# Revizuirea procedurii accelerate a Ombudsmanului
- Autor: Ombudsmanul european
- Datele : 2021-02-24T00:00+01:00[Europe/Paris]
- [URL](https://www.ombudsman.europa.eu/ro/document/ro/138509)
- [PDF](https://www.ombudsman.europa.eu/pdf/ro/138509)
---
1. Sinteză
----------
Unul dintre principiile care stau la baza normelor UE privind accesul public la documente este că cererile ar trebui tratate cu promptitudine. Informațiile pot fi solicitate rapid și își pot pierde relevanța pentru solicitant în cazul în care apar întârzieri. Ombudsmanul a dorit, de asemenea, să se asigure că biroul său tratează plângerile în acest domeniu cât mai curând posibil. Prin urmare, în februarie 2018, aceasta a introdus o procedură accelerată pentru tratarea plângerilor privind accesul public.
După trei ani, această revizuire urmărește să evalueze modul în care procedura funcționează în practică. Rezultatele principale sunt pozitive: Biroul Ombudsmanului tratează acum plângerile privind accesul public mult mai rapid -- **timpul mediu de tratare a plângerilor privind accesul public este acum cu o treime mai mare decât era înainte de introducerea procedurii.**
Este dificil de spus dacă acest proces mai rapid a condus la o dublare **a plângerilor privind accesul public primite de Ombudsman în această perioadă, dar** este, în orice caz, o evoluție pozitivă.
**Calendarul orientativ de 40 de zile lucrătoare pentru efectuarea de către Ombudsman a evaluării sale de fond reprezintă o provocare în două treimi din cazurile Fast-Track.** Acest lucru rezultă parțial din resursele uneori suprasolicitate și parțial din răspunsurile lente din partea instituțiilor. Ar putea fi util să se reflecteze dacă să se majoreze acest calendar orientativ, pentru a oferi o mai mare certitudine reclamanților, evitându-se, în același timp, utilizarea unei astfel de prelungiri pentru a determina întârzieri și mai mari.
Biroul Ombudsmanului a consultat, de asemenea, persoane și organizații care au utilizat procedura. Deși, în general, sunt mulțumiți de experiență, respondenții au solicitat, de asemenea, o mai mare claritate cu privire la ceea ce trebuie să se aștepte în timpul prelucrării plângerilor privind accesul la documente. Acest lucru a indicat o anumită **confuzie cu privire la ceea ce este și nu este considerat o plângere Fast-Track** în cadrul categoriei mai largi de cazuri de acces public tratate de Ombudsman. Acest lucru merită o reflecție suplimentară din partea oficiului, inclusiv o evaluare pentru a stabili dacă ar fi mai bine să se afirme pur și simplu că Ombudsmanul încearcă să trateze toate plângerile privind accesul la documente cât mai curând posibil, pe baza unui calendar orientativ. Este posibil ca desemnarea noului proces drept „cale rapidă" să fi ajutat biroul să se concentreze asupra modului de raționalizare a fostului proces, dar acum că acest lucru a fost realizat, este posibil să nu mai fie util să i se acorde o desemnare specială.
Ombudsmanul a abordat deja unele dintre problemele identificate în această revizuire: **echipa care se ocupă de cazurile de acces public a fost extinsă, în timp ce pe site sunt furnizate acum informații mai clare cu privire la modul în care** tratăm plângerile privind accesul public. În prezent, ar putea fi necesar să se **adopte orientări mai definitive cu privire la momentul în care să se acorde instituțiilor prelungiri ale termenelor,** având în vedere preocupările exprimate de părțile interesate în acest sens.
În paralel cu această revizuire rapidă, Ombudsmanul efectuează un audit intern cu privire la rezultatul plângerilor privind accesul public la documente. Ea speră să raporteze acest lucru în curând.
2. Prezentare generală
----------------------
### a. Contextul
Persoanele care solicită acces public la documentele deținute de o instituție a UE au nevoie, de regulă, de documente cât mai curând posibil pentru a fi relevante pentru scopul în care intenționează să le utilizeze. Prin urmare, se așteaptă ca cererea să fie tratată rapid. Acest lucru este valabil pentru jurnaliști, pentru organizațiile societății civile (OSC) sau pentru cetățenii care doresc să se implice în procesul decizional al UE. Întreprinderile și cercetătorii caută, de asemenea, informații relevante pentru activitatea lor.
