Cuvânt înainte

Am plăcerea de a vă prezenta raportul din acest an intitulat „Putting it Right?”, care analizează modul în care instituțiile UE au respectat propunerile făcute în cadrul anchetelor mele. Instituțiile UE răspund bine în marea majoritate a anchetelor și a existat o rată globală de conformitate de 81 % în cazurile închise în 2017. Acesta este un rezultat bun, dar instituțiile trebuie să depună mai multe eforturi pentru a crește gradul de conformitate, în special atunci când fac o recomandare pentru a aborda o constatare de administrare defectuoasă.

Instituțiile au reacționat pozitiv la 80 din cele 99 de propuneri pe care le-am făcut pentru a-și corecta sau îmbunătăți practica administrativă. Au existat 148 de alte cazuri în care am considerat că instituțiile au luat măsuri pentru a îmbunătăți modul în care funcționează. Opt dintre cele 14 instituții au avut o rată de conformitate de 100 %, în timp ce Comisia Europeană - care reprezintă majoritatea cazurilor - a avut o rată de conformitate de 76 %.

Cetățenii se așteaptă ca administrația UE să îndrepte lucrurile atunci când merg prost și să îmbunătățească lucrurile pentru viitor. Aceasta este ceea ce dorește să realizeze un Ombudsman. Voi continua să monitorizez punerea în aplicare a sugestiilor și recomandărilor mele, astfel încât cetățenii să poată avea încredere că nemulțumirile lor sunt abordate și ascultate.

Încurajez administrația UE să continue să depună eforturi pentru a îmbunătăți modul în care interacționează cu publicul. Aștept cu interes să aflu exemple ale activității bune pe care instituțiile și organismele o desfășoară în cadrul viitorului nostru „Premiu pentru bună administrare”, a cărui a doua ediție am lansat-o recent.

Emily O'Reilly

decembrie 2018

Raportul

1. Introducere

Prezentul raport prezintă modul în care instituțiile UE ^[1] au răspuns propunerilor făcute de Ombudsman în cazurile închise în 2017. Aceste propuneri vin sub formă de soluții, recomandări și sugestii.

Secțiunea 3 privind impactul activității Ombudsmanului explică care sunt soluțiile, recomandările și sugestiile Ombudsmanului. Noile dispoziții de punere în aplicare ^[2] (denumite în continuare „PA”), care au intrat în vigoare la 1 septembrie 2016, au afectat într-o anumită măsură termenii pe care îi utilizăm ^[3]. Toate anchetele care fac obiectul prezentului raport au fost închise după intrarea în vigoare a noilor proiecte integrate.

Secțiunea 3 descrie, de asemenea, impactul activității Ombudsmanului în alte cazuri, în care plângerea a fost soluționată de instituție sau în care Ombudsmanul a decis să lanseze o inițiativă strategică ^[4].

Există, de asemenea, rezumate ale cauzelor care justifică o „mențiune specială” ca exemple principale în cadrul fiecărei categorii.

2. Competențele și procedurile Ombudsmanului

Ombudsmanul ajută persoanele fizice, întreprinderile și asociațiile care au o problemă cu o instituție a UE ^[5]. În același timp, Ombudsmanul servește interesului public, ajutând instituțiile să îmbunătățească calitatea serviciilor pe care le furnizează. Pe lângă investigarea plângerilor, Ombudsmanul poate, de asemenea, să deschidă anchete din proprie inițiativă.

Instituțiile au obligația de a furniza Ombudsmanului informațiile necesare pentru desfășurarea unei anchete. Ombudsmanul poate consulta orice dosar deținut de o instituție și poate lua mărturii de la membrii personalului. Aceste competențe sunt prevăzute în Statutul Ombudsmanului ^[6] (denumit în continuare „statutul”). Atunci când este necesar sau adecvat într-un caz, Ombudsmanul poate solicita instituției să își revizuiască poziția, să ofere reparații sau să facă modificări generale pentru viitor. În cazul în care instituția răspunde la o constatare de administrare defectuoasă într-un mod nesatisfăcător, Ombudsmanul poate atrage atenția politică asupra unui caz prin prezentarea unui raport special Parlamentului European.

