1. Introducere

Îmi face o deosebită plăcere să prezint Raportul anual pentru 2023 al Ombudsmanului European.

Mediul decizional din ce în ce mai complex al UE – care se schimbă adesea rapid și implică o mare varietate de părți interesate – consolidează necesitatea și importanța unor organisme de supraveghere independente, precum Ombudsmanul European, pentru a se asigura că administrația europeană rămâne responsabilă și transparentă.

Între activitățile Biroului meu se numără și cea de a reaminti instituțiilor UE că, deși unele situații pot necesita acțiuni politice rapide, modul implicit al unei administrații orientate către cetățeni ar trebui să permită dezbaterea și controlul public.

În acest sens, am solicitat Parlamentului European să-mi sprijine recomandarea de a aborda cu prioritate întârzierile semnificative ale Comisiei Europene în tratarea cererilor de acces la documente, în special la examinarea deciziilor inițiale de acces. Este doar a doua oară când, în calitate de Ombudsman European, prezint Parlamentului un raport special, ceea ce dovedește importanța acestei probleme pentru controlul democratic. Sunt recunoscătoare Comisiei pentru libertăți civile, justiție și afaceri interne pentru că a abordat această chestiune cu promptitudine.

Chestiunile de ordin etic au rămas în centrul atenției pe tot parcursul anului. Am urmărit îndeaproape procesul de reformă din cadrul Parlamentului European, în urma scandalului de corupție de la sfârșitul anului 2022. Deși s-au înregistrat unele îmbunătățiri clare ale cadrului etic al Parlamentului, aplicarea și asigurarea respectării corespunzătoare a reformelor vor fi esențiale.

Anchetele legate de migrație au avut o însemnătate deosebită în 2023, deoarece am deschis o anchetă din proprie inițiativă cu scopul de a clarifica rolul Frontex în operațiunile de căutare și salvare din Marea Mediterană și, într-o anchetă separată, am solicitat agenției să depună mai multe eforturi pentru a asigura respectarea drepturilor fundamentale ale migranților în cadrul „interviurilor de interogare”. De asemenea, am solicitat mai multe informații cu privire la Memorandumul de înțelegere UE-Tunisia, inclusiv dacă Comisia a efectuat o evaluare a impactului asupra drepturilor omului.

Migrația a fost unul dintre principalele subiecte abordate la conferința Rețelei europene a ombudsmanilor, care a avut loc în noiembrie la Parlamentul European. În cadrul reuniunii ombudsmanilor naționali și regionali au avut loc și discuții ample privind folosirea inteligenței artificiale în administrațiile publice, precum și importanța unor standarde înalte de etică în viața publică.

Am fost încântată să organizez a patra ediție a Premiului Ombudsmanului European pentru bună administrare în luna iunie. Ceremonia de decernare a premiilor a evidențiat încă o dată numeroasele inițiative și proiecte excelente desfășurate de personalul din administrația UE. Premiul general a fost acordat Eurojust și Parchetului Curții Penale Internaționale pentru activitatea de a ajuta societatea civilă să documenteze crimele de război și infracțiunile împotriva umanității.

Anul viitor este un an important pentru democrație în Europa și în lume. Alegerile pe care le fac oamenii la urnele de vot nu vor afecta doar politicile publice, ci și funcționarea democrației în sine, și anume controalele și echilibrele care protejează drepturile fundamentale și responsabilitatea guvernului. Administrațiile publice din întreaga lume vor trebui să navigheze între tensiunile inerente dintre independența lor și cerințele guvernului, având ca stea polară interesul public. Instituțiile UE nu sunt diferite și face parte din rolul Ombudsmanului European de a acționa ca ghid. După cum arată Premiul pentru bună administrare de anul trecut, UE are norocul de a avea un cadru de funcționari harnici, cu spirit public și independenți. Aștept cu nerăbdare să continui să lucrez cu ei pentru a arăta cum poate contribui buna administrare publică la protejarea democrației și drepturilor fundamentale.

Emily O’Reilly

2. Anul 2023 pe scurt

3. Teme esențiale

Ombudsmanul ajută oamenii, firmele și organizațiile care se confruntă cu probleme legate de administrația UE. Printre probleme se numără lipsa de transparență în procesul de decizie, întârzierea sau refuzul accesului la documente, încălcări ale drepturilor fundamentale și chestiuni de natură contractuală. Următoarele secțiuni oferă o imagine de ansamblu asupra principalelor cazuri din anumite domenii.

3.1. Accesul la documente

Cetățenii UE au drepturi ample de acces la documentele deținute de administrația UE. Dacă întâmpină dificultăți în obținerea accesului la aceste documente, se pot adresa Ombudsmanului pentru ajutor.

În urma unei anchete din proprie inițiativă, Ombudsmanul a solicitat Comisiei Europene să trateze urgent întârzierile sistemice în gestionarea cererilor de acces la documente, menționând că este necesară o regândire fundamentală pentru a se asigura că respectă termenele prevăzute în legislația UE privind accesul public [Regulamentul (CE) nr. 1049/2001]. Ancheta Ombudsmanului a arătat că, atunci când persoanele fizice solicită revizuirea unei decizii de acces, numită cerere de confirmare, în 85 % din cazuri, Comisia nu respectă termenele prevăzute în lege. În septembrie, Ombudsmanul a trimis Parlamentului European un raport special, solicitând sprijinul oficial al instituției pentru a determina Comisia să dea curs recomandării sale. În noiembrie, a discutat raportul cu deputații din Parlamentul European în cadrul Comisiei pentru libertăți civile, justiție și afaceri interne.

De asemenea, Ombudsmanul a deschis o anchetă din proprie inițiativă privind modul în care Comisia, Parlamentul și Consiliul Uniunii Europene gestionează cererile de acces public la documente legislative. Anchete anterioare ale Ombudsmanului au sugerat că cele trei instituții nu respectă pe deplin legislația UE și, mai exact, jurisprudența, cu privire la aceste cereri de acces.

