE refuză să acorde acces public la un anumit document, există două căi de atac disponibile pentru cei care solicită accesul. Solicitanții pot sesiza Curtea de Justiție a UE sau pot sesiza Ombudsmanul European.

Persoanele care solicită acces public la documente se bazează, de regulă, pe divulgarea rapidă pentru a putea utiliza documentele în scopul pe care l-au intenționat. Prin urmare, solicitanții se așteaptă ca cererea lor de acces să fie tratată rapid. Acest lucru este valabil în special pentru organizațiile societății civile, întreprinderi și cetățeni care doresc să se implice în procesul decizional al UE, precum și pentru jurnaliști și cercetători care ar putea fi dornici să controleze administrația UE.

Dacă accesul nu este prompt, documentele își pot pierde utilitatea. Ombudsmanul European a susținut în mod constant că accesul întârziat este refuzat.

b. Modul în care OE gestionează cazurile de acces public la documentele UE

Bazându-se pe principiul care stă la baza normelor UE privind accesul public, conform căruia cererile ar trebui tratate cu promptitudine, Ombudsmanul a încercat în mod constant să se asigure că biroul său tratează astfel de plângeri cât mai curând posibil. Prin urmare, aceasta a introdus o procedură accelerată pentru tratarea plângerilor privind accesul public. După o perioadă de probă de 5 luni, Ombudsmanul a lansat în mod oficial „procedura accelerată” pentru plângerile privind accesul la documente în februarie 2018.

La primirea unei plângeri privind refuzul accesului public la documente, Biroul Ombudsmanului o înregistrează și examinează dacă poate fi deschisă o anchetă. Acest lucru depinde de mai mulți factori, inclusiv dacă o plângere este admisibilă [3] sau dacă Ombudsmanul găsește motive pentru a deschide o anchetă ^[4].

În cazul în care deschiderea unei anchete pare justificată, Oficiul efectuează, de asemenea, o primă evaluare internă pentru a decide dacă plângerea poate fi tratată în cadrul procedurii accelerate. Acest lucru este valabil de obicei atunci când poziția finală a instituției în cauză este cunoscută, cu alte cuvinte atunci când există o decizie finală explicită de refuz al accesului public (o „decizie de confirmare” explicită). Procedura accelerată nu este utilizată în mod normal în cazurile în care (i) reclamantul contestă faptul că nu există niciun document, (ii) sunt necesare clarificări suplimentare înainte ca echipa de anchetă a Ombudsmanului să poată consulta documentele în cauză sau (iii) instituția în cauză nu și-a adoptat încă poziția finală (în cazul în care termenul pentru răspunsul de confirmare a expirat și, prin urmare, există o decizie negativă implicită). În orice caz, Ombudsmanul încearcă să trateze toate plângerile privind accesul la documente cât mai rapid posibil.

Cazul este apoi atribuit unui ofițer de anchetă și se ia o decizie oficială cu privire la posibilitatea deschiderii unei anchete. Obiectivul Oficiului pentru astfel de „decizii de admisibilitate” este de 30 de zile calendaristice. Cu toate acestea, în cazul în care cazul este tratat în cadrul procedurii accelerate, obiectivul este de 5 zile lucrătoare de la înregistrarea plângerii.

După deschiderea unei anchete în cadrul procedurii Fast-Track, Oficiul parcurge o serie de etape de anchetă. Aceasta începe cu examinarea promptă a documentelor în cauză, solicitând un răspuns din partea instituției relevante și, în anumite cazuri, o reuniune. Ombudsmanul a încheiat acorduri cu instituțiile UE care îi permit accesul rapid la documente (în termen de 5 zile lucrătoare de la deschiderea anchetei) și la eventuale observații suplimentare din partea instituțiilor (în termen de 15 zile lucrătoare).

Echipa de anchetă a Ombudsmanului examinează apoi documentele în cauză și se poate consulta în continuare cu instituția UE. Scopul este ca o „evaluare” să fie efectuată cât mai curând posibil. În cazul în care cazul este tratat în cadrul procedurii accelerate, obiectivul pentru finalizarea evaluării este în termen de 40 de zile lucrătoare de la înregistrarea plângerii.

Evaluarea poate fi că există posibilitatea de a se ajunge la o soluție rapidă. În acest scop, Ombudsmanul poate propune ca instituția să divulge (parțial) documentele.

În cazul în care Ombudsmanul constată că instituția UE nu ar fi trebuit să refuze accesul, acesta poate face o constatare oficială a administrării defectuoase și poate recomanda instituției să acorde acces (creștere) la documentele în cauză.

