Contextul plângerii

1. Reclamantul, deputat în Parlamentul European, a solicitat informații cu privire la contactele pe care Comisia Europeană le-a avut cu societăți informatice private în pregătirea propunerii sale de directivă privind registrul UE cu numele pasagerilor (PNR)^[1]. În acest scop, ea a solicitat, în temeiul Regulamentului UE privind accesul la documente (Regulamentul 1049/2001)^[2], „toate documentele Comisiei care corespund reuniunilor și contactelor de lobby ale comisarilor și ale funcționarilor Comisiei cu (...) societăți specializate în crearea și întreținerea sistemelor de registre cu numele pasagerilor (PNR) și/sau de informații prealabile referitoare la pasageri (API) între 2010 și prezent”.

2. Comisia a acordat acces parțial, după ocultarea datelor cu caracter personal [3], la trei scrisori între aceasta și o întreprindere și la două rapoarte privind reuniunile cu părțile interesate din industrie organizate de Direcția pentru migrație și afaceri interne a Comisiei (DG HOME).

3. Reclamantul a solicitat o reexaminare [4] a deciziei Comisiei și a subliniat că Comisia nu a identificat niciun e-mail care să intre în domeniul de aplicare al cererii.

4. În urma unei noi căutări concentrate de e-mailuri, Comisia a identificat alte 19 documente care se încadrează în domeniul de aplicare al cererii reclamantului, și anume e-mailurile schimbate între DG HOME și o serie de societăți. După consultarea autorilor unora dintre e-mailuri [5] și după efectuarea propriei examinări, Comisia a acordat un acces parțial larg la documentele nou identificate, sub rezerva ocultării datelor cu caracter personal și a datelor sensibile din punct de vedere comercial.

5. Pentru un anumit e-mail, din data de 9 februarie 2015, trimis de o societate IT unui membru al personalului DG HOME, Comisia a ocultat o parte din conținut. Fraza ocultată din e-mailul publicat are următorul conținut: „Am semnat recent un acord pentru a furniza [redactat]”. Comisia a susținut că ocultarea era justificată în temeiul excepției privind protecția intereselor comerciale din Regulamentul 1049/2001 [6].

6. Comisia a explicat că „părțile ocultate se referă la clienții” societății respective „și la contactele sale”. Aceasta a considerat că „aceste informații au într-adevăr o valoare comercială, în special în contextul concurențial în care mai multe întreprinderi concurează pentru un contract” și că divulgarea lor ar submina „interesele comerciale ale societății în ceea ce privește clienții săi și strategia sa comercială, care sunt esențiale pentru operațiunile sale comerciale”.

7. Comisia a declarat că a examinat dacă există un interes public în divulgare care ar putea prevala asupra intereselor comerciale protejate de excepție și să justifice publicarea e-mailului complet. Comisia a afirmat că reclamanta nu a identificat niciun astfel de interes public în cererea sa de reexaminare și nici nu a fost în măsură să identifice un astfel de interes public. Astfel, Comisia a concluzionat că, „în acest caz, interesul public este mai bine servit prin păstrarea părților din documente [...] nedivulgate în conformitate cu interesele protejate prin excepția de la articolul 4 alineatul (2) prima liniuță din Regulamentul 1049/2001”.

8. La 24 octombrie 2016, reclamantul s-a adresat Ombudsmanului.

Ancheta

9. Ombudsmanul a deschis o anchetă cu privire la următoarele aspecte:

(i) Comisia a refuzat în mod eronat să acorde publicului acces deplin la un e‐mail pe care l‐a primit de la o societate informatică în cursul pregătirii propunerii Comisiei de directivă PNR.

(ii) Comisia, după ce a identificat documente relevante suplimentare privind reexaminarea, nu a oferit reclamantului posibilitatea de a solicita o reexaminare suplimentară a deciziei sale de a refuza accesul deplin la e-mailul în cauză.

10. Echipa de anchetă a Ombudsmanului a efectuat o inspecție a dosarului Comisiei și a organizat două reuniuni ulterioare cu Comisia. Ulterior, Ombudsmanul a întrebat Comisia dacă ar avea în vedere divulgarea unora dintre informațiile ocultate. Comisia a răspuns la această solicitare și, ulterior, reclamantul a trimis observații cu privire la răspunsul Comisiei.

11. Inițial, Comisia a refuzat să divulge mai mult din pedeapsa în cauză. Cu toate acestea, după ce a consultat din nou societatea informatică relevantă și a obținut acordul acesteia, Comisia a fost de acord, în cele din urmă, să divulge unele dintre informațiile ocultate. Acest lucru a vizat partenerul contractual al societății și scopul tranzacției menționate în părțile deja divulgate . Comisia a reiterat faptul că partea rămasă nedivulgată a acestei teze, care se referea la strategia comercială a societății, nu putea fi divulgată din motivele expuse în decizia sa.