În urma unei anchete, Ombudsmanul a cerut Consiliului să dea acces public deplin la un aviz al serviciului său juridic despre o propunere de lege privind salariul minim, argumentând că o mai mare transparență pe durata negocierilor privind proiectul de lege ar fi facilitat în mare măsură participarea publicului la procesul legislativ al UE. Consiliul a acordat acces la documentul solicitat în urma recomandării Ombudsmanului. De asemenea, Ombudsmanul a criticat răspunsul negativ al Comitetului european pentru protecția datelor (CEPD) la mai multe cereri de acces public la documente pregătitoare privind transferurile internaționale de date. Ca răspuns la recomandarea Ombudsmanului, CEPD a acordat în cele din urmă un acces mai larg la documentele solicitate.

Problema de a ști ce anume constituie un document al UE a continuat să fie o problemă în 2023. Ombudsmanul a criticat lipsa inițială a Comisiei de a include e-mailuri specifice în sfera de aplicare a unei cereri de acces despre schimburile de informații privind proiectele de strategii ale UE privind solurile, pădurile și adaptarea la schimbările climatice. În timpul anchetei Ombudsmanului, Comisia a fost de acord să înregistreze e-mailurile în cauză și să examineze dacă ar putea fi publicate.

Într-o anchetă referitoare la Agenția Europeană pentru Medicamente (EMA), Ombudsmanul a concluzionat că practica acesteia de a plasa automat anumite cereri de acces la documente într-o coadă cronologică, indiferent dacă tratarea lor ar implica o sarcină administrativă excesivă, nu poate fi considerată bună administrare. Luând act de faptul că EMA ia deja măsuri pentru a elimina treptat această coadă, Ombudsmanul a solicitat agenției să-i prezinte un raport cu privire la progresele înregistrate.

De asemenea, Ombudsmanul a făcut sugestii Băncii Europene de Investiții (BEI) cu privire la modul în care gestionează cererile de acces la documente. Mai exact, a solicitat BEI să evalueze cererile de acces pe propriul merit și nu în funcție de intenția inițială de a publica documentele relevante mai târziu și să explice mai bine, când refuză accesul, cum anume ar putea submina divulgarea interesele protejate de normele de transparență. Sugestiile Ombudsmanului au fost făcute în urma unei anchete cu privire la modul în care Banca a gestionat o cerere de acces la rezumatul unui proiect pe care îl finanțează privind modernizarea unei rețele de distribuție a energiei electrice în Polonia. Ca răspuns, BEI a declarat că se va asigura că va gestiona cererile de acces conform sugestiilor Ombudsmanului.

Într-o anchetă referitoare la procesul de decizie din domeniul mediului, Ombudsmanul a criticat refuzul Comisiei de a acorda acces la documentele privind emisiile de gaze cu efect de seră ale industriei ceramice raportate în cadrul schemei UE de comercializare a certificatelor de emisii (EU ETS). Ombudsmanul nu a fost de acord cu raționamentul Comisiei potrivit căruia documentele solicitate nu conțineau mai multe informații privind emisiile în mediu decât ceea ce era deja la dispoziția publicului, precum și cu evaluarea Comisiei potrivit căreia nu exista un interes public superior care să justifice divulgarea documentelor. A informat Comisia că are în vedere efectuarea unei anchete mai ample cu privire la modul în care aceasta interpretează amploarea informațiilor privind mediul și a informațiilor referitoare la emisii în mediu.

3.2. Drepturile fundamentale

În urma înecului a sute de persoane în largul coastelor Greciei la 14 iunie, Ombudsmanul a deschis o anchetă din proprie inițiativă privind rolul Agenției Europene pentru Poliția de Frontieră și Garda de Coastă (Frontex) în ceea ce privește misiunile de căutare și salvare. Ombudsmanul a cerut să inspecteze o gamă largă de documente referitoare la responsabilitățile Frontex în acest domeniu, inclusiv raportul oficial al incidentului respectiv (Raportul de incident grav), precum și rapoartele altor incidente recente care au implicat pierderi considerabile de vieți omenești în Marea Mediterană. Echipa de anchetă a Ombudsmanului s-a întâlnit ulterior cu reprezentanții Frontex la Varșovia pentru a clarifica unele dintre informațiile furnizate. De asemenea, Ombudsmanul a solicitat Frontex să furnizeze documente suplimentare pentru inspecție.

În altă inițiativă legată de rolul instituțiilor UE în susținerea drepturilor fundamentale în activitățile de gestionare a frontierelor, Ombudsmanul a solicitat mai multe informații despre memorandumul de înțelegere semnat în iulie între UE și Tunisia. Mai precis, Ombudsmanul a întrebat Comisia Europeană cum intenționează să asigure respectarea drepturilor omului în acțiunile legate de migrație care rezultă din acest acord, care oferă Tunisiei 105 milioane de euro din fondurile UE pentru gestionarea frontierelor. Ombudsmanul a întrebat Comisia dacă a efectuat o evaluare a impactului asupra drepturilor omului înainte de semnarea memorandumului de înțelegere, precum și dacă intenționează să efectueze revizuiri periodice pe parcursul implementării acordului. De asemenea, a întrebat Comisia dacă are criterii definite pentru suspendarea finanțării dacă nu sunt respectate drepturile omului. Într-o anchetă separată, Ombudsmanul a întrebat Comisia cum se asigură că fondurile UE acordate Greciei pentru gestionarea frontierelor nu contribuie la încălcarea drepturilor fundamentale.

În urma unei anchete privind o operațiune comună a Frontex în Spania, Ombudsmanul a solicitat agenției să depună mai multe eforturi pentru a asigura respectarea drepturilor fundamentale ale migranților ilegali în timpul interviurilor de interogare – interviuri prin care se culeg informații pentru analiza riscurilor și identificarea suspecților de infracțiuni transfrontaliere. A sugerat ca Frontex să înregistreze consimțământul persoanelor intervievate și să se asigure că primesc informații cu privire la drepturile lor și la accesul la un mecanism independent de tratare a plângerilor. De asemenea, Ombudsmanul a sugerat ca Frontex să insiste ca planurile operaționale pentru orice operațiune comună de gestionare a frontierelor într-un stat membru să includă accesul la asistență juridică pentru migranți. Frontex a acceptat majoritatea sugestiilor Ombudsmanului.