Ombudsmanul ar putea, de asemenea, să concluzioneze că decizia instituției UE de a refuza accesul a fost justificată având în vedere una sau mai multe excepții [5] prevăzute de normele UE privind accesul public la documente și să închidă cazul constatând că nu a existat o administrare defectuoasă.

3. Evaluarea performanței

Această secțiune conține statistici privind tratarea tuturor plângerilor referitoare la accesul public la documente în perioada 1 ianuarie 2021-31 decembrie 2023, inclusiv a celor tratate în cadrul procedurii accelerate.

În februarie 2021 a fost publicată o reexaminare anterioară a plângerilor privind accesul public și a aplicării procedurii accelerate pentru perioada 1 septembrie 2017-31 august 2020 [6].

a. Numărul de plângeri

Între 2021 și 2023, Ombudsmanul a primit 386 de plângeri în domeniul accesului public la documente. Aceasta reprezintă 16 % din totalul plângerilor din cadrul mandatului în perioada respectivă.

Numărul plângerilor privind accesul public a crescut semnificativ în ultimii ani: de la o medie de 45 de plângeri pe an în perioada 2014-2016, la o medie de 83 de plângeri pe an în perioada 2017-2020, la 129 de plângeri în medie în perioada 2021-2023.

Tabelele de mai jos prezintă defalcarea anuală.

*Procedura FT introdusă

b. Ce instituții au fost vizate?

Majoritatea plângerilor privind accesul public la documente primite între 2021 și 2023 au fost formulate împotriva Comisiei Europene, care este cea mai mare instituție a UE și primește de departe cel mai mare număr de cereri de acces. Plângerile rămase au vizat o mare varietate de alte instituții, organe, oficii și agenții ale UE (IBOA), în special Agenția Europeană pentru Poliția de Frontieră și Garda de Coastă (Frontex) și Agenția Europeană pentru Medicamente (EMA), precum și Serviciul European de Acțiune Externă (SEAE), Parlamentul European și Consiliul UE.

*Autoritatea Europeană de Asigurări și Pensii Ocupaționale, Autoritatea Europeană de Siguranță a Aviației, Comitetul Economic și Social European, Agenția Uniunii Europene pentru Cooperarea Autorităților de Reglementare din Domeniul Energiei, Centrul Satelitar al Uniunii Europene, Agenția pentru Azil a Uniunii Europene, Consiliul European, Autoritatea Bancară Europeană, Centrul European pentru Dezvoltarea Formării Profesionale, Comitetul European al Regiunilor, Agenția Executivă Europeană pentru Domeniile Sănătății și Digital, Agenția Executivă pentru Consiliul European pentru Inovare și IMM-uri, Oficiul European pentru Selecția Personalului, Agenția Europeană pentru Siguranță Maritimă, Agenția Executivă Europeană pentru Cercetare, Agenția Uniunii Europene pentru Cooperare în Materie de Justiție Penală, Comitetul Unic de Rezoluție.

c. Cine sunt reclamanții?

d. Numărul de anchete

Între 2021 și 2023, Ombudsmanul a deschis anchete cu privire la 277 de plângeri în domeniul accesului public la documente [7] În ansamblu, 26 % din totalul anchetelor deschise de Ombudsman între 2021 și 2023 au vizat modul în care instituțiile UE au tratat cererile de acces public la documente.

e. Durata medie de prelucrare

Timpul mediu necesar pentru prelucrarea plângerilor privind accesul public a fost redus substanțial de-a lungul anilor. Cele trei etape-cheie ale soluționării plângerilor sunt mai rapide de la introducerea procedurii accelerate: luarea deciziei privind admisibilitatea, adoptarea unei evaluări (relevante pentru anchete) și închiderea cazului.

Timpul mediu de adoptare a deciziilor de admisibilitate pentru toate plângerile legate de accesul public la documente este de peste trei ori mai rapid în prezent decât înainte de introducerea procedurii accelerate (în 2023: 9 zile lucrătoare, în 2016: 34 de zile lucrătoare).

În perioada 2021-2023, timpul mediu de la înregistrare până la închiderea definitivă a cazului pentru toate plângerile privind accesul public la documente a fost de 69 de zile lucrătoare. Tabelele de mai jos prezintă defalcarea anuală.

Acest grafic se referă la toate plângerile privind accesul public la documente (inadmisibile, fără motive, anchete).

Pentru plângerile primite în 2022, toate, cu excepția uneia, au fost închise, în timp ce pentru plângerile primite în 2023, 116 au fost închise (69 %). Celelalte cazuri erau încă deschise la momentul prezentei reexaminări.