3. Impactul activității Ombudsmanului

a. Soluții

În cazul în care Ombudsmanul consideră că o plângere poate fi soluționată rapid, acesta poate înainta instituției în cauză o propunere de soluție, în temeiul articolului 3 alineatul (5) din statut ^[7]. Noile IP-uri au făcut mai ușoară și mai rapidă găsirea unor soluții care să abordeze administrarea defectuoasă.

b. Recomandări

Se pot face recomandări ori de câte ori Ombudsmanul constată un caz de administrare defectuoasă. Recomandările adresate instituțiilor sunt publicate simultan pe site-ul internet al Ombudsmanului.

În cazul în care recomandarea este respinsă de instituție, Ombudsmanul închide cazul confirmând constatarea sa de administrare defectuoasă. Ombudsmanul poate prezenta Parlamentului European un raport special privind orice anchetă închisă cu o constatare de administrare defectuoasă, pe care Ombudsmanul o consideră de interes public semnificativ. În cazul în care recomandarea este acceptată, Ombudsmanul închide cazul, menționând acest lucru.

c. Sugestii

Sugestiile de îmbunătățire urmăresc să asigure îmbunătățirea sistemică a administrației UE. Acestea sunt luate fie în decizia de închidere a cazului, fie într-o etapă anterioară a anchetei.

d. Cazuri soluționate

Ombudsmanul poate închide o anchetă într-un stadiu incipient fără a propune o soluție în cazul în care instituția soluționează în mod spontan cazul după ce a fost informată cu privire la aceasta.

e. Inițiative strategice

Ombudsmanul poate alege să urmărească subiecte importante din punct de vedere strategic fără a lansa o anchetă, prin deschiderea unei așa-numite „inițiative strategice”^[8]. Scopul acestor inițiative este de a face schimb de sugestii cu instituțiile pe teme importante, de a atrage atenția asupra chestiunilor de interes public sau de a afla mai multe despre o anumită chestiune înainte de a decide dacă este necesar să se deschidă o anchetă. În 2017, Ombudsmanul a deschis 8 inițiative strategice și a închis 6.

4. Cum au răspuns instituțiile Ombudsmanului în cazurile închise în 2017

a. Soluții realizate sau parțial realizate

Instituțiile UE au acceptat în total 20 de propuneri de soluții în cazurile închise în 2017 ^[9]. Comisia a respins două propuneri de soluții ^[10].

Tabelul 1 - Soluții realizate sau parțial realizate de instituție

Instituție	Soluții (parțial) realizat
Comisia Europeană	9
Serviciul European de Acțiune Externă	1
Banca Europeană de Investiții	2
Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF)	1
Agenția Europeană pentru Poliția de Frontieră și Garda de Coastă (Frontex)	4
Autoritatea Europeană pentru Siguranța Alimentară	1
Agenția Executivă pentru Educație, Audiovizual și Cultură	2
Totală	20

 

Cazul 1616/2016/MDC: Modul în care Agenția Europeană pentru Poliția de Frontieră și Garda de Coastă (Frontex) a tratat o cerere de acces public la rapoartele privind „incidentele grave” în cadrul operațiunilor sale din Bulgaria

Un jurnalist, care a solicitat și a primit acces public la „rapoarte privind incidente grave” [11] din partea „operațiunilor” Frontex în Bulgaria, a considerat că Frontex nu a identificat toate SIR din perioada care face obiectul cererii sale. Acesta s-a plâns Ombudsmanului că (i) Frontex nu identifică în mod constant toate SIR cu privire la operațiunile din Bulgaria; și (ii) atunci când tratează cererile de acces public, Frontex ocultează SIR într-un mod care nu este în concordanță cu normele UE privind accesul public la documente ^[12].

În urma anchetei sale, Ombudsmanul a propus Frontex: (i) să divulge SIR suplimentare care au fost identificate în timpul inspecției Ombudsmanului; (ii) să dezvolte, cât mai curând posibil, instrumente care să faciliteze identificarea documentelor în sistemul său de evidență; (iii) să se angajeze să explice mai bine de ce ocultează sau nu divulgă documente; și (iv) să reevalueze ocultările pe care le-a făcut unora dintre SIR solicitate de reclamant, în vederea acordării unui acces parțial suplimentar la acestea.