Ombudsmanul a salutat decizia Comisiei de a colabora cu autoritățile locale pentru a elabora o evaluare a impactului asupra drepturilor fundamentale a centrelor de gestionare a migrației finanțate de UE în Grecia (Centre de primire și identificare multifuncționale), de a face publică această evaluare și de a o revizui periodic. Angajamentul Comisiei față de aceste acțiuni urmează sugestiilor făcute de Ombudsman într-o anchetă privind modul în care Comisia asigură respectarea drepturilor fundamentale în aceste centre.

În urma unei anchete privind modul în care Serviciul European de Acțiune Externă (SEAE) evaluează riscurile legate de drepturile omului înainte de a oferi sprijin țărilor din afara UE pentru a dezvolta capacități de supraveghere, Ombudsmanul a făcut o serie de sugestii pentru îmbunătățirea Ghidului SEAE privind drepturile omului. Printre ele se numără furnizarea mai multor informații privind procesul de identificare a riscurilor, specificarea faptului că o evaluare a impactului unei activități asupra drepturilor omului ar trebui să aibă loc în fiecare etapă a activității respective și includerea unor dispoziții privind protecția datelor în ceea ce privește sesiunile de schimb de informații cu organizațiile locale pentru drepturile omului. În altă anchetă referitoare la asistența acordată țărilor din afara UE pentru dezvoltarea capacităților de supraveghere, Ombudsmanul a sugerat Frontex să actualizeze procedura pe care o utilizează pentru a evalua impactul asupra drepturilor omului și pentru a îmbunătăți modul în care se aplică această procedură.

3.3. Aspecte etice

În urma acuzațiilor de la sfârșitul anului 2022, conform cărora țări din afara UE au plătit pentru influență în Parlamentul European, Ombudsmanul a avut o serie de schimburi de opinii cu Parlamentul cu privire la planurile sale de reformare a normelor sale de etică. În decembrie, Ombudsmanul a salutat îmbunătățirile pe care Parlamentul le-a adus cadrului său etic, cum ar fi o definiție mai detaliată a conflictelor de interese și obligația deputaților europeni de a publica reuniunile organizate cu reprezentanții de interese înregistrați și cu reprezentanții diplomatici ai țărilor din afara UE, dar a declarat că există încă motive de îngrijorare cu privire la modul în care normele sunt aplicate și respectate. A îndemnat Parlamentul să se asigure că dispune de resursele și mecanismele necesare pentru a monitoriza și a aplica noile norme în mod corespunzător.

În urma știrilor potrivit cărora Qatarul și organizații apropiate de acesta au plătit pentru deplasări profesionale ale unui director general al Comisiei Europene, Ombudsmanul a solicitat Comisiei informații privind cheltuielile de deplasare plătite de terți începând din 2021. În urma examinării statisticilor furnizate, și-a anunțat intenția de a deschide o anchetă pentru a evalua călătoriile respective și a identifica dacă Comisia a luat măsuri adecvate pentru a atenua potențialele conflicte de interese în aceste cazuri. De asemenea, a îndemnat Comisia să facă public cel puțin un rezumat al informațiilor pe care i le comunicase deja în această privință.

În 2023, Ombudsmanul a analizat riscurile de conflicte de interese în domenii precum Fondul european de apărare (FEA). Ombudsmanul a deschis o anchetă privind modul în care Comisia asigură absența conflictelor de interese în rândul experților externi care evaluează propunerile de proiecte FEA deoarece, contrar practicii generale de evaluare a propunerilor care urmează să primească finanțare din partea UE, Comisia nu are obligația de a face publice numele experților pe care îi consultă pentru aceste proiecte.

De asemenea, Ombudsmanul a solicitat Băncii Europene de Investiții (BEI) să-și îmbunătățească normele privind conflictul de interese ca urmare a mutării vicepreședintelui său în funcția de director general al unei bănci naționale de promovare din Italia. În săptămânile dinaintea numirii sale în funcția de director general, vicepreședintele participase la aprobarea acordurilor de finanțare dintre BEI și banca națională de promovare. Ombudsmanul a sugerat ca BEI să consolideze rolul de supraveghere al comisiei sale de etică și conformitate în ceea ce privește noile locuri de muncă preconizate pentru membrii comitetului de conducere. Ca răspuns, BEI a declarat că și-a informat comisia de etică și conformitate cu privire la propunerile Ombudsmanului. De asemenea, a afirmat că, în prezent, comisia informează membrii comitetului de gestionare care își încheie mandatul că noile lor contracte nu trebuie să-i împiedice să raporteze eventuale conflicte de interese care apar în „perioada de reflecție” după intrarea în serviciu.

Ca parte a analizei sale într-un caz privind potențialele conflicte de interese în atribuirea de către Comisie a unui contract pentru un studiu privind politica UE în domeniul fuziunilor de întreprinderi unei firme de consultanță din domeniul dreptului concurenței, Ombudsmanul a apreciat în mod pozitiv modificările pe care Comisia le-a făcut recent în orientările sale interne privind achizițiile publice. A declarat că noile orientări ar putea consolida modul în care instituția tratează potențialele conflicte de interese profesionale în cadrul licitațiilor, dar că trebuie aplicate cu diligență. Comisia a reziliat contractul în cauză în timpul anchetei Ombudsmanului.

3.4. Asumarea răspunderii în procesul de decizie

Ombudsmanul a făcut o serie de sugestii către Comisia Europeană pentru a o ajuta să asigure o mai mare transparență și responsabilitate în ceea ce privește Mecanismul de redresare și reziliență (MRR) de peste 700 de miliarde de euro, menite să ajute economia UE să se redreseze în urma pandemiei de COVID-19 și a efectelor socioeconomice ale invaziei Rusiei în Ucraina. Printre sugestiile sale se numără și solicitarea adresată Comisiei de a continua publicarea de evaluări preliminare ale cererilor de plată ale statelor membre, de a îmbunătăți gestionarea cererilor de acces la documente în legătură cu MRR și de a se asigura că statele membre care nu au creat încă portaluri publice care conțin date despre principalii destinatari ai finanțării fac acest lucru. De asemenea, a sugerat Comisiei să încurajeze statele membre să publice toți beneficiarii MRR pe aceste portaluri publice.