Numai în ceea ce privește anchetele, după finalizarea unei evaluări, Ombudsmanul o împărtășește cu instituția UE în cauză. Acest lucru poate fi realizat printr-o evaluare preliminară, o propunere de soluție, o recomandare sau o decizie de închidere a cazului. Timpul mediu pentru finalizarea evaluării a fost de peste trei ori mai rapid decât în trecut (în perioada 2021-2023: 83 de zile lucrătoare, în 2016: 255 de zile lucrătoare).

Pentru anchetele din 2023, evaluarea a fost finalizată în 77 de cazuri (66 %). Evaluarea în celelalte cauze era încă pendinte la momentul prezentei reexaminări.

f. Anchete cu urmărire rapidă

Între 2021 și 2023, Ombudsmanul a tratat 70 de plângeri în cadrul procedurii accelerate [8]. Deși numărul de cazuri privind accesul public la documente a crescut semnificativ, ponderea cazurilor accelerate a scăzut. În ansamblu, 25 % din plângerile privind accesul public au fost desemnate drept cazuri Fast-Track (comparativ cu 47 % în evaluarea anterioară, deși Ombudsmanul avea o definiție mai largă a cazurilor Fast-Track la momentul respectiv).

Pe baza experienței oficiului în ceea ce privește procedura accelerată și revizuirea efectuată în 2020, a devenit clar că, pentru a putea trata în mod adecvat un caz prin procedura accelerată, trebuie cunoscută poziția finală a instituției în cauză. Principalul motiv pentru aceasta este că Ombudsmanul, în calitate de mecanism de recurs, urmărește în primul rând să verifice dacă o decizie de refuzare a accesului public a fost justificată.

Cu toate acestea, în multe cazuri aduse în atenția Ombudsmanului în perioada 2021-2023, instituția în cauză nu adoptase încă o decizie de confirmare explicită la momentul depunerii plângerii. Prin urmare, la deschiderea unei anchete, Ombudsmanul nu putea să reexamineze poziția finală a instituției, alături de documentele în litigiu. Prin urmare, aceste cazuri nu au putut fi tratate prin procedura accelerată. Acest lucru a fost deosebit de relevant pentru cazurile referitoare la Comisia Europeană, care sunt de departe cele mai numeroase care ajung la Ombudsman. Ombudsmanul a monitorizat problema întârzierilor și a efectuat o anchetă din proprie inițiativă care a condus la o serie de recomandări prin care i s-a solicitat Comisiei să abordeze de urgență această problemă (mai multe detalii sunt prezentate mai jos).

Ombudsmanul a fost în măsură să îndeplinească obiectivul de admisibilitate, și anume deschiderea unei anchete în termen de cinci zile lucrătoare, în majoritatea cazurilor. În perioada de referință, timpul mediu necesar pentru a decide cu privire la admisibilitatea unei plângeri a fost de patru zile lucrătoare.

În ceea ce privește evaluarea, în 27 % din anchetele Fast-Track, evaluarea Ombudsmanului a fost emisă în termenul orientativ de 40 de zile lucrătoare. În 47 % din totalul anchetelor, evaluarea a fost emisă în termen de 60 de zile lucrătoare. În general, timpul mediu de luare a unei poziții a fost de 83 de zile lucrătoare. Acest lucru arată că este în continuare dificil să se respecte termenul de 40 de zile lucrătoare pentru plângerile Fast-Track.

Majoritatea anchetelor din cadrul procedurii accelerate au fost închise cu constatarea că nu au existat cazuri de administrare defectuoasă sau au fost soluționate în urma intervenției Ombudsmanului. În aproximativ 43 % din anchetele accelerate în care evaluarea a fost finalizată la momentul prezentului raport, Ombudsmanul a făcut o propunere de soluție și/sau o recomandare și/sau o sugestie de îmbunătățire (mai multe detalii privind rezultatul sunt incluse mai jos).

g. Rezultatul

Între 2021 și 2023, Ombudsmanul a formulat recomandări în 11 cazuri, propuneri de soluții în 33 de cazuri și sugestii de îmbunătățire [9] în 17 cazuri. În ceea ce privește conformitatea, în șase cazuri recomandarea a fost acceptată de instituție, în patru cazuri a fost respinsă, iar pentru o recomandare nu s-a primit încă un răspuns. În ceea ce privește propunerile de soluții, în 17 cazuri s-a ajuns la o soluție, 10 propuneri au fost respinse, iar în șase cazuri un răspuns era încă pendinte. În ceea ce privește sugestiile de îmbunătățire, 11 au fost acceptate, două au fost respinse, iar patru nu au primit încă un răspuns.

