Stimate domnule președinte,

În contextul războiului de agresiune al Rusiei împotriva Ucrainei, UE finanțează donații de echipamente militare din partea statelor membre ale UE către Ucraina prin intermediul Instrumentului european pentru pace ^[1] și a adoptat acte legislative menite să sporească producția de muniții pentru a ajuta statele membre să își mențină rezervele, asigurând în același timp livrarea de muniții către Ucraina [2]. 

De asemenea, UE va cheltui 8 miliarde EUR între 2021 și 2027 prin intermediul Fondului european de apărare pentru a completa investițiile statelor membre în cercetare și dezvoltare în domeniul securității și apărării. În conformitate cu Regulamentul privind Fondul european de apărare [3], Comisia Europeană are responsabilitatea de a decide cu privire la modul de alocare a acestor fonduri. În acest sens, Comisia este asistată de experți externi, care contribuie la evaluarea, evaluarea etică și evaluarea estimărilor bugetare ale propunerilor.

Comisia trebuie să selecteze experți pe baza competențelor, experienței și cunoștințelor acestora, ținând seama de sarcinile care urmează să le fie atribuite, urmărind să asigure o rotație adecvată a experților și un echilibru adecvat între sectorul public și cel privat. Experții independenți nu ar trebui să evalueze, să consilieze sau să asiste cu privire la aspecte în legătură cu care au conflicte de interese, în special în ceea ce privește poziția lor la momentul evaluării. În mod normal, atunci când Comisia selectează și remunerează experți externi care să contribuie la evaluarea propunerilor, listele de experți sunt făcute publice, permițând astfel un anumit control public. Cu toate acestea, Regulamentul FED derogă în mod explicit de la această regulă generală prin faptul că identitatea acestor experți nu este făcută publică [4]. Prin urmare, este cu atât mai important ca evaluarea conflictului de interese, efectuată de Comisie la selectarea experților, să fie solidă.

În contextul corespondenței anterioare pe tema Fondului european de apărare ^[5], Comisia a informat biroul meu cu privire la „abordarea sa instituțională” în ceea ce privește gestionarea conflictelor de interese, care pare să se bazeze în mare măsură pe declarația pe propria răspundere a experților selectați cu privire la (absența oricăror) conflicte de interese.

În acest context, am decis să deschid o anchetă pentru a examina modul în care Comisia se asigură că nu există conflicte de interese cu experții externi care o asistă în evaluările propunerilor de proiecte, în evaluările etice și în estimările costurilor în cadrul Fondului european de apărare.

Am concluzionat că, într-o primă etapă, ar fi util să primim un răspuns scris din partea Comisiei la întrebările enumerate în anexă. Vă atragem atenția asupra faptului că voi face public răspunsul Comisiei ^[6].

Ofițerul de anchetă responsabil este dl Koen Roovers.

V-aș fi recunoscător dacă ați primi răspunsul Comisiei până la 31 ianuarie 2024.

Cu stimă,

Emily O'Reilly Ombudsmanul
European

Strasbourg, 10/11/2023

Anexă – Întrebări adresate Comisiei în documentul OI/5/2023/KR

1. În contextul corespondenței anterioare pe tema Fondului european de apărare ^[7], Comisia a explicat că membrii personalului Comisiei responsabili de teme specifice Fondului european de apărare efectuează verificări preliminare ale absenței conflictelor de interese atunci când preselectează experți din cadrul structurii interne de gestionare a experților (EMI), o bază de date cu profilurile experților („etapa de preselecție”). Acesta a explicat, de asemenea, că membrii personalului Comisiei raportează intern șefului de unitate responsabil cu privire la metoda urmată pentru verificarea de preselecție a experților, în mod individual și în ansamblu. Aceasta include aspecte precum verificarea expertizei, disponibilitatea, absența aparentă a conflictelor de interese și diversitatea mediilor.

