Aveți o plângere împotriva unei instituții sau unui organism al UE?
- RO Română
Traducerile automate pot conține erori care pot reduce claritatea și exactitatea; Ombudsmanul nu își asumă răspunderea pentru eventuale discrepanțe. Pentru cele mai fiabile informații și securitate juridică, vă rugăm să consultați versiunea sursă din engleză, linkul de mai sus.
Pentru mai multe informații, vă rugăm să consultați politica noastră lingvistică și de traducere.
Decizia în cazul 682/2014/JF privind cerința Comisiei Europene ca persoanele care solicită acces public la documente să furnizeze adresa lor poștală
Decizie
Caz 682/2014/JF - Deschis la Marți | 20 mai 2014 - Recomandare privind Vineri | 16 decembrie 2016 - Decizie din Marți | 19 decembrie 2017 - Instituţia vizatǎ Comisia Europeană ( S-a constatat o administrare defectuoasă ) - Ţară Spania
Comisia Europeană a refuzat să înregistreze o cerere de acces public la documente formulată de organizația Access Info Europe, deoarece aceasta nu a furnizat o adresă poștală. Access Info Europe s-a plâns că nu ar trebui să i se permită Comisiei să solicite o adresă poștală de la o persoană care depune o cerere de acces public la documente.
Ombudsmanul a luat act de motivele administrative ale Comisiei pentru solicitarea unei adrese poștale. Comisia a susținut că, fără obligația de a furniza o adresă poștală, persoanele fizice pot depune cu ușurință (și în mod abuziv) o cerere sub o identitate inventată, o identitate neclară sau sub identitatea unei terțe persoane. Au existat deja mai multe astfel de cazuri concrete. Comisia a prezentat, de asemenea, un argument juridic. Aceasta a susținut că este obligată din punct de vedere juridic să transmită („să notifice”) deciziile sale privind accesul la documente prin poștă pe suport de hârtie.
Ombudsmanul nu a pus la îndoială situația de fapt. Cu toate acestea, ea a considerat că este disproporționat să se aplice cerința privind adresa poștală tuturor persoanelor care solicită accesul. În cazul în care o cerere pare să fie făcută sub o identitate falsă, Comisia poate solicita pur și simplu persoanei să îi trimită o adresă poștală, o carte de identitate sau alte mijloace de identificare.
Opinia Comisiei potrivit căreia aceasta este obligată din punct de vedere juridic să transmită toate deciziile sale prin poștă pe suport de hârtie nu a fost convingătoare. Ombudsmanul a subliniat că practica Comisiei este arhaică pentru secolul XXI și că această practică nu este perceptibilă în numeroase alte proceduri administrative identice sau similare din administrația UE.
Ombudsmanul a formulat recomandări adecvate în lumina constatărilor sale. Acestea au fost respinse de Comisie. În decizia sa de închidere a anchetei, Ombudsmanul a făcut sugestii de îmbunătățire în vederea modernizării practicilor Comisiei. De asemenea, aceasta a solicitat din nou Comisiei să înregistreze și să prelucreze în cele din urmă cererea specifică de acces la documente, pe care reclamanta dorea în continuare să o urmărească.
Recomandarea Ombudsmanului [1] (2016)
1. În recomandarea sa, Ombudsmanul a solicitat Comisiei să nu mai solicite tuturor solicitanților să furnizeze adresa lor poștală în cazul în care este furnizată o adresă alternativă adecvată pentru corespondență.
2. Ea a recomandat, de asemenea, Comisiei să înregistreze cererea reclamantului și să o trateze cu promptitudine.
3. În cele din urmă, ea a sugerat Comisiei să ia în considerare sisteme online alternative sau mijloace electronice de comunicare a deciziilor sale privind cererile de acces public la documente.
Evaluarea Ombudsmanului în urma recomandării
4. Comisia a respins recomandarea Ombudsmanului de a nu mai solicita tuturor solicitanților să își furnizeze adresa poștală în cazul în care este furnizată o adresă alternativă adecvată pentru corespondență. Aceasta a reiterat, în esență, argumentele din observațiile sale anterioare și a subliniat că „Comisia subliniază cu respect că este liberă să decidă cu privire la utilizarea celui mai adecvat sistem de notificare a deciziilor în temeiul Regulamentului 1049/2001, atât timp cât acest sistem respectă cerințele legale [...]”.
5. Comisia a informat Ombudsmanul că nu a dat curs recomandării Ombudsmanului de a înregistra cererea reclamantului și de a o trata cu promptitudine. Cu toate acestea, Comisia a afirmat că, în cazul în care reclamantul este în continuare interesat ca cererea sa să fie înregistrată, va face acest lucru în prezent.
6. Comisia a răspuns la sugestia Ombudsmanului privind sistemele online alternative, afirmând că „[î]n pofida faptului că Comisia nu exclude nicio posibilă modificare viitoare a modului în care își notifică deciziile administrative, în prezent nu există modalități alternative satisfăcătoare de asigurare a securității juridice, de evitare a abuzului de dreptul de acces public...”.
7. În concluzie, Comisia nu a acceptat recomandările Ombudsmanului sau sugestia sa de îmbunătățire.
8. Ombudsmanul regretă poziția Comisiei în acest caz, pe care o consideră eronată în ceea ce privește faptele și legea. Ea este deosebit de preocupată de faptul că răspunsul Comisiei contrazice propriile sale recomandări potrivit cărora administrația UE însăși adoptă pe deplin era digitală și maximizează utilizarea comunicațiilor electronice.