h. Activități relevante în domeniul accesului public la documente

Pe lângă faptul că a ajuns la concluzii cu privire la plângerile individuale, în perioada 2021-2023, Ombudsmanul s-a străduit, de asemenea, să abordeze aspecte strategice și sistemice. Această activitate a urmărit să asigure respectarea Regulamentului 1049/2001 și a principiilor bunei administrări, prin sensibilizare, furnizarea de orientări și îmbunătățirea practicilor generale. Următoarea secțiune evidențiază unele dintre cazurile de importanță publică pe care Ombudsmanul le-a tratat în această perioadă. Unele dintre acestea s-au bazat pe o plângere; altele au fost deschise de Oficiu din proprie inițiativă.

Ombudsmanul a emis recomandări practice în ceea ce privește înregistrarea mesajelor text și instantanee și divulgarea acestora

Ombudsmanul a desfășurat o inițiativă strategică privind modul în care instituțiile, organele, oficiile și agențiile UE înregistrează mesajele text și instantanee trimise/primite de membrii personalului în calitate profesională. Inițiativa a venit după ce Ombudsmanul a primit plângeri în legătură cu cererile de acces public la mesajele text.[10] Pe baza informațiilor colectate, Ombudsmanul a identificat bune practici care ar putea ghida administrația UE în abordarea acestei probleme în viitor. Ombudsmanul a comunicat aceste „recomandări practice” tuturor IBOA din UE și le-a publicat, de asemenea, pe site-ul său web [11].

Ombudsmanul a clarificat faptul că înregistrarea unui document în sistemul de gestionare a documentelor al unei instituții este irelevantă în contextul cererilor de acces public.

Ombudsmanul a tratat diverse plângeri în care Comisia Europeană nu a căutat în mod corespunzător e-mailuri sau mesaje text specifice la care reclamantul respectiv a solicitat acces public. În aceste cauze, Comisia a considerat că numai documentele care sunt înregistrate în sistemul său de gestionare a documentelor constituie „documente” în sensul Regulamentului 1049/2001. Cu toate acestea, Comisia înregistrează numai documentele despre care consideră că îndeplinesc criteriile de înregistrare.

Ombudsmanul a clarificat faptul că, pentru a stabili dacă se poate acorda acces public la un anumit document, este irelevant dacă acest document a fost înregistrat în sistemul instituției de gestionare a documentelor. Mai degrabă, ceea ce contează este conținutul documentului și dacă acesta se referă sau nu la „politicile, activitățile și deciziile” pentru care instituția este responsabilă [12].

Întârzieri în prelucrarea cererilor Comisiei Europene de acces public la documente

Un subiect recurent adus în atenția Ombudsmanului a fost reprezentat de întârzierile înregistrate de instituțiile UE în prelucrarea cererilor de acces public la documente, în special de către Comisia Europeană.

Plângerile adresate Ombudsmanului au sugerat că termenele de răspuns la cererile de acces public la documente nu au fost adesea respectate de către Comisie. Prin urmare, Ombudsmanul a deschis o anchetă din proprie inițiativă cu Comisia pentru a verifica dacă aceasta este o problemă sistemică. Ancheta a arătat că, într-un număr semnificativ de cazuri, Comisia nu respectă termenele prevăzute atunci când tratează cererile de acces public la documente. În plus, întârzierile care au avut loc au fost destul de semnificative, în special în etapa de revizuire (în ceea ce privește „cererile de confirmare”). Situația s-a deteriorat în perioada 2021-2023, din ce în ce mai multe cazuri de „întârziere” ajungând la Ombudsman [13].

Ombudsmanul a constatat că întârzierile sistemice și semnificative în prelucrarea de către Comisie a cererilor de acces public la documente constituie administrare defectuoasă. Ea a solicitat Comisiei să corecteze această situație cu prioritate. Ea a prezentat, de asemenea, un raport special în atenția Parlamentului European [14]. În martie 2024, Parlamentul a votat cu un sprijin covârșitor cu privire la o rezoluție care sprijină constatările Ombudsmanului [15].

Intervenția Ombudsmanului a adus îmbunătățiri în ceea ce privește modul în care Autoritatea Europeană pentru Siguranța Alimentară (EFSA) tratează cererile de acces public la documente.

În urma unei anchete a Ombudsmanului, EFSA a fost de acord să își modifice normele și practicile pentru a se asigura că cererile de acces public la documente sunt prelucrate mai rapid.

