Cuvânt înainte

Am plăcerea de a vă prezenta raportul din acest an intitulat „Putting it Right?”, care evaluează modul în care instituțiile UE au răspuns la propunerile formulate în anchetele noastre care au fost închise în 2019. Instituțiile UE au cooperat în mod satisfăcător în 79 % din cazuri în 2019, ceea ce reprezintă o îmbunătățire față de anul precedent. Aceasta este o reflecție pozitivă asupra instituțiilor UE, care au încercat să își îmbunătățească practicile administrative.

Instituțiile au reacționat pozitiv la 93 dintre cele 118 propuneri pe care le-am prezentat pentru a-și corecta sau îmbunătăți practicile administrative. Dintre cele 17 instituții cărora le-am prezentat propuneri, 10 au răspuns în mod satisfăcător la toate soluțiile, sugestiile și recomandările pe care le-am propus. Deși nu toate instituțiile au reacționat în mod satisfăcător la toate propunerile noastre, aceste propuneri le-au sporit totuși gradul de conștientizare cu privire la preocupările legate de practicile lor. Acest lucru, în sine, ar trebui să contribuie la o sensibilitate sporită față de așteptările publicului și, în cele din urmă, la o mai bună administrare.

Deși cifra de 79 % reflectă răspunsurile instituțiilor la propunerile mele într-un anumit moment, ea nu reflectă pe deplin impactul activității noastre de-a lungul timpului. Din acest motiv, raportul din acest an analizează, de asemenea, impactul mai larg al anchetelor și inițiativelor Ombudsmanului.

Acest impact include, de exemplu, schimbări legate de inițiativele pe care le-am luat fără a deschide o anchetă sau chestiuni soluționate de instituții în timp ce o anchetă a Ombudsmanului era în curs de desfășurare. Cu toate acestea, este esențial să se includă, de asemenea, rezultatele anumitor anchete în care impactul a fost evident numai după încheierea anchetei. Unele dintre propunerile noastre sunt ample, implică eforturi semnificative și pot implica reformarea procedurilor și practicilor care sunt în vigoare de zeci de ani. În alte cazuri, impulsul extern în curs după încheierea unei anchete poate conduce, într-o etapă ulterioară, la modificări, chiar dacă este posibil ca instituția să fi răspuns inițial negativ la o propunere.

Administrația UE funcționează, în general, la un standard ridicat și aș dori să cred că am văzut cu toții beneficiile acestui lucru în acest an dificil, marcat de criza provocată de pandemia de COVID-19. Am încercat să recunosc unele dintre aceste bune practici administrative prin intermediul „Premiului pentru bună administrare”, care are loc o dată la doi ani, și aștept cu interes să fac acest lucru din nou în 2021.

 

Emily O'Reilly
decembrie 2020

 

Raportul

1. Introducere

Prezentul raport prezintă modul în care instituțiile UE ^[1] au răspuns Ombudsmanului în cazurile închise în 2019. Ombudsmanul poate face propuneri sub formă de soluții, recomandări și sugestii. Ombudsmanul poate, de asemenea, să promoveze îmbunătățirea prin inițiative strategice, care nu sunt anchete formale, sau să solicite unei instituții să soluționeze o chestiune chiar înainte de formularea unei propuneri sau recomandări formale de soluție.

Secțiunea 2 explică care sunt soluțiile, recomandările și sugestiile Ombudsmanului. Acesta analizează rezultatul activității Ombudsmanului, evaluând măsura în care instituțiile UE acceptă propunerile Ombudsmanului.

Secțiunea 3 analizează impactul calitativ al activității Ombudsmanului care nu poate fi măsurat prin statistici. Aceasta include, de exemplu, schimbări determinate de inițiative strategice sau chestiuni soluționate de instituții în timp ce o anchetă a Ombudsmanului era în curs de desfășurare. Această secțiune analizează, de asemenea, rezultatul anchetelor în care impactul a fost evident numai după încheierea anchetei.

Ambele secțiuni includ rezumate ale cauzelor care justifică o „mențiune specială” ca exemple principale.