Înainte ca propunerile de proiecte din cadrul Fondului european de apărare să fie atribuite unor experți externi pentru evaluarea lor, membrii personalului Comisiei verifică, pe baza CV-urilor experților, dacă experții numiți pentru evaluarea propunerilor nu au același angajator ca cei care solicită finanțare (etapa anterioară primirii propunerilor).

a. Poate membrii personalului Comisiei implicați în aceste evaluări:

• să solicite informații suplimentare din partea potențialilor experți pentru a înțelege mai bine dacă există riscuri de conflicte de interese? Dacă da, vă rugăm să oferiți câteva exemple.
• utilizează materiale aflate la dispoziția publicului pentru a face trimiteri încrucișate sau pentru a verifica aspecte sau se bazează exclusiv pe informațiile furnizate de experți (sau în răspunsul acestora)?

b. Ce informații trebuie să completeze experții atunci când se înregistrează online?[8] Vă rugăm să furnizați modelul relevant.

În cazul în care experții trebuie să încarce un CV, prescrie Comisia un anumit format/informații minime care trebuie furnizate?

c. Ar putea Comisia să detalieze modul în care elementele prevăzute în capitolul 2 privind „Imparțialitatea” din codul de conduită aplicabil experților [9] sunt evaluate în etapa de preselecție?

2. În contextul corespondenței anterioare pe tema Fondului european de apărare [10], s-a constatat că Comisia aplică o „abordare corporativă” în ceea ce privește gestionarea conflictelor de interese, care se bazează în mare măsură pe declarația pe propria răspundere a experților selectați cu privire la (absența oricăror) conflicte de interese.

a. Cât de des au declarat experții conflicte de interese până în prezent? Vă rugăm să furnizați date pentru fiecare rundă anuală de cheltuieli.[11]

b. În mod similar, cât de des au fost retrași experții din evaluarea propunerilor? Vă rugăm să furnizați date pentru fiecare rundă anuală de cheltuieli.

3. Atunci când se identifică un conflict de interese care, în mod normal, ar conduce la excluderea expertului [12], membrii personalului Comisiei pot decide să păstreze expertul, dacă sunt îndeplinite următoarele trei condiții cumulative:

• i. expertul lucrează într-un departament/laborator/institut diferit de cel în care urmează să se desfășoare acțiunea și
• departamentele/laboratoarele/institutele din cadrul organizației în cauză funcționează cu un grad ridicat de autonomie și
• iii. participarea este justificată de cerința de a numi cei mai buni experți disponibili și de dimensiunea limitată a grupului de experți calificați.”

a. Cât de des au fost reținuți în comisiile de evaluare experți cu conflicte de interese [13]?

b. În mod similar, a emis Comisia orientări pentru membrii personalului implicați în gestionarea situațiilor de conflict de interese, inclusiv în ceea ce privește modul de exercitare a puterii discreționare pentru aplicarea derogării de la excludere? În caz afirmativ, vă rugăm să furnizați o copie a prezentelor orientări împreună cu răspunsul.

4. Următoarele situații pot fi considerate ca reprezentând un conflict de interese, în cazul în care membrii personalului Comisiei decid astfel „având în vedere circumstanțele obiective, informațiile disponibile și riscurile potențiale”:

i. angajarea expertului de către unul dintre solicitanți (sau terți asociați sau alți terți implicați în acțiune) în ultimii trei ani

ii. implicarea expertului într-un contract, [..] sau apartenența la structuri de conducere (de exemplu, membru al consiliului de administrație sau al consiliului consultativ etc.) sau colaborarea în domeniul cercetării cu un solicitant, cu un terț asociat sau cu un alt terț implicat în acțiune în ultimii trei ani

iii. orice altă situație care ar putea pune la îndoială capacitatea sa de a participa la evaluare în mod imparțial sau care ar putea părea în mod rezonabil că face acest lucru în ochii unui terț extern [14].

a. Pe baza modelului de contract, este corect ca, în cazul în care apar unul sau mai multe dintre aceste cazuri, membrii responsabili ai personalului Comisiei să poată decide să excludă expertul de la evaluarea propunerii în cauză sau, de asemenea, pentru propuneri concurente sau pentru întreaga cerere de propuneri și, dacă este necesar, să îl înlocuiască și să organizeze o reevaluare?

