Aveți o plângere împotriva unei instituții sau unui organism al UE?
- RO Română
Traducerile automate pot conține erori care pot reduce claritatea și exactitatea; Ombudsmanul nu își asumă răspunderea pentru eventuale discrepanțe. Pentru cele mai fiabile informații și securitate juridică, vă rugăm să consultați versiunea sursă din engleză, linkul de mai sus.
Pentru mai multe informații, vă rugăm să consultați politica noastră lingvistică și de traducere.
Înregistrarea mesajelor text și instantanee trimise/primite de membrii personalului în calitate profesională – Recomandări practice pentru administrația UE
Corespondență - Datele Joi | 14 iulie 2022
Caz SI/4/2021/MIG - Deschis la Miercuri | 30 iunie 2021 - Decizie din Miercuri | 13 iulie 2022 - Instituțiile vizate Parlamentul European | Consiliul Uniunii Europene | Agenția Europeană pentru Poliția de Frontieră și Garda de Coastă | Agenţia Europeană pentru Produse Chimice | Autoritatea Europeană pentru Siguranţa Alimentară | Agenţia Europeană pentru Medicamente | Comisia Europeană | Banca Centrală Europeană - Ţară Franţa
Aceste recomandări practice pot ghida administrația UE în înregistrarea mesajelor text și instantanee în viitor. Acestea rezultă dintr-un exercițiu de colectare de informații efectuat de Ombudsmanul European și reflectă bunele practici pe care le-a identificat în acest context.
Instituțiile, organele, oficiile și agențiile UE ar trebui:
- Să ia în considerare, în normele și practicile de gestionare a documentelor, utilizarea tot mai frecventă a textului și a mesageriei instant. Concret, acest lucru implică faptul că decizia de a înregistra o anumită informație în sistemul de gestionare a documentelor al administrației nu ar trebui să depindă de suport – fie că este vorba de o scrisoare, de un e-mail, de un text sau de un mesaj instant – ci de conținutul acestuia.
- Punerea în aplicare a unor soluții tehnologice care să permită înregistrarea ușoară a mesajelor text și instantanee în sistemele de gestionare a documentelor. Între timp, să prevadă modalități alternative de înregistrare a acestor mesaje.
- Să emită orientări clare pentru personal cu privire la modul în care mesajele text și instantanee care îndeplinesc criteriile privind înregistrarea documentelor ar trebui extrase, transferate și înregistrate. Toți membrii personalului care utilizează dispozitive electronice la locul de muncă ar trebui să fie în măsură să înțeleagă cum să extragă și să transfere mesaje text și instantanee din aplicațiile sau platformele de mesagerie către sistemul relevant de gestionare a documentelor.
- Sensibilizarea personalului cu privire la necesitatea de a se asigura că mesajele text și instantanee care îndeplinesc criteriile de înregistrare sunt extrase, transferate și înregistrate în mod regulat și de rutină. Pe lângă mesajele standard de comunicare internă, acest lucru ar putea fi realizat, de exemplu, prin oferirea de cursuri de formare membrilor existenți ai personalului și ca parte a programelor de inițiere pentru noii membri ai personalului.
- Asigurați-vă că perioadele de păstrare a mesajelor text și instantanee deținute pe dispozitivele electronice utilizate pentru muncă sunt în conformitate cu politica de păstrare.
- să instituie un proces prin care să se asigure că, atunci când un membru al personalului pleacă, sunt înregistrate toate documentele pe care le deține membrul personalului, inclusiv mesajele text și instantanee care îndeplinesc criteriile de înregistrare.
- Recunoașterea faptului că mesajele text și instantanee legate de muncă sunt „documente” în sensul Regulamentului 1049/2001 privind accesul public la documente.
- Atunci când se tratează cererile de acces public la documente care ar putea acoperi mesaje text și instantanee, se iau în considerare toate locurile în care ar putea fi stocate astfel de mesaje, inclusiv dispozitivele electronice utilizate de personal, și se asistă personalul care ar putea deține astfel de mesaje în căutările sale, de exemplu prin furnizarea de instrucțiuni.
- Asigurați-vă că instrumentul lor standard de căutare permite identificarea mesajelor text și instantanee (ca atare) după ce au fost înregistrate în sistemul lor de gestionare a documentelor.