2. Rezultatele în cazurile Ombudsmanului

Ombudsmanul ajută persoanele fizice, întreprinderile și asociațiile care au probleme cu o instituție a UE ^[2]. În același timp, Ombudsmanul servește interesului public mai larg, ajutând instituțiile să îmbunătățească calitatea serviciilor pe care le furnizează. Pe lângă investigarea plângerilor, Ombudsmanul poate, de asemenea, să deschidă anchete din proprie inițiativă.

Ombudsmanul poate solicita instituției să furnizeze informații, să își inspecteze dosarele și să obțină mărturii de la membrii personalului său. Aceste competențe sunt prevăzute în Statutul Ombudsmanului ^[3] (denumit în continuare „statutul”). Atunci când este necesar sau oportun, Ombudsmanul poate solicita instituției să își revizuiască poziția, să ofere reparații sau să facă modificări generale pentru viitor. În cazul în care răspunsul instituției la o constatare de administrare defectuoasă este nesatisfăcător, Ombudsmanul poate atrage atenția politică asupra unui caz prin prezentarea unui „raport special” Parlamentului European.

a. Cooperarea privind cazurile închise în 2019

 

Rata de acceptare este procentul de răspunsuri pozitive la numărul total de propuneri (soluții, recomandări și sugestii) formulate de Ombudsman.

S-a înregistrat o rată globală de acceptare de 79 %, propunerile Ombudsmanului în cazurile închise în 2019. Cu alte cuvinte, instituțiile au reacționat pozitiv la 93 din cele 118 propuneri pe care Ombudsmanul le-a făcut pentru a-și corecta sau îmbunătăți practicile administrative ^[4].

Rata variază de la o instituție la alta. Din 17 instituții, 10 au avut o rată de acceptare de 100 % în 2019. Comisia, care reprezintă majoritatea cazurilor în care Ombudsmanul a făcut propuneri, având în vedere dimensiunea administrației sale, a avut o rată de acceptare de 75 %.

Tabelul 1 - Acceptarea globală a propunerilor Ombudsmanului pe instituții:

Instituție	Soluții, recomandări și sugestii	Răspunsuri satisfăcătoare
Parlamentul European	2	0
Comisia Europeană	71	53
Oficiul European de Luptă Antifraudă	5	4
Biroul European de Sprijin pentru Azil	5	5
Agenția Europeană de Siguranță a Aviației	1	1
Agenția Europeană pentru Poliția de Frontieră și Garda de Coastă	5	5
Centrul European pentru Dezvoltarea Formării Profesionale	1	1
Agenția Europeană pentru Produse Chimice	3	3
Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor	1	1
Serviciul European de Acțiune Externă	6	5
Autoritatea Europeană pentru Siguranța Alimentară	1	1
Banca Europeană de Investiții	3	2
Agenția Europeană pentru Medicamente	4	4
Oficiul European pentru Selecția Personalului	7	6
Autoritatea Europeană pentru Valori Mobiliare și Piețe	1	1
Agenția Uniunii Europene pentru Securitate Cibernetică	1	1
Agenția Executivă pentru Inovare și Rețele	1	0
Totală	118	93

b. Soluții

În cazul în care Ombudsmanul consideră că o plângere poate fi soluționată rapid, acesta poate înainta instituției în cauză o propunere de soluție, în temeiul articolului 3 alineatul (5) din statut ^[5].

Instituțiile UE au acceptat 6 din 10 soluții propuse de Ombudsman în cazurile închise în 2019 ^[6].

Tabelul 2 - Acceptarea propunerilor de soluții pe instituții:

Instituție	Soluții	Răspunsuri satisfăcătoare
Comisia Europeană	5	2
Oficiul European de Luptă Antifraudă	1	0
Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor	1	1
Serviciul European de Acțiune Externă	1	1
Autoritatea Europeană pentru Siguranța Alimentară	1	1
Autoritatea Europeană pentru Valori Mobiliare și Piețe	1	1
Totală	10	6

Graficul 2 - O acceptare a propunerilor de soluții pe instituții:

 

Exemple de cooperare pozitivă:

Cazul 860/2018/THH privind refuzul Autorității Europene pentru Siguranța Alimentară de a acorda acces public la declarațiile de interese ale personalului de conducere de nivel mediu O anchetă privind refuzul Autorității Europene pentru Siguranța Alimentară (EFSA) de a acorda acces public la declarațiile de interese ale personalului de conducere de nivel mediu a condus la adoptarea de către EFSA a unei noi politici de transparență în acest domeniu. În cadrul politicii revizuite, EFSA face publice declarațiile de interese ale întregului personal de conducere. EFSA a dat curs, de asemenea, solicitării Ombudsmanului de a face publice declarațiile de interese ale cercetătorului-șef, ale coordonatorului științific principal și ale consilierului politic principal. Ombudsmanul a constatat, de asemenea, cu satisfacție că EFSA a instituit un sistem adecvat de prelucrare a cererilor de acces la documente.

