# Solicitarea ca Frontex să reexamineze recomandarea Ombudsmanului privind timpul necesar Agenției Europene pentru Poliția de Frontieră și Garda de Coastă (Frontex) pentru a trata cererile de acces public la documente (cazul OI/04/2022/PB)
- Autor: Ombudsmanul european
- Datele : 2024-03-15T10:00+01:00[Europe/Paris]
- [URL](https://www.ombudsman.europa.eu/ro/doc/correspondence/ro/177525)
---
|--------------------------------------------------------------------------------------|
| Directorul executiv Agenția Europeană pentru Poliția de Frontieră și Garda de Coastă |

Stimate domnule doctor X,

În cursul vizitei mele recente la Varșovia, am salutat foarte mult dialogul constructiv cu dumneavoastră și cu echipa dumneavoastră cu privire la o serie de aspecte identificate de biroul meu în anchetele recente. Am luat act de disponibilitatea dumneavoastră de a ține seama de experiența biroului meu în domenii precum transparența, pentru a vă ajuta să îmbunătățiți practicile și procedurile interne din cadrul Frontex. De asemenea, am salutat angajamentul dumneavoastră de a promova o cultură a transparenței sporită pentru agenție.

În acest context, vă scriu din nou despre o anchetă din proprie inițiativă pe care am menționat-o în timpul vizitei mele. Răspunsul inițial la recomandarea mea în acest caz nu a fost, din păcate, pozitiv. Cu toate acestea, având în vedere schimburile noastre constructive de la Varșovia, aș dori să vă ofer ocazia de a analiza din nou răspunsul dumneavoastră la această recomandare.

Recomandarea se referă la un aspect esențial al legislației UE privind accesul public la documente (Regulamentul 1049/2001), și anume tratarea în timp util a cererilor de acces. Dincolo de aspectele juridice și procedurale pe care le conține, recomandarea ridică, de asemenea, o problemă generală privind respectarea de către agențiile și alte organisme ale UE a bunelor practici administrative care au evoluat de-a lungul multor ani și pentru care atât publicul, cât și factorii de decizie politică au dreptul să se aștepte la o abordare suficient de coerentă.

Deși apreciez pe deplin faptul că agențiile UE lucrează cu un anumit grad de independență în îndeplinirea sarcinilor lor principale, nu cred că este util ca acestea să reinterpreteze principiile și normele administrative generale care sunt stabilite în conformitate cu jurisprudența instanțelor UE. Consider că, dacă Frontex ar fi aplicat aceste practici și norme consacrate, ar fi putut evita cazurile de administrare defectuoasă identificate în această anchetă.

Având în vedere cele de mai sus, vă invit să analizați în continuare recomandarea anexată, care include o sugestie de îmbunătățire în vederea respectării și punerii în aplicare a practicilor consolidate ale celor trei instituții cărora li s-a adresat inițial Regulamentul 1049/2001. De asemenea, anexez o anexă cu un rezumat al punctelor-cheie.

V-aș fi recunoscător dacă m-ați contacta până la **30 noiembrie 2023** și v-aș mulțumi anticipat pentru buna colaborare.

Cu stimă,

Emily O'Reilly Ombudsmanul


European

Strasbourg, 7/11/2023

ANEXĂ
-----

#### Înregistrare întârziată, ceea ce înseamnă neactivarea termenului legal

Legislația UE privind accesul public la documente stabilește un termen inițial pentru a răspunde la o cerere. Termenul începe să curgă din momentul înregistrării unei cereri.

Regulamentul 1049/2001 nu prevede că înregistrarea trebuie să aibă loc într-un anumit număr de ore sau zile. Ar fi neobișnuit ca legislația UE să stipuleze cu precizie un termen de înregistrare inițial.

Prin urmare, abordarea corectă trebuie să țină seama de bunele practici administrative. Înregistrarea rapidă a unei comunicări (scrisoare, e-mail, conținutul unui formular web etc.) este o bună practică administrativă dacă conținutul comunicării respective este clar. Cererile de acces la documente sunt, de obicei, cuprinse într-o singură comunicare și tind să nu fie lungi. Prin urmare, este rezonabil să ne așteptăm ca o administrație publică modernă să nu aibă nevoie de mai mult de 1-2 zile lucrătoare pentru a ști dacă o cerere de acces este suficient de clară și poate fi prelucrată. Prin urmare, după 1-2 zile lucrătoare, ar trebui înregistrată o cerere suficient de clară, iar termenul ar trebui să înceapă să curgă.

Până în prezent, Frontex a considerat că nu este așa. Aceasta consideră că este liberă să amâne înregistrarea - și, prin urmare, activarea termenului - în cazul în care constată că cererea este complexă sau se referă la multe documente. În acest caz, Frontex dorește să poată comunica cu solicitantul (indiferent dacă acesta este sau nu de acord) pentru a limita cererea la ceva pe care îl consideră mai ușor de gestionat. Această practică nu numai că este incompatibilă cu buna administrare, ci are, de asemenea, un impact asupra termenului legal și a dreptului la control jurisdicțional prevăzute în Regulamentul privind accesul public.

#### Suspendarea termenelor legale

Legislația UE privind accesul public la documente specifică două termene principale. Primul este pentru prelucrarea inițială a unei cereri. Al doilea este pentru prelucrarea unei posibile cereri de reexaminare.

Regulamentul 1049/2001 recunoaște că prelucrarea unei cereri de acces poate necesita mai mult timp. Prin urmare, aceasta precizează că instituția în cauză poate, în mod excepțional, să prelungească termenul o singură dată, cu un număr fix de zile lucrătoare. În consecință, regulamentul prevede situații în care instituția are nevoie de mai mult timp pentru a prelucra cererea.

Există o legătură directă între buna gestionare a acestor termene și capacitatea solicitantului de a solicita o examinare externă. Instituțiile UE nu pot modifica acest lucru în mod unilateral.

Frontex a considerat că poate suspenda un termen atunci când, în timpul prelucrării cererii, își dă seama că o cerere pe care a înregistrat-o nu îi este clară. Regulamentul nu prevede o astfel de posibilitate. Ar fi făcut acest lucru dacă s-ar fi intenționat o astfel de opțiune. Suspendarea unui termen legal este o chestiune gravă. Recomandarea Ombudsmanului în acest caz a indicat o bună practică pragmatică pentru modul de abordare a problemei. Aceasta trebuie să permită *corectarea* situației în care a fost înregistrată o cerere, chiar dacă nu a fost suficient de precisă. Dacă se poate face o corecție, în termen de maximum 2-3 zile lucrătoare, aceasta ar fi o bună administrare.