9. Ombudsmanul a sprijinit pe deplin practica de a verifica, de la caz la caz, identitatea persoanelor care depun cereri de acces public la documente în cazul în care există motive de a suspecta că se abuzează de exercitarea acestui drept. Cu toate acestea, a proceda pe această bază în fiecare caz este o lipsă de respect față de cetățeni și față de drepturile lor fundamentale în temeiul Cartei UE. În cadrul acestei anchete, Ombudsmanul a oferit consiliere cu privire la metodele de lucru alternative și a făcut acest lucru în exercitarea mandatului său în temeiul tratatului de a descoperi cazurile de administrare defectuoasă și de a face recomandări în vederea încetării acestora. Ombudsmanul regretă profund faptul că Comisia Europeană a respins această recomandare, sugerând în mod clar că, atât timp cât sistemele și procedurile sale sunt „juridice”, consideră că nu este necesar să se ia în considerare îmbunătățiri în beneficiul cetățenilor și în conformitate cu principiile generale ale bunei administrări.
10. În încheierea acestei anchete, Ombudsmanul, pe lângă confirmarea constatărilor sale privind administrarea defectuoasă, face o nouă sugestie de îmbunătățire.
11. În ceea ce privește cererea specifică de acces public la documente formulată în acest caz, Ombudsmanul poate confirma că reclamantul rămâne interesat de documentele solicitate. Încă o dată, Ombudsmanul regretă profund faptul că Comisia a ales să ignore toate indicațiile foarte clare ale dorinței continue de acces public la documentele solicitate. Insistența asupra unor noi cereri și formalități procedurale, atunci când acestea nu sunt necesare și nu servesc niciunui scop util evident, arată o lipsă de respect pentru drepturile fundamentale ale cetățenilor. Prin urmare, Comisia este rugată să înregistreze în mod oficial cererea la primirea prezentei decizii și să o prelucreze rapid și, în orice caz, în termenul prevăzut în Regulamentul 1049/2001.
Concluzii
Pe baza anchetei privind această plângere, Ombudsmanul o închide cu următoarele concluzii:
Cerința Comisiei potrivit căreia toate persoanele care solicită accesul public la documente trebuie să furnizeze adresa lor poștală pentru modalitățile sale de trimitere a corespondenței pe suport de hârtie constituie un caz de administrare defectuoasă.
Faptul că Comisia nu s-a înregistrat și nu a răspuns la cererea reclamantului de acces la documente a constituit un caz de administrare defectuoasă.
Pe lângă concluziile de mai sus, Ombudsmanul face următoarea sugestie de îmbunătățire:
Ombudsmanul solicită Comisiei să solicite o evaluare inter pares a chestiunilor din acest caz în cadrul comitetului interinstituțional prevăzut la articolul 15 din Regulamentul 1049/2001.
Articolul 15 prevede:
„1. Instituțiile elaborează bune practici administrative pentru a facilita exercitarea dreptului de acces garantat de prezentul regulament.
2. Instituțiile înființează un comitet interinstituțional care să examineze cele mai bune practici, să abordeze posibilele conflicte și să discute evoluțiile viitoare privind accesul public la documente.”
Ombudsmanul sugerează ca, în ceea ce privește cererile primite prin e-mail, să se convină că responsabilitatea pentru fiabilitatea acestui mijloc de comunicare revine persoanei care formulează cererea, ceea ce înseamnă, de exemplu, că este lăsat la latitudinea expeditorului să aleagă un sistem de e-mail fiabil, să informeze instituția cu privire la posibilele probleme legate de limitele de volum și să verifice dacă corespondența primită de instituție este filtrată ca spam. Acest lucru ar trebui să atenueze preocupările pe care instituțiile le-ar putea avea cu privire la notificarea deciziilor în cauză.
În cazul în care persistă opinia că trimiterea deciziilor prin e-mail nu este conformă cu cerințele legale, Ombudsmanul sugerează efectuarea unei evaluări inter pares a acestui punct de vedere în cadrul Comitetului prevăzut la articolul 15 alineatul (2), care ar putea, de asemenea, să abordeze în mod specific afirmația potrivit căreia, în prezent, nu există nicio alternativă la trimiterea deciziilor prin poștă pe suport de hârtie. În acest sens, Comisia este încurajată să ia în considerare, de exemplu, „Agenda digitală” ambițioasă a UE, care a fost lansată de Comisie în urmă cu șapte ani. În plus, se încurajează luarea în considerare a utilizării pe scară largă a sistemelor de comunicații electronice online, inclusiv a semnăturilor electronice, utilizate în întreaga Europă de către administrațiile publice.
Ombudsmanul ar dori să fie informat cu privire la rezultatul unei astfel de evaluări inter pares până la sfârșitul primului trimestru al anului 2018.
Ceilalți participanți la comitetul menționat la articolul 15 alineatul (2) (Parlamentul și Consiliul) vor fi informați separat cu privire la prezenta decizie și la sugestii.
Reclamantul și președintele Comisiei Europene vor fi informați cu privire la această decizie.
Emily O'Reilly
Ombudsmanul European
Strasbourg, 19.12.2017
[1] Pentru informații suplimentare privind contextul plângerii, argumentele părților și ancheta Ombudsmanului, vă rugăm să consultați textul integral al propunerii Ombudsmanului de soluție și recomandare, precum și avizele și observațiile aferente, disponibile la adresa:
https://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/caseopened.faces/en/54427/html.bookmark
Recomandarea a urmat unei încercări de soluționare a cazului printr-o propunere de soluție, cea mai mare parte a acesteia fiind însă respinsă de Comisie. Comisia a renunțat pur și simplu la cerința de a solicita persoanelor să indice domeniul lor de activitate profesională atunci când depun cereri de documente.