Cazul 357/2019/FP privind refuzul Autorității Europene pentru Valori Mobiliare și Piețe de a acorda acces public la documentele referitoare la contactele cu părțile interesate Un cadru universitar a depus o plângere la Ombudsman după ce Autoritatea Europeană pentru Valori Mobiliare și Piețe (ESMA) a refuzat accesul la anumite documente referitoare la reuniunile pe care le-a avut cu reprezentanți ai industriei cu privire la o anumită chestiune. Ombudsmanul a analizat chestiunea și a constatat că ESMA a ținut note interne cu privire la aceste reuniuni, pe care ar fi trebuit să aibă în vedere să le divulge. În urma anchetei Ombudsmanului, ESMA a divulgat părți din opt documente. Ombudsmanul a solicitat, de asemenea, ca, în viitor, ESMA să indice dacă biblioteca sa online de informații pentru public conține înregistrări detaliate ale reuniunilor sale cu lobbyiști.

c. Recomandări

Ombudsmanul poate face recomandări oficiale ori de câte ori constată un caz de administrare defectuoasă. În cazul în care recomandarea este acceptată, Ombudsmanul închide cazul, salutând această cooperare. În cazul în care recomandarea este respinsă de instituție, Ombudsmanul poate închide cazul confirmând constatarea administrării defectuoase. Ombudsmanul poate prezenta Parlamentului European un raport special cu privire la orice anchetă închisă cu o constatare de administrare defectuoasă, pe care Ombudsmanul o consideră de interes public semnificativ mai larg.

La fel ca în anii precedenți, în 2019 rata de acceptare a recomandărilor formale este în mod clar mai mică decât rata pentru propunerile și sugestiile de soluții ale Ombudsmanului. Acest lucru se datorează probabil faptului că recomandările se bazează pe constatarea unui caz de administrare defectuoasă. Până când o anchetă ajunge la acel punct, este posibil ca pozițiile să fi devenit înrădăcinate, ceea ce face mai dificilă obținerea unui rezultat pozitiv.

Tabelul 3 - Acceptarea recomandărilor pe instituții:

Instituție	Recomandări	Răspunsuri satisfăcătoare
Parlamentul European	2	0
Comisia Europeană	13	3
Banca Europeană de Investiții	3	2
Oficiul European pentru Selecția Personalului	3	2
Agenția Europeană pentru Poliția de Frontieră și Garda de Coastă	2	2
Agenția Uniunii Europene pentru Securitate Cibernetică	1	1
Agenția Executivă pentru Inovare și Rețele	1	0
Totală	25	10

Exemple de cooperare pozitivă:

Cauza 758/2017/MDC privind politica lingvistică a Agenției Europene pentru Poliția de Frontieră și Garda de Coastă (Frontex) Cauza a vizat o cerere de obținere a unui document în limba italiană din partea Agenției Europene pentru Poliția de Frontieră și Garda de Coastă (Frontex). Ombudsmanul a analizat politica lingvistică a Frontex în comunicările sale externe și a recomandat Frontex să pună la dispoziție informații generale pe site-ul său web în toate limbile oficiale ale UE. Ea a recomandat, de asemenea, ca Frontex să își publice politica lingvistică pe site-ul său web în toate limbile oficiale ale UE. Frontex a acceptat recomandările sale.