Având în vedere că UE a adoptat în ultimii ani o serie de legi care vizează protecția mediului și combaterea schimbărilor climatice, transparența procesului de decizie în acest domeniu a fost în centrul multor anchete recente ale Ombudsmanului. În acest an, Ombudsmanul a publicat o prezentare generală a rezultatelor consultării sale publice privind transparența și participarea la procesul de decizie al UE în domeniul mediului. Respondenții au identificat aspecte care le îngreunează urmărirea sau contribuția la procesele de decizie, și anume publicarea cu întârziere a informațiilor, lipsa de transparență în ceea ce privește activitatea de lobby și dificultățile de acces la informații despre discuțiile privind proiectele de lege. În ceea ce privește implicarea societății civile în procesul de elaborare a politicilor, respondenții au sugerat că Comisia ar trebui să împărtășească pozițiile preliminare privind politicile și legislația și au solicitat o mai mare transparență în ceea ce privește persoanele care participă la consultările publice.

În urma rezultatelor, Ombudsmanul a lansat o anchetă din proprie inițiativă privind modul în care Comisia gestionează riscurile legate de substanțele chimice periculoase. Ancheta își propune să examineze întârzierile în introducerea de restricții pentru a reduce riscurile unor substanțe chimice specifice, întârzierile în introducerea substanțelor chimice pe lista substanțelor a căror utilizare este supusă unei autorizații prealabile și întârzierile în luarea deciziilor privind autorizațiile individuale și condițiile de autorizare. Ca parte a anchetei, Ombudsmanul analizează o selecție de dosare pentru a determina cauzele întârzierilor, precum și transparența procesului.

Cât privește luarea deciziilor legate de sănătatea publică, Ombudsmanul a încurajat Agenția Europeană pentru Medicamente (EMA) să împărtășească cât mai curând planurile preliminare pentru publicarea datelor studiilor clinice legate de procedurile de evaluare a medicamentelor finalizate în timp ce politica sa proactivă de transparență a fost suspendată între 2018 și 2023. Ombudsmanul a identificat, de asemenea, mai multe probleme de transparență în interacțiunile Comisiei cu industria tutunului. În concluziile anchetei, a criticat faptul că Comisia nu a publicat în mod proactiv detalii despre toate întâlnirile sale cu lobbyiștii din domeniul tutunului, precum și faptul că nu a ținut un proces-verbal al acestor întâlniri. În același timp, Ombudsmanul a salutat angajamentul Comisiei de a evalua în continuare expunerea departamentelor sale la activitățile de lobby ale industriei tutunului. Ombudsmanul va furniza Comisiei informații pe care trebuie să le comunice personalului de conducere pentru a se asigura că această evaluare este amănunțită și a solicitat Comisiei să-i prezinte un raport cu privire la rezultatul acesteia.

O organizație a societății civile a depus o plângere cu privire la directorul online „Whoiswho” și-a exprimat îngrijorarea cu privire la responsabilitate. În urma acesteia, Ombudsmanul a lansat o investigație cu privire la decizia Comisiei de a restricționa publicarea datelor de contact ale personalului UE pe Whoiswho pentru a include numai managerii. Anterior, pe „Whoiswho” erau disponibile și datele de contact ale responsabililor de politici.

3.5. Probleme de resurse umane

Ombudsmanul a efectuat o anchetă privind modul în care Oficiul European de Selecție a Personalului (EPSO) a efectuat testele de „preselecție” ca parte a unei proceduri de recrutare de personal nou în serviciul public al UE. Ancheta a avut loc în urma mai multor plângeri cu privire la teste, în special în legătură cu cerința ca acestea să se desfășoare exclusiv de la distanță. Candidații au invocat probleme tehnice în timpul testelor și probleme legate de primirea de asistență din partea EPSO și a contractantului său. Ombudsmanul a făcut EPSO o serie de sugestii de îmbunătățire, de exemplu cerându-i să efectueze o evaluare cuprinzătoare a modului în care testarea la distanță ar putea avea un impact asupra egalității de șanse, asigurându-se că cerințele tehnice nu dezavantajează anumiți candidați și asigurându-se că candidații au acces la instrucțiuni privind modul de remediere în timpul unui examen și de depunere a unei plângeri.

Agenția Uniunii Europene pentru Azil (EUAA) a îmbunătățit o procedură de selecție a experților externi în urma unei anchete a Ombudsmanului privind modul în care a tratat o anumită cerere. Pe parcursul anchetei, EUAA a schimbat aspectele procedurale și organizatorice ale procesului de selecție care păreau problematice. Ombudsmanul a salutat schimbările.

3.6. Granturi și contracte

Un ONG s-a adresat Ombudsmanului după ce Comisia Europeană a încercat să recupereze costurile în urma unui audit al unui proiect finanțat de UE privind reabilitarea victimelor torturii. Comisia a emis o notificare de debit ONG-ului, în calitate de coordonator al proiectului. Majoritatea costurilor considerate neeligibile erau însă imputabile unuia dintre partenerii de proiect. În urma intervenției Ombudsmanului, Comisia a anulat ordinul de recuperare în valoare totală de aproape 28 000 EUR și a declarat că va emite un nou ordin de recuperare pentru partenerul de proiect responsabil. Ombudsmanul a salutat decizia Comisiei.

După ce Parlamentul European a refuzat să permită accesul în incinta sa copilului unei lucrătoare angajate cu contract de muncă extern care dorea să-l alăpteze, tatăl copilului s-a adresat Ombudsmanului. Reclamantul a observat că Parlamentul acordă acces la copiii propriilor membri ai personalului său. Ombudsmanul a constatat că regula părea disproporționată și în contradicție cu principiul egalității de tratament. Parlamentul a fost de acord să-i permită lucrătoarei să-și aducă copilul la sediul său și a declarat că își va schimba regulile.

4. Premiul pentru bună administrare

Premiul Ombudsmanului pentru bună administrare din 2023 a onorat activitatea desfășurată de Agenția Uniunii Europene pentru Cooperare în Justiție Penală (Eurojust) și de Parchetul Curții Penale Internaționale pentru a contribui la documentarea principalelor infracțiuni internaționale și a încălcărilor drepturilor omului. Cele două instituții și-au reunit eforturile de a crea orientări pentru a ajuta organizațiile societății civile să colecteze și să păstreze informațiile într-un mod care să le permită să devină probe în instanță.

