Contextul plângerii

1. Reclamantul este o filială a unei corporații internaționale care este specializată în proiectarea operațiunilor comerciale, inclusiv a soluțiilor software. Între 2009 și 2012, reclamantul a preluat o societate cehă (denumită în continuare „societatea participantă”) care participase la diverse proiecte în cadrul celui de Al șaselea și al celui de Al șaptelea program-cadru pentru cercetare și dezvoltare tehnologică (PC6 și PC7) ale Uniunii Europene. Participarea firmei la aceste proiecte a fost finanțată de Comisia Europeană prin granturi. Condițiile care reglementează aceste granturi au fost stabilite în diferite „acorduri de grant”.

2. În 2009, Comisia a dispus efectuarea de audituri financiare ale proiectelor. Proiectele de rapoarte de audit au constatat existența unor deficiențe în ceea ce privește contabilizarea proiectelor și au sugerat Comisiei să încerce să recupereze de la reclamant sume substanțiale din granturile pe care le-a plătit (aproximativ 50 %). În 2012 și 2013, Comisia a trimis reclamantului proiectele de rapoarte de audit.

3. Reclamantul a considerat că constatările proiectelor de rapoarte de audit au fost greșite și a dorit ca Comisia să pună capăt sau să suspende procedurile de audit. În special, reclamantul a contestat firma de contabilitate care a efectuat auditurile în numele Comisiei. Potrivit reclamantului, metodele contabile ale firmei nu erau în conformitate cu „Standardele internaționale de audit”. Prin urmare, reclamantul a dorit ca activitatea firmei de contabilitate să fie auditată de Camera de Conturi a Republicii Cehe și a solicitat aprobarea Comisiei în acest sens [1]. Reclamantul a declarat, de asemenea, că nu poate prezenta observații cu privire la proiectele de rapoarte de audit, deoarece nu deține toate documentele pe care firma de contabilitate le-a primit de la firma participantă. În plus, reclamantul a suspectat Comisia că l-a introdus în „sistemul de alertă timpurie”[2].

4. În corespondența sa cu reclamantul, Comisia a contestat acest lucru. În cele din urmă, Comisia a emis un ordin de recuperare, în conformitate cu constatările auditului.

5. În septembrie 2015, reclamantul a depus o plângere la Ombudsman.

Ancheta

6. Ombudsmanul a deschis o anchetă cu privire la următoarele aspecte ale plângerii:

1) Comisia a săvârșit o eroare prin faptul că a acceptat constatările auditului și a încercat să recupereze fondurile aferente.

2) Comisia a refuzat în mod eronat să aprobe ca activitatea societății de contabilitate să fie auditată de Camera de Conturi cehă.

3) Comisia nu a confirmat că a furnizat reclamantului toate documentele pe care firma sa de contabilitate le-a primit de la firma participantă.

4) Comisia nu a informat reclamantul dacă a fost introdus în sistemul de alertă timpurie.

7. În cursul anchetei, Ombudsmanul a solicitat Comisiei să informeze reclamantul dacă i-a fost furnizată toată documentația și dacă reclamantul a fost introdus în sistemul de alertă timpurie. Ulterior, Comisia a informat reclamantul că toate documentele i-au fost furnizate și că reclamantul nu a fost introdus în sistemul de alertă timpurie.

8. Decizia Ombudsmanului ia în considerare argumentele și opiniile prezentate de părți.

Constatările auditului și recuperarea

Argumentele părților

9. Reclamantul a susținut, în esență, că constatările auditului au fost greșite. Auditul a constatat că sistemul de înregistrare a timpului de lucru al firmei participante nu era fiabil, dar nu a indicat ce sistem alternativ ar fi trebuit utilizat. În plus, reclamantul a susținut că procedura de audit a durat mult timp și că procedurile de audit privind alte societăți care au participat la aceleași proiecte au fost încheiate mai rapid. Prin urmare, reclamantul a susținut că societatea participantă a fost discriminată. Reclamantul a considerat, de asemenea, că recuperarea fondurilor ar echivala cu un „abuz de drept” și că, în orice caz, aceasta a fost „prescrisă”.