Cazul 723/2018/AMF privind modul în care Agenția Uniunii Europene pentru Securitatea Rețelelor și a Informațiilor a gestionat o procedură de achiziții publice pentru organizarea unui eveniment O societate spaniolă s-a plâns Ombudsmanului după ce Agenția Uniunii Europene pentru Securitatea Rețelelor și a Informațiilor (ENISA) nu a răspuns la întrebările pe care le-a prezentat în timpul pregătirii ofertei sale pentru un contract, deși ENISA a răspuns la întrebările unui alt ofertant. Ombudsmanul a constatat că acesta a fost un caz de administrare defectuoasă și a recomandat ENISA să despăgubească reclamantul pentru timpul și resursele investite în pregătirea ofertei sale. ENISA a acceptat propunerea Ombudsmanului și a oferit societății o plată „ex-grație” de 2 500 EUR. Reclamantul a fost mulțumit de rezultat, iar Ombudsmanul a închis cazul.

d. Sugestii

Sugestiile de îmbunătățire urmăresc să asigure îmbunătățirea sistemică a administrației UE. Acestea sunt luate fie în decizia de închidere a cazului, fie într-o etapă anterioară a anchetei.

Au fost formulate în total 83 de sugestii în cazuri care au fost închise în 2019 ^[7] Acțiunile întreprinse ca urmare a sugestiilor au fost satisfăcătoare în 93 % din cazuri, ceea ce este mai mare decât rata de 82 % înregistrată anul trecut.

Tabelul 4 - Acceptarea sugestiilor pe instituții:

Instituție	Sugestii	Răspunsuri satisfăcătoare
Comisia Europeană	53 [8]	48
Oficiul European de Luptă Antifraudă	4	4
Biroul European de Sprijin pentru Azil	5	5
Agenția Europeană de Siguranță a Aviației	1	1
Agenția Europeană pentru Poliția de Frontieră și Garda de Coastă	3	3
Centrul European pentru Dezvoltarea Formării Profesionale	1	1
Serviciul European de Acțiune Externă	5	4
Agenția Europeană pentru Produse Chimice	3	3
Agenția Europeană pentru Medicamente	4	4
Oficiul European pentru Selecția Personalului	4	4
Totală	83	77

Graficul 4 - Acceptarea sugestiilor pe instituții:

 

Exemple de cooperare pozitivă:

Cazul 1139/2018/MDC privind conduita experților în cadrul interviurilor cu solicitanții de azil organizate de Biroul European de Sprijin pentru Azil Ombudsmanul a tratat un caz referitor la modul în care Biroul European de Sprijin pentru Azil (EASO) a desfășurat un interviu cu un solicitant de azil. Reclamantul, ONG-ul Advocates Abroad, și-a exprimat profunda îngrijorare cu privire la interviul cu un solicitant de azil, care a fost ulterior deportat. EASO a recunoscut că intervievatorul a urmărit o linie de interogare inadecvată și că au existat probleme cu interpretarea. În urma sugestiei Ombudsmanului, EASO a confirmat că instituie un mecanism de tratare a plângerilor. De asemenea, Comisia va informa imediat și sistematic autoritățile naționale în cazul în care descoperă că s-au comis erori semnificative în timpul interviurilor cu solicitanții de azil.

Cazul 417/2018/JF privind modul în care Comisia Europeană a tratat acuzațiile de încălcare a drepturilor omului într-o locuință pentru persoanele cu handicap cofinanțate de UE Ombudsmanul a tratat o plângere privind modul în care Comisia Europeană a tratat acuzațiile de încălcare a drepturilor omului într-o locuință pentru persoanele cu handicap din Ungaria, care a fost cofinanțată de UE. Ea și-a exprimat îngrijorarea cu privire la faptul că interpretarea de către Comisie a unei dispoziții-cheie din Convenția Națiunilor Unite privind drepturile persoanelor cu handicap (UNCRPD), referitoare la viața independentă, este în contradicție cu cea a organismului ONU care este responsabil de monitorizarea UNCRPD. Ca răspuns la sugestiile Ombudsmanului, Comisia a convenit să acorde o atenție deosebită asigurării faptului că CNUDPH este luată în considerare în mod adecvat în cursul pregătirii și punerii în aplicare a programelor de finanțare ale UE.

3. Influență pozitivă

Prezentul raport înregistrează acceptarea propunerilor Ombudsmanului la un moment dat. Cu toate acestea, măsurarea impactului activității Ombudsmanului necesită depășirea ratei de acceptare cantitativă.

Anchetele Ombudsmanului pot ridica probleme dificile și pot atrage atenția asupra unor probleme sistemice și ample. Abordarea acestora poate necesita timp, astfel încât unele schimbări pozitive nu pot fi reflectate în cifrele anuale.