Cauza se referea la o cerere de acces public la documente privind plumbul din muniție. EFSA a avut nevoie de mai mult de șapte luni pentru a trata cererea, prelungind termenul în diferite ocazii. Prin urmare, reclamantul nu a putut utiliza documentele atunci când a pregătit o contribuție la o consultare publică organizată de o altă agenție a UE. Ombudsmanul a constatat administrarea defectuoasă în acest caz și a făcut recomandări către EFSA.

EFSA a răspuns pozitiv recomandărilor Ombudsmanului. Aceasta și-a revizuit decizia privind accesul public la documente și a promis să își îmbunătățească comunicarea cu solicitanții [16].

Ombudsmanul a identificat probleme legate de practicile Frontex în ceea ce privește tratarea cererilor de acces pe care le consideră imprecise sau care privesc mai multe documente sau documente de mari dimensiuni

În acest caz, Ombudsmanul a contestat practicile Frontex în ceea ce privește tratarea cererilor de acces pe care le consideră insuficient de clare sau care privesc mai multe documente sau documente de mari dimensiuni. Mai precis, în cazul în care Frontex constată că o cerere este atât de complicată încât trebuie să caute o „soluție favorabilă” cu persoana care solicită accesul, aceasta „amână” înregistrarea cererii și, prin urmare, împiedică începerea termenelor legale. În cazul în care Frontex constată că o cerere de acces înregistrată este, la o analiză mai atentă, atât de imprecisă încât documentul (documentele) nu poate (pot) fi identificat(e), aceasta consideră că poate suspenda termenele legale pentru a clarifica domeniul de aplicare al cererii.

Ombudsmanul a considerat că practicile Frontex constituie administrare defectuoasă și a recomandat încetarea acestora. Întrucât Frontex nu a acceptat această recomandare, Ombudsmanul a menținut constatarea administrării defectuoase. Ea nu a fost de acord cu poziția Frontex potrivit căreia aceste practici sunt benefice pentru solicitanți. Dimpotrivă, nu poate fi benefic atunci când un organism al Uniunii își permite în mod unilateral să amâne sau să suspende termenele legale aplicabile [17].

Ombudsmanul a solicitat Agenției Europene pentru Medicamente (EMA) să își modifice practica actuală de a plasa la coadă cererile de acces public la documente.

EMA a introdus anumite practici în gestionarea cererilor de acces public la documente pentru a gestiona provocările generate de două evenimente fără precedent, și anume pierderea de personal din cauza mutării sale de la Londra la Amsterdam în urma Brexitului și a pandemiei de COVID-19. Aceste practici constau în faptul că (i) EMA amână tratarea anumitor cereri de acces public la documente, plasându-le într-o coadă în ordinea în care le primește; (ii) EMA limitează atât numărul de documente pe care solicitanții le pot solicita pentru fiecare cerere, cât și numărul de cereri pe care solicitanții individuali le pot avea în coada de așteptare la un moment dat.

În ceea ce privește prima practică, Ombudsmanul a considerat că aceasta nu este o bună administrare și nu este în conformitate cu principiul prevăzut în Regulamentul 1049/2001, conform căruia cererile de acces trebuie tratate „cu promptitudine”. În ceea ce privește a doua practică, Ombudsmanul a concluzionat că aceasta constituie administrare defectuoasă, având în vedere ceea ce părea a fi elemente arbitrare.

La momentul prezentului raport, răspunsul EMA la constatările Ombudsmanului era în așteptare. Cu toate acestea, EMA a semnalat deja că ia măsuri pentru a elimina treptat prima practică a „cozii cronologice”[18].

Ombudsmanul a publicat orientări generale privind dreptul de acces public la documente

După cum se arată în prezentul raport, plângerile referitoare la lipsa de transparență reprezintă cea mai mare parte a cazurilor tratate de Ombudsman. Pentru a oferi orientări publicului și instituțiilor UE, Ombudsmanul a pregătit mai multe resurse online cu privire la dreptul de acces la documentele UE. Acestea includ un „ghid de întrebări și răspunsuri” în toate limbile UE, o resursă mai detaliată pentru experți și un scurt ghid pentru administrația UE privind politicile și practicile [19].

4.  Opiniile părților interesate

În contextul examinării performanței sale în ceea ce privește tratarea plângerilor privind accesul public la documente, Biroul Ombudsmanului a consultat mai multe părți interesate pentru a obține feedback. Printre aceștia s-au numărat atât reclamanții (din partea societății civile, a mediului academic și a mass-mediei), cât și Comisia, în calitate de instituție principală vizată.

a. Feedback

Experiență generală

În general, cei consultați au avut o experiență pozitivă cu Ombudsmanul. De asemenea, aceștia au considerat comunicarea cu biroul Ombudsmanului ca fiind eficace și utilă, permițându-le să urmărească procesul.