Ombudsmanul European, Emily O'Reilly, și președintele Parlamentului European, Roberta Metsola, au deschis ceremonia în care au fost anunțați câștigătorii premiilor; Evenimentul a avut loc la Biblioteca Solvay din Bruxelles pe 28 iunie. De asemenea, au fost anunțați câștigători la cinci categorii distincte, un câștigător al votului public și un câștigător al premiului special.

Referindu-se la activitatea câștigătorilor, Ombudsmanul a declarat că „tragerea la răspundere a autorilor crimelor de război și ai încălcărilor drepturilor omului aduce dreptate victimelor și poate avea un efect disuasiv în conflictele viitoare. Istoria a arătat cât de dificilă poate fi urmărirea penală a unor asemenea infracțiuni, motiv pentru care găsirea unor modalități eficiente de colectare și păstrare a probelor este atât de importantă.”

Au fost nominalizate 57 de proiecte pentru ediția din 2023 a premiului bienal, care urmărește să recunoască activitatea desfășurată de funcționarii publici ai UE care a avut un impact pozitiv asupra vieții oamenilor din Europa și nu numai.

Un comitet consultativ independent a evaluat nominalizările, iar Ombudsmanul a ales câștigătorii. Aceasta a fost a patra ediție a premiului, introdus prima dată de Ombudsman în 2017.

5. Plângeri și anchete: cum venim în ajutorul publicului

Ombudsmanul European ajută persoanele fizice, întreprinderile și organizațiile care se confruntă cu probleme legate de administrația UE prin tratarea plângerilor pe care le trimit, cât și prin încercarea de a promova bune practici administrative, identificând proactiv aspecte sistemice mai generale din cadrul instituțiilor UE.

Ombudsmanul urmărește constant să îmbunătățească procedurile interne, pentru ca Biroul să trateze anchetele cât mai eficient și ca reclamanții să aibă o experiență optimă. În 2023, Ombudsmanul a simplificat și raționalizat procedurile de tratare a plângerilor în afara mandatului și a plângerilor referitoare la faptul că administrația UE nu a răspuns la e-mailuri sau scrisori. Noile proceduri permit Biroului Ombudsmanului să trateze aceste plângeri mai eficient, ceea ce îmbunătățește și experiența reclamanților.

Îmbunătățirile aduse sistemului de reclamații online al Ombudsmanului au făcut ca acesta să fie mai ușor de utilizat. În prezent, reclamanții pot depune și urmări mai ușor evoluția plângerilor lor.

Atât diversitatea echipei de responsabili de caz din cadrul Biroului, cât și site-ul multilingv reflectă angajamentul Ombudsmanului de a ajuta persoanele care solicită sprijin în cele 24 de limbi oficiale ale UE.

Deși Ombudsmanul nu este întotdeauna în măsură să ancheteze toate plângerile primite, Biroul încearcă totuși să ajute toate persoanele care solicită asistență, de exemplu oferindu-le recomandări privind alte posibilități de recurs.

5.1. Tipul și originea plângerilor

5.1.1. Prezentare generală privind plângerile și anchetele strategice

Ombudsmanul poate deschide o anchetă numai pentru plângeri care țin de competența sa și care îndeplinesc „criteriile de admisibilitate” necesare, cum ar fi încercarea prealabilă de a rezolva problema direct cu instituția implicată.

Temele activității Biroului derivă din mandatul Ombudsmanului și din natura plângerilor primite, care reprezintă majoritatea cazurilor investigate. Pe lângă activitatea de bază referitoare la plângeri, Ombudsmanul derulează și anchete strategice și inițiative mai ample, având ca obiect probleme sistemice ale instituțiilor UE.

5.1.2. Plângeri aflate în afara competenței Ombudsmanului European

În 2023, Ombudsmanul European a prelucrat peste 1 500 de plângeri al căror obiect nu era de competența sa, în special pentru că nu vizau activitatea administrației Uniunii Europene. Peste 40 % din plângerile de acest tip au fost din Spania, Polonia și Germania. Numai Spania a înregistrat 20 %, celelalte două țări reprezentând fiecare câte 10 %.

În cea mai mare parte, cetățenii s-au adresat Ombudsmanului cu probleme legate de egalitatea de tratament sau discriminare, de acțiunile în justiție, de protecția consumatorilor, de sectorul bancar și de transparența administrativă. Plângerile care nu țineau de competența sa au vizat în principal probleme întâmpinate cu autorități publice naționale, regionale sau locale, precum și cu instanțele naționale sau internaționale (cum ar fi Curtea Europeană a Drepturilor Omului). Un număr mare de plângeri ale cetățenilor vizau entități private, printre care bănci, întreprinderi și platforme online, precum și instituții din domeniul sănătății.

Ombudsmanul a primit și multe plângeri aflate în afara competenței sale, legate de criza umanitară din Ucraina și Gaza.

Deși numărul total de plângeri legate de pandemia de COVID-19 a scăzut, măsurile luate de autoritățile naționale pentru a monitoriza și limita răspândirea virusului au rămas o sursă notabilă de plângeri în afara mandatului în 2023.

Alte plângeri din această categorie priveau instituțiile UE, dar aveau ca obiect activități politice sau legislative.

Ombudsmanul a răspuns tuturor celor care au solicitat ajutor, în limba de redactare a plângerii sau în limba preferată de reclamant precizând în ce constă mandatul său și, pe cât posibil, recomandând reclamanților să apeleze la alte organe care i-ar putea ajuta. Deși acestea erau în principal instituții ale avocaților poporului naționali și regionali, Ombudsmanul i-a îndrumat pe reclamanți și către instituții UE (în special Comisia Europeană și Parlamentul European) și către rețele ca SOLVIT și Centrele Europene ale Consumatorilor.

Când reclamanții și-au exprimat nemulțumirea față de anumite acte legislative ale UE, în general Ombudsmanul i-a sfătuit să se adreseze Comisiei pentru petiții a Parlamentului European. Persoanele care semnalau probleme legate de aplicarea legislației UE au fost îndrumate fie către avocații poporului naționali sau regionali, fie către rețele ale UE, cum ar fi Europe Direct.