Frontex a acceptat propunerile de soluții și a luat măsuri pentru a le pune în aplicare. Prin urmare, Ombudsmanul a concluzionat că s-a găsit o soluție și a închis ancheta.

b. Recomandări acceptate sau parțial acceptate

Instituțiile UE au acceptat sau au acceptat parțial un total de 11 recomandări în cazuri închise în 2017 ^[13].

Cinci recomandări au fost respinse de Comisie, una de Serviciul European de Acțiune Externă, una de BEI și una de Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF). Aceste cazuri au fost închise cu constatări de administrare defectuoasă.

Tabelul 2 - Recomandări acceptate sau parțial acceptate de instituție

Instituție	Recomandări acceptate (parțial)
Comisia Europeană	7
Banca Centrală Europeană	1
Serviciul European de Acțiune Externă	1
Comitetul Economic și Social European	2
Totală	11

 

Cazul OI/6/2014/NF: Componența și transparența grupurilor de experți ale Comisiei Europene

Această anchetă strategică a analizat grupurile înființate de Comisie pentru a oferi consiliere din partea experților externi în domenii de politică specifice. Ombudsmanul a efectuat o consultare publică și a prezentat Comisiei o serie de sugestii cu privire la modul în care: asigurarea unei componențe echilibrate a grupurilor de experți, inclusiv a modalităților de îmbunătățire a procedurilor de selecție a membrilor acestora; să îmbunătățească compatibilitatea și sinergiile cu registrul de transparență ^[14]; să consolideze politica privind conflictele de interese pentru experții individuali numiți cu titlu personal; și să îmbunătățească informațiile disponibile în registrul public privind grupurile de experți. Ombudsmanul

a formulat, de asemenea, două recomandări specifice adresate Comisiei în vederea îmbunătățirii transparenței activității grupurilor de experți: faptul că procesele-verbale ale reuniunilor grupurilor de experți sunt semnificative și detaliate și că deliberările grupurilor sunt neconfidențiale în mod implicit.

În cursul anchetei, Comisia și-a reformat sistemul de grupuri de experți în mare măsură în conformitate cu sugestiile Ombudsmanului, revizuind normele aplicabile ^[15]. În special, Comisia a sporit transparența procedurii de selecție a membrilor grupurilor de experți, a instituit o nouă politică privind conflictele de interese pentru experții individuali și a introdus cerința ca organizațiile și persoanele care desfășoară activități independente să fie înregistrate în registrul de transparență pentru a fi numite în grupurile de experți.

De asemenea, Comisia a îmbunătățit transparența activității grupurilor de experți. Procesele-verbale ale reuniunilor trebuie să fie acum „semnificative și complete”, iar grupurile de experți pot decide să delibereze public. Ombudsmanul a considerat că acest lucru reprezintă un progres semnificativ, dar va monitoriza modul în care Comisia continuă să îmbunătățească transparența activității grupurilor sale de experți.

Cazul 454/2014/PMC: Practica Serviciului European de Acțiune Externă (SEAE) de a oferi stagii neremunerate în delegațiile UE

Ombudsmanul a analizat practica SEAE de a oferi doar stagii neremunerate în delegațiile UE, în urma unei plângeri din partea unui fost stagiar care a susținut că acest lucru a discriminat tinerii din medii mai puțin prospere.

Ombudsmanul a constatat că stagiile neremunerate pot duce la o situație discriminatorie, deoarece este mai probabil ca persoanele care provin din medii mai puțin privilegiate să nu dispună de mijloacele financiare necesare pentru a efectua astfel de stagii. Ea a constatat că practica SEAE constituie un caz de administrare defectuoasă și, prin urmare, a recomandat SEAE să plătească tuturor stagiarilor săi, inclusiv celor din delegațiile UE, o indemnizație adecvată.

SEAE a acceptat recomandarea și, după ce a primit aprobarea „autorităților bugetare”, a introdus noi norme pentru a se asigura că aceste stagii sunt plătite ^{în prezent [16].} 

Cauza 1688/2015/JAP: Decizia Comisiei Europene de a recupera fonduri de la un participant la un proiect al UE privind persoanele în vârstă și TIC

Reclamantul este o organizație non-profit cu sediul în Belgia, care a luat parte la un proiect finanțat de UE menit să abordeze problemele cu care se confruntă persoanele în vârstă care utilizează soluții TIC. Un audit financiar a constatat că sistemul utilizat de reclamant pentru înregistrarea timpului de lucru nu era fiabil. În consecință, Comisia a încercat să recupereze de la reclamant peste 85 000 EUR.