Dacă accesul nu este prompt, documentele își pot pierde utilitatea. Ombudsmanul European a susținut în mod constant că **accesul întârziat poate fi refuzat.**
Bazându-se pe principiul care stă la baza normelor UE privind accesul public^[\[1\],](#_ftn1){#_ftnref1}^ conform căruia cererile ar trebui tratate cu promptitudine, Ombudsmanul a dorit să se asigure că biroul său tratează astfel de plângeri cât mai curând posibil. Prin urmare, ea a introdus o procedură accelerată pentru tratarea plângerilor privind accesul public. După o perioadă de probă care a început în septembrie 2017, Ombudsmanul a lansat în mod oficial „procedura accelerată" pentru plângerile privind accesul la documente în februarie 2018.
### b. Desemnarea căii rapide
Ombudsmanul nu desemnează toate plângerile privind accesul public la documente drept „acces rapid". Plângerile tratate în cadrul procedurii accelerate se referă la cele în care instituția a refuzat accesul public la un document sau în care instituția nu a răspuns la o cerere de acces la documente în termenul stabilit și, prin urmare, a refuzat implicit accesul.
S-a dovedit a fi dificil sau inutil să se utilizeze procedura accelerată pentru a trata alte cazuri de acces public. Printre exemple se numără cazurile în care nu este clar dacă documentele solicitate există sau în care sunt necesare clarificări suplimentare înainte ca echipa de anchetă a Ombudsmanului să poată inspecta documentele în cauză. În cazul în care este clar de la bun început că, pentru a încerca să obțină despăgubiri pentru reclamant, ar putea fi necesară efectuarea unei investigații mai aprofundate, procedura accelerată nu este utilizată^[\[2\].](#_ftn2){#_ftnref2}^
Această reexaminare a arătat că reclamanților nu le este întotdeauna clar care sunt cazurile care fac obiectul procedurii accelerate. Această problemă va fi abordată.
### c. Cum funcționează procedura Fast-Track
La primirea unei plângeri, Biroul Ombudsmanului înregistrează plângerea și trimite o confirmare de primire. În termen de **cinci zile lucrătoare** de la înregistrare, Ombudsmanul ar trebui să ia o decizie cu privire la posibilitatea deschiderii unei anchete în cadrul procedurii accelerate. Acest lucru depinde de mai mulți factori, inclusiv dacă o plângere este admisibilă^[\[3\]](#_ftn3){#_ftnref3}^ sau dacă Ombudsmanul găsește motive pentru a deschide o anchetă[^\[4\].^](#_ftn4){#_ftnref4}
După deschiderea unei anchete, procedura accelerată include o serie de etape de investigare, începând cu inspecția în timp util a documentelor în cauză și, în anumite cazuri, o reuniune cu instituția relevantă. Ombudsmanul a încheiat acorduri cu instituțiile UE care îi permit accesul rapid la documente pentru inspecție (în termen de 5 zile lucrătoare de la deschiderea anchetei) și primirea rapidă a eventualelor observații suplimentare din partea instituțiilor (în termen de 15 zile lucrătoare).
Ombudsmanul își propune să ajungă la un rezultat în cazurile Fast-Track **în termen de 40 de zile lucrătoare** (de la data înregistrării plângerii). În această perioadă, echipa de anchetă a Ombudsmanului examinează documentele în cauză și se poate consulta în continuare cu instituția sau organul.
Ombudsmanul stabilește apoi dacă există posibilitatea de a se ajunge la o soluție rapidă la această problemă, propunând instituției să divulge (părți din) documente.
În cazul în care Ombudsmanul consideră că instituția UE nu ar fi trebuit să refuze accesul la documentul (documentele) în cauză, acesta poate constata administrarea defectuoasă și îi poate recomanda să acorde acces total sau parțial la documentele în cauză.
3. Evaluarea performanței
-------------------------
Următoarele statistici arată impactul procedurii Fast-Track asupra timpilor de prelucrare și evoluția în ceea ce privește numărul de cazuri. Această secțiune conține statistici privind tratarea tuturor cazurilor de acces public și nu exclusiv a celor tratate în cadrul procedurii accelerate.
### a. Numărul de plângeri
De la 1 septembrie 2017 până la 31 august 2020, Ombudsmanul a tratat 252 de plângeri în domeniul accesului public la documente. În 189 dintre aceste plângeri, Ombudsmanul a deschis o anchetă.
Numărul plângerilor legate de accesul public aproape s-a dublat, de la o medie de 45 pe an în perioada 2014-2016 la o medie de 82 pe an în perioada 2017-2019, când era în vigoare procedura accelerată.
