Contextul plângerii

1. Reclamantul este un resortisant spaniol care și-a depus candidatura pentru a participa la o procedură de recrutare organizată de EPSO [1]. Reclamantul nu a respectat termenul-limită pentru rezervarea testului pe calculator (CTB), deoarece se presupune că EPSO nu i-a trimis o invitație automată la timp. Atunci când s-a adresat EPSO cu privire la această chestiune, EPSO a informat reclamantul cu privire la data la care invitația în cauză a fost pusă la dispoziție în contul său EPSO [2] și a declarat că responsabilitatea verificării contului EPSO revine candidaților care participă la procedurile de recrutare.

2. Reclamantul a întrebat apoi EPSO cum ar putea fi sigur că mesajul i-a fost trimis în ziua respectivă. De fapt, acesta s-a conectat de două ori la profilul său EPSO în perioada de rezervare pentru a lucra la o altă candidatură. Cu toate acestea, el a văzut mesajul de invitație numai după expirarea termenului limită pentru rezervarea CBT. EPSO a răspuns că invitațiile de a rezerva CBT au fost puse la dispoziție în conturile tuturor candidaților în aceeași zi și că nu mai este posibilă efectuarea unei rezervări.

Ancheta

3. Ombudsmanul a deschis o anchetă cu privire la plângere și a identificat următoarele afirmații și revendicări:

Acuzația

EPSO nu a trimis în timp util o invitație automată de a rezerva testul pe calculator (CBT) la profilul EPSO al reclamantului, la fel ca și celorlalți candidați, ceea ce a condus la excluderea sa nejustificată din procedura de recrutare.

Creanțe

1. Mesajele automate ale EPSO către candidați ar trebui să indice în mod clar data și ora la care sunt trimise, transmise și citite într-un profil EPSO.

2. EPSO ar trebui să invite reclamantul să participe la CBT.

4. Ombudsmanul a considerat oportun, într-o primă etapă, să consulte dosarul EPSO cu privire la acest caz, pentru a evalua validitatea afirmației reclamantului.

Examinarea dosarului

5. Echipa de anchetă a Ombudsmanului a efectuat inspecția la 9 septembrie 2015 la sediul EPSO. Concluzia preliminară a echipei de anchetă în urma inspecției a fost că EPSO nu a omis să trimită reclamantului o invitație automată de a participa la CBT în timp util [3].

6. Raportul de inspecție a fost prezentat reclamantului pentru observații, care nu a fost de acord cu evaluarea preliminară, susținând că EPSO ar trebui să dovedească faptul că a putut vizualiza mesajul.

Evaluarea Ombudsmanului

7. Ombudsmanul constată că mesajul prin care candidații sunt invitați să rezerve CBT a fost, fără îndoială, creat și activat ulterior în același timp în toate profilurile candidaților, inclusiv în cel al reclamantului. Documentele furnizate de EPSO în timpul inspecției indică în mod clar invitația în profilul EPSO al reclamantului, în secțiunea procedurii de selecție relevante. Profilul EPSO pare a fi un mediu informatic închis (spre deosebire de serviciile de e-mail, care funcționează prin servere diferite, ceea ce explică uneori întârzierea transmiterii mesajelor electronice), în care trimiterea și primirea mesajelor par să constituie una și aceeași etapă tehnică. Prin urmare, activarea mesajului în profilul unui candidat implică primirea imediată a aceluiași mesaj în profilul EPSO al candidatului.

8. Deși reclamantul susține că nu a putut vizualiza mesajul de invitație în profilul său EPSO în perioada de rezervare a CBT, Ombudsmanul nu a găsit, prin urmare, nimic care să susțină acest argument. Ombudsmanul consideră că, luate împreună, informațiile furnizate de EPSO în cadrul inspecției constituie o dovadă suficientă a faptului că acesta a trimis reclamantului invitația relevantă în timp util. Faptul că reclamantul s-a conectat la contul său EPSO de două ori în perioada în care ar fi putut să își rezerve CBT nu dovedește că mesajul relevant nu a putut fi vizualizat, ci doar confirmă faptul că nu a luat cunoștință de invitație (profilul EPSO al reclamantului constă în mai multe proceduri de recrutare pe care trebuie să se facă clic și să se deschidă pentru a vizualiza mesajele conexe).

9. Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul nu constată nicio administrare defectuoasă din partea EPSO în legătură cu afirmația reclamantului. Prin urmare, afirmația reclamantului potrivit căreia EPSO ar trebui să îl invite să participe la CBT nu poate fi admisă.