10. Comisia a făcut referire la constatările auditului și a declarat că nu are niciun motiv să se îndoiască de aceste constatări. În special, aceasta a afirmat că auditul a identificat erori sistemice care puneau sub semnul întrebării modul în care firma participantă gestiona și raporta costurile cu personalul, precum și alte dovezi care nu susțineau timpul de lucru raportat [3].

11. Comisia a recunoscut că procedurile de audit au durat mult timp și și-a exprimat regretul în acest sens. Aceasta a explicat că timpul necesar s-a datorat complexității cazurilor și nu s-a datorat unei abordări discriminatorii față de reclamant. Comisia a susținut că nu a abuzat de drepturile sale, astfel cum sunt prevăzute în acordurile de grant, întrucât avea dreptul să inițieze un audit în termen de cinci ani de la încheierea unui proiect.

Evaluarea Ombudsmanului

12. Ombudsmanul consideră că motivele prezentate de Comisie sunt solide și adecvate.

13. Constatările auditului sunt motivate și ușor de înțeles. Faptul că rapoartele de audit nu au recomandat un sistem alternativ specific de înregistrare a timpului de lucru nu modifică constatarea potrivit căreia timpul de lucru raportat nu a fost susținut în mod adecvat de sistemul de înregistrare a timpului de lucru utilizat și de alte dovezi.

14. Comisia a fost de acord cu opinia reclamantului potrivit căreia procedurile de audit au durat prea mult. Reclamantul este, în mod evident, deranjat de acest lucru. Cu toate acestea, este greu de observat că durata lungă a implicat o discriminare față de reclamant sau un abuz de drept din partea Comisiei. Faptul că nu au existat întârzieri în ceea ce privește alte proceduri de audit nu dovedește că reclamantul a fost discriminat în cadrul acestei proceduri. Prin natura lor, fiecare procedură de audit are probleme și provocări diferite. În absența unor indicații clare privind discriminarea, trebuie acceptat faptul că unele proceduri pot dura mai mult decât altele. În temeiul acordurilor de grant, Comisia avea dreptul de a efectua audituri timp de până la cinci ani de la încheierea unui proiect. Nu poate fi vorba despre un abuz de drept faptul că Comisia se prevalează de dreptul pe care i-l conferă acordul de grant. Pe de altă parte, nu există niciun indiciu potrivit căruia Comisia ar fi decăzută din dreptul de a solicita recuperarea fondurilor plătite în cadrul unui grant, ceea ce ar fi fost ulterior rezultatul unor constatări negative în cadrul unui audit.

15. În acest context, Ombudsmanul constată că nu există un caz de administrare defectuoasă.

Auditul efectuat de Camera Auditorilor

Argumentele părților

16. Reclamantul a considerat că au existat deficiențe metodologice în activitatea firmei de contabilitate, care pun sub semnul întrebării constatările auditului. Prin urmare, a dorit ca Camera Auditorilor din Cehia să efectueze un audit al activității desfășurate. În acest scop, ea avea nevoie de acordul Comisiei.

17. Comisia a susținut că activitatea societății de contabilitate era conformă cu acordul de grant și, prin urmare, nu și-ar fi dat acordul pentru un audit efectuat de Camera de Conturi.  

Evaluarea Ombudsmanului

18. Ombudsmanul consideră că, în circumstanțele cazului de față, este de înțeles că Comisia nu a consimțit la un audit al firmei de contabilitate.

19. Solicitarea consimțământului unei părți pentru un audit al propriei firme de contabilitate nu este o măsură obișnuită. Prin urmare, este justificat să se solicite ca partea care formulează o astfel de cerere să aibă o bază deosebit de bună pentru formularea cererii. Nu poate fi suficient ca o parte să susțină doar că constatările firmei de contabilitate sunt eronate. Partea trebuie cel puțin să demonstreze că există motive pentru a considera că există o încălcare a normelor care reglementează buna auditare.