Numărul total anual de plângeri primite de Ombudsman a crescut cu aproximativ 20 % între 2014 și 2019. Ponderea plângerilor legate de accesul la documente a crescut semnificativ între 2016 și 2017, când a fost introdusă procedura accelerată.
### b. Durata medie de prelucrare
Timpul mediu necesar pentru prelucrarea cazurilor de acces public a fost redus substanțial de la introducerea procedurii accelerate. Cele trei etape-cheie ale tratării plângerilor sunt de trei ori mai rapide de la introducerea procedurii accelerate: luarea deciziei privind admisibilitatea, adoptarea evaluării Ombudsmanului cu privire la această chestiune și închiderea definitivă a cazului.
Durata medie a „deciziilor de admisibilitate" pentru toate plângerile legate de accesul public la documente este de peste trei ori mai rapidă în prezent decât înainte de introducerea procedurii.
În cadrul procedurii accelerate, Ombudsmanul depune eforturi pentru a se asigura că anchetele sale conduc la o decizie sau la un rezultat (cum ar fi o propunere de soluție sau o recomandare) în termen de 40 de zile lucrătoare. Perioada medie în care anchetele privind accesul la documente ajung la un rezultat este în prezent de o treime din perioada anterioară introducerii procedurii, în 2017.
### c. Statistici privind urmărirea rapidă
Între 1 septembrie 2017 și 31 august 2020, Ombudsmanul a tratat 148 de plângeri în cadrul procedurii accelerate. În 119 dintre aceste plângeri, ea a deschis o anchetă.
#### I. Cine sunt reclamanții?
#### II. Ce instituții au fost vizate?
Marea majoritate a plângerilor care au fost tratate în cadrul procedurii accelerate au fost formulate împotriva Comisiei Europene. Restul au fost repartizate între alte instituții, organisme, oficii și agenții.
#### III. Rezultatul
Majoritatea anchetelor din cadrul procedurii Fast-Track au fost închise, constatându-se că nu a existat un caz de administrare defectuoasă. În aproximativ 30 % din anchetele sale Fast-Track, Ombudsmanul a făcut o propunere de soluție sau o recomandare.
#### IV. Plângeri tratate în termenul indicativ
În general, în două treimi din cazurile Fast-Track, **decizia de admisibilitate** a fost luată în termenul orientativ de cinci zile lucrătoare. Pentru cauzele Fast-Track, termenul mediu până la adoptarea deciziei privind admisibilitatea a fost **de 6 zile lucrătoare**. Obiectivul Oficiului de a lua decizii privind admisibilitatea în cazurile care nu fac obiectul procedurii accelerate este de 30 de zile calendaristice. Acest lucru arată că, deși oficiul nu a îndeplinit obiectivul de 5 zile lucrătoare pentru toate cazurile Fast-Track, în majoritatea cazurilor, decizia de admisibilitate a fost luată mult mai rapid decât în cazurile non-Fast-Track.
În 36 % din toate anchetele Fast-Track, evaluarea Ombudsmanului^[\[5\]](#_ftn5){#_ftnref5}^ a fost emisă în termenul orientativ de 40 de zile lucrătoare. În 55 % din totalul plângerilor, s-a emis o evaluare în termen de 60 de zile lucrătoare. În general, pentru anchetele Fast-Track, timpul mediu pentru a ajunge la un rezultat a fost de 67 de zile lucrătoare.
4. Opiniile părților interesate
-------------------------------
În contextul examinării performanței procedurii accelerate, biroul Ombudsmanului a consultat diverse părți interesate care au experiență directă în ceea ce privește procedura, în vederea obținerii de feedback. Printre aceștia s-au numărat atât reclamanții (din partea societății civile, a mediului academic și a mass-mediei), cât și Comisia, în calitate de principală instituție a UE care face obiectul anchetelor privind accesul Ombudsmanului la documente.
### a. Conștientizarea procedurii accelerate
În general, aproape toți cei consultați cunoșteau principalele obiective și principii directoare ale procedurii. A existat o anumită incertitudine cu privire la faptul dacă procedura se aplică tuturor plângerilor privind accesul la documente.
### b. Percepția Fast-Track în practică
Pentru cei care au avut experiență în ceea ce privește plângerile înainte și după introducerea procedurii, aceștia au considerat că tratarea plângerilor de către Ombudsman a devenit mai rapidă și mai raționalizată. În general, cei consultați au considerat comunicarea cu biroul Ombudsmanului ca fiind eficace și utilă, permițându-le să urmărească procesul.