Utilizarea de modele raționalizate pentru tratarea plângerilor în afara mandatului, introduse pentru prima dată în 2022, a permis personalului Ombudsmanului să răspundă la aceste plângeri mult mai repede în 2023 decât în anii anteriori.

5.2. Cine a fost vizat?

5.3. Care a fost obiectul anchetelor?

5.4. Rezultatele obținute

5.5. Impact și realizări

Unul dintre obiectivele generale ale Ombudsmanului European este de a obține îmbunătățiri concrete pentru reclamanți și public în administrația UE. Ombudsmanul realizează acest lucru făcând propuneri sub formă de soluții, recomandări și sugestii. Ombudsmanul poate promova îmbunătățirea și prin inițiative strategice, care nu sunt anchete formale. De asemenea, Ombudsmanul poate îndemna o instituție să soluționeze o problemă chiar înainte de prezentarea unei propuneri de soluții sau a unei recomandări formale.

5.5.1. Rata de acceptare

Rata de acceptare este procentul de răspunsuri pozitive raportat la numărul total de propuneri (soluții, recomandări și sugestii) prezentate de Ombudsman. Deoarece Ombudsmanul acordă instituțiilor un termen de maxim șase luni pentru a da curs sugestiilor formulate în deciziile sale de închidere a anchetelor, rata de acceptare pentru 2023 vizează cazurile închise în 2022.

În 2022, instituțiile UE au cooperat în mod satisfăcător cu Ombudsmanul în 81 % din cazuri. Din cele 83 de propuneri formulate de Ombudsman pentru corectarea sau îmbunătățirea practicilor administrative, instituțiile UE au reacționat pozitiv la 67.

5.5.2. Impact mai amplu

Rata de acceptare surprinde răspunsurile date de instituții la propunerile formulate la un moment dat și nu surprinde pe deplin impactul pe termen lung al activității Ombudsmanului.

Deși instituțiile răspund favorabil la sugestiile sau recomandările Ombudsmanului, adesea au nevoie de timp pentru a introduce schimbări în practicile lor administrative. De exemplu, Ombudsmanul a constatat cazuri de proastă administrare în 2022 într-o anchetă referitoare la modul în care Autoritatea Europeană pentru Siguranța Alimentară (EFSA) a tratat o cerere de acces public legată de o propunere de restricționare a plumbului din muniție. Răspunsul EFSA la recomandările Ombudsmanului a fost pozitiv, iar agenția a declarat că își va schimba regulile și practicile. Ca urmare, EFSA a adus îmbunătățiri în 2023 în modul în care gestionează accesul la documente. De exemplu, a publicat un ghid pentru a ajuta persoanele care doresc să depună cereri de acces, a modificat normele interne pentru a contribui la reducerea timpului necesar pentru prelucrarea cererilor și a început să piloteze un nou instrument informatic pentru tratarea mai eficientă a cererilor și respectarea termenelor.

În altă anchetă din 2022, Ombudsmanul a constatat că modul în care Serviciul European de Acțiune Externă (SEAE) a informat un expert extern că îi reziliază contractul a constituit un caz de proastă administrare. În anul următor, SEAE a informat Ombudsmanul că va organiza sesiuni de sensibilizare pentru a-și îmbunătăți relațiile de lucru cu experții externi angajați prin intermediul unui contractant.

6. Comunicare și cooperare

6.1. Comunicare

Comunicarea joacă un rol important în promovarea rolului și activității Ombudsmanului în rândul unui public cât mai larg, în schimbul de informații importante cu părțile interesate și cu administrația UE, precum și în sensibilizarea cu privire la subiecte precum transparența, etica și responsabilitatea.

În cursul anului 2023, principalele documente de anchetă au devenit mai ușor accesibile prin adăugarea unei secțiuni dinamice pe prima pagină a site-ului, care afișează actualizări recente. De asemenea, s-au adus mai multe îmbunătățiri la navigarea pe site pentru a facilita găsirea mai ușoară a conținutului.

Pentru a consolida cunoștințele publicului cu privire la impactul pe termen lung al activității Ombudsmanului, Biroul a publicat o poveste web derulantă, explicând activitatea desfășurată de Ombudsman în mai multe domenii, precum și impactul pe care l-a avut asupra administrației UE. Această poveste web a fost susținută de o campanie de socializare.

În plus, o serie de clipuri video care prezintă activitatea Biroului și explică principalele domenii de investigație au fost publicate pe site, inclusiv pe pagina principală, și promovate pe rețelele de socializare.

Ombudsmanul a prezentat activitatea Biroului la conferința anuală de presă din aprilie. În cadrul conferinței de presă, Ombudsmanul a prezentat, de asemenea, o prezentare generală a răspunsurilor la consultarea sa publică privind transparența și participarea la procesul de decizie al UE în domeniul mediului.

Pentru a răspândi informația despre câștigătorii Premiului bienal pentru bună administrare și a încuraja schimbul de idei și de bune practici, campania desfășurată pe platformele de comunicare socială cu privire la ceremonia de premiere a fost urmată de o poveste web care prezintă proiectele câștigătoare și cele mai importante aspecte ale evenimentului.

În iunie, Ombudsmanul a participat la Evenimentul european pentru Tineret (EYE2023) de la Strasbourg. Într-un schimb de opinii cu participanții, a răspuns la întrebări despre activitatea Biroului, precum și la rolul important pe care îl joacă buna administrare în susținerea democrației UE.

În urma acuzațiilor de la sfârșitul anului 2022 potrivit cărora guvernele din afara UE au încercat să cumpere influență în Parlamentul European, Ombudsmanul a invitat vorbitori la nivel înalt din partea principalelor autorități de supraveghere, precum și din partea Comisiei Europene și Parlamentului European, să discute despre lacunele în ceea ce privește arhitectura cadrului de integritate și conformitatea cu acesta. Dezbaterea grupului special, care a avut loc în iunie, s-a axat, de asemenea, pe propunerea de creare a unui nou organism de etică și pe rolul său potențial în îmbunătățirea în continuare a integrității administrației UE.

În ceea ce privește acoperirea de presă a activității Ombudsmanului în 2023, s-a înregistrat o creștere de 35 % a numărului total de articole de presă față de anul precedent, 56 % din total provenind din țări ale UE.