În cursul anchetei, Ombudsmanul a observat că auditorii au recunoscut, de asemenea, că activitatea desfășurată de reclamant cu privire la două „livrabile” specifice era legitimă, la fel ca și timpul de lucru aferent. A considerat-o astfel nedreaptă și

disproporționat faptul că Comisia a dorit să recupereze toate fondurile din cauza deficiențelor generale ale sistemului de înregistrare a timpului. Ombudsmanul a constatat un caz de administrare defectuoasă în comportamentul Comisiei și i-a recomandat să își revizuiască decizia și să reducă în consecință suma pe care urmărea să o recupereze.

Comisia a acceptat pe deplin recomandarea Ombudsmanului și a fost de acord să reducă suma care trebuie recuperată cu aproape 37 000 EUR.

Următorul exemplu se referă la un caz în care recomandările Ombudsmanului nu au fost acceptate, iar Ombudsmanul a închis cazul confirmând constatările sale privind administrarea defectuoasă.

Cazul 682/2014/JF: Cerința Comisiei Europene ca persoanele care solicită acces public la documente să furnizeze adresa lor poștală

Acest caz privea refuzul Comisiei de a înregistra o cerere de acces public la documente din partea unei organizații neguvernamentale, întrucât aceasta nu furnizase o adresă poștală. Deși Ombudsmanul a fost de acord că instituțiile UE trebuie să ia măsuri adecvate și proporționale pentru a verifica identitatea persoanelor care solicită acces public la documente, acesta a considerat că acestea ar trebui, de asemenea, să asigure un acces cât mai larg și mai ușor posibil.

Ombudsmanul a formulat recomandări în acest sens. În special, ea a solicitat Comisiei să se înregistreze și să trateze prompt cererea reclamantului și să nu mai solicite o adresă poștală de la cei care solicită acces la documente dacă au furnizat o formă alternativă adecvată de contact (cum ar fi o adresă de e-mail). Întrucât Comisia a respins recomandările, Ombudsmanul a închis cazul cu două constatări de administrare defectuoasă.

În contextul acestei anchete, Ombudsmanul a făcut, de asemenea, sugestii Comisiei pentru a moderniza modul în care tratează cererile de acces la documente. Una dintre sugestii a fost ca Comisia să ia în considerare sisteme online sau mijloace electronice de comunicare alternative. După încheierea anchetei, Comisia a indicat Ombudsmanului că analizează posibilitatea de a institui un nou sistem electronic de notificare pentru cererile de acces la documente.

c. Monitorizarea sugestiilor de îmbunătățire

Au fost formulate în total 58 de sugestii în 26 de cazuri care au fost închise în 2017 [^17]. Multe dintre aceste sugestii au fost făcute în cadrul unor anchete din proprie inițiativă. Acțiunile întreprinse ca urmare a sugestiilor au fost satisfăcătoare în 84 % din cazuri. Aceasta este mai mică decât rata de 94 % înregistrată anul trecut.

Tabelul 3 - Răspunsuri satisfăcătoare la sugestiile formulate în 2017, pe instituții

Instituție	Sugestii	Răspunsuri satisfăcătoare	% din răspunsuri satisfăcătoare
Parlamentul European	1	0	0%
Comisia Europeană	35	28	80%
Serviciul European de Acțiune Externă	3	3	100%
Comitetul Economic și Social European	1	1	100%
Banca Europeană de Investiții	1	1	100%
Oficiul European pentru Selecția Personalului	7	6	86%
Agenția Europeană de Mediu	1	1	100%
Autoritatea Europeană pentru Siguranța Alimentară	1	1	100%
Agenția Europeană pentru Medicamente	5	5	100%
Biroul European de Sprijin pentru Azil	1	1	100%
Agenția Executivă pentru Educație, Audiovizual și Cultură	2	2	100%
Totală	58	49	84%

Ancheta din proprie inițiativă OI/2/2016/RH: Modul în care Comisia Europeană a tratat dosarele privind toxicitatea substanțelor chimice