Cel mai mare impact perceput pare să fie acela de a determina instituția să trateze mai rapid cererea: mutarea lucrurilor acolo unde există o întârziere. În general, corespondenții au considerat procedura accelerată drept o modalitate eficientă de a se asigura că nu există întârzieri nejustificate din partea instituțiilor în tratarea cererilor de acces public. Cu toate acestea, în cazurile în care au avut loc întârzieri, nu a fost întotdeauna evident de ce s-a întâmplat acest lucru. Unii respondenți au remarcat că Ombudsmanul acordă adesea instituțiilor prelungiri ale termenelor, chiar și în cazul în care au existat deja întârzieri.
Pe de altă parte, anumiți respondenți au fost îngrijorați de faptul că un timp de prelucrare mai rapid ar însemna că Ombudsmanul nu ar avea timp să investigheze în detaliu plângerile și să abordeze în mod corespunzător toate argumentele juridice invocate de reclamant și de instituție.
Plângeri adresate Ombudsmanului, în special atunci când sunt tratate în cadrul procedurii accelerate
au fost considerate o alternativă mai puțin riscantă și mai rapidă la litigiile în instanță și ar putea fi utilizate în cazurile în care succesul a fost incert. Acest lucru s-a dovedit a fi valabil în special pentru reclamanții care nu dispuneau de mijloacele financiare necesare pentru a introduce acțiuni în justiție.
La rândul său, Comisia a subliniat că, deși termenele procedurii accelerate sunt foarte scurte (în special inspecția documentelor în termen de cinci zile lucrătoare de la solicitare), aceasta le poate respecta în marea majoritate a cazurilor.
### c. Îmbunătățiri propuse
Una dintre preocupările exprimate de mai mulți respondenți a fost că nu este clar când Ombudsmanul utilizează procedura accelerată pentru a trata plângerile privind accesul la documente. S-a sugerat să se informeze reclamanții dacă s-a aplicat procedura accelerată, pentru a le permite să prevadă durata în avans.
Deși este posibil ca tratarea plângerilor de către Ombudsman să fi devenit mai rapidă în ceea ce privește cazurile de acces la documente, unii respondenți s-au întrebat dacă acest lucru a avut loc în detrimentul tratării fondului plângerii. În special, deși pot primi un răspuns mai rapid din partea instituției la cererea lor, este posibil ca aceștia să nu aibă acces la documente.
Unii respondenți s-au întrebat dacă Ombudsmanul ar trebui să acorde instituției prelungiri ale termenelor în cazul plângerilor care se referă la întârzieri în tratarea cererilor de acces la documente.
Unii respondenți au considerat că procesul și formularul de depunere a plângerilor pe site-ul Ombudsmanului ar putea fi îmbunătățite (unii au sugerat un formular de plângere separat, specific pentru plângerile privind accesul la documente). Altele au sugerat furnizarea mai multor informații privind accesul la documente în general pe site-ul internet al Ombudsmanului.
Comisia a afirmat că, întrucât se adaptează în continuare la noua procedură, ar prefera ca Ombudsmanul să nu modifice din nou această procedură.
5. Concluzie
------------
### a. Ce funcționează bine?
Procedura Fast-Track a dus la o scădere semnificativă a timpilor de procesare. În medie, plângerile legate de accesul public la documente au fost soluționate de trei ori mai rapid în 2019 decât înainte de introducerea procedurii. Deși tratarea plângerilor de către Ombudsman a devenit, în general, mult mai rapidă și mai eficientă, acest lucru este valabil în special în cazurile Fast-Track.
Procedura a atras un număr crescut de reclamanți, dublând, în esență, numărul plângerilor privind accesul public la documente.
Părțile interesate au fost, în general, mulțumite de procedura accelerată. Aceștia au salutat rapiditatea procedurii și calitatea generală a activității Ombudsmanului.
### b. Ce poate fi îmbunătățit?
În timp ce procedura Fast-Track este în general un succes, există loc de îmbunătățiri în anumite domenii.