12. Decizia Ombudsmanului ia în considerare argumentele și opiniile prezentate de părți în toate etapele anchetei.

Refuzul Comisiei de a acorda acces public deplin la un e-mail pe care l-a primit în cursul pregătirii Directivei privind registrul cu numele pasagerilor

13. Ombudsmanul recunoaște că, după intervenția sa, Comisia a divulgat mai multe părți ale pedepsei la care reclamantul a solicitat acces deplin. După examinarea documentului, Ombudsmanul poate confirma că informațiile rămase nedivulgate sunt legate de strategia comercială a societății. Ea acceptă motivele prezentate de Comisie pentru a-și justifica opinia potrivit căreia divulgarea acestor informații ar submina interesele comerciale ale societății.

14. Prin urmare, Ombudsmanul consideră că Comisia a luat măsuri adecvate pentru a soluționa prima problemă ridicată de reclamant și a satisfăcut acest aspect al plângerii, și anume nedivulgarea unei părți a e-mailului.

Posibilitatea de a solicita o reexaminare suplimentară a deciziei de refuz al accesului la documente

15. Reclamantul a susținut că, ori de câte ori Comisia identifică noi documente în urma unei cereri de reexaminare și refuză accesul total sau parțial la acestea, ar trebui să ofere solicitantului posibilitatea unei reexaminări suplimentare a deciziei sale cu privire la documentele respective.

Evaluarea Ombudsmanului

16. Regulamentul 1049/2001 stabilește o procedură în două etape. În cazul în care răspunsul inițial al instituției la o cerere de acces la documente nu conduce la divulgarea completă, solicitantul are dreptul de a solicita ca instituția să își reconsidere poziția [7].  Poziția definitivă adoptată în acest caz poate face obiectul unei reexaminări externe de către Curtea de Justiție a UE sau de către Ombudsman.

17. Este posibil, precum în speță, ca, la reexaminarea răspunsului său inițial, instituția să identifice mai multe documente care intră în domeniul de aplicare al cererii inițiale de acces. În opinia reclamantului, în astfel de cazuri, solicitanții ar trebui să aibă posibilitatea de a efectua o altă reexaminare în ceea ce privește documentele sau părțile de documente recent reținute.

18. Ombudsmanul ia act de faptul că Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 nu conține o astfel de dispoziție. Deși punctul de vedere al reclamantului este ușor de înțeles și logic, acesta nu reflectă dispozițiile clare ale regulamentului. Disponibilitatea reexaminării externe, astfel cum a fost preluată de reclamantă în abordarea sa față de Ombudsman, le oferă reclamanților posibilitatea de a contesta refuzul instituției și de a formula observații cu privire la acesta. Procesul de examinare externă impune instituției să își justifice poziția, ceea ce determină implicit instituția să își revizuiască decizia de a reține documentul relevant sau orice parte a acestuia.

19. În aceste circumstanțe, Ombudsmanul nu constată un caz de administrare defectuoasă din partea Comisiei pentru că nu a oferit reclamantului o reexaminare suplimentară a părților din documentele nou găsite care nu au fost divulgate. În împrejurări diferite, caracterul adecvat al căutării inițiale a documentelor care intră în domeniul de aplicare al cererii inițiale în temeiul Regulamentului 1049/2001 ar putea face obiectul unei plângeri, dar, în acest caz, o anchetă cu privire la acest aspect nu este justificată.

Concluzii

Pe baza anchetei privind această plângere, Ombudsmanul o închide cu următoarea concluzie:

Comisia a luat măsuri adecvate pentru a soluționa prima problemă ridicată de reclamant, în urma intervenției Ombudsmanului.

Nu a existat nicio administrare defectuoasă din partea Comisiei în ceea ce privește a doua problemă ridicată de reclamant.

Reclamantul și Comisia vor fi informați cu privire la această decizie.

Emily OʹOmbudsmanul
European Reilly

Strasbourg, 19.12.2017

^[1] Directiva (UE) 2016/681 a Parlamentului European și a Consiliului din 27 aprilie 2016 privind utilizarea datelor din registrul cu numele pasagerilor (PNR) pentru prevenirea, depistarea, investigarea și urmărirea penală a infracțiunilor de terorism și a infracțiunilor grave, JO L 119, 4.5.2016, p. 132-149.

[2] Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 30 mai 2001 privind accesul public la documentele Parlamentului European, ale Consiliului și ale Comisiei, JO L 145, 31.5.2001, p. 43-48.

[3] În conformitate cu articolul 4 alineatul (1) litera (b) din Regulamentul 1049/2001.

^[4] Prin depunerea unei „cereri de confirmare” în temeiul Regulamentului 1049/2001.

[5] În conformitate cu articolul 4 alineatul (4) din Regulamentul 1049/2001.

[6] Articolul 4 alineatul (2) prima liniuță.

[7] Articolul 7 alineatul (2) din Regulamentul nr. 1049/2001 conferă solicitantului dreptul de a solicita o reexaminare a deciziei instituției prin formularea unei „cereri de confirmare”.