Cazul a vizat modul în care Comisia a tratat dosarele privind evaluarea substanțelor chimice în temeiul normelor REACH ale UE ^[18]. În special, ancheta a analizat întârzierile în prelucrarea dosarelor de evaluare a toxicității pentru reproducere a 216 substanțe chimice. Din cauza progreselor înregistrate în cursul anchetei sale, Ombudsmanul a închis cazul, dar a invitat Comisia să prezinte un raport pentru a confirma că a luat măsurile convenite. De asemenea, Ombudsmanul a invitat toate părțile implicate în monitorizarea evaluărilor substanțelor chimice în temeiul REACH să abordeze o deficiență sistemică identificată în ancheta sa, și anume lipsa de stimulente pentru ca cei care înregistrează substanțe chimice să își actualizeze dosarele.

Comisia a raportat Ombudsmanului, descriind progresele pe care le-a înregistrat în prelucrarea dosarelor. Aceasta a recunoscut că persistă probleme în a determina întreprinderile să își actualizeze dosarele de înregistrare și că va face propuneri pentru a aborda acest aspect în 2019, după consultarea părților relevante, inclusiv prin intermediul noii legislații secundare.

Ancheta din proprie inițiativă OI/6/2016/AB: Prevenirea conflictelor de interese cu „consilierii speciali” ai Comisiei Europene

Această anchetă strategică a analizat normele și practicile Comisiei pentru a se asigura că „consilierii săi speciali”, care oferă consiliere comisarilor, nu au conflicte de interese care decurg din activitățile lor în afara Comisiei.  În cursul anchetei, Ombudsmanul a salutat îmbunătățirea de către Comisie a modului în care sunt formulate atribuțiile consilierilor speciali. Ea a fost, de asemenea, pozitivă cu privire la măsurile

aceasta a fost elaborată pentru a atenua riscurile unor posibile conflicte de interese. Cu toate acestea, ea a observat că Comisia nu a oferit întotdeauna o explicație convingătoare cu privire la motivele pentru care a considerat că activitățile externe ale consilierilor speciali nu prezintă riscuri potențiale.

Ombudsmanul a concluzionat că Comisia ar putea să își îmbunătățească în continuare practicile și a făcut zece sugestii. Acestea s-au axat pe: adoptarea unei abordări mai proactive în ceea ce privește evaluarea riscurilor de conflicte înainte ca acestea să se transforme în probleme reale; utilizarea unor măsuri de atenuare clare și eficace pentru a aborda riscurile care apar; și îmbunătățirea accesului publicului la informațiile privind consilierii speciali.

Comisia a convenit că trebuie să înregistreze progrese suplimentare în ceea ce privește evaluarea riscurilor de conflicte de interese și aplicarea unor măsuri de atenuare mai specifice și operaționale pentru a aborda aceste riscuri. Acesta a recunoscut că ar putea formula mai bine mandatele consilierilor speciali și ar putea adopta exemple pentru evaluarea potențialelor conflicte.

De asemenea, Comisia s-a angajat să aplice pe deplin obligația contractuală existentă pentru consilierii speciali de a declara orice activitate nouă pe care o desfășoară. De asemenea, Consiliul a convenit să ia în considerare publicarea online a declarațiilor privind activitățile consilierilor speciali și a declarațiilor de asigurare ale acestora. Ombudsmanul a salutat angajamentul Comisiei de a-și îmbunătăți în continuare practicile și s-a angajat să dea curs anchetei în termen de doi ani.

Cauza 1475/2016/JAS: Modul în care Agenția Europeană pentru Medicamente (EMA) a efectuat o evaluare a riscurilor legate de vaccinurile împotriva papilomavirusului uman („HPV”)

Acest caz a vizat modul în care EMA a efectuat o evaluare a riscurilor legate de vaccinurile împotriva HPV. Așa-numita „procedură de sesizare” urmărea să examineze dacă există vreo dovadă a unei legături cauzale între vaccinarea împotriva HPV și două sindroame, dar nu a găsit nicio legătură. Reclamanții nu au fost de acord cu activitatea științifică pe care s-a bazat această constatare și și-au exprimat îngrijorarea cu privire la transparența și imparțialitatea procedurii.