În 2023, numărul de urmăritori ai Ombudsmanului pe platformele de comunicare socială a continuat să crească, înregistrându-se o creștere deosebit de mare pe LinkedIn și Instagram. Creșterea activității de profil, precum și numărul tot mai mare de utilizatori care caută conținut legat de UE pe aceste două platforme sunt factori importanți care au influențat performanța pozitivă. Contul de Instagram al Ombudsmanului a înregistrat o creștere totală a numărului de urmăritori de 91 % (6 578 de urmăritori noi față de 3 472 de urmăritori câștigați în 2022). Pe LinkedIn, numărul de urmăritori a crescut cu 65 % (+ 5 825 față de 2 990 de noi urmăritori în 2022). Pe X, unde Ombudsmanul are cel mai numeros public dintre canalele de comunicare socială, numărul de urmăritori a ajuns la 36 188 în decembrie 2023, ceea ce reprezintă o creștere de 5 % (+ 1 757). S-a înregistrat și o îmbunătățire semnificativă a ratei de participare, precum și o creștere semnificativă a numărului de menționări.

Ombudsmanul și membrii personalului și-au continuat activitățile de comunicare dând interviuri presei, participând la conferințe universitare importante și adresându-se grupurilor de vizitatori.

6.2. Relațiile cu instituțiile europene

6.2.1. Parlamentul European

Parlamentul European alege Ombudsmanul European la începutul fiecărei legislaturi, ceea ce face ca relația dintre cele două instituții să fie deosebit de importantă.

În 2023, Ombudsmanul s-a întâlnit cu președinta Parlamentului European, Roberta Metsola, pentru predarea raportului anual al Biroului. A discutat, de asemenea, despre reformele în materie de integritate și transparență pe care președinta le-a lansat în urma acuzațiilor de la sfârșitul anului 2022, potrivit cărora țări din afara UE au plătit pentru influență în Parlament. Aceste reuniuni, precum și reuniunile periodice pe care Ombudsmanul și echipa sa le-au avut cu deputați din Parlamentul European din întregul spectru politic au fost esențiale pentru asigurarea încrederii și cooperării continue. Ombudsmanul și membrii personalului au prezentat, de asemenea, activitatea Biroului la mai multe audieri în comisii și schimburi de opinii, de exemplu în Comisia pentru libertăți civile, justiție și afaceri interne (LIBE), Comisia pentru intervenție externă și dezinformare (ING2), Comisia pentru afaceri juridice (JURI) și Subcomisia pentru drepturile omului (DROI).

În septembrie, Ombudsmanul a trimis Parlamentului un raport special privind întârzierile sistemice ale Comisiei Europene în gestionarea cererilor de acces la documente. Ulterior, Parlamentul a inițiat o procedură în Comisia LIBE pentru a sprijini raportul Ombudsmanului. Un vot în plen asupra rezoluției este așteptat la începutul anului 2024.

6.2.2. Comisia pentru petiții

Comisia pentru petiții (PETI) este comisia parlamentară responsabilă de relațiile cu Ombudsmanul European, întrucât ambele lucrează pentru a se asigura că preocupările cetățenilor sunt luate în considerare la nivelul UE. În 2023, acestea au continuat să colaboreze în domenii precum drepturile persoanelor cu dizabilități, precum și în cadrul Rețelei europene a ombudsmanilor, din care face parte PETI.

Ombudsmanul și președintele PETI, Dolors Montserrat, s-au întâlnit în mod regulat în 2023, iar dna Montserrat a participat și la conferința anuală a Rețelei europene a ombudsmanilor în cadrul unei sesiuni axate pe alegerile UE și alegerea Ombudsmanului European.

6.2.3. Comisia Europeană

Fiind cea mai mare instituție a UE, care are un impact enorm asupra vieții a milioane de oameni, este firesc ca un mare număr de plângeri adresate Ombudsmanului să se refere la activitatea Comisiei. Relația de lucru cu Comisia a rămas foarte constructivă în 2023, Ombudsmanul organizând întâlniri cu mai mulți comisari. La nivel de personal, au fost menținute contacte strânse între biroul Ombudsmanului și Comisie pentru a se asigura că preocupările reclamanților ar putea fi abordate cât mai eficient.

6.2.4. Alte instituții, agenții și organizații

Relațiile cu diferite părți ale administrației UE sunt parte integrantă a strategiei „Spre 2024” a Ombudsmanului. Un impact pozitiv și de lungă durată asupra administrației UE se poate realiza numai prin relații de strânsă cooperare. În februarie, Ombudsmanul a avut o întâlnire cu președintele Curții de Conturi Europene (CCE), cu procurorul-șef european și cu directorul general al Oficiului European de Luptă Antifraudă (OLAF) în pregătirea conferinței „Construirea unui cadru de integritate mai puternic al UE” pe care o organiza. În cursul anului, Ombudsmanul s-a întâlnit, de asemenea, cu președintele Băncii Centrale Europene (BCE) și cu directorul executiv al Agenției Europene pentru Poliția de Frontieră și Garda de Coastă (Frontex).

6.2.5. Convenția Organizației Națiunilor Unite privind drepturile persoanelor cu handicap

Uniunea Europeană este semnatară a Convenției Națiunilor Unite privind drepturile persoanelor cu handicap (CNUDPH), un instrument internațional obligatoriu în domeniul drepturilor omului care „promovează, protejează și asigură exercitarea deplină și egală a tuturor drepturilor omului și libertăților fundamentale de către toate persoanele cu handicap și promovează respectarea demnității inerente acestora”.

Respectarea CNUDPH la nivelul UE este monitorizată de Cadrul UE pentru Convenția ONU privind drepturile persoanelor cu handicap, care a fost prezidat de Forumul european al persoanelor cu handicap în 2023. În calitate de membru al acestui cadru, Ombudsmanul acordă deosebită atenție aplicării CNUDPH de către administrația UE.