Site-ul web și formularul de plângere

Respondenții au apreciat îmbunătățirile aduse site-ului Ombudsmanului și posibilitatea de a monitoriza evoluția plângerilor lor. Respondenții au declarat, de asemenea, că utilizează site-ul Ombudsmanului pentru a căuta cazuri anterioare. Mulți nu știau încă că Ombudsmanul a publicat, de asemenea, orientări generale privind dreptul de acces la documente.

Majoritatea au considerat că depunerea unei plângeri este simplă.

Rezultatul

Plângerile adresate Ombudsmanului în domeniul accesului public la documente au fost considerate o alternativă mai puțin riscantă și mai rapidă la litigiile în instanță și ar putea fi utilizate în cazurile în care succesul este incert. Acest lucru s-a dovedit a fi valabil în special pentru reclamanții care nu dispuneau de mijloacele financiare necesare pentru a introduce acțiuni în justiție.

Pentru unii respondenți, chiar dacă rezultatul nu a fost pozitiv în ceea ce privește accesul mai larg, aceștia apreciază că Ombudsmanul oferă o evaluare obiectivă a poziției instituției. Unii au afirmat că, atunci când Ombudsmanul își încheie ancheta cu o constatare de administrare defectuoasă, acest lucru confirmă că plângerea lor a fost justificată.

Pentru mulți respondenți, a existat o problemă gravă legată de întârzierile în primirea accesului la documente. Atunci când reclamanții se adresează Ombudsmanului, instituția în cauză a înregistrat adesea o întârziere semnificativă în tratarea cererii lor de acces. Chiar dacă se obține un acces mai larg după intervenția Ombudsmanului, până la acel moment, documentul solicitat ar putea să nu mai fie util. Unii au afirmat că, uneori, acestea reflectă dacă relevanța documentelor va fi expirat până la sfârșitul procesului. Dacă da, acest lucru i-ar putea descuraja să depună o plângere în primul rând. Cu toate acestea, alte persoane vin la Ombudsman nu numai pentru a obține acces, ci și pentru a semnala o problemă (de exemplu, întârzieri) și pentru a încerca să îmbunătățească procedurile pentru viitor.

Procedura de urmărire rapidă

Respondenții erau la curent cu procedura Fast-Track și au apreciat deschiderea rapidă a anchetelor și procesul simplificat. Cu toate acestea, odată ce o anchetă este deschisă, procesul poate fi încă lung. Unii respondenți au remarcat că Ombudsmanul acordă adesea instituțiilor prelungiri ale termenelor, chiar și în cazul în care au existat deja întârzieri. În cazul în care au avut loc întârzieri, respondenții apreciază primirea de actualizări cât mai des posibil. A existat încă o anumită incertitudine cu privire la faptul dacă procedura se aplică tuturor plângerilor privind accesul la documente.

Probabilitatea de a reveni

În general, respondenții au declarat că este probabil să se adreseze Ombudsmanului data viitoare când sunt nemulțumiți de rezultatul unei cereri de acces public.

Feedback din partea Comisiei Europene

La rândul său, Comisia a subliniat că, în ultimii trei ani, a respectat în general termenele procedurii accelerate în anchetele care au urmat adoptării de către Comisie a unei decizii de confirmare. În aceste cazuri, Comisia a fost în măsură să furnizeze Ombudsmanului documentele solicitate și să răspundă la întrebările Ombudsmanului privind poziția Comisiei, astfel cum se prevede în răspunsul la cererea de confirmare.

În cazurile în care Comisia nu a adoptat încă o decizie de confirmare explicită, transmiterea documentelor și a răspunsurilor către Ombudsman este mai complexă, deoarece documentele sunt încă în curs de evaluare de către Comisie, iar poziția ar putea risca să fie incompletă la momentul respectiv. 