Ombudsmanul a deschis o anchetă pentru a evalua dacă EMA dispunea de garanțiile procedurale necesare pentru a se asigura că examinarea dovezilor științifice este completă și independentă și dacă aceste garanții au fost aplicate în mod corespunzător în acest caz.

Ca răspuns la o sugestie făcută de Ombudsman în cursul anchetei sale, EMA a fost de acord să revizuiască cerințele de confidențialitate impuse experților săi, astfel încât aceștia să poată discuta în mod public detaliile dezbaterii științifice, după încheierea acesteia. Ombudsmanul a concluzionat că nu a existat o administrare defectuoasă din partea EMA, însă a sugerat ca aceasta să facă publice în mod proactiv cât mai multe informații posibil cu privire la activitatea științifică a comitetelor sale consultative interne și să aibă în vedere publicarea unor liste cu toate documentele relevante legate de fiecare procedură de sesizare sau să ia în considerare alte modalități de a ajuta persoanele interesate să identifice documentele pe care ar dori să le obțină.

Ombudsmanul salută faptul că, în general, EMA s-a arătat dispusă să dea curs sugestiilor sale. Își revizuiește cerințele de confidențialitate. De asemenea, Comisia s-a angajat să îmbunătățească accesul la informațiile referitoare la produse și elaborează în prezent informații mai accesibile publicului cu privire la procedurile sale de evaluare. De asemenea, EMA își redefinește site-ul web pentru a îmbunătăți gradul de utilizare și funcția de căutare a documentelor. EMA nu a fost de acord cu sugestia Ombudsmanului de a întocmi liste cu

documentele relevante sunt publice. Cu toate acestea, prin crearea unei echipe care să ajute la cererile de acces la documente, Ombudsmanul consideră că EMA a găsit o alternativă acceptabilă.

Cazul 7/2016/PL: Limbile disponibile în cadrul consultărilor publice organizate de Comisia Europeană

Cazul se referea la faptul că, adesea, consultările publice de pe site-ul web al Comisiei nu erau disponibile în toate limbile oficiale ale UE. Ombudsmanul a deschis o anchetă, în cursul căreia Comisia a pregătit o nouă politică lingvistică privind consultările publice. Noile măsuri includ, de exemplu, traducerea consultărilor publice legate de programul de lucru al Comisiei în toate limbile oficiale ale UE. Noua politică a introdus, de asemenea, o procedură de stabilire a limbilor în care ar trebui traduse alte consultări publice.

Ombudsmanul a închis ancheta, dar a sugerat Comisiei să monitorizeze îndeaproape impactul noii sale politici lingvistice și măsura în care respectă principiul conform căruia consultările publice ar trebui să fie puse la dispoziție în toate limbile oficiale ale UE. Ombudsmanul a sugerat, de asemenea, ca, pe site-ul său dedicat consultărilor publice, Comisia să includă o secțiune care să descrie noua sa politică lingvistică și o explicație a motivului pentru care unele consultări nu sunt disponibile în toate limbile UE.

În răspunsul său ulterior, Comisia a afirmat că s-a înregistrat deja o creștere considerabilă a numărului de consultări publice care sunt traduse. Aceasta a inclus, de asemenea, o explicație a politicii sale lingvistice online. Ombudsmanul va continua să monitorizeze situația în contextul unei consultări publice mai ample pe care a lansat-o cu privire la utilizarea limbilor în instituțiile UE.

d. Ratele de conformitate pentru cazurile închise în 2017

S-a înregistrat o rată globală de conformitate de 81 % cu propunerile Ombudsmanului pentru cazurile închise în 2017. Instituțiile au reacționat pozitiv la 80 dintre cele 99 de propuneri prezentate de Ombudsman pentru a-și corecta sau îmbunătăți practicile administrative ^[19]. Rata de conformitate se bazează pe numărul de răspunsuri pozitive la propunerile de soluții, la recomandările și la sugestiile formulate în cazurile închise în 2017. Au existat alte 148 de cazuri în care Ombudsmanul a considerat că instituțiile au luat măsuri pentru a-și îmbunătăți modul de funcționare.