Impactul poate fi obținut, de asemenea, prin intensificarea dezbaterii în jurul unui subiect. Activitatea Ombudsmanului, împreună cu Parlamentul, societatea civilă și multe altele, poate avea un important „efect disuasiv” în prevenirea administrării defectuoase. Instituțiile sunt conștiente de faptul că acțiunile administrative care nu respectă standardele ridicate la care se așteaptă publicul ar putea da naștere unei anchete a Ombudsmanului sau unui control mai amplu. În acest sens, statisticile nu reflectă pe deplin impactul activității Ombudsmanului.

În cele din urmă, rata de acceptare nu arată unde sau cât de des anchetele Ombudsmanului determină schimbări imediate din partea instituțiilor, chiar înainte ca Ombudsmanul să facă o propunere oficială. Se consideră că astfel de anchete au fost „soluționate” de către instituții.

a. Impactul în timp

Unele dintre modificările pe care Ombudsmanul le solicită instituțiilor sunt ample, implică eforturi semnificative și pot implica reformarea procedurilor și practicilor care sunt în vigoare de zeci de ani. Astfel de modificări necesită timp și pot apărea prea târziu pentru a fi incluse în calculele anuale ale Ombudsmanului.

În alte cazuri, presiunea exercitată de o anumită investigație concentrează o atenție mai mare a publicului asupra unei chestiuni, iar acest lucru, la rândul său, poate duce, într-o etapă ulterioară, la inversarea unui răspuns negativ la o propunere.

Exemple:

Cauzele conexate 488/2018/KR și 514/2018/KR privind numirea de către Comisia Europeană a unui nou secretar general În cadrul anchetei Ombudsmanului privind procesul care a condus la numirea celui mai înalt funcționar al Comisiei, aceasta a solicitat Comisiei să instituie o procedură specifică de numire a secretarului său general. Deși inițial Comisia a refuzat să accepte recomandarea Ombudsmanului, ulterior a făcut ceea ce a recomandat Ombudsmanul, spre sfârșitul anului 2019, inițiind o procedură specifică de numire pentru postul de secretar general, inclusiv un anunț de post vacant și un calendar bine definit.

 

b. Inițiative strategice

Ombudsmanul poate alege să urmărească subiecte importante din punct de vedere strategic fără a lansa o anchetă, prin deschiderea unei așa-numite „inițiative strategice”^[9]. Scopul acestor inițiative este de a face schimb de sugestii cu instituțiile pe teme importante, de a atrage atenția asupra chestiunilor de interes public sau de a afla mai multe despre o anumită chestiune înainte de a decide dacă este necesar să se deschidă o anchetă.

În 2019, Ombudsmanul a deschis două ^[10] inițiative strategice și a închis unsprezece.

Exemplu:

Inițiativa strategică cu Comisia Europeană privind negocierile referitoare la retragerea Regatului Unit din UE (SI/1/2017/KR) Înainte de începerea negocierilor privind Brexitul, Ombudsmanul a scris Comisiei și Consiliului solicitând publicarea proactivă a principalelor documente de negociere. În 2019, Ombudsmanul a închis inițiativa de doi ani de monitorizare a negocierilor privind Brexitul, lăudând nivelul în general ridicat de transparență. Ea a îndemnat Comisia Europeană și Consiliul să mențină aceste standarde în orice negocieri viitoare privind relația dintre UE și Regatul Unit. Printre măsurile pozitive luate de „Grupul operativ pentru Brexit” al Comisiei s-au numărat publicarea a peste 100 de documente de negociere, punerea la dispoziția publicului a calendarului negociatorului-șef și întâlnirea numai cu lobbyiști înregistrați. De asemenea, Consiliul a publicat directivele de negociere și principiile directoare privind transparența.

c. Cazuri soluționate

Ombudsmanul poate închide o anchetă într-un stadiu incipient fără a propune o soluție în cazul în care instituția rezolvă problema în mod spontan sau abordează posibila administrare defectuoasă după ce a fost informat cu privire la această problemă.

În 2019, Ombudsmanul a considerat că instituțiile au luat măsurile necesare pentru a soluționa problema în acest mod în 178 de cazuri.