Elemente care ar putea fi îmbunătățite

Printre elementele pe care respondenții le-au identificat ca domenii în care sunt necesare îmbunătățiri în ceea ce privește tratarea de către Ombudsman a cazurilor de acces public s-au numărat următoarele:

• mici ajustări ale formularului de depunere a plângerilor către Ombudsman, în special pentru a clarifica anexele necesare;
• mai multe resurse de informare cu jurisprudența, ceea ce ar contribui la pregătirea cererilor de confirmare;
• mai multă claritate cu privire la momentul în care se aplică procedura accelerată;
• mai multe informații cu privire la calendarul preconizat pentru finalizarea unei anchete, de exemplu, care sunt, în general, termenele în care instituțiile trebuie să furnizeze răspunsuri Ombudsmanului;
• posibile reuniuni sau convorbiri telefonice cu reclamantul pentru a-i asculta oral argumentele de fond;
• încurajarea Ombudsmanului către instituții de a avea mai multe contacte personale cu solicitanții, astfel încât cererile de acces public să poată fi clarificate.

b. Abordarea sugestiilor din revizuirea anterioară

Ombudsmanul a abordat, de asemenea, sugestiile formulate de părțile interesate în contextul revizuirii anterioare.

Ombudsmanul a îmbunătățit procesul de depunere și urmărire a plângerilor de către reclamanți. Reclamanții pot urmări acum stadiul plângerii lor pe site-ul Ombudsmanului. Aceasta include un calendar detaliat care poate fi accesat prin intermediul contului reclamantului și un calendar mai puțin detaliat care este vizibil publicului. De asemenea, sunt planificate îmbunătățiri pentru a simplifica formularul de plângere online.

De asemenea, Ombudsmanul a elaborat și a publicat pe site-ul său web orientări privind dreptul de acces public la documente.

5. Concluzie

În ultimii ani, numărul plângerilor privind accesul public la documente aproape s-a dublat. În același timp, tratarea plângerilor în acest domeniu a fost raționalizată, după introducerea procedurii accelerate. Eficiența sporită a oficiului este, în general, notabilă în ceea ce privește plângerile privind accesul publicului.

În perioada 2021-2023, timpul mediu de prelucrare pentru toate plângerile privind accesul public, de la înregistrare până la închiderea cazului, a fost de 69 de zile lucrătoare. Pentru anchetele privind accesul public, timpul mediu necesar pentru a ajunge la un rezultat este de 83 de zile lucrătoare.

Respectarea calendarului de 40 de zile lucrătoare în cazurile Fast-Track a reprezentat o provocare. Echipa a fost consolidată pentru a contribui la gestionarea numărului mult mai mare de cazuri de acces public și, prin extensie, pentru a permite Oficiului să respecte acest calendar. Alți factori care fac dificilă respectarea acestui calendar includ necesitatea de a aștepta răspunsuri din partea instituțiilor relevante în unele cazuri.

La un nivel mai general, întârzierile întâmpinate de alte instituții în tratarea cazurilor de acces public au avut un efect de propagare asupra tratării plângerilor de către Ombudsman. În primul rând, cazurile nu au putut fi tratate în cadrul procedurii accelerate. În al doilea rând, ancheta Ombudsmanului trebuia să rămână deschisă până la furnizarea efectivă a răspunsului. Ombudsmanul a încercat să deplaseze procesul în măsura posibilului, în special prin inspectarea documentelor în absența unei poziții finale explicite din partea instituției cu privire la divulgare și, ulterior, prin propunerea de soluții sau prin schimbul de opinii preliminare.

Ombudsmanul își menține angajamentul de a produce rezultate nu numai în timp util, ci și de a găsi cea mai bună soluție posibilă pentru reclamant. În urma acestei revizuiri, Ombudsmanul va continua:

• să îmbunătățească și să actualizeze nota de orientare privind accesul public la documentele disponibile pe site-ul său web, deoarece acesta este un instrument valoros pentru reclamanți și cetățeni în general. Ea se va asigura, de asemenea, că orientările sunt diseminate în continuare;
• să continue să susțină gestionarea rapidă a anchetelor legate de accesul public la documente;
• să continue simplificarea modului în care publicul depune plângeri la Ombudsman (formularul de plângere);
• să se asigure că reclamanții sunt bine informați cu privire la domeniul de aplicare și stadiul plângerilor lor;
• să colaboreze în continuare cu instituțiile pentru a evita întârzierile în tratarea cererilor de acces public, în conformitate cu principiul conform căruia „accesul întârziat este refuzat”;
• să mențină un dialog deschis cu instituțiile UE privind metodele de lucru eficiente și eficace.

 

[1] Articolul 15 din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene: https://eur-lex.europa.eu/eli/treaty/tfeu_2016/art_15/oj și articolul 42 din Carta drepturilor fundamentale a UE: https://eur-lex.europa.eu/eli/treaty/char_2012/oj.

[2] Regulamentul 1049/2001 privind accesul public la documentele Parlamentului European, ale Consiliului și ale Comisiei: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2001/1049/oj. Regulamentul 1049/2001 se aplică direct Comisiei Europene, Consiliului UE și Parlamentului European. Cu toate acestea, și alte instituții, organe, oficii și agenții ale UE aplică regulamentul sau au adoptat decizii care stabilesc modul în care îl aplică.