Astfel cum reiese din tabelul 4 de mai jos, rata de conformitate variază de la o instituție la alta. Opt dintre cele 14 instituții examinate au avut o rată de conformitate de 100 %, în timp ce Comisia - care reprezintă majoritatea cazurilor - a avut o rată de conformitate de 76 %.

Deși aceste statistici se bazează adesea pe foarte puține cazuri, orice rezultat mai mic de 100 % înseamnă că instituția nu a respectat o propunere făcută de Ombudsman.

S-a înregistrat o rată de conformitate mai scăzută pentru recomandările Ombudsmanului decât pentru propunerile sau sugestiile de soluții. Instituțiile au acceptat 11 dintre cele 19 recomandări formulate.

Tabelul 4 – Rata de conformitate globală pe instituții

Instituție	Soluții, recomandări, sugestii	Răspunsuri satisfăcătoare	% din Răspunsuri satisfăcătoare
Parlamentul European	1	0	0%
Comisia Europeană	58	44	76%
Banca Centrală Europeană	1	1	100%
Serviciul European de Acțiune Externă	6	5	83%
Comitetul Economic și Social European	3	3	100%
Banca Europeană de Investiții	4	3	75%
Oficiul European pentru Selecția Personalului	7	6	86%
Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF)	2	1	50%
Agenția Europeană pentru Poliția de Frontieră și Garda de Coastă (Frontex)	4	4	100%
Agenția Europeană de Mediu	1	1	100%
Autoritatea Europeană pentru Siguranța Alimentară	2	2	100%
Agenția Europeană pentru Medicamente	5	5	100%
Biroul European de Sprijin pentru Azil	1	1	100%
Agenția Executivă pentru Educație, Audiovizual și Cultură	4	4	100%
Totală	99	80	81%

5. Concluzie

Prezentul raport constituie un efort anual de măsurare a conformității cu propunerile Ombudsmanului din punct de vedere statistic. În unele cazuri, impactul nu este neapărat reflectat într-o rată anuală de conformitate. Există, de exemplu, cazuri în care instituțiile se pot conforma la o dată ulterioară unei propuneri făcute de Ombudsman.

De exemplu, în iulie 2015, Ombudsmanul a invitat Comisia să publice în mod proactiv deciziile pe care le ia pentru a autoriza activitățile ulterioare mandatului preluate de foștii comisari, precum și avizele privind aceste activități ale Comitetului ad-hoc pe probleme de etică, un organism consultativ format din trei membri ^[20] . Comisia a refuzat la momentul respectiv din motive de confidențialitate și pentru a proteja informațiile comerciale. Cu toate acestea, în septembrie 2017, Comisia a prezentat un nou proiect de cod de conduită al comisarilor, care prevede publicarea proactivă a acestor decizii și a avizelor aferente ale Comitetului. Acesta a fost adoptat în mod oficial în februarie 2018 ^[21]. Ombudsmanul salută aceste progrese.

Acolo unde este posibil, este de preferat să se aducă îmbunătățiri mai devreme. Acesta este primul raport care include cazuri închise exclusiv în cadrul noilor proiecte integrate. Scopul principal al noilor IP-uri este de a ne permite să gestionăm cazurile într-un mod mai eficient și să accelerăm lucrurile. Suntem în curs de evaluare a impactului acestora și vom prezenta un raport în acest sens în anul următor.

 

[1] Pentru concizie, prezentul raport utilizează termenul „instituție” pentru a se referi la toate instituțiile, organele, oficiile și agențiile UE.

[2] https://www.ombudsman.europa.eu/en/resources/provisions.faces

[3] În cadrul noilor proiecte integrate, „recomandările” sunt utilizate în mod normal pentru a trata toate constatările privind administrarea defectuoasă înainte de închiderea unei anchete. În trecut, Ombudsmanul a utilizat termenul „observație critică” atunci când a închis un caz în care s-a constatat administrarea defectuoasă. Noile proiecte integrate au înlocuit conceptul de „observații critice” cu conceptul simplu și clar de „constatări de administrare defectuoasă”. În cazul în care o recomandare este respinsă de instituție, cazul este închis cu o „constatare a administrării defectuoase”.

Noile proiecte integrate au înlocuit, de asemenea, conceptul de „observații suplimentare” cu conceptul de „sugestii de îmbunătățire”, care urmăresc să asigure o îmbunătățire sistemică a administrației UE.