20. Reclamantul nu a susținut că, la valoarea nominală, este convingător pentru afirmația sa potrivit căreia este necesar un audit efectuat de Camera Auditorilor din Cehia. Reclamantul s-a referit doar la dezacordurile sale cu constatările firmei de contabilitate a Comisiei. În aceste condiții, poziția Comisiei este justificată.

Documentație și sistem de avertizare timpurie

Argumentele părților

21. Reclamantul a dorit ca Comisia să confirme că i-a furnizat toate documentele pe care firma de contabilitate le-a obținut de la firma participantă. Atunci când Comisia a confirmat că a furnizat reclamantului toate documentele (aproximativ 3 000 de documente), reclamantul a susținut că lipsesc documente. Comisia a declarat că a furnizat reclamantului toate documentele primite de firma de contabilitate, dar că firma de contabilitate ar fi putut, de asemenea, să revizuiască documentele la fața locului cu firma participantă, fără a face o copie a acestor documente. Comisia a observat că, în temeiul acordurilor de grant, era responsabilitatea societății participante (sau a succesorului acesteia, reclamantul în acest caz) să păstreze toate documentele.

22. Reclamantul nu a formulat nicio observație cu privire la informațiile Comisiei potrivit cărora reclamantul nu a fost introdus în sistemul de alertă timpurie.

Evaluarea Ombudsmanului

23. Ombudsmanul înțelege că reclamantul se poate afla într-o situație dificilă în ceea ce privește documentația necesară pentru procesul de audit, întrucât societatea participantă a încetat să existe. Cu toate acestea, astfel cum a arătat în mod întemeiat Comisia, societății participante îi revenea responsabilitatea de a păstra toate documentele. Comisia și-a arătat disponibilitatea de a asista reclamantul, furnizându-i toată documentația primită de firma de contabilitate a Comisiei. Nu există niciun element care să sugereze că Comisia nu a furnizat reclamantului toată documentația de care dispune.

24. Ombudsmanul ia act de faptul că Comisia a soluționat întrebarea dacă reclamantul a fost introdus în sistemul de alertă timpurie.

Concluzie

Pe baza anchetei, Ombudsmanul închide acest caz cu următoarea concluzie [4]:

Nu a existat niciun caz de administrare defectuoasă din partea Comisiei Europene.

Reclamantul și Comisia vor fi informați cu privire la această decizie.

Marta Hirsch-Ziembińska

Șef de anchetă și TIC - Unitatea 1

Strasbourg, 03/04/2018

[1] Potrivit reclamantului, din normele Camerei auditorilor rezultă că ambele părți care sunt în litigiu cu privire la activitatea unei firme de contabilitate trebuie să își dea acordul ca această cameră să efectueze un audit al activității respective.

[2] La momentul respectiv, sistemul de alertă timpurie era reglementat prin Decizia 2008/969 a Comisiei din 16 decembrie 2008. Scopul sistemului este de a alerta toate organismele UE cu privire la întreprinderile care, în opinia unui organism al UE, au fost implicate în erori administrative grave sau în fraude, în special atunci când au beneficiat de finanțare din partea UE.

[3] De exemplu: Conform constatărilor auditului, finanțarea din partea UE a reprezentat mai puțin de 2 % din venitul anual al firmei participante, iar participarea la proiecte a fost asigurată de personalul firmei participante considerat o „activitate marginală”, în timp ce timpul raportat de conducerea superioară s-a situat în intervalul 9-25 % din timpul de lucru anual.

[4] Această plângere a fost tratată în cadrul tratării cazurilor delegate, în conformitate cu articolul 11 din Decizia Ombudsmanului European de adoptare a dispozițiilor de punere în aplicare.