10. În ceea ce privește afirmația reclamantului referitoare la trasabilitatea mesajelor din profilurile candidaților, Ombudsmanul constată că EPSO nu a abordat încă acest aspect semnalat. Cu toate acestea, EPSO s-a angajat, în contextul inspecției, să răspundă la punctul de vedere al reclamantului în timp util. Având în vedere că această chestiune nu este direct legată de principala plângere a reclamantului cu privire la excluderea sa din procedura de recrutare, Ombudsmanul nu consideră justificată continuarea acestei chestiuni în contextul prezentei anchete. Ea speră că EPSO va da curs asigurării sale de a răspunde reclamantului. Cu toate acestea, în cazul în care reclamantul nu primește un răspuns satisfăcător într-un termen rezonabil, acesta ar putea lua în considerare posibilitatea de a depune o nouă plângere la Ombudsman în această privință.

Concluzie

Pe baza anchetei privind această plângere, Ombudsmanul o închide cu următoarea concluzie:

Ombudsmanul nu constată nicio administrare defectuoasă din partea EPSO.

Reclamantul și EPSO vor fi informați cu privire la această decizie.

Emily O'Reilly

Strasbourg, 28.10.2015

ANEXĂ: Extras din raportul de inspecție

Dosarul inspectat

Reprezentanții EPSO au furnizat următoarele documente pentru inspecție:

(a) documente imprimate cu privire la profilul EPSO al reclamantului, precum și cu privire la propriul profil EPSO al reclamantului;

(b) o listă a candidaților EPSO care participă la concursul general EPSO/AD/301/15 (inclusiv reclamantul); și

(c) documente imprimate de pe subpagina profilului EPSO al reclamantului, care prezintă mesajele referitoare la concursul general EPSO/AD/301/15.

Observații și observații generale

Ca document (a) - tipărire a vederii din back office a EPSO

Acest document oferă o imagine de ansamblu a datelor de identificare și de contact ale reclamantului, precum și a procedurilor de recrutare EPSO pentru care a depus cererea. Acesta enumeră, de asemenea, vizitele reclamantului la profilul său EPSO.

În urma examinării documentului, este clar că - în perioada în care candidații au fost invitați să își rezerve CBT (și anume între 6 și 18 mai 2015) - reclamantul s-a conectat la profilul său EPSO atât la 8, cât și la 12 mai 2015.

În ceea ce privește documentul (b) - Lista candidaților EPSO care participă la concursul general EPSO/AD/301/15 (selecție)

Documentul arată că reclamantul a citit invitația la 22 mai 2015, la ora 10:32, adică la patru zile după ce termenul pentru rezervarea testului a trecut.

Lista indică, de asemenea, data creării mesajului de invitație (24 aprilie 2015). În acest sens, reprezentanții EPSO au explicat că mesajul de invitație este creat în sistem înainte de a fi activat și vizualizat de candidați. Lista pare să demonstreze că mesajul a fost creat în mod corespunzător în profilurile EPSO ale candidaților la 24 aprilie 2015 și că ceilalți candidați EPSO au început să citească mesajul la 5 mai 2015. Numai reclamantul nu a citit mesajul la timp. Lista nu indică momentul exact în care mesajul a fost vizibil.

În ceea ce privește documentul (c) - Mesaje referitoare la concursul general EPSO/AD/301/15

Caseta de mesaje menționată din profilul EPSO al reclamantului indică în mod clar invitația EPSO de a rezerva CBT.

Reprezentanții EPSO au declarat că EPSO va furniza un răspuns și își va cere scuze într-o scrisoare care urmează să fie trimisă reclamantului. Scrisoarea EPSO va fi transmisă Ombudsmanului spre informare.

Concluzie preliminară

Din documentele inspectate și pe baza observațiilor formulate de reprezentanții EPSO, reiese că reclamantul s-a conectat la contul său EPSO în perioada în care ar fi putut rezerva un CBT (și anume la 8 și 12 mai 2015).

Nu există niciun element care să sugereze că faptul că reclamantul nu a văzut invitația la CBT în cadrul concursului general EPSO/AD/301/15 s-a datorat unei defecțiuni tehnice. De fapt, nu există nicio dovadă care să sugereze că EPSO a avut vreo problemă tehnică în ceea ce privește trimiterea de invitații candidaților pentru a participa la CBT în cadrul concursului general EPSO/AD/301/15. Dovezile furnizate reprezentanților Ombudsmanului sugerează că EPSO a pregătit un mesaj de invitație adresat tuturor candidaților la 24 aprilie 2015, care a fost ulterior lizibil în profilul EPSO al candidaților începând cu 5 mai 2015.

Având în vedere cele de mai sus, se pare că EPSO nu a omis să trimită reclamantului o invitație automată de a participa la CBT în timp util.

[1] Concursul general EPSO/AD/301/15.

[2] Contul EPSO este spațiul personal al candidaților care își depun candidatura pentru un concurs general. Acesta conține date despre profilul lor personal, cum ar fi numele și calificările, precum și mesajele trimise de EPSO.

[3] Pentru mai multe informații, a se vedea extrasul anexat din raportul de inspecție.