Ombudsmanul a tratat o serie de anchete în 2023 referitoare la drepturile persoanelor cu dizabilități. În februarie, Ombudsmanul și-a închis ancheta cu privire la modul în care Comisia Europeană aplică norma din Statutul funcționarilor UE privind acordarea unei alocații duble pentru creșterea copilului pentru sprijinirea îngrijirii copiilor cu handicap. Ancheta a constatat că utilizarea unor praguri privind gradul de handicap, care exclude automat anumite cazuri de la luarea în considerare, este în contradicție cu obligațiile administrației UE în temeiul Convenției ONU privind drepturile persoanelor cu handicap. Ombudsmanul a cerut Comisiei să-și revizuiască abordarea. Între timp, Comisia a inițiat o procedură de revizuire a normelor aplicabile pentru întreaga administrație a UE, în vederea asigurării unei evaluări individuale de fond a tuturor cererilor pentru acest tip de indemnizație.

Biroul și-a prezentat activitatea legată de drepturile persoanelor cu dizabilități în cadrul mai multor evenimente pe tot parcursul anului, inclusiv la al cincilea Parlement european al persoanelor cu handicap.

6.3. Rețeaua europeană a ombudsmanilor

Rețeaua europeană a ombudsmanilor este o rețea informală coordonată de Ombudsmanul European, formată din peste 95 de birouri din toată Europa, precum și din Comisia pentru petiții a Parlamentului European.

Tema Conferinței anuale din 2023, care a avut loc la Parlamentul European de la Bruxelles, a fost protecția drepturilor omului. Prima sesiune s-a axat pe migrație, participanții reflectând asupra modului și a motivelor pentru care migranții vin în Europa, precum și asupra rolului crucial pe care îl joacă ombudsmanii în expunerea prejudiciilor, protejarea drepturilor cetățenilor și responsabilizarea administrațiilor. A doua sesiune a analizat utilizarea inteligenței artificiale în administrațiile publice, discuțiile fiind axate pe beneficiile și potențialele dezavantaje ale tehnologiei.

Prin procedura de interogare, membrii Rețelei pot pune întrebări referitoare la legislația UE care apar în cursul anchetelor lor, Ombudsmanul European obținând răspunsuri de specialitate din partea instituțiilor UE. Subiectele de interogare din 2023 au fost cardul european de asigurări sociale de sănătate, restricțiile privind libera circulație a persoanelor între statele membre ale UE și normele UE în materie de asigurări.

Întrucât țările candidate la UE pot deveni membre ale rețelei, în 2023, instituția Ombudsmanului pentru drepturile omului din Bosnia și Herțegovina s-a alăturat rețelei.

Continuându-și vizitele regulate la birourile mediatorilor naționali, Ombudsmanul European s-a deplasat la Varșovia în septembrie, unde s-a întâlnit cu Comisarul adjunct polonez pentru drepturile omului. În timpul vizitei sale în capitala poloneză, a vizitat sediul Agenției Europene pentru Poliția de Frontieră și Garda de Coastă (Frontex). De asemenea, Ombudsmanul a ținut un discurs programatic la Universitatea din Varșovia, pe tema „Ombudsmanul European într-o eră geopolitică: protejarea drepturilor omului și a responsabilității.”

7. Resurse

7.1. Bugetul

Bugetul Ombudsmanului constituie o secțiune independentă a bugetului UE. și este împărțit în trei titluri. Titlul 1 cuprinde salariile, indemnizațiile și alte cheltuieli legate de personal. Titlul 2 cuprinde imobilele, mobilierul, echipamentele și diverse cheltuieli de exploatare. Titlul 3 cuprinde cheltuielile rezultate din funcțiile generale exercitate de instituție. În 2023, creditele prevăzute în buget s-au ridicat la 13 212 447 EUR.

Pentru a asigura gestionarea judicioasă a resurselor, auditorul intern al Ombudsmanului verifică periodic sistemele de control intern și operațiunile financiare derulate de Birou. Ca și alte instituții, și Ombudsmanul este supus controlului Curții de Conturi Europene, care nu a identificat probleme specifice în contextul activității sale de audit extern.

7.2. Utilizarea resurselor

În fiecare an, Ombudsmanul adoptă un Plan anual de gestiune care prevede măsurile specifice pe care urmează să le ia Biroul pentru a realiza obiectivele și prioritățile incluse în strategia pe cinci ani a Ombudsmanului, denumită „Spre 2024”. Planul anual de gestionare 2023 este cel de-al patrulea întemeiat pe această strategie.

Ombudsmanul dispune de personal multilingv cu înaltă calificare, asigurându-se astfel că Biroul poate gestiona plângerile în cele 24 de limbi oficiale ale UE și să informeze publicul din întreaga UE cu privire la activitatea Ombudsmanului. Politica de lucru hibridă a Biroului, care este orientată spre rezultate și bazată pe încredere, sprijină ambiția Ombudsmanului de a promova un mediu de lucru modern, digital și flexibil.

În 2023, schema de personal a Ombudsmanului a prevăzut 75 de posturi, la care se adaugă în medie nouă agenți contractuali care au colaborat cu Biroul. De asemenea, 18 stagiari au acumulat experiență profesională la Biroul Ombudsmanului în cursul anului.

Ombudsmanul a efectuat un sondaj în rândul personalului în 2023, care a arătat niveluri generale ridicate de satisfacție și implicare a angajaților.

Informații detaliate despre structura Biroului Ombudsmanului European și atribuțiile diferitelor unități sunt disponibile pe site-ul Ombudsmanului.

8. Cum poate fi contactat Ombudsmanul European

Prin telefon

+33 (0)3 88 17 23 13

Prin e-mail

eo@ombudsman.europa.eu

Adresa poștală

Médiateur européen
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Online

• Site ombudsman.europa.eu
• Twitter twitter.com/EUombudsman
• Instagram instagram.com/euombudsman
• LinkedIn linkedin.com/company/272026
• YouTube youtube.com/user/eotubes

Birourile noastre

Strasbourg

Adresa de vizitare

Bâtiment Václav Havel (HAV)
Allée Spach
F-67000 Strasbourg

Bruxelles

Adresa de vizitare

Bâtiment Froissart (FRS)
Rue Froissart 87
B-1000 Bruxelles

---

© Uniunea Europeană, 2024

Toate fotografiile și imaginile © Uniunea Europeană.
Reproducerea în scopuri educative și necomerciale este permisă cu condiția precizării sursei.
Realizat cu FrutigerNext.

HTML	ISBN 978-92-9483-379-2	ISSN 1725-3233	doi: 10.2869/012546	QK-AA-24-001-RO-Q