Exemplu:

Cazul 279/2018/JN privind decizia Comisiei Europene de a recupera fonduri de la o societate care a participat la un proiect finanțat de UE în Namibia Plângerea se referea la o societate germană care a participat la un proiect finanțat de UE privind îmbunătățirea capacității autorităților naționale din Namibia de a gestiona fondurile și programele UE. Societatea s-a adresat Ombudsmanului după ce Comisia Europeană a recuperat aproximativ 100 000 EUR de la acesta, în urma unui audit. În timp ce ancheta Ombudsmanului era în desfășurare, Comisia a abordat atât reclamantul, cât și autoritățile namibiene pentru a găsi o soluție. Întrucât autoritățile din Namibia au acceptat responsabilitatea financiară parțială, Comisia a rambursat reclamantului aproape întreaga sumă pe care o recuperase anterior.

4. Concluzii

Într-o majoritate clară a anchetelor care au făcut obiectul revizuirii din acest an, instituțiile au răspuns în mod satisfăcător la propunerile Ombudsmanului. Cu toate acestea, deși acceptarea de către instituții a propunerilor de soluții și a sugestiilor este ridicată, acest lucru nu este valabil în cazul recomandărilor. Acest lucru se poate datora faptului că, până când anchetele ajung la punctul în care Ombudsmanul face o recomandare oficială, instituțiile sunt mai puțin deschise să își schimbe poziția. Acest lucru este valabil în special pentru plângerile referitoare la Regulamentul 1049/2001 privind accesul public la documente, în cazul în care instituția a luat deja o decizie oficială ca răspuns la calea de atac „cerere de confirmare”.

Cu toate acestea, astfel cum s-a descris mai sus, rata de acceptare nu reflectă toate eforturile depuse de instituții pentru a-și îmbunătăți administrația și pentru a aborda problemele ridicate în anchetele Ombudsmanului. Ombudsmanul încearcă să recunoască unele dintre aceste bune practici administrative prin intermediul „Premiului pentru bună administrare”, care are loc o dată la doi ani.

Ombudsmanul va continua să colaboreze cu instituțiile pentru a aduce schimbări, atât imediat, ca răspuns la plângerile individuale, cât și, în general, în timp.

 

[1] Pentru concizie, prezentul raport utilizează termenul „instituție” pentru a se referi la toate instituțiile, organele, oficiile și agențiile UE.

[2] Articolul 228 din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene împuternicește Ombudsmanul să investigheze cazurile de administrare defectuoasă în activitatea instituțiilor Uniunii, cu excepția Curții de Justiție a Uniunii Europene în exercitarea funcției sale jurisdicționale.

[3] Decizia 2008/587 a Parlamentului European din 18 iunie 2008 de modificare a Deciziei 94/262 privind statutul și condițiile generale pentru exercitarea funcțiilor Ombudsmanului (JO 2008, L 189, p. 25).

[4] Statisticile din prezentul raport nu includ cazurile 1946/2018/KR și 757/2017/PB în care așteptăm răspunsuri din partea Secretariatului General al Consiliului și, respectiv, a Serviciului European de Acțiune Externă.

[5] Articolul 3 alineatul (5) din statut prevede că „În măsura posibilului, Ombudsmanul caută o soluție împreună cu instituția sau organul în cauză pentru a elimina cazul de administrare defectuoasă și pentru a da curs plângerii.”

[6] Pentru a evita dubla contabilizare, statisticile nu includ o propunere de soluție formulată în cazul 805/2018/MIG, care a fost urmată de o recomandare.

[7] Cele cinci sugestii adresate Consiliului în cauza 1946/2018/KR și cele trei sugestii adresate SEAE în cauza 757/2017/PB nu au fost luate în considerare deoarece instituțiile nu le-au răspuns încă.

[8] În ancheta OI/3/2017/NF privind gestionarea de către Comisie a situațiilor de tip „uși turnante” în ceea ce privește personalul UE, Ombudsmanul a făcut 25 de sugestii, dintre care 21 au fost acceptate de Comisie. 

[9] Pentru mai multe informații privind inițiativele strategice ale Ombudsmanului, puteți consulta următorul link: https://www.ombudsman.europa.eu/en/strategic-issues/strategic-initiatives.

[10] Aceasta include inițiativa strategică SI/4/2018/TE deschisă în decembrie 2019, după publicarea raportului din 2018 intitulat Putting it Right.