[4] A se vedea secțiunea 3e de mai jos.

[5] Articolul 228 din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene împuternicește Ombudsmanul să investigheze cazurile de administrare defectuoasă în activitatea instituțiilor Uniunii, cu excepția Curții de Justiție a Uniunii Europene în exercitarea funcției sale jurisdicționale.

[6] Decizia 2008/587 a Parlamentului European din 18 iunie 2008 de modificare a Deciziei 94/262 privind statutul și condițiile generale pentru exercitarea funcțiilor Ombudsmanului (JO 2008, L 189, p. 25).

[7] Articolul 3 alineatul (5) din statut prevede că „În măsura posibilului, Ombudsmanul caută o soluție împreună cu instituția sau organul în cauză pentru a elimina cazul de administrare defectuoasă și pentru a da curs plângerii.”

[8] Pentru mai multe informații privind inițiativele strategice ale Ombudsmanului, puteți consulta următorul link: https://www.ombudsman.europa.eu/en/strategic-issues/strategic-initiatives

[9] În două dintre aceste cazuri, deși nu a existat o propunere formală de soluție, instituțiile au acceptat propunerile făcute de Ombudsman în cursul anchetei. Rezultatul acestor cazuri a fost înregistrat ca „soluție obținută (parțial)”.

[10] În patru cazuri, instituțiile au respins propunerile de soluții și recomandările ulterioare. Pentru a evita dubla contabilizare, statisticile includ doar monitorizarea negativă a recomandărilor în aceste cazuri.

[11] Un „incident grav” este definit de Frontex ca fiind un eveniment sau un eveniment care poate afecta sau poate fi relevant pentru o misiune Frontex sau pentru imaginea acesteia ori pentru siguranța și securitatea participanților la misiune. Printre exemple se numără încălcările drepturilor fundamentale, ale legislației UE, ale legislației internaționale referitoare la accesul la protecție internațională și ale Codului de conduită al Frontex. Rapoartele privind incidentele grave sunt colectate și analizate de un „centru situațional” al Frontex.

[12] Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 30 mai 2001 privind accesul public la documentele Parlamentului European, ale Consiliului și ale Comisiei, JO L 145, p. 43, Ediție specială, 01/vol. 3, p. 76.

[13] Acceptarea parțială a unei recomandări are loc atunci când instituția a răspuns cu adevărat la punctele centrale ale recomandării într-un mod constructiv.

[14] Registrul de transparență al UE este un registru public gestionat în comun de Comisie și de Parlamentul European, care urmărește să furnizeze informații cu privire la organizațiile și reprezentanții de interese care interacționează cu instituțiile.

[15] Decizia Comisiei de instituire a unor norme orizontale privind crearea și funcționarea grupurilor de experți ale Comisiei, 30 mai 2016, C(2016) 3301 final.

[16] Decizia directorului general pentru buget și administrație al Serviciului European de Acțiune Externă din 21 decembrie 2017, disponibilă la următoarea adresă:  https://eeas.europa.eu/sites/eeas/files/admin2017_28_of_21.12.2017_0.pdf

Atunci când se face o sugestie într-o decizie de închidere a unei anchete, instituția este, în mod normal, invitată să răspundă în termen de șase luni. Întrucât instituțiile în cauză nu au răspuns încă, statisticile din prezentul raport nu includ:

i) două sugestii formulate în decizia de închidere a cazului 266/2016/PMC împotriva Comisiei și

ii) o sugestie formulată în decizia de închidere a cazului 639/2017/TN împotriva Oficiului European pentru Selecția Personalului.

[18] Regulamentul (CE) nr. 1907/2006 al Parlamentului European și al Consiliului privind înregistrarea, evaluarea, autorizarea și restricționarea substanțelor chimice, JO L 396, 30.12.2006, p. 1-849.

[19] A se vedea notele de subsol 9-10 de mai sus.

[20] https://www.ombudsman.europa.eu/en/correspondence/en/61417

[21] Decizia Comisiei din 31 ianuarie 2018 privind un cod de conduită al membrilor Comisiei Europene, care abrogă și înlocuiește Codul de conduită din 20 aprilie 2011 și Decizia Comisiei de instituire a Comitetului ad-hoc de etică din 21 octombrie 2003.