b. Câte cazuri a identificat Comisia ca intrând sub incidența punctelor (i)-(iii) de mai sus? Vă rugăm să furnizați date pentru fiecare rundă anuală de cheltuieli.

c. În câte dintre aceste cazuri au fost excluși din comisiile de evaluare experți cu conflicte de interese? Vă rugăm să furnizați date pentru fiecare rundă anuală de cheltuieli.

d. A emis Comisia orientări pentru personalul care efectuează această evaluare a conflictului de interese, inclusiv în ceea ce privește modul de exercitare a puterii discreționare pentru păstrarea experților potențial conflictuali în comisiile de evaluare? În caz afirmativ, vă rugăm să furnizați o copie a prezentelor orientări împreună cu răspunsul.

5. a. A primit Comisia alerte, de exemplu din partea altor experți, solicitanți sau părți terțe, cu privire la riscurile de conflict de interese, pe lângă declarațiile pe propria răspundere ale experților? Dacă da, vă rugăm să furnizați exemple și date pentru fiecare rundă anuală de cheltuieli.

b. Prevede Comisia și alte posibilități de a emite astfel de alerte?

c. Experții sunt informați cu privire la normele aplicabile privind avertizarea în interes public? Dacă da, cum?

d. Este posibil ca Comisia să efectueze audituri sau examinări ex post pentru a se asigura că experții numiți nu intră în conflict?

6. Raportează Comisia cu privire la orice aspecte legate de conflictele de interese din afara Comisiei, de exemplu, Comitetului pentru program (reprezentanți ai statelor membre ale UE) sau Parlamentului European?

[1] Instrumentul european pentru pace se bazează pe o decizie adoptată de Consiliu. A se vedea: https://www.consilium.europa.eu/en/policies/european-peace-facility/.

[2] A se vedea Legea privind sprijinirea producției de muniții (ASAP): https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=uriserv%3AOJ.L_.2023.185.01.0007.01.ENG&toc=OJ%3AL%3A2023%3A185%3ATOC.

[3] Regulamentul 2021/697 de instituire a Fondului european de apărare, a se vedea: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2021/697/oj.

[4] A se vedea articolul 26 alineatul (2) din Regulamentul 2021/697, legat la nota de subsol 2.

[5] A se vedea: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/172253.

[6] Dacă doriți să transmiteți documente sau informații pe care le considerați confidențiale și care nu ar trebui făcute publice, vă rugăm să le marcați cu „Confidențial”. E-mailurile criptate pot fi trimise la căsuța noastră poștală dedicată. Informațiile și documentele de acest tip vor fi șterse din dosarele Ombudsmanului European la scurt timp după încheierea anchetei.

[7] A se vedea: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/172253.

[8] A se vedea: https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/portal/screen/work-as-an-expert.

[9] A se vedea situațiile enumerate la litera (a) de la paginile 1-5 din anexa 1 la modelul de contract pentru experți: https://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/experts_manual/h2020-experts-mono-contract_en.pdf.

[10] A se vedea: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/172253.

[11] Comisia a luat decizii cu privire la două runde anuale de cheltuieli:

· 20 iulie 2022: https://defence-industry-space.ec.europa.eu/funding-and-grants/calls-proposals/european-defence-fund-2021-calls-proposals-results_en;

· 26 iunie 2023: https://defence-industry-space.ec.europa.eu/funding-and-grants/calls-proposals/result-edf-2022-calls-proposals_en#:~:text=Following%20the%20second%20calls%20for,Million%20are%20selected%20for%20funding

[12] A se vedea situațiile enumerate în anexa I „Codul de conduită”, punctul 2.1 litera (a) de la pagina 2 din modelul de contract pentru experți: https://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/experts_manual/h2020-experts-mono-contract_en.pdf.

[13] În conformitate cu articolul 2 alineatul (1) litera (a) din anexa 1 la modelul de contract pentru experți, a se vedea nota de subsol 7.

[14] Idem.