* Timpul mediu de procesare a tuturor reclamațiilor Fast-Track este de 67 de zile lucrătoare. Deși timpul de prelucrare a fost redus în mod semnificativ, în doar 36 % din toate cazurile Fast-Track, Ombudsmanul și-a finalizat evaluarea în termenul de 40 de zile lucrătoare prevăzut^[\[6\].](#_ftn6){#_ftnref6}^
În parte, aceasta este o consecință a succesului procedurii Fast-Track. Faptul că biroul Ombudsmanului este relativ mic înseamnă că acesta nu a putut întotdeauna să facă față creșterilor neprevăzute ale numărului de plângeri în termenul prevăzut. Ombudsmanul a abordat deja această problemă prin creșterea numărului de membri ai echipei care se ocupă de plângerile legate de accesul public la documente. În plus, există și alți factori care conduc la întârzieri, cum ar fi necesitatea de a aștepta răspunsul instituțiilor relevante.
Cu toate acestea, rămâne dificil să se respecte termenul de 40 de zile lucrătoare pentru plângerile Fast-Track. Ar putea fi util să se reflecteze dacă să se majoreze acest calendar orientativ, pentru a oferi o mai mare certitudine reclamanților, asigurându-se, în același timp, că o posibilă majorare nu este utilizată ca justificare pentru tratarea mai puțin rapidă a cazurilor de acces la documente.
* Consultarea părților interesate a arătat că a existat o anumită confuzie cu privire la ceea ce este și nu este considerat o plângere Fast-Track. Acest lucru ridică întrebarea dacă este recomandabil să se „desemneze" anumite plângeri drept „urmărire rapidă", iar altele nu; și dacă poate oferi reclamanților mai multă claritate pentru a indica faptul că Ombudsmanul încearcă să trateze toate plângerile privind accesul la documente cât mai rapid posibil.
### c. Calea de urmat
Ombudsmanul își menține angajamentul de a produce rezultate nu numai în timp util, ci și de a găsi cea mai bună soluție posibilă pentru reclamant.
În urma acestei revizuiri, Ombudsmanul:
* Să continue să simplifice procesele, acolo unde este posibil, pentru a trata plângerile referitoare la accesul la documente într-un mod cât mai eficient posibil.
* Să evalueze dacă ar fi mai bine să se afirme pur și simplu că Ombudsmanul încearcă să trateze toate plângerile privind accesul la documente cât mai rapid posibil, pe baza unui calendar orientativ, decât să acorde procesului o desemnare specială.
* În cazul în care se menține procedura accelerată, să ia în considerare o posibilă prelungire a termenului de 40 de zile lucrătoare și să elaboreze criterii mai clare privind tipurile de cazuri care ar trebui tratate în cadrul procedurii accelerate.
* Să stabilească dacă ar putea fi necesar să adopte orientări mai definitive cu privire la momentul în care să acorde instituțiilor prelungiri ale termenelor.
*** ** * ** ***
[\[1\]](#_ftnref1){#_ftn1} Pentru majoritatea instituțiilor, organelor, oficiilor și agențiilor UE, normele relevante privind accesul public la documente sunt cuprinse în Regulamentul 1049/2001. Acest principiu se reflectă în regulament, care prevede că cererile de acces la documente sunt tratate cu promptitudine și, în orice caz, în termen de 15 zile lucrătoare de la înregistrarea unei cereri. Regulamentul poate fi consultat la adresa: [https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=celex%3A32001R1049.](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=celex%3A32001R1049)
[\[2\]](#_ftnref2){#_ftn2} De asemenea, ar putea fi necesar să nu se desemneze un caz drept „Fast-Track" în cazul în care o instituție, datorită structurii sale, impune ca poziția sa să fie solicitată din nou în mod oficial, în plus față de răspunsul său inițial adresat solicitantului.
[\[3\]](#_ftnref3){#_ftn3} Pentru a fi admisibile, plângerile trebuie să îndeplinească anumite condiții prevăzute la articolul 2 din [Statutul Ombudsmanului.](https://www.ombudsman.europa.eu/en/legal-basis/statute/en) Acestea includ, printre altele, cerința de a depune o cerere de confirmare a accesului la documente la instituția respectivă înainte de a depune o plângere.
[\[4\]](#_ftnref4){#_ftn4} De exemplu, Ombudsmanul poate constata că un alt organism este mai bine plasat pentru a trata plângerea \[articolul 3 alineatul (3) din [dispozițiile de punere în aplicare](https://www.ombudsman.europa.eu/en/legal-basis/implementing-provisions/en) ale Ombudsmanului\].
[\[5\]](#_ftnref5){#_ftn5} Propunere de soluție, recomandare sau decizie de încheiere.
[\[6\]](#_ftnref6){#_ftn6} Înregistrare până la decizia de închidere, soluție sau recomandare. Timpul mediu de prelucrare a cazurilor în termenul stabilit a fost de 26 de zile lucrătoare.