[3] Pentru a fi admisibile, plângerile trebuie să îndeplinească anumite condiții prevăzute la articolul 2 din Statutul Ombudsmanului. Acestea includ, printre altele, cerința de a depune o cerere de confirmare a accesului la documente la instituția respectivă înainte de a depune o plângere.

[4] Articolul 3.4 din dispozițiile de punere în aplicare ale Ombudsmanului. De exemplu, Ombudsmanul poate constata că nu există motive pentru a deschide o anchetă, deoarece un alt organism este mai bine plasat pentru a trata plângerea.

[5] În temeiul articolului 4 din Regulamentul 1049/2001.

[6] Revizuirea procedurii accelerate a Ombudsmanului din 24 februarie 2021, disponibilă la adresa: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/138509

[7] Celelalte plângeri au fost fie inadmisibile, fie Ombudsmanul nu a găsit motive suficiente pentru a deschide o anchetă.

[8] Cele 70 de anchete tratate în cadrul procedurii accelerate s-au bazat pe plângeri primite în perioada 2021-2023. Din cele 70 de anchete, opt erau încă în curs de desfășurare la momentul redactării prezentului raport.

[9] În decizia de închidere a anchetei, Ombudsmanul poate sugera îmbunătățiri în ceea ce privește problemele identificate în cursul anchetei. 

[10] Cauza 1219/2020/MIG privind modul în care Consiliul European a tratat o cerere de acces public la mesajele pe bază de telefon mobil care se presupune că au fost trimise de președintele său de atunci șefilor de stat și de guvern: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/57432 și cauza 1316/2021/MIG privind refuzul Comisiei Europene de a acorda acces public la mesajele text schimbate între președintele Comisiei și directorul general al unei companii farmaceutice cu privire la achiziționarea unui vaccin împotriva COVID-19: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/59777.

[11] Pentru mai multe informații, a se vedea inițiativa strategică SI/4/2021/MIG privind modul în care instituțiile, organele, oficiile și agențiile UE înregistrează mesajele text și instantanee trimise/primite de membrii personalului în calitate profesională: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/158383.

[12] Pentru mai multe informații, a se vedea cazul 1316/2021/MIG privind refuzul Comisiei Europene de a acorda acces public la mesajele text schimbate între președintele Comisiei și directorul general al unei companii farmaceutice cu privire la achiziționarea unui vaccin împotriva COVID-19: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/59777, cazul 211/2022/TM privind modul în care Comisia Europeană a tratat o cerere de acces public la e-mailurile reprezentanților săi cu sediul în Grecia referitoare la situația migrației în două hotspoturi: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/60980 și cazul 1378/2022/TM privind modul în care Comisia Europeană a tratat o cerere de acces public la documentele legate de strategia și legislația UE în domeniul mediului: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/62144.

[13] În 2021, Ombudsmanul a deschis 22 de anchete legate de întârzierile înregistrate de Comisie în tratarea cererilor de acces public, în 2022, 35 de anchete și, cel mai important, în 2023, Ombudsmanul a deschis 75 de astfel de anchete.

[14] Pentru mai multe informații, a se vedea cazul OI/2/2022/OAM privind timpul necesar Comisiei Europene pentru a trata cererile de acces public la documente: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/60766.

[15] Rezoluția Parlamentului European din 14 martie 2024 referitoare la timpul necesar Comisiei Europene pentru a trata cererile de acces public la documente (2023/2941(RSP)) https://www.europarl.europa.eu/doceo/document/TA-9-2024-0172_EN.html

[16] Pentru mai multe informații, a se vedea cazul 2124/2021/MIG privind modul în care Autoritatea Europeană pentru Siguranța Alimentară (EFSA) a tratat o cerere de acces public la documente referitoare la o propunere de restricționare a plumbului din muniție: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/60579.

[17] Pentru mai multe informații, a se vedea cazul OI/4/2022/PB, privind timpul necesar Agenției Europene pentru Poliția de Frontieră și Garda de Coastă (Frontex) pentru a trata cererile de acces public la documente: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/62097.

[18] Pentru mai multe informații, a se vedea cazul 2243/2022/SF privind modul în care Agenția Europeană pentru Medicamente (EMA) tratează cererile de acces public la documente referitoare la un număr mare de documente: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/63009.

[19] A se vedea Accesul public la documentele UE și rolul Ombudsmanului European: https://www.ombudsman.europa.eu/en/zones-of-work/access-to-documents.