Stimată doamnă X,

Ombudsmanul a primit o plângere împotriva CEPD cu privire la refuzul acesteia de a acorda acces public la „documentele pregătitoare care conțin declarații ale autorității pentru protecția datelor, întrebări, avize și preocupări care au condus la adoptarea documentelor CEPD identificate ca 04/2021 ^[1], 02/2020 ^[2], 01/2029 ^[3] și OUT2021-0119 ^[4]”. În cererea sa de acces public la documente adresată CEPD, reclamantul a făcut trimitere la constatările Ombudsmanului în cauza 386/2022/AMF ^[5]. În acest caz, CEPD a decis să acorde un acces mai larg la avizele anonimizate ale autorităților naționale de supraveghere din documentele pregătitoare pentru orientările sale privind prelucrarea datelor cu caracter personal în contextul furnizării de servicii online.

CEPD a identificat 103 documente (sau părți ale documentelor) care intră în domeniul de aplicare al cererii. Aceasta a acordat acces public deplin la 21 de documente și a refuzat accesul (integral sau parțial) la restul de 82 de documente. CEPD a susținut că divulgarea acestor documente ar submina grav procesul său decizional ^[6]. CEPD a adăugat că divulgarea unora dintre informațiile cuprinse într-unul dintre documente ar submina scopul și rezultatul unei anchete în curs ^[7]. În plus, anumite părți ale documentelor conțin date cu caracter personal și au trebuit să fie ocultate pentru a proteja viața privată și integritatea persoanelor în cauză ^[8].

În decizia sa de confirmare din 14 ianuarie 2022, CEPD a afirmat că „punerea la dispoziția publicului a versiunilor anterioare ale proiectelor de documente ar crea confuzie. Aceste proiecte de documente fac parte din deliberările interne și din consultările preliminare din cadrul CEPD și nu reflectă neapărat poziția CEPD în ansamblu”. CEPD consideră că opiniile exprimate de membrii săi, de secretariatul său sau de Comisia Europeană în diferite etape ale negocierilor sunt „imagini ale procesului de elaborare”. CEPD a adăugat că „punerea la dispoziția publicului a observațiilor membrilor individuali și/sau ale personalului secretariatului CEPD [...] ar submina grav procesul decizional al CEPD, deoarece este mai puțin probabil ca membrii să își împărtășească opiniile necenzurate cu privire la o chestiune dacă ar ști în prealabil că acestea urmează să fie publicate ulterior (chiar dacă în mod anonimizat).” În cele din urmă, CEPD consideră că constatările Ombudsmanului în cazul 386/2022/AMF nu stabilesc un precedent pentru tratarea cererilor de acces public de către CEPD. Comisia evaluează întotdeauna astfel de cereri de la caz la caz.

Am decis să deschidem o anchetă cu privire la această plângere.

Regulamentul 1049/2001 prevede că cererile de acces ar trebui tratate cu promptitudine. În conformitate cu acest principiu, Ombudsmanul urmărește, de asemenea, să trateze astfel de cazuri cât mai curând posibil.

Într-o primă etapă, considerăm că este necesar să se revizuiască documentele în discuție în cererea reclamantului. V-aș fi recunoscător dacă CEPD ne-ar putea furniza o copie a tuturor documentelor la care a fost refuzat accesul public, parțial sau integral, de preferință în format electronic, prin e-mail criptat ^[9], până la 2 februarie 2022.  

Documentele care fac obiectul cererii de acces public vor fi tratate în mod confidențial, împreună cu orice alt material pe care CEPD alege să ni-l comunice pe care îl marchează drept confidențial. Documentele de acest tip vor fi tratate și stocate în conformitate cu acest statut confidențial și vor fi șterse din dosarele Ombudsmanului la scurt timp după încheierea anchetei.

Poziția CEPD a fost stabilită în decizia sa de confirmare. Cu toate acestea, în cazul în care CEPD dorește să prezinte opinii suplimentare, care să fie luate în considerare de Ombudsmanul European în cursul prezentei anchete, am fi recunoscători dacă acestea ne-ar putea fi furnizate în termen de cincisprezece zile lucrătoare de la primirea prezentei scrisori, și anume 16 februarie 2022.

Ofițerul de investigații responsabil de caz, dna Angela Marcos Figueruelo.

Cu stimă,

Rosita Hickey
Director de Anchete

Strasbourg, 26.1.2022

[1] Declarația CEPD 04/2021 privind „Acordurile internaționale, inclusiv transferurile”

[2] Orientările CEPD 02/2020 privind „articolul 46 alineatul (2) litera (a) și articolul 46 alineatul (3) litera (b) din Regulamentul 2016/679 pentru transferurile de date cu caracter personal între autoritățile și organismele publice din SEE și din afara SEE”

[3] Declarația 01/2019 a CEPD referitoare la „Legea SUA privind conformitatea fiscală aplicabilă conturilor din străinătate (FATCA)”

[4] Răspunsul CEPD adresat deputatei neerlandeze Sophie in 't Veld la 7 iulie 2021, cu referința OUT2021-0119

[5] Disponibilă la adresa: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/146504

[6] Articolul 4 alineatul (3) al doilea paragraf din Regulamentul 1049/2001

[7] Articolul 4 alineatul (2) a treia liniuță din Regulamentul 1049/2001

[8] Articolul 4 alineatul (1) litera (b) din Regulamentul 1049/2001

[9] E-mailurile criptate pot fi trimise la căsuța noastră poștală dedicată.